XX国际管理文件
员工出差管理规定
1、目的
为规范员工因公出差的执行流程及费用报销管理，特制定本规定。
2、适用范围
本规定适用于XX集团公司及其下属子公司与分公司。
3、相关释义
因公出差定义
因公出差指公司员工为完成经营业绩，在公司办公所在地城市以外地区
执行公务的行为，包括长期驻外、中期及短期出差。若出差地距离超过200公
里或因工作需要当日无法返回原驻地，则视为出差。
出差流程
出差申请与出差总结
员工出差前需提交《出差申请》，内容应包括出差人员、职务、出差地
点、出差日期、预计返回日期、出差事由及预计费用等，经部门经理审批同
意后方可出差，《出差申请》应作为差旅费报销的附件；
出差归来后，员工须提交《出差报告》，并经部门负责人审核，《出差
报告》应作为差旅费报销的附件；
出差借款：所有出差人员费用不得事前借款。
报销票据
员工应控制出差费用在合理范围内，仅可报销因公出差实际发生的合理费
用；对于实际发生的合理费用，报销凭证必须为真实有效的发票原件。
出差标准
出差往返交通工具标准：
级别 标准
副总级以上（含）
飞机：经济舱
火车：软卧、硬卧、软座、硬座、高铁 轮船：二等舱
主管级-经理级
飞机：经济舱
火车：硬卧、硬座、高铁二等座 轮船：二等舱
职员级 火车：硬卧、硬座、高铁二等座 轮船：二等舱
出差标准说明：
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（1）通常情况下，员工出差不得乘坐高铁一等座及商务座，特殊情况需特别批
准。在标准内，原则上1000公里以内，应选择火车、高铁二等座或同等价位飞
机；超过1000公里，可选择高铁二等座或飞机，飞机报销标准原则上为原票价
的5折（含）以下且为当日最低价航班，特殊情况需经部门负责人及分管公司领
导签字同意。
（2）出差人员因无故退票或车票作废导致的损失，由个人承担，财务部不予报
销；员工原则上应按出行标准出行，若遇紧急情况必须超出标准出行的，须经
部门负责人和公司领导签字审批。
（3）公司员工与副总裁级以上管理人员同行出差，若副总裁以上管理人员选择
飞机出行，随行人员可选择飞机经济舱。
（4）员工短途出差可选择自驾车交通方式，报销标准为元/公里，具体细则
详见《费用报销规定》中交通费相关条款。
出差住宿费、交通费、餐费标准：
（1）事业部相关人员出差，按照《前台事业部费用包管理办法》的规定，实行
费用包干制度，不再单独报销差旅费、交通费（含自驾车费用）、招待费、
公关费等个人支出费用，按照费用包结余情况，凭相应合格有效的发票可以
冲抵费用包分配金额。
（2）事业部虽实行费用包干制度，但原则上需遵循公司统一的出差管理标准，
特殊情况经事业部负责人事先同意后方可执行。
（3）中后台部门员工出差，除按上述标准报销的长途交通工具费用外，其余市
内交通、住宿、餐补、交通补助等，实行包干上限控制制度，在上限控制标
准内，凭票实报实销。具体包干上限标准如下：
类别 出差地点 住宿、餐补及交补每天上限标准
Ⅰ类
地区
北京、上海、天津、重庆、广州、
深圳、中、东省会城市
260 元/天
Ⅰ类
地区
除 Ⅰ类其他城市 200 元/天
（4）若出差人数为两人或以上，同性别出差人员需组合居住标准间，费用包干
标准可在上述标准基础上每天增加100元。
出差天数计算方法
（1）员工在出差当天返回的，且出差时间超过12小时的，按费用标准的30%确
认包干报销上限，若过夜产生住宿费，则按住宿天数确认出差天数。
（2）出差期间不得另外报支加班费。
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其他差旅相关费用报销规定
可报销项目
（1）出差中发生的复印、打印、传真、上网费用
不可报销项目
（1）航空俱乐部会员费
（2）机上电影、耳机、健身设备、运动、个人读物等费用
（3）交通罚款以及违章停车罚款
（4）未能及时取消行程和酒店预订的费用
（5）家庭成员陪同出差产生的费用
费用报销规范
报销流程
员工出差返回公司后，15日内填写《差旅费报销单》及《出差报告》，按
要求粘贴原始单据作为附件，并附《出差申请》及《出差报告》后，按正常报
销流程进行报销。
中后台部门审批流程：报销人—部门经理（事业群中台需经事业群负责人审
批）—财务审核，若超部门预算，需CEO特批后方可报销。
前台事业部审批流程：报销人—事业部负责人—事业群负责人—财务审核
，超出事业部费用包之外的支出费用需报CEO特批后执行。
根据事业部费用包管理办法，事业部员工不再单独报销差旅、交通、招待、
公关等相关费用，此类发生的费用票据可作为费用包结余金额分配的一种支出方
式报销。事业部差旅费用需在每月15日事业部费用包可用余额分配方案制定完毕
后，经财务审核单据符合上述报销规范后方可支付。（具体流程为：每月15日财
务出具各事业部费用包可用余额，事业部按照事先报备的分配方案进行分配，分
配项目主要为工资、社保、提成以及预留资金，其中提成部分为可用于个人报销
的控制上限）
其他报销要求
多人出差应一并报销，不得分开单独报销；一次差旅过程中发生的全部费用
须同次一并报销，不允许分次报销；差旅费报销金额以财务最终审核数据为准。
4 其他规定
本规定由集团财务部修订，报公司CEO批准后在全集团执行，如有修订另
行通知。
