一、目的
1、对与质量管理体系有关的管理文件和技术文件进行控制，确保各相关部门均使用有效文件。
2、对质量记录进行控制，为质量管理体系有效运行和产品质量符合规定的要求提供证据。
二、 适用范围
1、适用于本厂与质量管理体系有关的文件（包括外来文件）的批准、发放、管理、更改和作废的控制。
2、适用于本厂质量管理体系形成的所有质量记录的控制。
三、职责
1、 厂长负责文件的审批。
2、各部门负责本部门技术文件、管理文件的编制，质量记录的编制、收集和控制。
3、技检部负责各类文件和质量记录的发放、回收、归档的管理。
四、 程序
1 文件、资料的识别与标识
企业文件、资料分为管理文件、技术文件两大类。
a.管理文件：《质量手册》及各项管理规定、条例等。
b.技术文件：产品标准、认证实施规则、工艺规程、产品图纸、检验规程、操作规程、质量计划、质量纪录及有关外来技术文件等。
文件资料的标识
文件资料分“受控”和“非受控”两种状态，受控文件加盖“受控”印章并注明发放号；非受控文件不加盖“受控”印章，进行登记。
文件编号
a.质量手册：
示例：QM — A/0
版本号
质量手册代号
b.程序文件：
QP — XX — XXXX
年代号
顺序号
文件代号
c.技术文件：
JS — XX —XXXX
年代号
文件顺序号
技术文件代号
d.质量记录
示例：QR — XXX—XX
顺序号
细则条款号
质量记录代号
e．管理文件
GL— XX — XXXX
年代号
文件顺序号
技术文件代号
2文件的编制
《质量手册》由厂长和质量负责人组织相关人员编制。
、管理文件、技术文件由技检部组织编制。
3文件的审批
技术文件和管理文件由厂长审批。
4文件的发放和使用
受控文件由技检部确定文件发放范围，经厂长批准后发放，并填写《文件发放、回收记录》，注明发放范围、时间、发放号，文件领用人签收。
文件持有者应妥善保管文件，确保清洁、完好，不得擅自外借、更改和复制。当文件持有者调离时应办理交接手续。
受控文件发放后损坏、短少、丢失、由责任部门向技检部提出申请,说明理由，由技检部查明原因后根据文件发放程序补发，并在《文件发放、回收记录》中注明。
5文件和记录的更改、换版、回收与作废
起草部门必要时应评审文件的可操作性，以便及时更改。
当文件和记录需要更改时，应由更改提出人向技检部提出，由技检部负责填写《文件资料更改申请单》，提出更改原因，送交文件的原审批人审批，若原审批人更换，应取得其有关背景资料，经审批后由技检部实施更改，加盖“更改”印章，并在更改控制页中注明更改人、日期、标识、更改单号等，同时更改归档文件。
文件更改只对受控文件进行更改，非受控文件不作更改。
文件经多次更改或大幅度修改后应换版，原版本作废。
有保留价值的作废文件、资料可保留一份，由技检部加盖“作废保留”印章归档，其余作废文件一律销毁。
6文件的管理
技检部负责文件、资料建档，管理核对受控文件和《受控文件清单》的一致性。
临时借阅文件，由相关人提出口头申请，并由技检部批准后，办理文件借阅手续，原版文件一律不外借，以防丢失获损坏。
外来技术文件的管理
a.所有外来技术文件由技检部签收,送厂长批准后留存原件，将复印件交有关部门，并填写《文件发放、回收记录》，接受人签收。
b.相关部门根据本厂实际情况对文件做出评价，涉及文件更改时，参考条款执行。更改后的文件交技检部备案。
c.外来技术文件中发现的问题由厂领导与顾客协商解决。
d.更改后的文件由技检部重新发放。
e.本企业购置设备的文件资料由技检部负责归档、管理。
f.其他外来文件由技检部保存原件，将复印件发放至相关部门或人员。
7质量记录的保存
质量记录的保存期有三年、长期二种。
各部门负责人必须把所有质量记录分类，按日期顺序整理好，存放在干燥不易损坏的地方，各部门按规定的期限保存记录，对于需保存三年以
上的记录年终交技检部存档保存。
技检部编制《质量记录清单》，将本厂所有与质量体系运行有关的记录汇总，明确名称、编号、保存期、使用部门等内容汇集备案记录的原始样本.
五 相关记录
《受控文件清单》
《质量记录清单》
《文件发放、回收记录》
《文件借阅、复制记录》
《文件更改申请单》
《文件销毁申请单》
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