高效会议管理技
巧
通过学习本**，你将能够：
� 1、了解 会议的目的、种类和体系
� 2、了解 会议效率低的原因及对策
� 3、掌握 有效为会议做准备的要领
� 4、掌握 会议中的沟通和反馈技巧
� 5、掌握 会议主持人的会议管理技巧
� 6、学会 提高会议效率和质量的技巧
第一讲、当今会议面面观
� 一、会议的意义
� 二、会议的目的
� 三、会议的种类
� 四、会议的频率
� 五、会议成本的计算
一、会议的意义
� 1、是一个集思广益的渠道
� 2、显示组织或部门的存在
� 3、是重要的群体沟通方式
二、会议的目的
� 1、开展有效的沟通
� 2、资讯传达
� 3、监督员工的工作进展
� 4、达成协议、解决问题
� 5、决策和资源共享
� 6、开发创意
� 7、激励员工的士气
� 8、巩固经理人地位
三、会议的种类
（一）按会议人数分
：
� 1、一对一会议
� 2、团体会议
（二）按会议方式分：
� 1、面对面会议
� 2、电话会议
� 3、视频会议
三、会议的种类
（三）按会议目的分：
� 1、固定的部门会议
� 2、临时处理突发事件的会议
� 3、宣布人事安排和政策的会议
� 4、当众表扬或批评别人的会议
� 5、集思广益的会议
三、会议的种类
� 1、固定部门会议至少每月一次
� 2、全体的会议建议每半年一次
� 3、处理突发事件会议避免频繁
� 4、一对一的会议要以随时举行
四、会议的频率
五、会议的成本
� 1、会议的时间成本：
=参加会议的人数*（与会者的准备时间+ 与会者的旅行时间+
会议时间）+ 会议秘书工作时间+ 会议服务人员工作时间
公司表彰大会的时间成本约为：
600*（+ +2 ）+20+20=3=1540 小时
� 2、直接的会议成本
� 3、效率损失的费用
会议的费用成本= 会议时间成本*单位时间费用
公司劳动竞赛表彰会会议成本=1540*8=12320
中高层研讨培训会的会议成本=220*20=4400
第二讲、会议效率不高的原因
及解决方案
� 一、会议效率不高的原因
� 二、如何进行预防性管理
� 三、高效会议的八大特征
� 四、会议规范
一、会议效率不高的原因
� 1、时间安排得不合适
� 2、地点安排得不妥当
� 3、开会对象选择不对
� 4、主持人影响力不够
� 5、参会者的技能不够
� 6、准备工作不够充分
� 7、目的和结果不明确
二、如何进行预防性管理
� 1、会议时间安排要合适
� 2、会议地点安排要得当
� 3、开会的对象要选择对
� 4、主持人要有影响力
� 5、参会者要有听的技能
� 6、要充分做好准备工作
� 7、明确开会原因和目的
三、高效会议的八大特征
� 1、只有必要时才召集
� 2、经过好好筹备过
� 3、拟定和分发了议程表
� 4、严格遵守了时间
� 5、一切都是按部就班
� 6、请了最有经验的人出席
� 7、结束时做了评论和总结
� 8、记录了决定、建议和负责人
四、会议规范
� 1、时间安排方面的规范
� 2、固定的会议流程规范
� 3、会议本身要遵守的规则
（一）种类
� 1、参会者要将工作安排交给会议主席
� 2、超过1小时的会议要有书面的通知
� 3、所有参会者都要准备发言的心态
� 4、会议要准时开始、准时结束
� 5、负责人对决议能否达成负直接责任
四、会议规范
（二）遵守的规则
� 6、在会上要维护别人的尊严
� 7、要有人提出不同的意见
� 8、会后要能拿到书面的记录
� 9、参会者要履行反馈职责
� 10 、要请第三方监控会议质量
四、会议规范
（二）遵守的规则
第三讲 开会前的准备工作
� 一、如何判断是否需要开会
� 二、会议准备的作用和方法
� 三、会议准备的内容
� 四、主持人如何做会前准备
不需要开会的情况
� 1、已经按惯例开过的会议
� 2、没有要讨论的特别事情
� 3、还有比开会更好的方法
� 4、预算出的会议成本太大
� 5、决策者已经决定的事情
一、如何判断是否需要开会
一定要开会的情况
� 1、把信息同时传递给很多人
� 2、需要别人参与以集思广益
� 3、需要听取各部门工作汇报
� 4、需要当众表扬或批评时
� 5、给小组或部门分配任务时
一、如何判断是否需要开会
会议准备的作用
� 1、可选择最适当讨论方式
� 2、使参会者有讨论的方向
� 3、事先告知参会者做好准备
� 4、节省会议时间与减少冲突
二、会议准备的作用与方法
会议准备的1H5W
� H——How 怎么样开会
� W——Why 为什么开会
� W——What 开什么样的会
� W——When 何时开会
� W——Who 谁来参加会
� W——Where 在哪儿开会
二、会议准备的作用与方法
会前准备的内容
� 1、设定沟通目标
� 2、制定行动计划
� 3、如何应对争执
� 4、进行SWOT 分析
四、主持人如何做会前准备
SWOT 分析
� S——Strength优势
� W ——Weakness 劣势
� O ——Opportunity 机会
� T——Threat威胁
四、主持人如何做会前准备
第四讲 成功会议的五种策略
� 一、如何做开场白
� 二、如何分配发言时间
� 三、如何掌握议事进度
� 四、如何达成会议决策
一、如何做开场白
开场白是会议开始之前3至5分钟的谈话，系统而简洁
，并有明确宗旨的一段讲话。
开场白的程序
� 1、概括会议进行的程序
� 2、提供跟讨论有关的资讯
� 3、规范会议的议程
� 4、指定会议记录者
� 5、征求对议程设计的意见
一、如何做开场白
掌握议事进度的方式
� 1、语言方式
� 2、非语言方式
三、如何掌握议事进度
决策的方式
� 1、权威决策
� 2、少数服从多数
� 3、共识决策
� 4、无异议决策
四、如何达成会议决策
达成团队决策的方法
� 1、头脑风暴法
� 2、德尔菲方法
� 3、易地思考法
� 4、思路转换法
四、如何达成会议决策
主持人发言最多的原因
� 1、对会议的议题特别熟
� 2、地位高而且声望较大
� 3、负担较多的行政责任
四、如何达成会议决策
第五讲 会议中的沟通与反馈技巧
� 一、会议中的沟通技巧
� 二、会议中的反馈技巧
沟通漏斗
� 你心里想的100%
� 你嘴上说的80%
� 别人听到的60%
� 别人听懂的40%
� 别人行动的20%
一、会议中的沟通技巧
沟通的定义
为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者
群体之间传递并且达成协议的过程。
一、会议中的沟通技巧
沟通的金三角
一、会议中的沟通技巧
沟通的冰山模式
� 互动：八个共同点
5-20% 工作层面
80-95% 关系层面
一、会议中的沟通技巧
有效沟通的原则
� 1、有明确的沟通目标
� 2、有明确的时间约束
� 3、充分做好准备工作
� 4、要重视每一个细节
� 5、要积极努力地倾听
� 6、双方努力达成目标
一、会议中的沟通技巧
造成沟通困难的要素
� 1、信息和专业知识掌握的不够
� 2、重点强调不足或条理不清楚
� 3、不会积极的聆听
� 4、按自己的思路去思考虑
� 5、时间太长失去耐心
� 6、准备不充分
� 7、沟通中一方有情绪
� 8、语言不通
� 9、记忆力不好
一、会议中的沟通技巧
得到对方信任的窍门
� 1、要找出双方的共同点
� 2、适当展示能力和水平
� 3、适当暴露脆弱的地方
� 4、建立信任
一、会议中的沟通技巧
批评三步曲
� 1、首先表扬特定的成就
� 2、指出做得不好的地方
� 3、以肯定和支持来结束
二、会议中的反馈技巧
第六讲 主持人的会议管理技巧
� 一、倾听技巧
� 二、讲话技巧
情
景模拟
一、倾听技巧
� 一、倾听技巧
� 二、讲话技巧
情
景模拟
“听”字的繁体写法
聽
一、倾听技巧
倾听的礼节
� 1、听听别人的故事
� 2、听听别人完整的故事
� 3、先听听别人完整的故事
一、倾听技巧
倾听的技巧
� 1、点头且微笑
� 2、眼神的接触
� 3、发出倾听声音
� 4、身体向前倾
� 5、重复和总结
� 6、必要时做记录
一、倾听技巧
表达感受的两句话
� 1、我也有过相同的经历
� 2、如果我是你，我跟你感觉一样
一、倾听技巧
� 1、展示Presenting
� 2、探询Probing
� 3、评论
Commenting
� 4、建立Building
二、讲话技巧
� 5、测试Testing
� 6、总结Summarizing
� 7、排除Shutting out
� 8、引进Bringing in
� 9、建议Proposing
二、讲话技巧
第七讲 如何对待会议中的
意外情况
� 一、“蝉”型发言者的症状及应对办法
� 二、“鲨鱼”型发言者的症状及应对办法
� 三、“驴”型发言者的症状及应对办法
� 四、“兔子”型发言者的症状及应对办法
� 五、“螃蟹”型发言者的症状及应对办法
� 1、讲故事（和讨论的主题无关）
� 2、讲了很久才能进入主题
� 3、讲得太模糊，没有具体事例
� 4、拒绝倾听别人的主要观点
一、 “蝉”型发言者的症状及应对方法
“蝉”型发言者的症状
对付“蝉”型发者的办法
� 摇头且微笑
� 赞许且手势往下
� 合上笔记本
� 事先确定发言时间
� 替他总结
一、 “蝉”型发言者的症状及应对方法
“鲨鱼”型发言者的症状
� 1、有攻击别人的倾向
� 2、给予消极否定意见
二、 “鲨鱼”型发言者的症状及应对方法
对付“鲨鱼”型发言者的办法
� 1、非语言性打断
� 2、重申会议规范
� 3、反问法
二、 “鲨鱼”型发言者的症状及应对方法
“驴”型发言者的症状
� 1、防卫性特别强，心里头有情绪
� 2、不能站在别人的立场上看问题
� 3、过于敏感
三、 “驴”型发言者的症状及应对方法
对付“驴”型发言者的办法
� 1、点名发言
� 2、重复问题
� 3、突出他的贡献
三、 “驴”型发言者的症状及应对方法
“兔子”型发言者的症状
� 1、质疑正在使用的程序
� 2、总是提议不同的方法
四、 “兔子”型发言者的症状及应对方法
对付“兔子”型发言者的办法
� 1、肯定他的贡献
� 2、重申可以先试用现在的程序
四、 “兔子”型发言者的症状及应对方法
“螃蟹”型发言者的症状
� 1、做别的事儿
� 2、小团体讨论
� 3、经常接电话
� 4、经常打瞌睡
� 5、其他的方式
五、 “螃蟹”型发言者的症状及应对方法
对付“螃蟹”型发言者的办法
� 1、强调时间压力
� 2、重申会议规范
� 3、带入别人
� 4、短时沉默
五、 “螃蟹”型发言者的症状及应对方法
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
� 一、主持人的守则与责任
� 二、参会者的守则与责任
� 三、主持人与参会者怎样达成协议
一、主持人的守则与责任
� 1、要营造和谐的气氛
� 2、负责会议照常进行
� 3、负责总结讨论内容
� 4、引导发言人去解释
� 5、帮参会者理清思路
� 6、避免会中意见一边倒
� 7、减少和议题无关的争论
� 8、要保持中立的态度
一、主持人的守则与责任
主持人调停失败的原因（一）
� 1、听完陈述后就没词了
� 2、向双方之一表示赞同
� 3、阻止对方宣泄
� 4、指出双方都有错误
� 5、缩小问题的严重性
一、主持人的守则与责任
主持人调停失败的原因（二）
� 6、引导双方攻击自己
� 7、建议举行其他主持人会议
� 8、表达出自己不愉快的情绪
一、主持人的守则与责任
参会者的十大守则（一）
� 1、会前充分准备
� 2、会中贡献创意、意见
� 3、以解决问题为己任
� 4、摒除部门之见
二、参会者的守则与责任
� 5、尽可能多地获取信息
� 6、耐心倾听、尊重他人意见
� 7、勇于发言，言之有物
� 8、不隐恶扬善，不人身攻击
� 9、避免不当的肢体语言
� 10 、会后总结
参会者的十大守则（二）
二、参会者的守则与责任
冲突的二维模型
二、参会者的守则与责任
处理冲突的类型
� 1、暴力型
� 2、迁就型
� 3、回避型
� 4、协作型
� 5、妥协型
二、参会者的守则与责任
第九讲 会议记录
� 一、记录者功能和胜任条件
� 二、对会议记录的十大建议
� 三、团队会议的误区
会议记录者的功能
� 1、仅次于主持人
� 2、记录及维持议程所设计的顺序
� 3、协助主持人总结与归纳
一、记录者功能和胜任条件
会议记录者的胜任条件（一）
� 1、反应敏捷
� 2、写字快的人
� 3、知识面广的人
一、记录者功能和胜任条件
会议记录者的胜任条件（二）
� 4、记忆力强的人
� 5、组织能力强的人
� 6、倾听能力强的人
� 7、总结能力强的人
一、记录者功能和胜任条件
� 1、重要的会议应该进行录音
� 2、定期召开的会议不用录音
� 3、多数会议指定会议记录者
� 4、记录者的笔记流畅不失真
� 5、会议记录者的责任更全面
二、对会议记录的十大建议
� 6、会议记录内容全面而准确
� 7、会议结束后整理记录内容
� 8、会议记录应有组织地整理
� 9、与主席共同修正错误部分
� 10 、将会议记录发送给与会者
二、对会议记录的十大建议
� 1、社会性懈怠
� 2、团体思维（从众）
� 3、团体极化
三、团队会议的误区
� 一、参会者如何进行会后跟进
� 二、主持人如何进行会后跟进
� 三、会后自我评定
� 四、如何提高下次会议质量
第十讲 会后跟进
参会者会后跟进的内容
� 1、拿到会议记录以后要细读
� 2、分析不同参会者的众生相
� 3、考虑自己任务的完成方法
� 4、会议是一项新任务的开始
一、参会者如何进行会后跟进
主持人会后跟进的内容
� 1、请大家填写会议评估表
� 2、针对意见做出改进措施
� 3、询问和联络缺席的同事
� 4、制定跟进计划，负责跟进
� 5、如有需要，找高层协助
� 6、如计划进行顺利，取消下次会议
� 7、会议之后检讨得失
二、主持人如何进行会后跟进
� 会议中是否有人未听懂你的意思？
� 自己有无岔开话题？
� 有无事先让与会者了解会议内容？
� 自己有无紧张？
。。。。。。
三、会后自我评定
交
流
� 处理说话紧张最好的方式是排练
