Visteam EDM用户操作手册.doc

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visTeam EDM 用户操作手册 上海维响信息科技有限公司 visTeam EDM 用户操作手册 2022 年 3 月 27 日 目录 1． visTeam EDM 用户操作手册概述.....................................................................7 编撰目的 ......................................................................................................7 使用人 ..........................................................................................................7 visTeam EDM 软件主界面..........................................................................7 核心内容介绍 ..............................................................................................7 2． 文档强制集中与日常工作 .................................................................................9 软件顺利运行出现的提示 ..........................................................................9 开机出现提示“连接服务器成功” ....................................................9 出现网络映射盘符............................................................................9 强制集中的文档类型 ..................................................................................9 强制集中的体现形式 ................................................................................10 强制集中的文档类型文件无法保存本地......................................10 网络映射盘中非修改权限目录无法保存文件..............................10 如何借助 EDM 开展日常图档设计工作 .................................................11 开机完成后登录 EDM 系统 ...........................................................11 修改用户密码..................................................................................12 在权限工作目录下新建、编辑、保存文档..................................14 绑定 windows 用户 .........................................................................15 3． 查看目录 ...........................................................................................................16 步骤 1：查看目录属性 .............................................................................16 步骤 2：浏览目录 .....................................................................................16 步骤 3(可选)：查看目录权限...................................................................17 4． 查看文档 ...........................................................................................................18 步骤 1：选中文件 .....................................................................................18 步骤 2：查看文档属性 .............................................................................19 步骤 3：浏览文档 .....................................................................................20 内部浏览..........................................................................................20 外部浏览..........................................................................................20 步骤 4(可选)：查看历史文档版本...........................................................21 步骤 5(可选)：查看历史变更...................................................................21 步骤 6(可选)：查看文档权限...................................................................22 5． 查看权限 ...........................................................................................................22 步骤 1：查看当前权限 .............................................................................22 步骤 2：查看继承授权 .............................................................................23 6． 图文档辅助操作 ...............................................................................................24 新建目录 ....................................................................................................24 选择目录、右键选择“新建目录” ..................................................24 输入目录名，点击“确定”，文档树中出现新建立的目录 ..........24 提示录入属性，点击确定..............................................................25 录入属性，点击保存属性..............................................................25 链接到项目中..................................................................................25 删除文档、目录 ........................................................................................26 选择目录或文档，图文档辅助菜单选择“删除文件” ..................26 提示确认提示，确定删除..............................................................27 重命名文档、目录 ....................................................................................28 选中文档或目录，右键选择“重新命名” ......................................28 输入新名称，点击“确定”重命名 ..................................................28 提示重命名成功，点击确定，目录树中出现新的文件名..........28 移动文档、目录 ........................................................................................29 选中文档或目录，右键选择“移动文件” ......................................29 选择需要移动到的目录，确定移动文件......................................29 查看文件、文件夹属性 ............................................................................31 选中文档或目录，右键选择“文件属性” ......................................31 查看属性，点击“取消”退出 ..........................................................32 7． 录入目录属性 ...................................................................................................33 步骤 1：选中文档 .....................................................................................33 步骤 2：属性页，点击“修改属性”..........................................................33 步骤 3：录入名词等，点击“保存属性”..................................................34 8． 录入文档属性 ...................................................................................................34 步骤 1：选中文档 .....................................................................................34 步骤 2：属性页中，修改属性 .................................................................35 步骤 3：录入编号、名词，点击保存属性 .............................................35 9． 所有者授权 .......................................................................................................37 步骤 1：选择目录，登录用户为目录生成人 .........................................37 步骤 2：进入“权限”页，增加权限..........................................................37 步骤 4（可选）：修改权限 .....................................................................39 步骤 5（可选）：删除权限 .....................................................................40 步骤 6（可选）：修改继承权限属性 .....................................................40 10． 查找文档方法 1—文件名查找 ........................................................................42 步骤 1：选择目录，图形菜单点击“文件查找按钮”..............................42 步骤 2：输入查询条件，点击查询 .........................................................42 步骤 3：选择结果，查看文档或目录 .....................................................43 11． 查找文档方法 2—文档属性查找 ....................................................................44 步骤 1：选择目录，图形菜单点击“文档属性查找”..............................44 步骤 2：输入查询条件，点击查找 .........................................................45 步骤 3：选择结果，查看文档或目录 .....................................................45 12． 引用文档 ...........................................................................................................46 步骤 1：选中文档或目录（已录入属性） .............................................47 步骤 2：图文档辅助操作菜单选择“链接到..”........................................47 步骤 3：选择工作目录，点击“确定”链接..............................................48 13． 下载文档 ...........................................................................................................49 步骤 1：选中文档或目录，具有下载权 .................................................49 步骤 2：图文档辅助操作菜单选择“下载..”............................................50 步骤 3：确定下载 .....................................................................................50 14． 查看任务 ...........................................................................................................52 步骤 1--进入任务列表页...........................................................................52 步骤 2--查看我的任务...............................................................................52 步骤 3--选择任务进入任务主界面...........................................................53 15． 发布文档流程 ...................................................................................................54 步骤 1：启动发布文档流程 .....................................................................54 选中文档或目录，属性页，点击发布文件..................................54 输入任务信息，启动任务..............................................................55 步骤 2：提交数据 .....................................................................................57 执行“提交数据” ..............................................................................57 选择执行方式，增加“审核数据”承担人 ......................................58 提示信息，点击确认......................................................................58 步骤 3：审核数据 .....................................................................................60 执行“数据审核” ..............................................................................60 选择执行方式，增加“数据发布”承担人 ......................................61 提示信息，点击确认......................................................................62 步骤 4：发布数据 .....................................................................................63 执行“发布文件” ..............................................................................63 选择执行方式，点击确定..............................................................64 提示信息，点击确认......................................................................65 16． 变更文档流程 ...................................................................................................68 步骤 1：启动变更文档流程 .....................................................................68 步骤 2：申请更改 .....................................................................................71 执行“申请更改” ..............................................................................71 选择执行方式，增加“审核数据”承担人 ......................................71 提示信息，点击确认......................................................................72 步骤 3：审核人同意更改 .........................................................................73 执行“同意更改” ..............................................................................73 选择执行方式，增加“审核数据”承担人 ......................................74 提示信息，点击确认......................................................................75 步骤 4：执行更改 .....................................................................................78 执行“执行更改” ..............................................................................78 选择执行方式，增加“审核数据”承担人 ......................................79 提示信息，点击确认......................................................................79 步骤 5：审核人审核数据 .........................................................................81 执行“数据审核” ..............................................................................81 选择执行方式，增加“数据发布”承担人 ......................................82 提示信息，点击确认......................................................................83 步骤 6：发布数据 .....................................................................................84 执行“发布数据” ..............................................................................84 选择执行方式，增加“数据发布”承担人 ......................................85 提示信息，点击确认......................................................................85 1．visTeam EDM 用户操作手册概述 编撰目的 为使用 visTeam EDM（虚拟无盘图文档管理系统）的普通用户提供操作指 南。 使用人 已经部署或即将部署使用 visTeam EDM 系统的企业内部员工。 visTeam EDM 软件主界面 visTeam EDM 全称 虚拟无盘图文档管理系统。 核心内容介绍  文档强制集中与日常工作 文档强制集中的体现形式，本地无法保存图文档后，如何开展日常工作。  查看文档、目录及访问权限 查看文档、目录的相关属性及操作访问权限。  图文档辅助操作 与系统内文件、文件夹操作想对应的文档、目录操作。包括新建目录，删 除文档、目录，重命名文档、目录，移动文档、目录，查看文件、文件夹 属性等。  属性录入 录入目录属性、录入文件属性。  所有者授权 具有修改权的用户，通过录入属性成为文档生成人，后可以对文档授权。  查找文档 文件查询，根据操作系统文件名，文件大小等查询文档。 属性查询，根据系统文档关联属性等查询文档。  引用文档 将个人工作区的文件链接到项目或者公共工作区中，其他用户可以通过查 看项目或公共工作区中的内容直接定位到你链接的文件。  下载文档 具有下载权的文件夹，用户可以下载到本地磁盘。  查看任务 查看任务列表，选择任务进入任务主界面查看相关信息及执行发布文档流 程，变更文档流程等。  发布文档流程 文档设计任务管理。发布后的文件形成历史版本永久保存。修改需要走变 更流程。  变更文档流程 文档设计变更任务管理。修改已经发布的文档。 2．文档强制集中与日常工作 软件顺利运行出现的提示 开机出现提示“连接服务器成功” 出现网络映射盘符 强制集中的文档类型  Office 办公文档如 Word、excel 等  图文档如 CAD、UG、PROE 等产生的文档 强制集中的体现形式 强制集中的文档类型文件无法保存本地  本地无法新建受控的文件类型文件  打开受控文件类型文件打开状态为只读 网络映射盘中非修改权限目录无法保存文件  在没有修改权的目录下，无法新建文件及文件夹  在没有修改权的目录下，打开文件为只读打开 如何借助 EDM 开展日常图档设计工作 开机完成后登录 EDM 系统  双击 桌面图标“visTeam workspace”  输入用户名、密码，点击 OK 修改用户密码 修改登录密码，系统默认密码为空。修改密码时需要旧密码。忘记密码 时可以联系管理员修改密码。  文件->修改密码  输入旧密码，及新密码点击确定  重新登陆系统  新密码登录 在权限工作目录下新建、编辑、保存文档 用户具有修改权的目录即用户的权限工作目录下，可以想操作本地磁盘 操作。删除、重命名文件及文件夹操作建议在使用系统图文档辅助操作在系 统内操作。  具有修改权的目录  目录下的操作，与本地磁盘操作相似 绑定 windows 用户 绑定 windows 用户后，用户每次开机登录操作系统，EDM 系统自动登录。  文件->绑定 windows 用户  绑定用户操作界面，点击 ，提示成功捆绑 3．查看目录 步骤 1：查看目录属性 名称： 系统内的名词，可以用作目录属性查询等 修改状态： 分为修改中、审核中、发布等状态，修改状态与发布流程、变 更流程相关联。 生成人： 第一次录入目录的用户。或者称为所有者，管理可以修改生成 人 步骤 2：浏览目录  方法 1--属性页中，点击按钮  方法 2--或者文件树中选择目录右键“打开” ” 步骤 3(可选)：查看目录权限 授权给谁： 谁具有相关权限。可以是用户也可以是角色。 由谁授权： 通常是管理员，也有可能是目录的生成人（所有者）。 可见权： 可以看到文件夹名，但是无法看到文件夹的内容。由系统自动 授权，当用户具有子文件夹或文件的权限时自动赋予父目录可 见权。 浏览权： 用户可以只读打开文件。可以看到文件夹也可以看到文件夹内 容。 修改权： 用户具有目录或文件的修改权，可以进行目录或文件的所有相 关操作。 下载权： 用户可以将目录或文档下载到本地。 4．查看文档 步骤 1：选中文件 步骤 2：查看文档属性 编号： 系统内的编号，可以用作目录属性查询等 名称： 系统内的编号，可以用作目录属性查询等 版本： 进入系统的文件默认版本都是 01 版，经过发布流程及变更流程 后升版本，升版后的版本自动加 1。 修改状态： 分为修改中、审核中、发布等状态，修改状态与发布流程、变 更流程相关联。 设计者： 第一次录入目录的用户。或者称为所有者（生成人），管理可 以修改生成人 步骤 3：浏览文档 内部浏览 外部浏览  方法 1--选中“属性”页，点击  方法 2--选中“文件”，右键打开 步骤 4(可选)：查看历史文档版本  选中“历史版本”页，点击 ，外部打开历史版本文件 步骤 5(可选)：查看历史变更 步骤 6(可选)：查看文档权限 5．查看权限 步骤 1：查看当前权限  选中文档或目录，选择“权限属性页” 授权给谁： 谁具有相关权限。可以是用户也可以是角色。 由谁授权： 通常是管理员，也有可能是目录的生成人（所有者）。 可见权： 可以看到文件夹名，但是无法看到文件夹的内容。由系统自动 授权，当用户具有子文件夹或文件的权限时自动赋予父目录可 见权。 浏览权： 用户可以只读打开文件。可以看到文件夹也可以看到文件夹内 容。 修改权： 用户具有目录或文件的修改权，可以进行目录或文件的所有相 关操作。 下载权： 用户可以将目录或文档下载到本地。 步骤 2：查看继承授权  非继承权限提示  继承权限提示  继承权限提示时的文档或目录，继续查看父目录权限，直到根目录或具 有非继承权限提示的目录。用户具有的权限是所有权限的合集。 上图选中的文件，继承了“我的文档“目录的授权，继承了“0102-李彤”目录的 授权，继承了”01-常规组“目录的授权，直到设置了非继承权限的目录”用户工 作目录“目录停止向上继承，visTeam EDM 的授权是”用户工作目录“、”01-常 规组“、“0102-李彤”，“我的文档“目录的合集。 6．图文档辅助操作 新建目录 选择目录、右键选择“新建目录” 输入目录名，点击“确定”，文档树中出现新建立的目录 提示录入属性，点击确定 录入属性，点击保存属性  方法 1--录入属性，点击  方法 2--不进行操作，以后再录入 链接到项目中  弹出链接项目页面  方法 1--选择目录后，点击确定。请本文档参考“引用文档”章节  方法 2—点击 ，以后再连接 删除文档、目录 选择目录或文档，图文档辅助菜单选择“删除文件” 提示确认提示，确定删除  提示删除文件，点击  成功提示，点击确定，被删除从目录树中消失 重命名文档、目录 选中文档或目录，右键选择“重新命名” 输入新名称，点击“确定”重命名 提示重命名成功，点击确定，目录树中出现新的文件名 移动文档、目录 选中文档或目录，右键选择“移动文件” 选择需要移动到的目录，确定移动文件  选择需要移动到的目录，点击  移动确定提示，点击“确定”  移动成功提示，目录树中出现移动的文件 查看文件、文件夹属性 选中文档或目录，右键选择“文件属性” 查看属性，点击“取消”退出 7． 录入目录属性 步骤 1：选中文档 步骤 2：属性页，点击“修改属性” 步骤 3：录入名词等，点击“保存属性” 8． 录入文档属性 步骤 1：选中文档 步骤 2：属性页中，修改属性 步骤 3：录入编号、名词，点击保存属性  输入编号、名称等，点击 按钮  提示保存成功，点击“确定”  提示链接文件，选择具有 lnk 文件创建权限的文件夹，点击确定。或者取 消以后再链接  选中文件夹后，点击  出现链接文件 9． 所有者授权 第一次录入文档属性的用户即作为目录或文档的所有者（生成人或设计 者）可以对目录或文档进行授权，授权方式包括授权用户、角色，授权浏览 权、修改权等。 步骤 1：选择目录，登录用户为目录生成人 步骤 2：进入“权限”页，增加权限  进入权限页，点击  授权用户或角色可浏览或修改权，点击  所有者授权的记录中 由谁授权是所有者非管理员 步骤 4（可选）：修改权限  选中授权记录，点击  修改用户或角色，浏览或修改权，点击  修改后的记录 步骤 5（可选）：删除权限  选中记录，点击删除权限  提示删除，点击确定 步骤 6（可选）：修改继承权限属性  点击修改权限继承属性按钮  选择继承或不继承父目录权限，点击确定  非继承权限提示  继承权限提示 10． 查找文档方法 1—文件名查找 步骤 1：选择目录，图形菜单点击“文件查找按钮” 步骤 2：输入查询条件，点击查询  查询选项 1--输入文件名  查询选项 2--是否查询文件夹  查询选项 3--输入文件大小范围  查询选项 4--输入文件创建时间  查询的目录范围--你选择的目录 步骤 3：选择结果，查看文档或目录  选中记录，点击  跳转到选中的文档或目录 11． 查找文档方法 2—文档属性查找 步骤 1：选择目录，图形菜单点击“文档属性查找” 步骤 2：输入查询条件，点击查找  输入查询内容，可以是录入属性时填写的名称、编号等  选择选中的当前目录，还是全部目录 步骤 3：选择结果，查看文档或目录  选中记录，点击  跳转到选中的文档或目录 12． 引用文档 用户将工作区中的目录或文档链接到项目文件夹或公共工作区。用户通过 访问项目文件夹或公共工作区直接定位的用户工作区中的目录或文档。 步骤 1：选中文档或目录（已录入属性） 步骤 2：图文档辅助操作菜单选择“链接到..” 步骤 3：选择工作目录，点击“确定”链接  提示链接文件，点击  链接成功自动跳转到链接文件 13． 下载文档 步骤 1：选中文档或目录，具有下载权 步骤 2：图文档辅助操作菜单选择“下载..” 步骤 3：确定下载  提示下载文件，点击  选择下载目录，点击  下载成功提示，点击确定，本地磁盘出现下载的文档 14． 查看任务 步骤 1--进入任务列表页  图形主菜单中，选择任务 按钮图标  任务列表页 步骤 2--查看我的任务  图形主菜单中，点击“我的任务”图标  最新的任务列表 任务号： 系统自动生成的任务号。 任务名称： 用户输入的任务名称。 任务类型： 数据发布对应发布文档流程，工程变更对应工程变更流程。 任务流程： 绿色为已经执行的任务，橙色为正在执行的步骤，灰色为后续 步骤。每个任务步骤下方标有用户名。 步骤 3--选择任务进入任务主界面  双击选择的任务  进入任务主界面 15． 发布文档流程 步骤 1：启动发布文档流程 选中文档或目录，属性页，点击发布文件  选择需要发布的文档  文档属性中文档修改状态为“修改中”，点击  提示链接文件，如果文档已经链接，点击取消。选目录点击确定，请本 文档参考“引用文档”章节 输入任务信息，启动任务  输入任务信息，点击  提示生产新的任务号，点击确定  进入任务主界面 步骤 2：提交数据 执行“提交数据”  进入任务主界面，选择流程，点击 选择执行方式，增加“审核数据”承担人  选择“通过”，点击  选取承担人，点击 提示信息，点击确认  提示数据提交通过，点击确定  数据提交审核，将锁定数据，点击 ，流程进入“审核数据” 步骤  进入审核数据步骤中的文件，文件属性中，状态为“审核中”，打开文件 为只读状态 步骤 3：审核数据 执行“数据审核”  进入任务主界面  选择流程属性页，点击 选择执行方式，增加“数据发布”承担人  选择“通过”，点击增加承担人  选取承担人，点击 提示信息，点击确认  提示数据提交通过，点击确定，流程进入“发布数据”步骤  提示数据提交通过，点击确定 步骤 4：发布数据 执行“发布文件”  进入任务主界面，选择流程  进入流程属性也点击 选择执行方式，点击确定  选择执行方式为“通过”，点击 提示信息，点击确认  提示数据发布通过，点击确定  确定发布文件，点击 ，发布流程完成  发布完成的文件，文件属性中，修改状态变为发布，处于发布状态的文 件只能只读打开。 16． 变更文档流程 步骤 1：启动变更文档流程  选择需要发布的文档  确定文档已经处于发布状态 ，点击  提示链接文件到项目文件夹。如果文档已经链接，点击取消。选目录， 点击确定。  输入任务信息，点击  提示生产新的任务号，点击“确定”，进入流程任务主界面 步骤 2：申请更改 执行“申请更改”  选择流程属性页，点击 选择执行方式，增加“审核数据”承担人  选择“通过”，点击  选取承担人，点击 提示信息，点击确认  提示数据提交通过，点击确定，变更流程进入“同意更改”步骤 步骤 3：审核人同意更改 执行“同意更改”  进入任务主界面  选择“流程”属性页，点击 选择执行方式，增加“审核数据”承担人  选择“通过”，点击  选取承担人，点击 提示信息，点击确认  提示数据提交通过，点击确定  确定升级版本提示，点击  文件属性中，修改状态变为修改中，文件版本加 1，修改权用户能修改文 档，原版本作为历史版本，打开历史版本为只读 步骤 4：执行更改 执行“执行更改”  进入任务主界面  选择“流程属性页”点击 选择执行方式，增加“审核数据”承担人  选择“通过”，点击  选取承担人，点击 提示信息，点击确认  提示数据提交通过，点击确定  确定提交审核提示，点击 ，流程进入“数据审核”步骤  变更流程进入“数据审核”步骤后，文件属性中，修改状态变为审核中， 打开文件为只读 步骤 5：审核人审核数据 执行“数据审核”  进入任务主界面  选择“流程”属性页，点击 选择执行方式，增加“数据发布”承担人  选择“通过”，点击  选取承担人，点击 提示信息，点击确认  提示数据提交通过，点击确定，变更流程进入“数据发布”步骤 步骤 6：发布数据 执行“发布数据”  进入任务主界面  选择“流程”属性页，点击 选择执行方式，增加“数据发布”承担人  选择“通过”，点击 提示信息，点击确认  提示数据提交通过，点击确定  确定发布文档提示，点击 ，变更流程完成  变更流程完成后，文档属性中， 修改状态变为发布状态，打开文档为只 读