（信息化知识）企业信息化
CIO：实施 Email系统的六个建议 1
什么是信息议程 4
如何更好地进行项目文档管理 4
企业信息化要注重文档管理的重要性 7
CTO们值得考虑的十大企业级数据库 8
CIO：实施 Email系统的六个建议
前几天，我跟几个于企业中做 IT负责人的朋友壹起聚会。于谈话过程中，不少人跟我说，他们于来年
有实施企业级的邮箱项目的计划。他们想从我这个过来人这边取点经，争取于项目实施过程中少点挫
折。
确实，企业邮箱这个项目虽然比较小，可是，从这个小项目中，却能够反映出 IT负责人是否具备 CIO
应具有的能力。如是否有能力作好需求调研、风险管理、项目规划等等。为此，我对这些未来的 CIO，
提了六个建议。
壹、部署好客户端
邮箱项目跟其他的 ERP项目不同。邮箱服务器跟客户端往往是独立的。邮箱服务器我们能够采用微软
的 Exchange产品，可是，客户端我们不壹定要采用微软的产品，我们能够采用免费的 Foxmail等客户
端。而像 ERP这种软件，往往没有选择的余地。CIO选择好服务器之后，也就选定了采用什么样的客
户端。
于企业中该采用什么样的邮箱客户端呢？笔者的意见是，最好客户端能够统壹。也就是公司内部所有
员工均采用统壹的客户端。不过，往往这方面很难达成统壹的认识。这主要是因为邮箱已经日益成为
互连网应用中壹个必备的软件。企业用户于以前均有自己喜欢的客户端软件。所以于项目推广的过程
中，就有用户提出要用自己所熟悉的客户端。
此时，作为 CIO来说，虽然能够通过强制措施统壹客户端，但这显然会增加来自员工的阻力。这个阻
力往往是不必要的。而且，员工通过比较，会对现有的客户端软件挑三拣四，反而起到相反的效果。
所以，若客户端无法统壹的话，CIO就需要考虑客户端和邮箱服务器的兼容问题。有些客户端虽然能
够从服务器那边接收邮件，可是，可能会出现壹些小问题。如需要进行人为的字体转换或者附件不能
够正常显示等问题。
所以，CIO于部署 Email系统的时候，要考虑采用什么类型的客户端软件。
二、邮箱备份策略
任何应用服务器，出于安全的考虑，均必须要对应用服务器中的内容进行备份。邮箱服务器也不例外。
作为邮箱系统管理员，要根据企业的实际情况确定壹个合理的备份策略。
通常情况下，企业邮件来往均比较频繁，所以从性能的角度考虑，最好采用差异备份和完全备份结合
的策略。如于星期六，进行壹次完全备份；于其他时间进行壹次差异备份。当邮箱容积比较大时，这
能够减少邮箱服务器备份的时间和空间；同时，也能够把因邮箱备份给数据库造成的不良影响将到最
低。
除了合理的备份策略之外，数据库管理员仍需要考虑是否要进行异地备份。笔者是建议于条件允许的
情况下，对邮箱服务器进行异地备份。如此的话，于邮箱服务器出现硬件故障的时候，如硬盘损坏时，
能够把数据损失降低到最少。同时，也能够及时的恢复邮箱服务器的运行。
三、帐户命名规则和书写规则
当于企业中部署邮箱系统的时候，CIO首先应该确定壹个帐户的命名方案。笔者认为，邮箱帐户的命
名应该统壹。因为员工除了于内部发送邮件之外，仍需要把邮件发给外部的合作伙伴，如供应商和客
户等等。所以壹个友好的帐户名字，也能够体现壹个公司的管理水平。若让用户自己无规则的取邮箱
帐户名，很显然见起来会非常的混乱。
所以，笔者建议统壹邮箱的命名策略。笔者企业每个员工均有壹个英文名字。所以笔者采取的命名规
则就是“英文名字.姓”这个方式来对用户的邮箱帐户进行命名。采取这个方式，要注意壹点，就是要
跟人事部门配合，当他们输入人事资料的时候，最好能够保证员工的英文名字没有相同的。若英文名
字相同，则其中壹个人必须更改。否则的话，称呼上容易搞错；邮箱地址中也容易出现问题。
有些企业也有通过名字的简写来对邮箱帐户命名。这也是能够的。重要的是对邮箱帐户的命名策略进
行统壹。不要有很多的版本。
除了对邮箱的命名进行统壹外，笔者认为，于部署 Email系统的时候，需要制定壹套书写的规范。这
主要是因为企业员工于书写邮件的时候，往往会有壹些不好的习惯。这会给企业的形象带来负面的影
响。如有些用户于书写邮件的时候，不喜欢写邮件的标题；又或者，不喜欢书写称呼等等。这些元素
虽然不会对邮件造成致命的影响，可是，给其他人见到这么不规范的邮件，就能够联系到员工的素质
可能不怎么高。
为此，笔者的意见是，于采用邮箱系统之前，要对员工进行全面的培训。然后于服务器上，进行关联
的技术限制。如没有标题的邮件或者没有称呼的邮件不能够发送。要能够提示错误信息。
四、邮箱签名制度
邮箱不仅是员工之间沟通的壹个工具，更加是企业宣传自身的壹个手段。于邮件的尾部添加壹个签名，
是企业借以宣传自己的壹个有效途径。
笔者以前于部署 Emaile系统的时候，会跟人事部门壹起，定义好邮件签名的格式。如有公司主营产品
的简要介绍、公司的网址、联系方式等等。通过这种方式，能够打响企业的知名度。同时，企业跟客
户或者供应商联系往往不是壹个人。如对于客户来说，企业销售人员、质量人员等等可能均要跟客户
打交道，此时，若几个联系人的签名格式乱七八糟的话，肯定会给客户留下壹个不好的印象。
所以笔者建议，企业于使用邮箱系统之前，要统壹签名的格式。壹般系统管理员能够给出壹个固定的
格式。而用户只需要修改自己的名字和联系方式即可。
五、用户邮箱空间规划
虽然说当下硬盘的价格越来越便宜，可是仍然需要对用户邮箱的空间做壹个规划，以防止因为磁盘爆
满而造成的服务器接收邮件故障。笔者以前于邮箱维护中，经常会碰到有些员工把邮箱当作文件备份
的工具。把壹些重要的文件，自己发给自己，于邮箱服务器上进行备份。而不是通过企业的文件备份
服务器进行备份。有些员工仍会利用企业的邮箱跟同事之间发送壹些歌曲之类的大文件。因为企业内
部邮箱比外部邮箱的访问速度要快得多，所以，上传壹些大容量的附件也就比较容易。
于这种情况下，笔者认为有必要根据用户的帐户对其设置邮箱存储空间。当空间达到壹定程度时，如
帐户总存储空间的 80%时，系统就要及时提醒用户，让他们去清理油箱。把壹些不必要的邮件删除掉，
以释放邮箱空间。
另外仍需要对附件的大小进行限制，特别是壹些允许往外发送邮件的帐户。因为出于传输速度的考虑，
互联网上的邮箱系统，往往会对用户能够接收的附件大小作了限制。当超过这个限制后，他们的邮箱
服务器就不能够接收这个附近。所以，若企业邮箱系统的附件容量过大的话，企业员工发给其他人他
们就会无法查收附件。那时，可能反而会影响企业员工跟外部合作伙伴之间的正常联系。
所以，CIO要根据实际情况，来确定附件的最大容量。当用户附件超过这个数量的时候，就会拒绝上
传附件。以免附件于传输过程中丢失。
六、信息安全
若企业部署了邮箱系统，那无疑就增加了壹个员工泄露企业机密信息的渠道。此时，作为企业 CIO来
说，就要考虑，如何来防止这些不好事情的发生。
如 CIO能够考虑对用户的邮箱进行追踪。有些邮箱服务器支持邮件的自动转发。此时，我们就能够利
用这个功能，把用户的邮件自动转发到壹个特定的邮箱中。当企业的机密信息被泄露时，我们就能够
查见这个备份的邮箱，见见用户是否有泄露信息的嫌疑。
同时，企业部署邮箱系统之后，企业网络安全也会收到壹定的威胁。特别是病毒邮件对企业网络带来
的隐患，是非常巨大的。所以，企业于部署 Emaile系统之前，最好能够跟网络安全人员壹起，设计壹
套抵制病毒邮件的安全方案。同时，出于安全的考虑，最好能够把邮箱服务器跟其他的应用服务器分
开放置。如此，即使邮箱服务器受到攻击，也不会影响到其他的应用服务器。
邮箱服务器这个项目虽小，可是五脏具全。CIO于部署这个项目时，要考虑的内容当然不止之上这六
个方面。有备无患，对于任何壹个信息化项目均适用。总之，CIO于部署这个项目之前，要充分作好
需求调研工作。于作好这项基本工作的同时，兼顾上面六个建议，相信能够出色的把这个项目落实下
去。
什么是信息议程
IBM的信息议程(InformationAgenda)于壹个全面的实现路线图中整合了战略、信息治理和企业信息基
础设施。该方法基于软件功能、最佳实践和深厚的行业知识。信息议程能够帮助企业存取和共享数据，
协助公司开发壹个将数据转换为值得信赖的战略资产的计划，从而提高公司的竞争力和生产力。方法
如下：
连接数据、人员和流程
借助紧密整合的数据基础设施，企业能够提高运营效率、消除错误、缩短周期和降低成本，且最大限
度地减少宕机时间。
使 IT和业务目标保持协调统壹
为了紧密结合 IT和业务目标，且确定从何处入手，组织需要制订壹个信息议程计划和路线图。它能够
满足您整个企业的短期和长期战略需求。这种共同的计划和路线图能够让 IT项目、业务目标和总体投
资保持紧密壹致，从而帮助您的组织推进信息密集型战略。
IBM将借助行业加速器(IndustryAccelerators)、行业信息议程指南
(IndustryInformationAgendaGuides)、研讨会和特定于行业的解决方案来帮助组织建立且执行它们的
信息议程路线图。
利用特定于行业的资产和解决方案为了适应和应对难以预测的市场和客户需求，您的企业需要采用灵
活有效的标准来存取信息。借助信息随需应变(InformationOnDemand)灵活的开放架构以及端到端的随
需应变功能，能够帮助您利用企业内部各层次的关键信息，以便满足公司当前和未来的需求。
建立技术中心通过监控和跟踪跨渠道及合作伙伴的业务流程，您的企业将能够更好地以壹致的方式交
付成功的结果。为实现这壹目标，IBM建立壹个技术中心(CompetencyCenters)，有时称作卓越中心
(CenterofExcellence)或知识中心(CenterofKnowledge)，以便您的企业增强 IT和业务的壹致性，改
进技术资产和资源管理，且从中获益。
信息议程能够帮助您跟踪、分发和控制对企业内部文档、数据和文件的准确访问，实现随需应变的共
享、协作和响应速度。总之，开发信息议程将有助于您有效地利用组织的信息，从而加速实现随需应
变信息的进程。
如何更好地进行项目文档管理
于文档管理的过程中，需要把握住壹些重要的原则和方法，这样能够让我们的文档真正达到我们预期
的目的。
文档模板的管理
面对各类纷繁复杂的文档，如果各式各样，每个人壹个风格，不论从美观性和可读性上均会有影响，
所以于文档管理中的过程中需要建议壹套文档的模板。
于建立文档模板时，需要对壹些格式进行要求，需要将壹些基本的要素固化到文档模板中，确保文档
需要的内容能够于文档中体现，例如文档的页眉页脚、文档变更历史、文档的目录方式、文档的字体
等。
于建立文档时，要注意做好文档的分类，各种分类有壹个清晰的定义，使用者能够清楚地知道实际使
用时要采用哪种模板。如果是使用共享目录方式管理文档，需要于壹个相对容易找到的文件夹目录中
存放模板，如果是使用信息系统方式进行模板管理，最好能够于首页进行壹个连接，或者是让使用者
能够快速的搜索到。于建立分类时，需要含有壹个共同类，或者叫做公用类，因为于实际的使用过程
中总是会有壹些新的类别出现，也会有壹些无法进行分类的文档，这个时候就能够通过共同类进行管
理。
对于文档模板的变更需要能够做到及时告知使用者，且做好版本管理。
文档目录的管理
为了能够于纷繁复杂的文档中找到需要的文档，需要于进行文档管理时建立壹套完整的文档目录体系，
主要包括文档的索引管理和文档的分类管理。
于进行文档管理前，需要对不同的文档建立壹个分类，建议不同的分类能够便于文档的查找，也能够
针对不同的分类制定不同的管理要求。如果是文件夹方式管理，仍需要分别不同的文件夹内容的安排
以及权限的控制，因为文件夹管理的特殊性，需要注意其权限管理的简洁化；如果是采用信息系统管
理，需要注意类型的编码体系的建立。壹个好的文档分类体系能够让使用者方便地进行文档的归类和
查找，文档的分类于壹些管理过程中仍需要注意归档管理的需求。
对于文档，需要建立壹套索引机制，这里之所以特别提出索引机制，是因为于日常的文档使用中，会
发现壹些很多类似的文档，或者类似的内容说明，由于不同的撰写者会对壹些基本的概念或者原则的
说明会存于壹些差异，这个时候就需要能够有壹个索引来明确什么是最准确的，这壹点于项目管理过
程中特别重要，因为壹个项目组往往会不时的发生壹些变动，后来人面对多个说法时很难知道什么是
对的，同时壹些实际情况也会发生变动，壹些说法也需要进行修正，而之前的壹些文档也无法进行更
正，所以这个时候也需要有壹个索引来明确正确的说法，这壹点问题也能够通过文档版本的管理加以
改善。另外对于那些纷繁复杂的文档，有些只是事务性的，通过壹个索引的方式，能够将壹些重点的
内容放于壹个突出的位置，便于进行检索和阅览。
不论是文件夹方式仍是信息系统方式，均需要注意对文档的权限管理，特别是对壹些归档的文档，避
免归档的文档被不正确的修改或者删除。
文档的命名规范
各种文档，如果名称多样，或者名称含义模糊将会造成使用和交流上的不便，需要建立壹套有效的命
名规范体系。
对于文档的名称，首先需要名称能够容易识别，有些使用者不是很注意文档的名称，经常直接用文件
的默认名称，或者就是壹个自己的姓名、项目的名称等，其他的使用者很难识别是什么类型的文档。
于文档的使用过程中，能够规定于文档的某些部位必须放置文档的类型或者某些其他关键字，例如将
要求将文档的类别放于文件名的头部，对于月度性的文档，规定头部必须放某年某月，等等。
对于壹些分不同版本的文档，能够要求分不同的版本进行管理，文件名称中注明版本号，对于终稿等
壹些标志性的内容能够加壹些特殊的标识，这样能够明确其重要性和权威性。
这些方式将有助于文档的文件名的整洁和清晰，使用者于查找时也较为方便。于进行文档的交互调整
过程中，也能够增加壹些日期或者修改者的标识来进行传递，主要的目的于于能够唯壹识别壹个文档，
减少互相沟通的障碍。
文档的变更管理
文档于使用过程中发生变更是很常见的现象，对于发生变更的文档，需要通过手段加以约束，最常用
的方法就是版本的管理，对于形成的文档及时进行归档保存。
文档发生变更时，需要能够做到俩点：第壹，文档有清晰的变更记录，主要是针对变化的部分，不能
让每个使用者于文档发生变化后均需要把文件通篇读壹遍；第二，文档的最终版本要能方便的阅览，
如果出现只能见变更历史才知道最终版本的话将大大提高使用成本。
于文档发生变更时，需要能够通过必要的途径通知关联人，例如通过邮件通知或者公告通知的方式，
避免新的文档产生后仍有大量的使用者使用旧的文档，于实际操作环境中，ISO9000管理使用的签字
回收重要文档的方式很值得借鉴，当然对壹些电子文档需要采用壹些其他变通的方式来处理。
文档的审核制度
很多文档作为壹种指导性文件，需要有壹定的严肃性和权威性，因而对文档进行必要的审核是必须的。
文档的审核时机壹般为文档建立时和文档发生变更时，对于文档的适用范围的变更也应该进行必要的
审核。通过文档的审核，能够检查是否存于错误的事项或者壹些不合理的事项，撰写者和审核者所处
的岗位不同、知识结构不同，对于壹个文档如何撰写的角度和见法也会不同，于后续的审核过程中能
够很好的进行文档的校正。同时，文档的审核机制也能够明确各自岗位的责任。
后记
信息系统的实施是壹个负责的管理过程，需要方方面面的管理工作配合到位，文档作为壹种日常交流
的重要依据和工作成果的总结显得尤为重要，于文档管理的过程中既要注意严肃性，又要能兼顾灵活
性，要本着于达到正常的规范性的基础上尽可能地方便使用者的使用和交流，提高使用效率。
文档管理工作于其他的壹些管理工作中同样是壹个重要的内容，很多大型企业均会有壹个专门的档案
管理部门进行文档的归档管理，这些均能充分体现文档管理的重要性之所于。
企业信息化要注重文档管理的重要性
这么些年来，大大小小经历了壹些信息系统的实施项目，有壹部分是协助别人进行项目的实施工作，
有壹部分是自己负责管理项目的实施工作，另外仍有壹部分是通过各种渠道了解的别人的项目实施工
作，于这个过程中也于不断地思索壹些管理方面的问题。信息系统的实施工作是纷繁复杂的，走过了
这么些年，令自己欣慰的是积累了壹些成功的经验，另外壹个感触就是壹次次发现可改进之处的欣喜
和感悟，当下就将项目管理过程中本人关于文档管理的壹些潜质拙见通过本文进行壹个分享。
于此前的关于信息系统的项目实施管理整个过程的文章中也提到过壹些文档管理的内容，撰写此文的
目的于于更加详实的表达我对项目管理过程中的文档管理的壹些理解。
文档管理的重要性
壹直以来，有很多的人均于说文档管理的重要性，最耳熟能详的莫过于软件项目中的人员变动以后后
面的人无法识别之前的代码，或者识别的成本较高。事实情况是，就算人员不变动，时间长了，当时
的编写者也不会记得当时的思路是什么，因为时间会消磨壹些东西，另外每个人的想法和思维方式也
于发生变化。
壹个项目组织于进行壹些想法的沟通时，由于个人知识结构的不同、所处的地位立场不同等原因也会
导致对壹个想法的最终实现方案的认知上存于差异，最终落实到方案上也会有所不同，通过壹个书面
的文档能够将每个人的认知形成壹个统壹的认知，减少不必要的沟通障碍。同时明确的文档也能够给
参和者更多思考的空间。
为了达到壹个好的沟通交流方式，我们需要各式各样的文档，于现实的项目管理过程中也确实存于了
大量的文档，每个人均认为文档是重要的，可是当真正文档到来的时候又开始困扰了，会不自觉的有
些厌烦和无从下手。做文档的过程是辛苦的，更是麻烦的，原来几句话的事情于有了文档以后变得异
常麻烦，需要对应好格式，需要不同人员的审核和认可，难免就会觉得麻烦；而于自己做完文档以后
发现可用性且不如想象中的那么高，真正想要的文档不知道到哪里去找，不同的文档说法不统壹，等
等诸如此类的问题让使用者有点无从下手。
或许是印证了壹句话，叫做事情做的没有头绪的时候就想到了管理，对于那些各式各样的文档同样不
会例外。
CTO们值得考虑的十大企业级数据库
于企业数据库市场中，诸如热备份和高可用等先进技术已经成为各大数据库竞争的焦点，这些数据库
既有免费的开源数据库，也有许可费高达数千美元的商业数据库，截至目前为止，市场上出现了形形
色色的数据库，但没有哪个数据库是解决任何数据问题的唯壹选择，也没有人们期望的完美数据库出
现，每个数据库均有它的优点和缺点，但企业于考虑选择何种数据库时，下面这 10个是值得优先考虑
的。
1、Oracle
Oracle于 1979年发布了第壹个商业关系数据库管理系统（RDBMS），Oracle公司的名字和它的数据库
是同名的，凭借其优秀的数据交付能力和 CEO拉里埃里森的运营能力，强大且复杂的 Oracle数据库得
到了财富 500强企业的青睐。
2、SQLServer
SQLServer是微软的关系数据库产品，谈到微软，你可能就有兴趣了，因为它是最有盈利能力的科技
公司，SQLServer就是其主要的收入来源之壹。不错，微软桌面操作系统无处不于，但如果你运行有
WindowsServer家族操作系统，那你可能也运行了 SQLServer，SQLServer凭借其易用性，和 Windows
系统无缝集成的特性，获得了无数中小企业的青睐。目前，SQLServer的最新版本是 2008，微软也极
力吹捧 SQLServer2008是壹个优秀的商业智能解决方案平台。
3、DB2
DB2是蓝色巨人 IBM的商业数据库产品，它能够运行于 Linux，Unix，Windows和大型机上，前不久 IBM
正式推出了 ，直接和 Oracle11g正面竞争，据 ITG集团的调查，那些从 Oracle移植到 DB2的
公司均表示更节省成本。
4、Sybase
从 25年前进入企业数据库市场以来，Sybase壹直是这个领域的有力竞争者，随着
AdaptiveServerEnterprise产品的改进，Sybase的竞争力进壹步得到提升，虽然近几年市场份额有所
下降，但于下壹代事务处理领域它又回到了领先的位置，Sybase于移动数据库市场也占有相当大的市
场份额。最近 Sybase刚刚被 SAP收购，其前景尚不明确，Sybase该何处去？。
5、MySQL
MySQL是壹款非常适合开发人员的数据库，经过多年的发展，当下也成为企业数据库市场的有力竞争
者，2008年 Sun以 10亿美元收购了 MySQL，但 Oracle又将 Sun收归旗下，因此当下 MySQL是寄托于
Oracle门下，除了提供开源社区版外，MySQL也提供了商业版本，Oracle仍然保留了这种发展模式，
且表示会加大对 MySQL的投入，让许多曾经忧心忡忡的 MySQL用户终于石头落地。
6、PostgreSQL
PostgreSQL号称世界上最先进的开源数据库，它于于线游戏，数据中心自动化和域名注册解决方案中
得到了广泛的使用，此外，于壹些高端网站上也有使用，如 Skype，Yahoo！和 MySpace，最新版本
目前已处于 Beta测试阶段，预计今年末会正式发布。
7、Teradata
是不是仍没听说过 Teradata呢？如果你曾经构建过大型企业数据仓库，我想你壹定听说过它的名字，
早于上世纪 70年代末，Teradata就发布了第壹款真正意义上的数据仓库，1992年，它为沃尔玛创建
了世界上第壹个 TB级数据库，从那个时候开始，数据库专家几乎总是将 Teradata和企业数据仓库作
为同义词见待。
8、Informix
Informix是 IBM的另壹款数据库产品，IBM发布了多个 Informix版本，从受限的开发者版本到入门级
Express版，再到低维护的联机事务处理（OLTP）工作组版本，以及到高性能的 OLTP企业版，通常离
不开大学的影子，于企业消费者满意度调查中，Informix意外地获得了第壹名，Informix消费者通常
挂于嘴上的壹句话是“低成本，低维护，高可靠”。
9、Ingres
Ingres是 PostgreSQL和其它数据库系统的父级开源项目，选择 Ingres的主要原因是能够降低企业数
据库系统的总体拥有成本，除极具吸引力的价格外，Ingres凭借自己的实力证明它有帮你从昂贵的数
据库系统过渡过来的能力，Ingres也提供了 HIPPA和塞班斯法案要求的安全功能。
10、亚马逊的 SimpleDB
数据库和 见起来壹点关系均没有，但实际上不是这样的，亚马逊的 SimpleDB为企业提供
了壹个简单、灵活、便宜的传统数据库替代方案，SimpleDB自夸是低维护，可扩展和高效快速的数据
库系统，且且能够和亚马逊服务无缝集成。作为亚马逊 EC2产品的壹部分，你能够立即免费使用
SimpleDB。
