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电力科技公司档案管理办法
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电力科技公司档案管理办法
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益，从而充分发挥团体的力量，实现管理有法可依，内部运行有规则保障。可通过修改使用，也可以直接
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电力科技公司档案管理办法
第一章 总则
第一条 为规范公司文件材料的归档工作，完整、系
统保存公司档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中
华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规
定》，制定本办法。
第二条 归档的公司文件材料指公司自筹建以来各种
活动中形成的、具有保存价值的各种形式的记录。
第三条 公司各部门应根据工作实际情况建立文件材
料归档制度，明确本部门文件材料的归档范围、时间、要
求，各部门专(兼)职档案人员负责所形成的文件材料的收
集、整理。
第四条 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁
带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
第五条 公司档案实行统一领导、分级管理的原则。
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公司办公室负责公司归档工作的指导、监督和检查。
第二章 基建档案管理
第六条 基建档案是指在基本建设工程项目从可行性
研究到建成投产(使用)全过程中形成的具有归档保存价值
的经过整理归档的，不同形式和载体的文件材料。
第七条 基建档案的范围：
1、工程准备阶段文件：工程开工以前，在立项、审
批、征地、勘察、设计、招投标文件等工程准备阶段形成
的文件
2、监理文件：监理单位在工程设计、施工等监理过程
中形成的文件。
3、施工文件：施工单位在工程施工过程中形成的文件
4、竣工图：工程竣工验收后，真实反映建设工程项目
施工结果的图样。
5、竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成
的文件
6、其它：有关建设和管理的法律、法规、规章和其他
规范性文件，建设行政主管部门规定的其他文件材料。
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第八条 基建档案整理的原则和方法：
1、应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的
有机联系，便于档案的保管和利用。
2、当建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按
单位组卷
3、卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别
组卷
第九条 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建
设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均
应收集齐全，整理立卷后归档。
第十条 对重要的基建档案，使用率较高的基建档
案，应当进行复制，以保证基建档案的安全，更方便地提
供利用。
第十一条 借阅基建档案必须履行借阅登记手续，查
阅基建档案不得勾划、圈点、涂改、裁剪或转借。存档资
料借阅须经部门主管领导批准方可借阅
第十二条 基建档案人员对需销毁的档案必须造具清
册，经单位领导审定，并经指定的销毁人和鉴销人在销毁
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清册上签字后方可销毁
第三章 技术、设备档案管理
第十三条 归档范围包括：
1、订货合同及技术要求和发货日期一览表;
4、合格证、装箱清单和文件;
5、监制或验收人员关于设备质量问题的说明、报告;
6、安装协议、安装技术条件、验收文件、安装洽商记
录、试车及试运转期产品质量问题及系统性能问题的原始
记录，处理报告及有关文件;
7、经营及技术问题处理原始资料、报告、备忘录或相
当的文件资料;
8、考察、专题调研、监制、验收、设计联络和学习形
成的技术资料;
9、技术协议、设备采购合同等;
10、设备、仪器仪表的出厂文件，说明书、图样、随
机单以及维修操作说明等有关文件资料等。
第十四条 归档要求：
1、技术、设备管理负责人应负责承担相关技术、设备
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资料的归档工作，并保证归档材料的完整性、准确性和系
统性。
2、归档的资料文件均应是正本，符合国家有关标准要
求 第十五条 技术、设备档案的保管：
1、档案管理人员在收集档案时，必须按照公司的工作
特点及工程档案文件资料形成规律，及时组卷、分类、编
号、登帐。对底图要妥善保管，防止损坏。
2、凡归档的文件资料，视条件应复制一份作为副本，
供对外借阅，正本存档不外借。
第十六条 按有关规定，对已过保管期的档案要予以
鉴定，确实无保存价值时，填写“档案销毁登记表”，经
主管领导或总工程师批准后由档案管理人员办理销毁。
第十七条 档案的利用：
1、本公司技术档案只限于本公司有关人员查阅，不外
借
2、档案归还时，档案管理人员须详细检查，如有丢失
或损坏，要根据具体情况追究责任。
3、档案借阅执行相关规定
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第四章 管理性文件的管理
第十八条 公司经营管理中形成的行政、人事、财
务等具有保存价值的文件均应列入归档范围。
第十九条 下列管理性文件应随时归档：
1、变更、修改、补充的文件材料;
2、公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或
个人手中的文件材料;
3、各种临时活动中形成的文件材料。
第二十条 会计文件材料在会计年度终了后由会计
部门整理归档，保管二年后向办公室移交。
第二十一条 电子文档归档应实时进行，与纸质文件
归档时间一致。
第二十二条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形
式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第二十三条 归档的文件应为原件。因故无原件的
可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更
改。
第二十四条 各部门设专(兼)职档案人员，负责检
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查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理并
编制清册以便随时查阅。
第二十五条 本办法解释权属办公室。
篇 2：开发公司档案管理办法
开发公司档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强对公司档案的管理，促进对各类档案
的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本
办法。
第二条 本办法适用于公司本部及项目部对工程、文
书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收
集、整理、立卷、归档、保管等。
第三条 职责分工
(一)办公室负责对公司的各类档案实行统一管理和公
司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理;监督、检查
本办法的施行情况，对各部门的档案工作及资料员进行业
务指导和培训。
(二)财务审计部在遵照本制度和财务档案管理的有关
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法规性文件的前提下，负责公司会计档案的管理，并接受
办公室的监督、检查。
(三)各部门应指定本单位的档案管理人员(兼)并报公
司办公室备案。
(四)各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、立
卷、归档和移交工作。
第四条 档案的分类
公司档案分为七大类：文书档案、人事档案、会计档
案、工程档案、影像档案、实物档案、经营档案。各类档
案的具体管理见附件一至附件七。
第二章 档案立卷、归档
第五条 办公室及各职能部门的档案(资料)管理员应定
期(每月一次)进行档案的收集。
第六条 立卷归档的时间
(一)各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到
或取回文件后，原件必须在 7日内交办公室，由办公室负
责外来文件的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人
视实际需要，可留存复印件。除了项目技术性文件外，其
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他内部受控文件在成稿后，原稿由公司办公室归档。
(二)凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料、
合同、协议等，均应在当月内立卷归档。每月底，各部门
档案管理员应把整理审定完毕的档案资料移交办公室保
管。
(三)在获得证照后，除了“税务登记证”在财务审计
部保存外，公司的其它各类证照(营业执照、资质证书、企
业代码证等)应在 7日内交办公室保存。项目的各类批文、
证照原件，在办理结束后三日内移交办公室保存。
第七条 立卷归档的要求
(一)归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的
规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联
系。
(二)案卷要求
1、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题
要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。
2、归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序
号，案卷目录一式两份。移交档案时，双方根据目录清点
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核对，并履行签字手续。
3、卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的
全貌，便于保管和利用。
4、填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅
笔，字迹应清楚、准确。
(三)各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章 、证
书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无
损。
(四)影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、
主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原
件、清晰、完整。
第八条 交接档案的要求
(一)交接的资料必须完整;
(二)交接的资料必须准确，务必真实地记录企业发展
地全过程，做到文、图、物相符，数据准确要靠，签字手
续完备;
(三)归档资料必须为原件，用圆珠笔、复写纸形成的
资料和传真件一般不得作为归档资料，如遇特殊情况需总
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经理助理批准;
(四)交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档
要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形
成书面说明材料报总经理助理审批方可归档;
(五)档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行
统一的制作标准
(六)卷内资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独
编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的资料
在右下角，双面书写的资料，正面在右下角，背面在左下
角，折叠后图标一律在右下角;
(七)交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在
材料交接清单上由双方经手人和负责人签字。移交清单一
式二份，双方各执一份(如有需要可提供电子版)。
(八)对工程资料档案的特殊要求：
1、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字
盖章 手续要完备。文字材料尺寸规格应采用 A4幅面
(297mm*210mm)，图纸应采用国家标准图幅(图纸一般采用
蓝晒图,竣工图应是新蓝图);
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2、用计算机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸
应统一折叠成 A4幅面，图标栏要露在外面;
3、所有竣工图均应加盖竣工图章 ;
4、文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料
又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
第三章 档案的保管
第八条 归档后的档案由办公室统一保管。各部门、项
目部临时保管的档案应设专用档案柜，并由专(兼)职管理
员负责保管。
第九条 档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排
列和编号。档案管理员要熟悉档案情况，主动了解公司各
项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公
司各项业务的开展提供依据性资料。
第十条 办公室要严格按照“八防”(防火、防盗、防
潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密)的要求
做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。
第十一条 档案柜内不得存放与档案无关的物品。
第四章 档案的借阅和保密
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第十二条 档案资料一般不外借。需要外借的档案，借
阅人应办理借阅审批和登记手续。借阅、复印一般档案，
应经办公室主任批准;重要档案(机密文件、证照等)，需经
公司总经理批准。
第十三条 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工
作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密
级档案，须经办公室主任和原形成档案的部门负责人批
准，方可借阅。
第十四条 借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员
应积极配合、协助，严禁擅离岗位。
第十五条 借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员
不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转
借、涂改和私自复印。私自复印者，公司经查证属实后给
予“严重警告处分”。预期归还者，档案管理人员应及时
催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。
第十六条 档案的保密
(一)档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司
档案的绝对安全。
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(二)档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。
(三)合理划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，
涉及公司重要信息的档案必须由副总经理以上领导签字后
方可借阅，涉及本部业务的由部门负责人签字后方可借
阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责人签
字方可借阅。
(四)经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。
档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，
给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
(五)企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要
求整理已形成的文件材料，并退还所借档案。
第五章 档案鉴定和移交
第十七条 公司办公室档案管理员、各部门、项目部专
(兼)职档案管理员应按照档案保管期限的规定，定期对档
案进行鉴定，准确确定档案的存毁。
第十八条 档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导
下，由公司办公室和有关业务人员共同鉴定。失去保存价
值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经公司总
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经理或总经理助理批准后，由专人进行监销，并在销毁清
册上签字。
第十八条 档案的移交工作需严格按照档案馆的规定，
定期向档案馆移交。移交的档案应保留一份复印件以备查
考。
第六章 附则
第十九条 本公司人员调动工作时，必须在办完档案移
交手续后方可离开岗位。
第二十条 档案人员应积极开展档案编研工作，积极配
合公司相关部门编写大事记、组织机构沿革等，为公司品
牌建设服务。
第二十一条 公司所属的各项目部的档案管理工作遵照
本办法执行。
第二十二条 本办法附七个附件，附件文件是本办法的
组成部分。
附件一：文书档案管理细则
附件二：人事档案管理细则
附件三：经营档案管理细则
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附件四：会计档案管理细则
附件五：工程技术档案管理细则
附件六：影像档案管理细则
附件七：实物档案管理细则
第二十三条 本办法有办公室负责解释。
第二十四条 本办法自颁布之日起施行。
篇 3：A国际学院工程档案管理办法
A国际学院工程档案管理办法
第一章 总则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《XX国际学
院档案管理办法(试行)》及市城建档案管理的有关规定，
结合工作实际，制定本办法。
第二条 基建工程档案是重要的工程技术资料，是工程
项目建设情况的历史凭证，是工程项目建成投入使用后，
管理、维修、改建、扩建的依据。
第三条 制定本办法是为了加强和规范工程档案管理，
提高工程档案的利用率，更好地为教学、科研和基建管理
工作服务。
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第二章 工程档案的管理体制
第四条 基建工程档案工作接受学院档案室的业务管理
和市城建档案室的业务指导，实行统一领导、两级管理、
部门立卷的管理体制，由工程档案资料管理员专门管理工
程档案资料。
第五条 工程档案资料管理员的职责是：
(一)贯彻执行国家档案法规和学院档案工作管理办
法，努力学习档案工作专业知识，终于职守，认真做好工
程档案管理工作;
(二)严格按《工程档案归档范围》的规定，认真落实
档案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用 5个环节;
(三)每项工程竣工后 3个月内，完成该项工程的立卷
归档工作，按时向学院档案室移交，每年 3月底前把上一
年立卷的档案目录和移交档案室的档案目录书面报本办公
室档案工作责任人;
(四)负责工程档案和工程资料的保管、安全、保密和
提供利用;
(五)定期检查档案装具及案卷的保管情况，防止虫
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蛀、鼠咬和霉变情况发生，发现问题及时整改;
(六)参加学院档案室和市城建档案室组织的各种检
查、评比工作。
第六条 基建工程档案工作是基建管理工作的一部份，
纳入基建管理工作计划和工作业绩考核内容。每个工程项
目的责任人任该项目的档案工作责任人。档案工作责任人
的职责是按本办法的规定和分工做好所管项目归档材料的
收集及有关工作。
第三章 工程档案的收集
第七条 工程档案的收集是工程档案管理工作的基础，
必须按《工程档案归档范围》的规定，认真收集。
第八条 工程档案归档材料的收集是工程档案资料管理
员和基建工程部全体人员的共同责任，必须提高档案意
识，认识到工程档案的重要性，齐心协力把归档材料收集
齐全。
第九条 工程项目立项、投资归档材料的收集工作由工
程档案资料管理员负责。
第十条 建筑工程拆迁批准文件归档资料的收集工作由
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具体承办人负责，在拆迁手续完成后 1个月内向工程档案
资料室移交，分管领导检查、落实。
第十一条 工程项目设计、设计变更及规划报建归档材
料的收集工作具体承办人负责。承担设计委托及报建的工
作人员在工作完成后的 1个月内向工程档案资料室移交归
档材料。部领导检查、落实。
第十二条 工程项目招标档案的收集、整理、立卷、保
管、利用工作，工程档案资料管理员负责。
第十三条 工程项目施工及施工报建归档材料的收集工
作由具体承办人负责。由于施工周期较长，为了防止归档
材料的流失，应在每道工序完成后 3天内，由项目负责人
收齐该道工序的检测、验收等归档材料，向工程档案资料
室移交。工程项目竣工验收合格后 2个月内，由项目负责
人收齐全部归档材料，向工程档案资料室移交，其中的检
测、验收及竣工资料必须完整、无误，有监理单位及行业
主管部门的审核、签证，有项目负责的审核、签证。
第十四条 工程档案资料管理员必须及时了解各工程项
目的进展情况，督促各相关人员及时移交归档材料。在接
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收归档材料时要按《工程档案归档范围》的规定认真检查
验收，对不符合要求的要提出明确的整改意见，问题突出
的应及时报告，及时协调解决。
第十五条 工程档案资料管理员在接收归档材料时，必
须认真填写《工程档案归档材料收集登记表》，移交人和
接收人清点交接后，在表上签名。接收和发放设计文件时
要填写《XX国际学院基建工程项目设计文件接收(发放)
单》。
第十六条 因工作需要借用已收集好的归档材料时，按
档案保管利用的规定，严格登记，办理借用手续，并限定
使用时间，用完后及时归还。
第四章 工程档案的整理与立卷
第十七条 为了使归档材料更加规范，便于整理，延长
使用寿命，干部职工，特别是领导干部在日常工作中应注
意以下问题：
(一)签署意见、批示、签名时须使用碳素墨水，在纸
张左侧要空出 2厘米的位置，以免装订后影响查阅;
(二)起草各种文件，交付打印的定稿应使用 A4(210毫
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米×297毫米)规格的纸张，使用碳素墨水书写。
第十八条 工程档案的整理是工程档案管理的研究性工
作，必须严格按《工程档案归档范围》的规定，认真筛
选，注意保持工程项目建设的自然规律和完整性，保持材
料之间的有机联系，保持材料的系统性和不同特点。
第十九条 工程项目的建设是一个长期的过程，因此收
到归档材料后必须随时整理、分类，发现问题及时整改，
而不能等到工程竣工之后再一起进行，使问题成堆，时间
拖延，难于纠正。
第二十条 已整理好的归档材料应使用专用的装具装
好，注明工程项目名称，存放在专用的柜子里，建立归档
材料检索，取放方便。
第二十一条 工程项目竣工交付使用后，必须及时把整
理好的归档材料立卷。
第二十二条 立卷时应注意下列问题：
(一)按时间先后顺序和主次、重轻顺序排卷内材料秩
序，结果在前，起因在后，如：批复在前，请示在后;正稿
在前，定稿在后;结论在前，证据在后等;
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(二)按建设单位(使用单位)——工程项目——材料种
类 3要素书写案卷标题;
(三)在案卷左侧 1厘米处装订，3孔 1线，左、下方对
齐，厚度不超过 1厘米，一个工程项目可以分成若干卷，
分卷时要注意不把一个问题分在两个案卷中，保持案卷内
容相对的完整性。
(四)装订前要清除材料中的金属物，修补破损处，切
除多余处，操作中一定不能伤害文字及符号，纸张过大时
可以折叠;
(五)按要求填写案卷封面、备考表和案卷目录，贴上
标签后装盒上柜。 第二十三条 立卷工作完成后，应将无
法立卷和重复多余的归档材料及时销毁，以免占用装具。
销毁前应将拟销毁的材料目录书面报本办公室和部档案工
作责任人，经批准后进行。
第五章 工程档案的保管与利用
第二十四条 工程档案的保管以防潮、防蛀、延长使用
寿命和便于利用为原则，应满足以下保管条件： (一)配置
专用的档案室和符合档案保管要求的装具; (二)配置除
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湿、防虫、消防、防盗设备;
第二十五条 工程档案的管理要规范化，用计算机管理
档案信息，归档材料的收集、归档材料的借用与归还、设
计文件的接收和发放、档案的借阅与归还、档案的目录、
上交的档案目录等信息都要分类统计，建立卡片检索和计
算机检索两种检索工具，保全档案信息，提高工作效率。
第二十六条 保管工程档案的目的是为了利用，在遵守工程
档案利用规定的前提下，应提倡和鼓励利用。
第二十七条 部内工作人员查阅或复印工程档案，须经
基建工程部主官批准，认真办理查阅登记手续后，在工程
档案室内进行，查阅人必须遵守保密制度，不翻阅与所查
内容无关的案卷，严禁涂改、毁损、抽拆和改变档案内
容。
第二十八条 校内单位、个人查阅或复印工程档案，须
经后勤集国分管基建工程部的领导批准。 第二十九条 校
外单位、个人查阅或复印工程档案，应持有单位介绍信、
本人工作证或身份证，按第二十六条、第二十七条规定办
理，必要时须经院办同意。
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第三十条 工程档案的原件一般不外借，确因工作需要
借出的，校内单位、个人要写出书面借条，经过基建部主
管批准后方可借出;校外单位、个人要写出书面借条，经院
办批准后方可借出。借出时间一般不超过 3天，确需延长
的，须按上述程序办理续借手续，续借时间最长不超过 15
天。档案管理人员示情况确定交押金 500-1000元。
第三十一条 工程档案管理员要坚持每月清理档案借阅
情况，到期未还的，及时催还;问题突出的，及时报告本办
公室和部档案工作责任人，协调解决。
