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宁波华彩电器有限公司文件
发布 2006-12-31
实施 2007-01-01
修改 2006-12-31
文件名称：会议控制程序
编 制：
文件编号：QB/HC2004 版本：A/01
审 核：
主控部门：行政部
批 准：
会议控制程序
1 目的
本程序文件根据ISO9001：2000中的条款编制，目的为了提高会议的质量和效率，及时处理公司生产经营管理中存在的问题，明确工作方向和提高工作效率，协调部门之间的工作，保证公司决策贯彻到位。
2 范围
本程序适用于公司各类会议的管理。
3术语与定义
会议：3人以上人员参加的就有关事项进行沟通、讨论的方式。
4职责
会议类别
会议范围
召集人
通知人
记录人
公司级
会议
包括高层（副总以上）会议，全公司管理人员会议，全公司员工大会等，以及总经理召集的会议
总经理
行政部
行政部
专题会议
包括质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全生产工作会、设备改造、更新论证会等
主管副总、各主管部门
各主管部门
各主管部门
部门工作会议
部门/分厂单独召开的工作会议
部门/分厂厂长
部门/分厂
部门/分厂
政府有关主管部门的会议
如各类培训等
行政部
行政部
5流程
总则
会议的召开应精简、高效、注重效果。
为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开，控制和减少临时性会议。
除了一般性的沟通会、讨论会外，所有会议必须有结果，并将结果形成会议纪要。
会议通知
公司级会议由行政部负责通知。专题会议由主管副总或主管部门通知。质量方面会议由品质部通知，生产会议由生产计划部通知，采购会议由采购部通知。部门/分厂内部会议可自行通知。
重要会议一律书面通知并电话确认。部门内部或临时会议可电话通知。
会议通知内容包括会议的名称、议题、议程、时间、地点、参加人、需带资料、发言要求、持续时间等。会议通知应交召集人确认。
凡是纳入例会范围的如没有特别要求可不发会议通知。
会议召开时间和地点如有变动，召集部门应提前一天通知与会人员。
因故不能参加的，必须向召集人请假并说明理由。
会前准备
会议准备包括议题议程、主持人、记录人、将要下发的文件、发言材料准备、签到表、记录本等。
会议召集人应制定会议议程及时间分配，确定好主持人及会议记录人，准备好分发的资料和记录表单。公司级会议由行政部协助准备。
与会人员接到通知后就议题认真准备，必要时拟定好言简意赅的发言稿。
召集部门应提前布置好会议场所，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。必要时行政部予以协助。
会议议程
主持人事先安排好与会人员座次。与会人员到达时，召集部门负责办理签到手续。公司级会议由行政部负责。
会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。
会议主持人应紧紧围绕议题按照议程主持会议，确保会议总时间不变。几个会议连续进行时应一事一议，避免交叉。
会议主持人要及时作出结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。
与会人员均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求简短、切题。
召集部门应指定专人做好会议记录。对结论性发言做重点记录。
会议纪要
会议结束后24小时内，召集部门（公司级会议为行政部）应整理好会议原始记录，并编制会议纪要。
会议纪要必须明确会议落实的事项、相关责任部门/人、要求、完成期限、监督部门/人。
会议纪要应交召集人或召集部门负责人审核签发。
除特殊情况外，会议纪要应分发到与会人员（包括缺席人员）。
会议事项落实及跟踪
各责任部门应按会议（纪要）要求的期限完成相关工作并向主管人员报告。特殊原因不能完成的应提前向主管人员汇报，得到主管人员确认后方可延期。
监督人员应及时跟踪责任部门实施情况，并在限定期限到达前进行提醒及追踪。
不能按期完成的，责任部门和监督部门按相应规定进行差错处理。
会议考勤
会议开始前记录员负责签到。
与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前向会议召集人请假。
与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。
会场秩序与礼仪
与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动。
迟到、中途离席者应动作轻缓，不干扰会议进行。
与会人员应坐（站）姿端正，禁止交头接耳。
会议期间与会人员将通讯工具设置为震动，认真听取会议内容并做好记录。
与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰、扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。
违纪处理
迟到早退，无故缺席；
会议期间手机响；
没有会议记录；
未编制会议纪要；
会议布置工作未按期完成、未及时报告；
处理方式以当日公告为准。
6 相关文件
7 记录控制一览表
记录编号
记 录 名 称
是否归档
归档时间
保存地点
保存期限
QB/HC2004-01
会议通知单
是
年底
行政部
1年
QB/HC2004-02
会议纪要
是
年底
行政部
2年
QB/HC2004-03
会议记录
是
年底
行政部
2年
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