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用户操作手册
--员工自助费用报销
文档作者: ERP部门
创建日期: 2004-06-10
修改日期: 2010-06-10
控制编码:
当前版本:
文档控制
更改记录
日期 作者 版本 更改参考
2004-06-10 王燕军
2007-05-08 陈立艳 增加项目报销，更新的图片
2007-12-30 谢梅青 自助报销升级
2008-8-22 陈立艳
2010-06-10 罗一 自助报销系统版本升级
审阅
姓名 职位 签字
分发人员
编码 姓名 地点和位置
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目录
文档控制 ....................................................................................................................................ii
更改记录 .............................................................................................................................ii
审阅 .....................................................................................................................................ii
目录 ...........................................................................................................................................iii
编写说明.....................................................................................................................................4
使用对象..............................................................................................................................4
参考文档..............................................................................................................................4
第一章 费用报销操作说明.......................................................................................................5
业务流程..............................................................................................................................5
费用报销主界面功能介绍..................................................................................................5
费用报销申请操作步骤......................................................................................................7
使用离线模板填报费用报销单........................................................................................17
查询历史费用报销单........................................................................................................22
查询费用报销单付款情况................................................................................................24
电子通知及邮件说明........................................................................................................26
第二章 差旅报销的特殊操作说明.........................................................................................30
编写说明
员工自助费用报销（差旅报销）操作手册是ERP系统员工自助费用报销的操作步骤
说明。
使用对象
百度所有使用ERP系统进行自助费用报销的员工。
参考文档
第一章 费用报销操作说明
ERP系统费用报销平台为公司全体员工报销的申请、审批平台。
员工费用报销时在网上填写电子报销单，提交上级主管审批。上级主管审批完成后，
电子报销单自动流转到财务部门。
报销员工提交打印报销单及原始凭证到财务部门，财务部门核对电子及纸制凭证无
误后付款。
鉴于报销性质的不同，设置不同的报销模板（费用报表模板）。
对于总部员工服务日本公司发生的费用需要在相应的费用报销单的费用行上填写
日本项目的项目编号，便于财务归集服务日本公司发生的费用。
业务流程
1. 员工分类汇总需要报销费用原始单据，请按时间顺序和费用类型进行排列。
2. 在ERP系统中填写费用报销单。填写费用报销请选择相应的费用报销模板，选
择报销明细项，报销明细项请按照每一天逐项填列
3. 如支出需要说明，在费用报表行的说明栏填写
4. 有特殊费用项需要在详细资料的信息填写相关信息；详细特殊要求请看下面操
作说明。
5. 员工将费用报表提交上级主管审批
6. 上级主管对相关人员费用审批，并可以填写相应意见
a) 批准；同意发生的费用
b) 拒绝；对费用发生的真实性、金额大小及填写内容完整性有异议
c) 重新分配；提交其他相关领导审批
7. 员工在通知栏中查询获知费用报销单，或通过查询费用报销单的状态，可也查
看费用报销单的状态，如果费用报表单的状态已经是“等待财务部审核原始单
据”，说明已经被管理层审批通过，可将原始发票附在ERP系统打印的报销单后，
递交财务部。
8. 财务部核对ERP系统的费用报销信息和员工递交的原始发票和费用，对单据的
合理性、会计处理正确性进行复核并审批。如果原始单据有问题，财务部同事
将及时与相关同事联系。
9. 财务部同事定期将已通过审批的费用报告导入，生成财务费用发票，并支付给
相关同事或供应商。
费用报销主界面功能介绍
费用报销主界面按钮类菜单说明
费用报销手册：可查看或下载员工费用报销操作手册
创建费用报表：用于新建电子报销单据
导入电子表格：用于上传已在离线费用报销模板中填写完成的费用报销信息
导出电子表格：用于下载系统预置的离线费用报销模板（该功能在百度不适用）
费用报销主界面说明
可见单据
在费用主页，本人只能看到自己提交的报销单（包括自己的报销单、自己提交的“虚
拟**部门”的报销单），其他人提交的“虚拟**部门”的报销单被屏蔽；
在“费用主页”，点击【费用报销手册】，可以下载操作手册：
通知
在“通知”区域可查看所有费用报销单的通知列表。
跟踪提交的费用报表
登陆网上报销系统后，在费用主页下的“跟踪提交的费用报表”区域可查看费用报
表历史记录。主要的报表状态有：
等待经理审批：费用报销单已经提交给主管，等待主管审批
等待财务部审核原始单据：费用报销单已经通过主管审批，并提交到财务部，
等待财务人员的审核
准备付款：费用报销单已经通过财务人员的审核，准备支付该费用报销单
拒绝：费用报表被主管或者财务人员拒绝
待定系统管理员活动：意外错误提交给系统管理员
更新费用报表
在“更新费用报表”区域可查看处于可修改状态的费用报销单，比如保存的草稿、
退回的费用报销单和自己撤回的费用报销单。
界面上带“*”的字段为必填字段。
费用报销申请操作步骤
操作说明
在费用报销主界面中点新建费用报表，按要求填写完成后提交领导审批并送交纸制
凭证到财务部。
操作步骤
1. 登陆ERP系统，进入网上费用报销界面
路径：主界面>费用主页；
2. 点击“创建费用报表”，填写费用报销单的基础信息。
1）选择正确的“费用模板”：
根据报销费用的情况，在“费用模板”下拉框中选择正确的“费用模板”，如研发
人员需要选择研发费用开头的费用模板，如果不清楚使用哪个模板，请与财务
部门联系。（注意：员工、费用成本中心为自动带出，无须修改；）在报销“用
途”处输入报销的说明；填写费用报销界面要求的其他字段信息。
2）基础信息填写完毕，点击“下一步”进入【现金和其他费用】界面；
请注意：
请根据报销费用性质选择正确的费用模板。
选择不同的费用模板，需要填写不同的信息：
选择“XX费用-差旅费”费用模板，费用报销单界面需填写【差旅申请单号】。
如果没有差旅申请单号，则需填写【无差旅申请单号的说明】。
选择“XX费用-物业费”费用模板，费用报销单界面默认为【公司费用】、有合
同；该项信息不可更改。
选择“公司费用”或“替代报销”（虚拟部门费用报销），费用报销界面的字段
【收款人姓名】、【收款人开户银行及账号】必填。
当选择“公司费用”时，费用报销界面出现信息：【合同编号】、是否有合同。
有合同时，字段【合同号】为必填项。
如果报销差旅费用，要求选择“XX费用－差旅费”费用模板。差旅报销时，选择
TA单号后，一旦提交费用报表，系统即冻结该TA单号，后续报销单将无法选
择该TA单号
创建费用报表后，在下拉选项中只能看到本类成本中心可以选择的费用模板。
规则是：“1”字开头的研发类成本中心，只能看到以下的费用模板：固定资产采
购申请、借款申请、研发费用——差旅费、研发费用——费用。
“2”字开头的销售类成本中心，只能看到以下的费用模板：固定资产采购申请、
借款申请、销售费用——差旅费、销售费用——费用。
“4”字开头的管理类成本中心，只能看到以下的费用模板：固定资产采购申请、
借款申请、管理费用——差旅费、管理费用——费用。
“5”字开头的服务类成本中心，只能看到以下的费用模板：固定资产采购申请、
借款申请、服务成本——差旅费、服务成本——费用。
在费用报销时，页面显示提交人的姓名；
3、在【创建费用报表：现金和其他费用】界面中，填写费用报销明细。
1）在填写费用报销明细时，界面上方会提醒相关注意实现和月通讯费限额
2）请逐行填写费用内容
（注意：在系统外将报销原始单据按照费用类型分开，然后在输入明细项栏中输
入相应的报销费用发生；分别输入费用发生时间、金额、费用类型、单项说明）
在费用行界面中，费用类型的下拉选项只提供该费用模板下有效的费用类型；
点击界面左下角“复制”按钮，系统提供批量复制已经填写的费用行的功能；
点击费用行上的“解释”按钮，系统在费用行上方显示对该费用行中的费用类型的
报销规定。
3）填写详细资料：
点击“详细资料”按钮，进入明细内容填写页面，分别输入明细项，带 *的字段必
须填写；
系统默认的报销币种为人民币，如果报销的费用为外币费用，那么，在明细内容
界面更改币种为相应的外币，并输入汇率。
不同的费用类型要求填写对应的信息；如果有遗漏，那么在进行下一步操作时，
系统会进行提示。
以差旅费报销为例，说明如下：
如果选择的模板是“**差旅费”，那么“出差天数”这个费用类型是必选项，用户
必须选择这个费用类型进行填列，规则是：在详细资料中：按本次报销差旅的
实际出差天数分国内、国外出差天数分别填写，“收据金额”必须为零；如果用
户没有填写“出差天数”这个费用类型，在进行下一步操作时，系统会报错，提
醒用户填写。
对于需要核算到项目的费用，需要选择相应的项目（不需要核算到项目的费用
不用填写项目编号）
点击界面的小手电筒
查询相应的项目编号，如日本公司项目的编号是JP开头，可以在搜索框填写
“JP%”,点击搜索：
选择正确的项目编号后点击返回；
4、复查费用报表
输入所有费用后，点击“下一页”，进入最终复查阶段；如发现错误，点击“返回”
进行修改
:8020/OA_HTML/
5、提交
复核时确认无误，点击“提交”按钮，提交费用报表；
如果还有相应修改，可以点击保存等待下次修改后提交。
点击“返回”按钮，回到费用主页。
提交费用报销申请后，可以在费用主页查询到费用报销单的状态；
打印费用报销单
提交费用报销申请后，可以在费用主页查询到费用报销单的状态：如果状态为
“等待财务部审核原始单据”，说明费用报销管理层已经审批通过，可以打印费
用报销单。请点击“报表编号”：
点击“可打印页”
打印该页面，请用A4纸张纵向打印
打印好费用报销单后，请将原始单据用A4纸张粘贴好，将打印好的费用报销单
和原始单据一起提交给财务。
使用离线模板填报费用报销单
在离线模板中填写费用报销明细信息
1、下载离线费用模板
登录ERP系统首页，根据费用报销内容的性质下载对应的离线费用模板
路径：百度内网主页>ERP系统>离线费用报销模板
将离线费用模板保存到您的本地电脑
2、填写费用明细
在您下载的离线费用模板中，按照公司费用报销要求逐项填写信息。
在EXCEL中启用【宏】
逐项填写费用报销内容
在离线费用模板中填写报销内容的规则及要求同 在线填写费用报销的要求一致。
上载离线费用模板
1、登录ERP系统，进入费用报销主界面
2、点击按钮“导入电子表格”，进入导入界面
3、上传离线费用模板信息
将您在离线费用模板中已经填写完毕的所有信息整体复制并粘贴到“电子表格导入区
域”
4、导入
数据上传，系统显示“导入成功”后，点击按钮“继续”。
系统自动跳转到【创建费用报表：一般信息】界面；复核您的费用报销单并提交。
5、其他
如果离线费用模板选择错误，不是您所在部门对应的费用模板，系统会提示错误信息。
如果信息填写不完整，系统也会提示错误信息。
根据提示内容修改费用模板、补充未填写的信息后，完成费用报销单。
查询历史费用报销单
操作说明
查询所有自己和自己替代其他人员提交的历史的费用报销明细
操作步骤
1. 进入费用报销的菜单，点击“查询费用报销信息”
2. 查看历史的费用报销单，可以选择查询条件
3. 点击“导出”，可以将查询的结果保存为Excel
4. 点击“打开”或“保存”，可以看到查询到的费用报销单。
5. 在查询结果的界面可以通过点击详细资料查看详细的费用行信息。
查询费用报销单付款情况
操作说明
员工可以在付款查询界面查询所有自己和自己替代其他人员提交的费用报销单的
支付情况或预付款核销情况。
查询费用报销单付款情况-操作步骤
1、进入费用报销的菜单，点击费用主页
2、进入费用主页，点击“搜索付款”页签
3、选择搜索条件，点击“搜索”按钮
4、在搜索结果中，点击您要查看的报销单的编号，即可查看该单据的付款情况。
查询费用报销单预付款核销情况-操作步骤
1、进入费用报销的菜单，点击费用主页
2、进入费用主页，点击“搜索付款”页签
3、点击“预付款”子页签
4、输入查询条件，进行查询
5、在搜索结果中，点击您要查看的预付款的编号，即可查看该预付款的核销情况。
电子通知及邮件说明
需要您回应的通知或邮件
1、审批请求信息
当您的上级主管在进行费用报销审批的时候，认为您的费用报销单中有报销项需要
解释说明，要求更多信息时，您的公司邮箱会收到系统发出的提示邮件。邮件名称
为：【请求更多信息：请您审批XX 的费用】
此时，您需要登录ERP系统的网上费用报销，在费用主页的“通知”区域查找到该电
子通知，并进行回应；
打开电子通知，在界面的左下方，对请求信息完成应答，并提交。
2、财务审计员请求更多信息
财务费用会计在进行票据复核时，认为您的费用报销有需要解释的内容，要求更多
信息时，您的公司邮箱会收到系统发出的提示邮件。邮件名称为：【要求的措施：
费用XXX请求您回应更多信息进行票据审核】
此时，您需要登录ERP系统的网上费用报销，在费用主页的“通知”区域查找到该电
子通知，并进行回应。
打开电子通知，在界面的左下方，对请求信息完成应答，点击按钮“发送补充说明”。
3、注意事项
收到需要您回应的邮件时，请登录ERP网上费用报销系统对相应通知进行回复。切
勿直接回复邮件！
不需要您回应的通知或邮件
当上级对您提交的费用报销单进行了任何回应，包括：批准、拒绝、转发等操作；
您将可以在费用主页的“通知”中收到系统发出的电子通知，同时，您的公司邮箱也
会收到系统发出的通知邮件。
这些电子通知或邮件，是告知您的费用报销单的审批情况，不需要您进行任何回应
操作。
这类型的电子邮件的标题以“FYI”开头。
第二章 差旅报销的特殊操作说明
1. 在费用报表的头信息填写“差旅申请单号”和“无差旅申请单号的说明”说明：
在选择了费用模板为“**—差旅费”时，“差旅申请单号”为必选项，下拉表
会显示已经审批尚未报销的差旅申请单编号供用户选择。如果没有差旅申
请单号，请在“无差旅申请单号的说明”中填写原因。
2．如果不是通过携程预定的宾馆，在费用报销时，选择费用类型“限额报
销-住宿费”，在详细信息中，需补充填写“宾馆名称”。
如果宾馆是通过携程预定的宾馆，在费用报销时，选择费用类型“限额报
销-住宿费（携程预定）”
点击详细信息界面的“解释按钮”，系统会在界面上方显示根据您的职务，
公司的出差住宿标准。
3、填写出差天数
差旅费模板中，有一项费用类型是“出差天数”，您必须选择这个费用类型进行填列，
规则是：在详细资料中：按本次报销差旅的实际出差天数分国内、国外出差天数分
别填写，“收据金额”必须为零；
4、差旅费报销的预警邮件提示：
系统会按照已经审批的并且差旅申请单的返程日期超过15天的尚未报销的差
旅，进行发邮件提交报销。
邮件的发件人为：Oracle Alert [appldev1@]
邮件的内容：
**，您好！
您提交的差旅申请(TA***)仍未提交报销。
请您及时确认并登陆ERP( )提交报销。
如果已审批的差旅申请有所变更，请修改后先行审批通过再提交报销。
申请单号:TA***
申请说明:
提交时间:**年-**月-**日
审批时间:
金额合计:CNY
此邮件不用回复.
谢谢!
5.如果由于特殊原因，差旅申请已经审批，但不再需要报销，请通知
erphelp@，ERP部门同事将根据你的要求取消自动提醒您提交差旅报销的
邮件功能。
mailto:%E8%AF%B7%E9%80%9A%E7%9F%A5erphelp@
mailto:%E8%AF%B7%E9%80%9A%E7%9F%A5erphelp@
