（行政管理）行政部规范化管理
行政部规范化管理
第一章行政部组织结构与责权
一、行政部组织结构图
二、行政部职责
三、行政部权力
四、行政总监岗位职责
五、行政经理岗位职责
第二章前台接待管理
一、接待主管岗位职责
二、接待专员岗位职责
三、客人来访登记表
1．公司前台来访客人登记表
2．前台接待来访记录表
3．物业公司前台来客登记表
四、前台接待日志表
五、函件收发登记表
1．信函与快件签收登记表
2．信函与快件寄送登记表
六、前台接待管理流程
1．预约客人来访接待工作流程
2．来电转接流程
七、收发文件管理流程
1．信函收发工作流程
2．接收信函、快件工作流程
3．寄送信函、快件工作流程
4．传真发文工作流程
5．传真收文工作流程
6．收文背签流程
八、前台接待流程
九、来电处理流程
第三章办公事务管理
一、办公事务主管岗位职责
二、办公事务专员岗位职责
三、行政办公秘书岗位职责
四、办公用品订购审批单
五、办公用品台账
六、报废物品清单
七、办公用品领用表
八、办公设备登记表
九、办公文书会签单
1．文件会签单
2．行文单
3．目录表
十、印章使用登记表
１．印章使用审批表
２．印章使用登记表
十一、文书档案借阅审批表
十二、办公用品管理流程
1．办公用品购买流程
２．办公用品领用流程
十三、办公设备购买流程
１．办公设备购买审批流程
２．办公设备询价流程
３．办公设备比价流程
４．办公设备采购流程
十四、文书档案管理流程
１．发文管理流程
2．收文管理流程
3．档案归档流程
4．档案借阅归还流程
5．档案销毁流程
十五、往来信件管理流程
十六、公司印章管理流程
1．制刻申请流程
2．使用流程
十七、公司证照管理流程
第四章行政人事管理
一、行政主管岗位职责
二、行政人事管理专员职责
三、费用报销标准
四、员工考勤登记表
五、年度考勤汇总表
六、员工请假申请单
七、员工加班申请表
八、员工出差申请表
九、差旅费报销清单
十、公司会议记录表
1．公司会议记录表一
2．公司会议记录表二
十一、提案管理记录表
十二、员工提案评定表
十三、员工奖惩记录表
十四、员工违纪处理表
十五、会议管理流程
十六、出差管理流程
十七、提案管理流程
十八、会议工作评估表
第五章安全保密管理
一、安全主管岗位职责
二、安全专员岗位职责
三、电梯设备巡视记录表
四、电梯维修保养记录
1．电梯月维修保养记录
2．电梯季维修保养记录
3．电梯年维修保养记录
五、值班登记日志表
六、保安执勤日志表
七、外出员工登记表
八、来宾出入登记表
九、安全状况检查表
十、防火设施检查表
十一、安全事故报告书
十二、突发事故报告表
十三、事故统计汇总表
十四、人员出入管理流程
十五、消防安全管理流程
十六、安全检查管理流程
十七、突发事件处理流程
第六章车辆管理
一、车辆主管岗位职责
二、司机岗位职责
三、车辆登记表
四、车辆检查表
1．车辆检查日志
2．车辆检点表
五、车辆请修表
六、保养记录表
七、车辆加油表
1．车辆加油申请表
2．车辆加油记录表
八、用车申请表
1．用车申请表
2．车辆使用申请表
九、派车记录单
十、车辆事故单
1．车辆事故现场记录单
2．车辆事故报告单
十一、用车记录表
1．司机用车记录表
2．车辆使用日志表
3．车辆使用状况月报表
十二、车辆费用表
1．车辆费用报销单
2．车辆费用月度统计表
十三、事故处理流程
十四、车辆管理流程
1．车辆使用流程
2．车辆加油管理流程
3．车辆安全管理流程
十五、肇事处理流程图
十六、车辆费用额度控制程序图
第七章总务后勤管理
一、总务后勤主管岗位职责
二、总务后勤专员岗位职责
三、宿舍管理专员岗位职责
四、食堂管理专员岗位职责
五、保洁人员岗位职责
六、绿化人员岗位职责
七、食堂卫生检查表
八、住宿人员管理表
1．住宿申请表
2．住宿人员资料卡
3．宿舍分配申请表
4．住宿登记表
5．宿舍检查登记表
6．宿舍物品借用卡
九、清洁卫生管理表
1．卫生区域划计划表
2．清洁工作安排表
3．卫生状况检查表
4．清洁卫生评分表
十、员工宿舍管理流程
1．宿舍管理方案制定流程
2．员工入住宿舍管理流程
十一、员工食堂管理流程
十二、清洁卫生管理流程
十三、企业绿化管理流程
第八章公关事务管理
一、公关事务主管岗位职责
二、公关事务专员岗位职责
三、商务接待安排表
四、公务接待审批表
五、公关活动策划表
六、危机预警处理表
七、危机记录分析表
八、重要接待流程
九、危机处理流程
十、媒体宣传流程
十一、接待规格表
十二、例外事项工作安排表
第一章行政部组织结构与责权
一、行政部组织结构图
二、行政部职责
三、行政部权力
四、行政总监岗位职责
五、行政经理岗位职责
行政总监
行政经理
安 全
保 密
主管
人 事
行 政
主管
2
办 公
事 务
主管
安
全
专
员
办
公
专
员
专
员
秘
书
后 勤
总 务
主管
行
政
专
员
后
勤
专
员
宿
管
专
员
食
堂
管
理
专
员
保
洁
人
员
绿
化
人
员
接
待
专
员
公
关
专
员
司
机
前 台
接 待
主管
公 关
事 务
主管
车辆
主管
职责 1 在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境和保卫等工作
职责 3 负责组织行政季、月度行政后勤、保卫工作计划
职责 4 本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作
职责 5 组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作
职责 6 做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络
职责 7 负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况
职责 8 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合
职责 9 负责召集本部门的有关工作会议
职责 10 负责组织编写公司年度大事记
职责 11 负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理
职责 2 行政管理方针、政策和制度。指定人事管理和办公、行政管理的有关规章制度
职责 1 根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权
职责 3 依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权
职责 4 依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权
职责 5 依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力
职责 6 部门内部员工聘任、解聘的建议权
职责 2 依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力
第二章前台接待管理
一、接待主管岗位职责
二、接待专员岗位职责
三、客人来访登记表
1．公司前台来访客人登记表
年月日
被访人 时间序
号
姓名 所在单位
来访
人数
是否
预约 姓名 部门
事由
到达 离开
备
注
1
2
3
4
5
…
编制：审核：
2．前台接待来访记录表
来访人
姓名
来访人
单位
来访
时间
接待人
接待
内容
简况
处理意见：
处理结果：
编制：审核：
3．物业公司前台来客登记表
年月日
序 姓 所在单位 来访 联系 是否 被访单位及 来访 时间 备
职责 1 服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务
职责 3 熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息
职责 4 负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档
职责 5 负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存
职责 6 配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作
职责 7 负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养
职责 8 维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养
职责 9 执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡
职责 10 负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记
职责 11 对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见
职责 2 负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理
职责 12 完成领导交办的其他或临时工作
号 名 人数 方式 预约 被访人姓名 事由 进入 离开 注
1
2
3
4
5
…
编制：审核：
四、前台接待日志表
日期 年月日 记录人
姓名 签到时间 姓名 签到时间
考
勤
记
录
收发记录
接待记录
电话记录
备注
编制：审核：
五、函件收发登记表
1．信函与快件签收登记表
日期 来件单位 编号 数量 密（速）级 接受部门 签收人（签字）
编制：填表人：
2．信函与快件寄送登记表
日期 送寄部门 编号 数量 密（速）级 送达单位 接收人 送寄人（签字）
编制：填表人：
六、前台接待管理流程
1．预约客人来访接待工作流程
2．来电转接流程
①整理当天
预约记录
告知来访者
情况
开始
结束
前台接待主管 前台接待专员 客人 各职能部门
②确认与提醒
访问事宜
来访③来访登记
④通知被访者 客人等待
接待来访
客人
⑤确认来访
告知相关事宜
准备接待
来访客人⑥引领会见
配合
送走客户
⑦来访信息录入，
记录汇总审核
⑧存档
七、收发文件管理流程
1．信函收发工作流程
2．接收信函、快件工作流程
3．寄送信函、快件工作流程
4．传真发文工作流程
5．传真收文工作流程
6．收文背签流程
开始
①收 文
签收
结束
②登 记
③复 印
⑤转交文件
④存 档
接收
行政部经理 前台接待专员 各部门或员工
开始
①接收信函
审核 ②登 记
审核
③分 信
接 收
⑤回 信
⑥寄 信
结束
有
无
④拆 信
⑦登记信息
是否有明确收信人
行政部经理 前台接待专员 各职能部门
开始
①递交文件
结束
②签 字
审核
③转 交
④存 档
总经理 前台接待专员 各部门或员工
前台接待专员 外部单位
八、前台接待流程
九、来电处理流程
电话接通，礼貌招呼
开始
问明来电事由
电话处理
结束
电话留言记录
电话记录归档
第 三 章 办 公 事 务 管 理
一、办公事务主管岗位职责
二、办公事务专员岗位职责
三、行政办公秘书岗位职责
四、办公用品订购审批单
部门 使用人 填表时间
序号 物品名称 规格 数量 单位 特殊要求 需求时间
订购原因：
部门主管审批意见：
行政部门审批意见：
签字：
年月日
如果金额超过审批权限请行政总监签批
意见：
签字：
年月日
五、办公用品台账
项目
物品名称
编号 数量 单价 入库时间 备注
职责 1 协助部门主管做好各项办公事务制度草拟工作
职责 3 负责公司办公家具设备、办公用品的采购工作
职责 4 负责办公用品的登记、发放管理
职责 5 负责制定办公家具、设备、用品的采购流程
职责 6 负责监督办公设备的日常使用、维护
职责 7 负责计算机信息资料管理
职责 8 负责公司图书、资料、合同等文档的管理
职责 9 提出办公事务合理化建议，不断改进工作
职责 2 积极落实上级要求的各项任务，提供相关服务
职责 10 对于其他部门不符合行政事务管理规定的行为进行监督、检查
职责 11 协助其他部门作好会议、接待工作
职责 12 完成领导临时交办的其他工作
编制：行政部填写人（签字）：
六、报废物品清单
物品编号 物品名称 数量 单价 出厂时间 使用时间 报废类型 报废原因
以上物品本部门
申请报废处理意见：
部门主管（签字）
办公事务专员 □同意报废处理□不同意报废处理办公事务专员（签字）：
办公事务主管 □同意报废处理□不同意报废处理办公事务主管（签字）：
七、办公用品领用表
年月日
部门 领用人 核发
序号 物品名称 规格 数量 单位 用途 单价 总价
领用人：主管：保管员：
八、办公设备登记表
年月日
设备名称 编号 厂名或品牌
出厂时间 购买时间 使用年限
规格 颜色 附属设备
价格 存放地点 环境要求
主要用途简介：
管理部门 负责人 使用部门 责任人
九、办公文书会签单
1．文件会签单
发文单位 发文文号 发文日期 年月日
时限 普通件 急件 特急件 密级 普通 秘密 机密 绝密
标题
单位 收文时间 发文时间 会签人（签字）
1 月 日 时 月 日 时
2 月 日 时 月 日 时
会签顺序
3 月 日 时 月 日 时
备注
注：会签文件附在会签单后。
２．对外行文单
编号：
日期 拟稿人职务、姓名
行文字号
行文标题
内容简介
经济审核人
法律审核人
行政部经理
总经理
备注
３．发文目录表
文件
号
文件
标题
领导
签发
拟稿
部门
密级
发放
范围
份数
登记
日期
发出
日期
封号
明细
帐页
备注
十、印章使用登记表
１．印章使用审批表
编号 用章部门 盖章时间
公章类别 盖章次数 文件发文号
文件名称
备注：
用章人（签章） 批准人（签章）
注：请在备注栏中简要说明盖章用途。
２．印章使用登记表
盖章时间 文件名称 发文号 公章类别 盖章次数 使用人 批准人 备注
十一、文书档案借阅审批表
编号 文书档案名称 密级 起草人 起草部门 起草日期 归档日期
借阅原因：
借阅人（签字）：
年月日
行政部意见：
主管（签字）：
年月日
批准人意见：
批准人（签字）：
年月日
十二、办公用品管理流程
１．办公用品购买流程
２．办公用品领用流程
十三、办公设备购买流程
１．办公设备购买审批流程
２．办公设备询价流程
３．办公设备比价流程
４．办公设备采购流程
否
①筛选供货商
②分别与
商家洽谈
确定候选商家
③办公用品
采购流程
审核
是
开始
结束
行政部 行政总监
①确定购
买计划
②挑选物品
验收物品购
货发票
③提货
办公用品
入库
开始
结束
供应商 行政部
否
采购部 行政部 相关部门行政总监
收集价格资料
编写询价报告
①审批 ②审批
洽谈价格
购买设备 办理入库 领用设备
③审批
是
开始
结束
是
资料存档
相关部门 行政总监
②审核
⒊ ⑹
核②
④审核③审核
采购程序
是
否
开始
①购买申请单
结束
相关部门
十四、文书档案管理流程
１．发文管理流程
2．收文管理流程
3．档案归档流程
4．档案借阅归还流程
5．档案销毁流程
十五、往来信件管理流程
③秘书回复 ④具体办理
行政主管审核
①领导阅
否
传阅②传阅否
核定文件
领导审阅
公司领导 行政部 相关部门
是
否
是
否
开始
外部文件
外部单位
结束
资料存档
①准备资料
是否合格
②资料汇总
分类归档上架
③重新整理
相关部门 行政部
是否
搜集资料
开始
结束
否
外部单位 秘书 部门主管
分类整理
①请示主管
主管意见
回复拟稿
核对封装寄回原单位
②直接回复
是
否
是
开始
来信
结束
十六、公司印章管理流程
１．印章制刻申请流程
2．印章使用流程
十七、公司证照管理流程
第四章行政人事管理
相关部门 行政部 行政总监
①审核
②公司章 ③审核
⑤审核④请示否
加盖印章
用印登记
加盖部门章
用印登记
否
是
用章申请
开始
结束
否
是
否
否
是
否 是
资料归档
资料归档
相关部门 行政总监
一、行政主管岗位职责
二、行政人事管理专员职责
三、费用报销标准
单位：元
职别
费用标准
总经理 副总经理 各部门经理及主管 一般员工
交通费 实报 实报
软卧实报或者飞机票价
的×%
硬卧实报
每日住宿费 实报 实报
1．经济特区××元以内
2．一般地区××元以内
1．经济特区××元以内
2．一般地区××元以内
早餐 实报 实报
1．经济特区××元以内
2．一般地区××元以内
1．经济特区××元以内
2．一般地区××元以内每日
餐费
午餐、晚餐 实报 实报
1．经济特区××元以内
2．一般地区××元以内
1．经济特区××元以内
2．一般地区××元以内
每日杂费 实报 实报 ××元以内 ××元以内
业务必要的开支 实报 实报 实报 实报
四、员工考勤登记表
填表日期：
月日 月日 月日 月日 月日
星期一 星期二 星期三 星期四 星期五
姓名 所属部门
上班
时间
下班
时间
上班
时间
下班
时间
上班
时间
下班
时间
上班
时间
下班
时间
上班
时间
下班
时间
职责 1 负责办公用品的登记、采购、发放管理
职责 3 协助行政主管严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围
职责 4 协助行政主管严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围
职责 5 各部门的考勤工作管理，并对各部门的考勤情况进行汇总统计
职责 6 收集汇总员工提及地涉及人事行政和人力资源工作的问题、意见和建议
并及时向相关部门反馈
职责 7 车辆的使用管理与日常维护与保养
职责 8 负责员工人事资料的建立、维护和及时更新
职责 2 负责文件、报刊、杂志等的收发管理
五、年度考勤汇总表
请假（天数） 迟到、早退姓名 所属部门 出勤
天数
应 出 勤
天数 事
假
病
假
婚
假
产
假
其
他
迟到
累计
时间
早退
累计
时间
备注
六、员工请假申请单
姓名 所属部门 填表日期
请假类别 □事假□病假□婚假□产假□丧假□其他（请注明）
请假事由
请假时间 年月日～年月日
部门意见
人力资源部意见
总经理意见
七、员工加班申请表
姓名 所属部门 填表日期
加班时段 □工作日加班□周末假日加班□法定节日加班
预定加班时间 年月日时分～年月日时分
加班事由
加班工作内容
加班地点
部门审批
人力资源部审批
总经理审批
八、员工出差申请表
姓名 所属部门 职务
出差事由
出差时间
出差地点
出差期间工作安排
出差办理事项简述
出差费用预算 列明细
部门意见
人力资源部意见
总经理意见
九、差旅费报销清单
姓名 职务 所属部门
出差时间 出差时间累计
费用项目 金额（单位：元）
交通费
餐费
住宿费
通讯费
业务支出
其他
合计
十、公司会议记录表
1．公司会议记录表一
时间 地点 主持人 填写日期
会议名称
会议组织部门
会议内容概要
参会人员
缺席人员
会议发言记录
会议成果
记录人
2．公司会议记录表二
会议名称 会议召开时间 地点
会议主持人 会议记录人
参会人员
缺席人员
人员统计 1．应到××人、实到××人
2．缺席人员情况说明
1．公司相关信息通知
2．工作总结与评估
部门 主要内容 发言人
3．会议讨论或决议的事项
会议内容
（1）讨论的内容
（2）决策的事项
会议形成
的决议
十一、提案管理记录表
提案编号 提案人 所属部门
提案类别 □技术工艺□设备□行政人事□其他（请注明）
提案事项
审核结果 □试用□可以考虑□不佳
实施结果
奖励情况
十二、员工提案评定表
提案人 所属部门 提案日期 评定日期
提案名称及内容概要
评定标准 评审意见 评分
经济效益
应用范围
成本收益分析
提案评定
其他
审核小组综合意见
总经理意见
十三、员工奖惩记录表
奖励 惩处姓名 所属部门 奖惩事项描述
表
扬
奖
金
记
功
其
他
警
告
罚
款
记
过
其
他
十四、员工违纪处理表
姓名 所在岗位 所属部门
入职时间
主要违纪事实
所在部门意见及处理办法
部门领导签字：
日期：年月日
人力资源部门意见
部门领导签字：
日期：年月日
相关领导意见
部门领导签字：
日期：年月日
十五、会议管理流程
十六、出差管理流程
编制出差
管理制度
审批
执行
①填写员
工出差单
办理手续
出差
②提供相
关报销凭
证
检查核对 签字批准
③付款 收款
备案
④填写出
差报告书签字检查
④办理手续
检查
存档
结束
开始
行政部公司高层 财务部 出差人员所在部门 出差人员
工作交接
审批
审批审批审批
审批
十七、提案管理流程
十八、会议工作评估表
评估内容
1．时间安排的合理性
评估意见
2．会场布置
（1）灯光效果
（2）音响效果
（3）座次安排
会议准备
3．邀请函的制作
1．准时开会
2．议题明确
3．会议气氛议题明
4．后勤服务供应
（1）茶水、饮料供应
（2）人员就餐安排
（3）休息室的安排
（4）住宿安排
会议进行
5．临时突发性状况的处理
1．会议决策拟草的及时性
2．会议决策的执行
3．费用开支
会后工作
4．其他
第五章安全保密管理
各职能部门行政部
制定提案
管理制度
①员工提案
信息收集
提供信息
②提案
汇总、审核
审核
提案实施
奖励提案人
提案实施效
果评估
结束
开始
监督执行
公司高层
一、安全主管岗位职责
二、安全专员岗位职责
三、电梯设备巡视记录表
巡视时间 备注
电梯编号
序号 运行监控项目
1 机房温度、湿度
2 曳引电动机温度、润滑油、紧固情况
3 减速箱油位油色、连轴器紧固情况
4 限速器、机械选层器运行情况
5 控制柜的继电器工作情况
6 制动器
7 变压器、电抗器、电阻器
8 对讲机、警铃、应急灯
9 轿箱内照明、风扇
10 厅外轿内指层灯及指令按钮
11 厅门及轿门踏板清洁
12 开关门有无异常
13 井道底坑情况
14 各种标示物及救援工具情况
15 电梯运行舒适感
电梯值班员： 负责人：
四、电梯维修保养记录
1．电梯月维修保养记录
维修保养项目 清理 检查 调
查
记
录
不良情况部分记录及处理结果
职责 1 安排值班，保障公司财产物资安全
职责 3 进行信息保密管理，防止公司重要信息的泄漏
职责 4 进行公司信息系统维护和管理，保证资源内部共享和安全
职责 5 进行公司治安制度设计，保障公司内部安全
职责 6 进行消防管理，避免重大火灾事故的发生
职责 2 进行员工出入管理，保障员工安全
1 曳引轮清洁
2 限速器及电器接点检查
3 制动闸瓦磨损检查
4 选层器详查
机
房
5 控制柜各机电接点清洁，各
接触器、继电器电阻
1 干电池、蓄电池检查
2 内外门耦合检查、清扫、注
油
3 内外吊门轮、限位轮，外门
关闭器，路轨检查清扫
4 内外门闸锁及门联锁开关
内部及接点清洁
5 门联锁接线检查
6 接合板装置
7 各种开关接点检查
8 钢带清扫，抹油，钢带开关
检查
9 限速钢丝抹试
机
身
及
井
道
10 井底各设备检查，清扫，抹
油
维修保养人 验证人
2．电梯季维修保养记录
维修保养项目 清理 检查 调
查
记
录
不良情况部分记录及处理
结果
1 电动机冷却风扇注油
2 电源总开关
机
房 3 控制盘、讯号盘清扫，紧引
线螺丝
1 门机各装置箱内部检查
2 门电机、电阻箱、接点盒内
部检查
机
身
及
井
道
3 门机械牙箱、连杆、链条、
皮带检查
4 加轨装置与路轨间隙检查
5 检查主钢丝的磨损、清洁、
张力平衡
6 轿厢风扇检查及清洁
7 底坑缓冲器油量检查及清
洁
维修保养人 验证人
3．电梯年维修保养记录
维修保养项目 清理 检查 调查 记录 不良情况部分记录及处理结果
1 减速箱换油
2 各种润滑油更换
3 电动机定子、转子气隙
测量
4 曳引轮槽磨损情况检
查
机
房
5 制动器解体大修及线
圈电流测定
1 选层器牙箱换油
2 安全系统及限速器动
作试验
3 安全器及夹轨拆卸、清
洗
4 曳引机、行车速度、平
衡装置检测
5 制动盘各接线螺丝固
定
6 门电机牙箱、润滑油更
换
7 中途箱，轿底接线箱螺
丝紧固
8 主缆、保险缆加缆油
9 井道内各路轨、各腰刀
等牢固
10 井底油压缓冲器清洗
换油，有效动作确定
机
身
及
井
道
11 井道内及井底大扫除
12 劳动局电梯年检
维修保养人 验证人
五、值班登记日志表
部门 职称
姓名 时间
时间 检查及处理事项
巡查
部门 人数 工作内容 时间
加班
电话
访客
货物进出
收发
备注
六、保安执勤日志表
年月日
厂
长
总务室
主任
保安
队长
次数 1 2 3 4 5 6 7 报告事项
巡
逻
内
勤
巡
逻
内
勤
巡
逻
内
勤
巡
逻
内
勤
巡
逻
内
勤
巡
逻
内
勤
巡
逻
内
勤责任
签名
打卡
时间
1
2
3
4
安
全
联
络
5
异常
报告
七、外出员工登记表
年月日
所属部门 姓名 入厂时间 出厂时间 事由 备注 登记者
八、来宾出入登记表
访问时间：年月日时分
来宾姓名：识别证号码：
来宾服务单位：
来宾地址：来宾电话：
来访事由：
受访者签名：
离厂时间：
备注：
九、安全状况检查表
检验项目 待改善项目 其他 备注 复检
1．消防 □无法使用□道路阻塞
2．灭火道 □失效□走道阻塞□缺少
3．走道 □阻塞□脏乱
4．门 □阻塞□损坏
5．窗 □损坏□不清洁
6．地板 □不洁□损坏
7．厂房 □破损□漏水
8．楼梯 □损坏□阻塞□脏乱
9．厕所 □除臭□漏水□损坏
10．办公桌椅 □损坏
11．工作桌椅 □损坏□污损
12．餐厅桌椅 □损坏
13．厂房四周 □脏乱□废弃未用
14．一般机器 □保养不良□基础松动
15．高压线 □基础不稳□保养不良
16．插座开关 □损坏□不安全
17．电线 □损坏
18．给水 □漏水□排水不良
19．仓库 □零乱□防水防盗不良
20．废料 □未处理□放置零乱
21．其他
主管：检验员：
十、防火设施检查表
编号 检查结果 编号 检查结果 编号 检查结果 编号 检查结果 编号 检查结果
异常
处理
对策
检查
结果
说明
部门负责人：检查员：
十一、安全事故报告书
年月日
事故内容
事故人 见证人
所属部门 出事地点
发生日期 年月日 发生时间
早上时
下午时
发生原因
事故状况
处置方式
根本对策
追踪检查
认可：审核：制表：
十二、突发事故报告表
事故发生部门：填报日期：年月日
事故种类
发生时间 发生地点
灾变经过
伤亡情况
直接费用
间接费用财产损失
费用合计
善后处理
原因分析
防止对策
改善计划
签报
批示栏
总经理 （副）经理
劳动安全卫生
管理部门意见
部门 主管 填表
十三、事故统计汇总表
单位：年月
设备 施工 交通 小计 去年同期 伤害频率
后果
部门
件
伤
（
人
）
死
（
人
）
件
伤
（
人
）
死
（
人
）
件
伤
（
人
）
死
（
人
）
件
伤
（
人
）
死
（
人
）
件
伤
（
人
）
死
（
人
）
本年
去
年
备注
本月
电力
累计
本月
设备
累计
本月
检修
累计
本月
运输
累计
本月
其他
累计
本月
职
工
总计
累计
本月民
众 累计
备
注
伤害次数×106
注：伤害频率＝总工时数主管：经办：
十四、人员出入管理流程
十五、消防安全管理流程
十六、安全检查管理流程
十七、突发事件处理流程
总经理 行政部行政经理 各职能部门
审核
开始
确定安全
检查制度
审核审批
①规定各部门
自我检查
明确统一
检查规定
确定安全
检查内容
定期自我
检查
制定安全
检查形式
②定期检查
记录检查
结果
③明确奖惩
措施
④奖惩结果
存档备案
审核审批
审批
结束
开始
审批
结束
报告事件审核
①报 案
配合
保护现场
②调查事件
总结经验
处理事件
救护伤员
配合
③事件备案
审核
保安主管 保 安 部 员 工
事故类别
第六章车辆管理
一、车辆主管岗位职责
二、司机岗位职责
三、车辆登记表
1．车辆登记列表
车辆类别项
次 小客 大客 小货 大货
车号
司
机
购置
日期
购买
价格
引擎号
码
排气量
保险单
编号
1
2
3
3．车辆登记卡
使用人姓名 司机姓名
牌照号码 车名
车型 购车日期
初检日期 复检日期
保险公司 保险证号码 保险期限 保险内容
保险记录
购置价格 经销商
附属品 收音机放音机热风冷风
住址 电话
驾驶员
住址 电话
4．车辆出入登记表
××公司车辆出入门证（存根） ××公司车辆出入门证
编号 人数 编号 人数
部门 部门
车型 车号 车型 车号
用车人姓名 会客人姓名
事由 事由
时分入 时分入
出入时间
时分出
警卫
签字
出入时间
时分出
警卫
签字
职责 1 制定公司的车辆使用制度，管理、控制公司的车辆使用成本
职责 3 组织实施车辆维修保养计划，保证计划的顺利进行
职责 4 受理各部门、公司领导用车计划或申请
，
职责 5 根据每日用车计划，合理调度车辆，保证公司行政及经营用车
职责 6 全面负责司机的考勤管理及司机值班安排
职责 7 根据公司及人力资源培训计划，组织司机的培训工作
职责 8 每日对车辆进行抽查，每月对各车辆进行一次大检查，对车辆大修进行验收
职责 9 负责司机出车的各类台账登记、汇总、考核，定期向行政部经理汇报工作
职责 10 对车辆各项费用进行初审、登记，每月对费用支付情况综合分析
职责 11 制定证照年检计划，交纳相关费用，督促并检查各类证照的存档、借阅管理
职责 2 根据公司的年度预算及车辆使用状况，编制车辆年度、月份维修保养计划
职责 12 负责安全事故的调查及处理
职责 13 完成行政部经理交代的其他工作
四、车辆检查表
1．车辆检查日志
使用时间 自月日时分至月日时分
目的地 同车者
使用目的
司机开车前检查日志
刮伤
□无
□有
后视镜
□无
□有
爆裂
□无
□有检查车辆四周
胎压 □正常□不正常 备台及千斤顶 □无□有
检查车底 漏水 □无□有 漏机油 □无□有
打开引擎盖 冷却水量
汽油剩量 喇叭
□佳
□不佳
开车
前检
查
坐驾驶座
方向灯
□佳
□不佳
雨刷
□佳
□不佳
灯
关
□佳
□不佳
出发时间 时分 回公司时间 时分
指针所示距离 自 km至 km（共 km） 被给汽油量
用后检查异状 □无□有
故障处及行车过程
中性能不佳状况
2．车辆检点表
车号：
加油记录 车况记录 维修记录
汽油 机油 配件
备
炷
项目
星期
洗车
加油里
程数
换油
里程
金
额
轮
胎
音
响
冷
气
外
观
操
控
维修
内容
金
额
星期一
星期二
星期三
星期四
星期五
星期六
合计
主管：填表人：
五、车辆请修表
表单编号：日期：年月日
车号 请修前里程数 请修申请人
1．
2．请修项目
3．
损坏原因
1．
2．
3．
预算金额
修理厂家
审核意见
1．
2．
3．
管理部门 审核部门 总经理
主管 主管
经办人 经办人
六、保养记录表
车号 发动机号 公司编号
主要使用人
使用单位
司机
保养记录
年度
月 日
保养项目 金额 保养前里程表数 经手人（签章） 主管（签章）
合计
汽油金额 保养金额 修理金额 合计
本月费用
七、车辆加油表
1．车辆加油申请表
申请人 申请日期 年月日
车牌号码 剩余油量 升
预计加油量 实际加油量
预计油费 实际油费
车辆主管签字 行政部经理签字 财务部经理签字
加油审批
报销审批
（票据粘贴处）
2．车辆加油记录表
车牌号码 车型
加油日期 司机（经办人） 加油前油量指数 所加油量 油费 最终审批人
八、用车申请表
1．用车申请表
申请部门：申请日期：年月日
起 止
申请人
□私用
□公用
用车起
止时间
用车事由
1．
2．
3．
目的地
行车路线
预计行程
申请部门经理 用车人 行政部经理 车辆主管 司机
附注
1．用车起止时间、目的地必须如实、详细填写
2．事由栏依事项分列
3．车辆预计停留时间为 1小时
说明：本单一式两联，第一联申请部门留存，第二联司机出车，填写行车里程后，交司机班班长留存。
2．车辆使用申请表
第一联行政部留存。
申请人 部门 同行人数
计划用车时间段 日时至日时 部门负责人签字 派车人签字
1． 1．
2． 2．
目
的
地
3．
事
由
3．
备注 备注
第二联交司机，车辆使用后由司机交回行政部。
申请人 部门 同行人数
计划用车时间段 日时至日时 部门负责人签字 派车人签字
1． 1．
2． 2．
目
的
地
3．
事
由
3．
以下内容由司机在用车完毕后填写，交回行政部备查
共计行车里程 公里 汽油 升 用车人签字
有无违章罚款或事故 原因
备注
九、派车记录单
使用部门 司机 随行人数
用车事由
1．
2．
3．
起止地点 自 至
用车时间 自 日 时 分至 日 时分（共计 时 分）
用车里程 自 公里至 公里（共计 公里）
车型
用车类型
车号
主管 主管
管理部门
经办人
使用部门
使用人
十、车辆事故单
1．车辆事故现场记录单
司机 乘车人员 部门
事故发生时间 年月日（□上午□下午时分）
事故种类
□1．人车相撞（□轻伤□住院□重伤□病危□死亡）
□2．车辆本身（□颠覆□冲撞□冲出路外□零件损坏□其他）
□3．车辆相撞（□擦撞□追撞□冲撞□其他）
发生地点
事故原因
当事人 对方
姓名 姓名
性别 性别
单位 单位
本人地址 本人地址
联络方式 联络方式
公司地址 公司地址
车种年份 车种年份
车辆号码 车辆号码
驾照号码 驾照号码
（可附现场照下来的照片）
备注
2．车辆事故报告单
报告人：报告日期：年月日
事故描述
发生时间
发生地点
见证人签名 警察签名
处理结果
我方资料 对方资料
司机姓名 年龄 姓名
部门 住址 电话
出车事由 身份 □驾驶□行人□其他
同车人员 其他人 名称
种类
公司
地址
驾照
编号 驾照种类 驾照编号
取照时间 车型 取照时间 车型
车号 年份 车号 年份
车辆损坏部
分及程度
1．
2．
车辆损坏部
分及程度
1．
2．
相关意见
1．
2．
相关意见
1．
2．
板金 板金
烤漆 烤漆
零件 零件
损坏程度 车辆
其他
损坏程度 车辆
其他
合计 合计
人身 人身
物品 物品
其他 其他
保险公司 保险公司
保险单号码 保险单号码
行政部经理：主管副总：填表人：
十一、用车记录表
1．司机用车记录表
车号 用车部门 用车人
事由
开往地点 用车时间
用车要求 派车意见
以下内容由司机填写
时间 地点 司机 用车前里程数 用车后里程数
用车
记录
备注
附注
1．使用流程：用车申请人→派车审批→用车→司机填写→行政部留存
2．填写要点：（1）用车人栏，可填用车者及随行人数；（2）用车要求栏应为车型等；（3）用
车时间，要有弹性范围；（4）备注栏可填特殊事项，如合用车、交通事故等
2．车辆使用日志表
行驶耗油：司机及车号：经办人：日期：年月日
使用者证明（签名）
里程表指数出
发 时刻
地点
里程表指数到
达 时刻
行驶时间
事由
本次行驶距离 公里 计算耗油量 升
工程耗油：司机及车号：经办人：日期：年月日
使用者证明（签名）
里程表指数出
发 时刻
工作内容
里程表指数完
毕 时刻
前次结存 升
本次结存 升
使用量 升
行驶时间小计
3．车辆使用状况月报表
月份：年月
类别 行驶里程 汽油费 保养修理 事故次数
车号
小客 大客 小货 大货 汽车
司机 本
月
累
计
本
月
累
计
本
月
累
计
本
月
累
计
汽油使用记录
年 加油时路码表
月 日
加油数
量
金额
起数 止数
行驶里
程
行驶累
积数
使用人 司机
合计
汽油金额 保养金额 修理金额 总计
本月费用
审核人：复核人：填表人：
十二、车辆费用表
1．车辆费用报销单
□公有车辆□私有车辆日期：年月日
起讫时间 月日至月日共天
费用类别 □油费 □过桥费 □维修保养费
凭证张数 张 张 张
报销金额 元 元 元
报销事由 □公有交通车辆□特殊人员专用车辆□私有车辆出差或出勤
合计金额 核准人 证明人人 经手人
附凭证共张。
2．车辆费用月度统计表
月份：年月
保险费 修理保养费 过桥费 汽油费 上月里程表数
说明 金额 说明 金额 说明 金额 说明 金额 本月里程表数
本月行驶里程数
本月总费用
每公里费用
每公里汽油费用
合计 合计 合计 合计 备注
汽油 日期 金额 经手人 日期 金额 经手人 日期 金额 经手人
费用
明细
十三、事故处理流程
十四、车辆管理流程
1．车辆使用流程
2．车辆加油管理流程
3．车辆安全管理流程
十五、肇事处理流程图
肇事处分规定表
十六、车辆费用额度控制程序图 报告事故
上报事故
赶赴现场
勘察现场
鉴定事故
事故处理
肇事赔偿
现场应急处理肇事司机
肇事司机
行政部经理
公司相关人员
公司相关人员
公司相关人员
公司相关人员
肇事司机
开始
审核审批
填写车辆
请用单
查询车辆
使用信息
②调配车辆
安排司机
检查车辆
③提供车辆
登记用车
信息
接车信息
使用车辆
结束
①办理车辆
使用手续
行 政 部 经
理交代的其
他工作
办理车辆使
用手续
行政经理 行政部 员工
第七章总务后勤管理
一、总务后勤主管岗位职责
二、总务后勤专员岗位职责
三、宿舍管理专员岗位职责
四、食堂管理专员岗位职责
五、保洁人员岗位职责
六、绿化人员岗位职责
七、食堂卫生检查表
公司名称：地址：
每周/每日
设备名称
日期
炊具 冰箱 操作台 水槽 菜板 排水沟盖子 其它 清洁人签字
周一
周二
周三
周四
周五
周六
周日
备注：表示预定清洁；√表示已完成清洁。
八、住宿人员管理表
1．住宿申请表
填填日期：
姓名 任职单位
到职 年月日 职称
籍贯 性别 出生 年月日（岁）
学历 学校科系□毕业□肄业
本人户籍地址
职责 1 按照公司目标和规章制度，组织各项清洁服务工作的具体落实
职责 3 保质保量地完成负责区域内卫生，保证区域内及周边环境处于清洁、卫生状态
职责 4 负责专用清洁设备的使用，并定期检查、保养、清洁机械设备
职责 5 领导交办的其他工作
职责 2 按照清洁程序搞好区域内卫生保洁工作
职责 1 负责每日就餐人数统计（估计）及相应主食、蔬菜等物料准备
职责 3 主办或协助每日主副食料或其他物品的采购
职责 4 食品和物料的领用及保管
职责 5 负责检查食堂卫生、用餐器具消毒情况，确保用餐安全
职责 6 严格把好食品质量关，贯彻食品卫生制度
职责 7 控制卫生消毒用品、洁具的耗用
职责 8 每天检查食堂所用的设备运转是否正常，发现问题及时联系维修
职责 9 合理安排员工倒班，做好每餐后的卫生清扫和定期大扫除工作
职责 10 及时安排并完成行政部临时下达的客饭或领导宴请任务
职责 11 负责员工食堂工作人员的业务监督、指导，做好绩效考核工作
职责 2 检查和维持就餐秩序
职责 12 按工作程序做好与相关部门的横向联系，并及时对合理建议进行处理
职责 13 完成上级主管临时交办的其他任务
职责 1 协助总务后勤主管建立总务后勤管理制度
职责 3 员工食堂、伙食管理
职责 4 企业清洁卫生管理
职责 5 企业环境、绿化管理
职责 2 员工宿舍分配、管理
职责 6 公司文化建设，休闲、文化娱乐活动管理
职责 7 其他后勤保障事务管理
职责 8 完成领导临时交办的其他工作
联系地址
家长
姓名
关系 电话
联系地址
紧急
联络人
关系 电话
爱好
申请
理由
入舍 年月日
床位 楼室号
人事
审核
棉被
床垫
总务登记
枕头
枕套
单位主管
被套
领
物
签
章
钥匙 No.
舍监
领
用
公
物
其他
退
舍
移
交
登
记
备注
总务主管
2．住宿人员资料卡
编号：填写日期：
姓名 性别 男女 室号
出生年月 单位
到职日期 入住日期
最高学历 籍贯
家长姓名 姓名 住址 关系 电话
紧急联络人 姓名 住址 关系 电话
参加社团 宗教信仰
兴趣
考核记录
备注
3．宿舍分配申请表
填写日期：
姓名 性别 服务单位
职（位）称 进公司日期
现在住所 起讫地点 ～ 单程公里数
预定使用时间 年月日起 实际使用单位
申请分配理由
总务科意见
主管单位意见
管理单位 主管单位
总经理 财务单位
经理 主管 主 经理 副理 主管 主办
4. 住宿登记表
宿舍号码 住宿人员姓名 住宿时间
5．宿舍检查登记表
填写日期：
检查结果（各种项目）
宿舍号 宿舍长 备注
制表：审核：
6．宿舍物品借用卡
借用人：填写日期：
物品名称 借用数量 归还数量 物品名称 借用数量 归还数量
棉被
蚊帐
衣橱钥匙
枕头
门钥匙
拖鞋
九、清洁卫生管理表
1．卫生区域划计划表
区域 仓库 走道 空地 厂外环境 水沟
部门
清洁说明
2．清洁工作安排表
月日至月日页次
姓名
日期
清洁
项目
考核
日期
清洁
项目
考核
3.卫生状况检查表
检查项目 良好 一般 较差 缺点事实 改善项目
着装
茶杯、烟缸
门
窗
地板
办公桌椅
电话
办公用具
工作桌椅
楼道
卫生间
其他
4. 清洁卫生评分表
评分部门 评分员 日期
评分项目 最高分值 评分 备注
一般安全 15
消防器具 10
走道通路 15
工作区域整洁 15
环境整洁 15
办公桌椅及办公室整洁 15
设备维护状况 15
建议及评语
十、员工宿舍管理流程
1．宿舍管理方案制定流程
2．员工入住宿舍管理流程
十一、员工食堂管理流程
十二、清洁卫生管理流程
十三、企业绿化管理流程
员工行政部总经理 宿舍管理员
审批
否
是
员工住宿登记
宿舍安排
③宿舍日常管理
①审核
是
否
②办理入住手续
填写《住宿申请表》
同意住宿
入住
办理入住手续
开始
保洁人员总务后勤主管行政部经理总经理
开始
宿舍管理员
餐具清洁、整理
①制定清洁卫生标准
资料存档
巡视检查现场指导
①制定绿化方案
审批审批
执行绿化方案
巡视检查现场指导
发现问题
④提出解决方案安排解决方案
提供信息
③发现问题
②具体执行
填写绿化问题统计表
具体执行
⑤总 结
第八章公关事务管理
一、公关事务主管岗位职责
二、公关事务专员岗位职责
职责 1 负责制定公关管理相关制度，经批准后执行
职责 3 全面负责公司对内、对外公关活动
职责 4 完成公司重大活动的组织、协调和接待工作
职责 5 参与公司重大紧急事件的处理，提出危机公关处理方案
职责 6 经总经理任命，亲自或指定专人作为公司发言人
职责 7 负责作好公司形象宣传，及相关资料的审查工作
职责 8 负责审阅公司对外发布的稿件，配合其他部门开展公关活动
职责 9 负责检查本部门的安全、消防工作
职责 10 负责公关事务突发事件的处理
职责 11 负责向行政经理提请对公关事务人员绩效考核的建议
职责 2 起草、拟订年度公关方案和支出预算方案，抱上级批准
职责 12 完成公司领导临时交办事件的处理
三、商务接待安排表
来宾单位
带队人姓名 带队人职务
随行人员名单
到达时间 停留时间 人数
考察
内容
接待
计划
安排
车辆
使用
计划
摄影 礼品 音响
欢迎标语 用餐 鲜花
宣传材料 礼仪 导游
相
关
事
项
题词 水果 其他
负责接待
部门意见 签字：
领导意见
签字：
填表人：填写日期：年月日
四、公务接待审批表
来宾单位 来宾人数 接待日期
带队人姓名 职务 停留时间
来宾事由：
餐饮费用预算额 住宿费用预算额
接待费用预算
其他费用预算额 合计预算总额
陪同人员要求
公关事务主管意见：
签字：
年月日
行政部经理意见：
签字：
年月日
行政总监意见：
签字：
年月日
五、公关活动策划表
文件编号： 归档日期：年月日
策划活动名称：
送出人：（营销部经理签字） 送出日期：年月日
执行人：（公关事务主管签字） 收到日期：年月日
策划案内容摘要：
销售部意见：
销售部经理签字：
年月日
行政部意见：
行政部经理签字：
年月日
行政总监意见：
行政总监签字：
年月日
六、危机预警处理表
编号 时间 危机等级
危机征兆
预警分析
名称
联系方式
负责人
危机
处理
机构
成员
警戒程度
危机处理对策
七、危机记录分析表
案件简称 发生日期
重要程度 填表日期
危机表象分析
对策处理意见
直接处理人记录
签字
主管确认
签字
八、重要接待流程
是否
是
是
是
否否
提出重要
接待申请
结束
审核审核 审批
①规划
接待事宜
②提交请
购报告
审核 审批
③组织实施
配合执行 ④执行
开始
结束
相关部门 行政部 行政总监 总经理
是
否
九、危机处理流程
十、媒体宣传流程
十一、接待规格表
接待规格 说明 具体形式
高格接待
指陪客比来宾职务高而
采取的一种接待方式
1．上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见或要求，下级
领导要高格接待，出面作陪
2．兄弟单位或协作单位的领导派员到本单位商量重要事宜，本
单位领导要出面，高格接待
3．下级同志上访，有重要的事情向上级领导汇报，要高格接待
对等接待
指陪同与来宾的职务、级
别大体相同而采取的一
种接待形式
1．对重要的来访者，负责接待的领导自始至终地陪同
2．对来宾初到和告别时的对等接待，中间可以请适当人员陪同
低格接待
指陪客比来宾职务低而
采用的一种接待形式
1．上级主要领导或主管部门领导来本地视察、了解情况或作一
些调查研究，这种接待采用低格接待
2．外地参观学习和旅游团的接待工作只需采取低格接待
3．老干部故地重游或上级领导路过本地只需采取低格接待
十二、例外事项工作安排表
接待项目 具体事宜 应考虑的因素
生活安排
主要是安排来宾访问期间
的生活起居，包括饮食、住
宿、出行这 3方面
1．饮食安排：要尊重来宾的习俗，尽量满足来宾的要求
2．住宿安排：根据获得的来宾资料，依据来宾的人数、性别、
身份以及来宾的要求，预定好房间
3．出行安排：出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使
用的交通工具，公关人员亦须提前做好安排
迎送安排 接机、接站和送行工作
根据确定的接待规格进行安排，包括欢迎仪式、接机接站人员、
欢送仪式、送行事宜等
安全保卫
若接待重要来宾，接待人员
应将安保工作列入计划
要“谨小慎微”，制定预案，思想上高度重视，还要注重细节，
从严要求
宣传报道
若来宾的访问活动对企业
有重要影响时，要事先做好
宣传准备，确定出席新闻媒
1．注意企业内部口径统一，掌握分寸，并报经上级部门批准
2．有关的图文报道资料应向接待对象提供，并应存档备案
相关部门 行政部 外部媒体单位
开始
搜集资料
①审核 ②审核
资料汇总 邀请或接待
对外发布
③引导访查协助
④资料确认
是否需要
实地访查
结束
是
否
体或记者名单并联络
礼品或
纪念品
确定好礼品或纪念品的种
类、数量等
1．礼物要轻重得当，不会让人产生误解
2．考虑来宾的风俗禁忌
3．礼品要有意义，最好的礼品应该是根据对方兴趣爱好选择的
4．礼品的选择也可是当地有特色的物品
