行政会议管理图表
1．1．1 会议事项管理图
1．1．2 年度会议计划表
会议名
称
项目
举办次数
举行日期
会议时间
会议目的
参会人员
司 仪
主 席
制订会议计划
完成方案审批
做好议程安排
做好会议纪要
发出会议通知
组织与召开会议
编写会议总结
汇总年、月、季度会议
会议事项
管理
事务负责人
会议记录员
1．1．3 年度例会安排表
活动名称 日期 内容 预算 承办部门 负责人 联系方式
新年宴会
创立纪念日
新员工就职典礼
员工运动会
员工旅游
全员表彰大会
例行常务会议
……
记载事项
1．
2．
3．
1．1．4 年度会议汇总表
编号： 年度：
____年
会议信息
编号
会议
名称
会议
性质
宗旨及议题
会
议
地
点
会
议
时
间
参
与
单
位
主
持
人
预
计
人
数
参
会
人
数
1
2
3
1．1．5 会议方案审核表
序号 审核项目 审核建议 审核结果
1 会议的主题
2 会议的规模：（总人数）查邀请回函
3 会议预算
4 会议日期及时间安排
5 会议总负责人
6 会议事项分工
7 会议日程安排
8 会议流程安排
9 依来宾名册制定工作安排
10 各类函件发放工作安排
11 纪念品选择、购买、包装和备份等事项安排
12 来宾交通与住宿安排
13 会场的预订、布置安排和计划
14 会场花饰、看板和标示计划
15 服务柜台的安排
16 会议桌次、座次安排
17 胸章、名牌安排
18 新闻媒体安排
19 拍照摄影安排
20 服务员着装安排
21 宴会的形式安排和宴会计划
22 会场饮品安排
23 来宾费用支付范围与计划
24 料理样式和菜单印制
25 日常用餐安排
1．1．6 会议安排计划表
会议名称 会议日期
会议地点 会议召集单位
主持人 计划参会人数
计划开始时间 计划结束时间
会议负责人 会议记录员
拟邀请参会人员
参会单位
会议宗旨及议题
会议流程
与会者应备资料
会场标示资料
会场拟分发资料
备注
1．1．7 会议议程安排表
会议主题
会议类型
会议主办单位
会议负责人 会议主持人
会议摘要
会议议题/内容
议题 1
发言人 发言时间 发言内容
议题 2
发言人 发言时间 发言内容
出席人员 会议记录员
会议注释：
1．
2．
3．
1．1．8 会议用品明细表
使用日期：
年 月 日
会议名称： 会议负责人：
参加单位： 参会人数：
会议必备用品
名称 单位 数量 规格 备注
笔 支
文具
便条纸 张
笔记本 本
桌子 张
椅子 把
花饰 盆
投影布 面
讲台 个
饮料 瓶
茶杯 个
会议
一般
用品
烟灰缸 个
会议特定用品
名称 单位 数量 规格 备注
录音机 台
录像机 台
唱机 台
投影仪 台
电影放映机 台
幻灯机 台
会议特
定用品
麦克风 个
备注
1．1．9 行政会议通知单
××会议通知单
通知日期： 年 月 日
接收部门： 发文部门：
尊敬的××××：
谨定于 年 月 日 时 分于 召开 会议，
请准时参加。
随本通知书附送回执一份，请于 年 月 日之前将回执送 处。
此致
× × 公
司行政部
会议名称 会议时间
会议地点
会议联系人 联系电话
会议目的
会议注意事
项
通知回执联
会议通知已收到，内容详细了解，届时 □能 □不能 参加。谢谢!
签名：
年 月 日
1．1．10 行政会议记录表
编号： 使用日期：
年 月 日
会议时间 地点 主持人 记录人
会议名称
参 加 者
会议议题
会议目的
会议过程
记录
会议决策
记 录 审 核
人
审核结果
1．1．11 行政会议纪要表
编号： 使用日期：
年 月 日
××××会议纪要
会议主席 会议主持
列席人员名单
出席人员名单
会议决议内容
决议事项 决议提出人 负责人 完成时间 其他说明
记录人：
日期：
核准人：
日期：
1．1．12 决议事项确认表
决议事项
决议内容
达到目标
所需支持
执行措施
执行负责
人
备注
1．1．13 决议实施管理表
会议名称 会议日期
决议事项 决议负责人
部门 执行负责人 实施目标 实施进度 评价
总经办
生产部
销售部
市场部
质量管理
部
采购部
物流部
人力资源
部
行政部
财务部
……
各部门每月实施检查表
月
度
实施进度 评价
月
度
实施进度 评价
1 7
2 8
3 9
4 10
5 11
6 12
1．1．14 会议进行检查表
检查项目 检查内容 检查结果
目的 是否正确把握会议的目的 □ 是 □ 否
出席者 是否确认过出席者名单 □ 是 □ 否
会场 是否确认过会场、日期 □ 是 □ 否
议题 是否针对议题加以检讨 □ 是 □ 否
发言 是否检讨过发言的时机和内容 □ 是 □ 否
质询 是否检讨过质询与被质询的事情 □ 是 □ 否
协助 主持人和与会者的协调是否良好 □ 是 □ 否
流程 会议师傅都按照流程进行 □ 是 □ 否
氛围 会议氛围是否良好 □ 是 □ 否
记载事项
1．
2．
3．
1．1．15 会议散会检查表
检查事项 检查结果
全员是否有积极性的提议 □ 是 □ 否
是否正确记录同意事项、决定事项 □ 是 □ 否
决议事项是否重复一遍，让全体人员确认无异 □ 是 □ 否
意见及议题的处理是否获得认同 □ 是 □ 否
在当天的议题中，是否有无法讨论的议题 □ 是 □ 否
是否取得同意后再进行讨论 □ 是 □ 否
是否尊重少数人的意见 □ 是 □ 否
是否指示承办人员保管议事录 □ 是 □ 否
是否指示将决定的事项通报全公司 □ 是 □ 否
是否让出席者以愉快的心情散会 □ 是 □ 否
是否提醒下次会议的召开时间 □ 是 □ 否
会场整理是否周全 □ 是 □ 否
记载事项
1．
2．
3．
1．1．16 行政会议总结表
会议名称
参会人员
会议时间 会议地点
一、会议简况
二、会议决议事项
三、待改进事项
四、其他事项
1．1．17 会议室使用申请表
申请日期 使用会期 会议名称 参会人数 主持人 负责人 备注
申请部门 管理部门
部门名称 填表人 部门负责人 管理部门 责任人 部门负责人
1．1．18 会议室使用登记簿
使用日期 使用时间 会议名称 使用部门 参加人数 负责人
