法商管理-合同管理
一、企业概况：
1、成立背景与成立时间：
XX建筑设计研究院（简称建筑设计集团，英文缩写CAG）是国务院国资委直属的大型骨干科技型国有企业，前身为创建于1952年的中央直属设计公司，是改革开放后第一批进入国际建筑市场并较早获得对外经营权的设计企业之一。
2、企业发展过程：
经过六十年的发展，XX建筑设计研究院已在全国范围内形成高端技术及市场优势，在建筑勘察设计行业建立起核心领军地位，并不断朝向“强化自主创新，发挥先导作用，做优做强，成为具有国际竞争力的一流设计企业”的目标迈进。
在建筑勘察设计行业专业突出、优势明显，目前拥有包括民用建筑、市政工程、城市公用综合设计与规划、施工图设计审查等近20项甲级资质，基本形成了以民用建筑、市政工程、城市建设规划与设计、景观园林设计、工程咨询、建筑标准、建设信息、住宅研发、室内装饰等多专业、全系列集团化产业结构。
2012年，全资收购新加坡CPG集团，成为中国勘察设计行业海外收购第一案例，是中国文化型、智力型企业走向国际的成功范例、中国海外智力资本收购的新突破。
六十年来先后设计完成了北京火车站、中国美术馆、北京国际饭店、国家图书馆、国家体育场（鸟巢）、首都博物馆、故宫保护、长城保护、引滦入津、西气东输、南水北调、长江三峡库区环境保护等国家重点工程以及新加坡国家博物馆、新加坡滨海湾花园、新加坡樟宜机场、斯里兰卡班达拉奈克国际会议大厦等具国际影响的海外工程，在中国130余个城市和全球60余个国家共完成工程设计项目20000余项。
3、经营范围：
XX建筑设计研究院主营业务涵盖建筑与市政工程勘察、设计、服务、工程承包及城镇规划、建筑与市政工程技术研发。经营范围包括：建筑工程设计、咨询；建筑智能化系统工程设计；城市与小城镇规划；古建与环境景观规划；房地产开发；工程总承包；建筑与住宅产业技术的研究、开发、咨询、转让、培训及技术展览、展示；建筑材料及设备的开发、生产、销售；与以上业务相关的技术服务；工程晒图；进出口业务；承包境外建筑工程和境内国际招标工程；承包上述境外工程的勘测、咨询、设计和监理项目；广告业务；办公设备、五金交电及日用百货的销售；因特网信息服务业务；对外派遣与其实力、规模、业绩相适应的国外工程所需的劳务人员。
二、合同管理现状
1、签订合同
我院主营建筑勘察设计业务，会签订大量的建筑勘察设计合同，同时伴随着资质的发展，我院也逐步承接一些工程施工合同与设备安装合同。在我院众多的合同管理办法中，最为主要的管理办法是《设计合作设计分包及设计劳务聘用合同签订管理办法》。我院签订设计合作合同的模板如下：
设计合作合同（框架文本）
中国建筑设计研究院（以下简称甲方），与单位（以下简称乙方）经协商同意就工程进行合作设计。现就以下事项达成一致意见，签订本合同：
第一条 合作设计工作范围及工作内容
工程的、、、 （子项或专业）的设计、和 设计。
第二条 合作设计进度、成果提交地点和质量要求
合作设计进度：乙方在年月日前提供给甲方设计文件份；在年月日前提供给甲方设计文件份；在年月日前提供给甲方设计文件份。上述日期以满足该项目设计与工程进度要求为准。
成果提交地点：中国建筑设计研究院。
质量要求：符合国家规范和满足业主设计技术需求。
第三条 合同双方权利与义务
甲方权利与义务
甲方负责向乙方提交基础设计资料，保证乙方的设计输入条件的准确、完整和及时。
该项目甲方各专业负责人向乙方准确细致交待其需承担的设计工作，明确进度要求。
甲方设计人员，有权对乙方设计人员工作进行监督检查，对不符合要求之处，令其改正。对乙方派出的不合格技术人员，有权提出更换。
甲方对乙方设计文件进行审核审定，或承担事前明确的其它职责。
全部设计文件使用甲方图签，由甲方统一对外负责。
甲方按本合同要求支付合作设计费。
乙方权利和义务
保证派出有相应设计资格、设计能力，有责任心的技术人员，从事本合同规定的合作设计工作。如甲方认为其派出的技术人员不合格，则应在接到甲方更换通知后1个工作日内予以更换，否则应对由此造成的后果承担全部责任。
按甲方技术要求，进度要求，完成设计工作，并对所承担的工作负技术质量责任。
接受甲方对该项目的建筑设计管理，对所承担工作不符合技术要求之处，必须认真修改，直到合格，并为甲方提供符合国家规范和主合同要求的设计成果。
乙方派出合作设计人员的待遇和各项福利，均由乙方负责。
就甲方或业主提出的设计修改，应先无条件进行修改。若甲方就该项修改与业主方达成补偿协议并获得实际支付后，甲方比照主合同约定的条款同比例支付设计修改费。
乙方若不能按本合同的约定完成其所承担工作，甲方有权比照该项目设计合同约定的条款同比例扣减其合作设计费。
乙方对其承担的设计工作不得再行转包或分包。
第四条 知识产权
乙方完成的设计成果的全部知识产权归甲方所有。
第五条 保密责任
双方均应保护对方的知识产权和技术成果，不得向第三人泄露、转让对方提交的产品图纸等技术经济资料，不得用于与本工程无关的其他项目。如发生以上情况并给对方造成损失时，守约方有权向违约方索赔。
第六条 验收、评价方法
验收方式
乙方的设计文件达到了本合同第二条第三款要求，采用综合评审的方式验收。
评价方法
甲方的设计文件是否通过相关部门组织的设计审查。
第七条 合作设计费及支付方式
经双方友好协商，合作设计费为 万元人民币。
支付方式：
甲方每次收到本项目建设方的设计费，且收到乙方开具的正式发票后10个工作日内按比例向乙方支付相应的合作设计费。
第八条 违约责任
甲方逾期支付时，每逾期一天应按应付未付款项的万分之二向乙方支付违约金。
乙方逾期交付设计成果，每逾期一天除应按应付未付款项的万分
之二向甲方支付违约金外，还应一并赔偿甲方因此产生的损失。
乙方承担的设计工作不因甲方或其他部门的审查而减轻其本身应承担的责任，如因乙方设计原因致甲方产生实际损失，则乙方应予以全额赔偿。
第九条 争议解决
双方在本合同履行过程中发生争议时，应协商解决。协商不成的，双方一致同意提交北京仲裁委员会裁决。
第十条 其他
本合同一式六份，双方各执三份，具有同等法律效力。
本合同未尽事宜，双方另行协商签订补充协议。
甲方：中国建筑设计研究院 乙方：
法人代表： 法人代表：
委托代理人： 委托代理人：
经办人： 经办人：
签字日期年月日 签字日期年月日
从合同签订范本可以看出，我院在合同签订上已具备多年经验，涉及条例涉及到方方面面，所有的业务人员都是根据此合同范本与甲方签订相应的工程设计合同。这样就保证了合同的规范性，降低了合同的管理成本，加速了合同的签订效率。
2、合同管理
我院的合同管理中第四条规定：设计合作、设计分承包单位经批准后，方可签订设计合作或设计分包合同。第八条规定：不得与无工作单位的社会闲散人员签订合同。这两条合同管理办法很好的规范了我院设计人员与外界签订合同的合规合法。审批制度的介入强化了合同的安全性，同时为了保证正常工程的进度与质量，严禁我院设计人员私自与外界签订合同或达成协议，我院严格控制了工程资质证件与公章法人章等具有合同签订效力的物证。
我院的合同管理中第五条规定：设计合作或设计分包合同一律在设计管理信息化平台上流转。我院为合同管理单独开发了一套OA办公软件，用于合同的流转审阅，审阅合同由经办人发起，需经过专业技术人员、科技人员、法务人员、财务人员，以及院长的批准，网上批准全部通过后方可签订合同并报合同管理部门备案。同时为了方便管理，我院的合同签订完成之后，会报送财务部一份合同副本，用于财务的数据记录，财务人员会将合同的会计数据进行独立的项目核算系统的录入，用于监测合同完成进度的财务数据，以及工程各个专业的绩效分配。
另外我院还有大量的国拨科研经费是以课题任务书的形式存在，本质上也是合同的一种，只不过合同甲方为财政部、科技部等政府机构，对于这类合同的管理我们本着类似设计合同的管理方式，一方面会关注合同的进度、节点、研究成果，另一方面会将合同在北京市科技委员会进行备案，以满足高新技术企业的要求，为高新技术企业的申报与检验作为收入与科研成果的支持。
三、合同管理的不足
1、涉外合同没有单独规范
随着我院逐步开拓国际海外市场，我院与外方签署的合同越来越多，其中既有我们作为设计方的合同，同时也有外方作为设计方的分包合同，其合同既有以美元等外币结算的合同，也有以人民币结算的合同。由于涉及技术进出口等事项，相关的合同备案就显得尤为重要，其实既要去北京市商务委员会进行合同登记，也要去外管局进行涉外经常项目甚至是资本项下的审批，同时还要去税务局履行相关的纳税和代扣代缴外方税费的义务。
对于接踵而来的新合同，一方面，我们合同签订的经验不足，例如我们在技术进出口合同中，由于没有在合同中约定不涉及知识产权的转让，税务方面认定确实存在知识产权的转让，所以会多扣缴10%的企业所得税，对于这部分税金，是合同签订时没有考虑进去的，所以虽然名义上是外方承担，但是实际上需要我方垫付，类似的情况还有很多，都是由于涉外签订合同经验不足造成的。
此外很多涉外设计合同由于签订时间较早，没有及时备案，导致免税政策没法正常享受，例如合同金额最大的委内瑞拉项目，开工时间较早，又是作为工程总承包的被分包方，合同地位较为尴尬，手中占有批复类资料较少，所以在备案的时候困难重重，最终导致了合同备案的失败。种种迹象都说明，我院在涉外合同的管理上经验不足，没有形成一个完善的管理体系，大家都是摸着石头过河，虽然在业务技术上过硬，但在合同的谈判与后期维护中处在明显的劣势低位。
2、合同与业务相分离
虽然签订了合同，但其目的只是为了支付设计费，在一些合同当中，会出现这种业务与合同内容不相符的问题。相当于人为做出了一个合同，但是合同内容没有很好地履行。这种合同一般金额较小，设计内容较为简单，并且是极为标准化的模本，因此很难被审核人员发现。另外其后期签订的补充协议种类繁多，合同额增增减减，给合同的管理造成了极大的难度，从企业角度来说，合同的真实性尤为重要，但是迫于经济指标的压力，人为操纵合同的行为时有发生，这种行为虽然保证的利益的兑现与收入的增长，但是会承担一定的法律风险与审计风险，因为其相应的完工证据与设计成果并不能很好的对应合同，所以这种行为应该严厉杜绝。
对于此类行为，我们已尽了最大的努力去防控与监督，但是至今仍然得不到改善，或许这不是一朝一夕的努力就能达成的目标，或许还有更好的管理方法没有被挖掘出来，凡事事在人为，对于一个制度或是一个标准的规范，不仅需要裁判员的努力，更需要运动员的齐心协力去维护这个制度或是这个标准，只有这样，才能从根本上管理好合同的方方面面，管理好企业的方方面面。
