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浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 1 页 共 29 页 内部资料，注意保密 采购部需求调研报告 1、采购部职责及岗位设置 采购部定位 根据公司整体规划和生产计划，执行并实施采购计划，建设和完善采购供应体系，提高 产品竞争力，保证公司目标的完成。 采购部主要职责 a、 采购计划的制定与执行（采购业务） b、 采购供应体系的建设与完善（供应商管理） c、 采购成本的控制 d、 散件库存的控制； e、 备件、设备的采购 采购部组织架构 采购部岗位： 采购部经理 采购部副经理 采购专员 采购物流专员 齐套员 帐务助理 返修员 接货员 采购部经理 采购部副经理 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? PC ? ? ? SV ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? LZY 共用件配套问题 未很好的使用MRP LZY 主要由于暂估问题，原系统集成性不够。 LZY 需求清晰。 由于原系统功能限制。 组织结构需调整 已各部门的接口和单据流需重确定。 需更进一步了解的是与进口代理的费用结算和信息传递。 满足比率95％以上。 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 2 页 共 29 页 内部资料，注意保密 采购部岗位之间信息流 采购专员 采购物流 专员 齐套员 帐务助理 返修员 接货员 采购专员 采购订单、 供应商出 货信息 采购订单、 采购价格 采购订单、 资金计划、 供应商财 务资料 异常反馈 采购订单 采购物流 专员 货物在途 信息 货物在途 信息 付款通知 书 货物在途 信息 齐套员 采购计划、 追加计划、 采购周报 采购计划 采购计划 帐务助理 付款异常 付款异常 返修员 返修综合 信息表、返 修异常 接货员 到货信息 到货信息 到货信息 到货信息 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 3 页 共 29 页 内部资料，注意保密 业务模块 业务模块 简单描述 建议 供应商管理 建立供应商档案；进行供应商评价 √ 采购计划管理 物料需求计划的编制以及计划执行的控制 √ 采购申请与订单管 理 采购申请产生、审批；采购订单的执行与跟踪 √ 收货处理 货物接收及送检处理 √ 让步接收处理 检验不合格物料的处理 √ 入库处理 合格物料入库手续的办理 √ 帐务处理 报销、付款处理 √ 应付款管理 应付款核对、帐目管理 √ 散件退返管理 不合格物料的退换与返修处理 √ 库存控制 库存物料状态、库存分析 √ BOM管理 对于采购部主要是 BOM的应用 √ 供应商选择 新供应商的选择与评定 ？ 备件采购 作为独立需求纳入采购计划 √ 设备采购 新增设备的采购 × 2、采购部接口 采购部 产品中心产品经理组 商务中心 客服中心 行政部 财务部 物控部 品管部 进口代理 供应商 采购部 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 4 页 共 29 页 内部资料，注意保密 类型 模块 接口 输入表单 输出表单 供应商 供应商信息 供应商评价结果 产品中心 采购要求、产品规 格书 品管部 供方质量数据、质 保协议、质检规范 供应商管理 产品经理组 （合作意向） 供应商评价结果 供应商档案 商务中心 生产计划、追加计 划、生产任务单 采购计划 产品中心 产品 BOM、采购 要求、试产通知 试产齐套情况 产品经理组 产品配置 采购计划 采购计划管理 物控部 （库存信息） 供应商 采购订单 进口代理商 进口委托书 采购申请与订 单管理 产品中心 产品 BOM、采购 要求、产品编码 供应商 送货单 进口代理商 送货单 物控部 提货通知单 收货处理 品管部 检验报告 检验通知单 品管部 检验报告 产品中心 让步接收申请单 让步接收处理 商务中心* 入库处理 物控部 入库单 入库单 财务部 报销单据、发票、入库单 帐务处理 供应商 发票 财务部 未付款明细 资金计划、支款申请单 应付款管理 供应商 发票 汇款底单 物控部 （库存信息） 借料单、还料单等 财务部 返修退款表 供应商 送货单、RMA 发货清单 散件退返管理 客户服务中心 返修退款表 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 5 页 共 29 页 内部资料，注意保密 3、问题与需求 业务模块 职能 问题 需求 采购计划 制定采购计 划，控制采购 进度 1、 手工编制，人工查询库存 状态，并根据 BOM和产品 配置进行分解，只能考虑 标准配置，没有同实际需 求紧密结合； 2、 没有考虑采购周期，只是 下月计划，而对于采购周 期接近或大于一个月的物 料起不到计划的作用； 3、 没有用料进度，不知何时 物料才会用到，无法安排 采购进度，只能根据流量 进行不断调整，可能造成 缺货或积压； 4、 依靠经验，对于实际需求， 只能在标准配置基础上依 靠历史和经验进行判断， 确定要采购的数量 1、 系统根据物料需求和 BOM 对生产计划进行分 解； 2、 分解后的物料需求计划 至少分为三个采购周期 以上的时间的计划，第一 采购周期内的计划为固 定，已执行或必须执行， 第二采购周期内的计划 为将要执行，可能微调， 第三采购周期以上的计 划为预测，可以根据实际 需求进行调整； 3、 需要超过 1个月的计划， 达到 2-3个月滚动计划； 4、 根据实际需求，系统自动 调整和安排物料供需，并 根据不同的产品自动进 行平衡，合理安排用料进 度；并在需求中考虑批量 原则； 5、 系统记录历史，给定一定 的调整系数，然后再由人 工进行微调； 6、 对于进入淘汰期的产品， 散件计划（特别是仅此产 品采用的部件）需要单独 制定； 供应商管 理 供应商档案 管理、供应商 评价 1、 有关供应商的各种文件、 资料人工建立档案，如帐 期、供货周期、财务资料 等在使用时要么凭记忆， 要么手工查询； 2、 供应商的综合状态没有同 采购实际连接，更多依据 采购专员判断； 3、 供应商的评价利用各种表 格人工进行分析，数据的 1、 建立供应商完整的档案， 将有关供应商的各种资 料（包含财务采用的各种 资料）建立在档案中，对 于一些应用如采购申请 时由系统自动获取，避免 人工查询以及出现差错； 2、 对供应商评价的各种信 息在各有关输入点实时 输入，由系统根据规则对 LZY 满足需求，需完善预测。需探讨合适的计划策略。 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 6 页 共 29 页 内部资料，注意保密 搜集不及时，评价相对比 较片面，没有将综合信息 纳入一起评价； 4、 因为没有上面的评价的准 确结果，供应商的优化淘 汰更多是依靠开会或判断 这些信息进行处理，实时 对供应商进行评价，并将 这些评价应用在采购工 作中； 3、 根据设定的规则，系统依 据对供应商的评价生成 对供应商的褒奖或不合 格通知，对于长期不合格 供应商除特殊情况外不 允许进行采购； 采购申请 与订单管 理 采购申请的 审批与采购 订单的签订 1、 采购申请提出的依据是库 存，然后依据计划由采购 专员提出； 2、 何时提出采购申请，何种 物料，多少，何时到，向 谁采购缺少必要的控制； 3、 采购申请通过WEB进行， 申请完毕再手工填写采购 订单，两者之间没有控制， 更多由采购专员自觉进 行； 4、 采购申请必须完成两次审 批，没有授权；（此项为管 理问题） 5、 采购订单下达后更多依靠 采购专员进行跟踪，没有 预警机制 6、 关于进口货物：分两种情 况，一是向供应商下订单， 向怡亚通下内贸合同，收 一张发票；二是向供应商 下订单，向浪潮软件下进 口委托书，货物由天合成 或进出口公司办理进口手 续，浪潮软件开具货值发 票，天合成开具运费和其 它费用发票，然后手工核 算后计算单价，还存在不 通过浪潮软件而直接从进 出口办理调拨的情况。 1、 独立需求计划可以通过 两方面提出，一是系统， 二是采购专员提出； 2、 除上述描述的采购专员 提出的采购申请外，系统 根据需求和计划，对库存 可用量进行综合分析后， 生成采购申请，并将供应 商评价的结果自动应用 在采购申请单中，申请的 时间、数量由系统根据需 求和批量规则等确定，采 购专员在向采购申请中 的供应商及其它供应商 寻价并比较后应用，确定 采购申请； 3、 对于供应商一周内有固 定时间接单，需要系统进 行处理，如供应商周四接 单，则上周五下单和本周 四前下单供货情况相同； 即系统应能处理固定计 划起始时间； 4、 需要为采购提前期提供 一定范围的可变性，以避 免不可控的风险； 5、 依据供应商评价规则对 供应商的评价结果，建立 相同物料不同供应商之 间的供货比例； 6、 根据计划进行判断，有一 定的授权； 7、 采购申请单审批完成后 依照我方产品名称与供 LZY 具体讨论，主要是费用结算和信息传递。 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 7 页 共 29 页 内部资料，注意保密 应商产品名称的对应规 则，自动生成采购订单； 8、 对于采购订单的执行情 况进行跟踪，并对提前较 长时间和拖延的订单进 行预警，要求采购专员进 行相应处理。 9、 应能对进口货物的情况 进行处理； 收货管理 按照采购订 单收货并送 检 1、 收货与采购订单没有建立 完全的对应； 2、 送货单的规范有问题； 3、 送检时需要手工办理，一 是存在重复录入，二是增 加了出错的几率； 4、 检验通知单、检验结果需 要手工传递，做不到及时， 经常造成送检不及时和紧 急物料不能及时入库； 5、 检验通知单上的 QN 码是 按照规则手工生成，存在 出错的情况； 1、 建立规范的送货单，要求 供应商按照要求提供送 货单； 2、 接货员在接收到送货单 后，与采购订单进行对 应，根据对应结果生成提 货单和检验通知单； 3、 通过系统将上述两单传 递到物控部和品管部，并 将结果传回； 4、 检验完毕，品管部确认后 将检验结果传回采购部； 5、 检验通知单的 QN码依据 规则由系统生成相应项 目，对于个别项由接货员 进行调整（如数量） 6、 对无订单到货应能进行 处理； 让步接收 处理 对检验不合 格物料进行 处理 1、 手工填写让步接收申请 单，由申请者将检验结果 与之相对应，而在审批过 程中，需要向相关人员不 断解释与出示； 2、 让步申请单的审批由采购 专员到相关部门去跑，浪 费时间； 1、 对于检验不合格物料，将 结果传递到采购部后，由 采购部判断决定进行处 理； 2、 对于退货，自动生成退货 单； 3、 让步处理情况，生成让步 接收申请单，采购专员填 写让步申请理由后分别 传递到相关部门进行审 批，并将审批结果回传； 入库处理 按照检验报 告对采购物 料办理入库 手续 1、 入库通过国强软件办理， 没有确认机制； 2、 发票未到情况较多，因此 暂估入库较多； 3、 暂估情况下必须办理冲估 1、 采购部帐务助理根据检 验报告和采购订单以及 到货发票确认生成入库 单，并传递到物控部，此 时货物处于暂存状态，不 LZY 紧急物料如在已下达生产订单中已缺货，会自动提示警告信息。 系统缺料分几个层次： 1. 低于安全库存报告 2. MRP的库存能满足几天需求，考虑到在途订单能满足几天，在考虑到采购申请能满足几天。 3. 到期未交货订单报告 4. 长期的MRP分析 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 8 页 共 29 页 内部资料，注意保密 手续，比较复杂 4、 QN 码在检验完毕已经输 入，入库时没有体现，在 使用时无法根据 QN 码跟 踪部件 能修改物料库，待物控部 确认后修改库存信息； 2、 将入库方式修改为不论 发票到否，均按照订单价 格进行暂估入库； 3、 要求供应商在提供货物 的同时开出发票并寄出， 尽可能保证收到货物的 同时收到发票； 4、 在检验完毕录入物料编 码时同时输入 QN码，并 建立 QN码跟踪机制，通 过 QN码可以查询目前此 物料的状态； 5、 对于一个订单，分批到 货，发票到后，应能进行 相应匹配； 帐务处理 根据发票、入 库单等办理 报销、付款手 续 1、 手工填写各种单据； 2、 由人来将发票与采购订单 进行对应； 3、 存在差额情况人工办理各 种手续，比较复杂 1、 财务是否可以接收打印 单据？ 2、 建立人工对应与系统对 应双重进行的机制，对于 简单情况，系统对应，特 别情况（如两个订单开一 帐发票），人工对应； 3、 能够处理不同税率的发 票；对于同一订单、入库 单对应不同税率的发票 应能进行处理； 4、 暂估入库情况，在发票收 到后，帐务助理对应暂估 入库录入发票，系统自动 进行各种手续的处理并 生成财务需求的单据。 5、 收到发票后，将发票与采 购订单和入库单进行对 应，进行冲估操作；系统 自动记录中间过程和记 录； 6、 尽可能减少单据的手写 和打印； 应付款管 理 建立应付款 帐目，对付款 进行控制 1、 资金计划由人工根据采购 订单汇总； 2、 由于没有供应商档案，何 1、 资金计划由系统根据采 购计划、采购订单、到货 记录和供应商帐期自动 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 9 页 共 29 页 内部资料，注意保密 时付款更多依靠人来判 断； 3、 资金计划是否合理，更多 是依靠人工对以前采购订 单的整理来确定； 4、 对资金计划的执行情况没 有控制体系，一是此款该 不该付，何时付的监控， 二是避免存在重复付款； 进行汇总，然后再进行确 认； 2、 建立资金计划、采购订 单、帐期的对应，监控付 款时间； 3、 对于付款进行控制并记 录，按照资金计划、采购 订单进行对应，避免重复 付款； 4、 应能处理推迟付款和因 某种原因不付款的情况； 5、 对于付款，应建立一定的 授权，不必要全部经过审 批； 退返管理 散件的退换 与返修和备 件的返修的 管理 1、 目前库存只是存在不合格 名称及数量，另外手工建 立不合格帐，无法及时从 库存信息中了解不合格物 料的情况，如故障原因， 需到仓库中实际查看、记 录； 2、 散件退返的出发是采购部 的自觉，没有预警机制； 3、 退返清单需要在到仓库查 看后才能确定； 4、 因为 QN 码在库存中没有 记录，不合格物料是否超 过保修期，无法判定； 5、 部分供应商要求先申请 RMA，这需要将不合格列 表（含故障）先发给供应 商，采购部在没有到仓库 查看前无法完成； 6、 部分供应商需要我方提供 供应商产品的编码才进行 维修，目前我们的整个数 据体系中没有记录； 7、 退返综合列表由人工进行 维护，为 EXCEL表格，出 错几率非常大 1、 对于库存不合格部件，依 据 QN码为每一个部件建 立档案，通过 PN 可以查 看一类故障件的所有故 障原因； 2、 目前库存中还有没有 QN 码的部件，需要对这些进 行处理； 3、 对不合格部件需要分类 进行处理，过保不过保的 判断，维修还是进行处理 等； 4、 对于库存不合格部件超 过一定数量要求采购部 进行处理，规则可以设 定； 5、 根据查询情况确定退返 清单，根据退返情况到仓 库进行确认，然后进行退 返处理； 6、 系统自动依据 QN码将过 保部件进行过滤，并形成 清单，要求进行处理； 7、 在我方库存中加入供应 商产品编码，进行退返时 可以形成带供应商产品 编码的列表，向供应商申 请 RMA； 8、 系统中自动记录退返情 况，返修员及时将退返情 LZY RMA? 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 10 页 共 29 页 内部资料，注意保密 况进行录入；记录返修部 件的出、入库时间，对返 修周期进行监控并进行 预警； 9、 应能处理返修过程中的 调帐处理； 10、 需要对返修中的质 量进行跟踪处理； 11、 对于部件应建立跟 踪，特别是返修次数； 12、 对于返修退款应建 立账目进行管理； 库存管理 与分析 库存散件合 理性的控制 和分析 1、 对库存散件的上下限和库 龄等没有预警机制； 2、 不能及时对库存散件的占 用进行分析和计算库存周 转情况，无法及时调整各 散件的库存； 3、 库存不合格部件没有为每 个部件建立档案，不能清 晰描述不合格部件 1、 建立库存预警机制； 2、 随时可以进行库存分析， 获得当前库存占用和周 转情况，依据这些信息采 购部对库存进行调整； 3、 为每个不合格部件建立 单独的档案，详细列出不 合格情况； BOM管理 建立完整、准 确的 BOM 1、 目前的 BOM 是一种设计 BOM，部件的可选、必选 等情况没有体现，更多依 赖另一个表格：兼容列表； 2、 没有体现计划 1、 建立模板 BOM； 2、 建立计划 BOM 报表 1、 采购计划 2、 资金计划 3、 散件库存状态 4、 合格供应商列表及供应 商评价结果 5、 到货未到发票列表； 6、 已到发票未付列表 7、 库存散件占用分析表 8、 库存周转报表（分部件） 9、 返修综合信息表 10、 返修退款表 11、 未到货列表（超期单 独标示） 12、 周、月散件流量表 （单独散件、针对产品） 13、 库存预警表 其它需求： 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 11 页 共 29 页 内部资料，注意保密 1、 提供各种查询功能：散件库存状态查询、需求查询、供应商查询、订单查询、 帐务查询、应付款查询、退返部件查询等； 2、 提供各种报表：采购计划、资金计划、库存占用分析、库存周转、返修综合信 息表等。 3、 对即将淘汰的部件（部件升级），系统能自动识别，生产优先使用； 4、 可查询物料在每种机型上的月消耗比例。 通过软件可以缓解的问题： 1、 采购申请必须完成两次审批，没有授权； 解决方法：通过计划和供应商评价，建立一 定的授权； 2、 部分供应商需要我方提供供应商产品的编码才进行维修，目前我们的整个数据体系中没 有记录； 解决方法：在我方库存中加入供应商产品编码，进行退返时可以形成带供应 商产品编码的列表，向供应商申请 RMA；（此问题也在管理范围内，关键是否要求必须 这样做） 管理问题： 1、送货单的规范有问题；解决方法：建立规范的送货单，要求供应商按照要求提供送货单； 2、发票未到情况较多，因此暂估入库较多；解决方法：要求供应商在提供货物的同时开出 发票并寄出，尽可能保证收到货物的同时收到发票； 3、手工填写各种单据；解决方法：财务是否可以接收打印单据？（此问题软件可以实现， 关键是财务制度的要求） LZY 需了解具体审批权限规则，建议直接在系统中设置审批流程，系统审批放行。 LZY 确认是供应商的产品编码还是产品序列号？ 产品编号可以在采购信息记录中的供应商产品编码中记录。 序列号待确认？ LZY 同意该点意见。 需重新规范供应商送货单 包括下列主要信息。 采购订单号 采购订单项目号（第几项 物料编码 物料描述 订单数量 送货数量（发票为开票数量） 等。 LZY 新系统有强大的关联性。 采购收货后，价格按订单价格入库，数量按收货数量，确认金额入暂估科目。 发票收到时，发票价格与采购订单价格比较，开票数量与已收货数量比较。一样，自动将暂估科目转应付账款。发票价格与订单价格不一致时，分几种情况：1. 只是几分钱的四舍五入差异，微小差异直接入发票校验微小差异科目。2. 在允差范围内的差异，借贷不平，如确认同意差异，手工调整差异价格，差异自动分摊到库存单价，无库存时入设定的销售成本科目。3. 超出允差范围的差异，系统自动跳出警告窗口，由人为判断是否继续。例如退回和供应商重新确认。也可以设置为系统报错，不允许通过。如非供应商开错票，而是采购订单金额错误，处理较麻烦，需冲销入库凭证，更正完订单价格后，重新入库，再发票校验。 LZY 系统支持各种打印单据。 财务制度也允许。 LZY 可以通过开发报表达到此功能。但问题是目的是什么？如果是做物料计划，系统的逻辑是根据需求自动展开原材料的需求计划。而不建议根据此数据手工做物料计划。 LZY 替代件功能。 1. 新旧自由替代，旧物料库存用完，新物料自动替代。甚至可以在已经使用新物料时一旦有旧物料库存立即优先使用旧物料。直接在物料主数据或BOM中设置替代规则。 2. 设定某一时间点自动替代，直接在BOM中设置有生效和失效的物料。但这种替代往往不能正好旧库存用完，需人工调整余额。 3. 库存不多时，可直接分配旧物料到生产订单中，新物料直接生效。 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 12 页 共 29 页 内部资料，注意保密 4、采购流程 采购部主要流程 采购流程：采购部的主要业务流程，从采购计划到采购申请、订单签署、货物接 收、入库、帐务处理，是贯穿采购部所有岗位的主线。 供应商选择与评定流程 备件采购流程 设备采购流程 采购部主要规范 供应商评价规范 需求规定 根据对采购流程以及综合情况的分析，将备件采购作为采购流程的一个需求加入考虑； 供应商选择与评价流程因为更多是通过各部门之间综合评定来确定，暂时不纳入；设备采购 流程因牵扯固定资产管理，这里不作考虑。 综合以上，将采购部需求分为以下模块：物料供需管理、物料供应计划管理、供应商 管理、采购申请与订单处理、收货处理、让步接收、入库处理、帐务处理、应付款管理、 BOM查询、散件退返处理、库存控制与分析。 采购流程 物料供应计划 采购申请与订单处理 物料供需管理 BOM 供应商管理 散件库存控制与分析 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 13 页 共 29 页 内部资料，注意保密 、物料供应计划 商务中心 工程部 产品经理组 齐套员 采购部经理 分管总经理 收货处理 入库处理 帐务处理 退返处理 让步接收 主生产计划 库存信息 BOM清单 物料供应计划 审核？ 批准？ 物料供应 计划 修改 物料供应 计划 发送 应付款管理 是 是 否 否 物料供需管理采购订单 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 14 页 共 29 页 内部资料，注意保密 采购专员 产品经理组 商务中心 说明： 1、 主生产计划应该是包含销售订单以及预测在内，分多个时段的分产品生产计划，已经充 分考虑了生产、采购等提前期问题； 2、 物料需求管理：根据库存信息、主生产计划、BOM以及采购在途情况（采购订单），对 生产计划中各产品对各物料的需求进行分解、汇总，依据主生产计划的提前期，安排各 物料的采购需求，并分时段对各物料的需求进行安排； 3、 主生产计划中的订单部分对各物料的需求已经确定，而预测部分中一些部件还需要进行 一定的分析进行调整。 本部分输入：主生产计划（商务中心）、BOM清单（产品工程部）、库存信息（系统）、采购 订单（采购部）； 本部分输出：物料供应计划（商务中心、物控部、采购部、产品经理组） 附件 1：物料供应计划 附件 2：BOM清单 附件 3：采购订单 物料需求管理 MRP主要依据MPS展开编制相关需求件的计划，也可以人工直接录入某些物料的需求 量。MRP 最终要提出每一个采购件的建议计划，除需求量外，还要说明每一个采购件的订 货日期和入库日期。 处理的问题 需用信息 生产什么？生产多少？何时完成？ 现实、有效、可信的MPS 要用到什么？ 准确的 BOM，及时的设计更改通知 已有什么？ 已订货量？到货时间？ 已分配量？ 准确的库存信息 下达订单跟踪信息 配套领料单、提货单 还缺什么？ 批量规则、安全库存、成品率 下达订单的开始日期？ 提前期 散件库存控制与分析 安全库存的建立； 库存占用分析 库存资金周转率 库存库龄预警 批量规则的建立 库存不合格部件的状态 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 15 页 共 29 页 内部资料，注意保密 散件的跟踪 供应商管理 供应商评价系统：根据供应商的质量、供货、价格、服务以及合作等各方面，依据相 关系统中的数据对供应商进行评价分析，并对供应相同部件的供应商进行比对，确定主选供 应商和次选供应商； 供应商档案：供应商的详细信息，包括所供产品、商务条件、财务条件、服务条件等， 是采购订单确认、应付款管理和散件退返的重要依据。 附件 4：供应商档案 采购申请与订单处理 自动生成采购申请 采购专员 部门经理 分管总经理 物料供应计划 编码库 供应商 生成采购申请单 修改价格、到货日期等 是否满足价 格限度？ 重新谈判价格或 详细说明后通知 管理员修改限度 审核？ 批准？ 修改后重提 生成采购订单 名称对应库 谈判价格等 是 否 是 否 否 当期MRP计划 LZY 价格：价格水平；价格历史 质量： 交货：准时交货表现；质量可靠性；发运须知 服务：可靠性；创新性；客户服务。（外部给分） 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 16 页 共 29 页 内部资料，注意保密 采购专员 供应商 说明： 1、 根据当期生产需求，生产物料需求，在与批准的物料供应计划核对后，根据系统对供应 商的评价，优先选择主选供应商的相应产品，并检查采购要求的情况，然后从编码库中 获得相应产品的编码，生成不包含采购价格采购申请单； 2、 采购专员根据生成的采购申请单，同相应的供应商进行谈判（应也同次选供应商进行谈 判），取得采购价格，完成采购申请单。 本部分输入：当期MRP计划（系统），物料供应计划（采购部），采购要求及产品编码（产 品工程部），供应商信息（采购部） 本部分输出：采购申请单（中间输出），采购订单（供应商），进口委托书（进口代理商） 附件 5：采购申请单 附件 6：进口委托书 附件 7：采购要求 附件 8：产品编码 手动生成采购申请单 采购专员 部门经理 签署订单 是 进口货物向进口 代理商下委托书 特殊采购 经验判断 生成采购申请单 寻价、比对 审核？ 撤单 撤单 修改 向已批准人作 说明并获批准 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 17 页 共 29 页 内部资料，注意保密 分管总经理 采购专员 供应商 说明： 对于根据特殊需求产品生的采购申请单，允许采购专员在条件变化的情况下撤单。 订单跟踪 采购专员 供应商 需求：系统根据采购订单的预计到货日期，对已超期未到货的订单，要求采购专员进行催收。 本部分输入：采购订单（到期未到货） 本部分输出：催收单 附件 9：催收单 批准？ 撤单 撤单 撤单 生成采购订单 名称对应库 打印并传真订单 签署订单 进口货物向进口 代理商下委托书 采购订单 生成催收单 催收单 收货处理 申请催收处理 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 18 页 共 29 页 内部资料，注意保密 收货处理 接货员 物控部 品管部 接货员 品管部 采购订单 送货单 检查货物是否异常 异常？ 填写提货单 判断位置？ 异常处理 仓库接收货物 品管部接收货物 检验、粘贴条码 提交送检单 依据QN原则 生成 QN 是 否 货物 货物送仓库 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 19 页 共 29 页 内部资料，注意保密 采购部 需求： 1、 接货员根据供应商提供的送货单，查找相应的采购订单，确认采购订单后系统生成提货 单，传递到物控部； 2、 接货员在提交接货单后，同时根据采购订单确认，系统生成检验通知单，其中 QN码依 据编码规格，根据采购订单确定产品类型，由接货员填写实际到货数量后生成，其它信 息系统自动生成； 3、 品管部在检验完毕，填写检验结果，生成检验报告，传递给采购部和物控部。 4、 检验合格，品管部根据检验通知单上的 QN码生成本批所有产品的 QN码，并记录到系 统中； 5、 退货部分，采购部根据检验报告生成退货单，向供应商退货； 本部分输入：采购订单、送货单 本部分输出：提货单、检验通知单、检验报告、让步接收申请单、退货单 附件 10：提货单 附件 11：检验通知单（暨检验报告） 附件 12：退货单 让步接收流程 采购部 工程部 品管部 分管总经理 品管部 检验报告 合格？ 入库处理 让步接收处理 退货 检验报告 填写让步接收申请表 同意？ 全检批，≥90%，批 准后办理入库 全检 ? ? 筛选使用 一次性特许使用 修复使用 特许采用 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 20 页 共 29 页 内部资料，注意保密 品管部 采购部 本部分输入：检验报告 本部分输出：让步接收申请单、退货单 附件 13：让步接收申请单 入库流程 帐务助理 帐务助理 物控部 检验报告 检查发票状态 发票到？ 填写入库单 填写暂估入库单 收到检验报 告和货物？ 确认并打印入库单、签字 等待 入库单（一式四 联：仓库、存根、 报销、核算 直接使用 退货 进行修复 检验流程（全检） 记录不合格信息，向供应商反馈 供方质量问题反馈流程 入库流程 采购订单 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 21 页 共 29 页 内部资料，注意保密 说明： 1、 如虽为批合格，但还存在不合格品，需分开填写入库单，不合格品入不合格库。 2、 帐务助理在确认检验报告和发票并确认后，系统根据采购订单生成入库单，分为两种格 式，仓库为不含价格，其它包含价格。 本部分输入：检验报告、采购订单、发票 本部分输出：入库单 附件 14：入库单 帐务处理 发票已到 帐务助理 财务 本部分输入：发票、入库单 本部分输出：报销单据（含发票、入库单） 附件 15：报销单据 发票未到 发票 入库单 填写报销单据 交财务 暂估入库单 填写报销单据 发票到 发票 红 入 库单 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 22 页 共 29 页 内部资料，注意保密 帐务助理 财务 说明： 1、 依据目前财务处理的现状将此部分进行了优化，取消了对暂估入库价格与发票实际价格 的判断； 2、 发票到后，帐务助理针对暂估入库单录入发票价格，系统自动进行比对并产生红、蓝入 库单； 本部分输入：暂估入库单、发票 本部分输出：红入库单、蓝入库单、报销单据（冲估入，含红入库单）、报销单据（含蓝入 库单、发票） 红、蓝入库单格式同入库单，报销单据格式同前。 应付款管理 采购资金计划 采购专员 帐务助理 部门经理 按原估入填 红入库单 按发票填 蓝入库单 填写报销单 据，冲估入 填写报销 单据 蓝 入 库单 发票 交财务 采购订单 采购计划 编制所负责部 件资金计划 汇总资金计划 审核？ 修改 修改 资金计划 上月未付 否 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 23 页 共 29 页 内部资料，注意保密 分管总经理 采购部 财务部 说明： 1、 制作资金计划需要采购计划主要是部分部件如进口部件需要提前付税款，还有一些部件 帐期小于 30天； 2、 资金计划到财务后一般无异议（已经公司领导批准），如有异议，一般在解释后通过。 本部分输入：采购订单、物料供应计划、上月未付 本部分输出：资金计划 附件 16：资金计划 付款处理 帐务助理 财务 资金计划 付款授权书 填写支款申请单 财务办理电汇 电汇底单传真供应商 填写汇款通知单 填写申请承兑 汇票审批表 采购订单 部门及分管经 理、财务审批 批准？ 资金计划 是 否 是 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 24 页 共 29 页 内部资料，注意保密 帐务助理 本部分输入：采购订单、资金计划 本部分输出：支款申请单、汇款通知单、申请承兑汇票审批表、电汇底单、汇票底单 附件 17：支款申请单 附件 18：汇款通知书 附件 19：申请承兑汇票审批表 附件 20：电汇底单 附件 21：汇票底单 计划外资金 帐务助理 帐务助理 帐务助理 本部分建议不纳入此次系统范围。 退返处理 退换流程 存档 财务办理承兑汇票 复印传真至供应商 每月进行对帐 填写资金追加计划 填写股份公司计划外资金支出申请表 部门及分管经理审批 财务审批 付款流程 散 件 库 存 信 息 （DOA、生产失效） 生成发货清 单 生成待退清单 到仓库确认 待退货物 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 25 页 共 29 页 内部资料，注意保密 返修员 供应商 返修员 本部分输入：库存不合格物料 本部分输出：待退清单、发货清单、返修综合信息表、返修退款表 附件 22：发货清单 附件 23：返修综合信息表 附件 24：返修退款表 返修流程 返修员 整理、记录、装箱 退？换？ 供应商接收 供应商退款 不支付货款 供应商换货、发送 货物接收、检验 出库处理 办理借料手续 办理还料手续 散件库存信息 （其它不合格） 客服备件返修申请 整理、记录、装箱 客服整理备件清单 采购确认 办理借料、发货手续 换 退 生成待 返清单 到仓库确认 返退货物 生成发货清单 更新返修综合信息表 更新返修退款表 是否过保 修期？ 是否过保 修期？ 过保处理 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 26 页 共 29 页 内部资料，注意保密 供应商 返修员 说明： 1、 物料是否过保的依据是 QN码和供应商档案中的保修期限 2、 货物借料前，先根据供应商要求是否申请 RMA，如需申请，待申请完毕再进行操作； 3、 如供应商确定无法维修，一是换为新部件（可能需要费用），二是退款，如退款，采购 部需办理还料单、红入库单、蓝入库单冲销。 4、 如供应商已升级部件更换返修部件，采购需要进行调帐处理，需填写还料单、红领料单、 蓝领料单； 5、 如物料已过保，根据需求，采购部将向供应商询问继续维修的价格，散件进行分管经理 批准、备件经客服同意后返修，否则将由相关部门提请散件处理。 本部分输入：散件库存信息、客服备件返修申请、QN码、供应商档案 本部分输出：发货清单、借料单、还料单、返修综合信息表、返修退款表、红入库单、蓝入 库单、红领料单、蓝领料单。 附件 25：借料单 附件 26：还料单 附件 27：领料单 5、预期效果 a、 提高工作效率，原先一些日常的查询、手工工作、重复工作将减少； b、 流程变革带来效益； c、 减少文件传递，提高信息处理的效率； d、 减少手工操作，减少中间环节信息的错误； e、 提高采购专员的素质，使得采购专员有更多的时间来研究供应体系的建设和采购成 本的降低； f、 提高基础管理工作水平，采购业务的规范性进一步得到加强； g、 计划更加准确，并有明确的采购时间，使得安排从容不迫； h、 库存安排更加合理，可以更加合理的安排各种物料的库存数量； i、 为采购决策提供依据； j、 资金的利用率更加有效； k、 为供应体系的进一步完善提供了数据基础和决策依据。 货物接收、检验 办理还料手续 供应商维修、发送 更新返修综合信息表 LZY QN码是以入库时间来计算还是以供应商生产时间为计算基准？ 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 27 页 共 29 页 内部资料，注意保密 6、附件 附件 1：物料供应计划：文件《月份齐套表－1》（需修改） 附件 2：BOM清单：产品中心提供 附件 3：采购订单：文件《采购订单与采购合同》 附件 4：供应商档案：文件《供方基本情况登记表》（不全面） 附件 5：采购申请单：文件《采购申请单》 附件 6：进口委托书：文件《进口委托书》 附件 7：采购要求：产品中心提供 附件 8：产品编码：产品中心提供 附件 9：催收单：暂缺 附件 10：提货单：文件《提货通知单》 附件 11：检验通知单（暨检验报告）：文件《送检&让步接收单》 附件 12：退货单：暂缺 附件 13：让步接收申请单：文件《送检&让步接收单》 附件 14：入库单 其中：第二联 报销；第三联 财务稽核；第四联 仓库 附件 15：报销单据 物料编码 物料名称及规格 单位 数量 单价 金额 备注 经理： 业务负责： 检验： 保管： 经办： 浪 潮 公 司 入 库 单 日期： RDNO: 供货单位： 仓库： ? ? ? ? ? 报销事由 票据张数 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 合计金额（大写） 经理： 部主任： 财务稽核： 报销人： 报 销 单 据 部门 项目 年 月 日 ? ? ? 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 28 页 共 29 页 内部资料，注意保密 附件 16：资金计划：文件《二月份资金计划表》 附件 17：支款申请单：在本文件后面 附件 18：汇款通知书：暂缺 附件 19：申请承兑汇票审批表：暂缺 附件 20：电汇底单：暂缺 附件 21：汇票底单：暂缺 附件 22：发货清单：文件《发货清单》 附件 23：返修综合信息表：文件《返修件综合信息表－PC》 附件 24：返修退款表：文件《返修物资退款明细》 附件 25：借料单：暂缺 附件 26：还料单：暂缺 附件 27：领料单：暂缺 浪潮北京公司 ERP资料—采购部调研报告第 1稿 第 29 页 共 29 页 内部资料，注意保密 注：第二联：事业部财务留存；第三联：存根联 款项汇往单位 帐号 汇入地点 省 市/县 汇入行名称 结算方式： 电汇、支票、汇票 千 百 十 万 千 百 十 元 角 分汇款金额 人民币： （大写） 入库单号 汇款用途 入库时间 申请单位 业务员 部门经理 事业部经理 财务总监 公司总经理 董事长 备注 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 请填写最迟付款时间： 填写人： 浪 潮 支 款 申 请 单 年 月 日 ? ? ? ： ? ? ? ? ? ?