如何组织一次
高效的沟通会议
H A V E A N E F F I C I E N T M E E T I N G
职场人必备技能之一
当今社会越来越追求高效，每个人都恨不得自己每天48个小时，然而我们却观察到绝大多数职场人在花时间在一些旷日持久、却
毫无成效的会议上，如何组织一个高效会议应该成为每一个有追求的职场人必备的技能
有效的会议是中国企业和组织中的一个
最大的难题，是职场人都需要去掌握的
技能之一
会议经常出现问题
时间太浪费
没有专门的会议议程或者议程
很差，大家都是想到哪说到哪
浪费时间
信息不对称
会议前没有做好充分的沟通，
就导致会议开始后大家的信息
存在差异
主持能力差
主持能力差或者没有人主导，
无法通过高效行动推动会议的
顺畅沟通
高效会议标准
EFFICIENT STANDARD
会议成效评估
EFFI CI EN T RESU L T S
会议准备工作
E F F I C I E N T
P R E P A R A T I O N
高效会议技巧
E F F I C I E N T SK I L L S
目 录CONTENTS
高效会议标准
01
高效会议标准角色
主持人
作为主持人，有流程管理
的会议功能，需要作开场
白、把控会议节奏、推进
会议高效进行
记录人
作为记录人，有着信息管
理的会议功能，需要全程
记录会议中产出的行动、
负责人及时间
决策者
作为决策者，对会议最终
能否达成指导后续工作的
共识起着至关重要的作用，
负责明确决策
与会者
作为与会者 / 引导者，其
会议中的功能就是参加会
议，会议过程中需要发表
意见以及建议
明确会议目标，使讨论的
内容更有针对性，令会议
高度系统化进行
作为会议的组织方，主持
讨论，让讨论或会议按照
理想的方向推进
任何没有结果输出的会议
都在浪费时间，推动行动
节奏以交付成果
高效会议标准流程
明确目标 主持举行 落地实施
气氛活跃
高效的会议参与度很高，讨论气氛
很活跃，大家依序表达自己的观点，
但不产生冲突
高效会议标准特征
相互尊重
高效会议的参与者们会包容他人的
观点，先反思自己再表达不同意见，
不会一味反对
表述具体
高效的会议不存在大概、可能、也
许、几乎、基本、似乎…这些含糊
不清的表达词汇
反馈及时
高效会议中讲述者总能得到及时的
反馈，或肯定性语言称赞，或不同
意见观点表述
会议准备工作
02
不开无准备的会议
会议成功的80%在于准备
即便是细小的事情也需要毫无遗漏地进行准备，需要正视会议
的提前准备
充分的会议准备给召集并主持会议的领导者带来召开会
议的自信感，且提高了会议参加者的满足感和满意度，
从而轻而易举地达成团队的目标
会议准备的流程
明确主题
根据会议议题详细规划
会议流程，为每个阶段
分配时间
确定人员
确定参加会议的相关人
员，事先分发会议资料
给参会人
搜集资料
搜集主题相关的文字、
图片、数据等，如必要
提前打印
通知确认
谨慎起见，会议开始前可
通过邮件方式确保所有人
明确会议
全面的筹划
运用5W1H框架分析会议主题，
为什么要开，议题是什么，
什么地点什么时间开，
怎样的方式开
会议筹划的5W1H
why
where
what when
who
How
会议成效评估
03
原因未查明
项目中出现的问题未查明
原因时不放过
会议四不放过原则
利用此四大原则，开会时绘制一张表格，用电脑在表格中直接填写每一个部门发生的问题、原因、结果、责任人，有没有横向
展开教育给其他群众，改善措施是什么，每次开例会时就将几个问题一一列出
01 02 03 04
责任未明确
项目分工未明确责任人是
哪些时不放过
宣贯不彻底
会议中产生的结论未彻底
宣贯时不放过
方案未落地
会议中未达成一致的项目
方案时不放过
通过跟踪项目延误次数评估
行动项目 预计完成日期 实际完成日期 延误天数
1. 增加一线数量 20XX / 05 / 01 20XX / 05 / 01 //
2. 提高生产效率 20XX / 05 / 02 20XX / 05 / 01 //
3. 提升销售额 20XX / 05 / 15 20XX / 05 / 27 12D
4. 优化接线工具 20XX / 06 / 01 20XX / 06 / 07 6D
5. 启动新线路 20XX / 06 / 05 20XX / 06 / 01 //
6. 设计新清单 20XX / 07 / 01 20XX / 07 / 11 10D
7. 制定接线标准 20XX / 07 / 01 仍未完成 ≥15D
在本例中，多个行动项目被延误了，如果行动被延误，即使已列入会议纪要，很可能会议没有对这些项目进行评估，或者会议
没有提及解决行动延误问题
等候，15min
本例中只是把整个会议简单拆分成了四个阶段，为尽可能准确地量化评估会议，实际执行可以拆分出更多细分阶段，通过会议
阶段的时间量化拆分能够很直观地发现会议中存在的问题
通过量化会议时间评估
开始 结束
关联度低的议题，25min
冗长的汇报及讨论，50min
确认落地方案，25min
会 议 总 时 间
高效会议技巧
04
高效技巧关键词
自信 热情
请教
工具
高效进行小贴士
以上只是基于过往大量参与会议的经历及总结，给出了一些组织高效会议的最佳做法，相信在座的各位也都有适合自己的高效
会议小贴士，也仍有一部分未列出来的小贴士需要大家自我探索
准时开始
准点开始是对准时参会人
的基本尊重
介绍背景
让每位参会人在会议开始
站同一水平
依序讨论
按照议程一项一项过议题
并确认完成
准时结束
议程未及时完成可另组织
后续的会议
谢谢你的观看
T H A N K S F O R Y O U R W A T C H I N G
