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第6章 采购作业计划和控制
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教学目标
理解和掌握采购作业计划的概念和特点
熟练掌握采购作业流程的特点
理解和掌握采购作业控制的内容
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概述
采购作业是指为了向企业提供满足生产和管理
所需要的各种物料而必须采取的各种管理性的
和事务性的活动。
采购管理也是企业生产经营管理的重要组成内
容 .
采购管理是整个企业经营管理活动按照计划开
展工作的起点.
有效的采购管理是降低企业经营成本的重要环
节.
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教学目标
理解和掌握采购作业计划的概念和特点
熟练掌握采购作业流程的特点
理解和掌握采购作业控制的内容
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采购作业流程
一般的采购作业流程
供应商管理
生成采购作业计划
询价和洽谈
采购订单
订单跟踪和到货验收
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供应商管理
供应商管理主要采取分类管理模式，不同类型
的供应商采取不同的管理模式。
分类管理模式的关键在于如何确定分类方式:
根据供应商的信誉和质量来分类;
根据供应商所供物料的市场特性来分类;
根据企业与供应商之间的紧密关系来分类。
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1. 供应商评审
供应商评审过程主要是找出哪些供应商能在质
量、服务、定价3个方面达到可接受的水平.
质量：可靠性、制造过程、管理与财务状况
服务：能力、灵活性、提前期
定价：价格
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2.生成采购作业计划
采购作业计划的主要属性包括采购物料编码、名称、
采购批次、采购数量、技术性能要求、采购作业开始
日期、物料到货日期、审批人和审批日期等。
采购作业计划特点：近期详细且确认、远期粗略且未
确认。
强调：对于没有包括在BOM结构中的生产辅料、办公
用品、劳动保护用品等物料，由需求部门或者库管部
门提出采购申请，经有关人员审核后才能进行采购。
请购单则是这种采购申请的表现形式。
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3.询价和洽谈
当采购作业计划生成之后，采购人员应该按照作业计划的
要求，依照供应商供货推荐目录，根据供货商的资历和供
货档案，选择和联系供应商，并且针对采购作业计划中物
料的具体要求洽谈物料的价格、质量、技术性能要求和供
货日期等。
询价和洽谈的过程比较复杂，可以通过询价单和报价单的
方式完成。
询价单：企业向初步选中的供应商发出的请求其提供报价
的单据，这种单据详细列出了需要采购的物料名称、数量、
技术性能要求和到货日期等信息。
报价单：供应商在接到询价单后提供的物料供应价格、技
术性能特点等信息。
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4.采购订单
从信息管理的角度来看，每一个订单都由两部
分组成，即订单概述信息和订单明细信息。
按照采购订单的生成、下达、执行和完成的过
程，可以把采购订单划分为多个不同的状态。
常用的采购订单的状态是：生成、生成确认、
下达、下达确认、取消、完成、超量完成和欠
量完成等。
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5.订单跟踪和到货验收
订单跟踪是指通过ERP系统可以随时查看已下达
的采购订单到达的位置和被供应商处理的状态。
订单跟踪的主要目的是确认供应商接收到订单、
了解采购订单是否能被按时处理和传递采购订单
的变化信息。
到货验收是指所采购的物料到达物料送交地点时
采取的验收作业和对验收结果的处理措施。物料
到达以后，应该通知有关人员进行物料到货登记，
开始物料验收。不同的物料可以采取不同的物料
验收方式。
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教学目标
理解和掌握采购作业计划的概念和特点
熟练掌握采购作业流程的特点
理解和掌握采购作业控制的内容
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采购作业控制
采购作业控制是指通过设置与采购作业相关的
参数，将采购物料的数量和质量控制在预定范
围内的风险防范措施。
常用的采购作业控制措施包括
1、 预算控制措施
2、 物料选用目录控制措施
3、 采购订单控制措施
4、质量控制措施
5、财务付款控制措施等。
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预算控制措施
预算控制措施是指通过制定采购预算防止实际采购金
额超过预算金额的控制方式。预算控制也是企业管理
人员审核采购订单时判定该计划是否合理的一个重要
依据。
在ERP系统中，有两种常用的采购预算控制方式：
根据总账科目控制采购预算；
根据部门、业务类型和采购物料类型控制采购预算。
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物料选用目录控制措施
物料选用目录控制措施是指某些物料的采购必须从批
准的物料选用目录中选择，不能随意选择目录之外的
物料。
物料选用目录的确定过程是，设计、工艺、采购、质
量和标准化等职能部门和技术人员，基于国家标准、
行业标准、国际标准、地方标准和企业标准等要求，
根据供应商的供货历史状况，按照规定的程序确定。
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采购订单控制措施
采购订单控制措施主要控制采购到货的物料数
量、采购价格以及到货日期应该满足采购订单
中的要求，实际中的数据和采购订单上的数据
之差应该在事先规定好的误差范围内。
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质量控制措施
质量控制措施是确保采购物料满足设计和工艺提
出的技术性能指标要求的措施。如果物料的技术
性能指标达到或超过了设计和工艺提出的技术性
能指标基准，就认为该物料达到了质量要求。
质量控制措施主要表现在下面几个方面：
（1）在供应商的选择方面，确保只有那些提供合
格物料的供应商才可以作为选择的对象，把好供
应商的选择关；
（2）在物料到货时，加强物料的验收管理，不合
格的物料不允许入库；做好供应商的评价，对供
应商的每一次供货交易都进行评价，根据供应商
的动态评价结果确定供应商的保留和删除。
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财务付款控制措施
财务付款控制措施是指在采购付款时设置付款条件，
只有满足指定的付款条件才可以付款。
在ERP系统中，既可以控制对某个供应商的所有付款，
也可以控制该供应商的某一笔付款。
通过在采购订单中增加付款条件限制，可以实现在付
款时提供付款警告，确保只有满足付款条件才可以付
款。
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采购时机选择
当项目达到它的订货点，或物料需求计划(MRP)系统中到了计划订
单的下达日期，就需要加以判别，并触发生成申请单。在计划订
单下达日期或一个项目的库存降到或低于其订货点时，手工操作
的用户部门可能要直接辨识MRP项目和补给品项目的需求程度，
而计算机化的系统会自动产生申请单。但在申请报价单或下达采
购订单之前，仍然需要计划员和购买人员进行审查、编辑和审定。
在计算申请单下达时间时，应该分段考虑提前期的所有部分。提
前期的时间段包括审查时间、认可时间、采购人员的时间、供应
商加工和发运的时间、运输时间，以及收货、检验与移到要求的
工作中心所必需的时间。对于一些日常使用的原材料和通用组件，
价格可在下达订单之前就知道。如果在安排订单之前还需要报价，
那么还要求有额外的时间。
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采购变化处理
● 订货批量：
• 供应批量可能与订货批量不匹配；
• 大批量供货时存在数量折扣的可能；
• 生产能力或现有库存可能要求现在进行部分订
货，而其余的在将来订货；
• 运输因素的考虑。
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采购变化处理
● 修改发货日期或下达日期：
• 运输的考虑，如把待运物料与前一批一起装运
以节省运输成本；
• 生产能力或现有库存不匹配；
• 供应商提前期可能比要求的长。
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采购变化处理
● 修改规格：
• 技术上达不到；
• 需要过长的提前期。
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图6-1 供应商计划
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采购管理人员的工作
● 深入细致地了解供方情况，做好“供方计划员”的
工作；
● 参与分析决定一个零部件是企业自制还是外购；
● 参与产品设计选用材料、配套件的价值分析；
● 参与采购预算的编制；
● 参与研究确定每种采购件的批量规则和安全库存量
或安全提前期；
● 研究缩短采购提前期和保证按优先级供货的措施；
● 工艺路线中的外协工序，统一由采购部门负责，选
择协作单位，制订外协计划。
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练习:
某公司需要采购X产品2500件，需求条件是交
货提前期必须小于6周；单件价格要低于20元。
现有三家供应商可供选择，有关各家公司情况
见下表。
请分析比较，审定出一家合适的供应商，并说
明选择的原因。
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比较
项目
A公司 B公司 C公司
质量 三年前没安装新设备时有三
次劣质的历史，最近三次已
没有缺陷，且质优
过去收到订单，不能接受的
超过2%，但它们已改进了，
保证不接受率为零。而且该
公司不仅负责它的零部件缺
陷，也负责导致的产品缺陷
以前尚未收到过该公司的质
量消息，但收到其他三家公
司提供的合格率报告
服务 报价提前期一般是6周，最
近6次发货提前期是：第一
次4周、第二次7周、第三次
5周、第四次7周、第五次8
周、第六次6周
报价提前期一般为6周，最
近六次发货提前期是：6周、
6周、5周、6周、6周
该公司已保证提前期最大为
6周
报价 最近六次分别是：元、
17元、元、元、
、元
最近六次询价是：17元、17
元、元、18元、元、
元
报价每件 24元，订货超过
2000件时，给予不超过20%
的折扣
