新管理模式计财部部门制度
目 录
前言……………………………………………………………………………………3
一、计财部组织机构和岗位设置
(一)组织机构图……………………………………………………………………4
(二)岗位设置图……………………………………………………………………5
二、计财部岗位职责
(一)经理……………………………………………………………………………6
(二)出纳……………………………………………………………………………7
(三)助理会计………………………………………………………………………8
(四)成本会计………………………………………………………………………9
(五)日审核员 ……………………………………………………………………10
(六)采购部经理 …………………………………………………………………11
(七)采购员 ………………………………………………………………………11
(八)总台收银领班 ………………………………………………………………12
(九)总台收银员 …………………………………………………………………13
(十)餐厅收银员 …………………………………………………………………14
( 十 一 ) 仓 库 保 管
员…………………………………………………………………15
三、计财部工作人员素质要求
四、计财部工作规范
(一)总台结账收款 ………………………………………………………………19
(二)外币兑换 ……………………………………………………………………24
(三)各营业点收款 ………………………………………………………………25
(四)收入稽核 ……………………………………………………………………27
(五)信用催账 ……………………………………………………………………28
(六)采购 …………………………………………………………………………30
(七)验收、保管员…………………………………………………………………32
(八)年度预算编制 ………………………………………………………………33
(九)核算工作规范 ………………………………………………………………34
五、计财部工作质量标准
(一)前台结账收款 ………………………………………………………………39
(二)外币兑换 ……………………………………………………………………39
(三)收入审计 ……………………………………………………………………39
(四)信用催收 ……………………………………………………………………39
(五)资金管理 ……………………………………………………………………39
(六)会计核算 ……………………………………………………………………40
(七)成本控制 ……………………………………………………………………40
(八)财产管理 ……………………………………………………………………40
(九)采购 …………………………………………………………………………41
六、计财部管理制度
(一)安全管理制度 ………………………………………………………………42
(二)财务内控制度 ………………………………………………………………45
(三)采购管理制度 ………………………………………………………………46
(四)仓库管理制度 ………………………………………………………………49
(五)成本管理制度 ………………………………………………………………50
(六)会计档案管理制度 …………………………………………………………52
(七)货币资金管理制度 …………………………………………………………53
(八)计划工作管理制度 …………………………………………………………55
(九)经济合同管理制度 …………………………………………………………56
(十)零星费用管理制度 …………………………………………………………58
( 十 一 ) 票 证 和 发 票 的 管 理 制
度……………………………………………………61
(十二)财产物资管理制度 ………………………………………………………61
(十三)统计工作制度 ……………………………………………………………64
(十四)预算管理制度 ……………………………………………………………66
七、计财部工作协调和沟通 ………………………………………………………72
附表格 ………………………………………………………………………………75
前 言
大厦计财部是负责大厦经营预算计划及决算、大厦财务管理、财产物资管
理、采购管理等强化统一管理的职能部门。它的主要任务是为大厦经营管理者加
强计划、财务、财产和物资管理全面指导,不断整改,为增加营收、提高效益、
降低成本和费用当好参谋和助手。
根据国家旅游业财务会计制度进行会计核算、财务管理,积极配合各营业部
门和非营业部门科学地制定和审核年度营收、成本、费用和经营利润的预算计划,
年终做好决算工作;及时掌握酒店经营管理和财务信息,按月、季作出经济活动
分析,适时提出改善经营管理,加强成本控制,提高经济效益的建议和措施;严
格执行国家规定的财务制度,遵守有关财经纪律,不断完善各项财务管理制度,
并督促有关人员严格贯彻执行;及时完成收支核算,做好财务报表,正确核算营
业成本、费用和经营利润,做好财务分析;管理和控制各项资金,做好资金收支
计划与平衡工作,严格检查备用金的使用情况,严格执行库存现金限额制度;认
真做好各收银点的收银服务与管理,负责并协同营业部门及时催收应收账款;负
责饭店财产和物资采购的审核、登记、检查、调拨以及日常管理工作,最大限度
地降低物料采购成本;建立和健全酒店电算化管理制度,完善其功能和作用,为
大厦的经营管理服务。
大厦计划财务部管理模式按锦江管理公司专业化管理要求及酒店的实际情
况设定。大厦设立计财部,执行计财部职能和职责。
一、计财部组织机构和岗位设置图
(一)组织机构图
部门经理
助理会计 采 购 部 经 理 成本会计 出 纳 员
收
银
领
班
各
收
银
点
日
审
员
仓
库
保
管
员
采
购
员
(二)岗位设置
经理兼总帐 1 人
助理会计 1 人 采购部经理 1 人 成本会计 1 人 出 纳 员 1 人
收
银
领
班
1
人
各
收
银
点
8
人
日
审
员
1
人
采
购
员
1
人
仓
库
保
管
员
2
人
三、计财部岗位职责
(一)经理岗位职责
1、协助部门总监做好职责范围和岗位责任内的各项工作,对部门总监负责并报告
工作。
2、负责审核大厦财务收支计划编制,督导各部门的经济核算,负责大厦计划编制,
并组织督促、检查落实情况。
3、负责大厦财务、会计、统计报表(月、季、年度)的汇总编制和纳税申报的审
核,年终会同财政、税务部门进行预、清、决算。
4、负责指导做好月、季、年度的经济活动分析,为总经理提供符合实际运作的经
济活动信息,为领导决策提供依据。
5、负责制定本部门的规章制度并组织实施和检查。
6、负责大厦财务人员的培训与业务指导,提高大厦财务管理水平。
7、负责大厦计财部及下属部门主管级人员、会计人员的任免、晋升、调动、奖励
和业务考核工作。
8、根据部门总监的委托和授权,直接参与和督导分管的工作,并切实做好。
9、负责审核所有记账凭证及所有原始单据,确保数据正确、真实、合法。
10、负责核算总分类账,督导各明细分类账,做到账账相符,账证相符,账实相符。
11、审核前台抵减收入的各种凭证是否符合规定,审核各项费用、税金的计提是否正确。
12、负责各项税金及各类应缴款项的核算,及时正确地办理各类款项的解交手续。
13、负责编制会计月报表,年报表及财务分析。
14、督导下属整理、装订、保管各类会计档案。
15、督导总出纳的现金收支、支票和收银员的备用金管理。
16、督导成本控制,在保证大厦营业质量的前提下,努力降低餐饮成本和各项营业费用。
17、督导往来账款,审核各类付款事项,按照规定办理付款手续。
18、督导费用核算员按规定分配各部门的工资,税金和各项费用。
19、督导大厦固定资产、低值易耗品的核算、管理。
20、负责属下员工的当班、考勤和考核工作,并根据他们的情况,提出奖惩意见。
21、负责属下员工的培训工作,检查员工纪律,完成上级分配的其他工作。
(二)出纳岗位职责
1、向部门经理汇报工作,接受指令。
2、严格按照有关现金管理制度及银行结算制度的规定,对审核人员审核盖章的付
款凭证进行复核,办理付款手续。
3、负责全店各项营业收入的现款清点、汇总以及支票、信用卡等各项银行结算业务。
4、负责每天清点库存现金,并结出当日现金余额,负责编制每日出纳报告及月末
出纳收支分析表。
5、月终五日内对平银行存款余款,并做好“银行存款余额调节表”,使账面余额与
银行对账单上余额调节相符,对于未到达款项要查明原因,负责清理,一般问题一个月
之内解决。
6、做好转帐支票管理工作,并据此做好支票使用,核销的登记记录,一般情况下
要控制支票最高使用限额,出借支票期限为一星期,逾期应收时催结。
7、随时掌握银行存款余额,不准签发空头支票,不准将银行支票及银行账户出租
或借用。
8、收进支票要认真查看日期、印章,金额及必要的身份证件、记录,如发现问题
应协助有关人员及时催收。
9、杜绝银行付款的少付、重付错误,一旦发现应记录在册,并及时清理。
10、负责每月发放工资及奖金工作,发放完毕应及时装订成册,注明记帐凭证编号,
妥善保管。
11、积极参加培训,遵守大厦规章制度,完成上级分配的其他工作。
(三)助理会计岗位职责
1、执行部门经理的工作指令并报告工作。具体负责大厦的部分会计工作。
2、检查所有记账凭证的会计核算内容是否准确规范和完整、附件是否齐全。
3、负责核算大厦发生的应收帐款 AR 账目,正确及时地反映与客户间的债权,债
务情况,每月月初编制上月应收账款账龄分析表。
4、负责核算大厦的部分营收账目,正确及时地反映与记录
5、对应收帐款要及时催收结算,一般情况不应超过一个月期限,书面形式向财务
经理上报催书情况,尽可能压缩各类应收款余额,加速大厦资金回笼。
6、对由于种种原因两个月以上的仍未解决的呆帐要加速清理,找出原因,负责到
底,余额较大的应收呆帐要及时向部门经理报告。
7、确实无法收回的应收款项应说明原因,按照规定批报处理。
8、月终账面余额与总账核对无误后,要附清单于会计报表后页。9、检查会计账簿
的记账单装订质量是否符合要求,抽查账账、账表是否相符。
10、根据规定按期编制大厦各类会计报表、统计报表。
11、分析资金运作质量,检查货币资金和往来账户情况,考核各环节资金占用,提
供有关分析资料。
12、每天上班将大厦的营业日报送财务总监签字后送总经理。
13、负责本部门的会计信息资料的登记及保管工作,及时分卷归档。
14、指导前台收银做好收银结算工作
(四)成本会计岗位职责
1、向部门经理汇报工作,接受指令。
2、根据审批后的原始凭证及时填制记账凭证,所列会计科目应如实反映原始凭证
内容,负责大厦员工工资费用的分配,正确划清成本,费用的界限,凡分摊费用不得一
次性摊完。
3、根据财务开支计划和制度按照费用开支标准和范围,逐笔审核各项费用开支,
对各自制和外来的原始凭证既要审核手续是否齐全,又要审核是否具有真实性。
4、按时、按月、按季、按年完成大厦的成本费用分析报告。
5、会同有关部门建立和健全各项原始记录,定额管理、计量检验,规范核算制度,
为准确计算成本、加强成本管理提供可靠依据,按时完成各部门的成本费用核算。
6、核对餐饮部酒水销售报表,核对客房部小酒吧销售报表。
7、进一步审核夜审审核过的各项数据,对夜间审核员发现的尚未处理的问题要及
时了解和处理,并将处理结果写入工作日记。
8、具体负责大厦在用、在库固定资产及各种财产物资的管理,并指导各部门二、
三级财物帐的建账、记账工作,协同各部门做好固定资产的卡片登记,责任到人、定期
盘点、核对。
9、严格按照规定,办理固定资产增加、转移、报废、调拨、外借等手续。
10、负责固定资产的明细账、记账工作,准确地反映和监督固定资产的购入和监督
固定资产的采购、领用、保管及清理报废,确保大厦财产的安全、完整;
11、准确、及时的计提固定资产的折旧;
12、做好各部门低耗品的台账登记工作,部门建立卡片、责任到人、定期盘点、核
对,发现问题及时反映处理;
13、负责做好存货的核算,审核验收、领用,根据原始凭证编制会计凭证,每月与
仓库核对余额,做到帐帐相符。
14、每月参加仓库盘点工作,监督调整本月合理消耗,正确计算成本,指导编制盘
点表。
指导工程、餐饮、房务、娱乐部二级库存月末盘点并进行抽查。
15、组织仓库每年进行二次存货全面清点,并及时督促和协助处理清点中出现的盘
盈、盘亏和其他问题。
16、组织各使用部门每年进行二次固定资产的全面清点,并及时督促和协助处理清
点中出现的盘盈、盘亏和其他问题。
17、负责按财产规定要求做好物资明细账核算管理工作
18、积极参加培训,遵守大厦规章制度,完成上级分配的其他工作。
(五)日审核员岗位职责
1、向部门经理汇报工作,接受指令。
2、负责核对前台接待输入电脑的客户账目情况,检查订房委托书,房价是否正确,
折扣有无核批手续等,发现问题应及时通知前台接待更正。
3、审核商务中心,康乐、洗衣等各类账单,发现差错和问题及时通知有关部门更
正。
(1)审核所发生的费用和营业收入单据金额是否相符。
(2)顺号排列营业收入单据
4、审核住房账单
(1)账单金额和报表金额是否一致。
(2)发票和账单是否一致。
(3)退款单和金额是否准确无误,所附账单上是否有客人签字。(4)各项退款是否按
大厦规定办理。
(5)顺号排列各项营业票据。
5、负责大厦发票、账单的销号工作,根据发行记录,及时对已使用的账单、发票
进行销号,发现漏号,跳号等应及时查问清楚;对较长时间未出现号码要认真清理,负
责解决,特殊情况及时报告前台收银主管。
6、对照营业报表,审核各收银员交款报告表,编制大厦营业收入报表。
7、积极参加培训、遵守大厦规章制度完成上级分配的其他工作。
(六)采购部经理岗位职责
1、合理安排各环节、各工种的具体工作,使各工种职责分明、分工明确、落实月
度、季度采购计划,确保大厦正常运转。
2、根据大厦下达的采购计划,编制实施具体细则。
3、根据使用部门及计财部仓库的实际需要,研究确定合理的库存采购量,并安排
采购员日常采购工作。
4、协助财务总监与各供货商签订供货合同。
5、全面负责大厦采购工作,承担有关工作问题上的领导责任
6、审核各部门的申购单,并负责联系采购。
7、负责检查、培训、考核采购员的工作表现,提出有关任免、调动和奖励意见。
8、写好工作日志,完成上级交办的其他任务。
(七)采购员岗位职责
1、对部门经理负责并向其汇报工作。负责大厦各种物资,包括日用百货,劳保用
品,制服、印刷品、维修工具、五金工具和能源等的采购。
2、熟悉市场物资供应情况及价格行情,掌握大厦各部门对物资需用要求和仓库存
货情况。
3、对各部门所需物资按急先缓后的原则安排采购,积极与供货单位经常取得联系,
沟通物资供货渠道。
4、物资采购以申购单为依据,对计划外的急需物品应严格按零星申购有关规定手
续齐全后方可进行采购。
5、坚持货比三家的规定,经常进行市场调研,尽量降低物品采购成本。
6、大宗订制物品,必须签订购货合同,严审合同条款,报领导审批后方可实施订
货。
7、采购的物资既要保证质量可靠,又要确保价格合理。把好质量关,对不符合采
购要求的物品负责退货或更换。
8、积极与仓库联系,及时了解库存情况,防止物品积压现象,采取有效措施,加
快物品周转。
9、采购完毕,要联合仓库做好物资入库的验收工作。及时将发票、入库单交计财
部报账,不得随意拖帐和挂帐。
10、遵守大厦各项规章制度,保质保量完成部门经理交办的各项采购任务。
(八)前台收银领班岗位职责
1、负责前台结账收银管理工作,检查督导大厦夜审工作。审核大厦营业收入和客
账的信誉,及时检查应收款的催收和收回各类拖欠款事项。
2、保证本岗位的各项工作的完成,确保优质、高效。
3、负责督导前台结账收款规章制度和工作程序的执行。
4、负责前台记账收款人员的培训、考核工作,并根据他们的表现,提出奖惩意见。
5、负责审核各种营业收入,信用限额和应收账款等有关单据和报表。
6、组织员工认真做好应收账款的催收工作,及时处理各种逃账和疑难问题,并负
责与各营业部门业务的协调。
7、负责编制客账分析表,每月向总经理、计财部、营销部提供大厦应收账款、客
账余额报告。
8、督促本部门员工做好安全保卫、环境卫生工作,严格执行外事纪律,注意礼节
礼貌、仪容仪表。
9、负责检查和控制有关现金和旅客费用的折让、冲账、调整等账务处理。
10、督促本部门员工严格执行备用金和外汇管理规定以及营业收入的按时解交。
11、负责处理各种账务、现金的差错追收和更正,并及时提出请示报告。
12、负责本部门员工的培训工作,检查员工纪律、关心员工思想和工作情况,完成
上级分配的其他工作。
(九)总台收银员岗位职责
1、对照预期离店客人报表,整理好客人的客帐资料,确保客人签单与客账记录相
符。
2、签收核对餐厅挂账账单。
3、签收其他营业部门的营业账单并予以过账,及时收取非住店客人的消费账款。
4、准确、迅速为客人办理离店结账事宜,并负责旅游团体及长住户、公司、单位
账单结转。
5、按规定做好客用保险箱服务工作,保管好未租用保险箱的钥匙。
6、按规定做好外币兑换工作。
7、将新到客人住宿登记单的各项内容输入电脑,开户入账。
8、对照当天入住客人报表,查验当天入住客人的预收定金等情况,并予以过账,
查验已压印的信用卡签字、有效日期、单据种类等。
9、将已过账的营业账单,按日期顺序整理后放入客人账套里。
10、每天检查电脑内客人的消费情况,发现超过信用限额要及时催讨,因工作失职
造成的逃账、漏账、错账要负责赔偿。
11、客人最后离店结账时,应有礼貌地主动向客人收回房门钥匙和房号卡。客人结
账后及时做好记录,并通知房务中心及电话总机。
12、负责填制有关报表,整理营业单据,移交夜审员审核。
13、做好电脑保养、报修工作。
14、准确掌握当日外币牌价,严格按照中国银行有关规定办理,水单上填清姓名、
房号、日期、币种、金额。
15、坚持一人开单,一人收付钱款,两人共同计算,互相复核的工作制度。
16、熟悉掌握各种外币票面额,支票和信用卡面值。暗记识别信用卡、支票、现钞
真伪的方法,如有疑问立即向中国银行有关部门联系。
17、妥善保管自己负责的各种货币、凭证,按时复核凭证,每天做好兑换日报。
(十)餐厅收银员岗位职责
1、做好开市前的准备工作,备注必要的账单与用品
2、熟悉掌握餐厅收银机操作技能和收款的基本知识。
3、准确做好收款工作;
(1)客人签房号账,核对房号,并尽快交给前台收款员。
(2)客人挂账签单,须经餐厅当值经理签字。
(3)大厦部门用餐、宴请应由当事人先办理签单手续。
(4)客人付信用卡、核对黑名单,压抑签购单,填写客人身份证号码,核对签名。
(5)贵宾卡给予折扣,须经餐厅经理签名。
(6)客人现金付款、应正确找零。
(7)保留取消、作废单据,如有遗失应向上级汇报。
(8)将收银机的营业记录带登记在营业收入报表上。
(9)严格遵守支票管理规定和大厦制定的其它有关收付款制度。
4、做好交接班工作,清点备用金,并保证下一班有足够的找零钱。
5、做好收银机的保养、报修工作。
6、积极参加培训,遵守大厦规章制度,完成上级分配的其他工作。
(十一)仓库保管员岗位职责
1、向部门经理汇报工作,接受指令。
2、入库物资到货后,要根据到货物资的发票及入库单认真进行验收,验证物资的
品名、数量、产品质量是否符合要求。
3、负责大厦物资的保管,发放工作,合理利用仓库,分门别类保管好各类物品,
保持库房整洁、仓库物品要做到先进、先出,防止损耗变质,要勤检查、防止霉变。
4、严格执行领发单制度,发放物资一定要凭领料单,必须有指定人员签字后方可
发放。
5、根据业务需要,制订各种物资库存量的最高限额和最低限额,视限额情况分别
督促进货补充库存。
6、建立货卡和物资数量细账,根据收发料单登记货卡和明细金额账、实物帐,经
常核对,保持账、卡、物相符,月底编制收、发、存报表。
7、明细帐做到日清、旬对、月盘,一物一卡,连续盘存、卡、物、帐相符,结算
报表清楚。
8、清仓盘点工作中如发现差错缺损应及时查明原因,上报处理。9、认真做好各种
采购物资的复核过磅,验质、验量。发现问题签署意见,有权拒收入库,直至通知计财
部停止付款。
10、核对发票,开具入库单,及时将单据移交有关人员或计财部。11、核对数量、
质量不符合标准的物品,退货食品除拒绝验收外,应填写好货物退货单,交采购部负责
退换。
12、积极参加培训,遵守大厦规章制度,完成上级交给的其他工作。
三、计财部工作人员素质要求
计财部工作人员必须具有强烈的工作责任心和敬业奉献精神,遒守国家财政法规和
酒店规定的管理制度、规范。忠于职守、坚持原则。严于律己、团结互助、努力学习。
身体健康、外貌端正。职业道德良好,行为准则符合酒店要求。岗位的知识、能力、经
历等。要求如下:
岗位 知识要求 能力要求
经历
要求
财务总监 1、大学本科或财经 1、具有较强的法制 五 年
类专业以上学历,会计
师以上职称。
2、熟悉酒店经营管
理、经济发、税法和财
经制度、纪律等专业知
识。
3、具有较高的政策
理论水平。
观念,原则性强,忠于职
守,
2、通过加强财务管
理,提高酒店的管理水平
和经济效益的能力。
以 上 财 会
工作经历,
担 任 过 三
年 以 上 财
务 部 门 经
理经历。
财务经理
1、大专以上财经类
专业毕业,会计师职称。
2、熟悉有关财税法
规、政策。
3、掌握财务管理基
础理念。
1、具有业务实施、
组织、管理、协调公关、
语言文字表达和理解判断
能力。
2、通过行业外语B
级考核,取得电脑证书。
五 年
以 上 酒 店
财 务 工 作
经历,担任
过 三 年 以
上 会 计 主
管经历。
助理会计
1、大专财经类专业
毕业或同等学历,会计
初级职称。
2、具有一定的财务
管理基础理论知识,熟
悉有关财税政策和制度
1、掌握酒店会计核
算流程,有一定管理能力。
2、通过行业外语B
级考核,取得电脑证书。
三 年
以 上 酒 店
财 务 会 计
核 算 工 作
经历。
成本会计
1、大专以上财经类
专业毕业,会计初级以
上职称。
2、掌握会计理论知
识,熟悉酒店成本核算
等业务知识。
3、掌握有关财经政
1、熟悉酒店成本核
算流程。
2、具有一定的组织
管理能力。
3、通过行业外语B
级考核,取得电脑证书。
二 年
以 上 酒 店
财 务 工 作
经历,担任
过 二 年 以
上 成 本 费
用 管 理 工
策法规和物价政策。 作经历
出纳员
1、中专以上财经类
专业毕业,会计员以上
职称。
2、掌握会计核算基
础知识,熟悉有关政策
规定。
1、有按工作规范做
好出纳工作的能力。
2、语言文字表达清
晰。
3、通过行业外语B
级考核,取得电脑证书。
一 年
以 上 酒 店
会 计 或 会
计 核 算 工
作经历。
日审员
1、中专毕业。
2、具有一定的财务
知识。
1、具有稽核实施能
力。
2、通过行业外语B
级考核,取得电脑证书。
从 事
酒 店 财 务
工 作 1~2
年 或 担 任
收 银 员 两
年 以 上 经
历。
前台收银领
班
1、中专毕业。
2、掌握前台收银员
专业知识。
1、具有业务实施和
组织、管理能力。
2、外语流利,通过
行业外语 B 级考核,取得
电脑证书。
二 年
以 上 酒 店
收 银 工 作
经历。
各营业点收
银员
1、中专毕业。
2、掌握前台收银员
专业知识。
1、具有一定的业务
实施能力。
2、通过行业外语B
级考核,取得电脑证书。
一 年
以 上 酒 店
工作经历。
采购部经理
1、大专或以上学历,
助理经济师以上职称。
2、熟悉经济法规和
1、具有业务实施、
组织管理、协调公关的能
力。
五 年
以 上 酒 店
采 购 工 作
酒店采购业务。 2、通过行业外语 C
级考核,取得电脑证书。
经历,担任
过 三 年 以
上 采 购 主
管经历。
采购员
1、中专毕业或同等
学历。
2、掌握市场情况和
商品知识和酒店采购管
理制度。
1、具有实施酒店物
品采购能力。
2、通过行业外语才
级考核。
一 年
以 上 酒 店
采 购 工 作
经历
仓库保管员
1、高中毕业或同等
学历。
2、熟悉本岗位财产
物资管
理基本知识。
1、掌握仓库管理知
识,帐务处理技能。
2、通过行业外语C
级考核,取得电脑证书。
一年以上酒店工作
经历。
一 年
以 上 酒 店
仓 管 工 作
经历
四、计划财务部工作规范
(一)总台结账收款工作规范
1、散客结账收款工作流程
项目 规范内容与要求
入住登记 核查总台传来的订房委托书是否有接待员及输单员的签名后,找开电
脑核对客人姓名、房号、抵离日期、房价、付款方式等资料是否与订房委
托书相符。
收 取 预 付
金
(1)对上门客人,因没有委托单位或信用担保人,应在客人办理入住
手续时,收取预付金,预付金原则上按住店期间的全部房费等计算。
(2)现金结算:根据接待员开出的房价、入住天数等收取预付金,并
开出预付款收据。
(3)信用卡结算:应检查信用卡的真伪、收受范围有效性,核对银行
公布的止付名单,并把信用卡压印在签购单上,同时开出预收款收据,并
写明信用卡种类、号码。
(4)支票结算:应检查支票的收受范围及有效性,并请客人出示身份
证或有效证件,查对后作好记录,同时开出预收款收据,写明支票种类及
号码。
(5)转账结算:应核对转账结算名册中有否客人姓名,并检查订房委
托书中接待单位的认可签字及同意转账的项目,超出转账项目范围的也要
收取预付金。
(6)预收款收据一式四联,一联交客人作离店结账凭证,二联随现金、
支票交计财部入账,一联留总台作存根备查。
归集、核对
客 人 消 费
账目
(1)客人在大厦酒店餐厅等营业场所的消费账目,除设有与总台结账
电脑联机的以外,需用手工输入,要做到:
A、收到收银机联机的账单后,应认真核对账单上的签字、房号与账
卡内住宿登记单上的房号、签字是否相符,与账单登记单上的金额是否一
致,再打开电脑,核实账单上的内容是否已全部输入客人的账户后,将账
单插入客人的房间账卡内。
B、收到末联机的账单后,也应按上述要求认真核对账单和登记单,
再打开电脑,将账单内容输入客人账户,并将账单插入客人的房间账卡内。
(2)账单登记单一式二联,签字核对后,一联留总台结账处,一联退
有关收银点。
结账 (1)客人结账时,应主动礼貌问好,当问清客人确是离店结账后,应
立即通知楼层服务员(或房务中心)检查该客人房间的小酒吧等其它项目
消费情况,开消费单据,或用电话报账。
(2)将客人房间账卡内的入住登记单、账单等资料全部取出,工作流
程如下:
A/检查客人钥匙上房号与入住登记单、账单上的房号是否一致。
B/检查取出的账卡资料内有无附件,有否宾客同意专账单。
C/检查客人刚刚发生的其它费用是否已入账。
D/打开电脑核对客人的全部账单是否已输入账户,特别要检查那些未
能与总台结账联机的费用发生点。
E/账单内容确定无误后,将客人离店的时间输入电脑并打印账单,账
单打印出后,应复核一遍,确实无误后递交给客人确认签字,客人如对账
单中的某些项目提出争议,应报告结账主管处理。
F/向客人收回预收款收据,并核对,如客人的预收款收据遗失,而查
核确有预收款的,请客人在预收款收据遗失单上签字。
G/根据客人在订房委托书上选择的付款方式收取款项,如用信用卡付
款的,应查看是否超过预拉信用卡限额,超过限额是否已有授权,如无授
权应马上与信用卡公司取得联系授权,并请客人在签购单上签名;用现金
结算的,如预收的预付金额小于或大于实际费用数,应请客人补付差额或
把余额退给客人,并请客人在现金指出单上签字,同时核对该单上的签字
与入住登记表上的签字是否相符;用转账方式结算的,应检查转账结算名
册里印鉴样本与该客人在账单上的签字是否一致,转账项目、标准是否与
订房委托书一致,如有超出委托书范围以外部分,应收取费用,并将转账
付费与自理费用分别打印账单。
( 3 ) 结 账后 在客 人入 住登记 单盖 上 “ 已结 账 ” 章, 并在 电脑 做
“CHECK-OUT”,关闭国内外长途电话,防止漏账。
交款编表 (1)清点当班取得的现金、支票、信用卡等,按款项类别分类填制缴
款单,一式二联,送交总出纳员签收后,一联退还交款人备查。
(2)采用封包交款的,应将核对无误后填制的交款单连同现金、支票、
信用卡等装入特制的信封内封好,投入指定的保险箱内,并请在场的其他
收银员在登记表上签字见证。
(3)把已离店结账或挂账结账的账单以及预付金单据等按现金、支票、
信用卡等分类整理,并计算出每一类合计金额。
(4)编制收银员报告,与各类账单一起交夜审员审核,报告中要列明
发票账单的使用情况。
2、团队结账工作规范
接到营销部转来团队预订资料
时,应核对旅行社、主账号、团
名、国籍、抵离日期、人数、用
房数、房价、餐费标准和联系人
及联系电话,如有不符,要求营
销部填全,然后按日期顺序插入
团队账卡内。
如遇团队预订有变动时,营销部
应及时签来更改或取消,对取消
的团队如收取费用,应要求营销
部写明收取方法及金额,然后送
信用催收员;如不收取费用,应
有营销部经理签字确认。
接到团队到店通知,应待前厅部
做完该团的登记,即打印出到店
团房价表,与资料卡进行核对,
如发现有疑问或差错,应及时与
有关人员核对无误后,开出团队
结算单,连同资料卡,到店团队
通知一起,根据离店日期插入团
队账卡中。
收到团队就餐通知单后,应即将
就餐的餐厅名称写到该团资料
卡上,夜班结账员应根据该团准
确人数及就餐厅地点开出包餐
单送到各餐厅收款点,包餐单上
应注明该团主账号、就餐标准及
人数。
及时与当天到店团队的陪同联
系,一起核对该团人数、房间、
就餐及离店时间等事宜,并请陪
同在团队结算单上签字。
夜班结账员于清晨打出当天离
店团队自费付款金额表,并在该
团离店签一小时与陪同 联系上,
督促客人在离店前付清个人应
付款项。
团队客人所有自费项目付清后,
填写团队行李发放表送前厅部
行李房。
当天离店的团队走后,将资料卡、
到店团通知单及账单一起转到
信用催收,将寓客账转到外客账
中。
3、长住户结账工作规范
项
目
规范内容与要求
结
账
(1)每天整理长住户发生的有关费用账单,并分别插入住户账卡
中。每月最后一天分别打出当月长住户的房费、餐费、电话费等分项明
细账单,确认后做账目压缩,并通过电脑转如信用催账的电脑账中。
(2)根据分项账单,开列长住户欠账通知单,附上分项明细账单
一份(另一份要妥善保管,以备查用)。每月 5 日前送到长住户房中,如
前一个月欠款未付清,应一并列入欠账通知单上。
(3)通知单交给客户时,应请签字给回执,同时了解长住户何时
能付款,如需要长住户签字的账单,应马上提供。
(4)款收到后,出具收款收据,并编制当天交款报告。
催
账
(1)上班时,要核对总台交接记录本,检查前台代收款的情况,
查看是否有错。
(2)每月核对合同及电脑中的有关数据,注意长住户的离店时间,
为结账做好准备。如有新入店客人,应及时与营销部联系,拿到合同资
料后,须核对电脑中房价、日期等有关资料,按合同规定催收客人预付
金,收到后开出预收款收据,并打入电脑中的定金户。退定金时,要核
对预收款收据,方可办理有关结账手续。
(3)每周打印一份住店总表,发现非长住户时,要与前厅部、营
销部联系解决。
(4)每月上旬做一份长住户欠款情况表,分别报部经理和财务总
监,对拖欠一个月以上的客户经催收无效后,须打专门报告,报计财部、
营销部和总经理,及时采取措施。
(5)收到客户欠款后,按规定在电脑中做收回。如需调账或冲账,
应由主管经理审核确认签字后方可执行,不得私自在电脑中更改任何账
目。
4、其他零星收入收款工作规范
(二)外币兑换工作规范
现钞兑换 1、按规定时间,每日早上根据中国银行公布的外汇行情,t 调整
好外汇牌价。
2、请客人填写外汇兑换水单一式三联,要求填明国籍、姓名、
护照号、房号及日期。
3、收到外汇后要认清币种、面值、鉴别真伪、唱票收取,发现
可疑,应及时与中国银行联系。
4、根据客人所兑外币,填写在客人已填写的兑换水单上,要求
分栏填明现金、外币符号及金额,按当日公布的外汇现钞牌价,计算
出应兑人民币金额。
5、根据计算出金额付给客人人民币,将第二联兑换水单给客人,
第一联送中国银行,第三联留存。
旅行支票
兑换
1、请客人填写外汇兑换水单一式三联,要求填明国籍、姓名
(签名)、护照号、房号及日期。
2、该客人当面在旅行支票上复签一栏中签字,如客人持有签过
字的旅行支票,一定要求客人当面背书。
3、查看旅行支票初签与复签的签字字体是否相同,如有疑问,
要请客人在支票背面重新背书或查看客人护照上的签名。
4、根据客人所要兑换的旅行支票、填写在客人已填写的外币兑
其他零星收入系指行李寄存费、客衣洗烫费、
代办费、客房物品、纪念品费以及赔偿款等。
收款时要唱票
其余工作如上述收款流
程
换水单上,分栏填写支票、外币符号及金额,按当日公布的外汇旅行
支票牌价,计算出应兑人民币的金额,并扣去规定的贴息。
5、根据计算出金额付给客人人民币,将第二联兑换水单给客人,
第一联送中国银行,第三联留存。
解送银行 1、每天兑换工作结束后,应将当日所兑的外币现金、旅行支票
分别做代兑换现钞及代兑换支票的结汇单,根据银行要求逐栏填写清
楚。
2、复核收到的外币同付出的人民币的兑换金额,将兑换的人民
币金额与库存现金轧平后,方可将所有外币现钞按规定作成封包,在
规定时间内将封包送交中国银行,换回兑出的人民币。
3、加强对库存现金保管,制订有效的制度,遵守执行。
(三)各营业点收款工作规范
项目 规范内容与要求
娱乐收银 1、上岗后查阅交接本,处理好上班未完成事项,备足零钱。
2、给服务员送来的取菜单、酒水小票盖章、用 POS 打出
客人消费账单,让服务员送给客人并收款。
3、客人消费结束后,根据该客人所点菜、酒水小票用 POS
机打出客人消费账单,让服务员送给客人并收款。
A、收到现金时,应向服务员唱票。
B、如若住店客人签字的应立即打开电脑核对,并输入账
中。
C、如是店外客人要求签单的,须经康乐部经理同意,并
请客人在账单上写清单位、联系人及电话等,必要时请客人出
示证件,同时 注明通过什么方式或何时来付清,账单送总台结
账处挂账。
D、客人用信用卡付账的,超过银行规定限额的必须要取
得授权后方可接纳,并将授权号码注明。
E、客人用支票付款的,需请客人出示身份证并将证号等
记录在支票背面。
4、下班前必须做好当班的康乐营业日报,按表上规定填写
清楚,有小计、总计、账单编号及人数等,字迹清楚,不得涂
改。
5、要编制寓客及外客转账挂账登记表,连同账单送至总收
款处,要求结账员核对无误后签收,以备核查。
6、将现金、支票、信用卡送至总收款处,并将完成的营业
日报连同账单交夜审员。账单一定要连号,作废单必须经康乐
经理签字,二联同附。
餐饮收银 1、上岗后查阅交接本,处理好上班未完成事项,备足零钱。
2、给服务员送来的取菜单、酒水小票盖章、用 POS 打出
客人消费账单,让服务员送给客人并收款。
3、客人消费结束后,根据该客人所点菜、酒水小票用 POS
机打出客人消费账单,让服务员送给客人并收款。
A、收到现金时,应向服务员唱票。
B、如若住店客人签字的应立即打开电脑核对,并输入账
中。
C、如是店外客人要求签单的,须经餐饮部经理同意,并
请客人在账单上写清单位、联系人及电话等,必要时请客人出
示证件,同时 注明通过什么方式或何时来付清,账单送总台结
账处挂账。
D、客人用信用卡付账的,超过银行规定限额的必须要取
得授权后方可接纳,并将授权号码注明。
E、客人用支票付款的,需请客人出示身份证并将证号等
记录在支票背面。
4、下班前必须做好当班的营业日报,按表上规定填写清楚,
有小计、总计、账单编号及人数等,字迹清楚,不得涂改。
5、要编制寓客及外客转账挂账登记表,连同账单送至总收
款处,要求结账员核对无误后签收,以备核查。
6、将现金、支票、信用卡送至总收款处,并将完成的营业
日报连同账单交夜审员。账单一定要连号,作废单必须经餐饮
经理签字,二联同附。
(四)收入稽核工作规范
项目 规范内容与要求
日审工作 1、上班后,即将上日大厦酒店的收益编制大厦酒店营业日报
表,送交财务总监和总经理。
2、查看夜审员工作日记,及时处理查出的问题,并将处理结
果及有关情况做好工作日记。
3、核对总台和房务部的客房状态和夜审员的房价过账表、房
间出租数是否相符。
4、核对总台及各营业点的发票、账单、报表及有关原始凭证
的内容是否完整,有否错漏虚假,账单、发票合计数与报表是否相
符。
5、核对现金、支票、信用卡等交款回执与各收银点的报表是
否相符。
6、核对夜审员的各项报表与各收银点的报表是否相符。
7、检查各营业点寓客转账收入与夜审员报表是否相符。
8、检查转外客账的各种账单是否符合手续。
9、检查上日发生的营业收入调整或冲账是否合理,是否已按
规定流程审批。
10、检查离店客人余额表,如有未结账的款项,查明原因及时
处理。
11、根据核对后的各项收入编制凭证,与各项报表一起送交总
稽核员。
12、将总台与各营业点的发票、账单与报表上的发票账单使用
情况进行核对。
(五)信用催账工作规范
接受前台转来的应收外客账,进行整理、催收、销账,同时掌握同大厦酒店有关的
旅行社、公司等客户信用情况,提供营销部、前厅部作参考。
项目 规范内容与要求
信用工作 1、每天从总稽核员处取得从前台通过电脑转来的外客明细账单,初
步审核明细账所列客户名称及有关资料填写是否完全,然后将账单按国外、
外地、市内分类交给有关结账员,并汇总当天外客账总额,以便统计。
2、掌握客户的欠款动态,组织人员采取催款措施,广泛收集资料,
将有关客户的信用情况及时提供给营销部、前厅部。
3、负责各种国内、国外汇款的接纳、整理、登记及发放工作,并根
据自己的登记表,每月初报出上月外客账发生数,收回数和欠款金额数,
以及欠款收回率等,同时写出上月催收情况汇报,报计财部、营销部。
4、负责处理疑难问题并及时与有关部门做好业务协调。
寓客的信用
催收工作
1、检查寓客的明细账。
每天应检查寓客的明细账,逐个审查当日余额栏的金额是否超出大
厦酒店规定的信用限额,逐笔标出当日超限额的客户名单。
2、编制寓客信用超限额情况报告。
3、根据超限额寓客所选择的结算方式,进行适当的催账工作。
(1)对用现金结算的超限额寓客,应填写结账通知书,由信用催收
员送到客人房间催收;
(2)对用信用卡结算的超限额寓客,应向信用卡中心取得授权号码。
如果一经索取,但信用卡中心不给授权号码,则应填写一份结账通知书催
收。催收信只需加上“因阁下信用卡拿不到授权号码,请改换其他信用卡
或用现金到总台结账付款”等字句;
(3)对不受信用额度限制,但欠账余额高出一般规定的住店客人,
应审查其手续是否符合大厦酒店的有关规定。对长住客人,应检查是否按
合同规定的结算日期开单收账,重点检查有无超过结算日期尚未付款的情
况。对有合同的非长住客应按合同进行管理,没有合同的应检查其限额待
遇是否有正式批准单,是否符合规定的手续,对由当地单位代为结账的住
客,应检查与代结账的单位有否签订合同,手续是否完备。
4、催付账款的处理;
(1)在超限额情况报告“采取的措施”栏目中分别注明“已发出催收
信”,“已取得信用卡授权号码”或“符合免除信用限额限制规定”等后,报前
厅部、计财部审阅,另抄送总台收账。
(2)每天晚上,应检查经发催收信后的付款情况,如果客人还未付
款,应进行电话催款,并将客人答应的交款日期时间记在交班簿上。
(3)次日,信用催收员仍按以上流程进行工作,如果发现仍未办理
付款,应向总台收银员了解原因,再根据实际情况安排下一步催收措施,
同时将客户消费情况及催账情况,向有关领导报告,必要时采取取消其赊
账消费待遇等相应措施。
挂账客户的
信用催收工
作
1、信用复核:
(1)对于当地企业、机关等单位提出的挂收结算申请进行复核;申
请单位的详细资料是否齐全,有无大厦酒店销售部门签署的意见,以往在
本店的消费记录和付款情况,挂账最高累计限额及期限。
(2)对与旅行社签订的记账结算合同进行复核;旅行社的有关资料
是否齐全,以往在本店欠账与付款情况,付款信用,合同规定的房价及其
他服务价格,挂账的最高累计限额、结算方式及结算期限等。
2、转账审核
(1)审核转来的转账结算单据,检查其有关委托资料等是否齐全,
对旅行社的账单,还应审核其优惠折扣是否与合同一致。
(2)整理转账结算单据后,挂号邮寄或上门送交。
(3)按照单位账号或明细科目,将账单的日期、号码、金额等内容
输入电脑或记入各账户中,收到款项后及时转销。
3、转账催收(参照上述办理)。
坏账处理工
作
1、每月末,将客户欠账,按其拖欠时间长短编制应收账款账龄分析
表。按户每笔分别填入表中的时间栏目内,并将对超过一个月以上的催付
情况反映在备注栏内。
2、将确定不能收回的每一笔坏账,写出坏账转销报告,详细写明账
款发生的日期、数额、追催的次数、情况、不能收回的原因以及认定坏账
的理由依据等。
3、财务总监负责审核坏账转销报告,并签署处理意见,报总经理审
批。
(六)采购工作规范
食
品
采
购
1、计划财务部根据大厦酒店营业计划编制食品年度、季节、日采购计划,
报大厦酒店总经理批准后,由采购部食品采购员实施。
2、采购部应根据采购计划的要求,进行市场调研,比较供应商所提供食
品的质量和价格,每项采购均应坚持货比三家的规定进行比较选择,以保证
供货价平物表。
3、采购员根据采购分工和选定的供应商按采购计划填写采购申请单,经
采购部经理批准后进行采购。
(1)年度采购任务,需同供应商签定供销合同,注明品名、规格、等级、
数量、价格、交货方式、交货批量、交货数量、验收标准、付款方式等具体
条款。
(2)季节采购一般指冰冻海、河产品,因这些食品季节性强,只能进行
批量采购。采购时应同供应厂商签定合同或协议,注明品名、规格、等级、
数量、价格、交货方式、交货地、交货期以及验收、付款等具体条款。
(3)采购部应对日采购计划按时、按质、按量完成。
(4)对大批量或高档食品及原料采购时,采购部经理应参与采购工作,
并对其质量、价格加以控制。
4、食品采购后,采购员应将食品交验收员验收,并将验收单中采购一联
取回。
5、验收员在验收时发现食品同采购计划中的品名、规格、数量、价格、
质量有问题,食品采购员应与供应商联系,及时办理退货、换货手续。
物品采
购
1、计划财务部按大厦酒店营业计划编制物品年度、月度和临时采购计划,
报大厦酒店总经理批准后,由采购部物品采购员实施。
2、采购部根据采购计划的要求,进行市场调研,比较供应商所提供的物
品价格、质量,每项采购均应坚持货比三家的规定进行比较选择,以保证供
货价廉物美。
3、采购员根据采购分工和选定供应商按计划填写采购申请表,经采购部
经理批准后进行采购。
(1)需购物品是大厦酒店已确认或补充库存的,应按原定规格、型号、
颜色、价格等要求办理,并到原定供应商处按质、按量、按时购进。如果变
动应由采购部会同试用部门上报财务总监审批后方可采购。
(2)如属新品种,则需会同使用部门同供应商联系洽谈,取回样品(样
本),经采购部上报财务总监批准后采购。
(3)临时采购的物品,采购员应根据采购计划要求急事急办,在规定时
间内完成采购任务,确保大厦酒店需要。
(4)对大批量或高档物品的采购及新品种采购,采购部经理应参与采购
工作,并对其质量、价格加以控制。
4、物品采购后,采购员应将物品交验收员验收,并将验收单中采购一联
取回。
5、验收员在验收时发现物品同采购计划中的品名、规格、数量、价格、
质量有问题,物品采购员应与供应商联系,及时办理退货、换货手续。
工程设
备、材料
采购
1、计划财务部按大厦酒店营业计划编制物品年度、月度和临时采购计划,
报大厦酒店总经理批准后,由采购部工程材料采购员实施。
2、采购部根据采购计划的要求,进行市场调研,比较供应商所提供的工
程设备、材料的价格、质量,每项工程设备、材料均应坚持货比三家的规定
进行比较选择,以保证工程设备、材料的供货安全、价平物美。
3、采购员根据采购分工和选定供应商按计划填写采购申请表,经采购部
经理批准后进行采购。
(1)需购的工程设备或补充库存的材料,应按原定规格、型号、颜色、
价格等要求办理。属国家定点供应的应到指定供应商处购买。
(2)、新品种设备、材料的采购,采购部应会同工程部同供应商联系洽谈,
得到工程部认可,并取回样品(样本),经采购部上报财务总监批准后采购。
(3)临时采购的设备、材料,采购员应根据采购计划要求急事急办,在
规定时间内完成采购任务,确保大厦酒店需要。
(4)大厦酒店更新改造时,计财部应会同工程部、采购部就更新改造项
目进行专题协商,共同制定出改造项目工程设备、材料采购计划,报大厦酒
店领导批准后由采购部购买。
4、工程设备、材料采购后,采购员应将设备、材料交验收员验收,并将
验收单中采购一联取回。
5、验收员在验收员在验收时发现材料、设备同采购计划中的品名、型号、
数量、价格、质量有问题,物品采购员应与供应商联系,及时办理退货、换
货手续。
(七)验收、保管工作规范
上岗后先仔细阅读当天进货单,做到对当天
应到的物品品种、规格及数量心中有数,同时
应做好磅秤校验和仓库清洁卫生工作。
物品到货后,应先确认是否由申购计
划,然后对物品进行验收。
先清点或过磅核对物品数量是否与到
货单或发票相符,检查净重。
包装的食品要检查是否注明生产
厂家、场址、生产日期、保质期
限、质量标准、包装规格及等级
等。进口食品还要检查中文标签
和防伪标识。
其它物品要按定货封
样和要求由使用部门、
验收员和仓保员拆箱
抽样检验,并共同签
字认可。
符合数量和质量标准的物品,由验收
员填写验收单,价格根据采购报价单填
写,仓保员收货时根据发票和验收单复
核实物,按规定办理领用手续。
经检验不合格物品应及
时向部门主管及采购部报告,
区别情况及时处理。
入库的物品要办理入库单,发货要凭手
续齐全的领料单,仓保员每天应根据入
库单、领料单及时登记账、卡。
(八)年度预算编制工作规范
注:上虚框为年度经营预算(包括 GOP 前和 GOP 后),下虚框为年度有关资金支出预算。
总经理召集各部门
经理推出下年度的
经 营 目 标 ( GOP
前),明确各饭店的
经营计划、方针及
设想。
总经理召集预算管
理委员会成员,提
出预算大纲及指导
思想。
人力资源部根据销售
预算及劳动力成本控
制目标,编制劳动力
成本报预算小组。
营销部根据市场预
测及经营目标,编
制总销售预算及各
营业部门销售预算
报工作小组。
工作小组综合平衡后
将销售预算、劳动力
成本预算、维修费预
算下发有关部门。
工程部根据销售预算
及维修费控制目标,
编制各部门维修费预
算报工作小组。
计划财务部根据经营情况,编制
其它业务收入预算报工作小组。
计划财务部根据业主要求,编制
非经营费用支出报预算工作小
组。
房务部根据销售预算、劳
动力成本预算、维修费预
算,编制各经营部门营业
成本、营业费用、税金及
部门经营利润预算并进
行汇总报工作小组。
预 算 管 理 委 员
会讨论初稿,提
出修改意见
工 作 小 组 汇 总
各 部 门 预 算 并
经测算、平衡、
审核后,将预算
初 稿 报 预 算 管
理委员会。
工程部、行政管理
部门、营销部根据
销售预算及费用控
制目标,编制能源
消耗、市场推广、
管理财务费用预算
报工作小组。
工 作 小 组 召 集
有关部门,下达
管 理 委 员 会 的
修改意见。
各 有 关 部 门 按
照 工 作 小 组 意
见,进行修改后
再报工作组
工作小组再次汇
总修改后的各部
门预算,将酒店经
营总预算及货币
资金收支预算报
预算管理委员会。
预算管理委员会通
过预算并报上级公
司和酒店业主审批。
上 级 公
司 各 对
口 部 门
审 批
GOP 前
有 关 的
经 营 预
算 内 容
提 出 修
改 意 见
反 馈 给
酒店,由
酒 店 工
作 小 组
最 后 修
改 并 再
上报。
上级公
司各对
口部门
对
GOP
前经营
预算及
专业进
行汇总。
人力资源部根据福利费开支
规定及要求,编制福利费货币
支出预算报工作组
人力资源部根据培训计划,编
制教育培训费货币支出报预
算小组。
计划财务部根据各部门销
售成本、费用、财产购置
预算及库存控制目标编制
采购预算报工作小组。
(九)核算规范
1、总台结账收款、收入审计、信用催收核算流程
结账收款: 输单 结账
夜间稽核:
日间稽核:
信用催账:
客人入住 保证金 建 立 消 费
账户
账单 收账报告
接 管 前
厅 收 账
工作
稽核
客房租住
明细表
核 对 客
房 出 租
情况
房租
过账表
房 租 过
账
客房收益
试算表
试 算 当
天 客 房
收益
客
房
收
益
表
前厅客房状况
表
客 房 状 况
表
审核消费账户
酒店营
业日报
审核收
益表
审核稽
核工作
核对客
房出租
表
审核各收银
点报表账单
检 查 客 人
离 店 余 额
表
核对总
出纳报
告
审 核 并
转 外 客
账单
制定信用政策 检查住客明细
表
信贷超限额报告 催账
审 核 转
外 客 账
单
账龄分
析表催
收
坏 账
处理
2、验收、保管核算流程
发料
收料
注:无申购计划的物品,
通知采购部门退货或补办手续后再验收。
首先检
查磅秤
准确性,
然后根
据申购
计划填
写验收
单(数
量、单
价)
日常货
物验收
批 量
货 物
验收
剔除不合格品
质过磅
检 查
质量
按申购要求检查
检查包装食品的标签
进口食品检查防伪
标识和中文标签
核对
发票
或进
货单
供 货
单
数量、品
种
规格、单
价
报告计财部
通知采购员
与 申 购
计 划 相
符 的 物
品 填 写
入货单
过 磅 数
量与 申 购 计
划 不 符 的
退票纠正
餐具、低值
易 耗 品 等
物
由使用部门、验收
员、仓保员按合同
要求或拆箱抽样共
同验收
其 它 物 品
通 知 仓 保
员验收、办
理 入 库 手
续
仓
保
员
登
记
账
单,
食
品
应
注
明
保
质
期
退货或作其它处理
按 先
进 先
出 原
则 发
货
按领
料单
登记
料卡
对 照
最 低
储 备
量 编
发 申
购 信
息
材 料 核
算 员 记
账
核 对
账物
3、会计核算流程
收入核算流程
总台
结账
商场
商务
中心
其他
现金
支票、
信用卡
交款单
营业
报表
账单
出
纳
解
银
行
银行回单
制证
审
核
应收
账款
应收
单据
营业
收入
其他
复
核 电
脑
记
录
存档
(2)支出核算流程
A、现金、银行
原始
凭证
审
核
计
划
收
料
单
审
批
手
续
合
理
合
法
制
证
复
核
退 票
凭证
现
金
银
行
符合零
星报销
规定,
出纳予
以报销
超零星
报销规
定范围,
由财务
预算总
监核准
资金管
理员根
据资金
情况开
付委或
支票
财务总
监审核
签字并
盖印鉴
章
出纳
付款
电
脑
记
账
存
档
B、支票
五、计财部工作质量标准
(一)、前台结账收款工作质量标准
1、严格按照工作规范进行,使大厦各项营业收入及时收取。
2、确保各营业点的账款收取正确,不遗漏、不错算。
3、确保所收款项与开出的发票、填报的营业报表相一致。
4、为客人提供满意、准确、高效、礼貌的收银服务
(二)外币兑换工作质量标准
1、为客人提供满意、准确、高效、礼貌的外币兑换服务。
申请人
或部门
填写支
票申请
表
申 请
部 门
经 理
签字
财
务
总
监
签
字
总
经
理
签
字
资金管
理员根
据资金
情况填
写支票
财 务
总 监
审 核
并 盖
印 签
章
支 票
正 本
交 申
请 人
支 款
章
支 票
申 请
表 核
销 存
档章
支 票
存 根
及 原
始 凭
证 交
会 计
制证
2、确保所兑换外币计算正确,兑付的人民币与汇总报表数额一致。
3、严格复验所兑外币,不让伪币流入。
(三)收入审计工作质量标准
1、严格审查各项营业收入,确保所收款项正确。
2、确保房租过账正确。
3、确保编制的各项营业报表正确。
4、对每日查出的问题经核实要及时进行相应的数据调整。
5、正确反映收入折扣数,对不符合手续的折扣、免费项目查明原因、如实
反映。
(四)信用催收质量标准
1、遵守大厦信用政策,严格审核销售合同及客户的信用,保证营业收入的
安全入账。
2、及时检查和清理应收账款,采取措施经常催讨,将坏账损失降低到最低
限度。
3、提供客户信用资信情况表,避免对信用差的客户进行赊账销售。
4、保证应收账款账户的总账、明细账以及余额账账相符。
(五)资金管理工作质量标准
1、货币资金管理必须符合有关制度规定。
2、库存现金不以“白条”抵库,不坐支现金。及时做好差错记录,按权限
审批处理。
3、现金、银行付款手续完备并在原始凭证上加盖“现金付讫”、“银行付讫”章。
4、现金、银行支票收入须在交款单上加盖收款员私章。收入现金要仔细辨
别真伪;收入支票要验看有无身份证登记、大小写金额是否相符、印鉴
是否清晰等。
5、空白支票与大厦银行印鉴分人保管。
6、按月核对与银行存款余额是否相符,银行未达款项及时核对入账。
7、 往来核算账目清晰、无呆账、坏账。
(六)会计核算工作质量标准
1、 会计核算的原始凭证、记账凭证规范,符合要求。
2、 会计账簿记录完整、清晰、账账相符。
3、 会计报表、统计报表数出一处,及时准确、表账一致。
4、 会计核算内容全面、数据真实。
5、 票据、单据印刷规范、管理严格。
6、 税金、费用计提正确、上缴及时。
(七)成本控制工作质量标准
1、核算正确、数据真实,账物相符、账账相符、账表相符。
2、掌握成本、费用控制的主动权,事前能发现不正常倾向,及时跟踪反馈
信息,把成本、费用控制在预算范围之内。
3、 成本、费用分析及时,剖析数据化、成本管理审核制度完善。
(八)财产管理工作质量标准
1、 固定资产账册、卡片齐全、折旧计提正确,做到账账相符(一级
账与二级账、二级账与三级账)、账物相符、账表相符。
2、 实行财产归口分级管理,各使用部门登记财产的明细账(部门二
级账、班组三级账),客房部实行一房一卡,对财产的新增、调拨、转移、出
租、报废、清理等按规定办理手续,及时登账,做到手续齐全、管理有序。
3、 每年进行二次固定资产的全面清点,及时处理清点中出现的盈亏,
明确责任、完善制度。
建立必须的定额管理,合理控制库存物资储备量,压缩库存储备资金,做
到不超储,不积压。
按存放要求保管好各类物资,防止霉烂变质、毁损短缺,做到安全卫生、
使用部门满意。
(九)采购工作质量标准
1、严格执行经批准的大厦采购计划,并按计划要求按时、按质、按量完成
采购任务。
2、每项采购品种做到以质量、价格、服务三要素进行货比三家,以达到降
低大厦成本之目的。
3、批量订货时,应先与供应商签订购销合同,注明品名、规格、型号、等
级、颜色、数量、单价、金额、交货期、交货地点、方式、质量标准、验收标准、
方法、付款方式等具体条款。
4、采供品种必须由负责统一采供部门实施采供工作。
5、对专业要求高的物品采购时,应会同使用部门共同实施采购任务。
6、物品采购后,验收员应按规定手续严格验货,如有质量或其他问题,应及
时与供应厂商联系换货或办理退货手续。
7、 物品验收入库后,应将有关票据交计财部审核后负责统一采供的部门付
款。
六、计财部管理制度
(一)计财部安全管理制度
一、办公室安全制度
1、计财部办公室的门窗应装置安全栅栏和报警器。
2、存放现金必须使用保险箱,并专人专管。
3、保险箱的钥匙、密码应同时使用,下班时拨乱密码,专管人员工作
调动或调离,密码应重新调整。
4、现金存放不得超过银行核定的限额。
5、解款、提款必须二人以上,并使用防动报警箱或报警包,数额大的
要派专车接送,保安部应指派保安人员护送。
6、支票、票证和凭证的管理,坚持检验复核制度,支票和印章应存放
在保险箱和保险柜内,严禁使用空白支票。
二、仓库安全制度
1、物料仓库应有牢固的房顶、墙壁和地面,门窗有可靠的防护装置,
房顶及地下管道层不得与其他房间相通。
2、仓库内敷设的电线应有铁质套管,严禁使用荧光灯照明,一般物料
仓库用白炽灯加防护罩,烟酒仓库使用防爆灯,并将电源开关安装在室外,
仓库的工作人员下班时,就关闭或切断电源。
3、仓库内严禁吸烟,并应设置适量的灭火器材,存放的物品应按防火
要求留出“五距”(即:灯距不小于 米,顶距、墙距不小于 米,柱距、
垛距不小于 米)
4、存放贵重物品的仓库,要安装防盗报警器,并配置防撬锁。
5、物料仓库存放的各类物品应建立账册,定期盘点,做到账物相符,
发现短缺立即报告。
6、仓库安全应有专人负责,门钥匙有专人保管,严禁无关人员进入仓
库,不得在仓库内会客。
三、危险物品安全制度
1、使用易燃易爆危险物品的安全要求
(2)日用危险物品的使用要求
a) 大厦对餐饮所用的卡式炉液化气罐(固体酒精)和客房使用的火柴,也
必须控制采购总量。原则上液化气罐(固体酒精)的周转容量为一周(7 天);
火柴为两周(14 天)。
b) 使用部门要当天的用量为准,原则上用多少领多少。
c) 存放地内严格执行“四禁”“二不准”即:存放地内“严禁吸烟、严禁明火取
暖、严禁住宿和办公、严禁无关人员入内”,以及危险物品“不准超量存放、不准
混杂存放”。
A、 每次工作结束后,必须切断电源,每天下班时必须进行防火安全检
查。
(2)日用危险物品的存放的安全要求
A、存放日用危险物品的场地必须隔离主楼群;隔离施工危险物品存放地,
并与其他日用物料存放地保持一定的距离。
B、存放场地必须具备阴凉、通风、抗高温的条件。
C、除火柴要放置在专用的铁箱内,对卡式炉的乙烷气罐(固体酒精)也应
设置专用铁箱(罐)予以储存。
D、存放场地的照明必须为防爆灯(或白炽灯),电器开关必须安装在场外,
并配备灭火器材。
E、存放场地内严禁吸烟、严禁使用明火、严禁无关人员入内。
F、工作结束后必须切断电源。
G、危险物品的发放必须建立和健全登记制度:发放的时间、货名、数量以
及经手人员发放签收等。
H、保管人员应定期对危险物品的发放情况进行核对,做到账物相符。
(2)日用危险物品的管理
A、对卡式炉乙烷气罐(固定酒精)和火柴的保管人员,应相对固定。
B、保管人员要定期盘核危险物品的库存量,并及时与物品采购员取得沟通,
共同控制好存放的数量。
四、贵重物品保险箱安全制度
1、 贵重物品保险箱由计划财务部确定专人负责管理。
2、 客人需要使用保险箱时,首先应核对证实是住客以后,方可请客人
办理使用手续,填写保险箱记录卡,并在卡上签名,然后将保险箱的钥匙交给客
人,由客人亲自将需要保管的财物放入箱内并上锁以后,代为存放和保管。
3、 客人使用保险箱期间,每次开箱前,应先请客人在保险箱记录卡的
背页领取记录栏内,填写领取日期和时间,并请客人签名,经核对无误以后,方
可让客人开箱。非本人前来开箱应婉言拒办。
4、 如在办理使用手续时,有两位或两位以上的客人同时在保险箱记录
卡上签名,并说明需要领取时在卡上签名的客人必须同时在场方可开箱,应请客
人在记录上注明这一要要求,并在记录卡的背面作上醒目的标记。当客人前来领
取时,应严格按照客人提出的要求办理开箱手续,并认真核对签名,严防工作失
误。
5、 客人丢失了保险箱的钥匙,应立即通知大堂,由大堂副理按照保险
箱钥匙遗失处理流程,请客人填写前厅部专为此印制的撬开保险箱委托书,并当
着客人的面,在大堂副理和保安人员在场的情况下,请工程部指派人员撬开,请
客人取回箱内财物;由于客人自己人疏忽,导致保险箱撬开损坏,应按撬开保险
箱委托书的规定,请客人支付一定的赔偿费用。
6、 保险箱的外钥匙严禁带出店外和私自配制,空关的保险箱钥匙要集
中存入在保险箱内。要妥善保管保险箱的外钥匙,交接时要连同空关的保险箱钥
匙一起做好交接工作,点清数字。
7、 贵重物品保险箱由计划财务部确定专人负责管理。
8、 客人需要使用保险箱时,首先应核对证实是住客以后,方可请客人
办理使用手续,填写保险箱记录卡,并在卡上签名,然后将保险箱的钥匙交给客
人,由客人亲自将需要保管的财物放入箱内并上锁以后,代为存放和保管。
9、 客人使用保险箱期间,每次开箱前,应先请客人在保险箱记录卡的
背页领取记录栏内,填写领取日期和时间,并请客人签名,经核对无误后,方可
让客人开箱。非本人前来开箱就婉言拒办。
10、 如在办理使用手续时,有两位或两位以上的客人同时在保险箱记录
卡的签名,并说明需要领取时在卡上签名的客人必须同时在场方可开箱,应请客
人在记录上注明这一要求,并在记录卡的背面作上醒目的标记。当客人前来领取
时,应严格按照客人提出的要求办理开箱手续,并认真核对签名,严防工作失误。
11、 客人丢失了保险箱的钥匙,应立即告知大堂,由大堂副理按照保险
箱钥,客人填写前厅部专为此印制的撬开保险箱委托书,并当着客人的面,在大
堂副理和保安人员在场的情况下,请工程部指派人员撬开,请客人取回箱内财物;
由于客人自己的疏忽,导致保险箱撬开损坏,应按撬开保险箱委托书的规定,请
客人支付一定的赔偿费用。
12、 保险箱的外钥匙严禁带出店外和私自配制,空关的保险箱钥匙要集
中存入在保险箱内,要妥善保管保险箱的外钥匙,交接时要连同空关的保险箱钥
匙一起做好交接工作,点清数字。
(二)财务内控制度
1、大厦会计人员必须取得从业资格证,持证上岗。
2、计财部应严格执行会计和出纳严格分工,相互制约、印签和支票分别管
理的制度,严格执行报销审核制度,做到严格审核各种原始凭证,严格执行总出
纳按付款凭证付款的制度。
3、 加强内部稽核制度,总出纳不得兼任稽核,会计档案保管和收入、
支出、费用、债权债务帐目的登记工作。
4、 严格执行现金管理制度,不得坐支营业款,杜绝以白条抵库的现象,
控制现金限额。
5、 严格银行帐户的管理,不得将银行帐户出借给外单位。
6、 加强对银行未达账的管理,定期审核有关未达账,督促总出纳及时
清理,防止大厦资金他人占用。
7、 计财部应加强对各营业口的营业款的管理,各部门不得以属于大厦
收入的现金私设小金库。
8、 加强对实物资产的验收和审批手续的审核,手续不齐的计财部应拒
绝报销。
9、 加强对实物资产的管理,未经总经理批准不得将实物资产调拨、外
借。
10、加强对发票、收据的管理,对发票的作废、红字要办理有关手续,杜
绝各类违法违纪现象的发生。
11、为了保障大厦财产不受侵犯,保证有关人员的廉洁,要严格财务收支两
条线的制度。
12、电脑保密制度
(1)、各操作人员各自保管使用自己密码代号,�不准向其他人泄露,否
则后果自负。
�(2)、使用电脑人员不准向他人泄露电脑中的各项数据。
�(3)、每个操作人员不准打印与自已业务无关的报表。
(4)、 限制一般工作人员看夜审报表。
(三)采购管理制度
1、加强计划管理,严格审批手续,是采购管理的关键。
(1) 房务部、娱乐部、工程保安部等各部门需用的物品、物资的下一年
度计划,在本年度 10 月份销售预算编制后,由各部门提交计划,计财部拟定方
案,编制年度采购预算,经总经理批准后实施。
(2) 零星物品的申购,由使用部门提出请购,计财部根据库存情况审核,
预算内由计财部经理审批,超出预算须报总经理批准后方可执行。
2、采购物资的择商和价格管理,采购物品坚持货比三家,严格价格控制。
(1) 所有申购计划或申购单(除鲜活原料外)送到采供组后,由采供组
主管统一登记后分发给采购员。
(2) 采购人员收到自己分管的申购单后要认真归纳、分类整理。对其中
有疑问的内容要与本部门经理和申报部门及时沟通,在确认无误后,按照要求时
限尽快寻找供应厂、商,进行业务洽谈,经过对比筛选,择优确定报价并上报部
门经理。
(3) 供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归大厦所有,并在报价
中注明。
(4) 所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分准备,掌握市场行
情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑,并对所掌
握的供应厂商及购物意向要主动通报采供员,由其选定质优价廉服务好的供应厂
商。
3、采购项目的审批。
所有采购项目经审批成为有效订单后,方能实施购买。
(1)预算内物品采购申购单经仓库领班、采供主管、计财部经理签字
后为有效订单。
(2) 各部门预算外追加物品的零星申购单,先由部门经理签字,经计财
部经理审核后报大厦总经理审批签字方为有效订单。
4、采购项目的购买。
所有采购项目依据有效订单原则上由计财采供组统一采购,其他部门一般
不得自行购买。
(1) 经审批签字的申购单返回采供组后,经统一登记后落实到各采购员
实施购买,所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限、供
应厂商及其他要求进行。
(2) 购买中要检查所购物品的品质、商标、期限、卫生标准等内容,坚
决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入大厦。
(3) 对于需订货或供需双方认为必须签约的经济活动,先要与供应商洽
谈有关业务细节。签订合同先由采供主管、计财部经理审核,达成协议后,由大
厦总经理审批、共同签订采购合同。
5、 采购物资的验收。
把好物资验收关,对不符合采购订单内容的项目一律拒收或补办手续。
(1) 无论是采购人员自提还是供应厂商送货,货到大厦后,必须首先与
仓库验收人员联系,不允许采购人员或供应厂商直接将货物交与所需部门。
(2) 凡经批准的各类申购计划、申购单、订货单、合同复印件等,由采
供组有关人员根据不同时间交仓库验收员作收货凭证,无任何收货凭证的货物,
验收员有权拒收。
(3) 各项进货均由仓库按收货凭证进行验收,物资到货需仓库验收员、
使用部门二人同时验收,根据收货凭证,发票,核对货物的品名、规格、价格、
质量、数量、金额是否一致,货物验收合格后即开出验收入库单并签字,所有进
货均应过磅点数。
(4) 进货物品如有合同或小样,应根据合同标准和封存小样进行验收。
(5) 开好的验收单,由验收员送交使用部门签字。入库的货物,由仓库
保管员签收,直拨的货物,由使用部门签收,签收后的验收单一式四联,一联交
供应商,一联交仓库保管员,一联交计财成本核算员,一联留存。
(6) 所有进货如发现与品名、规格、质量、数量不符时,验收员有权拒
收,并向仓库领班或计财部经理报告。
6、 特殊采购项目。
(1) 对一些技术性强,或有特殊要求的采购项目,采供部可以邀请有关
部门相关人员会同购买。
(2) 一般采购物品在 7 天前、紧急物品在 24 小时前由各申购部门按照申
购程序办理申购。若确有个别紧急需求,须经有关授权人批准后,由所需部门自
行购买,在有关授权人监督下收货,于次日及时补办申购、审批、收货手续。
对确有采购困难的物品,采购员应于物品要求到位日前,反馈给使用部门,
协商或建议使用替代品,如因反馈不及时,影响到大厦正常经营,将追究采购当
事人的责任.
(四)仓库管理制度
1、物资申购
物资申购须按计划申购补充,无特殊情况杜绝计划外申购(食品原料除
外)。
2、物资入库
(1)、所有物资必须进行验收,验收合格后方能入库,验收所使用的计量工
具应符合计量的要求,未经验收或检验不合格的物资,仓管员有权拒绝入库;未
经正当手续不得从仓库提取物资,仓管员有权拒绝发货。
(2)、验收人员应熟悉物资的性能和质量标准,参照实物样品及书面档案,
发现不合格的物资有权拒绝入库,并及时汇报。
(3)、被验物资的品种、规格、质量、数量、包装必须与随货凭证、入库单
相符,包装定型产品应标明生产厂家名称、厂址、商标、生产日期、保质期限、
质量标准、包装规格等,严禁“三无”产品入库。
(4)、物资验收合格,应及时入库,填写“入库单”,并办理入库登记手续(登
记进货帐、材料卡),根据要求及时编制好财产物资的进、销、存日报表、月报
表等。
3、物资保管
(1)、仓库保管员对所管理的物资有保管、保养、监督和检查的责任,严格
执行物资的收、 发、领、退、管等规定,严格履行仓管员岗位职责。
(2)、仓库保管员应熟悉了解各类物资的保管要求,做到“二有”(有岗位责
任、有储备定额)、“三化”(仓库环境整洁化、材料摆放定置化、物资收发制度
化)、“三相符”(帐、卡、物三相符)、“五防”(防火、防潮、防害、防盗、防过期
变质),在条件许可的情况下,物资做到“五五”堆放。
(3)、仓库保管员应掌握了解库存物资的储存期限,按先进先出的原则发货,
防止物资时久变质,凡超过规定存放时间的食品原料必须经过质检组(由厨师长、
成本主管、仓管员三人组成)的检测后才能作出处理。
(4)、仓库物资帐、卡逐日登记,做到日发日清。
(5)、对报损待处理的物资做好实物保管外,并登记收发备查帐,入库、领
用参照财产物资管理制度。
(6)、库房内不准生火、抽烟,进入库房不准携带包、袋,仓库离人检查门
窗是否关严,随时落锁。
(7)、仓管员要对仓库场地定期清洁,对物品定期整理,确保仓库场地和
物品的整洁。
4、物资领用、盘点
按照财产物资管理制度执行,盘点采用永续盘存制。
(五)成本管理制度
1、成本管理的基本任务:
通过以部门为成本中心的计划预算、检查控制、归集核算和分析考核,达
到反映经营管理成果,探索降低成本费用途径,提高经济效益之目的。成本是指
大厦经营管理过程中的各项成本和费用。成本管理的具体任务是:
(1) 认真进行成本预算,紧密结合营收增减情况编制各部门与全大厦的
成本费用计划,据此作为成本管理的依据。
(2)成本费用执行情况,严格控制成本费用在计划范围内正常开支。
正确、完整、及时地归集成本费用,按成本费用开支范围和核算规范,运
用规定的成本计算方法核算成本。
(3)开展成本费用分析,积极寻找降低成本费用的途径,不断提高员工的成
本核算意识。
进行成本考核,调动员工参与成本管理的积极性。
2、成本管理的组织体系:
(1) 实行成本费用管理责任制。各部门负责人对本部门的成本费用负责,总
经理对大厦的经济效益负责
(2)各部门成本费用管理工作受计财部部监督指导,负责在授权范围内行使
成本费用否决权。
(3) 各部门应根据成本管理的要求,设置专职或兼职核算员。
3、成本核算的基本原则:
(1)按照权责发生制原则计算成本。本期的营业收入必须和本期为取得这
些营收而支付的费用相对应。各项有关费用不得提前或延期列支出。
(2)必须划清应计入成本的经营管理费用与基本建设、专项工程支出及其
他非经营成本费用的界限。
(3)根据大厦行业的经营服务特点,以及加强经济核算的要求,制定切实
可行的成本计算方法,以利于正确、真实地反映成本水平,提供决策依据。
(4)成本计算方法一经确定,不得随意变动。
3、成本开支范围和成本费用项目
列入成本的费用,必须严格按照国家财政和旅游主管部门有关成本开支范
围的条例执行,不得擅自扩大。根据大厦经营服务业务的实际情况,确定成本费
用项目和相应的成本开支范围。
营业成本:指大厦各项经营业务的营业成本,包括为提供康乐服务而发生
的各种酒水等成本,包括商品进价成本。
营业费用:指各营业部门发生的各种费用,包括营业部门人员的工资、福
利费、工作餐费、工作服费、洗涤费、仪容仪表费、燃料费、物料消耗、低值易
耗品摊销、运输装卸费、包装费、保险费、差旅费、广告宣传费及其他营业费用。
管理费用:指管理部门为组织和管理大厦经营活动而发生的各种费用,包
括行政管理部门人员的工资、福利费、工作餐费、工作服费、洗涤费、仪容仪表
费、办公费、差旅费、物料消耗、低值易耗品摊销、劳动保护费、工会经费、职
工教育经费、劳动保险费、待业保险费、广告宣传费、装饰布置费、邮电费、能
源费、维修费、排污费、运输装卸费、清洁卫生费、车船使用税、交际应酬费、
坏帐损失、存货盘亏和毁损、外事费和其他费用。
折旧费、财产保险费、土地使用税、房产税、开办费摊销、无形资产摊销、
董事会费等在大厦综合费用中列支;上缴管理费按管理合同有关条款执行。
(4) 财务费用:指为筹集经营所需资金等而发生的费用,包括利息净支
出、金融机构手续费等。
(六)会计档案管理制度
1、会计档案范围:
(1)、会计凭证:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、银行对帐单、银行存款
余额调节表;
(2)、会计帐簿:现金及银行日记帐、总帐、明细帐、固定资产卡片、辅助帐;
(3)、会计报表:月、季度报表、年度报表(决算);
(4)、电脑磁盘:储存会计核算资料、电脑核算程序;
(5)、其他:帐单、发票、收据存根、计划统计报表、工资、奖金发放表、
会计移交清册、会计档案保管清册、销毁清册。
2、会计档案保管要求:
(1)、计财部应设有专用柜,并指定专人负责会计档案管理工作;
(2)、负责每年形成的会计档案的整理立卷或装订成册,由计财部编造清册
归档入库;
(3)、会计档案的保管,必须存放有序,查找方便,同时严格执行安全和保
密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密;
(4)、会计档案的保管期限按财政部的有关规定执行;
(5)、大厦保存的会计档案应根据业务需要,积极给予利用;大厦内部查阅
内部档案,须经计财部经理同意,并按规定进行登记,查阅后及时归档;
(6)、外单位查阅会计档案,需凭查阅单位介绍信,说明查阅范围,查阅人
应出示身份证件,经财务经理批准后,才能办理登记查阅手续;
(7)、查阅会计档案必须由保管人陪同,查阅的会计档案应保持原样,不得
拆除、涂改,如需复印的,须经财务经理同意,会计档案原件原则上不得出借;
(8)、会计档案保管期满,需要销毁时,应指定专人鉴定审查,编造会计档
案销毁清册,经大厦总经理同意,报上级部门批准后方能销毁。 对于其中未了
结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,保管到结清债权债务为止。
(9)、在销毁会计档案时,计财部应派员监督。在销毁会计档案前,要认真
核对销毁清册,销毁后,在销毁清册上签名盖章,计财部存档。
3、电脑保密制度
(1)、各操作人员各自保管使用自己密码代号,�不准向其他人泄露,否
则后果自负。
�(2)、使用电脑人员不准向他人泄露电脑中的各项数据。
�(3)、每个操作人员不准打印与自已业务无关的报表。
(4)、 限制一般工作人员看夜审报表。
(七)货币资金管理制度
货币资金管理是大厦资金管理的一个重要组成部分。货币资金管理必须严
格遵守财经纪律,以保证大厦货币资金的正常使用和周转。
1 现金管理
(1)、现金使用的范围主要限于:
a、支付工资、奖金及工资性津贴、差旅费、职工医药费等。
B、按银行规定的结算起点以下的零星开支。
(2)、营业收入的现金按规定由出纳进行清点并送银行。任何人都不得坐
支现金。
(3)、计财部在收支现金时,要严格审核现金收付凭证及所附单据是否合
法,数额是否完整,签字手续是否齐备,对不符合制度规定的,应予以纠正或拒
绝办理收付。
(4)、认真做好库存现金保管工作。现金和有价证券必须放在保险箱里,
确保安全。
(5)、各部门因工作需要留用一部分备用金时,应向计财部提出申请,经
审核报分管副总及总经理批准后,按规定办理。备用金支用不得超过规定范围和
业务内容,不得移作他用或私人挪用。计财部将对各部门备用金使用情况进行经
常性抽查。
(6)、部门领发工资、奖金遇有未领或多余款,应及时交回计财部,各部
门不得存放现金。
(7)、一切现金收付款项,均须按业务性质分别填写交款单或支款单,并
要写明收付的内容、用途及有关情况、金额,由有关人员审核盖章后方能办理收
支现金手续。
(8)、现金收支必须日清月结,账款相符。严禁用白条或原始凭证抵库。
(9)、部门的收付款项都应通过计财部入账。任何部门和个人都不得自行
保留现金,不得私设“小金库”。计财部应经常督促检查。
2、银行存款管理
(1)、超过现金收、付限额以上的款项,必须通过银行结算,且开出的支
票与附件必须一致,支票头与支票必须一致。
(2)、经办人员因业务需要,要求财务部签发银行转账支票或支付货款时,
首先必须按规定办理手续,待业务结束后或物资入库后。必须及时办理报销账手
续。未及时办理销账手续者,按规定予以处罚。
(3)、计财部签发转账支票时,应进行登记并将支票项目填写齐全。不准
签发空头支票。当无法明确收款单位名称、金额时,也应把支款用途、签发日期
以及预计资金限额填写清楚。
(4)、执行计划控制的费用或物资采购,在付款时应同时核实计划,超计
划的部分必须按规定补办手续方能付款。
(5)、部门必须严格遵守银行有关规定,不得将银行帐户借给其他单位或
个人办理结算,保管好空白支票,并及时做好银行存款余额调节表。
3、审批制度
(1)、大厦的所有支出发票均须有经手人、部门经理签字后才能执行报销
审批程序。
(2)、费用报销(不论金额大小),先由各部门经理签字,交计财部经理核
实,经分管副总及总经理审批后方能报销,大厦固定资产的添置,须报大厦董事
会审批。
(3)、仓库的正常货物补充,由计财部仓库每月编制物资的补仓计划,交
计财部经理核实,报总经理审批,采购部根据审批情况安排采购,补充货源。
(4)、各零星采购由使用部门根据本部门实际需要提出,先由部门经理签
字,经计财部经理核实后报总经理审批。
(5)、每月底计财部对大厦下月的收支进行预测,列出明细收支计划,报分
管副总及总经理审批,计财部根据审批,安排资金拨付。
(6)、现金借支必须注明用途,由使用部门经理签字,报计财部审核;报分
管副总及总经理审批。
(八)计划工作管理制度
为了加强大厦财务计划管理,提高资金使用效果,增收节支,提高经济效
益,大厦的财务活动,凡以货币形态出现的收支,一律纳入财务收支范围,各部
门必须认真执行。
(一)、计划编制
1、 计划种类:分为年、季、月三种。年度计划在年前一个月编制,季度
计划在季度前十天编制,月计划在月前五天编制。计划一式两份,经审批后,凭
计划开支。
2、 计划编制分工:
�、营业收入的计划:娱乐部编制娱乐场所的收入计划;房务部、营销部编
制客房收入计划。
�、采购支出计划:计财采购、仓库编制物料用品、食品、酒水采购计划,
工程部编制维修材料、设备更新购置计划,房务、康乐部编制家俱用具的更新,
清洁用具的更换或新增的计划。
�、费用支出计划:工程、保安部编制水、电、煤气、燃气计划、消防费用计划,
营销部编制广告宣传费计划,综合管理部编制员工培训、工资奖金、员工劳保福
利计划,财务部编制上交款项、利息支出计划。
(二)、计划审批
月度、季度、年度财务收支计划,由计财部负责汇总编报,报总经理审批后,
做为大厦开支的依据。
(三)、计划控制
1、 控制方法:计划批准后,计财部根据批准金额,按计划项目严格掌握,并根
据实际收支金额逐笔登记,随时掌握指标金额。如遇到特殊营业急需时应编制追
加计划,报总经理批准,否则计财部不予支付。
4、计划分析:每月终了,计财部提出财务收支计划执行情况分析报告,汇
报各部门计划执行情况,并做整个大厦的财务分析。
(九)经济合同管理制度
1、为了加强大厦酒店的合同管理,保证经济合同的签订、履行、变更、解
除能依法进行,维护大厦酒店的合法权益,根据《中华人民共和国经济合同法》
和有关规定,结合大厦酒店的实际情况,特制定本制度。
2、大厦酒店由总经理主管合同管理工作,计财部作为合同管理的职能部门,
应指定专人负责合同的管理工作。
3、计财部是大厦酒店的合同管理机构,其职责:
(1)、负责合同专用章的保管和使用。
(2)、设立合同汇总的台帐,负责大厦酒店对外签订合同的管理。
(3)、核查各部门订立和履行合同的情况。
(4)、制定有关合同管理办法。
(5)、参加重大经济合同的谈判和签订,审查与企业经济效益和市场关系较大的
合同,参与合同纠纷的调解、仲裁以及诉讼等活动。
4、大厦酒店对外的一切经济合同,必须加盖本大厦酒店的合同专用章,各
部门不得对外签订合同。
5、对外签订各类经济合同必须是大厦酒店总经理对外签订合同。
6、签订合同必须填写合同审批表,由部门经理签署意见后,连同合同文本
一并交送计财部审查。计财部三天之内进行计划、财务等方面的审查,并签署意
见报送总经理审批后盖章并执行。
7、签订经济合同必须条款齐全、责任明确、字迹清楚,在合同内容上应写
明标准、数量、质量和验收方法、价款或酬金、结算方式、包装要求、履行期限、
交货地点和方式、违约责任、双方协商一致的其它条款等。
8、签订合同时对对方履约能力(包括资信、资格)不明的,除要求其出示法
人委托书外,还应要求对方出示工商局核发的营业执照副本,银行资信证明或担
保。担保者必须能够承担相应的经济责任,并具备法人资格的经济实体。
9、经济合同以双方承办人员签字,并加盖合同专用章后生效。合同生效前,
合同承办人应对合同进行反复审查,如发现问题应及时纠正。
合同审查的主要内容:
(1)合同的对方是否具有法人资格,合同对方是否具备履约能力;
(2)合同内容是否符合法律和政策规定;
(3)合同是否超越企业经营范围和签约承办人的委托权限;
(4)合同条款是否完整,文字是否正确,签约手续是否完备。
10、经济合同签订后即具有法律约束力,必须严格执行,确保大厦酒店信誉。
11、涉及大厦酒店付款的合同,应于合同规定的付款之日前五天,由有关部
门通知计财部,以便及时筹措资金按时付款。
12、凡要变更或解除合同,要按原合同订立的授权范围和审批程序办理,不
得超越范围。必须事先以书面形式通知对方,经双方协商一致,按法定程序成立
新的书面协议。在双方没有变更或解除达成新的协议之前,原合同仍然有效。
13、合同承办人员在收到对方要求变更或解除经济合同的正式文件、信件、
电报,必须立即处理并及时告知计财部(凡加急电报在三日内,一般信件电报在
七日内)而且要以电话、口头通知,不能作为变更和解除合同的依据。
14、大厦酒店因情况变化提出变更或解除合同的,应在合同期满前三十天向
对方提出,原合同有规定或双方另有书面约定的,按合同规定或约定办理。
15、经济合同正本应由计财部负责保管,复印件分送有关部门。
16、各类经济合同必须建立台帐登记,台帐要能全面反映经济合同的订立、
履行、变更、解除和纠纷处理等情况。
17、有关合同订立、变更、解除的往来函电、信件均妥善保管。合同承办人
员在收到对方有关函电信件后,应及时在合同副本和台帐上做好记录以便查考。
并在函电信件上签注处理意见后归档。
大厦酒店就合同订立、履行、变更、解除而撰发的函电均应留底,有关合同的函
件一律挂号寄出,挂号信存根一并归档。
18、经济合同执行完毕,应由合同承办人员、部门经理签字认可。
19、对已生效的合同要及时分类、整理、立卷、装订时档以便随时查阅,一
般购销合同档案的保存期为三年,重大合同需永久性保存。
20、凡经济合同在履行中发生纠纷,原则上应由原承办人员负责解决,合同
管理人员应及时配合。合同纠纷发生及解决经过,应在合同台帐上进行详细记录。
凡经济合同纠纷通过协商解决的均应将协商结果形成书面协议,并按协议执行;
合同纠纷解决不成的,应及时向部门经理和总经理汇报,并整理好有关资料。在
法定的时效内,向工商局申请调解仲裁,或向法院提取诉讼。
21、经济合同履行过程中如发生违约事项,应按合同的规定和罚则办理;但
确因不可抗力或不属违约方的过错而造成的逾期短少等情况,应取得有关方面的
书面证明,报部门经理审核后转总经理审批处理,合同承办人员不得擅自决定免
罚。
22、对维护大厦酒店合法权益,工作成绩显著或对挽回合同签订履行事故有
功,使大厦酒店利益免受重大损失的,应给予必要的荣誉和奖励。
零
(十)零星费用管理制度
�一�、差旅费
���1、市内出差
(1)因公在本市范围内发生的车费由办公室主任或部门总监签字,经计财部审
核,经总经理签字批准后按实报销;
(2)市内出差一般不得报销出租车费,如有特殊情况须事先征得总经理同意,
方可凭车票按实报销;
(3)因工作需要加班,因路途较远以至无法返家的,经总经理同意,可由大厦
提供车辆或乘出租车返家;
(4)凡报销出租车费用的,均须写明事由、上下车时间、地点。
2、外埠出差
(1) 因公去外地出差,需预支费用的,可填写出差申请单,写明出差事
由、地点、预计时间、借款金额等。经办公室主任或部门总监签字,计财部审核,
报总经理批准,出差结束后按规定核销。
(2) 大厦级经理可乘坐飞机或软卧,部门级经理可乘坐硬卧或软座,其
他人员不得乘坐飞机或火车软卧、软座,可乘坐轮船三等舱,乘坐其他交通工具,
不得超过上述标准。特殊情况须经总经理批准。
(3) 出差人员的车船费按上述规定报销,但一般不得乘坐出租车,特殊
情况须经总经理批准。
(4) 出差人员住宿费按发票实际金额按规定报销。(店级经理按四星级
标准、办公室主任或部门总监按三星级大厦标准按实报销。
(5) 出差人员在外工作餐补贴标准为:
店级经理每天补贴 60 元,经济发达地区(如北京、广州、深圳等)每天补
贴 80 元。
办公室主任或部门总监每天补贴 40 元,经济发达地区(如北京、广州、深
圳等)每天补贴 60 元。
其他人员每天补贴 20 元,经济发达地区(如北京、广州、深圳等)每天补
贴 30 元。
二、 外派学习
经大厦组织派出学习的费用,学习结束后,凭成绩合格证经办公室主任签字、
总经理批准后报销。业务书籍由使用部门申请、办公室主任审核、总经理批准后
凭发票报销。
三、市场调研
1、为了提高大厦服务质量、加强市场营销力度,经总经理同意,市场营销部及
前台经营部门需外出市场调研的,应本着必需、节约的原则开展工作。
2、市场调研前由调研部门书面报告总经理,说明目的、对象、日期、参加人员、
费用预算。
3、调研结束后应形成书面调研报告,并针对性提出改进、创新的计划和措施。
四、 办公用品
办公用品须统一向仓库领用,特殊用品的添置,需填写《购物申请单》并按
大厦审批制度办理,由部门提出申请、报计财部审核、经总经理批准后实施。
五、招待费
为规范大厦的财务管理,降低成本开支,节约费用,同时又能保证大厦对外
联系工作的进行,特制定如下招待费开支规定:
(1) 大厦其他各级人员及各部门因工作之需宴请客户的(一般为业务对口
部门),需在招待之前填写“招待费申请单”,由大厦总经理审批;无特殊情况,
招待客人均须在自己大厦进行,并出具“招待费申请单”,招待后均须由当事人在
账单上签单认可,否则计财部可以要求其当事人按规定执行;
(2) 招待费开支的具体操作:
� 招待费申请表的填制,必须要写明宴请的原因、人数、标准、单位、用
餐、娱乐的场所等(后附表格);
� 部门经理招待客人用餐分为:工作餐 60 元/人;宴会 80 元/人,需在
招待费申请表上注明标准;
�招待费用必须控制在招待费批准费用之内。超支的,应写明理由,由大厦
总经理补签。
�如遇个别特殊的突发事件,在大厦领导不在时,应电话请示。
�大厦领导、各部门经理凭审批同意的招待费申请表在大厦招待客人,各消
费场所应按实际消费额打 折,并由店领导本人签字认可;
六、通讯费
为加强通讯设备的管理,节约邮电费开支,特制定如下规定:
(1) 员工上班时不得拔打与工作无关的电话,严禁用电话聊天,一经发
现将严肃处理;
(2) 大厦传真机、直拔电话机必须有专人管理,并设立记录本,分机(非
客房分机)不得开通长途,否则费用自负;
(3) 员工拨打长途电话、发放传真,必须先登记。通话前先拟好提纲,
长话短说,尽量缩短通话时间;
(4) 部门经理以上人员的移动话费有关规定执行。
(5) 其余各办公室电话只开通市话,每部电话机费用控制在 100 元/月以内。
六、本制度条款集团有文件规定的按集团规定办理。
(十一)票证和发票的管理制度
1、计财部应指定专人负责管理票证和发票,建立印制、购买、领用和登记
的手续,做到领用有记录,回笼有核销。
2、计财部应及时清理发放给各部门的票证和发票,对长期不用的要及时收
回,对遗失的要追究当事人的责任。
3、对于回笼的发票要妥善保管,按有关规定处理,不得任意堆放和销毁。
4、发票管理人员要强化销号管理,对发出的发票及时开户,逐号逐本加以
销号,发现缺号缺本要责成有关人员查清原因,并及时报告部门领导。
5、各部门营业口需领用发票,应书面提出申请,经部门经理批准后,统一
到计财部办理领用手续,登记签收,并由专人负责、妥善保管。
6、各部门未经计财部同意,不得擅自印制有价票证和捐赠票证。宾馆内部
票证仅供内部结算使用。
7、发票的作废、红字要注明另开发票号码等原因,作废发票须经部门领导
以上签字,红字发票须报部门经理审核,并必须报总经理审定。
8、涂改的发票原则上不得作为入账的依据,若有特殊情况须报部门经理审
定。
9、 收据参照上述规定执行
(十二)财产物资管理制度
1、组织领导
(1)财产物资实行“大厦、部室、班组”归口分级管理办法,贯彻“谁用谁管”
的原则,各负其责,各部室如因工作需要调整财产员应征求计财部意见,保证管
理工作的连续性。
(2)计财部是大厦的财产、物资日常管理部门,负责大厦的财产物资一级帐,
并指导各部室和班组二、三级帐的具体工作。
2、验收、入库
(1)凡计划性采购,需入库保管的物资,仓库保管员要根据申购单、发票、
入库单及书面档案等,逐项进行验收核对品名、规格、数量、检查质量无误后,
在发票和入库单上签收,物资入库,仓库留一联入库单,其余发票、申购单、入
库单,交给计财部物资组。
(2)验收中发现品名、规格、数量、质量不符合要求的必须当面交接清楚,
作好书面记录,并由供货单位(采购员)、仓库双方签字认可,及时汇报,加以处
理。
(3)仓库保管员对验收入库的物资要及时按实登记实物账卡,每周向部门
汇报本周物资入库情况。
(4)对于采购到货的非入库物资在使用部室领用时,一并办理验收手续。
3、领用和保管
(1)固定资产领用
A、按采购程序采购到位的属固定资产等物资,由计财部通知使用部室办理
验收、领用、建账手续。
B、使用部室财产员填写固定资产领用单,一式三联交部室主管核准后,财
产员带领用单,财产账册去计财部物资组办理领用手续。
C、计财部、使用部室和有关部室一起对新购置固定资产进行验收,检查各
项有关指标,验收合格后,使用部室再发票签收,计财部物资组根据领用单、申
购单、发票核查记账,办理领用手续,做好一、二、三级帐的财产登记,在领用
单上签字,盖章,并通知工程部办理设备资料建档手续。
D、各部室对在用的固定资产必须指定专人保管,如在较长时间内暂停使用,
应经部室主管经理批准后,通知计财部办理停用封存手续,物资退仓库保管或就
地封存,重新使用时再进行办理使用手续。
(2)低值易耗品的领用手续同固定资产,改填“低值易耗品领用单”,仓库
凭手续完备的领用单发货。
(3)物料用品领用:各部室班级按预算执行计划,填写“物料用品领取单”
数量不得超过计划,经部室主管核准后,向仓库领取。
(4)对于属工具类物品和非一次性消耗品的物料用品领用时以旧换新,各
部室要做好工具卡和实物帐备查。
(5)计划外领取物料用品,按需填写领取单,给部室主管签字,报总经理
批准并经计财部经理审核后向仓库领取。
(6)按申购程序采购的直拨物资由计财部通知各使用部门办理验收,领用
手续,并在发票上签收。
(7)物资仓库按手续完备的“固定”、“低值”、“物料”领用单发货,不办理暂借
手续,如有急需或特殊情况需请示计财部经理或值班领导后方能办理暂借手续,
并于第二天补办领用手续。
4、结算
(1)计财部收到验货发票,首先要审核该发票是否符合工商、税务的有关规
定,对不符合规定超出使用范围的发票一概不作报销凭证,并及时汇报处理。
(2)核对申购单及发票上的有关人员签名是否符合申购验收规定,申购单和
发票上应有三人以上(采购、审批人员)的签名。
(3)核对帐物相符情况,申购单和发票上必须注明物资去向,附有关凭证(入
库单、领用单),直拨物资发票上应有使用部室验收领用人签名。
(4)付款方式必须符合有关财政规定,不得开具空头支票和严防收款单位和
销售单位不吻合的情况发生,严格控制支票和现金的使用。
5、报损
(1)各部室在使用固定资产过程中,发现该资产已丧失效用时应及时书面报
告部室主管,经部室批准后,由计财部会同工程部、使用部门一起实地查看,确
信丧失效用的共同在报告上签署意见、内容、报损原因(人为或自然损耗)、损耗
情况,残值处理意见。
(2)部门财产员填写一式三联报损单,经部室经理批准后,连同报告一并送
总经理室审批,残值价值较高的须按财政规定报批。
(3)经批准报损后,计财部办理固定资产核销手续,二、三级帐同时调整,
作好记录。
(4)对于非一次性消耗的物料用品、工具类物资由计财部指导部门建立二三
级实物数量帐,报损时由部门主管审批报计财部备案。
(5)固定资产、低值易耗品因意外事故造成损坏,以致报损,当事部室应书
面逐级上报,区别情况,分别对待,追究责任。
(6)报损后的各类物资,计财部经过核销后,统一处理,其他部门一律不准
自行处理。
6、调拨
(1)各部室之间调拨固定资产、低值易耗品一律通过计财部办理使用手续,
二、三级帐相应做好增减记录。
(2)与外单位上级部门发生的物资调拨,不论调入或调出,一律由计财部负
责管理并办理有关手续,各部室不得自行办理。
7、清点
(1)为做好大厦酒店财产物资管理工作,做到账账、账单、账物三相符,各
部室要有一名主管来分管财产物资管理工作。
(2)各部室二、三级帐每季清理核对一次,一、二级帐半年核查一次,大厦
每年至少进行二次全面的财产清查。
(3)每次清点核查情况要逐级上报计财部,汇总后报总经理室。
(4)对清点核查中发现的帐、卡、物不符情况,各部室要分析原因,制定改
进措施,及时报告,经核批后,由计财部负责做好各级账面调整工作。
(十三)统计工作制度
统计工作是大厦经营管理和预算控制的基础,是大厦信息系统的重要组成部门。
1、统计工作的组织
(1)大厦统计工作实行综合统计和专业统计相结合的分工负责制,大厦计划
财务部在上级政府主管部门领导下,负责综合统计工作,各部门负责专业统计工作。
(2)大厦计划财务部应配备兼职统计员,负责大厦的统计工作,各部门设
兼职统计员或统计原始资料记录员,形成统计工作网络。
2、统计工作的任务和管理要求
(1)加强统计工作管理,防止数出多门,大厦统计工作由计划财务部统一管理,
各部门的专业统计由部门分工负责,完成后由计划财务部统计员统一负责上报。
(2)各类上报的统计报表上报前应有专人负责审核,并经财务总监和总经
理审定盖章后才能上报。
(3)上报的统计报表必须按原审定的要求和编制说明编报,未经上级政府
主管部门同意,不得随意修改。
(4)及时做好统计台账的登录、汇总和检查核对工作,保证统计资料的齐
全完整。
(5)按时、按质上报统计报表,如遇特殊情况需变更,应事先征得上级主
管部门的同意。
(6)加强统计资料的安全管理,未经批准,不得私自对外提供统计数字,
对外提供公布统计报表、数据,应事先核对无误,经财务总监审定报总经理批准
后才予发表。
(7)非上级政府主管部门要求索取统计报表,须出示上级政府主管部门批
准的证明文件后方可提供。
(8)统计原始凭证、统计台账、统计报表等各项统计资料,采取分级归口
管理的办法,谁统计谁保管,各部门应及时整理并装订成册,机构调整或统计人
员变动时,须按规定办理交接手续。
3、统计职能部门的职责
(1)组织本大厦统计人员贯彻执行《统计法》和上级颁发的统计工作制度,
全面、准确、及时地完成各项统计工作。
(2)制定本大厦的统计工作规章制度,对各项统计指标的设定、计算方法
制定统一标准和统计口径。
(3)负责大厦专业统计报表的审查、上报和整理工作。
(4)负责收集、整理、归集各类所需的内部、外部经济指标数据,组织编
制大厦的综合统计手册。
(5)配合预算执行情况的检查,做好综合统计分析工作。
(6)组织统计人员业务学习和交流,发现问题及时改进。
(7)组织大厦的统计工作质量检查,保证统计数据的正确完整。
(十四)预算管理制度
预算管理是大厦整个经营管理的重要组成部分,是经营者对大厦经营活动进
行组织、管理、控制的手段之一,也是上级公司和大厦业主对大厦监管的有效措
施。大厦要完成上级公司和大厦业主下达的经营目标,必须加强预算管理和控制。
1、 预算的组织管理
大厦的预算管理由总经理负责,并设立专门的组织机构负责预算的编制、审
核、调整、执行和控制。
(1)预算管理的组织机构
大厦的预算管理机构由三个层次人员组成。
A、 预算管理委员会:由总经理、副总经理、各业务总监及部门经理等管
理人员组成。
B、 大厦预算工作小组:由计划财务部及各部门预算编制的专职或兼职人
员组成。
C、 部门预算工作小组:由各部门有关人员组成。
(2)预算管理机构的职责
A、 预算管理委员会:根据年度经营方针提出预算编制的方针和指导思想;
处理预算编制中出现的重大问题;审查并确定最后预算汇总的各项指标报上级公
司和大厦业主;对年中出现重大变化需调整预算的,提出调整方案上报;定期或
不定期的听取检查和监督各项预算的执行和控制情况。
B、 大厦预算工作小组:根据预算管理委员会确定的预算编制方针和指导
思想,将编制任务下达给有关部门;汇总各部门草拟的分部计划,测算平衡反馈
各部门;指导、督促各部门的预算编制工作;汇总、编制总预算;检查、控制各
项预算的执行;分析考核预算的执行情况。
C、 部门预算工作小组:根据预算编制的方针和指导思想以及大厦预算工
作小组下达的任务,编制本部门的各项预算;对部门及专业预算的执行进行跟踪
控制;分析本部门及专业预算与实际的差异;提出完成预算的有效措施。
2、 预算的编制管理
大厦的预算编制在总经理领导下,由各编制小组自上而下,自下而上,反复
测算、修改、平衡、调整后产生。
(1)预算的种类、内容及编制分工
按照预算的不同内容,预算分为经营预算、非经营性费用预算、投资预算和
财务预算四大类,经营预算即 GOP 前的经营利润预算。大厦业主批准后执行。
A、 经营预算。是指大厦日常发生的各项基本经营活动的预算。其中最
主要的是销售预算,其他的各项成本、费用则根据销售预算的业务量分别编制。
经营预算主要内容及编制分工如下:
a、 销售收入预算。由营销部会同各营业部门编制,主要为各类营业收入,
包括客源量、结构、客房的出租率和平均房价、餐饮的毛利率和餐位率、商品的
毛利率等。
b、 营业成本预算。由营业部门编制,主要是各营业部门耗用的原材料、物
耗成本,包括食品成本、商品成本。
c、 营业费用预算。由各营业部门编制,主要是各营业部门在经营中发生的
各项费用。
d、 人工成本及员工福利预算。由行政人事部编制,主要是劳动用工和人员
工资以及福利费用。
e、 教育培训费预算。由行政人事部编制,主要是各部门员工外语、业务等
岗位技能的培训费用。
f、 销售费用预算。由营销部会同各营业部门编制,主要是销售策划费、广
告宣传费用、促销费用等。
g、 管理费用预算。由各管理部门编制,主要是管理部门为组织和管理经营
活动而发生的各项费用。
h、 能源消耗预算。由工程部编制,主要是水、电、煤、煤气、燃油、汽油
等费用。
i、 采购预算。由计划财务部编制,主要是物资库存量和耗用量的采购计划。
j、 维修费预算。由工程部编制,主要是日常维修费用和项目修理费用。
B、 非经营性费用预算。是指由大厦业主承担的非经营性支出预算,由
计财部在上级公司和大厦业主的指导下编制。它主要包括固定资产折旧、房产税、
财产保险、无形资产、大修准备摊销、贷款利息支出等各项支出预算。
C、 投资预算。是大厦的固定资产的购置、扩建、改造、更新及其它投
资等,在可行性研究的基础上编制的预算。投资预算由工程部会同计划财务部共
同编制。它主要包括固定资产购置、基建投资和更新改造预算。投资预算,编制
的内容包括购置或投资的时间、内容、资金的来源、可获得的收益、现金净流量、
投资的回收期等。
D、 财务预算。是指大厦在计划期内反映的有关预计现金收支、经营成
果和财务状况的预算,由计划财务部编制。它主要包括预计现金流量表、预计损
益表和预计资产负债表,亦称总预算。
(2)预算编制的程序
A、总经理召集大厦预算管理委员会会议,提出预算大纲及指导思想。
B、大厦预算工作小组根据预算管理委员会的预算大纲及指导思想将预算编
制任务分解下达给各有关部门。
C、营销部根据市场预测及经营目标会同各营业部门编制大厦销售收入预算;
计划财务部根据经营业务情况编制其它业务收支预算;分别报大厦预算工作小组。
D、各有关部门根据销售预算编制专业预算和部门预算报大厦预算工作小组。
a、行政人事部会同各有关部门根据销售预算和人工成本控制目标编制大厦
各部门人工成本和职工福利费用预算报大厦预算工作小组。
b、工程部会同各有关部门根据销售预算和能源、维修费控制目标编制能源
消耗和维修费预算报大厦预算工作小组。
c、各营业部门根据销售预算和部门成本费用控制目标编制营业成本、部门
费用和部门经营利润预算报大厦预算工作小组。
E、营销部根据销售费用控制目标编制销售费用预算报大厦预算控制小组。
F、行政人事部会同各部门根据大厦培训计划编制大厦培训费用预算报大厦
预算工作小组。
G、工程部、计划财务部等行政管理部门根据费用控制目标编制本部门的费
用预算报大厦预算工作小组。
H、工程部、计划财务部会同各部门编制固定资产等财产的购置、扩建、改
造、更新预算报大厦预算工作小组。
I、计划财务部在上级公司和大厦业主的指导下编制非经营性费用预算报大
厦预算工作小组。
J、计划财务部根据各部门销售、成本、费用、财产购置预算及库存控制目
标编制大厦采购预算报大厦预算工作小组。
K、大厦预算工作小组汇总各部门预算和大厦业主预算并经测算、平衡、审
核后,将预算初稿报预算管理委员会。
L、预算管理委员会讨论预算初稿,提出修改意见。
M、大厦工作小组召集各有关部门下达管理委员会的修改意见。
N、各有关部门修改有关预算再报大厦预算工作小组。
O、预算管理委员会通过大厦经营预算和非经营性预费用预算、投资预算报
上级公司和大厦业主审批。
P、上级公司审批大厦 GOP 前有关的经营预算内容提出修改意见,由大厦预
算工作小组最后修改经预算管理委员会审核后上报。
Q、大厦预算工作小组根据大厦业主的要求修改非经营性费用预算和投资预
算、并编制财务预算,经预算管理委员会审核后上报。
R、上级公司和大厦业主批准各项总预算,由大厦财务总监在总经理领导下
组织各部门执行。
(3)预算编制的原则
A、预算确定的目标既要具有科学性、先进性,又要具有可实现性,即是各
责任人员通过努力能够达到的目标。
B、预算要落实到各部门,并分解到各个月度和季度,使各部门明确各自的
目标和责任。
C、预算的制定要与部门的目标责任制结合起来,并与奖惩结合。
D、预算的综合平衡要统筹兼顾,适当安排,要处理好局部与全局的关系,
树立大厦一盘棋的观念。各部门的综合平衡应服从大厦的总体平衡。
E、预算要有严肃性、权威性,一经确定不得随意变更。
F、各项预算之间要作好衔接。
G、年度预算要与大厦的中、长期发展规划相衔接。
(4)预算编制的时间安排
预算编排的时间一般为三个月,自 9 月份开始至 11 月份结束,12 月份上级
公司和大厦业主批准预算,下达执行
3、预算的控制管理
为保证预算的完成,实现预期的经营目标,各部门应认真研究,落实措施,
并对预算执行进行检查、分析、考核,使各项预算指标经常处于受控状态。
(1)预算的执行控制
大厦的各层预算管理组织要严格执行预算管理制度,严格按各项预算的内容
规划部门的工作,各部门要将预算目标作为部门日常经营活动的标准,通过计量、
对比,及时揭示实际偏离预算的现象,分析原因,采取措施,保证预算目标的完
成。
对预算内的各项成本费用开支,按大厦的成本费用控制权限标准执行,对超
出预算范围的开支,在经营者管理权限内的由总经理控制,在超出经营者管理权
限的,需报经上级公司和大厦业主批准。非经营性费用支出、投资预算、财务预
算的变动一概需经上级公司审核并经大厦业主批准后方能执行。
(2)预算的考核控制
大厦应制定预算考核办法,把考核与目标经营责任制联系起来,与奖惩措施
结合起来,将部门完成预算情况作为部门干部任用评聘的内容,以加强预算的执
行力度。
大厦要将各项预算落实到各部门预算责任人,部门再将指标层层分解落实到
各班组和个人,并对预算的执行结果进行考核。在考核中,要坚持考核结果与分
配机制相联系,部门和个人利益与大厦整体利益挂起钩来。
(3)预算的分析控制
大厦应定期组织对各专业预算执行情况进行分析。每月召开一次经济活动分
析会议,每季度作一次预算执行情况的分析小结,年终对全年预算的执行结果进
行分析总结。
在每月的经济活动分析会议上,总经理、财务总监听取并讲评各专业部门对
月度的经营情况和预算执行情况进行分析,通过讲评,及时纠正预算执行中出现
的偏差,及时调整经营策略,以保证预算执行的进度和力度。
各专业预算部门必须做好季度、年度的小结总结,一般应在季度终了十天和
年度终了二十天内完成。内容包括,各项预算的执行情况、实绩与目标的差异、
分析原因以及改进的措施。通过对预算执行情况的总结分析,使各部门对各自的
目标完成情况能有比较深入的认识。
大厦计划财务部须做好大厦的月度、季度、年度经济活动分析,并对各项预
算执行中存在的问题进行分析,提出改进措施和建议,供大厦领导决策。月度、
季度、年度的经济活动分析报告在月度终了 7 天、季度终了 10 天、年度终了 15
天内上报上级公司和大厦业主。
七、计财部工作协调与沟通
(一)部门内部沟通与协作
1、 总出纳
(1)总台收银和各营业点收银员每班下班前应将账单和收银报表交至夜审,并
将当班所收现金、支票、信用卡等放入封包由见证人签字后投入保险箱。
(2)往来会计每月月末将允许挂帐客人名单及时交给前台收银组。
(3)出纳员每天从保险箱中取出隔天营业款清点后解交银行;会计核算员根据
各项营业报表及时编制收入凭证,并与交款表核对;并及时登记、核销应
收账款,并与总账核对。
2、成本会计
(1)成本会计取得资料编制成本、费用和物料消耗计划及分析,编制大厦预算
和资金安排计划,做好大厦经济活动分析。
(2)从采购部取得年度、季度和月度采购计划,做好资金的安排和采购员申领
支票的核销工作。
3、成本会计
(1)会同采购员共同制订库存物资品种的数量,在统一思想的基础上共同压缩
库存物资;及时与采购员沟通到货物品的规格、质量、价格情况。
(2)积极向会计核算提供有关成本计划、统计、分析的数据和资料;及时制单,
配合会计核算汇集付款计划,方便出纳员付款;月末配合会计核算核对财
务,发现差错主动寻找原因。
4、采购员
(1)每月定期将供应食品供应商的价格比较后造表送计财部,作为下月此类食
品的采购价格依据。
(2)需要动用较大金额的现金和支票时,应提前通知计财部,以便安排资金。
(二)与大厦其他部室沟通与协作
1、计财部与营销部
(1)配合营销部做好部门计划和预算的编制,落实以部门为成本中心的费用控
制管理。
(2)定期将各旅行社、公司、长包房等不同可户的付款情况及时反馈给营销部,
并对信誉不好的客户书面通知市场营销部。
(3)及时做好营销部员工的费用报销工作。
2、计财部与房务部
(1)配合房务部做好各项预算,提供预算所需的预算资料和依据;正确核对各
项收入和成本费用,及时反馈房务部预算的执行情况。
(2)协助制定客用品消耗定额,提供耗用情况,指导做好客用品的定额管理工
作;在用品档次升级时,协调做好新、旧物品的交替工作,防止产生新的
积压。
(3)客房部如需增购新的物品品种时,采购员应会同客房部有关人员与供应商
洽谈,以保证新的物品品种能符合使用的要求。
3、计财部与娱乐部
(1)协助娱乐部做好各项经营预算,落实部门为成本中心的费用控制管理。
(2)了解和沟通食品的质量、数量、规格等要求,并按要求进行申购和验收。
(3)配合娱乐部制定各类食品成本定额,及时反馈毛利率信息。
(4)每月末向娱乐部发送通知单,协调使用呆滞和临近保质期食品。
4、计财部与保安部
(1)计财部应组织和教育员工自觉参加保安部开展的“四防”宣传教育及保安业
务培训和演练,提高全体员工的安全防范意识和保安业务知识。
(2)计财部应接受保安部对安全保卫工作的指导和检查,对保安部提出的工作
建议和整改意见应及时进行整改,并将整改情况复告保安部。
(3)计财部在提款、解款时,如遇数额大的提解款要通知保安部,并请保安部
派员护送。
(4)计财部应配合白案部做好部门预算,提供预算测算资料和依据。
5、计财部与工程部
(1)配合工程部编制好各项预算和成本费用,并协作落实以部门为成本中心的
费用控制管理。
(2)配合和协助工程部制定各类消耗定额,提供有关资料,做好定额管理工作。
(3)会同工程部做好财产设备管理,定期与工程部核对机电设备变更情况。
(4)大厦新、改、扩建项目的预算计划应与工程部共同研究拟定,报大厦领导
批准后执行,项目费用支付情况应及时与工程部沟通,严格执行正常范围
内的费用支出。
(5)工程部购买专业技术要求高的设备、材料,采购部工程材料采购员应会同
工程部有关人员与供应商洽谈,以保证采购的设备、材料符合使用的要求。
(6)计财部应定期将大厦固定资产折旧情况统治工程部,以便工程部根据设备
使用年限和折旧情况提出更新、改造及大修等计划。
6、计财部与行政人事部
(1)配合行政人事部做好交通工具、办公设备添置和维修以及物料耗用和交际
公关等各项费用的预算,提供测算资料和依据。
(2)计财部在每天夜间编制的当天营业日报表在次日上午九时送至行政人事部。
(3)由行政人事部下发的文件材料,应按文件处理单中拟办或批办意见办理,
并按文书档案管理规定办复或存档。
(4)由计财部撰拟的以大厦名义行文的文稿,应送行政人事部审核后报大厦领
导签发。
(5)根据工作需要向行政人事部提出用工申请,参与录用员工面试,并负责做
好新进员工的岗前技能培训以及员工的岗位资格培训工作。
(6)根据工作需要和行政人事部安排,做好部门员工调整和转岗培训工作。
(7)配合行政人事部做好部门员工的职称评定考核和审核审报。
(8)按月做好部门员工考勤统计并汇总上报行政人事部。协助行政人事部做好
员工工作餐卡发放,以及新进、调岗、离岗人员工作服发放和回收工作。
(9)配合行政人事部做好劳动用工、人员工资、员工福利和教育培训费用等各
项预算。准确核算成本费用,及时反馈预算的执行情况。
附表格
花园大厦物料消耗.低值品摊消月报表
单位:元
本 月 发 生 数
部 门序
号
项目
房务 餐饮 康乐 营销 工程 行政人事 计财 保安
合
计
1
2
3
4
5
物料小计
1
2
3
4
5
低值品小计
合 计
本 年 累 计 发 生 数
1
2
3
4
5
6
物料小计
1
2
3
4
5
6
低值品小计
合 计
审核人: 制表人
公司管理费用表
单位:元
序号 项 目 本月数 累计数
1 工资
2 福利费
3 工会经费
4 教育经费
5 工作餐费
6 工作服费
7 劳动保险费
8 劳动保护费
9 折旧费
10 能源费
11 广告宣传费
12 业务活动费
14 物料消耗
15 低值品摊消
16 坏帐损失
17 装饰布置费
18 维修费
19 差旅费
20 洗涤费
21 办公费
22 邮电费
23 车辆使用费
24 费用性税金
25 管理费用
26 开办费
27 其他费用
28 合 计
审核人: 制表人:
花园大厦总费用明细表
单位:元
营业费用 管理、财务费用 三项费用序
号
项目
本月数 累计数 本月数 累计数 本月数 累计数
1 工资
2 福利费
3 工会经费
4 教育经费
5 工作餐费
6 工作服费
7 劳动保险费
8 劳动保护费
9 折旧费
10 能源费
11 广告宣传费
12 业务活动费
13 物料消耗
14 低值品摊消
15 装饰布置费
16 维修费
17 差旅费
18 洗涤费
19 办公费
20 邮电费
21 车辆使用费
22 其他费用
23 费用性税金
24 管理费
25 开办费
1-25 小计
26 利息收入
27 利息支出
28 信用卡手续费
29 银行手续费
26-29 小计
合 计
审核人: 制表人
应交税费明细表
单位:元
序 项目 期初未交数 本期应交数 本期已交数 期末未交数
1 营业税
2 城建税
1-2 小计
3 企业所得税
4 车辆使用税
5 印花税
6 个人所得税
3-6 小计
7 教育费附加
8 地方教育费附加
9 水利基金
10 残保金
7-10 小计
三项合计
审核人: 制表人: