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SAP FI Module
Account Payable
Version:版本
Date:2001/10/01
制作: 胡 敏
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Agenda
Account Payable Process
Invoice verification for Purchase Order
Down Payment
Payment Run & Outgoing Payment
Clear Open Item
Reset Clear Item & Reverse Document
員工借支
R/3
FI LO
HR
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Account Payable: 簡稱AP, 即應付帳款, 屬公
司負債. 是因購買材料, 商品和接受勞務供應等
而發生的債務, 要用公司所擁有資產如銀行存
款, 現金等去支付. 在台達依AP來源可分為: 正
常原材料及MRO訂單, Vendor consignment,
匯開發票立帳, 財務部費用AP立帳, 員工 ; 依
AP對象可分: 材料供應商, MRO供應商, 財務部
費用類付款對象, 員工.
AP是什麼
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AP Process Main step Overview
采購下訂單
倉庫收料
AP立帳
付款
Dr. Raw material
Cr. GRIR
Cr. Freight(3%)
Dr. GRIR
Cr. Vendor
Cr. Bank
33
22
44
11
FF
material
Cr. Bank
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一般來講, AP 立帳在倉庫收料之後, 根據
廠商所送發票成立應付帳款的過程. 大
致分為以下幾種作業類型:
1. 正常訂單 及外加訂單
2. Vendor Consignment
3. 匯開發票立帳
4. 特殊作業: 價差折讓, 退貨折讓
AP 立帳
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正常訂單 及 外加訂單
YMI1
Enter invoice number
Enter company code
Select this radio button to
entry invoice
Invoice date
如果是立invoice, 系統
自動帶51類document
type, 詳細對照點下拉
鈕, 列出所有傳票類型
為立帳日期, 可根據實
際情況修改
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正常訂單 及 外加訂單
Enter the amount of invoice
勾選後, 系統會自動計算稅額
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正常訂單 及 外加訂單
Please Check the item on
the screen is correct, the
amount just for Goods
amount, not include tax
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正常訂單 及 外加訂單
If All item include is correct , Click to post this Document,
Else Click to adjust the amount
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正常訂單 及 外加訂單
IF you want to check the FI
Document, Pls. Use FB03
Or, you can entry next
invoice or Credit memo
FB03 Initial Screen
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正常訂單 及 外加訂單
Dr. GRIR (21450000)
Cr. AP_Vendor (21410011)
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匯開發票立帳作業
匯開發票立帳作業, Evaluate Receipt
settlement, 簡稱ERS. 指廠商交貨時不隨貨附
發票, 待月底時, 廠商彙總開立一張發票, 此類
廠商必須經過稅捐單位同意的優良廠商, 並且
送貨次數相當頻繁, 才可以不隨貨附發票, 此類
材料不應有進貨價差發生. 此類Vendor的
Purchasing view中ERS(Evaluate Receipt
Settlement)必須ON起來, 在往後的PO/GR產
生時, 才可以使用彙開發票立帳作業. 好處是可
以減少立帳次數.
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匯開發票立帳作業
Enter ERS Vendor Code
Enter Company Code
If you need, You can
enter PO number
You can also select just
for test before post
MRR
S
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匯開發票立帳作業
This screen show you that
there are two of PO be
settled, If you want the detail
of AP Document, reference
slide Page 10
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匯開發票立帳作業
Path: In ME21N screen
Choose Purchase Order Other PO
Enter you PO then Press Enter
Choose Item area PO history
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Vendor Consignment
1. 收料時, 沒有FI傳票, 即不承認材料存貨價值的產生,
待月底時由採購提供給廠商“材料領用明細表”開立 發票, 並
由成會執行AP立帳, 此類材料不應該有進貨價差產生
2. 為簡化MM發料作業, 倉庫收料後, 以movement type
403將材料從consign倉移到可用倉, 此時系統自動產生FI傳
票, 借: 材料庫存 貸: GRIR-Clearing
3. 月底時, 倉庫應將剩餘材料以movement type 404將材
料移回consign倉, 此時系統自動產生FI傳票, 借: GRIR-
Clearing 貸:材料庫存, 成會將參考此金額, 配合“材料領用
明細表”做為AP立帳的依據
此種作業方式可減輕台達庫存壓力, 且在材料價格變動,
不會影響到公司的經營成本.
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Vendor Consignment
點選consignment
在正式立帳之前,
請選display, 無
誤後, 選settle
MRKO
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Vendor Consignment
出現此畫面表示立了一筆, FI
Document:1510000069, 單擊Document
Number可進入Document display Screen
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Vendor Consignment
Consignment立帳的FI傳票
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Down payment – Path
Down Payment: 在材料采購中, 預
付一部分材料款給廠商. 在SAP分兩
個步驟進行, 第一由采購立Down
Payment request, 第二由財務做
立帳並付款
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Down payment – Request 1#
付款對象
60: Vendor Down Payment
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Down payment – Request 2#
需要付款的日期
需要付款的金額
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Down payment – Display
在這里, 我們可以看到有一筆金額為NT$60,000
預付需求, 財務部就應做立帳並付款
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Down payment – Path
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Down payment – Post 1#
要付給那個廠商
付款銀行對應的總帳科目
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Down payment – Post 2#
Click this Check Box to Choose
the item you need to Payment
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Down payment – Post 3#
點磁片圖標, 在最下方出現一個傳票號碼, 即表示立帳完成
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Payment Run – Path
應付帳款由人工設定可付
款條件參數後, 執行由系
統自動去挑選符合付款參
數且無止付狀態及相關資
料完全者(如付款方法是
電匯者,則Vendor須有銀
行資料方可被系統視為可
付的明細)的可付明細.
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Payment Run – Maintain Parameter 1#
Run data + Identification
在系統中唯一, 不可重複
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Payment Run – Maintain Parameter 2#
此日期應比到
期日多一天
要付款的廠商
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Payment Run – Maintain Parameter 3#
下拉此鈕, 選
相關的Field,
再在Values
輸入相應的值
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Payment Run – Maintain Parameter 4#
2 & 3互為排斥
項,不可全部選
要付款的廠商
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Payment Run – Proposal Schedule 1#
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Payment Run – Schedule Proposal 2#
表示根據以前下的參
數, 有一筆符合要求
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Payment Run – Schedule Payment 1#
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Payment Run – Schedule Payment 2#
需手動輸入此程序名
RFZALI00: 列出可付款明細
RFZALI10: 不可付明細
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Payment Run – Schedule Payment 3#
有付出一筆為NT$50,000的
款項Payment Run執行完成
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Account Payment – Balance Display
對應的應付帳款已經在
Payment run時自動clear
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Outgoing Payment – Path
與Payment Run對比, Outgoing
Payment用于處理單筆款項. 一般
適用于急件及月結外幣付款者
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Outgoing Payment – 1#
付款銀行相關資訊
廠商資訊
我們要用何種標準支
選擇要付款的那筆款
項, 假設我們知道立
帳日期, 就可選
Posting date.
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Outgoing Payment – 2#
要執行付款的
傳票的日期
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Outgoing Payment – 3#
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Outgoing Payment – 4#
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AP Clear – Path
AP Clear 就是沖銷應付帳款
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AP Clear – 1#
選擇何種AP G/L ind
參與clearing, 如果沒
有指定, 則選正常O/I
勾選表示包
括正常的
Open Item.
依可種方式選擇要沖銷的Account , 如
立帳時間, 金額, 幣別等.
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AP Clear – 2#
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AP Clear – 3#
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AP Clear – 4#
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AP Clear – 5#
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Reset Clear Item – Path
在應付或應收帳款沖帳產生一張
clear傳票, 但如果沖帳結果不是實
際需要的結果, 此時就必須取消此次
沖帳, 首先應取消兩張傳票的對沖關
系 SAP中為Reset), 然後反轉沖帳
傳票(SAP中為Reverse)
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Reset Clear Item – 1#
沖帳傳票號碼
AP Document
Clearing Document
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Reset Clear Item – 2#
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Reset Clear Item – 3#
傳票互沖關系取消後, 原AP的
Item被重置為open狀態
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Reverse Document -- Path
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Reverse Document process
選擇反轉原因
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Overview – reversed
document
原始傳票分錄
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Overview – reversing document
反轉傳票分錄
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Employee Advance Overview
GL
Dr. Travel expense
Cr. 員工借支
TR
Dr. 員工借支
Cr. Cash or Bank
Employee
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Employee Advance – Path
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Employee Advance – header
data
Select you
want type,
Double click
H
eader Text
29:立Vendor(員工)借方 Z: 出差借支員工在SAP中建立的VENDOR CODE
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Employee Advance – item
enter 1#
貸方及對應的總帳科目
借支金額
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Employee Advance – item enter
2#
Plant code
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Employee Advance –
overview
Document Overview,
two line item
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Employee Advance – Path
此作業目的為員工出差回來, 報
銷差旅費, 如果借支多于差旅費,
多余部分需交回, 如果差旅費多
于借支金額, 需根據實際部分報銷.
在這里, 我們假設借支金額大于實
費用.
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Employee Advance – header data
H
eader Text
因為此作業為沖銷以前的借
支, 故要選此項做沖銷動作
出差費用
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Employee Advance – item enter1#
實際發生的費用
美元現金科目
員工歸屬的部門代碼
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Employee Advance – item enter 2#
多余現金數目
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Employee Advance – overview
手工錄入的兩個item,
金額總數為500
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Employee Advance – select open
item 5#
以前錄入的兩個item
要沖哪個員工的借支
You can select the
Posting data if you
know the document
posted date. Or you
can select others by
you ways.
K Vendor
D Customer
S GL Account
A Asset
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Employee Advance – selection criteria
Enter the document
posted date, you can
enter a range of date
or single one day.
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Employee Advance – simulate
手工錄入金額
借支金額, 即為Open item Amt.
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Employee Advance – posting
傳票分錄,因為TW00 Local
Currency 為TWD, 所以拋
出的分錄有4個item.
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Employee Advance – result
傳票號碼, 可用FB03支查詢
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Huggins
2001/09/15
