一、 目的：
加强公司内部管理，规范员工工作范围，做到人尽其事，合理运用人力资源。增强外部联系，使公
司各部门工作运转流畅。
二、 主题内容和适用范围：
本规定对公司行政部各岗位职责进行了相关规定。
本规定适用于森达美（中国）企业管理有限公司行政部。
三、 行政部职责：
1、 根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究
2、 负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作
3、 公司会议组织、记录及归档工作
4、 负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作
5、 负责公司日常安全保卫及消防管理工作
6、 负责公司车辆调动管理工作
7、 负责公司总务后勤管理工作
8、 负责公司对外宣传、公关工作
9、 完成公司高层临时交办的工作
四、 行政部权利：
1、 根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权
2、 依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力
3、 依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权
4、 依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权
5、 依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力
6、 部门内部员工聘任、解聘的建议权
五、 具体岗位职责、办事流程及表格模板：
职位名称：行政总监
所属部门：行政部
直接上级：总经理
直接下级：行政部总经理助理
岗位职责：
1、 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关规章制度
2、 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案
3、 根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施
4、 组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题
5、 负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育
6、 负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施
7、 组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况
8、 负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议
9、 负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作
职位名称：行政部总经理助理
所属部门：行政部
直接上级：行政总监
直接下级：行政助理、行政文员、企业宣传、物业管理助理、维修员、保安员、保洁员、车队队长、
司机
岗位职责：
1、 在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境、保卫、维修和车辆安排
等工作
2、 负责行政管理方针、政策和制度的制定，并组织落实
3、 负责组织行政年、季、月度工作计划
4、 本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作
5、 负责组织保洁、保安工作管理制度的拟定、检查、监督和执行
6、 组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作
7、 做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络
8、 负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况
9、 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合
10、负责召集本部门的有关工作会议
11、负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作
12、负责对本部门员工进行培训和考核工作
13、负责组织编写公司年度大事记
14、负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理
办事流程：
1、 印章制刻申请流程
主管审核 审核 审核
公安部门批文
制刻印章启用印章
否
是
制刻申请
开始
结束
是
否
相关部门 行政部 行政总监
2、 印章使用流程
相关部门 行政部 行政总监
审核
公司章 审核
审核请示否
加盖印章
用印登记
加盖部门章
用印登记
否
是
用章申请
开始
结束
否
是
否
否
是
否 是
资料归档
资料归档
3、公司证照管理流程
表格模板：
1、 印章制刻申请表
申请部门 申请部门负责人签字
申请日期 经办人
印章详称 旧章详称
申请理由
行政部意见
总经理签字 日期
移交人 行政部 使用部门
开始
移交 登记、保管 申请使用
使用流程
是否需要
年检
归还
年检
结束
否
是
2、 印章使用审批表
编号 用章部门 盖章时间
公章类别 盖章次数 文件发文号
文件名称
备注：
用章人（签章） 批准人（签章）
注：请在备注栏中简要说明盖章用途。
3、 印章使用登记表
盖章时间 文件名称 发文号 公章类别 盖章次数 使用人 批准人 备注
公章管理补充说明如下：
- 公司公章由行政部总经理助理负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用；
- 一般性介绍信及身份证明，须经行政部总经理助理审核后，方可盖章，以备查；
- 对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字迹
端正，图形清晰；
- 公章禁止带出公司外使用，如因特殊需要，必须经总经理批准，由行政部专人携带前往，
用后立即带回；
- 公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理
同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；
- 公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字，
不得随意盖章；
- 公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施；
- 盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人
负责。
职位名称：行政助理
所属部门：行政部
直接上级：行政部总经理助理
岗位职责：
1、 协助行政部总经理助理起草各项规章制度
2、 负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作。按青岛市市政府相关规定，及时对各
种公司证照进行年审登记
3、 严守公司机密，妥善保管各类文件
4、 负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作
5、 参与、主持或策划各项公关活动，提出公关方案预算、及时评价其效果
6、 陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作
7、 与各订票点建立往来关系，申请协议价格，为公司人员的出行做好服务
8、 与各酒店洽谈合适的协议价格，签署协议，为公司领导及同仁或客户预订酒店房间
9、 按公司相关规定及领导要求，预订餐厅就餐
10、 协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作
11、 按领导要求，起草行政指令，经行政部总经理助理确认无误后，下发至各分公司相关责任
人处
12、负责与集团公司的业务联系。应行政部总经理助理的各项指令，与集团公司保持业务往来关
系，及时传达我司的需求给集团公司，并把集团公司的反馈及时告知行政部总经理助理
13、与国际快递公司及国内快递公司建立良好合作关系。鉴于公司业务需要，经常往亚洲地区发
送国际信件，故需与国际快递公司着重申请此区域内的协议价格
14、负责公司内部小型会议的安排工作
15、负责公司大型会议的安排工作
16、 按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动
17、 及时完成领导交办的其他事项
办事流程：
1、 会议管理流程
开始
与会各单位召开会议部门行政部
提出会议
召开申请
结束
会议准备
会议通知 接受 接受邀请
会议服务 按时参会 按时参会
形成会议决
议和文件
会后管理
2、 重要接待流程
是
否
是
是
是
否否
提出重要
接待申请
结束
审核审核 审批
规划
接待事宜
提交请购
报告
审核 审批
组织实施
配合执行 执行
开始
结束
相关部门 行政部 行政总监 总经理
是
否
3、 接待规格表
接待规格 说明 具体形式
一级接待 指来宾职位高于陪同领导
1、 集团总部领导到访下属各公司视察、了解情况
2、 对重要的来访者，负责接待的领导自始至终地陪同
3、 对来宾初到和告别时的接待，可以请适当领导陪同
4、 机场贵宾通道、接机牌、行李牌、接机鲜花
5、 酒店提前准备好房卡，并安排人员于酒店迎接
6、 会议行程安排置于酒店房间内
7、 一楼东区大厅进入公司，并安排人员迎接
8、 六楼全体工作人员着统一工装列队欢迎，拍照人员就位
9、 LED 屏显欢迎词
10、 办公区内门、灯、空调开启
11、 VIP 接待室、视频会议室准备会议区、茶歇区，包括桌牌、会
议导示牌、水果、点心、饮品等
12、 祈祷室的准备工作
13、 宴会提前预订好房间、点菜、小桌牌
二级接待
指来宾与陪同领导的职务、
级别大体相同
1、 下属各公司领导到访总部会议、商讨重要事宜
2、 下属各公司领导到访总部向上级汇报工作
3、 一楼东区大厅进入公司
4、 视频会议室准备会议区
5、 准备会议导示牌
三级接待 指来宾职位低于陪同领导
1、下属各公司领导派员到总部工作、会议
2、交通、饮食必要协助
4、 例外事项工作安排表
接待项目 具体事宜 应考虑的因素
生活安排
主要是安排来宾访问期间的
生活起居，包括饮食、住宿、
出行这 3 方面
1、 饮食安排：要尊重来宾的习俗，尽量满足来宾的要求，如清
真不忌猪肉、新都教忌牛肉等
2、 住宿安排：根据获得的来宾资料，依据来宾的人数、性别、
身份以及来宾的要求，预定好房间，同时预留好车位
3、 出行安排：出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使
用的交通工具，公关人员亦须提前做好安排
迎送安排 接机、接站和送行工作
根据确定的接待规格进行安排，包括机场贵宾通道、欢迎仪式、接
机接站人员、欢送仪式、送行事宜等
安全保卫
若接待重要来宾，接待人员应
将安保工作列入计划
要“谨小慎微”，制定预案，思想上高度重视，还要注重细节，从严
要求
宣传报道
若来宾的访问活动对企业有
重要影响时，要事先做好宣传
准备，确定出席新闻媒体或记
者名单并联络
1、 无论活动大小，都需安排拍照人员，拍照后做好存档工作
2、 注意企业内部口径统一，掌握分寸，并报经上级部门批准
3、 有关的图文报道资料应向接待对象提供，并应存档备案
礼品或
纪念品
确定好礼品或纪念品的种类、
数量等
1、 礼物要轻重得当，不会让人产生误解
2、 考虑来宾的风俗禁忌
3、 礼品要有意义，最好的礼品应该是根据对方兴趣爱好选择的
4、 礼品的选择也可是当地有特色的物品
表格模板：
1、 会议月计划表
会议组织单位：
编号： 月
日期
会议相关信息
1 日-15 日 16 日-31 日
会议名称
会议地点
会议日期
会议时间
参会单位
预计人数
主持人
会议宗旨及议题
制表人： 审核人：
2、 森达美（中国）酒店预定表
序号 姓名 职务 联系方式
入住
时间
退房
时间
来访目的 指定酒店名称 客房标准
付费
方式
备注
3、 会议、就餐及住宿安排登记表
年 月 日
会议名称
会议时间 会议地点
记 录 人 参会人数
人员安排
备注 备注
茶 叶□ 鲜 花□
咖 啡□ 办公用品□
矿泉水□ 麦 克□
水 果□ 音 响□
横 幅□ 投影仪□
桌 牌□ 其 他
就餐地点
就餐时间 参加人数
就餐标准 其 他
住宿地点
住宿时间 住宿人数
住宿标准 房间数量
备 注：
申请部门： 经办人： 部门负责人确认：
4、 与会车辆及驾驶员一览表
序号 公司名称 车型 牌照号 驾驶员 联系方式
5、 房间安排表（置于房卡内）
房间号 名称
6、 会议日程安排（举例说明）
森达美（中国）山东地区工作座谈会
Sime Darby (China) Shandong District Working Symposium
参 会 手 册
Guiding Booklet
12/05/2010 — 12/07/2010
森达美（中国）山东地区工作座谈会
Sime Darby (China) Shandong District Working Symposium
会议日程
Itinerary
2010 年 12 月 05 日日程安排：
Dec. 5th, 2010
16：00---16：30 索菲亚（青岛）国际大酒店一楼大堂报到，领取《参会手册》，分房休息；
Check in at Sophia International Hotel and get the <Guiding Booklet>.
18：00---20：00 与会人员于索菲亚（青岛）国际大酒店-1F“会议厅 1”举行晚宴；
Banquet dinner at -1F, “Meeting Room 1”, Sophia International Hotel.
2010 年 12 月 06 日日程安排：
Dec. 6th, 2010
07：00---08：00 索菲亚（青岛）国际大酒店 2F“咖啡厅”用早餐；
Breakfast at 2F, “Coffee Garden”, Sophia International Hotel.
08：30---13：00 森达美（中国）总部视频会议室召开会议；
Symposium in the Sime Darby (RHQ China) meeting room (1).
13：00---14：00 丽达购物中心 1F 餐厅用午餐；
Lunch at 1F, Restaurant, Leader Shopping Centre.
14：00---14：10 与会人员东区一楼大厅合影；
Group photo in the entrance hall.
14：10---17：30 森达美（中国）总部视频会议室召开会议；
Symposium in the Sime Darby (RHQ China) meeting room (1).
18：30---20：30 与会人员于索菲亚（青岛）国际大酒店-1F“会议厅 1”举行晚宴；
Banquet dinner at -1F, “Meeting Room 1”, Sophia International Hotel.
2010 年 12 月 07 日日程安排：
Dec 7th, 2010
07：00---08：00 索菲亚（青岛）国际大酒店 2F“咖啡厅”用早餐；
Breakfast at 2F, “Coffee Garden”, Sophia International Hotel.
09：00 退房离店
Check out
（行程如有调整，另行通知 / Any adjustment, further notice）
与会人员名单/Participants:
序号
No.
公司名称
Company Name
职位
Position
与会人员名称
Name
1
合伙人
Partner
拿督·吕德胜
Dato' Louis
2
能源与公共事业部中国区
运营及控制中心总经理
GM - Operations & Control,
China Operations,
Energy & Utilities Division
目千里
Erik Mushtarina
3
能源与公共事业部中国区
运营及控制中心高级主管
Senior Executive - Operations
& Control,
China Operations,
Energy & Utilities Division
伊 沙
Eysa Zulkifli
4
能源与公共事业部中国
运营及控制中心分析师
Analyst - Operations &
Control, China Operations,
Energy & Utilities Division
傅大伟
Hou Dai Wei
5
能源与公共事业部
港口项目负责人
Head - Port Operations, Energy
& Utilities Division
黎琦铁
Lai Ah Chek
6
计财总监
Chief Financial Officer
王天时
Ong Thian See
7
计财部总经理助理
GM Assistant –
Financial Dept.
陈卓里
Chan Chok Lay
8
采购部总经理助理
GM Assistant –
Procurement Dept.
焦中凯
Jordan Jiao
9
行政部总经理助理
GM Assistant - Administration
Dept.
徐玉婷
Jessica Xu
10
森达美（中国）企业管理有限公司
Sime Darby (China) Enterprise Management
Co., Ltd.
人事部经理
HR Manager
李 薇
Winnie Li
序号
No.
公司名称
Company Name
职位
Position
与会人员名称
Name
11
总经理
GM
刘秀丽
Liu Xiu Li
12
副总经理
Deputy GM
刘廷恒
Liu Ting Heng
13
副总经理
Deputy GM
吕怀营
Lv Huai Ying
14
副总经理
Deputy GM
黄建军
Huang Jian Jun
15
副总经理
Deputy GM
李灵效
Li Ling Xiao
16
副总经理
Deputy GM
张其新
Zhang Qi Xin
17
副总经理
Deputy GM
陈 铭
Chen Ming
18
总经理助理
GM Assistant
邱正林
Qiu Zheng Lin
19
总经理助理
GM Assistant
李凤云
Li Feng Yun
20
总经理助理
GM Assistant
马显军
Ma Xian Jun
21
潍坊森达美港有限公司
Weifang Sime Darby Port Co. Ltd.
综合办公室副主任
Comprehensive Office Deputy
Director
郝丙辉
Hao Bing Hui
22
总经理
GM
李昌友
Li Chang You
23
副总经理
Deputy GM
张明兴
Zhang Ming Xing
24
总经理助理
GM Assistant
陈 满
Chen Man
25
总经理助理
GM Assistant
王海刚
Wang Hai Gang
26
潍坊森达美水务有限公司
Weifang Sime Darby Water
Management Co., Ltd.
办公室副主任
Office Deputy Director
李振华
Li Zhen Hua
27
常务副总经理
Executive Deputy GM
王廷靖
Wang Ting Jing
28
副总经理
Deputy GM
于会平
Yu Hui Ping
29
潍坊森达美修造船有限公司
Weifang Sime Darby Shipyard Co. Ltd.
副总经理
Deputy GM
朱 锋
Zhu Feng
序号 公司名称 职位 与会人员名称
No. Company Name Position Name
30
总经理
GM
张庆祝
Zhang Qing Zhu
31
副总经理
Deputy GM
陈启良
Chin Kee Liang
32
总经理助理
GM Assistant
江仪芳
Yvonne Kong Yee
Fong
33
潍坊森达美置业有限公司
Weifang Sime Darby Property Co. Ltd.
综合部副经理
Comprehensive Dept.
Deputy GM
韩寿祥
Han Shou Xiang
34
总经理
GM
臧 骞
Zang Qian
35
济宁地区财务总监
CFO - Jining District
莫伟强
Mok Wei Keong
36
副总经理
Deputy GM
张福民
Zhang Fu Min
37
副总经理
Deputy GM
陈大明
Chen Da Ming
38
济宁森达美港有限公司
Jining Sime Darby Port Co. Ltd.
财务部副经理
Financial Dept. Deputy GM
王永芹
Wang Yong Qin
39
副总经理
Deputy GM
李卫宁
Li Wei Ning
40
总经理助理
GM Assistant
李国梁
Li Guo Liang
41
济宁森达美郭庄港有限公司
Jining Sime Darby Guozhuang Port
Co. Ltd.
财务助理
Financial Assistant
叶伟杰
Yap Wei Keat
42
副总经理
Deputy GM
李道富
Li Dao Fu
43
副总经理
Deputy GM
张宪印
Zhang Xian Yin
44
济宁森达美龙拱港有限公司
Jining Sime Darby Longgong Port
Co. Ltd.
财务副经理
Financial Deputy GM
王慧卿
Wang Hui Qing
45
总经理
GM
李子英
Li Zi Ying
46
济宁森达美太平港有限公司
Jining Sime Darby Taiping Port Co. Ltd. 办公室副主任
Office Deputy Director
李 峰
Li Feng
序号
No.
公司名称
Company Name
职位
Position
与会人员名称
Name
47
常务副总经理
Executive Deputy GM
伦学政
Lun Xue Zheng
48
财务总监
CFO
陈鹏飞
Chan Phang Fey
49
副总经理
Deputy GM
祝奎业
Zhu Kui Ye
50
总经理助理
GM Assistant
刘晓亮
Liu Xiao Liang
51
综合办公室副主任
Comprehensive Office Deputy
Director
李振辉
Li Zhen Hui
52
日照森达美油脂有限公司
Rizhao Sime Darby Oils and Fats Co. Ltd.
计划财务处副处长
Finance Office Deputy
Director
师迎春
Shi Ying Chun
会议注意事项/Matters need attention：
1、吸烟区仅限第二会议室室外观景平台；
Smoking area is just in the viewing platform of Meeting Room (2).
2、会议中请勿大声喧哗，确保会场安静；
Please be quiet during meeting.
3、会议期间手机请设为静音模式；
Please set mobile in Silent Mode during meeting.
4、随行人员等候区为第二会议室；
The entourage’s waiting area is in the Meeting Room (2).
5、各类物品请勿随意触碰。
Please don’t touch any article casually.
会务组人员名单/Organization Group Staff List：
会务职责
Responsibility
人员名称
Name
电话
Mobile Phone
总协调
Coordinator
陆 雯
Tina Lu
18853225127
会议记录
Meeting Minutes
卢长岭
Lorraine Lu
15066859906
会议摄影
Photographer
张 涛
Terry Zhang
13792438517
程 雪
Carol Cheng
13705322649
会间服务
Server 王苗苗
Sally Wang
15192628521
会间车辆服务
Vehicle Server
曲成龙
Qu Cheng Long
13386429912
会间电子设备调试
Electronic Equipment debuging
张 磊
Zhang Lei
13687699220
徐家冬
Xu Jia Dong
13791808191
会间车辆停放及安保
Vehicle Management and Security 王益民
Wang Yi Min
13792914956
森达美（中国）总部
Sime Darby (RHQ China)
行政部
Administration
2010 年 12 月 05 日
Dec 5th, 2010
拿督·吕德胜
Dato’ Louis
李昌友 目千里
Li Chang You Erik Mushtarina
刘秀丽 王天时
Liu Xiu Li Ong Thian See
臧 骞 莫伟强
Zang Qian Mok Wei Keong
李子英 江仪芳
Li Zi Ying Yvonne Kong Yee
Fong
张庆祝 陈鹏飞
Zhang Qing Zhu Chan Phang Fey
伦学政 黎琦铁
Lun Xue Zheng Lai Ah Chek
王廷靖 陈启良
Wang Ting Jing Chin Kee Liang
会议记录
Meeting Minutes
会议座位示意图
Seating Plan
晚宴用餐座位安排/Banquet Dinner Seating Arrangement：
会议桌
Conference Table
1 号桌/（14 人/people）：
拿督·吕德胜(Dato’ Louis)、王天时(Ong Thian See)、李昌友(Li Chang You)、
黎琦铁(Lai Ah Chek)、臧骞(Zang Qian)、刘秀丽(Liu Xiu Li)、张庆祝(Zhang Qing Zhu)、
伦学政(Lun Xue Zheng)、王廷靖(Wang Ting Jing)、李子英(Li Zi Ying)、
陈鹏飞(Chan Phang Fey)、莫伟强(Mok Wei Keong)、陈启良(Chin Kee Liang)、
目千里(Erik Mushtarina)；
2 号桌/No. 2（10 人/people）：
焦中凯(Jodan Jiao)、刘廷恒(Liu Ting Heng)、吕怀营(Lv Huai Ying)、
张明兴(Zhang Ming Xing)、李灵效(Li Ling Xiao)、陈铭(Chen Ming)、
伊沙（Eysa Zulkifli）、李道富(Li Dao Fu)、傅大伟(Hou Dai Wei)、
陈卓里(Chan Chok Lay)；
3 号桌/No. 3（10 人/people）：
黄建军(Huang Jian Jun)、张其新(Zhang Qi Xin)、张福民(Zhang Fu Min)、陈满(Chen Man)、
于会平(Yu Hui Ping)、张宪印(Zhang Xian Yin)、李卫宁(Li Wei Ning)、刘晓亮(Liu Xiao Liang)、陈
大明(Chen Da Ming)、 朱锋(Zhu Feng)；
4 号桌/No. 4（8 人/people）：
王海刚(Wang Hai Gang)、李凤云(Li Feng Yun)、马显军(Ma Xian Jun)、李国梁(Li Guo Liang)、邱正
林(Qiu Zheng Lin)、江仪芳(Yvonne Kong Yee Fong)、叶伟杰(Yap Wei Keat)、
祝奎业(Zhu Kui Ye)；
5 号桌/No. 5（10 人/people）：
徐玉婷（Jessica Xu）、师迎春(Shi Ying Chun)、韩寿祥(Han Shou Xiang)、郝炳辉(Hao Bing Hui)、
李振辉(Li Zhen Hui)、李峰(Li Feng)、王永芹(Wang Yong Qin)、李振华(Li Zhen Hua)、
王慧卿(Wang Hui Qing)、李薇(Winnie Li)。
7、 年会费用统计表
房费/Room Charge
序号
No.
姓名
Na
me
房号
Room No.
房费/Room Charge 其他费用/Other Charge
餐费
Meal Charge
8、 签到表
公司名称：
Company Name：
序号
NO.
职 位
Position
与会人员名称
Name
签 名
Signature
9、 与会人员房间安排表
序号
No.
姓名
Name
公司/职务
Company/Position
证件号码
Identification No.
房间号
Room No.
职位名称：行政文员
所属部门：行政部
直接上级：行政主管
岗位职责：
1、 按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务
2、 负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理
3、 熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息
4、 负责行政部总机电话的接听业务。具体规定如下：工作时间表 8:30am-5:15pm，铃响三声内需
有人接听；接听电话应用普通话或英文，接听模版为“您好，森达美（中国）总部”，声音甜美，
语速适中，礼貌待人；需对公司人员分机号码熟悉掌握，转接电话做到高效、准确；如工作人
员不在公司，应登记来电人员相关信息，包括姓名、公司，了解是需留言还是待公司人员回电，
登记《电话接听记录》，并将信息及时、准确的转达给公司相关人员
5、 负责及时更新各部门以及各公司的电话信息，随时发放给各部门
6、 负责接收各部门传真，并及时通知，填写《传真登记表》
7、 负责行政部收发文件登记工作。行政部所有收到的文件和发出的文件，均应附有《工作内部联
系单》，内部联系单上应明确与文件相关的部门与人员，相关责任人需在此单上签字确认已获
悉此文件。
8、 负责行政部接发传真业务。公司向内、向外发送传真，需统一使用公司传真模版，标明来处和
去处，传真发送人员应做到认真严谨，勿错发、漏发。公司收到传真，应及时在《传真登记表》
上进行登记，通知收件人领取并签字确认
9、 公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门人员不得私自复印。
复印页数超过十张，复印操作人员应及时在《复印登记表》上做好登记，月底对本月所用纸张
做出统计。复印操作人员对与公司无关的文件严格控制，有权不予复印。本着加强员工环保理
念以及节约公司资源的原则，对于复印过一面的纸张，如牵涉公司数据及机密，须自行碎纸销
毁，其他纸张应集中放置于总机室，进行二次利用
10、 起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批
11、 负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作。具体工作流程如下：
· 每月 23 日-25 日各部门相关责任人按工作需要填写次月《物资申请表》，超出标准的及新
增加的物资种类需经部门负责人签字确认后上报至行政部
· 每月 30 日对当月出、入库的物资以电子表格形式做好汇总
· 根据本月物资剩余库存情况以及各部门上报所需购买物资情况，制定下月采购计划及采购
预算
· 经上级领导对各部门申请物资签字确认后，告知财务部总监预留款项，并在《物资申请单》
上签字确认
· 通知送货商 2 日内将所需物资送达，费用根据当时情况进行结算
· 所有物资在领用时需做好登记，并在《出库登记表》上签字核实
· 物资必须是实际工作需要才可领用，不可多领乱领，并实行以旧换新，笔记本等有工作资
料的可由个人保存
12、 有来访人员，行政部门所有人员有责任及时提供饮用品，如茶水、白开水等
13、 负责会议室写字板、茶杯、矿泉水的摆放，会议桌牌的制作，在接到会议通知前填写
14、 负责参观时 LED 显示屏内容的修改
15、 负责公司各办公室钥匙的统一管理及发放，发放钥匙需填写《钥匙发放记录》，如需开启
办公室门，应陪同并及时关闭。如员工要进入总监办公室拿取物品，应先电话告知总监，得到
准允后，方可开启，并陪同并及时关闭
16、 负责公司固定资产的统计，应对所有固定资产，如家具、办公设备等进行编号，登记存档。
对于租赁家具与自有家具应分开管理，分别编号登记存档。建立完善的编号程序，详细标明每
个字母所代表意思，做到清楚明了，便于识别
17、 负责公司固定资产的申领工作。公司员工需借用公司固定资产，如照相机等，需填写《固
定资产申领表》，由部门负责人签字，行政部进行登记后，方可出借，收回时认真检查，确保
无误后确认收回
18、办公家具的采购。挑选优秀供货商，考察其生产能力，检查所供家具质量，做到三家比价，
在接到行政部总经理助理指令的前提下，为各部门采购相应办公家具，填写《招标比价汇总表》
19、 负责监督办公设备的日常使用、维护（王苗苗）
20、 负责统计各部门服装的尺寸，以及服装的发放及管理
21、 负责公司图书、资料、合同以及电子的存档管理
22、 负责行政部档案管理工作。对行政部各档案做统一管理工作，合理分类，固定地点存放。
对所有所购办公设备的保修单、零部件，发票复印件单独存放，以备维修时使用
23、 员工离职时，负责清点办公用品，填写交接清单并签字确认
24、 及时完成领导交办的其他或临时工作
办事流程：
1、 预约客人来访接待工作流程
整理当天
预约记录
告知来访者
情况
开
始
结
束
行政文员 客人 各职能部门
确认与提醒
访问事宜
来访来访登记
通知被访者 客人等待
接待来访
客人
确认来访
告知相关事宜
准备接待
来访客人
引领会见
配合
送走客户
2、 来电转接流程
开
始
拨
通
电
话
结
束
行政文员 外部单位人员 各部门或员工
听
到
电
话
铃
响
拿
起
话
筒
接
听
倾
听
来
电
事
由
明
确
被
访
人
在
否
处
理
范
围
内
范
围
外
转
接
接
电
在
单
位
不
在
告
知
情
况
留
言
记
录
3、 传真收文工作流程
4、 收文背签流程
开
始
收
文
结
束
登
记
转
交
文
件
接
收
行政文员 各部门或员工
开
始
递
交
文
件
结
束
签
字
审
核
转
交
存
档
总经理 行政文员 各部门或员工
5、 办公用品购买流程
6、 办公用品领用流程
确定购买
计划
三家比价
验收物品购
货发票
提货
办公用品
入库
开始
结束
挑选物品
审核
按清单发放
否
是
开始
填写领用单
相关部门 行政部
信息存档
结束
行政部供应商
7、 办公设备购买审批流程
8、 办公设备询价流程
否
是
搜寻
价格信息
整理成
价格报告
可行
办公用品比
价流程
行政部
开始
结束
相关部门 行政部 行政总监 采购人员
审 核
① 核
①
审核审核
采购程序
是
否
开始
购买申请单
结束
行政总监
9、 办公设备比价流程
否
筛选供货商
分别与
商家洽谈
确定候选商家
办公用品采
购流程
审核
是
开始
结束
行政部 行政总监
10、 办公设备采购流程
否
采购部 行政部 相关部门行政总监
收集价格资料
编写询价报告
审批 审批
洽谈价格
购买设备 办理入库 领用设备
审批
是
开始
结束
是
资料存档
11、 发文管理流程
相关部门 行政部 有关部门 行政总监
是
草拟文本
开始
结束
审核 审核
会签否
会签 审核
寄发公文
校稿、更正
复印、盖章
正式公文
否
否
12、 收文管理流程
秘书回复 具体办理
行政主管审核
领导阅否
传阅传阅否
核定文件
领导审阅
公司领导 行政部 相关部门
是
否
是
否
开始
外部文件
外部单位
结束
资料存档
13、 档案归档流程
准备资料
是否合格
资料汇总
分类归档上架
重新整理
相关部门 行政部
是否
搜集资料
开始
结束
14、 档案借阅归还流程
否
按相关规定处理
归 还 后 检 查
是否损坏
行政总监 行政部 相关部门
审核
审核
审核 机密否
办理手续 档案使用
否
否
是
是
是
开始
结束
借阅申请单
否
是
否
办理注销
15、 档案销毁流程
是
否提出销毁
档案申请
审批
销毁
开始
审批
结束
相关部门 行政部 行政总监
信息存档
16、 往来信件管理流程
否
外部单位 秘书 部门主管
分类整理
请示主管
主管意见
回复拟稿
核对封装寄回原单位
直接回复
是
否
是
开始
来信
结束
表格模板：
电话接听记录：
传真登记表
日期 来电公司 联系电话 发件人 文件标题 页数 经办人 接收部门 接收人
复印登记表
日 期 部 门 复印项目 数量 签字确认 备 注
工作内部联系单
编号：
日 期 拟稿人
文件标题 页 数
发文部门 部门负责人
签收人：
日期
Date
来电公司
Call the company
姓名
Name
联系电话
Telephone
内 容 摘 要
Let pick to within
接电人
connect electric person
备注
Remarks
物资申请表/Goods And Materials Application
申请部门/Application Dept.： 填报日期 date： 年/Y 月/M 日/D
估价（元）Evaluate(Rmb)
序号
No.
物品名称
Good’S Name
规格型号
Type
数量
Quantity
单价
Unit Price
总价
Total Price
用途
Purpose
备注
Remarks
物资入库账/ In Registration Form for Goods
日期
Date
物资名称
Good’s Name
数量
Quantity
单位
Unit
单价
UNIT
PRIC
E
总价
TOTA
L
PRIC
E
经办人
operator
入库人签字
Treasury by signature
备注
Remark
s
出库登记表/ Out Registration Form for Goods
日期
Date
物资名称
Good’s Name
数量
Quantity
单位
Unit
领用部门
Department
领用人签字
Users signature
出库人签字
Issued by signature
备注
Remark
s
钥匙发放记录表
日期 房间 数量 领用部门 领用人签字 发放人签字 备注
会议、就餐及住宿安排登记表
年 月 日
会议名称
会议时间 会议地点
记 录 人 参会人数
人员安排
备注 备注
茶 叶□ 鲜 花□
咖 啡□ 办公用品□
矿泉水□ 麦 克□
水 果□ 音 响□
横 幅□ 投影仪□
桌 牌□ 其 他
就餐地点
就餐时间 参加人数
就餐标准 其 他
住宿地点
住宿时间 住宿人数
住宿标准 房间数量
备 注：
申请部门： 经办人： 部门负责人确认：
固定资产购置申请表：
企业名称：森达美（中国）企业管理有限公司 编号：
Enterprise Name: Sime Darby (China) Enterprise Management Co., Ltd No.:
申请部门
Application DEPT
申请时间
Application Time
购置资产名称
Asset’s Name
购置数量
Application amount
预算单价
Budgetary Unit Price
预算金额
Budgetary amount
购置原因/Application Reason:
部门负责人
DEPT Principal
分管领导
Assigned Principal
分管财务副总
Assigned Financial
Vice Manager
总经理
General Manager
财务总监
CFO
总裁
President
招标比价汇总表
企业名称：
制表时间：
物料
名称
厂商品牌 一次报价 二次报价 付款方式 联系人
选 定
厂家
部门意见：
部门负责人： 采购部： 财务总监： 领导：
传真纸电子版内
传真纸电子版外
电子信纸
职位名称：企宣人员
所属部门：行政部
直接上级：行政主管
岗位职责：
1、 根据 VI 制作公共事务用品，如名片、信封、鼠标垫、室内外的标识等
2、 根据 VI 制作各部门用统一表格，印刷成册
3、 与总部建立沟通，根据实际情况，及时调整公司 VI 系统的相关规范
4、 对所有需印刷物品的版面进行核对，确保无误后，方可印刷
5、 收集、整理并协调编制公司宣传资料，与新闻媒体建立往来与合作关系，对公司向外的信息传
播及媒体信息发布进行筛选管理
6、 与各子公司、部门建立密切联系，及时搜集各种信息，组织协调相应的公关、企划活动
7、 更新网站内容，确保集团及各子公司的相关新闻第一时间上传，与网络公司密切联系，维护网
站系统
8、 会议期间，负责摄影、摄相，提前做好各项准备工作，做好影像记录存档工作；会后整理美化
影像资料，上传至公司网站，及时更新相关信息
9、 确保公司网站在搜索引擎上的排位
10、 及时完成领导交办的其他事项
职位名称：车队队长
所属部门：行政部
直接上级：行政部总经理助理
岗位职责：
1、 制定公司的车辆使用制度，管理、控制公司的车辆使用成本
2、 根据公司的年度预算及车辆使用状况，编制车辆年度、月份维修保养计划
3、 组织实施车辆维修保养计划，保证计划的顺利进行
4、 受理各部门、公司领导用车计划或申请
5、 根据每日用车计划，合理调度车辆，保证公司行政及经营用车
6、 全面负责司机的考勤管理及司机值班安排
7、 根据公司及人力资源培训计划，组织司机的培训工作
8、 每日对车辆进行抽查，每月对各车辆进行一次大检查，对车辆大修进行验收
9、 负责司机出车的各类台账登记、汇总、考核，定期向行政部经理汇报工作
10、 对车辆各项费用进行初审、登记，每月对费用支付情况综合分析
11、 制定证照年检计划，交纳相关费用，督促并检查各类证照的存档、借阅管理
12、 负责安全事故的调查及处理
13、 完成行政部总经理助理交代的其他工作
职位名称：驾驶员
所属部门：行政部
直接上级：行政主管
岗位职责：
1、 司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则和相关操
作规程，安全驾车
2、 公司市区内用车，须认真填写《出车登记表》，经行政部相关责任人确认后方可出车
3、 公司市区外用车，均应按要求填写《派车计划单》，经行政部相关责任人签字同意后方可出车
4、 接到《派车计划单》后，应及时赶往目的地，工作结束后及时返回公司
5、 司机应爱护车辆，做好车辆日常保养、检修、清洁工作，确保公司车辆的正常运转和使用寿命
6、 为体现企业形象，驾驶员工作时必须衣着整洁，举止大方，礼貌待人
7、 严禁在未经领导同意的情况下，接送客人或办私事
8、 严禁将车辆交给无证人员驾驶或租借他人
9、 未经车队主管同意，不得改变行车路线和行车计划，严禁私自对外经营
10、 不得擅自将公务用车开回家，或作私用
11、 严禁酒后开车
12、 司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知行政部相关责任人，并
说明原因。下班后，应将车辆停放在规定地点保管，不准私自用车
13、 出车前，要例行检查车辆的水、电、机油及其他机件性能是否正常，发现不正常时，要立
即加补或调整
14、 司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的，应立即报告行政部相关责任人，并
提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）。未经批准，不许私自将车辆送厂
维修。车辆维修需填写《车辆维修（保养）明细表》，标明车号、日期、维修内容及金额等。
企业车辆的维修，须在指定的修理厂修理。定点修理厂应该是修理质量好、价格合理、方便快
捷、服务意识强、有一定规模的厂家
15、 原则上由司机负责公司的出车任务，任何人未经同意不得驾驶公司车辆。如遇特殊情况，
非专职司机用车须先提供驾照复印件，并做好登记，注意保持车辆清洁，行车后，车队相关责
任人有责任及时检查车况，发生问题应立刻向有关各方汇报
16、 车辆的年审、保养维修统一由行政部安排办理，驾驶员应提前通知
17、 公司车辆的清洗，须在指定的汽车美容店清洗，清洗完后应做好登记，注明时间、车牌号、
洗车人等
18、 子公司车辆在总部期间，如需清洗，应到指定汽车美容店进行清洗，清洗完应做好登记，
并告知车队相关责任人
19、 公司提供中石化加油卡，驾驶员在无特殊情况下，应在中石化使用加油卡进行油料补充。
车队相关责任人应填写《车辆用油明细表》，对每辆车每月的用油量做出核对和统计
20、 车辆外出时出现事故，应及时报警，通知保险公司，并告知车队相关责任人知道，把损失
降到最低
21、 及时完成领导交办的其他事项
办事流程：
1、 事故处理流程：
开
始
审批
审核
总经理 行政总监 行政部 司机
收到事故消息
组建事故处理小组
协助交管部门
现场处理事故
发生事故
现场应急处理
接受处罚
编写事故分析报告
拟定事故处理办法
审核
实施处罚
结果存档
提供事故现场报告
结
束
事故责任书
2、 车辆使用流程
开
始
审
核
审
批
填
写
车
辆
请
用
单
查
询
车
辆
使
用
信
息
调配车辆
安排司机
检查车辆
提供车辆
登
记
用
车
信
息
接车信息
使用车辆
结
束
办
理
车
辆
使
用
手
续
行
政
部
经
理
交
代
的
其
他
工
作
办
理
车
辆
使
用
手
续
行政经理 行政部 员工
3、 车辆加油卡充值流程
财务部
开
始
提
出
加
油
卡
充
值
申
请
审
批
结
束
审
核
填
写
加
油
记
录
表
审
核
行政部经理 行政部 司机
预借充值费
查
看
油
卡
剩
余
金
额
索
取
票
据
油卡充值
审
批
报销结算
4、 车辆安全管理流程
行政部相关人员车管单位
是
否
是否通过
制定车辆安全管理计划
发布车辆安全管理规定 确定车辆安全管理要点
组织实施车辆安全管理制度
对车辆安全管理进行巡检
组织车辆参加年审接受车辆年审
进行整改
审核并更新年审记录
年审记录存档
结束
开始
车辆安全
巡检记录
表格模板：
1、 车辆油卡充值申请表：
车辆油卡充值申请表
Vehicle Gas Rechargeable Card Application Form
申请人
Applicant
申请日期
Date
年 月 日
Y M D
车牌号码
License No.
剩余金额
Remaining amount
充值金额
Rechargeable amount
充值说明
Description
现行油价（人民币）
Present gas price （RMB） /升（L）
油卡充值金额合计
Rechargeable total amount
车辆主管签字
Vehicle Team Leader
行政部负责人签字
Admin Dept. Leader
财务总监签字
CFO油卡充值审批
Examine and approve
2、 市内出车登记表：
里程数日期 车号 驾驶员 出车时间 事由（或地点） 返回时间
出车 返回
备注
3、 车辆登记列表：
车型
项
次 商务舱 轿车
车号
责
任
人
购置
日期
购买
价格
引擎号码 排气量
保险单
编号
1
2
4、 车辆检查日志：
使用时间 自 月 日 时 分至 月 日 时 分
目的地 同车者
使用目的
司机开车前检查日志
刮伤
□无
□有
后视镜
□无
□有
爆裂
□无
□有检查车辆四周
胎压 □正常 □不正常 备胎及千斤顶 □无 □有
检查车底 漏水 □无 □有 漏机油 □无 □有
打开引擎盖 冷却水量
汽油剩量 喇叭
□佳
□不佳
开车
前检
查
坐驾驶座
方向灯
□佳
□不佳
雨刷
□佳
□不佳
灯
关
□佳
□不佳
出发时间 时 分 回公司时间 时 分
指针所示距离 自 km 至 km（共 km） 被给汽油量
用后检查异状 □无 □有
故障处及行车过程
中性能不佳状况
5、 车辆请修表：
表单编号： 日期： 年 月 日
车号 请修前里程数 请修申请人
1．
2．请修项目
3．
损坏原因
1．
2．
3．
预算金额
修理厂家
审核意见
1．
2．
3．
管理部门 审核部门 总经理
主管 主管
经办人 经办人
6、 保养记录表：
车号 发动机号 公司编号
主要使用人
使用单位
司机
保养记录
年度
月 日
保养项目 金额 保养前里程表数 经手人（签章） 主管（签章）
合计
汽油金额 保养金额 修理金额 合计
本月费用
7、 车辆加油记录表：
车牌号码 车型
加油日期 司机（经办人） 加油前油量指数 所加油量 油费 最终审批人
8、 市外派车计划单：
森达美（中国）企业管理有限公司市外派车计划单
申请部门： 申请人： 驾驶员： 车号：
车辆去向 事由 出发时间 预计返回时间 实际返回时间 实际行驶里程
申请日期： 年 月 日
申请部门领导签字：
行政部领导签字：
备注：（标明乘座人数，所需车型，
及其他要求）
调度签字：
说明：本单一式两联，第一联申请部门留存，第二联司机出车，填写行车里程后，交车队队长留存
9、 车辆事故现场记录单：
司机 乘车人员 部门
事故发生时间 年 月 日（□上午 □下午 时 分）
事故种类
□1．人车相撞（□轻伤 □住院 □重伤 □病危 □死亡）
□2．车辆本身（□颠覆 □冲撞 □冲出路外 □零件损坏 □其他）
□3．车辆相撞（□擦撞 □追撞 □冲撞 □其他）
发生地点
事故原因
当事人 对方
姓名 姓名
性别 性别
单位 单位
本人地址 本人地址
联络方式 联络方式
公司地址 公司地址
车种年份 车种年份
车辆号码 车辆号码
驾照号码 驾照号码
（可附现场照下来的照片）
备注
10、 车辆事故报告单：
报告人： 报告日期： 年 月 日
事故描述
发生时间
发生地点
见证人签名 警察签名
处理结果
我方资料 对方资料
司机姓名 年龄 姓名
部门 住址 电话
出车事由 身份 □驾驶 □行人 □其他
同车人员 其他人 名称
种类
公司
地址
驾照
编号 驾照种类 驾照编号
取照时间 车型 取照时间 车型
车号 年份 车号 年份
车辆损坏部
分及程度
1．
2．
车辆损坏部
分及程度
1．
2．
相关意见
1．
2．
相关意见
1．
2．
板金 板金
烤漆 烤漆
零件 零件
其他 其他
车辆
合计
车辆
合计
人身 人身
物品 物品
损坏程度
其他
损坏程度
其他
保险公司 保险公司
保险单号码 保险单号码
职位名称：物业管理助理
所属部门：行政部
直接上级：行政主管
岗位职责：
1、 负责公司与物业及前期施工单位的基本事务联系。
2、 公司如需物业提供任何服务，须先通知物业管理助理，由其跟物业公司进行沟通。
3、 物业公司如需公司给予协助，须先通知物业管理助理员，物业联系员应据自己所能尽量解决，
如遇困难，及时向领导提出，给物业公司反馈。
4、 负责公司与物业公司所有费用的确认工作。物业公司收取费用需将费用通知单交由物业管理助
理，由物业管理助理进行审核无误后，提交给行政主管，报请公司付款。
5、 负责公司所有快递信件的收发工作。公司所有收发管理工作统一由行政部负责，收发业务范围
包括：文件、邮件、报刊、挂号信的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。
- 收到快递信件。具体工作流程如下：快递公司或邮局送达信件，统一由保安人员签字确认收取
信件，随后将信件转至行政部，由行政部通知相关收件人领取信件，登记《信件接收登记表》
（见附件 26）。
- 发放快递信件。具体工作流程如下：发件人将需发送信件集中到行政部，由行政部联系快递公
司或邮局上门收取信件，将底单存档备查，同时建立《外发信件登记表》（见附件 27），应每天
定时查看快递公司网站确认所发信件是否已送达，确认送达后应向发件人做出回复。
6、 负责协助与监督本公司维修人员的工作。如办公家具需维修，需先通知物业管理助理，由物业
管理助理协调维修人员，对所需维修家具进行维修。
7、 负责协助与监督本公司保安人员维护车库车辆的基本安全。制定相关制度，保安人员需严格按
制度规定到车库进行巡查，以确保公司车辆的安全。
8、 协助与监督本公司保安人员对办公区域内外的安全负责。制定相关制度，保安人员需严格按制
度规定对办公区域内外进行巡查，以确保办公区域内人员与财产的安全。
9、 协助与监督本公司保洁人员对办公区域内的清洁工作负责。制定相关制度，保洁人员需严格按
制度规定对办公区域内进行清洁工作，以确保办公区域内干净、整洁。统计保洁人员工作量，
做好记录工作。每天工作结束，保洁人员应将所有办公室钥匙交由物业管理助理统一保管。
10、 安排值班，保障公司财产物资安全
11、 进行员工出入管理，保障员工安全
12、 进行信息保密管理，防止公司重要信息的泄漏
13、 进行公司信息系统维护和管理，保证资源内部共享和安全
14、 进行公司治安制度设计，保障公司内部安全
15、 进行消防管理，避免重大火灾事故的发生
16、 协调保洁人员进行企业清洁卫生管理
17、 协调绿化公司进行企业环境、绿化管理
18、 仓库
19 行政部门考勤制度
自 2011 年 1 月 1 日起，行政部门各同仁需严格遵照公司考勤制度的相关规定，上下班须打卡并同
时登记《员工签到签退表》，如未及时登记或与事实不符，一律按旷工处理。如遇有急事，须电话
告知王苗苗，及时补假条，反之按旷工处理。自即日起，行政部门各位同仁，如有调休、加班、请
假、外出等工作需要，到行政部办公室领取审批单，填写完毕后，汇总到王苗苗，月底统一交予人
事部。
接收信函、快件工作流程
开
始
登 记
筛 选
分 送
结
束
发来信函、文件签 收
接 收
记录存档
各职能部门物业管理助理 外部单位
寄送信函、快件工作流程
物资申请表/Goods And Materials Application
申请部门/Application Dept.： 填报日期 date： 年/Y 月/M 日
/D
估价（元）Evaluate(Rmb)
序号
No.
物品名称
Good’S Name
规格型号
Type
数量
Quantity
单价
Unit Price
总价
Total Price
用途
Purpose
备注
Remarks
物资入库账/ In Registration Form for Goods
日期
Date
物资名称
Good’s Name
数量
Quantity
单位
Unit
单价
UNIT
PRIC
E
总价
TOTA
L
PRIC
E
经办人
operator
入库人签字
Treasury by signature
备注
Remark
s
出库登记表/ Out Registration Form for Goods
日期
Date
物资名称
Good’s Name
数量
Quantity
单位
Unit
领用部门
Department
领用人签字
Users signature
出库人签字
Issued by signature
备注
Remark
s
开
始
登 记
联络相应单位
处理发送
结
束
物业管理助理 各职能部门 外部单位
交待寄送信函、
文件事宜
签 收
接到服务要求
19 信件收发
外发信件登记表
日期 信件类
别
信件单
号
外发地
址
收件人 发件人 经办人 重
量
资
费
快递公司及联
系方式
信件接收登记表
日期 邮件类
别
邮件单
号
数量 所属部
门
收件人 经办人 分发日
期
签收人
员工签到签退表
姓名 上班时间 签字 下班时间 签字
员工请假单
部门 职务 姓名
请假类别 病假 事假 年假 婚假 产假 其他
请假事由说明
请假时间
员工签字 部门意见
签字 日期
销假时间
加班审批单
姓名 部门
加班内容
加班时间 ，共 小时
员工确认 签字： 日期：
部门意见 签字： 日期：
员工调休单
姓名 部门 职位
调休时间
详细说明
员工签字 签字： 日期：
部门意见 签字： 日期：
员工外出单
姓名 职员编号
部门 职位
外出事由
外出时间 外出地点
外出地点外出人员名单
员工签字 签字： 日期：
公司意见 签字： 日期：
职位名称：保洁员
所属部门：行政部
直接上级：物业管理助理
岗位职责：
1、 严格按照《保洁工作标准》（见附件 28）履行工作职责。
2、 工作期间，保洁人员须穿着公司保洁服，维护公司形象。
3、 每天负责卫生间（至少 2 次）、走廊、大厅、电梯间、行政部、总裁休息区的卫生清洁工作。
针对办公区域的开关、插座、报警器等细微处应随时保持其干净无尘。
4、 每两天负责视频会议室、第二会议室、审计部、计财部的卫生清扫工作。
5、 每三天负责西区办公室、秘书室、洽谈室、VIP 贵宾会议室的卫生清扫工作。
6、 每五天负责公共玻璃区的卫生清扫工作。
7、 及时完成领导交办的其他事项；
8、 保洁人员每星期的工作流程表
清洁卫生管理流程
周一 周二 周三
保洁人员总务后勤主管行政部经理总经理
开
始
否
①制定清洁卫生标准
①定期检查卫生状况
填写《环境卫生检查表》
①卫生状况评价
是
资料存档
审批
形成清洁卫生标准 ①执行清洁卫生标准
审批
给予处罚
结束
8：00-8：30 走廊、窗台、
腰线、消防
栓、走廊沙
发
8：00-8：30 走廊、窗台、
腰线、消防
栓、走廊沙
发
8：00-8：30 走廊、窗台、
腰线、消防
栓、走廊沙
发
8:30-9：00 大厅、电梯
厅
8:30-9：00 大厅、电梯
厅
8:30-9：00 大厅、电梯
厅
9:00-9：20 审计部 9:00-9：20 审计部 9:00-9：20 审计部
9：20-9：50 行政部、东
区休闲区
9：20-9：50 行政部、东
区休闲区
9：20-9：50 行政部、东
区休闲区
9：50-10：20 东区厕所 9：50-10：
40
总裁二、四 9：50-11:00 总裁一、三
10：20-11：30 总裁一、三 10：40-11：
00
东 区 公 共
卫生
11:00-11:30 东区厕所
11：30-11：45 洗抹布 11：00-11：
30
秘书区 11:30-11:45 洗抹布
11：45-12：30 午休 11：30-11：
45
洗抹布 11:45-12:30 午休
12:30-13:30 视 频 会 议
室
11：45-12：
30
午休 12:30-13:30 视频会议室
13:30-14:30 第 二 会 议
室、空中花
园
12：30-14：
00
洽谈区 13:30-14:00 中国区总裁
14:30-14:45 东 区 公 共
卫生
14：00-15：
00
审计部 14 ： 00-16 ：
15
西区办公室
（1/2）
14：45-15：30 VIP 会议室 15：00-16：
00
计财部、机
房
16 ： 15-16 ：
30
西区公共卫
生
15：30-16：00 中 国 区 总
裁办公室
16：00-16：
30
西 区 公 共
卫生
16：30-16:45 洗抹布、地
擦等
16：00-16：20 西 区 公 共
卫生
16 ：
30-16:45
洗抹布、地
擦等
16：20-16:45 洗抹布、地
擦等
周四 周五
8：00-8：30 走廊、窗台、腰线、消
防栓、走廊沙发
8:00-8:30 走廊、窗台、腰线、
消防栓、走廊沙发
8：30-9：00 大厅、电梯厅 8：30-9：00 大厅、电梯厅
9：00-9：20 审计部 9：00-9：20 审计部
9：20-9：50 行政部、东区休闲区 9：20-9：50 行政部、东区休闲区
9：50-10：40 总裁二、四 9：50-10：20 东区玻璃区
10：40-11：10 东区公共卫生 10：20-10：40 东区公共卫生
11：10-11：30 擦拭东区绿色植物 10：40-11：20 擦拭西区绿色植物
11：30-11：45 洗抹布 11：30-11：45 洗抹布
11：45-12：30 午休 11：45-12:30 午休
12：30-13：30 第二会议室 12:30-13:30 审计部
13：30-16：10 西区办公室（1/2） 13:30-14:30 计财部、机房
16：10-16：30 西区公共卫生 14:30-16:10 西区玻璃区
16：30-16：45 洗抹布、地擦等 16:10-16:30 西区公共卫生
16:30-16:45 洗抹布、地擦等
六）卫生状况检查表
检查项目 良好 一般 较差 缺点事实 改善项目
茶杯、烟缸
门
窗
地板
办公桌椅
电话
办公用品
工作桌椅
楼道
卫生间
其他
职位名称：保安员
所属部门：行政部
直接上级：物业管理助理
岗位职责：
1、 严格按照《保安工作制度》（见附件 29）履行工作职责。
2、 每天定时定点对楼层内及车库进行巡视检查，填写《巡检记录表》（见附件 30），维护公司办公
场所内外区域的正常工作秩序，确保车库内车辆的安全。要求一日四次对车库进行巡检，由安
保部人员轮班，停车位墙壁贴放《巡检记录表》，确保有巡检有签名。如遇突发事件，应及时
汇报，避免直接冲突。《巡检记录表》由物业管理助理整理存档。
3、 在任何情况下，工作时间监控室必须保证有一名保安人员在位子上，对各个出入口的安全负责。
4、 每天下班前确保所有出入口已上锁，所有水、电及相关设备已关闭。
5、 每周 4 对楼层内的花草树木进行修枝、浇水，确保办公区域内的绿植健康成长。
6、 有外来人员来访，登记《来访人员登记表》（见附件 31）须做到“有服务、有登记、有交接”。
7、 如有外来人员进入公司施工，保安人员需陪同，以确保公司人员与财产的安全。
8、 快递人员上门收取信件，保安人员应联系行政部，由保安人员将所需发送信件转至快递公司，
留好底单转至行政部；快递人员送达信件，保安人员先行联系行政部，如此信件无需开箱验货，
只需签收，那保安人员签收转至行政部即可，如需开箱验货，行政部自派人员到门口验货签收。
9、 加强对公司重点部位的治安防范，加强防盗，如发现可疑人和事，应及时汇报并做出处理反应。
10、 加强防火工作，及时发现，及时处理。
11、 对违反治安条例的行为，查清事实，收集证据向公司汇报，如盗取公司信息等。
12、 妥善保管配发的安保器械，不得丢失和擅自使用；
13、 认真、正确记录《交接班记录表》（见附件 32），将信息正确无误的传达给交接人；
14、 及时完成领导交办的其他事项；
岗位权限：
1、对部门工作改进的建议权；
2、对违反公司管理制度的人员有举报权；
3、对危害公司利益的行为有制止权。
职位责任：
在工作时间，对公司人员及各项财产，包括资料安全负有直接责任。
（一）值班安排表
年 月 日至 年 月 日
日期 班次 时间 值班主管 值班人员 交接物品 备注
早
中
晚
早
中
晚
早
中
晚
制表人： 保安部经理：
（二）值班日志表
部门 职称
姓名 时间
时间 检查及处理事项
巡查
部门 人数 工作内容 时间
加班
电话
访客
货物进出
收发
交待事项
备注
（三）值班登记表
日期 姓名 接班时间 班次 任务事项 备注
审核： 复核：
（四）交接记录表
日期 交班主管 值班人员
交代事项
1
2
3
备注
接班时间 接班主管 值班人员
来访人员登记表
日期 单位 姓名 人数 联系电
话
来访时
间
离开时
间
接待人 备注
巡检记录表
日期 时间 巡检人 巡检情况 原因 备注
监控记录表
日期 记录人 情况简述
（三）突发事件记录表
事件内容
责任人 见证人
所属部门
出事地
点
发生日期 年 月 日
发生时
间
发生原因
事件经过
处置方式
备注
处理人： 审核： 复核：
职位名称：维修人员
所属部门：行政部
直接上级：物业管理助理
岗位职责：
1、 严格执行公司各项规章制度。
2、 公司家具出现坏损需维修，由各部门填写《维修申请单》（见附件 33）统一交由行政部，由行
政部协调安排维修相关事宜。
3、 在接到通知后，应确定维修时间，及时做好修复工作。
4、 维修后及时通知相关责任人，对所维修区域进行检查确认。
5、 如遇无法修复，应及时通知相关责任人，提出建议解决方案。
岗位权限：
对部门工作改进的建议权。
职位责任：
维护办公区域内的正常工作环境，对坏损物资进行及时修复。
行政部补充规定如下：
一、 固定资产购置的相关工作流程：
1、 填写《固定资产购置申请表》（见附件 34），后附所需产品三种型号或规格的详细资料，并详细
说明所选型号的必要性。
2、 相关责任人进行审核，准允后，在《固定资产购置申请表》上签字确认。
3、 针对所选型号，三家比价，填写《材料（设备）询价表》（见附件 35），注意需加盖供货方章印，
已确保真实性。
4、 进行汇总，填写《招标比价汇总表》（见附件 36），报请相关领导审批，此表一式三份，相关领
导签字确认后，复印两份即可。
5、 确认购买，固定资产到货后，进行固定资产登记、编号、保存。
二、 日常报销的相关工作流程：
1、 行政部确认每周统一报销时间为周二、周四。
2、 报销单据应归门别类，由专人统一报送财务报销。
3、 所购物品应索取相应购物发票，如金额较小，没有购物发票，应让售货公司开具收据，购物人
员找相应发票，如出租车票顶账，所顶发票后应标明报销人员姓名，报销的物品名称，购买物
品的原因报请财务部审批。
维修申请单
日期 设备、设施名称 损坏地点 故障情况 经办人 维修日期 检修人签字 备注
（九）办公设备检修记录表
检修日期 设备名称 检修项目 检修原因 检修结果 检修员 备注
审核人： 填表人：
