工作方法与时间管理
目 录
第一章：工作迷思一承认、意愿、改善
1.忙碌不已的人
2.工作的十大迷思
第二章：为了善于处理工作应有的作法
1.工作评价的着眼点应明确
2.着手设定工作目标
3.明列工作计划与执行步骤
4.依照既定的标准执行工作
5.积极寻求工作方法的改善与创新
第三章：时间管理
1.时间的四种独特之性质
2.时间就是成本
3.改变习惯是时间管理的成败关键
4.时间管理的重要法则
5.怎样从事时间管理
第四章：高效率工作的有效行动方案
1.不要一有问题就要开会
2.创造更多时间的方法
3.如何作正确的决定
4.由失败的教训中学习
5.授权的艺术
6.建立良好的人际关系
前 言
如何花较少的时间与精力来完成更多的事？
l 要追赶工作,不要被工作追赶!
----- 富兰克林 ------
l 不浪费时间的只有时间!
------ 路纳雨 -------
A. 解决时间不够支配困境的唯一方法,便是尽可能地提高办事能力,把工作完成,也就是要好好地善用时间,从容不迫地完成应该做的事。
B. 想把烦琐的工作,愉快且迅速地完成, 在于内在潜力的发挥、健康的身体、敏锐的观察力和渴望成功的意愿。
第一章 工作迷思一承认、意愿与改善
1.忙碌不已的人，其类型如下：
过度敏感的人
喜欢开会的人
梦想型的人
多管闲事型的人
图表迷
被堆积如山的卷宗埋没的人
天才型的人
门户开发型的人
2.工作的十大迷思：
流汗愈多，收获愈多
行动就是生产力
开夜车
自己动手是完成工作的最佳手段
投机取巧是最好的方法
辛勤努力是美德
工作没有乐趣而言
最理想的方法只要一种
一切都公正
压力之下表现最好
第二章 为了善于处理工作应有的做法
良好的工作方法应该是：
定出一套正确的价值观及一套有效的力行方法，而且对于外来的压力与障碍能洞烛机先，体察入微，进而采取对策，以为因应。而更简单地说，就是要依据订定的适当标准去执行并控制，然后将执行结果详做记录与分析，对于异常应即反映,并采取适当的处理措施，使工作效率由Do things right提升到另一个的境界Do the right thing境界。
※ 1.工作评价的着眼点应明确
良好而有效的工作方法，是由品质、数量、交期、成本、安全以及士气等为其判定的基准，不但要明确而且须广获全员之了解与认同,其主要内容提纲契领如下表。
分类 内 容
品质 减低不良，提高品质，防止诉怨，减少异常，减少变异，管制状态之维持，减少修整工作。
成本 减低费用，减少工作，时间之活用，缩短时间，节省材料零件，购入价格之降低。
设备 提高效率，预防故障，自动化，机械化，减少工费，改良模工具，布置改善，工费之合理化。
失误 减少失误，减少疏忽，周全防策设计，零缺点活动，愚巧法、检验遗漏及情报错误等。
效率 生产力，生产量，缩短时间，时效性改善，待工闲余的减少，库存量的缩减，日程进度管制，交期改善，时间研究，动作研究，程序分析。
分类 内 容
管制 标准之制订，标准化，标准之达成，行动的实施，管制点，操作监督，彻底标准化，自动控制之改善。
努力 品质管制技术的教育训练，提高水准。
安全 安全、疲劳、环境整理。
环境 环境的改善，人因工程，姿势，布置，适性之检讨。
士气 人群关系，提高士气，提案踊跃性，资料流通之改善，提高出勤率。
发展 企业外部关系之强化，主管及幕僚干部之意见沟通，部门与部门间关系之改善，与他公司的互相发展。
其它 方针，理想，切身的主题，事务流程及表格改善。
※ 2.着手设定工作目标
要拟定一个有效的工作计划，首先就要设定目标，而这个目标必须是设想周全，非常明确才行，否则，只会毫无目的地消耗自己的时间与能力罢了。目标设定之原则如下:
设定具挑战性但做得到的目标
使你的目标明确而且适度
检查你的目标是否协调
注意你的目标是否具有弹性
设定目标的完成日期
※ 3.明列工作计划与执行步骤
为拟订工作计划活用5W、1H
做什么（What）……… 对象
为什么（ Why ）……… 理由、动机
在何处（Where）………场所
在何时(When)……………时间、期间
谁(Who)…………………主体、人物
如何做(How) ……………方法、手段
拟订计划、步骤的检点事项
是否与目标有充分的一致性及系统化
是否漏列重要事项？
A.目的、目标、方针、手段
B.资金
C.时间
D.场所
E.…等
是否为自己满意的内容
安排程序是否浪费时间
是否能加以弹性的因应
是否阶段性的达成目标
设定每日工作计划一行事表
设定工作之优先顺序，将最重要的事摆在第一位，然后才逐一持续不断地去执行。
※ 4.依照即定的标准执行工作
应该了解作业的流程
应该了解工作的程序
应该了解达成的基准（品质、成本、数量）
执行与控制
矫正措施与资料回馈
※ 5.积极寻求工作方法的改善与创新
一面工作一面思考研究。
从工作中运用智慧改善工作。
第三章 时 间 管 理
时间管理的真正用意、在善用时间。使我们能从容不迫地完成应该做的事情，以提升时间的使用价值，充实自己的生活，并且珍惜自己的生命。
不重视时间管理，就会不知不觉地浪费自己的生命，贬低自己的成就，使自己无可奈何地生活在后悔与抱憾之中。
1.时间的四种独特之性质
供给毫无弹性
无法加以蓄积
无法寻找替代
无法失而复得
2.时间就是成本
就以加班为例，时间就是成本。而一般人对于加班问题，仅停留在「员工不愿意加班」或者「加班费必须从优给付」的层次，很少人去追究什么员工需要加班。是否工作安排不适当？是否工作效率不能提升？如果是故意拖延，不讲效率而造成加班，势必对企业的经营，产生相当的不利影响，值得重视。
计算时间成本之三大原则
◆ 要倒过来计算
不要依「 领多少钱做多少工作」的通例，要用「能做多少工作」来换算自己「可以领多少钱」。提高自己的工作绩效，用降低自己的时间成本，来换取更高的工作报酬。
◆ 要配合自己的实力
年轻时，识浅、经验不足，要「多做」才能够降低成本。年长时，学经验具佳而体力不足，应该「少做」以「完成重要任务」来降低成本。
◆ 要成为时间的主宰
我们不应该让时间来管理自己，而必须力求自己去管理时间。不要老以「时间不够用」 做为「想做而没有做」的借口。
3.改变习惯是时间管理成败关键：
时间管理的起点，在坦诚承认自己在浪费时间，最终则在把有限时间，拿来处理最为重要的事情,以免浪费时间。不良习惯经常是不求甚解的恶果。而所谓的不良习惯，是指不正当的观念和不正当的行为。养成良好的习惯，包括：
珍惜时间的习惯
选择事情的习惯
优先顺序的习惯
凡事计划的习惯
机动调整的习惯
讲究方法的习惯
事后检讨的习惯
量力而为的习惯
不断学习的习惯
轻松管理的习惯
4.时间管理的重要法则
◆ 化整为零，聚零为整
随机应变，举一反三
慎选时间处理特别事件
计划变动时间集中处理
时间分散化
时间分散化，就是化整为零的原则：
A.各个击破法
B.思维方式改变法
C.避免过度追求真、善、美
◆ 自我出发、掌握现在
我们应该充分了解：重要的不是过去，不是未来，而是现在。想成功，不是依靠别人，而是依靠自己。
◆ 提高效率，增加效能
效率是指一件事最好的方法，基本上是一种投入产出的观念。以较少的投入，而获得较多的产出时，就说是「有效率」。而效能是指「适切的目标之设定，以及为达成目标所需适切手段的选择」。
效率的达成，就是：
效率=工作的程序化+思考、判断和创造力。
5.怎样从事时间管理
个人时间管理
个人的时间管理，需掌握柏金森定律：「工作会延伸，以便填满可供完成工作的时间。」以防止养成拖延的坏习惯，而在工作中最重要的是要区分优先顺序，将经常的工作，逐一依照应遵守的原则与要领，养成更有效率的习惯。
组织时间管理
组织时间管理，大致可分为作业现场、办公室管理及工作关系三个方向。作业现场着重于标准时间的建立；办公室则偏于因应时间管理的合理布置及档案、资料的整理，而工作关系乃为使组织能面对未来的挑战，及早建立其内部的互动，以达到共同参与的目的。
主管的时间管理
企业内的主管，大致可分为：决策面或经营面的高阶主管；管理面的中阶主管及执行面的基层主管。而各阶段主管均因其工作性质不同，时间分配比例亦不同。
例如：高阶主管的时间，多半用于「思考及决策」，求变求新，并且有充分的弹性可以应付突发的事件。中阶主管必须将组织内部各种规范及制度建立完整，承上启下。而基层主管则大部分时间在处理人的问题，沟通协调及执行是其主要的课题。
第四章 高效率工作的有效行动方案
1.不要有问题就要开会 — 会而不议，议而不决，决而不行
无效的会议为何开不完
没有人去在意会议的成本。
为了满足发表欲。
为了社交活动。
为了躲避效益，替延迟找借口。
习以为常。
为了推卸责任。
愚弄别人，使人相信重要决定有他们的功劳。
发挥会议的效用
会议的目的与类型
会议的计划和准备。
A.先决定是否要举行会议。
B.拟订议程计划。
C.会议资料要齐全，且要事先发给与 会人员。
D.会议之会场布置。
会议的程序
A.导入议程。
B.让与会人员发表意见。
C.导出结论。
D.总结。
会议后之反省检讨及执行追踪
A.与会人员的自我检讨及反省（检讨表如附页）。
B.决议事项的执行与追踪。
领导者（主席）自我检讨表
月 日 是 否
1.我准备好有关会议推行的一切
2.我按规定时间宣布开会。
3.我能征求全部与会者的意见，而在会议进行过程中，每一个人都能参与。
4.我能自然地将开会者引进讨论中，而绝无强求态度。
5.我能经常使讨论不脱离主题而能顺利进行议程，更能向目标步步前进。
6.我在会议中，从未说过个人的意见、说服式训词，或强求语句。
续前表:
7.我领导大家能聆听和了解别人的意见。
8.我把公平立场坚持到底，并对与会者抱着「一视同仁」的能度。
9.当我听到与会者发问时，并不立即回答而使大家去想一会。
10.我的语气柔和且扼要。
11.我常常注意到有关讨论的整理事项。
12.我能有效利用黑板和图表。
13.我能依照预定计划对重要和其应用尽量去研究。
14.我请大家一同讨论做个结论就宣布了会议结束。
15.我能按照预定的时间结束会议。
与会者自我检讨表
月 日 是 否
1.我参加了所有的讨论。
2.我并没有受到少数人的强求发言。
3.我并没有脱离中心议提而发言。
4.我并没有控制会议的意图。
5.我协助与会者遵守时间。
6.我并不关注接着要说什么而聆听别人的意见。
7.我尽量使发言不流于太个人化或情感化。
续前表:
月 日 是 否
8.我站在客观立场上,检讨自己的发言内容。
9.我积极协助与会者的发言。
10.我对其他与会者的发言非常注意。
11.我的发言能度从不夸耀自己。
12.我的发言和能度从未伤害过其他与会者的人格。
2.创造更多时间的方法
早起十五分钟。
培养速记的能力和速读的技巧。
培养记录的习惯和解决文件垃圾。
利用所有能够利用的东西。
擅于使用电话。
尽量避免杂谈。
让邮差去跑腿。
尽量利用空间的时间。
要保持良好的工作环境。
重要而且困难的工作要先做。
要适当的休息，保持健康。
工作中不要胡思乱想。
强化学习与记忆的能力。
培养书写、演义的技巧。
3.如何作正确的决定
把握时间的关键。
尽量搜集资料。
找出解决方法。
仔细分析斟酌。
选出最好的方法。
照你所决定的付诸行动。
4.由失败的教训中学习
※ 为什么会失败
判断错误
计划不完善
进行的方式不正确
※ 从失败中站起来
分析失败的原因
由各个角度探讨原因
先想好处理改善的办法
在失败中学习如何立于不败之地
重新开始
5.授权艺术
将工作交给能处理的最好的人
执行工作务必有正确的训练与工具
授权是性质与范围应清晰及明确
信任被授权的人
协助被授权的人
回绝反授权
授予差异与犯错的权利
了解授权并非使你免于负责。
以要求而非命令地讲明期望完成时的状态。
追踪。
6.建立良好的人际关系
倾听的艺术。
保持沟通管道的畅通。
以合作代替争执。
良好的人际关系。
结 论
成功不分年龄与时机，也不分职位与环境，任何年龄都是起步的正确时机。
工作能有效率地执行，能从容不迫地完成，不是一种幻想，只要有心追求，必然可以实现。
本课程的结束，正是你行动的开始，祝福你！
