郑州信昌汽车部品有限公司
ERP系统管理制度
一、概述
（一）目的
为加强企业信息管理软件的操作使用管理，确保软件的正常运行及财务信息的全面、准确与安全，制定本制度。
（二）适用范围
本制度适用于公司所有部门及下属各利润中心。
（三）定义
本制度所表达“软件操作”是指在操作Y软件时应该注意的相关事项。
（四）职责
1、系统维护员负责ERP系统的维护和权限设置；
2、系统操作员负责软件的操作、数据保密、电脑养护；
3、部门关键用户负责操作员的培训、基本问题的协调与解决、使用过程中的问题搜集与反馈等工作。
（五）程序
1、电脑硬件管理
（1）实行电脑个人负责制，各操作人员均需保管好自己的电脑，如人为原因造成电脑硬件损坏，相关责任人承担相应的赔偿金额；
（2）每个操作人员必须设置电脑开机密码，开机密码最好采用数字与字母结合方式，不低于六位数，密码不要过于简单也不要太复杂以免遗忘，密码不得向他人泄露，如其他人确需使用此台电脑，操作员可以自己输入密码来打开不得告之其密码，如操作员不在场可以先告知自己上级，密码必须定期更换；
（3）为保证ERP数据服务器上财务数据和加密盒的安全，信息中心必须为服务器配置电脑柜，由系统管理员或信息中心负责人保管钥匙，并注意保证服务器的通风散热；
（4）各操作人员每天必须对鼠标、键盘、主机外壳、显示器、电脑桌等进行擦拭除尘等保养工作，注意不要用湿抹布，如在使用过程中发现异常情况，可以要求系统管理员或网络工程师进行检查维护，不得私自拆卸，以免造成损害；
（5）各部门和利润中心应对本部门的电脑进行登记，包括电脑名称、机箱、显示器、主板、CPU、内存、显卡、硬盘、鼠标、键盘，外部设备如UPS、软盘、光盘、刻录盘、U盘、移动硬盘也要登记在册，当操作人员发生岗位变动交接时，按登记清单逐一清点并签字确认；
（6）系统管理员或网络工程师每周对电脑进行一次全面硬件系统检查，发现问题及时处理，以保证系统正常运行；
（7）下班或者放假后不需要使用电脑时，应按照正常的关机程序关机，不能人为硬行关机，否则容易造成电脑死机、系统故障或数据丢失，然后再把电源开关关闭或拨出；
2、电脑软件管理
（1）对于WINNT/WIN2000/WINXP操作系统必须给登录用户指定密码，不能置空，也不要设置过于简单，密码要定期更换；
（2）电脑上只允许安装与工作有关的各种软件如office、用友软件、sqlserver、foxmail、winrar等，如需安装学习软件，必须先经系统管理员或网络工程师检查确认没有病毒或木马，并在系统管理员或网络工程师指导下进行安装；当软件无法正常启用时，不要自行删除或重装，以免造成数据丢失，应通知系统管理员来诊断修护；
（3）各电脑上必须安装正版的杀毒软件，并且启用开机自动防护，至少每周要对电脑进行一次全面扫描，每个月至少要对软件进行一次升级；如在使用过程中出现病毒报警，应马上保存数据，拨除网线马上进行杀毒，如不能清除病毒应及时通知系统管理员处理；
（4）当ERP软件出现故障时，各操作人员应通知系统管理员进行维护，不要自行卸载或重装，当服务器出现问题时，系统管理员应先做好备份工作；
（5）服务器中的数据除内部使用外，其他外来人员需要拷贝，必须经财务负责人和信息中心负责人同意，ERP软件的数据需拷贝还需经系统管理员同意；电脑中的数据不要随意进行删除，确定要删除前要做好备份以免造成不可弥补的损失；ERP软件的数据备份分帐套备份、年度帐备份，系统管理员设置好备份计划，帐套备份不低于一个月一次，年度帐不低于两天一次。
（6）外部设备与电脑相连时，如软盘、光盘、U盘、移动硬盘等，必须先进行查杀毒操作，只有确认无毒状态才能进行读写操作。
3、操作人员及权限设置
（1）系统管理员：负责ERP软件所有帐套的数据初始化、数据备份与恢复、系统日常运行的维护、关键用户的培训与指导、负责系统操作使用的组织与管理工作、分配操作人员的工作权限，并对电脑硬件进行维护，排除故障确保ERP系统的正常运行。同时由于ERP软件在不断的更新换代，软件的技术水平也在不断提升，因此系统管理员也要不断提升自身的软件技术水平和财务知识水平，原则上公司应配备至少一名系统管理员。
系统管理专员必须根据ERP软件的特点和本单位会计电算化体系与核算方式的要求进行初始化建帐：会计科目的设置必须符合会计制度；各种基础档案（如供应商档案、客户档案、部门（中心）档案、个人档案、项目档案）的设置必须合理有效，既要满足财务核算的要求，又要满足业务部门（中心）的需要；各种单据格式设置也要符合财务和业务的要求；内部报表的设计要满足单位内部相关部门（中心）的要求，对外会计报表格式的设计必须符合财政部门和税务部门的要求；在财务负责人允许下系统管理员可以增加、修改、禁用、启用、删除操作员，根据各操作员的岗位对其进行相应的权限设置，在操作员岗位变动时要及时修改其权限；对所有操作员的口令进行统一管理，口令最好在六位数以上，而且最好包括数字和字母，各操作员的口令不要重复，为保密起见应定期对各操作员的密码进行更改；由于所有财务数据都保存在服务器上，任何人未经系统管理员许可不得使用，系统管理员在离开服务器时，必须锁定服务器；在ERP软件升级前应先通知各操作人员停止使用，最好断开服务器与工作站的连接，并对所有账套数据进行备份，在升级过程中发现的问题应及时解决，未能找明原因则暂不升级，升级成功后再对系统进行测试，测试过程中如发现影响工作的问题且用友公司不能解决则要返回原来的版本，测试无误后再对所有数据进行一次备份；ERP软件升级后，有些操作界面和操作流程会发生变化，系统管理员必须及时对各关键用户进行培训，对新旧版本间的不同点和功能上的不同要重点介绍。
（2）数据录入员可以录入与其岗位相关的数据，也可以对其录入的数据进行查询、汇总、打印，在允许的情况下还可以对其他岗位的数据进行查询、复核操作，但不得对其自身录入的数据进行复核。录入时应严格按照单据内容输入数据，不得擅自修改数据，如发现数据错误应立即通知凭证编制人员或系统管理人员，待修正后再录入。由于数据录入员既可以修改也可以删除其未审核的单据，因此数据录入员对口令要严格保密。
（3）数据复核员：负责录入单据的复核工作，可以先把未审核单据打印出来再签字盖章，也可以在ERP软件中依次复核后再打印出来，复核时要注意电脑中的记录与打印的单据是否一致，单据中的条款、内容、摘要是否准确、清晰，在复核记帐凭证时还应检查与原始单据是否匹配，有无漏贴、少贴、贴错原始单据等情况。记帐凭证的复核人是财务主管或财务经理；如果发票、出入库单、调拨单等是由财务管理部门（中心）录入，则复核人可以由财务主管或财务经理本人或指定专人审核，但审核人与录入人不能是同一人；如果发票、出入库单、调拨单等是由其他业务部门（中心）录入，则复核人是相应部门（中心）的主管或经理或者指定人，但审核人与录入人不能是同一人。对于业务部门（中心）录入的数据，财务管理部门（中心）应定期与业务部门（中心）进行核对，以保持数据的一致性。数据复核员也可以是数据录入员，只要其录入的单据类型与复核的单据类型不一致就可。数据复核员在对凭证或者单据进行复核时，如发现单据或者凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得自己修改数据，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。
（4）数据查询员：其只能对ERP软件的相关数据进行查询，而无权修改、删除、复核、记帐、结帐。对于随时都需要进行查询的数据查询员，如业务部门（中心）随时要掌握采购、销售、库存、回款、费用情况，系统管理员须给其专门添加一个用户，只给其需要查询的相关数据赋予查询权，对其不允许查询的数据不能给予权限，这种数据查询员可以直接用电脑进行查询；对于偶尔需要查询一次的，如外单位来对帐、个人核对欠款情况，就不需要专门给其添加用户，在财务主管或财务经理同意的情况下，只要其找到相应岗位的操作人员，由其提出要求操作人员操作调出其所需要的数据，但对其提出的不合理要求操作人员要坚决拒绝。数据查询员在查询过程中如果对数据存在疑问，可以要求数据录入员解释，如果解释不合理的可以向财务主管或者财务经理反应。
数据查询员在允许的情况下对其职权范围内的数据可以进行查询，但在操作过程中不要试图作些修改、删除、审核等操作，对财务数据有疑问可以向相关岗位操作人员询问，对于可以直接上机操作的数据查询员因其也有固定的用户名和密码，因此必须严格保密，以防他人偷窃数据。
（5）账套主管：每建立一个账套都需要指定一个账套主管，其有对该账套的所有权限，一般情况下账套主管就是本单位的财务主管或者财务经理。
账套主管拥有该账套的所有权限，一般情况下不允许以账套主管身份进行数据录入工作，但可以进行数据复核、查询、记账、结账等操作，由于账套主管权限极大，因此其密码只能本人得知。
4、电子档案管理
（1）各部门或利润中心除建立ERP帐套外，还应建立销售电子台帐，保证两边数据的一致性。
（2）纳入电子档案管理的包括：ERP软件备份数据、上报集团或税务、银行、统计的各种报表、销售电子台帐、从软件中导出的各种文件、其他临时使用的EXCEL、WORD、PPT等文件。
（3）对于财务机密数据如会计报表、电子台帐等电脑文件，必须加设密码保护，以免其他人员打开。
（4）各种电脑文件必须分类归集放置在一起，便于查找使用与维护管理，不要分散放在不同的盘符以免遗漏，不要放在操作系统安装的盘符下，以免系统出故障时影响，同时还要备份在电脑的其他路径下以避免误删除；
（5）各种电子档案必须定时进行备份，可以用U盘、光盘刻录、移动硬盘等方式拷贝备份（不推荐用软盘备份，因其极容易损坏），此外还可以用局域网上其他电脑共享备份（但这台电脑要保证安全性）；对于ERP数据要求整个帐套一个月一次，年度帐一个星期一次，对于电子台帐至少一星期备份一次，会计报表每做完一次就及时备份，其他文档视其重要性与使用频繁性来确定。
（6）各种备份数据长时间存储必须进行检验，以确保数据准确有效；当备份设备空间不足时，可将以前备份数据删除，但用友数据和电子台帐必须保证至少有两个月的数据，以备必要时可以修复。
（7）备份设备应贴上标签注明备份日期和内容，重要的磁盘还要印章或封条签封，或由专人保管，磁盘应装在保护封套和包装盒中，放在安全，洁净，防热，防潮，防磁的场所，未经负责人许可不得外借，也不能用于装载其他内容数据。
（8）打印备份：各种重要的电子档案必须打印出来存档，如电子台帐、ERP软件中的科目总帐、科目明细帐、存货总帐与明细帐、固定资产卡片清单、发票清单、入库单清单等，打印出来的文档要与电脑中的数据核对以保证一致性。
二、业务处理管理制度
（一）采购业务管理制度（辅料类）
1、请购
需求部门需要采购物资的，在系统内录入《请购单》并经领导系统内审批后传递至采购部。采购部须按照请购单进行后续操作，出现不使用《请购单》或《请购单》与实际业务不符就发生采购物资的，对请购部门和采购部操作人员处以50元罚款。
2、采购订单
采购部业务员依据收到的《请购单》进入系统生成《采购订单》（签订合同的依据合同定价），各业务员生成单据后需及时审核价格。出现《采购订单》审核不及时的，对业务员处以50元罚款，审核后采购价格出现重大错误并影响财务数据的，对采购部业务员处以100元罚款。
3、到货与入库
采购物资到达后，采购部操作员进入系统依据实际到货数量参照《采购订单》生成、审核《到货单》并通知物流部库管员接收货物，库管员接收物质后报送检验，库管员参照《到货单》生成《采购入库单》并打印3份，由采购员签字后各自留存。《到货单》和《采购入库单》需在业务办理当日内签字审核完毕，出现任何错误或者延误的，对采购员和库管员处以50元罚款。
4、采购发票
采购员收到采购发票当日进入系统，参照《采购入库单》生成系统内《采购专用/普通发票》，并将发票与《采购入库单》粘贴报送至财务部，未能及时录入系统发票或报送财务部的，对采购员处以50元罚款，接到发票未能及时审核结算或结算错误的，对财务部材料会计处以50元罚款。
5、采购退货
（1）到货未入库退货
采购物资到达后，办理入库前，出现质量或其他问题需要退货的，由采购员直接修改《到货单》，使到货数量与单据数量一致；出现退货后到货单数量与实际到货不符的，对采购员处以50元罚款。
（2）到货已入库退货
采购物资办理完入库，需要退货的，由采购员录入《退货单》，并到仓库办理退货手续，仓库管理员参照《退货单》生成红字《采购入库单》冲减库存。《退货单》和红字《采购入库单》需在业务办理当日内签字审核完毕，出现任何错误或者延误的，对采购员和库管员处以50元罚款。
（3）发票结算入账后退货
《采购入库单》已结算并需要退货的，由采购员录入《退货单》，并到仓库办理退货，仓库管理员参照《退货单》生成红字《采购入库单》并打印3份，采购员向供应商索要红字《采购专用/普通发票》并进入系统生成该张红字《采购专用/普通发票》，并提交财务部进行红字结算。《退货单》和红字《采购入库单》需在业务办理当日内签字审核完毕，出现任何错误或者延误的，对采购员和库管员处以50元罚款，接到发票未能及时审核结算或结算错误的，对财务部材料会计处以50元罚款。
6、关联责任
以上内容各部门出现任何错误的，对部长处以双倍罚款。
（二）采购业务管理制度（原材料、标准件）
1、请购
需求部门需要采购物资的，在系统内录入《请购单》并经领导系统内审批后传递至物流部。物流部须按照请购单进行后续操作，出现不使用《请购单》或《请购单》与实际业务不符就发生采购物资的，对请购部门和采购部操作人员处以50元罚款。
2、采购订单
物流部接收员依据收到的《请购单》进入系统生成《采购订单》（签订合同的依据合同定价），并由采购员进入系统审核，采购员须每天进入系统将当天《采购订单》审核完毕。出现《采购订单》审核不及时的，对采购员处以50元罚款，审核后采购价格出现重大错误并影响财务数据的，对采购员处以100元罚款。
3、到货与入库
采购物资到达后，物流部接收人员进入系统依据实际到货数量参照《采购订单》生成、审核《到货单》并通知物流部库管员接收货物，库管员接收物资后报送检验，库管员参照《到货单》生成《采购入库单》并打印3份，由采购员签字后各自留存。《到货单》和《采购入库单》需在业务办理当日内签字审核完毕，出现任何错误或者延误的，对采购员和库管员处以50元罚款。
4、采购发票
物流部接收员收到采购发票当日将发票及入库单传递至采购员，采购部采购员参照《采购入库单》生成系统内《采购专用/普通发票》，并将发票与《采购入库单》粘贴报送至财务部。发票未能及时传递至采购员的，对物流部接受员处以50元罚款，采购员未能及时录入系统发票或报送财务部的，对采购员处以50元罚款，接到发票未能及时审核结算或结算错误的，对财务部材料会计处以50元罚款。
5、采购退货
（1）到货未入库退货
采购物资到达后，办理入库前，出现质量或其他问题需要退货的，由物流部接收员直接修改《到货单》，使到货数量与单据数量一致；出现退货后到货单数量与实际到货不符的，对物流部接收员处以50元罚款。
（2）到货已入库退货
采购物资办理完入库，需要退货的，由物流部接收员录入《退货单》，并到仓库办理退货手续，仓库管理员参照《退货单》生成红字《采购入库单》冲减库存。《退货单》和红字《采购入库单》需在业务办理当日内签字审核完毕，出现任何错误或者延误的，对采购员和库管员处以50元罚款。
（3）发票结算入账后退货
《采购入库单》已结算并需要退货的，由物流部接收员录入《退货单》，并到仓库办理退货，仓库管理员参照《退货单》生成红字《采购入库单》并打印3份，采购部采购员依据红字《采购入库单》向供应商索要红字《采购专用/普通发票》并进入系统生成该张红字《采购专用/普通发票》，并提交财务部进行红字结算。《退货单》和红字《采购入库单》需在业务办理当日内签字审核完毕，出现任何错误或者延误的，对采购员和库管员处以50元罚款，接到发票未能及时审核结算或结算错误的，对财务部材料会计处以50元罚款。
6、关联责任
以上内容各部门出现任何错误的，对部长处以双倍罚款。
（三）公司5个帐套内部销售
1、公司向利润中心内部销售
公司帐内的原材料、辅料、半成品等物资需要向利润中心售出的，由出库方仓库管理员录入、审核《材料出库单》并打印3份，单据内容参照《郑州信昌汽车部品有限公司ERP操作手册》录入，接收物资人员确认数量后在打印出的《材料出库单》上签字并领取物资并审核本仓库自动生成《采购入库单》。《材料出库单》须在发出物资前填制审核完毕，接收人接收后审核完毕，出现单据录入错误、延迟或没有《材料出库单》签字手续便领取物资的，对双方经办人处以100元罚款。
2、利润中心向利润中心、利润中心向公司内部销售
利润中心之间、利润中心与公司间转移物资（原材料、辅料、料片、成品、半成品等）均视为内部销售，由发出方录入、审核《发货单》和《销售出库单》并将《销售出库单》打印3份，接收方接到物资后在《销售出库单》上签字接收，接收后审核本方自动生成的《采购入库单》。《发货单》和《销售出库单》应在发出物资前录入并随物资到接收方签字，出现单据延迟、错误或没有《销售出库单单》收发物资的，对双方经办人处以100元罚款,销售出库单出现录入错误的对责任人处以100元罚款。
3、关联责任
以上内容各部门出现任何错误的，对部长处以双倍罚款。
（四）公司对外销售
1、有中转库销售
物流部配送负责人以客户装车单为依据，进入系统录入《销售订单》，物流部仓库参考《销售订单》和实际装车填制《调拨单》并审核其它出库单将成品调拨到中转库，其中《调拨单》打印一式两份并随成品转移由中转库负责人签收后双方留存，中转库签字确认收货后进入系统审核《其它入库单》完成成品调拨。物流部经办人依据《销售订单》生成《发货单》并关联生成《销售出库单》完成销售出库。《调拨单》和《其它出库单》须在成品发出前审核完毕并随车发往中转库，出现单据录入错误或不及时审核的，处以经办人罚款100元。中转库签字确认接受货物后须立即审核《其它入库单》，当天未审核的，对经办人处以100元罚款，《发货单》和《销售出库单》须在产品发出前录入并审核完毕，出现错误或延迟审核的，对责任人处以100元罚款。
2、无中转库销售
无中转库的客户销售负责人依据客户装车计划进入系统录入《销售订单》，并根据实时的发货计划录入《发货单》，成品库负责人依据《发货单》参照生成《销售出库单》并审核完成成品出库。《销售订单》和《发货单》须在发出成品前录入完毕，《销售出库单》须在装车前录入审核完毕并随车出厂（作为出门凭证），出现单据录入错误或审核不及时的，对责任人处以100元罚款，成品发出厂区没有《销售出库单》的，对经办人处以200元罚款。
3、销售发票
物流部接到结算清单并审核后，传递到财务部，财务人员参照《发货单》开具《销售专用发票》并将《销售专用发票》传递至物流部，市场部进入系统录入《销售专用发票》，由财务部审核并记账。出现发票延迟开具或错误的，对经办人处以200元罚款。
4、关联责任
以上销售业务出现任务错误的，对部长处以双倍罚款。
（五）委外业务
1、业务介绍
公司委外业务均采用销售原材料、采购半/产成品的模式，公司帐中委外调料库和委外半成品库为委外业务专用虚拟库。
2、销售条料
下料中心将条料销售给公司委外条料库，此业务参照本文中利润中心向公司销售业务管理制度。委外负责人将条料销售给委外商参照公司对外销售中2,3之规定将条料销出库并开具销售发票。
3、半成品购回
委外厂家加工完后，回场需要再加工的，视为半成品采购，由物流部委外负责人进入系统录入《到货单》——《采购入库单》，将半成品采购至委外半成品库。采购部采购员接到对方开具的发票后进入系统依据《采购入库单》生成《采购专用发票》。
物流部委外业务负责人参照本文中公司向利润中心内部销售管理制度，将半成品内部销售给利润中心。
4、产成品购回
委外厂家完工后，不需要回场继续加工的，视为产成品采购，由物流部委外负责人进入系统录入《到货单》并到相应成品库办理采购入库业务，成品库管员参照《到货单》生成《采购入库单》并由委外负责人签字确认。
5、发票
采购部采购员收到委外厂家的采购发票后，进入系统参照《采购入库单》生成半/产成品采购专用发票并到财务办理报账手续（参照本文采购发票的业务流程）。
6、关联责任
以上业务相关人员出现任何错误的，对部长双倍处以罚款。
（六）库存业务
1、调拨
调拨业务须在第一时间审核其他出库单并将调拨单随物资一起转移，出现单据错误或不及时的，对库管员处以100元罚款。
2、对账
所有仓库月底进行实物对账，出现账实不符并没有合理原因的，视情节对库管员处以200-1000元罚款。
3、盘点业务
仓库因客观原因造成账实不符的，由库管员出具盘点明细，由部长签字后提交财务进行盘点。审批手续不全或未进行审批程序就做盘点单据的，对库管员和制单人分别处以200元罚款。
4、原始单据
出入库单据需要打印留存的，由库管员妥善保管，留存的单据不全、丢失、漏签字、代签字未说明的，对库管员处以100元罚款。
5、关联责任
以上业务相关人员出现任何错误的，对部长处以双倍罚款。
（七）基础档案维护
1、原材料、条料、半成品、成品档案
原材料、条料、半成品、成品档案由技术与新产品开发部统一维护，出现需要新增、修改存货属性的，由使用部门提交修改申请，经技术与新产品开发部审批后进行修改，出现属性错误修改不及时、档案编码混乱的，对负责人处以100元罚款。
2、辅料、供应商档案
辅料、供应商档案由采购部统一负责维护，需要新增、删除、修改存货或供应商的，由使用部门提交申请，经采购部审核后修改，出现属性错误修改不及时、档案编码混乱、供应商档案混乱的，对负责人处以100元罚款。
3、客户档案
客户档案由市场部统一负责维护，需要新增、修改供应商档案的，由使用部门提出申请，经市场部审核后修改。出现处错误修改不及时、档案编码混乱的，对责任人处以100元罚款。
4、上述1、2内容中的存货档案需要新增的，由相关负责人增加后当天将信息传递至内部结算价格维护人员（经营计划部）维护内部结算价格，当天未维护结算价格的，对档案维护人和内部结算价格维护人分别处以100元罚款。
5、关联责任
以上业务出现任何错误的，对部长处以双倍罚款。
三、利润中心生产业务管理制度
（一）生产订单
1、生产订单录入
利润中心接到生产计划并分解后，进入系统录入《生产订单》，并审核，生产订单须在生产计划分解后生产活动开展前录入系统，出现生产订单延迟录入或录入错误的的，对责任人处以100元罚款。
2、生产订单修改和关闭
根据生产安排需要修改生产订单的，须在生产活动变更前修改或关闭相应订单，月底生产活动结束后，根据实际需要需要关闭订单的，须在月底最后一天关闭，出现修改订单不及时、订单错误的，对责任人处以100元罚款。
（二）领料与入库
1、从公司或下料中心领料
公司或下料中心的帐套处理后会在本帐套自动生成采购入库单，领料人接收到材料后在对方的《材料出库单》或《销售出库单》上签字确认后进入系统查看《采购入库单》确认材料入库。不签收单据便领取材料的，对双方责任人处以100元罚款。
2、工场内材料出库
工场内《材料出库单》依据《生产订单》参照生成，须在车间领出材料的同时录入审核，单据内容出现错误（以操作手册为准）和录入审核时间出现延误的，对责任人处以100元罚款。
3、工场内成品入库
工场内的产品完工后，参照《生产订单》生成《产成品入库单》，《产成品入库单》须在食物完工后完成，出现录入错误或审核延误的，对责任人处以100元罚款。
4、工场入物流部仓库
工场将完工的产成品从本帐套内的成品库以内部销售的形式销售给公司，此业务参照利润中心向公司销售业务管理制度。
（三）关联责任
以上业务责任人出现任何错误的，对部长或工场长处以双倍罚款。
四、附则
1、本办法由企管部负责解释。
2、本办法自发布之日起施行。
3、附件：ERP用户、权限申请表
