ITA 信息系统
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● 杜 栋，程怡雪，庞庆华 (河海大学 信息管理系，江苏 常州 213022)
基于协同管理系统的企业知识管理系统*
摘 要: 针对当前企业知识管理系统存在的问题，分析了协同管理系统对企业知识管理的支持作用，
讨论了协同管理系统的知识文档管理模块，指出基于协同管理系统的企业知识管理系统实施中要注意的几
个问题。
关键词: 企业; 协同管理系统; 知识管理; 知识管理系统
Abstract: In view of the problems in the current enterprise knowledge management system，this paper analyzes
the support role of the collaborative management system on enterprise knowledge management，discusses the knowl-
edge file management module of the collaborative management system，and points out the problems which should be
paid attention to in the construction of the enterprise knowledge management system based on the collaborative man-
agement system.
Keywords: enterprise; collaborative management system; knowledge management; knowledge
management system
* 本文为江苏省科技计划项目 ( 软科学研究计划) ( 项目编号:
BR2008050) 和常州市“831工程”培养对象科研项目资助的成果
之一。
知识管理在当今巨变的环境下，相关的理念、方法和
工具都在与时俱进，原来看起来顺理成章的知识管理系统
已经被证明不具备可行性［1 － 2］。笔者认为，现如今，知识
管理最好的载体便是协同管理软件，即协同管理系统
( Collaborative Management System，CMS) 。CMS 依靠其自
身优势可以给知识管理提供一个良好的实施平台。因为
CMS整合了所有可能的人员、流程、信息、数据，包括结
构化数据和非结构化数据，让知识管理可以从中汲取营
养，生成知识，为企业服务。另外，通过 CMS 来实现知
识管理，由于其高性价比，使得组织的知识管理成本降到
最低。因此，本文主要关注基于 CMS 的企业知识管理系
统及其实施问题。
1 企业知识管理系统及其面临的问题
知识管理是知识经济时代一种全新的管理，是管理的
新里程碑［3］。企业知识管理是以知识为中心的管理，旨在
通过知识共享，获取和利用知识来提升企业竞争力和反应
能力。国外对知识管理理论的研究日臻成熟，关注的焦点
已从理念认识转移到应用研究方面［4］。
知识管理的软件对应的是知识管理系统，它是一个建
立在管理信息系统基础之上的实现知识的获取、存储、共
享和应用的综合系统，使企业显性知识和隐性知识得到相
互转化。有的认为，知识管理系统 ( Knowledge Manage-
ment System，KMS) 有狭义与广义之分［5］。狭义的 KMS
是指支持企业对知识链各个环节进行有效管理的软件系
统，是企业进行知识管理的工具，亦是企业进行知识沉淀
和处理的平台; 广义的 KMS是一个“社会—技术”系统，
是从企业整体的各方面、各层次因素来考虑对知识管理的
支持，是由知识管理主体、客体 ( 知识) 、知识过程、软
件工具 ( 狭义的 KMS) 和企业内部环境 ( 组织结构、企
业文化、人力资源和激励机制等) 组成的有机系统。在这
里，我们仅仅考虑狭义的 KMS，它可看作是广义 KMS 的
技术子系统。目前的企业知识管理系统主要存在以下几个
问题: ①知识量的急剧膨胀。大多数企业所处理的知识处
于迅速膨胀的状态，几乎呈几何级数的增长速度，使得企
业管理人员难以消化和无所适从。②“知识孤岛”问题。
由于企业使用各种不同的网络系统和应用系统，系统间的
相互独立性加大了企业进行整体知识管理的难度，这些知
识缺乏相互连接的传递渠道，成为知识孤岛。③知识的
“隐性”问题。对企业而言，能够使用某种形式编码而实
际存储在知识库中的知识只占 10%左右，而其他的 90%
都是难以用编码形式存取的非结构化的 “隐性”知识，
而这些知识正是需要员工之间的直接交流和共享。④知识
的“个性化”问题。企业管理者、企业员工、合作伙伴
等都是企业中知识的提供者和需求者，但他们的知识角度
和关注重点是不一样的。要满足不同类型人员对知识的个
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信息系统
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ITA
性化需求，对于现行的知识管理系统来讲，是难以适应
的。于是，需要我们寻求更加贴近企业、更加有效的构建
企业知识管理系统的途径。
2 CMS对企业知识管理的支持
所谓协同，单从字面意思来看可以简单理解为互相配
合。随着我国科学管理水平的提高，且与 IT 技术不断紧
密联系，协同逐渐引申为互相配合的软件。综合国内外的
相关资料，协同软件也就是辅助多人多组织共同完成事务
的管理软件。协同管理软件是继 ERP 之后的新一代管理
信息系统，是 21 世纪新的经济背景下的企业核心管理
软件。
协同管理软件是业界目前谈的最多的协同软件［6］。
作为一个新的软件热点，CMS 是一套基于协同思想，由
文档、资产、人力资源、客户、项目、财务、工作流等模
块组成，具有强大门户功能的管理软件。该软件以人力资
源为核心，通过工作流驱动，达到各个模块之间的紧密联
系、协同运作。CMS 更多的是起着平台的作用，所以有
时又叫它协同管理平台。协同管理平台中信息处于一个立
体的、多维的信息获取、共享和使用的环境，无论信息的
来源、结构是什么，都可以得到统一的管理; 同时，协同
管理平台为这些信息节点之间提供了立体化的 “网状”
关联通道，从任何一个信息节点都可以到达任意的相关信
息节点，极大的方便企业获取完整的、真实的信息。
一般来说，要对企业知识管理提供有效支持，必须解
决以下 3 个问题: ①如何把企业中不同部门和各级员工所
拥有的大量信息和知识，按不同信息源与知识源的特点，
寻找合适的匹配对象，将恰当的知识在恰当的时间传递给
恰当的需要者，实现信息流与知识流的有序化。②如何使
员工根据其业务活动环节的需要，能够迅速有效地从形形
色色的知识资源中寻找到其所需的知识。③如何把企业的
客户与合作伙伴集成到企业的网络资源中来，以最简单的
方式向内部和外部提供信息和知识，实现企业员工之间、
企业与合作伙伴之间多种形式的信息交流与知识交流。
而 CMS正是将企业的所有应用和数据集成到一个信
息管理平台之上，并以统一的用户界面提供给用户，使企
业可以快速地建立企业对企业和企业对内部雇员的信息平
台。在这个平台上，数据经过处理、分析后，可以变成有
用的信息，而信息经过审核、分类后，则变成能协助个
人、企业或团体创造智能与价值的有用信息，也就是知
识。知识经过行动、验证后，便可以协助企业变成智能型
企业，创造利润、降低成本、提高竞争力，进而产生有形
与无形的价值。具体地说，通过协同管理平台，可将企业
现有的数据和应用无缝地集成到一起，根据每一个人的要
求来设置和提供数据和应用，定制出个性化的应用门户。
内部员工可以通过平台分享信息，而客户、供货商及合作
伙伴也可以通过这个平台达到信息共享的目的。
根据以上分析，CMS 对企业知识管理的支持，体现
在将企业的所有应用软件和数据集成在一个统一的信息管
理平台之上，并以统一的用户界面提供给用户，使企业可
以快速地建立企业对企业和企业对内部员工的知识平台，
使企业可以站在比“系统集成”、 “应用集成”更高的
“知识集成”的层次上［7］。它为企业的知识管理系统建设
提供方向和思路，或者说，CMS 为企业的知识积累和知
识创新开辟了新的舞台，并提供了强大的发展动力。
3 CMS的知识文档管理模块分析
基于 CMS构建企业知识管理系统的核心是建立知识
文档和对知识文档的管理。
各类知识文档如 PPT、Word、Excel 等通过上传或下
载存档在企业内部的知识文档库中，即为知识文档管理。
此时的知识文档全程参与公司的协同管理，同时与人力资
源、工作流程、资源管理、客户管理等功能模块协同工
作。各类知识文档经过整理分类后，系统可根据相关的设
置将知识发送到不同的门户: 包括内 ( 部 ) 门户和外
( 部) 门户，这样可以为不同的部门和不同的用户提供个
性化的信息。员工可根据文档、目录的权限，以及搜索引
擎很方便地利用知识库内的信息 ( 如图 1 所示) 。
图 1 知识文档管理
基于 CMS的知识文档管理模块，实际上构建了一个
由知识收集子系统、知识整理子系统、知识分发子系统三
部分组成的企业知识管理系统模型。
1) 知识收集子系统。知识收集子系统是知识管理系
统的输入系统，是知识管理工作的基础。该子系统收集的
只是蕴藏着丰富知识的信息资源，有待于人们去进一步整
理挖掘。
2) 知识整理子系统。知识整理子系统是知识管理系
统的核心部分，是对企业中杂乱无章的知识进行序化的系
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ITA 信息系统
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统。更重要的是这样形成的知识文档库与其他业务模块直
接关联。
3) 知识分发子系统。知识分发子系统是知识管理系
统的输出系统，是用户最终可见的部分。该子系统将收
集、整理后的相关信息、知识分发给具有不同使用权限的
特定用户。
搭建企业的知识文档库，为知识积累、共享、利用和
创新提供一个平台。它允许企业在任何地点和时间上传、
存储和创建文档并共享信息。所有的文档都可以经由 Web
浏览器找到并获得。同时，不同等级的文档赋予不同权限
的人。更重要的是，提供一个个性化的知识信息门户给每
个员工，在这个个性化的门户中，员工只能找到与他职位
和权限相关的知识，并且每一个员工可以在自己的门户中
积累知识，方便与大家共享自己在各方面的知识和经验。
概括地说，CMS 知识文档管理的功能有以下几点:
对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和
时间编辑、存储和创建任何类型的文档; 可以管理内部和
外部网站，并针对不同的目标用户制定不同的网站内容，
通过与信息门户的结合，用户获得完全个性化的界面和内
容服务; 维护动态的知识库，用户可以自由地就某个主题
进行广泛的讨论以获取信息和经验，同时，也可以利用已
有的知识库对自己的知识进行补充，还可利用各种知识管
理工具提升对知识的分析、利用; 严格的安全限制和完备
的日志功能，保证文档的读取和操作的安全性; 与其他模
块的协同工作，完整地管理文档从创建、维护、审批、分
发、归档的整个生命周期。
另外，CMS的知识文档管理使得组织内外部的交流
更加容易，通过知识文档管理，企业可以建立集团级网
站、分 ( 子) 公司级网站、内部各部门的网站、不同用
户组建立不同门户，并可以为企业客户、代理商、分销商
和供应商建立他们的门户。这种用户友好性和柔性的结合
使得这个模块适合于任何类型的组织和企业。
总之，CMS的知识文档管理提供了全面知识管理的
框架，允许企业在任何地点和时间张贴、存储和创建文档
并共享信息。更重要的是为每个员工提供一个个性化的知
识信息门户，在这个个性化的门户中，员工只能找到与他
职位和权限相关的知识，每一个员工在自己的门户中积累
知识，并与大家共享自己在各方面的经验和知识。从而使
得企业对相关的知识资源进行高效、有序的管理，所有人
都能快速而方便地把自己掌握的经验技能以恰当的方式共
享，同时访问到或学习到自己所需要的信息和知识，全面
增强人员的技能素质和协同工作能力以获得企业整体的竞
争能力。这样减少了组织知识流失，加强公司之间的联
系，快速响应组织要求。
4 基于 CMS的企业知识管理系统实施中要注意
的几个问题
近几年来，随着企业信息化建设的迅速普及，知识管
理系统建设已成为企业信息化建设和提升核心竞争力的重
要组成部分，然而一个完整和有效的企业知识管理系统并
不是一朝一夕可以完成的，在企业实现知识管理的过程中
存在诸多难点，给企业管理者带来了不小的困惑。针对基
于 CMS的企业知识管理系统的实施，应该注意以下几点。
1) 要明确知识管理系统建设的目标是什么，合理、
清晰的目标是系统成功实施和运用的前提。知识管理关注
知识对组织和业务的支撑，利用过去积累的知识对决策活
动和操作工作进行支撑，大大地缩短决策和操作过程时
间，极大地提高决策和操作的质量。更重要的是，知识管
理将改善知识生命周期，加快知识创新。企业知识管理系
统要想得到推广和应用，肯定要能为企业创造价值。企业
有了这样一个明确的目标后，就可以借助一个稳定的可积
累的平台———CMS，通过企业坚持不懈地努力，构建一个
强大的学习型组织。
2) 知识管理要同流程管理等进行重新整合，以适应
整个知识体系环境建设的需求。从功能来看，CMS 的核
心在于搭建了一个信息及时传递交互的平台，并通过引入
工作流 ( 即电子流程) 来规范企业的协同办公。这正是
其作为知识管理系统区别于基于文档型数据库系统的区
别。知识同流程的紧密结合，在提高工作效率的同时也促
进知识在组织内的良性循环。把业务流程与知识管理紧密
结合，可以让知识管理融入到每一位员工的日常工作中，
让知识管理成为“有本之木、有源之流”!
3) 知识管理是一种系统化的管理思想，所以还必须
融合其他管理思想。知识管理不仅是针对知识本身的管
理，包括对知识的生产、存储、传递、应用和创造，还包
括对与知识有关的各种资源、无形资产及相关活动的管
理，涉及知识组织、知识管理工具、知识资产、知识活
动、知识人员等的全方位、全过程的管理，并且包括结合
企业业务活动和其他管理活动运用知识管理的思想进行的
管理。即应该明确知识管理系统不是知识管理的全部，应
从企业管理、文化、IT 技术来综合考虑，最终才能最大
化地提升企业管理水平，增强企业竞争力。
4) 要善于运用知识来支撑工作流，促进知识的创新。
随着企业管理水平的提升，管理方面出现的最大矛盾由原
来的缺乏 IT 平台及工具的支持转移到如何提高决策、信
息质量和知识创新上来。管理者和员工在各自的分工岗位
上需要做出正确的对业务的决策，这就必然需要及时了解
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比较研究
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ITA
表 3 优先建设项目( 通过 NGP方法)
优先建设项目 排名
1. 对课程结构和学时分配进行调整 1
2. 在教学内容中导入创意思维训练及创意设计表达 2
3. 增加表现技法训练内容 3
4. 强化创意思维训练 4
5. 积极参加课外设计实践活动 5
6. 注重课程教学文档的建设 6
7. 提高课堂教学质量 7
究重点主要集中在相关设计艺术专业领域内;而 NGP 得到
的研究范围则要更为广泛些，不仅涉及设计专业领域，还有
管理领域。
之所以会出现这样的不同，主要是由于选择参与者的
范围不同引起的，Delphi选择设计领域的专家，他们各自从
自己的专业角度出发选择与课程有关的建设重点; NGP 除
了有设计专家参与外，还有管理者和学生，这样就防止潜在
的“外行剥夺权利”现象发生，使课程建设内容更为全面，
但在专业性方面就会显得薄弱些［6］。使用 Delphi方法所得
到的一致意见其专业性强，反映了研究领域的权威观点，在
实际解决问题时若能采纳这些观点会有很大成效，但其可
操作性是要重点考虑的; NGP 所得到的意见则比较全面，
不仅有专业上的建议，还会涉及其他层次的内容，如管理，
这就使建议的实际操作会更容易些。
4 结束语
NGP和 Delphi方法都善于整合各种不同线索形成一
致性观点，因而在决策线索很少的环境中，它们是一种非常
有效的信息分析工具。但 Delphi 方法关注测量一致性，而
NGP则主要是形成一致性。
相比其他固定法( Fixed Methods) 如一次性问卷调查，
固有的灵活性是它们最大的优势，参与者在整个过程中可
以调整 /改变自己的意见。但是整个研究会受到参与成员
的选择、应答率和对少数观点处理方式的影响。因而，本文
建议多花些时间和精力在最初的目标陈述上，并且要有预
期的时间保证，这样就能增加积极参与的机会，最终提高方
法的有效性、普遍性及参与者的可接受性。□
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作者简介: 罗艳玲，女，1973 年生，副教授，博士生。
高昱，男，1968 年生，教授。
收稿日期: 2010 － 09 － 29
( 上接第 109 页)
全面的、高质量的信息，并且需要过去的一些经验、相关
联的知识做支撑。无论是决策还是具体的操作工作，如果
有理论的指导和相关经验知识的参考，企业管理和运营效
率及准确性将有非常大的提升。
5) 对实施效果进行评价，促进知识管理上升到新台
阶。对于协同效果与知识管理效果的精确评价是一件很困
难的事情，一是因为没有具体的评价标准可以参照执行;
二是还有一些结果或数据不能及时发现与统计。我们只有
将协同环境下检测到的各项数据与原有数据进行对比分析
方可发现其变化，例如: 员工工作热情的提高、员工能力
考核结果、组织知识库中存量知识的增量、技术设备的使
用率等。评价结果具有指导意义，可以使企业清醒地认识
到协同环境带来的好处［8］。
5 结束语
知识管理是时下最受热捧的管理方式，但是如何正确
实施，却是很多企业头疼的问题。本文讨论了基于 CMS
构建企业知识管理系统。不过，应该指出的是，技术只是
知识管理活动的外部条件，技术本身并不能创造知识，也
不能作为知识的替代品，它仅仅只是支持工具。除了技术
手段的支持外，还需要从管理机制上给予保障，才能真正
实现协同知识管理。□
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作者简介: 杜栋，男，1964 年生，教授。
程怡雪，女，1987 年生。
庞庆华，男，1977 年生，讲师，博士。
收稿日期: 2010 － 09 － 16
—811— ·第 34 卷 2011 年第 2 期·
