公司管理规定
一、管理概要:
(一)、总 则:(80个字)
1、服从领导、尊重同事; 2、谦虚谨慎、文明礼貌;
3、严于律已、宽以待人; 4、注重团结、密切协同;
5、忠诚老实、恪尽职守; 6、奋发进取、提高效率;
7、勤俭节约、艰苦创业; 8、遵纪守法、保守秘密;
9、按级请示、及时汇报; 10、爱护公物、确保安全。
(二)、分 则:
1、管理责任:公司行政管理部门为人事部;各级管理人员对分管的工作、所属人员、办公环境、办公秩序、办公设备、安全状况负责;各写字间(部、处、科、室、班、组)最高职务者或公司指定人员对本写字间办公环境、办公秩序、办公设备、安全状况负责。发生问题由当事人负直接责任,以下部门和人员负管理责任。
2、写字间管理:按照《公司写字间公约》执行并遵守以下规定:
公司办公、对外接待、接听电话:
A、要谦虚谨慎、礼貌待人、文明用语;
B、要如实介绍本人职务;
C、宣传公司情况和有关业务不得过于夸大其辞;
D、借用他人名义对外联系必须征得本人同意;
E、承接业务一定要讲求信誉;
F、要提高警惕、保守秘密;
G、接任何电话应设法处置,不得说“不”;电话内容应从速落实;重要电话必须记录并向有关领导请示汇报,处办情况应有记录。
(2)员工一律不得在写字楼、公司车辆内吸烟;在以下环境遇有来客吸烟不便劝阻时,员工不得借口吸烟。
(3)办公桌桌面是员工最直接的卫生责行区域,它最直观地反映着员工的工作态度;文件和物品摆放是员工管理能力的一个侧面;写字间的卫生和办公秩序是公司的计分表,也是公司管理能力的体现,各级管理人员和各位员工每天都必须做好这件事,非数字经营指标中也要检查办公室环境。
(4)员工不得在工作时间内谈与工作无关的事;非被传呼或来电话以及有重要事项不得主动用公司电话谈私事或打私人传呼,接到私人电话后也应缩短通话时间。
(5)员工在工作时间内未经允许,不得做与工作无关的事、看与工作无关的书、吃东西、听录音和广播。
(6)员工应养成或保持写字间安静的习惯,不得影响他人的工作。
(7)员工必须服从命令听指挥,对领导指示、会议内容、重要事项要认真记录,对重要会议应做会议纪要,综合部应负责会议纪要的落实。
(8)员工在工作中必须事前请示、事后汇报,不得超越职权。
(9)员工应根据领导意图主动制订工作计划,安排好本职工作。
(10)工作时间除公司专门组织外不得进行文体活动,员工不得用办公设备进行游艺活动。工休时间,员工的文体活动一律在公司专设场所和休息室进行,写字间、楼道等办公地点不得进行文体活动。
(11)员工休息时,除值班室和休息室以外,在办公场所不得躺卧。
(12)每位员工都有维护公司利益和声誉的义务,都有热情接待来宾和顾客的义务。
(13)男员工夏季在写字间不得着无领T恤衫和短裤办公;女员工不得着有伤风雅的服装办公。
(14)员工在进入公司、部门领导办公室和共他部门办公室前应敲门,经允许方可进入,借用其他部门的办公设备时应先经许可。用其他部门的电话联系业务必须经过该部门领导特别许可。
(15)员工在进入会议室前,应向管理会议室的部门询问是否正在召开会议,不得随意意闯入;有重要事项需要通知亦应视会议重要程度确定是否可以立即通知与会人员;非重要电话应婉言解释,请来电者等会议休息或结束时再来电。
(16)员工参加会议时,除特殊情况外,应关闭传呼机或置于振机应置,不得发出响声,不得中途离会复机。管理人员在参加重要会议时,移动电话应关机或指定不参加会议的人员代接。
3、部门与专业协调:公司各部门和全体员工都应树立全公司工作一盘棋的思想,要强化公司团队意识,互相支持,做到分工不分家。管理人员必须有公司战略意识,具备指挥多专业协同作战的能力,发挥公司各部门,各专业的特长和设备的作用,密切协同完成任务。具体协调制度如下:
(1)会议协调:牵涉面较大的重点工作和较复杂的部门配合,通常应开会协调,协调方案应报公司审批并送相关协作部门。
(2)通报协调:本部门重要工作及进展情况、可能涉及共他部门的重要情报资料和工作,应向公司书面报告并向其他部门书面通报。
(3)协商:涉及部门协作、人员及设备借(调)用、容易造成部门矛盾的工作,相关部门必须友好协商解决。
(4)协作:公司部门之间、人员之间均有互相协作的义务,不得无理拒绝其他部门的合理请求,紧急情况下必须全力以赴互相支持。
4、文档管理:按照公司《文档管理、借阅制度》执行并着重加强以下方面:
(1)公司行政公关中心为公司文档保管部门,所有公司证照、公司文件、对外资料、部门上报文件的正本等,均应交公司人事行政部由专人负责分类妥善保存,各店上述由综合部设专人保管。
(2)各部门必须指定专人负责本部门文件的分类管理和收发,公司下发的文件和通知不得乱扔乱放。
(3)文档管理必须做到:重要文件全部分类存档;盖章文件必须先经批准;法律文件必须先经审核;外发文件统一编号;重要文件借还必须登记。
5、印章管理:按照公司《各类印章(鉴)使用的管理办法》执行并着重加强以下方面:所有印章必须专人保管;对外用印必须经过批准;携章外出必须经过批准;空白介绍信必须经过批准;空白合同必须经过批准;所有对外用印必须登记。
6、办公设施管理:按照公司《传真、国际长途、复印机、车辆、计算机等办公设施的使用及维护办法》执行并着重加强以下方面:定人管理责任落实;定期维护确保完好;使用登记便于核算;消耗物品统一领用。
7、小件办公用品领用:按照公司《小件办公用品领用办法》执行并着重加强以下方面:小件办公用品由综合部统一购买按需发放;购特殊物品须事先经行政公关同意;业务购书须事先经行政公关、店长办公室同意;购书必须经综合部登记验收方可报销;各部门公用书籍须有专人保管;办公室定期颂购书目录以便资料共享;部门间借书应当互相登记;书籍丢失应当赔偿。
8、车辆使用与管理:《车辆与驾驶管理制度》执行并着重注意加强以下方面:严禁洒后驾车;公司管理人员和非专职司机未经总裁特别授权不得驾车;严格掌握车辆;严禁司机私自出车;严格控制公车私用;注意提高出车的办事效率。
二、车务管理规定
(一)、驾驶员管理制度:
1、驾驶员出车前必须保持车辆内外清洁,保证车辆各机械部位正常运行,做好一切出车准备工作。
2、驾驶员驾车时严禁饮酒、不准在车内吸烟、行车时严禁交头接耳与人交谈,或大声喧哗。
3、驾驶员在前往目的地的途中所发生的费用(存车费、过路费、高速费),要由用车部门签字后,方可予以报销。
4、驾驶员收车后,必须将车辆存放在公司或商店指定的地点,并锁好门窗,不得自行将车开走。如遇特殊情况必须经主管部门同意。凡未经同意擅自驾车离开者,将给予经济处罚,情节严重着予以解聘。
5、车辆出现故障,如属自修范围的驾驶员自行解决,如出现其它故障,必须及时通报车务部。各店车辆须报综合部,由公司统一进行修复。
6、如机动车发动机出现因缺油、缺水、检查不到位等原因所造成的发动机大修或更换零部件,由专职驾驶员承担一切责任。
7、所有驾驶员必须服从命令,听从指挥,要满负荷工作。专车司机在不耽误有关领导用车前提下,要服从调度安排的相关出车工作。
8、公司及各分店的驾驶员要遵守交通法规,安全行驶,如因违章受的处罚公司将不予以报销。
(二)、车辆使用管理制度:
公司所配备车辆均为工作用车,不属于员工上下班专用车辆。
各部门需使用机动车时,应先到人事部填写用车单,尔后经用车部门负责人签字,总经理审批后,人事部方可派车。
用车人在用车前,要求司机填写用车单上的超始公里数,事务办理完毕后,再由司机填写终止公里数,并签字认可,尔后,司机将签字后的用车单交回人事部。
公司要严格控制机动车使用,按下发的“油耗费用指标”“维修费用指标”执行。为节省维修费用,车辆需维修保养,必须由公司安排统一修复,无特殊情况,不得私自到修理厂修车。
三、报刊、杂志订阅及管理制度
(一)、订 阅:
1、订阅申请时间:
以年度为单位,每年度第四季度为下一年度报刊杂志订阅申请时间。
2、订阅费用额度标准及核定:
费用额度标准制定及核定权力部门为公司行政公关中心。
费用额度标准:
订 阅 单 位
订阅费用标准
总经理
根据具体情况核定
公司内各部门(中心)
人均费用标准50元/年度
3、公司确定下一年度订阅内容,列出订阅明细,统一订阅并立档保存:
中国商报、今晚报、商场现代化、中国消费者报
四、办公收(发)文规定
为进一步明确公司关于发文、收文及档案保管的有关规定特通知如下:
(一)、发 文:
1、编订文件头:各部门所发文件需具有文件头,并在今后的发文当中延用,不得随意更改;
2、编制发文字号及明确文件发送单位:各部门发文应在文件头下方编有发文字号
注:一般性、临时性的会议通知及一般性文件的未定稿等除外。
3、发文登记:各部门应设立发文登记表,并对本部门所发文件进行登记。
(二)、收 文:
1、对外收文:凡收到公司上级主管单位或相关外单位的文件,行政公关中心都要进行关于该文件的文件名称、简要内容、发文单位、发文时间、发往单位及经手人的登记。
2、对内收文:公司各部门所发文件需交一份至行政公关中心存档并由该部门做收文登记。
3、所收文件若需有关部门协办,要及时处理,不得延误。
(三)、立卷存档:
1、公司各部门所发文件、上级主管单位或相关单位发至公司的文件均由行政公关中心进行保管;
2、行政公关中心随时将所收的文件进行整理,按上述类别,分别编卷依收文次序编定所收文件的卷内序号,制作档案目标,存档备查。
对于公司各项规章制度建立专门档案保管,并统一编号。
(五)、文档管理、借阅制度
为了完整连续地保存公司的业务资料,统一公司的对外形象,特订立如下的文档管理制度,望严格遵守。
1、公司收到外单位或个人寄来的有关的公事的所有文件、报告、公函、信件等资料及公司向外发出的各种文件、报告、公函和公司与外单位或个人签署的协议、合同等资料均属公司文档管理对象。
2、由行政公关中心指定专人负责除财务资料的所有公司资料、文件的管理、归档和保管。人事档案由人力资源中心专人负责整理。
3、凡加盖公司各类印章的报告、函件、在签发之前,须经主管执行副总裁或副总裁签字同意后,具体经办人员才可用印、签发。重要文件公司必须留存一份原件或复印件备查。
4、凡属公司与外单位或个人签署的合同、协议,在报主管执行副总裁或副总裁签署意见之前,必须先由公司专职法律人员审核修改。以部门名义发出并加盖部门章的各类函件的管理办法可参照此款执行,具体细节由部门负责人全权处理。未执行上述规定而发出的所有函件的权利和责任均由发函人个人承担,公司不负任何责任。
5、公司对内或对外发出的各类文件要统一编号,编号办法可按下述分类执行:
6、在业务工作中发生的各种文件、报告、批示、证照、协议、合同等资料,经办人员要妥为保管。业务完成后,要及时整理,交行政以关中心统一管理。任何人不得以任何理由将与公司业务有关的文件、信函等资料据为已有或隐匿、延误。对于个人确想留存参考的函件,在不影响公司利益的前提下,经文档管理人员的同意可以持有复印件,原件必须交公司存档。
建立公司文档登记薄,按发文单位、收文来源不同进行整理,严格公司文档存入、借阅、归档登记手续。
六、公章、证照的借用规定
公司公章、证照为公司重要的文件材料之一,因工作需要而使用其的部门在借用公章、证照时需由部门负责人填写公章(或证照)领用登记表,并经公司总经理签字后方可借用。所有证照及公章借用期为一日(当日借当日还),以免延误公司其它工作的开展。
七、办公家俱、电器、设备使用及办公环境的有关管理规定
(一)、办公家俱:
办公家俱经商店管理中心购买和行政公关中心统一调配后,一经开始使用,须保持卫生、整洁。办公用具需摆放整齐,不得乱摆、乱放,影响整体办公气氛,办公桌上严禁摆设与工作无关的物品,如:食品、玩具、香烟及各种私人用品等,午餐时如需用办公桌椅,在用餐后应及时清理干净,以防影响正常工作及整体环境。
(二)、空调器及电风扇的使用与管理:
公司特别制定以下规章制度:
1、空调器在任何时间和温度较高的天气时,各办公室外不得将其温度调至22摄氏度以下,风速要适中电风扇风速开到3速以下;
2、各部门办公室在开启空调时,不得随便将门窗打开,做到随手关门、关窗和相互提醒;
3、在午休或下班后,由各部门责任人负责将风扇、空调、电灯全部关闭,并切断电源以免发生意外;
4、空调遥控器要由行政公关中心统一或责任人保管,以免丢失。
(三)、复印机、传真机、电话机、计算机等用电办公设备的使用、管理规定:
1、复印机的使用:
a、复印时必须按照正常的操作程序,做到爱护公共财产;
b、按各个功能键时要轻按、轻放,不要用力的拍压各键,以防各种小型机械部件的损耗;
c、在复印机开启电源后,一定要等待机器预热后再进行复印,不影响复印机的使用寿命;
2、传真机、电话机的使用:
a、传真机和电话机在拔打或接进电话时,拿听筒要轻拿轻放,不要摔打电话听筒,以免发生故障或造成损坏;
b、传真机要及时的更换传真纸,在换传真纸时要特别注意各支架件的断折,做到轻拿轻放,以免无法修配,影响使用;
c、传真机、电话机一但发生故障,要及时通报行政公关中心,由行政公关中心统一协调修复,不要轻易擅自修理。
3、计算机及打印机的使用:
a、在无需使用电脑或打印机时,不得将机器开启,以免浪费能源;
b、计算机显示屏等外部部件要长时间保持清洁,如因尘土过多而至机器内部影响使用的由各部门负责和赔偿;
c、在午休和下班后,由各部门责任人负责将计算机、打印机关闭将电源切断。
(四)、办公环境、气氛的规定:
1、工作时间严禁打与工作无关的私人电话,或用电话聊与工作无关话题;办公区内严禁大声喧哗、追逗;
2、办公区内严禁吸烟,吸烟要到吸烟区内,以免发生意外和影响人的身心健康,为大家创造一个良好的工作空间;
3、禁止在办公桌上靠坐,既影响公司和部门的形象,又损坏了公司财产;
4、在接打电话时要继续使用礼貌用语,如:你好、请问你找谁、有什么事、我可以为您做些什么、再见等等,严禁使用粗话、脏话和任何不严肃的语言;
5、办公区的卫生间不得乱扔、乱倒,如:烟头、剩饭、茶叶根等杂物;
6、要保持办公区楼梯、楼道的卫生,不要乱扔杂物,如发生意外后由当事人自负。
八、文件打印管理办法:
为规范文件打印管理,各部门在向综合部申请打印文件时,应本着内容准确规范、数量严格控制、减低运营成本的原则,严格审核需打印的文件,并履行下列手续:
1、文件内容限于本部门的,由部门经理、主管店长助理签字后交综合部。
2、文件内容涉及到其它部门的,须报店长签字后交综合部。
3、打印内容涉及到本店商业机密或其它机密的,须报店长签字并须随文附加保密措施。
4、文件打印完毕后,由申请打印的部门经理审核签字。
九、电话使用规范:
员工打出和接听电话要使用规范的普通话
接听电话时,首先要以“您好,家乐ХХ店”开头,当受话人不在时,接话人不得简单、生硬地说“不知道”、“他不在”而应说“XX先生/女士刚出去,需要给他留话吗?”,“他在开会,我告诉他给您回电话好吗?”等。
员工必须能通过电话简单扼要、高效地处理日常行政业务及需应酬的事务,不准用电话闲聊。对外联系部门需有专人负责接电话及电话记录,听到电话铃声要立即接电话,电话铃声不准连续超过三次。
接电话时态度要诚恳,语气要适中,给人以亲切、自然的感觉。
与上级或客户通话结束后,确实听到对方已放下话筒才可以放下电话。
十、办公设备、办公用品管理程序
办公设备、办公用品合理配置是各级管理人员、经营人员提高工作效率的基本保证。根据实际工作需要合理配置,严格控制办公用品的消耗,降低管理成本,使管理工作向着制度化、标准化迈进。
(一)、工作内容:
a、制定配置标准和计划
b、办公设备、办公用品采购
c、办公设备、办公用品的收货、验收、保管及发放
d、办公设备的保养、维修及报废
(二)、职 责:
人事部:负责公司各部门办公用品、办公设备的统计、收货验收、发放领用、库存管理及部分特殊需求的办公用品的采购。
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