物流体系
物流体系主要是对商品进行有效地管理；安全、准确、高效和低
成本运作是物流部的主要工作，合理的库存是物流的工作目标。
库管员职责
1. 组织收货：
收到到货通知单（包括传真件、铁路包裹单、公路运单、民航、
中铁快运电话通知及领货单等）立即组织人员提货，并做好
接收商品的准备。当商品到达后，会同商品所属部门、商务
共同清点验收，并由商务立即办理入库手续。
入库单（四联）要求认真填写日期、来源、名称、规格、数量，
见授权人员签字后，将商品入库，并在入库单上签字。留下
发货联作为发货凭证。
对维修入库要详细注明送去维修的时间和单位，产权所有者，
并在维修本上登记。
2. 组织发货：
收到部门开具（由公司授权人员签字 ）的出库单 ，审核名称
规格是否与入库单对应，然后签字组织发货，并将记帐联和
结算联送至出纳。注意保留发货记录（凭此记录结算运输费），
若有购货合同，合同主联返回销售部门，付联送至商品会计，
建立发货登记本，注明商品名称，型号、数量。写明商品去
向，并由发货人签字。
若销售部门须借用商品时，凭借据（统一收据由公司授权人员
签字）发货，将第二联交销售部门，当商品返回时，凭此联
办理消据手续，并在备注栏注明实际还货日期；若有销售，
立即办理消据手续，补办出库手续。每周五核查借条情况，
并在周一报商品会计。
当需要维修出库时，应注明维修入库单号码，造册登记并由销
售部门签字以备查。
本公司将维修商品发往维修地，应逐项登记并注明日期，保留
发货单，修好返回后，注销登记。
3. 每天上班后 15分钟以前作好库存报表（含维修 ），当天出库，需
当天认真仔细登记存货分类帐。
4. 每月底下班前半小时进行实物盘存并打印出部门库存表、维修、
借用报表经部门经理签字后，次月 3 日前交于商品会计，5 日前
与商品会计对好帐，并填好库存商品盘点表交于主办会计。并交
一份超出三个月（和六个月）的库存详细资料。
5. 负责建立固定资产帐本。
6. 负责建立礼品、办公用品、易耗品的登记领用帐本。
7. 库房重地，注意安全及整洁 ，严禁吸烟，拒绝闲杂人员入内，确保商品安全无丢
失。
商品管理
1. 到货和提货：接到到货通知单后（包括传真、铁路包裹票、公路
运单、民航/中铁快运电话通知及领货单、特快专递、邮政快件、
包裹票等）指定受理人管理。受理人须登记所接到内容，并立即
交与物流，有物流组织收/提货。商品到达后，应立即办理入库手
续，如在下班后或休息日到货须入库的，最迟须在次日上班后办
理。
2. 入库的形式：
正常入库：商品提回后由提货人员、库管员、商品所属部门、
商务共同清点验收，同时填开入库单。
维修入库：维修商品也开入库单，但应详细记录有关
维修情况。由交/提货部门填写并签字。
3．入库单：入库单由商务开出，库房，授权人员签字必不可少，
并与相应发票一一对应。记帐联对应相应付款情况（如遇一张入
库单对应多次付款者，归口部门及出纳必须在相应单据上注明，
以防遗漏）。如有不符，应由出纳，库房、商务、商品归口部门经
理共同解决。入库单（四联）要求认真填写日期、来源、名称、
规格、数量，由授权人员签字后，将收货联交物流，记帐联交商
品会计。
4．出库的形式：
正常出库：商品发出前由库管员，商品所属部门共同清点，
同时经办人员办理出库单。库管见到由授权出库人员签字
后，皆可按正常出库。
信贷出库： (财务有相关资料备案); 对信誉客户库管必须
根据财务备案表上的额度和信誉发货。合同收款期到 3 天
后，仍未能收回款项的，部门经理书面说明理由报财务部，
否则拒绝下次出货。对部份需赊货销售的单位，需将名单
报财务部备案，并应在第二次提货时，将前一次款项结清；
超过账期和款额的，必须结清所欠款项，否则拒绝发货。
借条出库：借条（大厅见实物或时间在一个星期内）；营业
大厅出样。货物一律不能变相出库，部门借用使用统一借
据，而且大厅必须见实物，货物一旦销售相关人员必须及
时办理出库手续。对个别客户需试用和演示的商品需由部
门提出申请，经总经理批准后，方可借条出库。库管必须
严格执行公司制度，督促并及时办理相关手续，商品会计
对时间已到的应收款要及时通知收回货款。
维修出库：对应维修入库，并详细登记；维修商品也开出
库单，但应详细记录有关维修情况。特别是对应的维修入
库号码。由交/提货部门填写并签字。
退库：红字冲减。并报财务部经理签字。
5．出库单：出库单须明确注明商品名称、型号、数量、金额，并注
明日期、部门和收款日期，出库单由经办人员开出，由
仓库管理员及授权人员签字 ，缺一不可出库，出库单一
式四联，库房持发货联，销售部门持存根联，其余两联
由出纳保留。其中记帐联对应应开发票，结算联对应成
本核算。如有不符，应由出纳，库管，销售人员，商品
所属部门经理负责解释并清查解决。
6．出库：库管员对出库手续审核后，将商品出库、送货和发货，并
负责其时间性和安全性。
7．出入库单规定：
出入库单中对方单位以资金往来单位为准；货物出入库应在
当天办理出入库单（或借据）而且货物名称做到出入库单与
发票相对应，并在当日送至财务部。
维修商品每三个月由库管和责任人与维修部核对，并交一份
由维修部签字确认的传真件到财务部。
9． 死库存：自入库付款后，三个月未销出商品，作为申请采购部门
的死库存，并在当月内以商品成本的一半金额，直接作为费用；六
个月仍未销售出去，则另一半成本进入当月费用。以后月份销售出
去，按销售成本的 80%冲减当月费用。
10.商务要货比三家，严格控制采购成本，及时办理入库手续，并负
责验收。
11.财务负责备案，应收账款登记，并及时通知部门；
部门开出库单、送货单等，并负责按期收回款项。
同一单位累计出库超过 5 万元需有合同或备案，超过 10 万元
（含合同）需总经理签字。对直接用户在 10 万以内根据合同
由部门经理签字，财务核对，库管见到上述签字后方可发货。
合同收款期到 3天后，仍未能收回款项的，部门经理书面说明
理由报财务部，否则拒绝下次出货。
固定资产与低值易耗品管理
1、概念：根据单位实际情况和国家有关规定，价值 1000元 以上
或使用时间较长（一
般５年以上），为固定资产，其他则为低值易耗品。
2、固定资产、低值易耗品（除工程上外），均应在购买前向行政
部申报，原则上由
行政部统一采购。对采购的固定资产和低值易耗品均应由库管
登记后方可由部门
经理领出，并由库管在发票背面签字，方可报销
3、固定资产、低值易耗品，必须先办理入库造册手续，再办理领
用手续。
4、 无论是公司或个人使用的固定资产和低值易耗品均应责任
到人，有专人负责日常
的维护工作。非人为损坏的，报行政部查核，并安排维修或报
损事项，行政部必须及时处理；若为人为因素损坏，则按折旧
后的60%赔偿或赔偿维修费的60%；遗失则按折旧后的90%赔偿。
5、资产每半年盘点一次，由商品会计、库管、各部门经理共同盘
点。
礼品、奖品及办公用品管理
1、礼品含零成本出库的非消耗品。
2、大额礼品或大批礼品、办公用品均应在购买前向行政部申报，
原则上由行政部统
一采购。所有礼品或奖品不得未办入库，直接送客户，必须先
办理入库或造册手续（含办公用品），再办理领出和出库手续。
报销时，必须由库管在发票背面签字，同时填写礼品单。
3、价值大于 200元人民币的礼品或奖品的出库和发放，需由财务
部经理签字方可出库；价值小于 200 元人民币的礼品或奖品由授
权出库人员签字既可。
4、 所有礼品的报销需总经理签字。
5、 管必须对所有礼品和奖品进行详细登记，注明时间、来源、
规格型号、发往地点、批准人、领取人等。
6、价值大于 1000元人民币的礼品或奖品，应根据促销产商提供
规定发放。此规定
行政部、财务部须有备案。如系发放至内部员工或发放对象不
明时（可以 50%价格优惠销售公司内部员工，其中所属项目和
部门优先），但须上报行政部批准并张贴通报。不能处理时，在
市场上销售所得计入所属项目和部门收入。
信贷管理
信贷指金融信贷、供应商信贷、客户信贷以及内部信贷，公司根
据不同阶段和具体情况，争取不同额度及时间的金融信贷及供应商信
贷；同时高效率低风险地提供客户信贷。在内部公司将根据当时拥有
的流动资金和各部门的任务，在不同时期，制定不同时期的信贷制度。
1、客户应申请先取货后付款的信贷额度和时间。并填写客户资料
及信贷登记表。
2、项目经理审批、承保。
3、部门经理审批、承保，权限 10 万元内。超过 10 万元的信贷经
总经理审批，财务备案。
4、将批准后的信贷通知单交物流。
5、客户应指定授权提货人（针对上海的代理商）。
6、物流根据备案，在应收款＜信贷金额和时间的前提下，凭客户
的订单（或口头通
知）及项目经理签字发货。
7、结算价格和结算时间应写在出库单上，结算时不能改变。若要
改变，视同退货、再出库，应由部门经理说明原因。部门经理签
字后方可更改价格再出库。
8、项目经理应及时把对客户的价格和最低限价（总经理签字）提
前通知物流部门，任何情况下（现款现结或信贷方式）价格低于
限价，均不得出货。价格有变应及时更改并通知物流部门。
9、信贷控制部门和项目经理应每日观察哪些客户的信贷时间将到
或已到，电话、传真或 E-mail 通知客户尽快结款。若已过期，应
统计过期的时间及＞5 天、＞10 天、＞20 天、 ＞30 天的金额。
10、客户违反信贷额度和时间，若还要给客户先发货，则应填写
申请单，由部门经理或总经理特批方可发货。
11、收到货款后，开具正式出库单，销信贷发货单。
12、呆账：超过 3个月的应收款为呆账。应收账款 3个月内未收回，
其一半金额直接
进入部门费用，6 个月内仍未收回，其另一半进入当月费用。
以后月份收回，利润归部门，应收款金额的 80%冲减当月费用。
物流流程图
采购单 入库单 发货
订 发 对 记
货 货 提货单 帐
单 单 帐 联
商 务 物 流部 门 客 户
出库单或送货单
结算联
供应商
财 务
