TCL集团公司多媒体事业部ERP实施项目
MM50采购执行流程
目录
31
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变更清单
批核授权
52
流程图
图例
流程图
73
流程说明
目的
适用范围
流程描述
差异分析
其他说明
安全考虑
工作职能
发生频率
备注
相关报表
1 文件控制
目的
本文件的目的是描述采购执行流程。此文档在功能需求方面对业务流程的描述将作为TCL TV ERP项目之SAP原型设计的基础。
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原作者:
徐国清
现版本号:
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上次修改日期:
变更清单
版本
修改日期
修改地点
修改原因
作者
2004-12-24
惠州
直送料配额方案变更
徐国清
批核授权
流程主管
签名栏
日期
签注栏
程伟涛
梁立冬
2 流程图
图例
序号
图例
说明
1
流程起因
2
人工作业
3
系统作业
4
判断
5
文件
6
流程结束
7
其他流程
流程图
3 流程说明
目的
采购执行的目的是及时将公司的物料需求转成订单，并将订单发给供应商，监督供应商执行，以满足公司的物料需求；作为物料收货的依据，并作为与供应商结算的凭证；同时可以满足采购的相关报表统计等；
规范采购执行的业务及运作模式，以明确岗位责任。
适用范围
该流程适用于TCL惠州内销，外销中的采购业务，包含进口件采购，国内生产性材料的采购；
也适用于关联公司的生产性材料的采购。
流程描述
流程1：物料采购计划流程
· PMC计划员根据生产计划编制物料采购计划。具体流程请参照PP模块的《物料采购计划流程》。
对于采购需求的来源有主要有几个，其内容和属性如下表所述：
1、 正常的物料需求计划：根据生产计划，通过MRP，产生每个需求材料的采购计划，系统体现为采购申请，在经过PMC计划员的确认和批准后，就成为制单的依据（为主要业务来源）；
2、 零星采购计划：这一类采购需求通常不是来源于MRP，临时的或者加急的采购需求，或者是一些不参与MRP运行的辅料采购计划，这些材料有物料编号，明确的货源，以及确定的采购价格，需要通过系统管理的，其在系统内反映为采购申请，作为制单组制单的依据；
3、 塑胶原料采购：这类采购由于本次上线范围内不含盖塑胶厂的PP计划模块，所以在系统内不存在相应的采购申请，在加之塑胶原料的需求较之普通材料的采购计划精细，所以该类材料基本上仍然采用现行运作比较完善的方式，体外计算塑胶原料的需求，由计划人员提供给采购部，采购部根据需求，确定供应商和价格后，转给PO制单组，作为制单的依据；
4、 长交期的战略部品采购：这类采购业务由于其当前行业的特殊性，对于国内采购，不在系统内制单。在货物到达后，根据收货数量和交货厂商，以及当前的价格自动产生采购订单，便于系统统计和付款等的参考；对于进口采购，可以在确定采购材料、供应商和价格后，在系统内下达采购订单。
来源
制定部门/人员
内容
注释
正常的物料需求计划
PMC/PMC计划员
PO制单组
根据生产计划，通过MRP，产生每个需求材料的采购计划，系统体现为采购申请，在经过PMC计划员的确认和批准后，就成为制单的依据
日常业务，其中包含未来无锡外销工厂自行采购的物料
零星采购计划
相关需求单位
PMC制单组
这一类采购需求通常不是来源于MRP，临时的或者加急的采购需求，或者是一些不参与MRP运行的辅料采购计划，这些材料有物料编号，明确的货源，以及确定的采购价格，需要通过系统管理的，其在系统内反映为采购申请，作为制单组制单的依据；
零星
塑胶原料采购
塑胶厂/计划员
采购部/采购工程师
PO制单组
这类采购由于本次上线范围内不含盖塑胶厂的PP计划模块，所以在系统内不存在相应的采购申请，在加之塑胶原料的需求较之普通材料的采购计划精细，所以该类材料基本上仍然采用现行运作比较完善的方式，体外计算塑胶原料的需求，由计划人员提供给采购部，采购部根据需求，确定供应商和价格后，转给PO制单组，作为制单的依据
具有周期性
长交期的战略部品采购
采购部/显示器件
这类采购业务由于其当前行业的特殊性，对于国内采购，不在系统内制单。在货物到达后，根据收货数量和交货厂商，以及当前的价格自动产生采购订单，便于系统统计和付款等的参考；对于进口采购，可以在确定采购材料、供应商和价格后，在系统内下达采购订单。
流程2：通知制单
· 对于第一种来源，PMC计划员编制好物料采购计划后，将采购申请系统内审批后，通过mail或者其他约定方式知会制单组制作采购订单；
对于无锡外销工厂自行采购的物料，将来会有无锡外销工厂下的相关人员进行制单下单，只是货源管理统一由采购中心负责维护和管理；
· 对于第二种来源，需求单位将经过相关确认的需求，包括物料编号，需求数量和需求日期提供给制单组；物料的供应上和物料采购价格有采购部决定；
· 对于第三种来源，塑胶厂计划员将需求计划制作完毕后，由采购部指定供应商，采购价格，通过决定方式知会制单组；
· 对于第四种来源，由显示器件类相关负责人根据需要直接下达采购订单。
流程3： 确认所采购的物料是否有价格
· PO制单员根据已经批准的采购申请，或者其他需求来源，检查所采购的物料是否有价格。通常系统对于这类没有价格的需求在转为采购订单时，系统将自动报错；系统通过程序执行将已经有采购申请，但没有价格或者价格过期信息取出，供制单员或者采购工程师查询。
A：如果物料没有价格，PO制单员将此情况反馈给采购工程师，或者对于没有价格的物料供应商清单，由采购工程师及时获取此数据，并尽快将价格维护进系统。
B：如果物料有价格，则执行下一流程。
流程：分配供应商
对于第一种，在运行MRP时，按照不同的物料，可以设定不同的配额运作模式，比如设定配额最低拆分数量，当大于该数量时，系统会按照不同供应商的设定比例进行供应商的自动分配，当低于该数量时，系统同样按照已经分配数量和即将分配数量来对采购申请进行供应商的分配；
公式是 已经分配数量 + 分配基础数量（通常为0）/ 比例 = 配额
系统在运行MRP时，基本上保证一个部品的不同供应商的配额数值相等，这样就可以有效保证对设定的供应商的实际采购比例的分配，也可以有效平衡各个供应商的能力，保证配额的有效自动执行，也将大大提高制单人员的工作效率，合理分配供应商；
同时，在比例的有效期内，可以实时查询系统的配额执行情况；
当然，系统根据配额比例自动分配的供应商，采购制单人员也可以由于种种原因包含已经分配的供应商当时能力无法满足交期或者诸多因素，在从采购申请转为采购订单时，修改供应商，或者调整不同供应商间的采购数量。
对于第二和第三种的采购需求来源，由于没有参与MRP，所以直接由制单人员按照需求清单手工制单，供应商按照指定供应商或者根据配额人工判断进行供应商的分配，但在分配供应商时可以参考物料的比例实际执行情况，进行合理的比例分配。
· 采购申请凭证类型主要有以下几种：
凭证类型
凭证类型描述
编码范围
应用说明
T1
内销标准采购申请
1000000000 - 1999999999
所有内销工厂自动按照改编码范围进行采购申请号码分配
T2
外销标准采购申请
2000000000 - 2999999999
所有外销工厂采购申请
T9
工序外协采购申请
9000000000 – 9999999999
外协采购申请专用类型
流程5：转PR成PO
· PO制单员根据以上条件，选定所要执行采购的物料的采购申请，可以选择所有符合条件的已经批准的采购申请，选择条件包含：采购申请编号，采购申请日期，物料编号，供应商代码等等，批量的将物料采购申请转成采购订单，转为采购订单后，根据需要是否调整，如果不调整，存盘后，采购订单即产生，系统自动分配采购订单编号，如果调整，则在调整后存盘。
· 采购订单凭证类型主要有以下几种：
凭证类型
凭证类型描述
编码范围
应用说明
T1
内销标准采购订单
1100000000 - 1199999999
所有内销采购非关联公司直送订单类型
T2
外销标准采购订单
1200000000 - 1299999999
所有外销采购订单类型
T3
内销关联公司直送订单
1300000000 – 1399999999
直送关联公司专用采购凭证类型
T4
显示器件类采购订单
1400000000 – 1499999999
显示器件类采购专用订单类型
T5
其他关联公司自采购订单
1500000000 – 1599999999
其他关联公司自行采购专用订单类型
T6
对外加工定单
1600000000 - 1699999999
对外加工部和彩电厂外包业务对外加工定单专用订单类型
T7
套料买卖调拨订单
1700000000 – 1799999999
套料买卖专用调拨订单类型
T8
成品回购调拨订单
1800000000 – 1899999999
成品回购专用调拨单类型
MK
数量合同
4600000000 – 4699999999
数量合同专用（限量采购专用）
以上采购订单类型中，对于采购执行人员，常用的是前两类。
· 对于限量采购，未来将会采用数量合同来约束采购数量，具体流程如下：
确定某部品对某供应商限量采购 –〉下达数量采购合同（指定物料编号，供应商，约束最大采购数量，制定价格）-〉当需求时，参照该数量合同下达采购订单（采购订单为标准采购订单）-〉按照采购订单收货-〉发票校验-〉当需求达到限定采购数量时，系统将不允许下达采购订单，如果还需要下达采购订单对该供应商，需要修订合同，或者重新创建合同。
内销和外销在该步骤处理方法是一样的，不同点在于采购订单的凭证类型不同，目的是为了很直观的区分各不同的业务，便于识别和查找。
进口采购和国内采购，系统处理方式也是一样的，不同点在于进口采购的供应商具有伙伴功能，对内销而言，发票方和付款方为集团进出口公司，供应商为海外供应商，送货方为香港电子；对于外销而言，发票方、付款方和送货方均为香港电子，供应商为海外供应商；
另外内销进口和外销进口的价格处理不同，系统根据供应商和采购组织，自动识别，产生不同的价格条件。
对于寄售采购订单，采购订单的处理方式同标准采购订单，不同之处在于每个行项目类别为寄售，系统内的采购订单上没有相应的采购价格，价格数据存储在相应的采购寄售信息记录里面，但在打印时，订单上标有采购价格和总金额。
流程6：打印PO
· PO制单员将系统中的采购订单打印成书面的订单。
当采购订单制作完毕，需要根据不同的要求将采购订单打印出来，打印格式参见附表；
对于VMI物料系统也将下达寄售采购订单，将会根据实际情况，打印出对供应商的补货计划；具体同供应商结算，将按照相应的寄售物料出库清单，进行月底结算。
采购订单一式四联：第一联交财务、第二联付款员存档、第三联交供应商、第四联计划员保存。
流程7：签字
· PO制单员将打印出的PO交给相对应的责任PMC计划员,PMC计划员交由相关主管签字确认。
A：如果PMC确认无误，则将订单发给供应商。
B：如果PMC确认中发现错误，则交还给对应的PO制单员，PO制单员根据要求修改采购订单或者重新制作采购订单。
流程8：发给供应商
· PMC计划员确认无误的采购订单传真或者其他方式发给相应的供应商。
流程9： 供应商确认
· 供应商收到采购订单后，确认能够满足交期则反馈给PMC。
流程10：采购订单归档
· 采购订单由付款员归档保存，以备查验。
流程11：采购收货流程
· 采购订单下达后，供应商则按照要求生产或者准备所采购之材料；
· 供应商在完毕后，准时的按照采购订单要求送货到指定地点，制定仓库，仓库管理人员按照采购订单进行收货验收。（具体流程请参看MM模块的《采购收货流程》）
· 注意：在供应商的交货方面，须要求供应商在其交货清单上，必须填明采购订单号码，采购订单的物料编号，数量等信息，以备仓库管理人员查验签收；
· 对于海外进口材料，在经过香港进行拆箱，验收，重新组箱发货之后，仍需要将送货清单上标明采购订单号码以及采购物料编号，以便仓库管理人员以较高效率完成收货验收，满足正常的生产需要。
·
差异分析
采购计划时系统自动按照配额比例进行分配，并避免了人为错误的产生，系统可以即时的查询配额比例执行情况，供决策者或者管理人员参考；
加强对供应商交货期的要求和自身采购周期的管理，系统能够根据物料的需求，结合实际库存和安全库存，并依据需求日期和采购周期自动产生采购申请，由PMC计划员对采购申请进行确认，并批准，制单员完全按照批准的采购申请制作采购订单，这样可以明确责任；
通过系统货源清单的管理，加强了采购货源的控制，彻底杜绝了从对于没有认证供应商处采购的可能性；
加强了采购订单的管理，PMC计划员以及制单人员可以从系统中随时了解订单的完成情况；
采购行为都能在系统中被记录，能够对采购历史作有效的分析；
采购订单同采购入库，采购发票校验完全按照采购订单号码进行管理，有效实现物流、信息流、财务流的完全集成；
对于外销进口或者内销进口，系统实现一张采购订单贯穿始终，方便物流跟踪和财务往来帐的处理；
物流和财务流的统一，可以实现系统内方便的降价追溯查询。
其他说明
1、 部分直送料交货地点不同，单价不同，系统取默认地点的价格，其他需要手工修改。
解决办法：根据交货地点，设定供应商子范围，根据子范围定价，下达采购订单时，只需要输入子范围，系统自动获取对应价格；
2、 清末完成合同需要一个一个更改至交货数量
解决办法：开发程序，输入采购合同号，系统判断订单数量，实际交货和结算数量来进行自动处理；
3、 对于未报价物料无法执行采购；
解决办法：开发程序，根据已有采购需求中物料以及对应供应商，判断有否价格，对于没有价格的输出报表，有采购部价格录入人员日常执行，及时发现未报价物料，及时协调处理，避免在下单时尚没有价格信息，而造成不能及时下单。
安全考虑
采购订单的制作和下达，查询根据需要设定管理权限。
工作职能
· 以下的岗位的人员，将在本业务流程中承担以下工作：
岗位名称
工作内容
工作时间
所属子流程
PMC计划员
1. 编制采购需求；
2. 通知PO制单员制单
1. 根据需要
2. 根据需要
1. 物料采购计划流程
2. 通知制单
采购工程师
1. 拟定配额比例及货源
2. 维护采购价格
1． 根据需要
2．根据需要
1． 配额维护流程
2． 采购价格维护流程
PO制单员
1. 制作采购订单
2. 采购订单归档保存
1. 根据需要
2. 根据需要
1. 转PR成PO
2. 采购订单归档
发生频率
经常，每天都会有采购订单的制定和下达。
备注
· PMC计划员在制定采购需求时，需要按照供应商的配额来执行。
· PO制单员在PR转成PO时，需要确认物料是否有价格。
· 采购工程师需要及时准确地将价格维护到系统中。
· 对于注塑料的采购，注塑料的采购需求来自于注塑厂的提供的采购计划，采购部根据需求，指定供应商，采购价格，制单组据此制作采购订单，并有采购部将采购订单下给供应商执行即可。
· 显示器件国内采购业务不在此流程，按照当前运作模式进行采购。
· （的修改）对于直送料的po，采用如下方案：在惠州工厂下统一维护配额，外地工厂不维护配额，在外地工厂跑MRP后，将跑出的PR上载到惠州工厂，此类直送的PR没有分配供应商，采购部应出书面指导文件，指定各外地工厂的直送供应商，PMC部PO组手工指定供应商，产生的PO将作为配额数量计入总的配额，进入下一次的配额分配中。
相关报表
1． 配额执行实时查询
2． 采购订单查询
3． 多余库存及多余PO临控
4． 库龄情况
5． 在库分析报表
6． 出、入、在库情况分析报表
7． 库存资金分析报表
8． 月结对帐单
9． YS出入平衡统计
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