专题二 采购组织
专题二 采购组织
学习情境一 采购管理组织的组建
学习情境二 采购组织类型
学习情景三 采购组织的团队建设
学习情境四 采购组织人员的设置及要
求
学习情境一 采购管理组织的组建
一 、采购管理组织概述
（一）采购管理组织的概念
采购管理组织，是指为了完成企业的采购任
务，保证生产经营活动顺利进行，由采购
人员按照一定的规则组建的一种采购团队。
一 、采购管理组织概述
（二) 采购部门的工作范围
采购部门的工作范围主要包括采购管理和
采购结果两大类别的工作，如下图所示：
1、采购管理
指为了保障组织物资供应而对采购活动进行
的组织管理。
2、采购结果
是对采购管理工作的校准衡量。
采购
管理
采购
结果
组织结构
设置；人员
队伍建设；
行政机制
制定
采购部门
工作结果和
评定；物流
部门协作
采购方针、政策及目标制定
采购体系及工作程序构建
采购工作实施及过程控制
物流配送体系的构建
采购绩效考核
图2-1 采购的工作范围
二、采购管理组织的组建步骤
建立一个采购管理组织，具体步骤为：
（一）确定采购组织的结构
四种组织结构形式：产品结构式、区域结构式、
顾客结构式、综合式采购组织
（二）进行合理的人员配置
采购部门人员包括：总经理、采购科长、助理、
采购人员
（三）确定采购部门人员的数量
（四）明确采购部门的职责
三、影响采购组织结构设计的因素
（一）企业规模
（二）采购供应状况
（三）经营范围
（四）采购人员素质
（五）企业内部各部门的配合程度
（六）信息传递形式与速度
（七）其他因素
采购组织的设计方法
（1）按采购地区设计
按采购地区设计即指按物料的采购来源分设不同单位，譬如
国内采购部、国外采购部。这种采购部门的划分方式，主要是基
于国内、外采购的手续及交易对象有显著的差异，因而对采购人
员的工作要求也不尽相同，所以应分别设立部门加以管理；采购
管理人员需就相同物料比较国内、外采购的优劣，判定物料应该
划归哪一部门办理。
按采购地区设计的采购组织
（2）按物品类别设计
按物品类别设计一般是指按主要原料、一般物料、
机器设备、零部件、工程发包、维护与保养等类别，将
采购工作分由不同单位的人员办理。此种组织方式的优
点，可使采购人员对其经办的物料项目相当熟悉，通常
能够发挥采购人员熟能生巧及触类旁通的优势。这也是
最常见的采购组织设计方式，对于物料种类繁多的企业
尤为适用，如图所示。
按物品类别设计的采购组织
（3）按采购物品价值或重要性设计
按采购物品价值或重要性设计是指由采购管理人员
负责那些采购次数少但价值较高的物品，反之，则交予
基层采购人员负责。这种建立采购组织的方式，主要让
采购管理人员能够对重大的采购项目倾力处理，达到降
低成本的目的；并让采购管理人员有多余的时间，对采
购部门的人员与工作绩效加以管理。
按采购物品价值设计的采购组织
另外，可将策略性项目（利润影响程度高，供应风
险高）的决定权，交予最高阶层（例如采购总监），将
瓶颈项目（利润影响程度低，供应风险高）交予较高阶
层（例如采购经理），杠杆项目（利润影响程度高，供
应风险低）交予中阶层（例如采购主管），将非紧要项
目（利润影响程度低，供应风险低）交予较低阶层（例
如采购职员）
按采购物品重要性分工的采购组织设计
（4）按采购功能设计
按采购功能设计即根据采购过程，将询价、比价、议价和决
定分由不同人员负责，产生内部牵制作用。此种组织方式，以采
购工作庞大（每月可达数万件以上）的企业为宜；借此可将采购
工作分工专业化，以避免由一位采购员担任全部有关作业可能造
成的不利情况，如图所示。
（5）混合式设计
混合式设计即指综合运用上面各种采购组织的设计方法，如
图所示。
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按采购功能设计的采购组织 混合式设计的采购组织
学习情景二 采购组织类型
一、采购组织类型
采购组合的基本类型有分权式采购组织、集权
式采购组织、混合式采购组织和跨职能采购小
组。
一、采购组织类型
（一）分权式采购组织
分权式采购组织属于平行式管理组织。物料采购作业分散
平行的体系。企业把与采购相关的职责或工作分别授予不
同的部门来执行。如子公司、分厂、车间或分店实施的满
足自身生产经营需要的采购。这是集团将权力下放的采购
形式。
第一步初步
筛选有吸引
力的市场
第二步评估
行业市场潜
力
第三步公司
销售潜力分
析
图2-2 分权式采购组织
分权式的采购组织
（一）分权式采购组织
1、分权式采购组织的优点
① 紧急采购时可争取实效，能够主动配合，及时提供最佳
服务。
② 有利于地区性物资的采购，仓储管理方便。
③ 采购手续简便，过程较短，如有问题能够快速直接反馈。
2、分权式采购组织的缺点
① 权力分散，无法获得集权式采购的价格折扣，难以培养
专业人才
② 对供应商政策可能不一致
③ 决策层面低，易产生暗箱操作
④ 作业分散，手续重复，致使成本增加
分权式的采购组织的适用情况如下：
（1）实行多样化经营的企业，其下属每个经
营单位采购的产品与其他经营单位有明显的不
同。
（2）企业工厂分散于多处，存在大量地域性
采购。
（二）集权式采购组织
集权式采购组织，是指所有生产或经营的物料、商品集中
进行采购与供应。也就是说将与采购有关的职责或工作集
中授予一个部门来执行。集权式采购组织如图：
总经理
采购部 办公室
部门A 部门C部门B
生
产
市
场
销
售
生
产
市
场
销
售
生
产
市
场
销
售
图2-3 集权式采购组织
（二）集权式采购组织
1、优点：
① 减少作业费用，获得价格折扣、运输等方面的多种
优惠，形成规模效益，降低采购成本和物料成本。
② 采购功能集中，便于人员分工，提高效率，培养专
业人员
③ 易于稳定与供应商的关系，实现成效最佳的长期合
作
④ 公开采购、集体决策和阳光操作，可有效防止腐败
⑤ 便于实行采购程序标准化，减少分散采购的重复作
业。
2、缺点
① 手续较多，过程较长
② 专业性强，责任重大
集权式的采购组织的适用情况如下：
（1）企业产销规模不大，采购量均匀，只要
一个采购部门就可完成全部工作。
（2）企业各部门及工厂集中于一处，不存在
地域性采购。
（三）混合式采购组织
混合式采购组织吸收了集权式采购和分权式采购的
优点，一个健全的采购组织应该是决策集中，执
行分散，集权和分权协调运用，最终在集权与分
权的采购中建立一种有效的平衡。
总经理
采购部 办公室
部门A 部门C部门B
采
购
销
售
生
产
采
购
销
售
生
产
采
购
销
售
生
产
（1）采购总部通常处理与采购程序及方针有关的问题。
（2）采总部定期对下层经营单位的采购工作进行审计。
（3）采购总部对战略采购品进行详细的供应市场研究，
经营单位的采购部门可以参考使用。
（4）采购总部协调、解决其他部门与采购部门或经营
单位之间的采购工作，避免恶意竞争。
（5）采购总部集中采购总公司共性化的产品和服务，
实现采购总成本最低。同时，在各部门或经营单位采购
部门，根据各自个性化的需求进行采购，以此促进公司
的发展。
（四）跨职能采购小组
跨职能采购小组这种组织形式是采购中相对较新的，用一个
来自1BM的例子来描述再恰当不过。作为1992年巨大财务
亏损的结果，IBM的采购职能被加以重组。IBM的新采购结
构采用了一个与供应商的单一联系点(商品小组)，由这一商
品小组为整个组织提供对全部部件需求的整合。合同的订立
是在公司那一层次上集中进行的。然而，在所有的情况下业
务的采购活动都是分散的。
采购部件和其他与生产相关的货物是通过分布在全球的采购
经理组织的。这些经理对某些部件组合的采购、物料来源和
供应商政策负责。他们向首席采购官(CPO)和他们自己的经
营单位经理汇报。经营单位经理在讨论采购和供应商问题以
及制定决策的各种公司业务委员会上与CPO会晤。CPO单
独与每一个经营单位经理进行沟通，以使得公司的采购战略
与单独的部门和经营单位的需要相匹配。这保证了组织中的
采购和供应商政策得列彻底的整合。IBM通过这种方法将其
巨大的采购力量和最大的灵活性结合在一起。
DB公司的组织结构变革
DB公司是一家以科研为基础的全球性企业,涉及的领
域包括食物与营养保健、服装、家居与建筑、电子及交
通等。DB公司不断完善与调整原有的组织机构，进行组
织结构创新，保持企业持续发展。DB公司原有的组织机
构如图1-11所示。
图1-11DB公司原有的组织结构
随着公司业务的大幅度扩展及多元化经营，组织
机构遇到了严重的问题。DB公司经过周密的分析，对
原先的组织机构进行了调整，如图1-12所示。
图1-12调整后的DB公司组织结构
分析：
1.变革前——集权式的采购组织
变革前，DB公司属于典型的集权式采购组织。在这种结构下，
集团各职能部门有其独立的组织结构，并且不同部门的领导风格
可能存在较大差异，导致各职能部门之间的衔接不利，特别是随
着企业多元化经营和跨国经营的发展，这种采购组织无法实行集
团化的资源共享，影响集团的整体利益。
2． 变革后——混合式的采购组织
变革后，企业在执行委员会下，设立了财务和咨询两个总部，
还按产品类别设立分部。由于企业实行多样化经营，其下属每个
经营单位采购的产品与其他经营单位有明显的不同，并且企业工
厂分散于多处，存在大量地域性采购，这种采购组织能进行独立
核算，有利于各部门之间的顺利衔接，并能将一些共用的职能集
中，做到了资源共享。
分析：企业采购组织设立必须与企业的规模和经营范围相适
应，能实现企业的战略目标，并且能保持较高的柔性。
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二、采购管理组织结构的基本类型
一般企业采购管理组织结构类型可以分为直线
制、职能制、直线职能制、事业部制和矩阵制
几种类型。他们呢各有各的特点，分别适用于
不同的情况，一般企业要根据具体情况选择适
合自己的组织结构形式。
1、直线制
直线制
1、直线制
1）优点：结构简单，指挥系统清晰、统一；责权关
系明确，横向联系少，内部协调容易；信息沟通
迅速，解决问题及时，管理效率比较高，管理费
用较低。
2）缺点：缺乏专业化的管理分工，要求行政负责人
通晓多种知识和技能，亲自处理各种业务；管理
工作简单粗放，成员之间和组织之间横向联系差，
不利于后备管理人员的选拔。
3）适用范围：该模式仅适用于规模较小，业务活
动简单，对生产技术和经营管理要求较低的小型
企业。
2、直线职能制
2、直线职能制
1）优点：既保证了集中统一的指挥，又可以发挥
职能管理部门的参谋、指导作用，弥补相互的不
足。
2）缺点：各职能单位自成体系，不重视信息的横
向沟通，工作易重复，造成效率不高；若授权职
能部门权力过大，容易干扰直线指挥命令系统；
职能部门缺乏弹性，对环境变化的反应迟钝，可
能导致管理费用的增加。
3）适用范围：规模中等的企业，随着规模的进一
步扩大，将倾向于更多的分权。目前我国绝大多
数企业均采用这种组织结构模式。
3、事业部制
3、事业部制
1）优点：权力下放，有利于管理高层人员从日常行政事务
中摆脱出来，集中精力考虑重大战略问题。各事业部主管
拥有很大的自主权，有助于增强其责任感，发挥主动性和
创造性，提高企业经营适应能力。各事业部集中从事某一
方面的经营活动，实现高度专业化，整个企业可以容纳若
干经营特点有很大差别的事业部，形成大型联合企业.；各
事业部经营责任和权限明确，物质利益与经营状况紧密挂
钩。
2）缺点：容易造成机构重叠，管理人员膨胀；各事业部独
立性强，考虑问题时容易忽视企业整体利益；事业部间竞
争激烈，可能发生内耗，协调也较困难。
3）适用范围：适用于规模庞大，品种繁多，业务多样化、
技术复杂的大型企业。事业部制是欧美、日本大型企业所
采用的典型的组织形式。近几年我国一些大型企业集团或
公司也引进了这种组织结构形式。
分类：
1）产品事业部制
2）区域事业部制
4、矩阵制
4、矩阵制
1）优点：各职能部门抽调人员共同组成项目小组，将企
业横向、纵向进行很好的联合，实现企业综合管理与专
业管理的结合，克服了职能部门相互脱节、各自为政的
现象，便于互通情报，集体攻关，保证任务的顺利完成；
在不增加人员的前提下，将不同部门专业人员集中起来，
较好地解决了组织结构相对稳定和管理任务多变之间的
矛盾；具有较大的机动性，任务完成，组织即解体，人
力、物力有较高的利用率。
2）缺点：组织关系比较复杂，成员不固定在一个位置，
有临时观念，有时责任心不够强，人员受双重领导，出
了问题，很难以分清责任。
3）适用范围：适用于环境复杂多变、创新性强、工作任
务需要多种技术的组织。
三、建立采购管理组织的重要性
首先，企业采购管理组织体现了一种适合企业
具体情况的采购管理体机制。
其次，采购管理组织既是企业采购管理的司令
部，又是企业采购业务工作的行动部。可以保
证采购业务工作高效有序的开展。
最后，建立起一个完善的采购管理组织，有利
于精简机构，缩短管理流程，做到分工明确、
权责分明，可以提高工作效率。
案例——沃尔玛的全球采购组织
在沃尔玛，全球采购是指某个国家的沃尔玛店铺通
过全球采购网络从其他国家的供应商进口商品，而
从该国供应商进货则由该国沃尔玛公司的采购部门
负责采购。例如，沃尔玛在中国的店铺从中国供应
商进货，是沃尔玛中国公司的采购部门的工作，这
是本地采购；沃尔玛在其他国家的店铺从中国供应
商采购货品，就要通过全球采购网络进行，这就是
全球采购。沃尔玛的全球采购要求在组织形式上作
出与之相适应的安排。
前美国沃尔玛百货集团全球资深副总裁兼全球采购
办公室总裁崔仁辅根据国际贸易规则的变化对全球
采购业务的重大影响，及世界制造业和全球采购的
总体变化趋势，结合沃尔玛零售业务的特点，设立
了以地理布局为主的全球采购组织。
案例——沃尔玛的全球采购组织
沃尔玛全球采购网络首先由大中华及北亚区、东南
亚及印度次大陆区、美洲区、欧洲中东及非洲区等
四个区域组成。其次在每个区域内按照不同国家设
立国别分公司，其下再设立卫星分公司。国别分公
司是具体采购操作的中坚单位，拥有工厂认证、质
量检验、商品采集、运输以及人事、行政管理等关
系采购业务的全面功能。卫星分公司则根据商品采
集量的多少来决定拥有其中哪一项或几项功能。沃
尔玛全球采购网络的总部设在中国深圳。在全球采
购总部，除了四个直接领导采购业务的区域副总裁
外，还设有支持性和参谋性的总部职能部门。但是
按地理布局的组织形式有其固有的缺陷，崔仁辅积
极采取措施弥补这一缺陷。
1．提高员工技能。沃尔玛要求员工在所负责的工作
领域成为专家。例如，负责为某个国家的沃尔玛店铺
采集货品的采购人员，不仅是关于该国零售市场的专
家，服务好该国沃尔玛店铺提出的需求，而且是所负
责商品类别及其全球供应商方面的专家，懂得这类商
品摆到哪些国家的沃尔玛店铺里更具有竞争力。
2．在尊重个人、服务顾客、追求卓越的企业文化
的基础上，针对采购业务的特殊性增加了负责可靠等
的内容，形成全球采购文化。并利用这种文化，强化
自己的员工同所服务的各国沃尔玛买家及全球供应商
的合作关系。
案例分析：
从沃尔玛的全球采购组织案例中，我们可总结出以下3点：
1．组织形式的选择
沃尔玛的全球采购组织是较典型的企业活动的全球布局形式。
2．设立专门的总部职能部门
沃尔玛全球采购网络不仅是为沃尔玛美国的店铺采集货品，
而且为其他国家的沃尔玛店铺采集货品，但不同国家之间的贸
易政策往往不一样，这些差别随时都需要加以跟踪，并在采购
政策上作出相应的调整。为此，沃尔玛在全球采购组织中设立
专门的有支持性和参谋性的总部职能部门，制定公司的全球采
购政策。例如，在采购总部设有专门监测国际贸易领域和全球
供应商的新变化对全球采购影响的部门。
3．完善组织结构
按地理区域布局的区域事业部制组织结构有助于公司充分利
用该区域的经济、文化、法制、市场等外部环境的机会，但也
存在很大缺陷，例如，不利于各业务在同一区域实现深耕细作。
为此，沃尔玛通过提高员工技能和充分利用全球采购文化，弥
补了组织结构中的缺陷。
学习情境三、采购组织的团队建设
一、采购组织团队的概念、分类和特征
（一）概念
所谓采购组织的团队就是让员工适时打破原有
的部门界限，直接面对供应商和企业采购战略
目标并对公司的总体目标负责，以群体和协作
优势赢得竞争主导地位的组织形式。
（二）分类
一般可以分两类：一类是“项目采购团队”；另
一类是“采购工作团队”
一、采购组织团队的概念、分类和特征
（三）采购团队的特征
① 共同明确的采购目标
② 职能部门共享
③ 角色适当分工
④ 信息沟通顺畅
⑤ 成员知识互补
二、采购组织团队建设的主要措施
企业采购组织目标的完成通常需要靠团队整体
的配合和协作。企业采购组织的团队建设主
要措施有以下几点：
① 明晰的共同目标
② 明晰的人员分工和角色认知
③ 团队管理
学习情境四 采购组织人员设置及要求
一、专业采购人员的设置
（一）公司采购者
（二）采购工程师
（三）项目采购者
（四）MRO采购者
（五）物料计划员
二、采购人员的基本素质
（一）道德素质
① 志士不饮贪泉之水
② 敬业精神
③ 承受困难的毅力
④ 虚心、诚心和耐心
（二）供应链全局观和国际视野
（三）总成本原则和采购技巧
（四）创新求进
（五）适应性强
三、采购人员知识与能力要求
（一）采购人员应具备的知识
1、政策、法律知识
2、市场知识
3、业务基础知识
4、社会心理知识
5、自然科学知识
6、文化基础知识
三、采购人员知识与能力要求
（一）采购人员应具备的知识
1、政策、法律知识
2、市场知识
3、业务基础知识
4、社会心理知识
5、自然科学知识
6、文化基础知识
能力素质
知识不等于能力，国外心理学家研究表明，要
办好一件事，知识起的作用只有1/4而能力起的作用
占3/4，可见能力更为重要。要干好采购工作，采购
人员同样应具有相应的能力，我们把采购人员具备
的能力归纳为：
1、市场分析能力。
分析市场状况及发展趋势，分析消费者购买心理，
分析供货商的销售心理，从而在采购工作中做到心
中有数、知己知彼、百战百胜。
2、团队协作能力
能力
采购过程是一个与人协作的过程，一方面采
购人员要与企业内部各部门打交道，如与财务
部门打交道解决采购资金、报销等问题；与仓
储部门打交道，了解库存现状及变化等。另一
方面采购人 员要与供应商打交道，如询价、
谈判等，采购人员应处理好与供应商和企业内
部各方面的关系，为以后工作的开展打下基础。
3、语言表达能力
采购人员是用语言文字与供应商沟通的，因此，
必须做到正确、清晰地表达所欲采购的各种条件，
如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等。
如果口齿不清，说话口罗嗦，只会浪费时间，导
致交易失败。因此采购人员的表达能力尤为重要，
是采购人员必须锻炼的表达技巧。
4、成本分析和价值分析能力
采购人员必须具有成本分析能力，会精打细算。
买品质太好的商品，物虽美，但价更高，加大成本，
若盲目追求“价廉”，则必须支付品质低劣的代价或
伤害其与供应商的关系。因此，对于供应商的报价，
要结合其提供的商品的品质、功能、服务等因素综
合分析，以便买到适宜的商品
5、前景预测能力
在市场经济条件下，商品的价格和供求在不
断变化，采购人员应根据各种产销资料及与供
应商打交道中供应商的态度等方面来预测将来
市场上该种商品供给情况，如商品的价格、数
量等。
四、怎样做一名合格的采购人员
1．具备了基本素质和能力后如何进阶
为一个合格的采购员
①强烈推荐的熟悉公司产品
如果您有幸由于自身的素质而被一家
企业录用，那么先恭喜您获得了一个
成为合格采购的机会。首要任务是要
尽快熟悉公司产品，原因如下：
a)公司产品各个生产环节的了解，可以让你明白
将要采购的原材料、半成品等在产品中所担当
的“角色”，从而对其品质要求与对应的数量需
求知晓
b)在熟悉公司产品时，顺便可以对公司各个部门
及相关联络方式进行初步了解，包括销售、生
产、技术、质量、财务、物流等等（根据公司
营运不同具体不一样）这些将会帮助您以最快
的速度融入团队
四、现代采购人员应具有的观念
战略观念
经济观念
市场观念
竞争观念
服务观念
创新观念
小结
采购组织定义
采购管理组织组建步骤及其影响因素
采购组织的类型
团队建设及采购人员的能力素质
