会计档案整理方法
昌吉州档案局：丁卫
一、会计档案概念
二、会计档案的内容与归档范围
三、归档时间、归档要求、保管期限
四、会计档案的整理要求
五、会计档案的鉴定与销毁
六、产权变动企业会计档案的管理
一、会计档案概念
会计档案:是指会计凭证、会计帐簿和财
务报告等会计核算专业材料，是记录
和反映单位经济业务的重要史料和证
据。（财政部和国家档案局财会字
[1998]32号《会计档案管理办法》第
五条）
• 会计档案：是国家、社会团体、企业、事
业单位、个体工商户和其他组织在会计核
算活动中形成的具有保存价值的原始记录。
• 1、定义指明了会计档案的形成准体。
• 2、定义指明了会计档案产生的专业领域。
• 3、定义指明了会计档案的价值属性。
• 4、定义指明了会计档案的原始属性。
二、会计档案的内容与归档范围
• 会计核算材料的归档，是指单位会计部门
或者会计人员将办理完毕的会计核算材料
整理向档案人员移交的过程，会计核算材
料的归档，既是一项业务各种，也是一项
法定业务。要做好此项工作，需要制度保
障，明确归档范围，归档时间，归档要求，
归档手续。凡是具有保存价值的会计核算
材料都属于归档范围。具有包括以下
1、会计凭证：是记录经济业务，明确经济
责任的书面证明。包括：原始凭证，记帐
凭证，汇总凭证，其他会计凭证；
2、会计帐簿：是由一定格式、相互链接
的帐页组成，以会计凭证为依据、全面、
连续、系统的记录各项经济业务的薄籍。
包括：总帐，明细帐，日记帐，固定资产
卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；
3、财务报告：是反映且有会计财务状况和经
营成果的总结性书面文件。主要有月度、
季度、年度财务报告，包括会计报表、附
表、附注及文字说明，其他财务报告。
4、其他会计核算材料：是指属于经济业务范
畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，
由会计部门负责办理的有关数据资料，
包括：银行存款余额调节表，银行对帐单，
当保存的会计核算专业资料，会计档案移
交清册，会计档案保管清册，会计档案销
毁清册。
★注：实行会计电算化的单位，有关的电
子数据和相应软件资料也应归档。
三、归档时间、要求、保管期限
归档时间：是指会计部门或者会计人
员向档案部门或者档案人员移交的会
计档案的时间。归档时间不是由单位
随意设定的，而是由国家规章明确规
定的，单位会计部门或者会计人员应
该严格按照归档时间移交会计档案，
档案部门也应该按时接受会计档案。
• 原则上，当年形成的会计材料，由财
务会计部门的专（兼）职人员在次年
第一季度内按立卷要求分类整理装订，
在财务会计部门保管一年后，由会计
部门编制移交清册，向本单位综合档
案室移交统一保管。
归档要求：质量要求
1、各单位每年形成的会计档案，由会计财
务部门按照归档要求，负责整理立巻， 装
订成册，编制会计档案保管清册。要建立
立卷归档、移交、复印、借阅、 保管、销
毁等制度。
2、月度、季度报表不用按归档要求整理，
可由财务部门自行保管至5年期满后编制清
册销毁。
3、银行存款余额调节表，银行对
帐单等按要求装订成册，保管期限
为5年。
4、已开具的发票（或收据）存根
联，整本的不用装订，保管期限为
5年。
保管期限
会计档案保管期限分为永久、定期
两类。定期保管期限分为3年、5年、
10年、15年、25年5类。
各类会计档案的保管期限参照所
列期限执行。
• 1、会计凭证：原始凭证，记帐凭证，
汇总凭证 15年
• 2、会计帐簿:总帐，明细帐，辅助帐
簿 15年
• 现金日记帐、银行存款帐 25年
• 3、财务报告：决算报表 永久
4、其他类：银行存款余额调节表： 5年
银行对帐单： 5年
会计档案移交清册： 15年
会计档案保管清册： 永久
会计档案销毁清册： 永久
四、会计档案的整理
会计档案的整理就是通过分类、组卷、排
列、编目等工作使会计档案有序化的过程。
具体内容包括：
1、分类：原则
（1）在本单位全部档案总体分类方案下进行
（2）保持分类的连续性
（3）一个单位内部有不同的核算单位的一般
应该分成不同的类别。
• （4）同一核算单位的会计档案原则上按照
年度——类型进行分类。
• 可以分为：会计凭证、会计账簿、会计报
告、其他会计材料等4类。
• 2、组卷
• 就是按照其形成规律和有机联系，区分不
同的类型和保管期限，将会计核算材料组
成保管单位——案卷的过程。
要求：
（1）年度报表、工资表独立组卷。
▲对报表进行分析和说明的文字，如财务
情况说明、财务报告等，是会计报表的重
要组成部分，要与报表一同组卷归档，并
置于被说明的报表前。
▲工资表按时间顺序整理，各单位可视本
单位工资单的数量多少可一年一卷或数卷。
（2）帐薄一册一卷，
（3）会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两
种。会计人员在完成报帐手续后，将各种
记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证
汇总表，按照记帐的先后顺序，根据其数
量多少，组成一卷或多卷。
（4）其他材料：可以按照年度—问题结合
保管期限分别组卷装订。对帐单、各类清
册等，分别组卷装订。
3、编目
• 会计凭证封面外形尺寸
• 封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）
或245mm×150mm（长×宽）。封底尺寸同封面尺
寸。
• 会计凭证封面项目
• 封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时
间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、
附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装
订时间、备注。会计档案格式.doc
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• 封面项目的填写方法
• 单位名称：填写形成会计档案的单位
名称，必须用全称或通用简称。如“中国
共产党中央委员会”简称为“中共中央”
；“中华人民共和国卫生部”简称为“卫
生部”；“云南省人民政府财政厅”简称
为“云南省财政厅”。不得简称“本部”、
“本委”、“本省财政厅”等。
• 会计凭证名称：填写能够反映会计凭
证用途或内容的名称，如：“收款会计凭
证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭
证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭
证”、“预算外会计凭证”等。
• 时间：填写本册会计凭证的起止年月
日。
• 册数：填写会计凭证的册数。
• 册次：填写本册会计凭证的序号。
• 记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证
起号和止号。
• 记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。
• 附件数：填写本册会计凭证的附件
张数。
• 会计凭证总数：填写本册所有凭证的
合计张数。
• 会计主管：填写单位内部具体负责
会计工作的中层领导人员。
• 装订人：填写负责该本会计凭证装
订的人员。
• 装订时间：填写该本会计凭证装订
结束的时间。
• 备注：填写该本凭证需要说明的事
项。
• 制成材料质量
• 记帐凭证封面和封底宜采用126克以上牛皮
纸制作。
• 会计凭证盒外形尺寸：会计凭证盒的外形尺寸
采用275mm×155mm（长×宽），盒脊厚度可根据
需要设置30mm、40mm、60mm等
• 会计凭证盒项目及填写方法
• 会计凭证盒正面项目
• 会计凭证盒正面项目包括单位名称、凭证名
称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、附件
数、会计凭证总数、起止时间、归档时间、立卷
人、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。
• 正面项目的填写方法
• 单位名称、凭证名称、时间、册数、册次、
记帐凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止
时间根据记帐凭证封面的有关项目对应填写，填
写方法与记帐凭证封面一致。
• 归档时间：填写单位内财务部门向档案
部门移交会计档案的年月日。
• 立卷人：填写整理本盒会计凭证的人员姓
名.
• 保管期限：根据财政部和国家
档案局1998年颁布的《会计档案保管
期限表》确定填写该案卷的保管期限。
• 全宗号：填写档案馆给立档单
位编制的代号。企业可填写表达单位
的汉语拼音代字
• 目录号：填写全宗内案卷所属目录
的编号，在同一个全宗内不允许出现重复
的案卷目录号，企业或参照《工业企业档
案分类试行规则》编制分类方案的单位，
可填写类别特征代码。
• 案卷号：目录内案卷的顺序编号，
在同一个案卷目录（或分类体系的最低一
级类目）内不允许出现重复的案卷号。
• 会计凭证盒盒脊项目及填写方法
• 会计凭证盒盒脊项目包括全宗号、目
录号、案卷号、年度、月份、册数、
册次、保管期限，其排列格式尺寸。
盒脊项目与正面有关项目对应填写。
制成材料质量。
会计凭证盒宜采用340克以上箱板纸制
作。
• 会计档案盒外形尺寸
• 会计档案盒的外形尺寸采用310mm×220mm或
310mm×260mm（长×宽），盒脊厚度可根据需要
设置20mm、30mm、40mm等。
• 会计档案盒项目及填写方法
• 会计档案盒正面项目
• 会计档案盒正面项目包括全宗名称、案卷题名、
时间、卷数、张数、保管期限、全宗号、目录号、
案卷号、盒号。
• 全宗名称：全宗名称相当于立
档单位的名称，填写时和会计凭证盒
正面上的“单位名称”要求一致。
• 案卷题名：由整理会计凭证的
人员自拟。案卷题名应准概括本盒会
计档案的形成单位、时间、内容、类
别，
• 如：“昌吉市财政局二00二年度（或
上半年、下半年、季度）财务报告”、
“昌吉市财政局二00二年基金管理总
帐”、“昌吉市乡镇企业局二00二年
行政（或事业、或工会）现金日记帐
”。文字力求简炼、明确。
• 时间：填写形成本盒会计档案
的起止年月日。
• 卷数、张数：填写本盒内会计
档案的卷数和张数。
• 保管期限：按照《会计档案保
管期限表》填写该盒会计档案的保管
期限。
• 全宗号、目录号：填写方法与
会计凭证盒上的“全宗号”、“目录
号”的要求相同。
• 案卷号：填写本盒内会计档案
的案卷号或案卷起止号，在案卷起号
和止号之间用“一”隔开。
• 盒号：盒号是同一全宗、同一
目录内按照案卷顺序号装盒的编号。
• 会计档案盒盒脊项目的填写方法
• 会计档案盒盒脊项目包括年度、全宗
号、目录号、案卷号、盒号、保管期
限.
• 年度填写本盒会计档案所属年度，其
他项目与正面相应项目填写一致。
• 制成材料质量
• 会计档案盒宜采用700克以上无酸纸制
作。
• 帐簿启用及接交表用纸尺寸及质量
要求。
• 用纸尺寸
• 帐簿启用及接交表用纸幅面尺寸采用
国际标准A4型（长×宽为
297mm×210mm）非国际标准纸帐薄可
根据实际需要另外确定用纸尺寸
• 帐簿启用及接交表正面项目和填写方
法
• 正面项目
• 帐簿启用及接交表正面项目包括单位
名称、帐簿名称及编号、帐簿页数、
帐簿起止日期、经管人员、接交记录、
备注、档号、贴印花税。
• 正面项目的填写方法
• 单位名称：填写形成会计档案的
单位名称，并加盖公章，填写要求与记帐
凭证封面上的“单位名称”相同。
• 帐簿名称及编号：填写该帐簿
所属的类别及其排列顺序号。
• 帐簿页数：填写该帐簿中有内
容记载的帐簿页数（空白帐页除外）。
• 帐簿起止时期：填写该帐簿启用和终止的
年月日。
• 经管人员：填写单位内管理财
务的负责人姓名、会计姓名、复核姓名、
出纳姓名。
• 接交记录：该帐簿在使用过程
中人员发生变化时，由接管和交出双方分
别签名，并填写接交日期，同时，经管人
员要填写职别并签名。
• 备注：填写该帐簿中需要特别说明的
情况。
• 印花税：在印有“贴印花
税”的空格处贴上印花税票。
• 档号：按照本单位档案分
类编号方案的要求填写该帐簿的编号。
• 帐簿启用及接交表背面项目和填写方
法
• 背面项目
• 帐簿启用及接交表背面项目包括科目
名称、页次。各项目具体位置尺寸[见
附录A A4（b）]。非国际标准纸帐薄
可根据实际需要另外确定用纸尺寸。
• 背面项目的填写方法
• 科目名称：根据该帐簿设置的科目名
称依次填写。
• 页次：在编写该帐簿页码
总流水顺序号的基础上，分别填写各
个科目在该帐簿中的页码位置。
编页码
▲会计报表、工资表卷内文件材料均按有
书写内容的页面编写页号。每卷单独编号，
页号从“1”开始。
▲页号编写位置：单面书写的文件材料在
其右上角编写页号；双面书写的文件材料，
正面在其右上角，背面在其左上角编写页
号。
▲订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内容
的页面编顺序号。
（2）卷内文件目录编制
▲年度报表、工资表按卷内文件目录的格式照实
抄录。
（3）案卷封面、卷内备考表编制
★案卷题名
要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。
例如：“××局二00一年度会计决算报表”
★卷内备考表编制
装订入盒
（1）组好的案卷年度报表、工资表，依次
按照案卷封面、卷内文件目录、卷内文件
材料、备考表的顺序排列，采用三孔一线
方法，齐下齐左，在案卷的左侧装订。
（如图）
（2）会计凭证必须使用国家统一标准的“
会计档案凭证软封面”来装订，封面要按
项目填写。
（3）各类会计档案，按案卷号顺序装满一盒再装
第二盒。不同类的档案，不能混装一盒，盒面不
需要填写，只填写脊背的内容。
★对帐薄太大的案卷，不用装盒，按顺序排在盒
的后面。
4、案卷目录及目录号的编制
（1）案卷目录按目录的格式照实抄录，用森蓝
文档管理软件进行著录管理，打印一式二份与相
应的卷内文件目录一起装订成检索目录，一份由
会计部门保管，一份向本单位综合档案室移交。
• 会计档案目录用纸尺寸及质量要求
• 会计档案目录的用纸尺寸采用国际标准A4
型（长宽为297mm×210mm），纸张质量宜
采用70克以上白色书写纸制作。
• 会计档案目录项目
• 会计档案目录项目包括案卷号、类别、题
名、起止时间、保管期限、卷内张数、备
注
• 项目的填写方法
• 案卷号：根据整理会计档案时会计
凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。
• 类别：填写该卷会计档案所属的类
别，如：“会计凭证类”、“会计帐簿类
”、“财务报告类”等。
• 题名：题名即案卷题名，填写要求
与会计档案盒上的“案卷题名”相同。
• 起止时间：填写该卷档案启用和终止的年
月。
• 保管期限：根据整理会计档案时确定的会
计凭证盒或会计档案盒上的保管期限填写。
• 卷内张数：指会计凭证总数、帐页总数或
财务报告的总张数，根据该卷会计档案的具体张
数填写。
• 备注：填写记帐凭证起止号或其他需要说
明的事项。
• 卷内目录纸尺寸及质量要求
• 卷内目录用纸尺寸及质量要求与会计档案
目录相同。
• 卷内目录项目包括顺序号、责任者、
文号、题名、日期、页号、备注、各项目
具体位置、尺寸（见附录A 图 A6）。
• 项目的填写方法
• 顺序号：以卷内文件材料排列先后顺
序填写序号，亦即件号。
• 责任者：填写对档案内容进行
创造或负有责任的团体和个人，即文
件材料的署名者。
• 文号：填写文件制发机关的发
文字号
• 题名：即文件材料标题，一般
应照实抄录，没有标题或标题不规范
的，可自拟标题，外加“[]”号。
• 日期：填写文件材料的形成时间，以8
位阿拉伯数字标注年月日，20070619
• 页号：填写卷内文件材料所在
之页的编号。
• 备注：在需要说明情况的文件
材料栏内打“*”号，并将需说明的情
况填写在备考表中。
• 卷内备考表用纸尺寸及质量要求
• 卷内备考表用纸尺寸及质量要求与会计档
案目录相同。
• 卷内备考表项目
• 卷内备考表项目包括本卷情况说明、立卷
人、检查人、立卷时间、检查时间，各项
目具体位置、尺寸（见附录A 图A7）。
• 项目的填写方法
• 本卷情况说明：填写卷内文件材料（财务
报告类和其他类）缺损、修改补充、移出、销毁
等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的
管理人员填写并签名，标注时间。
• 立卷人：由负责立卷者签名。
• 检查人：由案卷质量审查者签名。
• 立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。
• 检查时间：填写审查案卷质量的年月日.
五、会计档案的鉴定与销毁
1、鉴定：组成鉴定小组（由分管领导及有
关人员组成）；
2、销毁程序按《办法》第十条执行。
3、销毁审批表模式：
经鉴定后，清出无保存价值的报表
卷（册），帐簿 卷（册），凭证
卷（册）应予以销毁，请审批。
鉴定领导小组负责人（签名）
年 月 日
主管负责人（签名）
年 月 日
监 销 人（签名）
年 月 日
移交
• 会计档案移交清单用纸尺寸及质量
要求与会计档案目录相同。
• 会计档案移交清单项目
• 会计档案移交清单项目包括年度、种
类及数量、移交部门及移交人、接收部门
及接收人、监交人、移交时间、备注
• 项目填写方法
• 年度：填写需要移交的会计档案
所属年度，用4位阿拉伯数字填写。
• 移交部门及移交人：由单位内财
务部门及其管理人员填写并盖章签字。
• 接收部门及接收人：由单位内档
案部门或接收会计档案的有关部门及其管
理人员填写并盖章签字。
• 监交人：由监督办理接交档案手
续的人员签名。
• 移交时间：填写办理会计档案移
交手续的年月日。
• 备注：填写移交范围的会计档案
中需标明的情况。 会计档案格式.doc
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电算化会计档案的管理
• 一、归档范围：包括科技年度数据的备份
盘、打印的书面会计凭证、会计账簿、会
计报表、同期的操作系统、相关的应用程
序软件及会计核算系统软件，操作人及密
码、操作日志等其他会计资料。
• 采用计算机进行会计核算的大，应当保存
答应出的纸质会计档案。
• 二、会计核算数据的备份管理
• 由于会计核算数据的重要性，必须经常进
行备份工作，在日常工作中，准备三套软
盘循环使用，隔日进行备份，以避免一万
和认为错误造成工作失误。
• 三、管理要求
• 1、电算化会计档案存档手续，采用标准纸
格式打印，按照《会计档案管理办法》规
定整理。
• 2、存储的磁带、光盘等要进行编号登记。
• 3、随着计算机而来的操作系统以及软件备
份磁盘，作为会计档案保管。
• 4、电算化档案一般不得外借。
• 5、必须加强会计档案的保密保真工作，防
止任何人的伪造、涂改、损坏等行为的发
生。
关于执行《会计档案案卷格式》有
关事宜的通知
• 一、执行《会计档案案卷格式》标准，需
明确的问题：
• 1、会计凭证：会计凭证封面右上角加盖档
号章。档号章内容包括全宗号、目录号、
案卷号，档号章外形尺寸见《会计档案案
卷格式》图A2（a、b）。
• 2、会计账簿：
• （1）活页帐簿加封面，封面内容包括案卷
题名、档号、保管期限。
• （2）订本帐簿应在帐簿启用及接交表的右
下角空白处标注保管期限。
• （3）不同期限的会计账簿不能装入同一档
案盒内。
• 3、财务报告：财务报告封面使用原有封面，
封面内容增设档号及保管期限。
• 4、会计账簿和其他类会计档案在每盒内需
填写盒内目录（具体内容见附件），以方
便查找。会计档案盒正面的案卷题名应严
格按照《会计档案案卷格式》的要
求拟写。
• 5、会计档案卷内目录中最后一条条目在填
写页号项时，应标明起止页号。
会计档案盒内目录
案卷号 题 名 年 度 页 数 备 注
1 昌吉州档案局2008年
度决算报表
2008 28
六、产权变动企业会计档案的管理
1、产权变动的单位按《办法》第十三条，
属于永久保存的会计档案以及涉及重要的
固定资产、未结清的债权债务和其他未了
结事项的原始凭证等，应交由企业主管部
门或财产所有者代管。
2、合并与分立单位按《办法》第十四、
十五条办理。
谢 谢 大 家
