时间管理：对时间的分析与象限工作法.ppt

下载

时间管理：对时间的分析与象限工作法 时间管理 •【忠告】 •我们都有相同的时间，时间稍纵即 逝，失去的时间是永远无法追回的。 真正的价值在于我们利用它做什么事。 •我们只有176个小时来完成每个月 的目标，只有2112个小时来完成每年 的目标，只要时间一流逝，我们就一 无所获。 •让某个人损失了时间就等于是偷了 他的金钱，你损失了你的时间就等于 是抵押了你的未来。 •时间是最有价值的资源，而且是最 难以有效利用、最经不起浪费的资源。 2 穿越雷区 •平地上有两条相隔4米的平行线 •整组学员必须通过两线之间的距离 •每组只能碰地面三次，多于三次，全组xx •顺利到达对面平行线且时间最短的为获胜 •团队怎样通过或身体哪个部位着地均无限制，只 要求在两线之间，总共着地三次 3 时间管理 •时间哪去了-对时间的分析 •时间管理方法：第二象限工作法 •养成好习惯 4 时间哪去了-对时间的分析 对时间的 分析 2. •时间分析 方法 1. •分析时间 的重要性 5 分析时间的重要性 • 多数部门负责人都很忙，经常加班加点，没有 周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化 身。 • 由于部门负责人的多维角色，他们在工作中表 现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。 • 有没有方法提高时间的利用率，有尽可能多的 时间去陪陪家人？下面就来分析部门负责人之所以 忙乱的原因。 6 分析时间的重要性 由于部门负责人经常碰到突发情况，所以，很多部门负 责人觉得计划对于他们没有作用。总认为计划不如变化 快，所以干脆不定计划。计划是时间管理的前提，没有 计划，也就谈不上有效的时间管理。 1 无计划或计划不周 7 分析时间的重要性 • 工作总有主要与次要的差别，作为部门负责人，由于 他的很多工作会影响到其他人，因而在工作中，必须分清 楚哪些事情是必须做的，哪些事情可以慢点处理，哪些事 情不必亲力亲为。对于必须做的事情，不但要优先处理， 还要规定一个时限。不要让不重要的事情影响到整个部门、 团队的工作。 • 有很多人按照先后顺序来安排工作，这种方法的本身 就没有主次之分，弊病是在次要工作上浪费很多时间，因 为时间是有限的，必然用在重要工作上的时间就要相对减 少。这是优秀部门负责人要避免的。 C工作无主次2 8 分析时间的重要性 • 部门负责人的主要角色是管理者，管理就要向 下属进行有效的授权，通过下属去实现目标。不 向下属授权，很多工作都得由自己去完成。总认 为这个工作下属做不了，那个工作下属做不了， 所有的工作都由自己做，而下属无事可做。这种 情况实际上是你在替下属工作，而作为部门负责 人需要做的很多工作反而没有时间去完成，原因 就在于把时间用错了地方，用在根本不需要亲自 去做的事情上。自己忙得不可开交，结果不但家 人报怨，上司和下属也不觉得你好。上司认为你 的工作效率低，员工认为你不认可他的工作能力。 总之，不向下授权往往会吃力不讨好。 不对下属授权3 9 分析时间的重要性 • 前面说过，企业70%的问题是沟通障碍引起的。 关于沟通障碍引起的时间浪费主要体现在两个方 面： 沟通不善4 1.时间用于处理沟通不善带来的恶果 例如，某员工对公司有一些看法，正确的做法是他向你或有关部门提出意见， 但是，这位员工却私下议论，或者透露给客户，一传十，十传百，员工的个人 看法在众多员工和客户中传开，给公司形象带来消极影响。作为上司，必须花 时间去处理由此带来的负面效应。如果员工能够与你进行有效沟通，就不需要 花费时间去处理私下议论带来的负面影响了。 2.无效沟通 花了很多时间，却没有达成有效沟通，也就是用于沟通的时间没有效率。 很多部门负责人也认为花了大量的时间与下属进行沟通。问题不是有没有沟通 ，而是沟通的效果如何。沟通只是第一步，目的是为了获得高效的沟通。沟通 没有了效果，我们称之为“沟而不通”。 10 分析时间的重要性 • 有的人把大量时间浪费在不良习惯上。例如， 喜欢在电话里聊天；在桌面上堆放一大堆材料， 用的时候就得花时间去找；有些人属于心血来潮 型的，想到哪里，做到哪里；有些人对办公环境 特别敏感，必须在一定的环境中才能静心工作； 有些人在某些时段的工作效率不高。对于不良习 惯，可能自己没有意识到，但实际上浪费了很多 时间。 • 如果是普通员工，不良习惯只会影响一个 人。作为部门负责人，要和下属进行交流，不良 习惯就会影响到很多人，甚至影响部门的工作。 不良习惯5 11 分析时间的重要性 •【事例】 • 人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们 来分析一下任经理某一天的活动： • 8:30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。 • 10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。 • 10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。 • 11:00处理文件等，到12:00，还有一部分没有过目。 • 吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶 到办公室。 • 14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来， 包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。 • 16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。 • 16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了 时间，一直持续到17:00。 • 已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。 12 分析时间的重要性 •仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？ • 电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。 • 会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。 • 上司不定期召见使时间具有很大的随意性。 • 喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。 • 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。 • 事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。 • 工作没有目标和程序，就没有主动性。 • 没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。 • 不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。 • 乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。 13 时间哪去了-对时间的分析 对时间的 分析 2. •时间分析 方法 1. •分析时间 的重要性 14 时间分析方法——时间价值的计算 • 你的时间（单位可以是 小时，也可以是天）值多少 钱？进行时间价值的计算， 可以帮助你理解时间意味着 什么？ 15 1.时间价值的计算方法 •（1）成本价值法。 即年薪（或年度人 工成本总额）与工 作时间之比。每周 工作五天，每年就 是242个工作日， 合1694小时。 年薪 （元） 每天的价值 （元） 每小时的价值 （元） 每分钟的价值 （元） 15000 25000 35000 45000 55000 65000 75000 85000 100000 （2）收入价值法。即销 售目标（年销售额或年利 润额）与工作时间之比。 销售额 （万元） 每天的价值 （万元） 每小时的价值 （万元） 每分钟的价值 （万元） 10000 5000 10000 20000 50000 1、设定平均寿命（A）：70岁 2、现在年龄（B)： 3、至生命结束尚有的时间资本：(A-B)x365日=？ 4、已经使用了多少时间资本： Bx365日=？ 计算一下？ （3）个人时间资本分析 16 2.时间价值计算法的启示 •（1）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值 • 时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的时间，无论如何 也弥补不了。 •（2）钱是一分一分挣来的 • 钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费（不管什么原因） 1—2小时，意味着在其他时间中挣钱的效率要提高10—30%，显然，这是十分困难的。 •（3）浪费时间等于浪费金钱 • 用上面的两种方法计算一下时间价值，并牢牢记住：浪费了多少时间时，就是浪费了 多少钱。 •（4）时间需要规划 • 规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。 17 时间分析方法——时间支配能力分析 • 附件十：时间支配能力分析 • 如果得80-100分，表明你能最充分地利用自己的时间，不必因不能完成任务而加班或将工作带 回家。 • 如果得60-80分，表明你基本上能够有效支配时间，只在某些方面仍须改进，可参考测试结果 对照检查。 • 如果得30-60分，表明由于做事计划性差、效率低，增加了很多工作压力，你的问题集中在三 个方面：主次不分；不能充分相信下属，不放权；精力分散，易受不速之客干扰。只要下决心改正 以上不足，你一定能在有限的时间里取得更高的效益。 • 如果得30分以下，那表明你面临严重的问题或将被解职，除非你立即全力以赴提高效益。 18 时间分析方法——工作紧急性分析 • 分析每天（每周、每月）的工作紧急程度， 根据紧急程度安排工作的先后顺序。 1. 运用《工作紧急性分析表》，见下表。 2. 紧急性 工作事项 非常紧急(马上要做) 紧急(短时间内要做) 不很紧急(可从长计 议) 不紧急(无时间要求 ) 频次 时间 目的 工具 19 时间分析方法——工作紧急性分析 • （1）将工作事项的紧急性分为四档：非常 紧急，马上要做；紧急，短时间内要做（一般是 当天要做的）；不很紧急，可从长计议（可以纳 入计划中做）；不紧急。 • （2）统计“频次”。即不同紧急程度的工 作事项各占多少（每天或每周或每月）。 • （3）统计“时间”。即完成不同紧急程度 的工作事项所占用的时间。 . 程序 20 时间分析方法——工作紧急性分析 • (1)统计你每日、每周、每月最紧急的是哪三项 工作？ • (2)非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应 考虑授权式管理。制度、营销策略、产品品质等 重大问题，与时间无关。 • (3)“紧急事项”越多，时间管理问题越大。 • (4)“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项， 时间比重越大，时间管理问题越大。 • (5)除“非常紧急”之外，要分析所谓“紧急” 事项是否真的那么急。 4. 工作紧急性分析法的启示 21 时间分析方法——工作重要性分析 •1.目标 • 分析每天（每周、每月）的工作重要程度， 根据重要程度安排工作的用时。 •2.方法 • 运用《工作重要性分析表》，见下表。 重要性 工作事项 非常重要 (绝对要 做) 重要(应 该做) 不很重要 (可做可不 做) 不重要(可 不做) 频次 时间 （1）将工作事项的重要性分四档：非常 重要，绝对要做（即其他事情都可以不 做，也要做的事项）；重要，应该做（ 不做就要出问题）；不很重要，可做可 不做（做比不做好一点）；不重要，可 不做（做也不见得好）。 （2）统计“频次”。即不同重要程度的 工作事项各占多少（单位：日、周、月 ）。 （3）统计“时间”。即完成不同重要程 度的工作事项所占用的时间。 22 时间分析方法——工作重要性分析 •3.工作重要性分析法的启示 • （1）你每日、每周、每月最重要的是哪三 项工作？ • （2）非常重要的工作，如果很紧急，则与 时间管理无关。 • （3）重要的工作事项所占时间越多，时间 管理就越合理。 • （4）一定要消除“不重要”的工作事项， 通过授权压缩“不很重要”的工作事项。 • （5）特别注意对“重要”的工作事项进行 分析。 23 时间分析方法——会议分析 •1.目的 • 分析会议的必要性及其浪费、拖延的原因， 寻求相应的解决办法。 24 时间分析方法——会议分析 •2.方法——运用《会议分析表》，见表。 日期 会议 名目 会议 倡议 计划 用时 实际 用时 原因 分析 会议必要性评估 必须的 目的明确的 目的不明确的 可不开的 （1）分析会前准备情况 • 有无会议计划、目标、议程、时 间安排？ • 时间和地点是否恰当？ • 参加人是否适当和必须？ 以上三步分析，主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议 或严重无效会议的详细分析。 （2）分析会议过程 • 是否准时开会？为什么？ • 是否跑题？ • 是否按计划进行？ • 秩序是否正常？ • 是否有人中途出去？ • 是否按时结束？ （3）会后分析： • 会议纪要有没有？发给与 会者没有？ • 会议决议的执行情况。 • 会议必要性评估。 25 时间分析方法——会议分析 • 3.会议分析法的启示 • （1）根据统计，部门负责人用于会议的时间约占工作时间的20%，如何 利用好这20%的时间，是时间管理的重要环节。 • （2）部门负责人自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结 会”、“专题讨论会”等。对于自己可以决定是否召开的会议，一定要事先评 估开会的必要性。 • （3）事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人。最 好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单一句“下午开会” 就把大家召集起来。 • （4）严格会议纪律。 • （5）参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间。 26 时间分析方法——干扰因素分析 •1.目的 • 分析哪些因素干扰了正常的时间安排，以便寻求治理的措 施 •2.方法 • 运用《干扰因素分析表》，见下表。 分析干扰因素 干扰者 排序 后果 对策 缺乏自律 文件杂陈 拖延 不会说不 职责混淆 突然约见 当下想干的事太多 经常“救火” 条理不清 计划不周 无效会议 不速之客 电话干扰 27 时间分析方法——干扰因素分析 •（1）列出干扰因素 • 干扰因素可以分为两大类：一类是实发性干扰，一类是拖延性干扰。 •（2）对干扰因素排序 • 通过对干扰因素的排序，每次找出排在前三位的干扰因素加以克服。甚至可以找出排在 第一位的干扰因素加以克服。每次不要多，但求找出干扰最大的因素，坚决克服掉。 •（3）对突发性干扰的分析 • 突发性事件是部门负责人工作时间的最大干扰因素。由于部门负责人角色的特殊性，会 遇到上、下、左、右全方位的干扰。研究表明，干扰者顺序为： （4）罗列出干扰所带来的后果 （5）寻求对策 寻求前三位干扰因素的对策，其他则可以缓一步。 28 时间分析方法——干扰因素分析 • 3.干扰因素分析法的启示 • （1）通过对干扰性因素排序，找出最需要克服的因素。 • （2）在拖延性干扰中，最需要而且最能够克服并且容易 产生良好结果的是克服“缺乏自律”。因为在拖延性干扰中， 许多因素你可能无法把握，但是，你应当可以把握你自己。 • （3）在突发性干扰中，最需要克服的是“突然约见”。 • （4）都是谁干扰了你的时间安排，偷走了你的时间？不 同的人、不同的行业、不同的企业，可能会有不同的顺序。你 一定要清楚，谁对你的干扰最大？下属、上司、同事、客户、 朋友，还是你自己？ 29 本部分总结：时间哪去了-对时间的分析 • 本部分首先介绍了时间管理不善的常 见问题，即：无计划或计划不周、工作 无主次、不对下属授权、沟通不善、不 良习惯，然后介绍时间分析的方法，即： 时间价值计算方法、时间支配能力分析、 工作紧急性分析、工作重要性分析、会 议分析、干扰因素分析。 • 感到特别忙乱的时候，运用不同的时 间分析方法对时间进行分析，以帮助部 门负责人获得利用时间的合理模式。这 是部门负责人进行时间管理的重要方法。 30 时间管理 •时间哪去了-对时间的分析 •时间管理方法：第二象限工作法 •养成好习惯 31 工作的两种划分（1） • 有些工作特别紧急，需要马上处理，按照优先 顺序的原则，紧急的事排在前。有些事不太紧急 或不紧急，可以往后推一推，根据优先顺序原则 把不太紧急或不紧急的事排在后面。 1 按工作的紧急程度划分 【案例】某销售经理某天工作紧急程度划分： 紧急 不紧急 紧急处理客户投诉 意外事故的紧急排除 客户拜访 确定明天的广告 接待质检人员 工作总结 修改工作流程 处理同事的一些误解 辅导下属工作 安排下一步工作 与同级部门间的协调 销售政策的修改 32 工作的两种划分（2） • 重要的工作需要花费较多的时间和精力去做， 不太重要或不重要的工作只需花费较少时间去做。 显然，优先顺序原则就是重要的排在前，不重要 的排在后。 2 按照重要程度来划分 【举例】营销业务部经理的某一天工作的重要程度划分： 重要工作 不重要工作 销售费用预算计划 制定部门招聘计划 拜访重要客户 工作报告总结 下达指示 一些文件和资料的查询 文件归档 应付无关人员 领用物品 报销差旅费 33 四象限的工作分类 • 所有的工作都既有紧急程度的不同，又有重要 程度的不同。根据这两个方面，可以将工作分成 四类，如下图所示： 紧急 不紧急 第Ⅰ象限 紧急 重要 第Ⅱ象限 不紧急 重要 第Ⅲ象限 紧急 不重要 第Ⅳ象限 不紧急 不重要 重 要 不 重 要 34 四象限的工作分类 •1.第Ⅰ象限：既紧急又 重要的事项 • 紧急是指必须马上做的事项；重要 是指对公司、部门或者个人有重大影响的事 项。例如营销业务部经理要处理客户投诉。 需要部门负责人临“急”不乱，能够使顾客 对你的解释或处理结果接受和满意。但是， 如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事件， 则要考虑产品是否出了问题？销售人员的销 售或服务水平是否降低？ 2.第II象限：重要但是不紧急的事项 例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定 ，新聘的销售人员的培训等虽然非常重要，但可 以拖一段时间。然而一旦这些重要的事项没有在 限定的时间内完成，等到要上交或实施时才着急 去做，就变成第一象限的工作—— 既重要又紧急。一般情况下，重要的事项都是可 以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间 安排，但是，由于每天忙于琐碎事务，经常把重 要的事搁置起来或认为还有时间，结果做了次要 的事反而将重要的事拖到最后一刻，不仅时间仓 促，质量和效果也不能令人满意。 4.第Ⅳ象限：不紧急和不重要的事项 3.第III象限：紧急但不重要的事项 销售经理解决客户投诉，上司找你了解工作等 等都是紧急的事。下属请示工作、电话、会议 、来访等基本上也属于这一象限。由于对时间 没有计划性，没有按优先原则排序，所以经常 把一些紧急的事当成重要的事来处理，颠倒了 主次。 35 不要为既不紧急也不重要的事而花费宝贵的 时间与精力。 四象限的工作分类 •【事例】 • 肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与财务经理谈销售费用的预 算、与行政部门经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、 撰写招聘计划等。 • 按照优先顺序原则即四象限原理，这些工作事项应为： Ⅰ 撰写销售费用预算报告 向营销总监汇报工作 Ⅱ 撰写招聘计划 领导下属 Ⅲ 解决顾客投诉问题 解决某下属奖金问题 下属请示工作等 Ⅳ 闲聊 喝茶 接听电话 紧急 不紧急 重 要 不 重 要 36 本部分总结：第二象限工作法 • 本部分介绍如何运用“四象限”分析法对 各项工作进行排序。工作分类可以按两种标准划 分，一是重要性，二是紧急性。依据这两个标准， 可以把工作划分为四种类型，部门负责人应把重 心放在第二象限的工作，也就是优先处理重要但 不紧急的事项。 37 时间管理 •时间哪去了-对时间的分析 •时间管理方法：第二象限工作法 •养成好习惯 38 养成好习惯 39 不良习惯必须改变 40 养成好习惯的四个阶段 •不良习惯的无意识阶段 • 这个阶段还没有意识到已经有某种不 良的习惯，也没有意识到这个不良习惯给工 作带来的危害。 1 41 养成好习惯的四个阶段 •不良习惯的有意识阶段 • 已经意识到居然有这么不好的习惯，而 且这个习惯给工作带来如此大的危害，或者 存在极大的隐患。有时候，不良习惯是很难 发现的，可以借助一些测试手段来发现。 2 42 养成好习惯的四个阶段 •良好习惯的有意识阶段 • 这一阶段，决心改变不良习惯，开始培养好的习惯。就时间管理而言， 可以按照前面讲过的第二象限法来建立高效利用时间的习惯。 • 在进行面对面沟通时，至少要做到以下三点： • 在约定的时间到达。 • 对沟通所需的时间进行预算。 • 提出沟通的主题。可以通过其它渠道了解到的情况，沟通时就无需谈起。 • 在与组织之外的人进行沟通时，一般都很注意上述三点。而在与内部的 人沟通时，则很少有人注意到。如果你把内部的人当作客户，也就会自然而 然按上述三点进行沟通了。 3 43 养成好习惯的四个阶段 •良好习惯的无意识阶段 • 正所谓“无招胜有招”，良好习惯的真正养成是在 其不再被意识到的时候。在第三个阶段，对良好习惯的 意识，容易受到其它事情的干扰，从而导致对习惯的放 弃。 • 要达到这个境界，可以采用的有效办法是“间隔重 复”。即规定每一段时间，坚持一种做法的次数。经过 多次重复，就自觉接受了这种做法，习惯成了自然。 4 44 养成好习惯的四个阶段 • 对照一下，你自己是否有以下的不良习惯： • □工作效率低，办事拖拉。 • □时间观念差，工作时磨磨蹭蹭。 • □眉毛胡子一把抓，找不到主次。 • □经常被电话、不速之客干扰，延误工作，晚上加班干。 • □什么事情都愿意管，认为忙才好。 • □认为下属多请示汇报才有权威。 • □没有目标，没有计划。 • □不善于利用零碎时间。 • □不会休息，不会娱乐，没有空闲。 • 45 养成好习惯的四个阶段 如果你有上述一些不良习惯，就要想办法消除，修正自己的 习惯、性格以至于某些习以为常的观念，痛下决心加以改正 ，逐渐养成好的习惯。下面是一些建议： 46 本部分总结：养成好习惯 • 本部分针对浪费时间的不良习惯 展开论述。 • 养成良好的时间管理习惯是职 业化的要求，有助于提高工作效率。 养成好习惯一般要经过四个阶段： 不良习惯的无意识阶级、发现不良 习惯、有意识地改变不良习惯、养 成好习惯的无意识阶段。 47 回顾：时间管理 •时间哪去了-对时间的分析 •时间管理方法：第二象限工作法 •养成好习惯 48