工作效率与时间管理
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【自检】
(1)你的时间够用吗？
(2)你如何看待以下问题?
时间就是金钱吗？ 时间=金钱
金钱对你的意义重于时间吗？ 时间＜金钱
时间对你比金钱更有价值吗？ 时间＞金钱
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一家顾问公司对100名经理人
做过一次调查，结果表明：
仅有1人认为有足够的时间；
10人认为需要10%的额外时间；
40人认为需要25%的额外时间；
其余的人认为需要多于50%的额外时间。
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结论
●时间不只是金钱；
●时间比金钱更有价值；
●时间就是生命。
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时间是什么？
是生命
是财富
是资源
是人生最大的资本
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《今日歌》
今日复今日， 今日何其少
今日又不为， 此事何时了
人生百年几今日，今日不为真可惜
若言姑待明朝至，明朝又有明朝事
为君聊赋今日诗，努力请从今日始
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用“分”来计算时间的人
比用“时”来计算时间的人时间多5９倍。
___鲁迅
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一寸光阴一寸金
寸金难买寸光阴
—谚语
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▲想体会「一年」有多少价值
▲想体会「一月」有多少价值
去问失败重修的学生
去问不幸早产的母亲
▲想体会「一周」有多少价值
去问定期周刊的编辑
▲想体会「一小时」有多少价值
去问等待相距的恋人
▲想体会「一分钟」有多少价值
▲想体会「一秒钟」有多少价值
去问错过火车的旅人
去问死里逃生的幸运人
▲想体会「一毫秒」有多少价值
去问错失金牌的运动员
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不同的民族有不同的态度
▲中国人随性工作
▲日本人分秒必争
▲美国人契约式的工作
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时间不可以缺少
时间不可以替代
时间不可以存储
时间不可以增减
但時时间可以管理
时间的特性
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时间是最贵而有限的资源，
若不善加管理，一切失之于
惘然，评估一个人日行成效， 最容易的做法就是考核其
对时间管理及应用
——管理大师彼得.杜拉克
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(四).时间运用误区
管理时间的经验法则「墨菲定律」：
▲ 任何事情都不像它表面所见的那么简单
▲ 每件事情做起来都比想象中要耗时间
▲ 某些事情的出错是无可避免的
▲ 工作永远太多而时间永远太少
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时间管理重要的观念
(一).时间的投资与花费
▲ 一个活到72岁的人，一生的时间分配：
● 睡觉21年 ● 工作14年
● 个人卫生7年 ● 吃饭6年
● 旅游6年 ● 排队5年
● 学习4年 ● 开会3年
● 打电话2年 ● 找东西1年
● 其他3年
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▲ 一周总时间：24 × 7 → 168hr
扣掉睡觉、吃饭 70h (每天10hr)
还有98hr在作什么？生产、休闲、打发时间
统计每周用在生产的时间，8hr × 5日 ＝ 40hr
据统计40hr中扣除莫名其妙的浪费，
剩下真正工作有效的时间只有60％，
亦即 40hr × 60％ ＝ 24hr
▲
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工作时间
你的成就、经验、能力主要来源就来自于此24小
时（每周）人生成就奠基主要看 20至30岁
每年约有52周，亦即 24hr × 52周 ＝ 1248hr
一生中你最主要的时间
1248hr × 10年 ＝ 12480 hr
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每个人的时间都是有价值的
（以2007年有效工作日261天计）
（每天有效工作8小时计）
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按一年365天来算
（以2007年全年365天计）
（每天每小时的价值）
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浪费时间的原因
1、缺乏明确的目标
2、拖延
3、缺乏优先顺序，抓不到重点
4、专注细节，事必躬亲
5、做事有头无尾
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浪费时间的原因
6、缺乏条理与整洁，找东西
7、懂得和别人一起做
8、不会拒绝别人的请求
9、盲目行动
10、简单的事情复杂化
11、懒惰
12、消极思考
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客观方面浪费时间的原因
工作系统浪费时间 （访客、官样文章、员工离职等）
生活条件浪费时间 （通讯、环境、交通、朋友闲聊、家 住郊区等）
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学会管理好自己的时间
——每一位顶尖成功者首先是顶 尖的时间管理者
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—— 要认清自己的使命
一、使命优先
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—— 要预先规划时间
（每日、每周、每月、每年）
二、生命规划
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三、明确目标
目标要明确
要量化
要有挑战
长短结合
要有时限
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Warren Buffet 10岁发行赛马刊物
Bill Gates中学写计算机程序，一个暑假赚5000美金
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Polo 创办人Ralph Lauren上初中时， 别人穿皮夹克耍酷，他穿苏格兰呢的百慕达短裤，领尖有钮扣的衬衫
Steven Spielberg 12岁完成他的第 一 部电影。高中毕业暑假三个月，每天到环 球影城，假装上班
NIKE创办人Philip Knight 暑期边读书边上晚班，每天早上跑七英里路回家
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—— 分清轻重缓急，抓住重点
—— 二八定律
—— ABC法则
四、要事第一
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80-20时间法则
20％的关键努力产生80％的绩效。
80％的工作时间与付出是浪费的。
公司80％的业务来自20％的客户，
80％可以用的资料集中在20％的档案中，
80％的电话来自认识的20％的人。
因此，这些20％就是掌握关键 。例如你的工作可能十几项或二十项，但关键的工作可能只有三、四项
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五、一生就是一天
—— 当日事当日毕
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六、马上行动
—— 杜绝拖延
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为什么拖延？
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决不拖延
李·雷蒙德的影响力
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七、第一次做好
—— 追求零缺点
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八、整洁和条理
拿东西养成哪里拿，哪里放的习惯
把同样、同类、同时使用的东西放在一起
把东西上编号贴上字条
把所有的钥匙集中保管
设立一套高效的处理文件系统
做事应尽量简化
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对策
该扔则扔
不放无关物品，将物品放在固定地方。
让文件在面前只流通一次
下班最后一件事 --- 收拾办公桌
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九、快速的节奏感
——快速的行动
——快速的思考
——快速的处理工作
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十、做自己该做的事
————不要让人浪费你的时间
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十一、成功日志
—— 记录每一天做的每一件事的时间
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十二、善用零碎的时间
——如何应用上下 班中途时间如何应用等待的 时间
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十三、简洁原则
—— 复杂问题简单化
简单问题条理化
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业余时间的管理
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业余时间管理
一、睡眠
——利用白天瞬间睡眠
——培养随时随地入睡的能力
——注重睡眠质量，不注重长短
——良好的睡眠环境与条件
——心理训练，自我暗示与身心放松
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二、学习
——向成功者学习成功的方法
——一天一小时可以创建奇迹
——参加研习会
——长期与短期的学习，并养成 终生学习的习惯
——高效的阅读
业余时间管理
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如何高效的阅读
—— 明确阅读的目的
—— 综观全貌
—— 掠读、跳读、找关键词读
—— 带笔记本，归纳总结写出重点
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三、娱乐
——选择对身心健康的活动
——选择具有创造性的活动
——要干就要达到一定水平
——要适度
业余时间管理
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四、提升精力
—— 按时睡觉和起床
—— 少食多餐，每天5-6餐
—— 每天吃早餐
—— 每天喝48-64盎司水
—— 工作90分钟短暂活动一下
—— 每天进行身体锻炼
—— 每星期2次力量训练
—— 做自己喜欢的事
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五、家庭生活
—— 每天保持积极的心态
—— 建立良好的人际关系
—— 要花时间与家人在一起
—— 丰富多彩的生活方式
业余时间管理
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所谓时间管理
就是用最短的时间达成最多的目标，实现均衡的人生。
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时间 分配
工作圆饼图（主要工作重点与时间分配）
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(一).时间管理象限座标图
Ⅳ象限
Ⅲ象限
不重要
Ⅱ象限
Ⅰ象限
重要
不急迫
急迫
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Ⅳ象限
Ⅲ象限
不重要
Ⅱ象限
Ⅰ象限
重要
不急迫
急迫
拖延
偷懒
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(二).浪费时间的错误的决定方式
▲一般人大部分是以 1→3→4→2 处理事情
▲时间观念稍为好的次序是 1→3→2→4
既重要又急迫 → 不重要但急迫 →
→不重要又不急迫 → 很重要但不那么急
既重要又急迫 → 不重要但急迫 →
→很重要但不那么急→ 不重要又不急迫
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(三).时间管理下的正确决定方式
▲成功者者的时间管理优先顺序：
1→2→3→4
第1优先 是重要且紧急的事
第2优先 是重要但较不紧急的事
第3优先 较不重要但却紧急的事
第4优先 较不重要且并不紧急的例行工作
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据新华社消息 《财富》最近推出全球最有影响力商业人士名单（25位），埃克森-美孚石油公司董事会主席兼首席执行官李.雷蒙德（Lee Raymond）博士名列第六。美国股神沃伦.巴菲特名列榜首，比尔.盖茨居第二。
中国香港的李嘉诚和大陆的张瑞敏都榜上有名。
埃克森-美孚是一家全球利润最高的公司，超过微软2倍。
2002年，埃克森-美孚的资本回报率达到十年以来的最高值——%。所罗门兄弟的分析师保罗·汀(Paul Ting)说：“这种回报率是其他公司数年来一直可望而不可即的。”
更多的人说，李.雷蒙德是工业史上绝顶聪明的CEO之一，是洛克菲勒之后最成功的石油公司总裁——没有人能够像他一样，令一家保守行业的超级公司股息连续21年不断攀升，并且成为世界上一台最赚钱的机器。
本来，李·雷蒙德2003年就可以退休了，虽然他我行我素，绝不屈从于任何压力，甚至被很多人既惊又叹地说成是恐龙，是魔鬼。但是，董事会又延长了他的合同，允许他超过公司规定的退休年龄（65岁）继续统领公司。
“对我来说，一直呆在这儿并不合适，对这里的其他人也是不合适的。”李.雷蒙德说。持有公司股票的股东们，表达了他们对李.雷蒙德时代即将结束的看法。他们说：“现在的情况，就好像乔丹离开芝加哥公牛队一样。”
李.雷蒙德的信条就是：——决不拖延。
Ⅰ象限
既重要又急迫 → 危机处理、三点半、老板……
Ⅱ象限
很重要但不那么急 → 预算、企划、目标、健检进行
Ⅲ象限
不重要但急迫 → 电话、会议、不速之客、临时被指派
Ⅳ象限
不重要又不急迫 → 闲聊、逛街、连续剧、倒垃圾……
▲ 拖延是造成工作无效，因为原摆在第二象限的重要事，
原本可以从容有序的完成，但因姑息、拖延而变成第一
象限，造成第一象限压力太大，许多事情因急迫、压力
乃草草了事(品质、效率下降)，再加上第三象限把时间
消耗掉了，每天忙到好不容易喘一口气，又往第四象限
偷懒，如此恶性循环，也就造成我们都感到时间不够用
，觉得好忙好忙，但又忙的没有结果、没有效率。
