浅析发挥会计电算化在管理和控制职能中的作用
摘要：现代会计的职能主要是核算、管理和监督，随着会计电算化的不断发展，计算机已将会计人员从传统的繁杂的核算工作中解脱出来，但会计电算化在管理职能方面的巨大潜能并未发挥出来。并且实施电算化后会计的监督职能方面，也存在许多新的问题有待解决。本文从管理和监督职能的角度出发，提出高校会计电算化过程中现存的一些问题及改进措施，从而提高高校财务管理水平，为高校提供更强的竞争优势。
关键词：会计电算化；管理；控制；作用
会计电算化是指以电子计算机为主，将当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称。在我国首先提出会计电算化是在1981年8月在长春召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上，会上把计算机在会计中的应用简称为“会计电算化”，并解释为“由计算机代替人工记账、算账、报账，并能部分替代人脑完成会计信息的分析和判断的过程”。此后会计电算化成为了特有的专业称谓。进入21世纪，随着信息技术的发展，计算机、互联网络以及电子商务日益普及，会计手段发生了根本性变化。这些变化给高校财务管理工作带来难得的机遇和挑战。
1 会计电算化在管理职能方面存在的问题及改进措施
高校会计电算化的实现使高校初次感受到信息技术带来的实惠，至少减轻了编制记账凭证和登记总账、明细账的沉重负担。但这只是发挥了电算化中的会计核算职能，信息技术带给现代会计在管理职能方面的巨大潜能并未得以充分发挥。这种在管理职能方面的欠缺主要体现在：
(1) 学校会计信息系统在高校内部信息系统中处于“孤立”状态。出于安全考虑，目前，许多高校的会计信息仅限于高校财务部门内部使用，其他职能部门包括校领导在内的其他管理人员需要的会计信息只能靠财务部门提供书面报告或者到财务部门查询。而其他职能部门信息与财务部门的信息彼此孤立，没有衔接。如果在网络技术进一步开发利用的基础上，建立会计信息系统与学校OA管理系统的连接，将大大提高财务管理的效率及服务水准。
(2) 学校会计业务与高校外部信息彼此隔离，在现有高校会计业务中，由于会计信息的来源主要靠校内会计人员的采集，有时会导致会计信息重复录入。如果高校会计业务能与外部信息实现对接，那么会计信息在每项经济事项发生的同时就可以取得，而无须重复录入。
(3) 我国现在的会计电算化工作还停留在模拟手工记账状态，只是对会计业务流程略做调整，基本上承传了传统的做法。而为了适应电算化的不断发展，我们只有在工作中不断改进传统的会计模式，才能更好地发挥会计电算化的潜能，发挥会计的管理职能。会计模式及业务流程改变主要应从组织结构、思维方式、技术工具、方法等方面进行改变。
2 会计电算化在监督职能方面存在的问题及改进措施
随着电算化工作的普及和深入，有关电脑系统的舞弊案件时有发生，而且所涉及的金额及造成的损失往往比手工系统大得多。这主要是由于电算化对传统手工会计信息系统的内部控制带来了一系列影响，内部控制由人工控制变为人和计算机共同控制，原有的监督控制手段已无法适应会计电算化信息系统的要求。笔者对于会计电算化的监督控制主要从业务处理过程中的数据输入控制、数据处理控制、数据输出控制等方面进行探讨。
(1) 数据输入控制。在会计电算化中，所有的原始数据都是由人工事先进行审核后输入计算机的，一旦原始数据在输入中发生错误，计算机无法识别，只会将错就错地进行各种计算工作。所以在应用会计电算化的情况下对数据输入的监督和控制提出了一些新的具体要求。输入过程主要有两种方式：一种是键盘输入（单笔数据），另一种是批量输入（数据文件导入）。对于键盘输入要求操作过程必须规范化，职责明确化。对于批量输入数据除满足业务规范化外，在数据批量导入之前，应做好数据备份，同时建立一个模拟的会计账务系统，将数据导入至模拟账务系统，检查数据的正确性及完整性，确认无误后，再将数据导入到正常的账务系统中。
(2) 数据处理控制。数据的处理控制主要是对会计电算化信息系统进行的数据处理活动进行控制。与传统账务处理相比较，会计电算化的数据监督控制主要有以下方面的改变。首先，在业务授权方面，传统控制过程是对人员授权，通过相应人员的签章，明确责任。而在电算化系统中，除人员签章外，还需要通过系统管理员的授权与计算机口令进行控制。其次，在处理痕迹的监督方面，传统模式下，工作中会留下笔迹，而在账务更正时采用红字或画线更正法等会留下较强的痕迹。而电算化系统，通过打印输出不会留下笔迹，在账务更正方面，不可以采用画线更正法，大多数会计软件为方便工作，都设有反结账功能，更改凭证后不会留下“蛛丝马迹”。建议在反结账模块中设置日志功能，将更改过程详细记录下来，这样即方便了工作也加强了监督控制职能。最后，在控制范围方面，传统模式下会计主要是对交易过程进行控制，而在电算化模式下，控制范围更大。在工作中，高校会计部门缺乏兼通财务与计算机方面的人才，这也导致出现问题得不到及时的修理、修正，很难保证电算化系统的安全，也就更难达到对电算化系统的运行控制。
(3) 数据输出控制。与传统模式相比这是一个新的工作内容。数据输出分为两类：打印纸质输出和以磁性介质输出。会计电算化的数据输出应严格管理，增设若干控制点。打印输出要求数据资料应及时输出并存档，要对输出的凭证、账簿、报表等认真核对，保证数据输入和数据输出的一致性和完整性。磁性介质保存必须以系统源数据为依据进行备份，重要数据要及时双重备份，建立数据备份和恢复制度。完善数据的输出控制，还应做到有打印日志控制、预览控制、打印记录控制和权限责任控制。并严禁任何人对电算化数据进行库操作，预防对数据的窃取和破坏。
总之，高校的财务工作对电算化系统的依赖程度越来越高。实行会计电算化对高校财务工作将起到巨大的推进作用，在未来时间内一些尚未解决的重要理论和实践问题，都将继续得到深入的研究，并逐步得以实现和完善。
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参考资料
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