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第五部分 资金结算部门
资金结算部门是分公司财务的组成部分，归属于分公司财务部门管理，是分公司购销业务中资金结算
的平台，负责执行分公司销售业务中的货款结算。
本部门业务单元是采购货款结算和销售货款结算。
1 职能
资金结算部门应具备以下职能：
－ 按照烟草专卖法、会计法以及相关的法律法规，执行金融机构及本单位资金结算方面的有关管理
制度和规定。
－ 划拨卷烟货款，定期核对账目，确认销售货款的到账。
－ 衔接、办理与银行间的资金结算、业务信贷、账务核对，开发和运用新的电子结算方式。
－ 建立健全各项结算的有关制度。
－ 审核、整理资金结算凭证，保证各类结算资金的准确和安全。
－ 配合有关部门进行实物盘点。
2 岗位设置
资金结算部门设结算员、稽核员两个岗位，归属财务部门管理。
3 岗位职责
结算员工作职责
－ 负责卷烟货款支付和销售货款的到账确认；
－ 负责零售客户卷烟货款结算及账目核对；
－ 组织、协调相关部门开发与运用新的电子结算方式；
－ 做好与配送等有关部门的票据、回单衔接工作；
－ 负责增值税发票的申领、登记、保管、发放和抄报等工作；
－ 及时办理客户退货、重复扣款、单边账等异常业务的退款工作；
－ 完成领导交办的其他工作。
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稽核员工作职责
－ 对各类卷烟货款、销售货款的结算方式、状况等进行监督、验查；
－ 对各（区域）营销部的资金运转进行即时的监控；
－ 审核、整理、归集资金结算凭证，建立应收、往来备查簿；
－ 协助配送部门定期进行卷烟库存的盘点工作；
－ 做好资金运转的财务报表；
－ 完成领导交办的其他工作。
4 业务流程
由资金结算综合流程、采购结算流程、电子结算流程、现金结算流程组成。
资金结算综合流程
目的
依据零售客户的订单货款金额开展销售货款结算，结算的资金从零售客户向烟草公司流动；资金集中
后，资金结算部门依据采供部提供的采购计划和支付指令向工业企业支付采购货款。通过完成好销售订单
的结算工作，及时结清零售客户的货款，为完成对工业企业的采购业务做好资金准备。资金流的流向与物
流相反，流量与订单相关。通过资金流的运作，保障物流的顺畅，使商业企业的经营活动得以继续开展下
去。
说明
－ 资金结算部门配置和优化方便零售客户的结算方式，推行以电子结算为主、传统结算方式作为补
充的订单结算模式。
－ 客户经理及时将客户选择的结算方式维护进入客户的基础信息数据库（客户档案），以便于订单生
成后，系统按照客户的结算方式选项，处理订单，形成电子结算客户订单以及面对面结算的客户订单分类。
－ 根据系统按订单结算方式产生的客户分类，资金结算部门对实行电子结算银行划款方式的客户，
通过网络连接结算银行进行网上扣款结算，并对实行银行票据结算的客户，确认货款到账后向配送部门发
出执行配送的指令。同时，对实行划卡、现金等面对面结算方式的客户，由配送部门安排送货员在送货时
与零售客户结算和缴存银行。送货结束后，配送部门集中送货员代收未缴存货款，确认应收货款与订单一
致后，缴存指定的银行账户，并向资金结算部门传递票据。
－ 零售客户需要开具增值税发票的，由资金结算部门通过国家税务管理部门提供的票打系统如实开
具，并由送货员交付客户签收。
－ 资金结算部门定期向采供部提供财务报表，并接收采供部递送的采购计划、调拨进度安排，根据
采供部的结算要求，向指定的工业企业账户汇转采购资金，并将汇转货款的时间、金额、单据号、对方到
账信息及时反馈采供部。
－ 订单部、资金结算部门、配送部门定期组织货款结算的对账工作。
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流程图
资金结算综合流程图见图 42。
采购结算流程
目的
明确采购订货业务结算的方式和方法，确保采购订单的及时结算。
说明
－ 根据采购计划，由财务部门做好资金的准备。
－ 资金结算部门接收采供部的结算通知。
－ 办理货款的支付与结算业务。
－ 接收仓库验收入库信息，并记录相关的账目。
流程图
采购订单结算流程图见图 43。
电子结算流程
目的
明确零售客户订单通过银行开展电子结算的方式与方法，提高零售订单结算业务的安全性、效率性、
及时性。
说明
－ 资金结算部门与银行商妥电子结算业务的操作方式、技术平台、零售客户账户设置等有关事项。
－ 客户经理引导零售客户使用电子结算业务，设定最低存款余额标准，告知客户。条件成熟的情况
下，也可以根据零售客户的商业诚信情况设置相应的信用额度。
－ 客户预存货款进入个人账户。
－ 订单部采集零售客户订单，按以下两种方式进行结算：
a．在线结算。零售客户订单产生后，公司订单业务系统通过专线向银行数据库发送订单金额信息，
银行数据库根据零售客户的账户余额判断交易是否成立。如账户余额与客户信用额度之和大于或
等于订单金额，则银行结算系统接收订单金额信息在零售客户结算账户中予以扣减，同时反馈结
算成功信息至订单业务系统。反之，则提示账户余额不足，无法交易。
b．批量结算。公司订单业务系统通过专线定时向银行数据库发送订单金额信息，银行数据库根据零
售客户的账户余额判断交易是否成立。如账户余额与客户信用额度之和大于或等于订单金额，则
系统确认交易成功，由银行结算系统在零售客户账户余额中扣款结算。无法交易的客户订单信息
分别传输至相关的客户经理和电话订货员。
－ 结算成功后，送货员携带银行电子结算明细表，将商品和销售票据送交零售客户，由零售客户在
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银行电子结算明细表上签字。
－ 送货员将银行电子结算明细表送交资金结算部门，资金结算部门装订银行电子结算明细表，定期
与银行对账，对账文书和银行电子结算明细表定期归档备查。
流程图
零售客户订单业务银行电子结算流程图见图 44。
现金结算流程
目的
明确现金结算的方式和方法，规范现金货款的结算、交缴行为。
说明
－ 储配部打印销售货票，在销售货票上注明应收现金。
－ 送货员送货时收取货款。
－ 按照资金结算部门的规定，送货员将已收取的现金货款按时、在限额之内就近缴存银行。
－ 送货员返回配送部门后，将银行交款凭证、剩余现金送交储配部。
－ 储配部核对将送货员当日送货任务与收取的现金、剩余的商品进行核对。
－ 储配部将现金和银行缴款凭证送交资金结算部门。
－ 资金结算部门做账务处理。
流程图
现金结算流程图见图 45。
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图 42 结算综合流程图
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图 43 采购结算流程图
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图 44 电子结算流程图
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图 45 现金结算流程图
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5 工作要求
与工业企业的采购订单结算
资金结算部门根据工业企业关系管理的结果和采供部的要求，对采购订单的结算可采取先款后货或者
货到付款两种形式。
先款后货
先款后货应按照下列步骤和要求执行：
－ 先款后货的对象应是诚信等级较高的工业企业。
－ 采供部与上述对象之间发生的采购业务，在商定调拨计划，并向资金结算部门发出结算指令后，
按照采供部提交、经公司分管领导批准的付款通知单（提供结算的单位、联系人、账号、结算的订单产品、
数量、金额、时间要求、采供部经办人签名、营销管理部门经理签名、公司分管领导签名等信息）预付货
款。
－ 预付货款后，资金结算部门向采供部发送预付款项的相关信息（包括：支付时间、支付凭证复印
件）。
－ 采供部将有关信息录入采购管理档案进行管理和监控。
－ 资金结算部门作账务处理。
货到付款
货到付款应按照下列步骤和要求执行：
－ 货到达配送部门，经过储配部验收入库、采供部通过网络进行到货确认后，资金结算部门根据采
供部提交的结算通知单支付已到货的货款。
－ 货款结清后资金结算部门向采供部发送相关信息，由已经到货确定的货款情况（或根据收到托收
单据核对无误后）填制付款通知单。
－ 采供部应预先告知资金结算部门采购需求、计划以及调拨的进度安排，以便资金结算部门据此做
好资金的调度安排。
－ 采供部拟订付款通知单报营销管理部门经理审核，通过后报公司分管领导审批。
－ 付款通知单获得批准后，采供部向资金结算部门发送付款通知单。
－ 接获付款通知单后，资金结算部门根据付款条件可优先选择行业资金结算网支付货款。
－ 资金结算部门确认货款到达对方账户，在进行账务处理的同时，向采供部发送支付成功信息，以
便于采供部加紧与工业企业的衔接，并协调配送部门做好到货准备。
与零售客户的资金结算
现金结算
现金结算的操作应符合下列要求：
－ 卷烟配送销售过程中收取的现金可以由送货员直接缴存指定的银行，凭缴款回单向资金结算部门
报账；或者将现金直接缴回配送部门，由配送部门集中后统一缴存开户银行（资金结算部门可以安排专人
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在配送部门负责这项工作）。
－ 做好现金清点，确保交接准确；注意真假钞识别，避免假钞流入；保证资金安全，大额现金缴存
银行，必须两人以上随同，有条件的地方可以请银行上门收款或由公司安保部门派车派员参加。
支票结算
支票结算的操作应符合下列要求：
－ 收受的支票首先要审查下列各项内容：
a．大小写金额是否一致。
b．书写是否规范。
c．付款人名称与印章名称是否一致。
d．出票日期是否大写规范，是否超出支票提示付款期限。
e．支票的签章是否清晰。
f．若收受的支票为背书转让的，还需审查支票背书栏记载是否正确、签章是否清晰、齐全。
－ 在审查正确的情况下，在现金支票背面“收款人签章”处签章后持票向出票人开户银行办理取款，并
填制现金缴款单向本单位开户银行办理缴款入账手续；在转账支票背面背书栏作委托开户银行收款背书，
将填制的进账单和支票送出票人开户银行。
－ 对出票人与本单位为同一开户行的，现金支票可直接办理抵缴，转账支票在出票人通知其开户行
或由出票人交存其开户行的不需办理委托收款背书。
汇票结算
银行汇票结算的操作应符合下列要求：
－ 按照现行烟草专卖管理规定，烟草公司销售对象为本辖区的卷烟零售客户，在销售结算环节中，
对总部在区域外的集团公司，有的用银行汇票结算。
－ 结算员收受银行汇票时要审查下列各项内容：
a．收款人是否确为本单位。
b．是否提示付款期限内（银行汇票的提示付款期自出票日起 1 个月）。
c．必须记载的事项是否齐全。
d．出票人签章是否符合规定。
e．银行汇票和解讫通知是否齐全，汇票号码和记载的内容是否一致。
f．是否有压数机压印的出票金额，并与大写金额一致。
g．出票金额、出票日期、收款人名称是否更改。
h．对背书转让的银行汇票，还要审查银行汇票是否记载实际结算金额，有无更改，其金额是否超出
出票金额，背书是否连续，背书人签章是否符合规定，背书人个人的身份证件。
－ 经审查无误后，在实际结算金额栏中填写订单销售金额，在指定位置加盖银行印鉴，将票据连同
进账单送达开户银行办理入账手续。
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POS 结算
POS 结算的操作应符合下列要求：
－ 固定 POS 通过通信线路与银行联结。移动 POS 分无线和有线两种，要结合当地通讯发展状况，按
照安全、方便、快捷的要求选择合理的 POS 方式（硬件设备一般由协作银行提供）。
－ 与协作银行签订 POS 转账业务协议并开设公司卡账户，委托协作银行每日将公司卡账户余额划转
本单位开户银行账户。
－ 客户刷卡结算时，要输入正确密码，并在签购单上签名确认；结算员除审查结算金额正确外，还
要审查卡的有效性和持卡人的真实性，严格遵守银行卡操作规程。
在线代扣
零售客户结算账户的开设应符合下列要求：
－ 银行方开户：卡部录入客户基本信息，包括开户人姓名、烟草客户编号、身份证号、银行卡号，
交易企业代码。
－ 企业方开户：输入客户编号、开户银行、身份证号、银行卡号。
－ 企业方进行在线开户：将上一条所列信息实时传送至开户银行，银行对传送的信息进行校验，通
过校验，则客户结算账户开户成功。
－ 银行与本企业签订合作协议,客户与银行签订授权代扣委托书。
贷记卡是在对零售客户进行资信调查后，由银行为零售客户提供一定时间内的免息贷款，它
的使用可以有效地解决由于零售客户不能及时存款而造成的扣款不成功问题。贷记卡的使用应符合下列要
求：
－ 对零售客户进行资信调查。调查内容包括：客户名称、许可证号、客户地址、负责人、年龄、客
户性质、房产性质、营业场地面积、营业场所形象、经营期限、销售数量、经营性流动资金、辐射面积、
经营结构、一周进货次数、客户类别、贡献度、诚信程度、盈利水平等。
－ 根据调查提出建议,由银行确定客户信用额度，制定相应授信方案。
－ 客户与银行签订授信协议书。
－ 信用额度的保持应符合下列要求：
a．定期关注客户信用额度变化，协助银行共同防止客户发生恶意透支或出现扣款不成功现象。
b．提醒客户补足存款，及时恢复信用额度。
c．与银行联系，不定期调整与客户经营能力相适应的信用额度。
d．做好传统节日（国庆、中秋、元旦、春节）前夕的客户信用额度调整工作。
e．对恶意透支或违规经营的客户提出警告，直至取消授信服务。
在线代扣操作应符合下列要求：
－ 根据银行结算网络和卷烟销售网络布局实际，通过招标或定向协商的办法，选择协作银行。
－ 银企软件联结，银企之间架设通讯专线，双方系统软件接口，信息共享。
－ 在协作银行开设结算辅助账户，专门用于归集对零售客户在线代扣明细款项；协作银行每日将该
账户余额划转本单位开户银行账户，日清日结。
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－ 每日经审核的订单，在确认的同时将此客户的扣款信息实时传送至其开户银行，该银行进行实时
扣款。如客户账号中有足够存款，则进行扣款并提醒扣款成功；否则，提示返回并显示余额不足。
－ 在一次扣款（审单后的扣款）中因客户存款不足，出现扣款不成功，可进行二次扣款（此扣款如
余额不足，可进行再次扣款），同时联系相关客户经理和电话订货员通知客户补足存款，直至扣款成功，
否则配送部门对该客户收取现金。
－ 每日扣款终结后，根据本单位系统信息显示，做好与银行扣款信息核对工作。与银行核对扣款信
息应符合下列要求：
a．每日交易结束后，资金结算部门进行确认，银行通过专线将当日交易明细和总账信息传回至烟草
公司，并将当日交易的具体金额以书面形式传真(或发电子邮件)至资金结算部门。
b．资金结算部门查询对账报表，对通过银行扣款成功的交易总账进行核对，如与银行方金额一致（即
差额为零）即可。如发现差额，则进一步核对交易明细，查询每个客户交易情况，确定出错交易，
分析出错原因，并填写联系单（附联系单样张）交给银行，以便银行确认错误原因，并进行相应
调账。
网上扣款
网上扣款操作应符合下列要求：
－ 向开户银行申请，成为网上银行签约客户。
－ 与相关结算单位签约，获得网上银行结算授权确认。
－ 实施网上解付，根据卷烟销售订单和网上银行操作程序和要求，由本单位（收款企业）主动发起
交易，实现网上转账结算；货款解付成功后，资金结算部门在卷烟配送清单上加盖“转账收讫”戳记。
－ 网上银行结算一般适用于对外埠资金进行集中管理的集团型公司在本埠开设的卷烟零售网点。
异常（应急）业务处理
－ 对采用在线代扣结算方式的零售客户进行退货结算操作应符合下列要求：
a．在线代扣已扣款成功，零售客户发生退货，由送货员填制退货付款申请单（一式三联），经仓库实
物验收和客户经理签字后，一联报资金结算部门。
b．资金结算部门根据退货付款申请单，向协作银行出具授权委托书，委托银行直接从本单位开设的
电子结算辅助账户中办理划付退款手续，并出具分户退款入账单据。
c．银行出具的分户退款入账单据交送货员送达零售客户，便于款项收付核对。
d．退货付款申请单与授权委托书可以二合为一，内外兼用。
－ 因主客观原因而发生的电子结算多扣款（包括重复扣），需将多扣部分退回零售客户，具体办理退
款手续同上。
－ 在配送部门送货汇总清单生成之前，结算员可以尝试多次扣款操作；对由于通信及设备故障等原
因引起的少扣、未扣款，由信息部门协助解决，解决未果者改为现金结算。
－ 因网络通信故障等原因，导致银行代扣记录与本单位电脑显示扣款记录不符，即银行端已显示扣
款成功信息，而本单位电脑显示扣款不成功信息，产生单边账。为确保电子扣款信息统计完整准确，在审
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查确实的前提下，以工作联系单形式委托协作银行将该笔扣款冲正返回零售客户账户。
－ 在选择协作银行时，要把停电及故障等应急措施处理作为一项重要内容和要求加以具体明确，落
实银企双方各自责任，确保在线代扣安全顺畅；在银企通信线路中断的情况下，可将本单位订单信息导出
到磁盘，送达协作银行采取手工代扣，根据银行扣款成功反馈信息，在相关送货清单上加注扣款标注。
