北京 XXXX 电子科技有限责任公司
人力资源管理手册之
总经理办公室组织职能说明手册
版本:
目 录
组织职能履行承诺书
公司组织结构图
岗位结构图
编制及职务说明书管理制度
部门宗旨
部门职能描述
部门工作流程
部门关键业绩指标
职位说明书
组织职能履行承诺书
XXXX 电子科技有限责任公司，作为一家以致力于帮助他人“完善自我形象，创造美好生活”为己任的公司，始终坚持以诚信为本，服务
于客户，服务于员工的理念，在美容美体行业赢得了社会的认同与青睐。发展中的 XXXX 把“成为国际化的美容美体行业知名品牌”做为企
业追求的目标，并坚信这一目标在不久的将来会成为现实。我们对此充满信心，同时也清醒的认识到，这一切都要取决于企业能够创造并一
贯保持良好的经营业绩，而良好经营业绩的取得将有赖于组织成员的合理分工与高效合作。为此，制定做为人力资源管理及维系企业正常运
营的基础性文件——《组织职能说明手册》，并应确保其在企业内得到贯彻与执行。
本人作为 XXXX 电子科技有限责任公司总经理办公室负责人，代表部门全体员工，郑重承诺：
1、承担总经理办公室组织职能说明手册中所规定的各项责任，履行各项义务，出色完成各项工作任务。
2、对公司承担本部门全部工作的最终责任。
3、不断优化与创新各项工作流程。
4、不断提高工作效率，降低运营成本
5、营造良好的工作氛围，建设高素质团队。
总经理办公室主任： 总经理： 人力资源部经理： .
公司组织结构图
XXXX 电子科技有限公司组织结构图
总 经 理
行
政
部
人
力
资
源
部
市
场
部
行政人事中心 营 销 中 心 理 财 中 心
财
务
部
部
物
流
部
部
直
销
中
心
部
总 经 办
产
品
销
售
部
深
圳
分
公
司
部
信 息 中 心
直
营
区
域
销
售
部
销
售
部
总
经
理
秘
书
岗位结构及编制图
总经办主任
计
划
助
理
法
务
助
理
审
计
助
理
稽
查
助
理
编制及职务说明书管理制度
编 制 职位说明书管理制度
职 位 计划 现有
总经办主任
总经理秘书
法务助理
稽查助理
审计助理
计划助理
1 人
1 人
1 人
0 人
0 人
0 人
职位说明书是企业人力资源管理的基础性文件，也是人力资源管理的重要信息来源，保证企业在合适时间有合适的
人在合适的岗位，达到"岗有其人，人尽其才，人职匹配"的目的。作为招聘与选拔、绩效管理、薪酬管理、培训等
人力资源管理活动的依据。
公司内的所有职位均需有职位说明书，做为工作指导性文件。在岗位设立之前，由职位所属部门负责撰写职位说明
书的初稿，交由人力资源部门审核修订，形成最终的职位说明书。
公司内所有部门如需增加部门编制时，需事先以书面的形式提出申请，并撰写新增编制人员的职位说明书初稿，报
经人力资源部审核批准后，方可增加，增加人员由人力资源部负责招募。
任何部门与人员无权直接修改职位说明书，需以书面形式提出职位说明书的修改申请，写明修改理由及内容，报送
人力资源部，职位说明书的修改权属人力资源部。
工作内容完全相同职位，可以数职位同时适用同一份职位说明书。
职位说明书每年由人力资源部组织各部门，根据企业的实际情况，进行统一修订。
职位说明书一试三份；执行人、执行人上级、人力资源部三方共同签字以后，对具体执行人生效，三方各留一份。
部门宗旨
督促、检查总经理的各项指示和公司会议决议的落实情况，协调
各部门的相互关系，沟通公司与社会各界的联系，传递和整理公司经
营管理信息，为总经理指定经营管理决策提供依据，做好总经理的参
谋和助手。
部门职能描述
起草公司各项计划、总结、报告、通知、会议纪要等各种文件，并做好签发前的审核和签发后的打印、分发和存档等工作。
组织公司各项管理会议，做好会议记录，整理会议纪要和会议决议，检查、督促各部门对办公会议、总经理决定等重要工作任务
的贯彻执行情况,并随时将信息反馈给总经理。
接待总经理来访客人，做好公司的对外联系，建立公司与政府机构及相关公司的友好关系。
促进公司各部门的沟通协调，收集各部门的信息，掌握各部门的动态，及时向总经理反馈。
协调深圳分公司与北京总部的工作沟通，并对深圳分公司的财务收支、设备及经济效益进行审计、监督。
保管公司印章，管理印章的使用。
起草、审核及归档管理各类法律公文。
参与重大合同的谈判工作，搜集相关法律信息，为总经理决策提供依据。
与政府职能部门协调沟通，办理商标、专利等事项的申请、转让、许可使用、续展及相关知识产权维权事宜。
部门关键业绩指标
指 标 定 义 考核标准 备 注
工作计划完成率 阶段工作计划的完成程度 工作计划实际完成数量/工作计划计划数量
信息处理 文件资料收集、整理、传递、反馈的及时、准确、保密 参见考核表
档案管理 文档收集的及时性、立卷归档的规范性 参见考核表
团队建设 部门工作氛围，员工主动流失率，员工满意度，群体效率 参见考核表
内部运营 工作流程的时效性与资源的最佳配置 参见考核表
职 位 说 明 书
编号：ZJB001 版本：
职位名称：总经办主任 所属部门：总经办 职位等级：
直属上级：总经理 直属下级：总经理秘书、法务助理
职
位
目
标
全面负责总经理办公室的运行和管理工作
职
责
描
述
1、依据公司各项工作实际情况，按照总经理的要求，组织和起草计划、总结、报告、通知、
会议纪要等各种文件，并做好签发前的审核和签发后的打印、分发和存档等工作。
2、参加公司各项管理会议，组织做好会议记录，整理会议纪要和会议决议，检查、督促各部
门对办公会议、总经理决定等重要工作任务的贯彻执行情况,并随时将信息反馈给总经理。
3、接待总经理来访客人，做好公司的对外联系，建立公司与政府机构及相关公司的友好关系。
4、促进公司各部门的沟通协调，收集各部门的信息，掌握各部门的动态，及时向总经理反馈。
5、管理总经理办公室的日常工作，制定部门规章制度及工作计划，对下属员工进行培训和督
导，提高工作效率。
6、组织协调深圳分公司与北京总部的工作沟通，并对深圳分公司的财务收支、设备及经济效
益进行审计、监督。
7、完成总经理交办的其他工作。
考
核
内
容
1、 公文拟定（完成时间、质量）
2、 文件资料整理
3、 客户满意度（公司客人评价）
4、 内部流程（工作流程改进）
5、 团队建设（学习、考核投诉、合作精神）
内部：
公司各部门沟
通
关
系
外部：
政府机构、业务合作伙伴
知识：
正规院校、本科以上学历、英语六级
经济管理、英语
技能：
1、公文写作能力 2、沟通能力 3、管理能力 4、英语口语交流能力
性格特征：
热情、条理性、亲和力、
任
职
资
格
工作经验：
3 年以上办公室管理经验
知 情 建 议 决 策 财 务
权
限
1、企业发展策略，
市场策略及管理变
革，产品生产及研
发计划的知情权。
1、公司内部各项管理
制度的制定有建议权。
2、对公司各项发展计
划的制定有建议权。
1、对下属人员的奖惩
与任免权。2、对人员
招募的决策权。
1、预算内费用使用与核
定权。
执行人签字： 上级签字：
人力资源部签字：
职 位 说 明 书
编号：ZJB002 版本：
职位名称：总经理秘书 所属部门：总经办 职位等级：
直属上级：总经办主任 直属下级：无
职
位
目
标
负责总经理办公室的各项日常具体工作
职
责
描
述
1、 按照总经理或总经办主任的要求，起草公文函件，处理总经理办公室的日常事务
2、 协助总经办主任组织和安排各种会议，做好会议记录、整理会议纪要和会议决议，以书
面形式上报总经理
3、 对各种会议资料、公文资料、往来信件传真、图书、光盘进行归类整理
4、 协助做好上传下达、催办等工作
5、 代表总经理或总经办主任接待一般来访客人
6、 维护总经理、会客室办公环境，确保环境整洁
7、 完成总经理和总经办主任交办的其他工作
考
核
内
容
1、 公文拟定（完成时间、质量）
2、 文件资料整理
内部：
公司各部门
沟
通
关
系
外部：
媒体、政府职能机构、培训机构、来访客人
知识：
正规院校、本科以上学历、英语六级
文秘、管理
技能：
1、公文写作能力 2、沟通能力 3、笔译能力
性格特征：
热情、亲和力、条理性、
任
职
资
格
工作经验：
一年以上相关工作经验
知 情 建 议 决 策 财 务
权
限
1、企业发展策略，市
场策略及管理变革，
产品生产及研发计划
的知情权
1、部门工作流程改进
有建议权
执行人签字： 上级签字：
人力资源部签字：
职 位 说 明 书
编号： ZJB 003 版本：
职位名称：法务助理 所属部门：总经办 职位等级：
直属上级：总经办主任 直属下级：无
职
位
目
标
处理公司法律相关事务，保障公司权益
职
责
描
述
1、草拟、审核、归档管理各类合同及法律文书，确保其合法并最大限度保障公司权益。
2、负责公章、合同章、介绍信的使用与保管。
3、办理知识产权相关事项，具体包括：商标的申请、转让、许可使用、续展等；专利的申请、
费用的交纳；及相关知识产权维权事宜。
4、处理公司与政府职能部门的相关事项。
5、参加与法律有关事项及重大合同的谈判，记录、整理谈判内容，为总经理决策提供相关法
律注意事项。
6、负责公司所有产品的质检与认证的申请工作
7、总经理、总经办主任交付的其他工作
考
核
内
容
1、 单项任务完成效果
2、 合同归档管理
内部：
销售部、深圳工厂、市场部、财务部、物流部、直销中心、行政人事部、信息中心
沟
通
关
系
外部：国家政府职能机构、咨询机构、经营合作伙伴等
知识：正规院校，本科以上学历、英语六级
法律、英语、经济管理、电子类产品技术常识
技能：
1、沟通协调能力 2、学习与创新能力 3、解决问题能力 4、公文写作能力 5、应变能
力 6、笔译能力
性格特征：
热情、亲和力、条理性、魄力
任
职
资
格
工作经验：
一年以上公司法律事务工作经验
知情 建议 决策 财务
权
限
1、企业发展策略，产
品生产及研发计划的
事先知情权。
1、部门工作流程改进
有建议权 2、对各类合
同的签订有建议权 3、
各项相关法律事宜的
决策有建议权
执行人签字： 上级签字：
人力资源部签字：
