效 率
提升个人生产力的52个原则
有才华的人成千上万、我也可以因为你头
上长着眼睛而恭喜你.唯一真正重要的是:你有没
有持之以恒的毅力?
------美国诗人 科沃德
致言全体同仁：
n 偶尔在《全球商业经典》杂志上看到此文章，
看后多有感触，无论管理上提及之执行力，细
节管理，其实现离不开个人生产力的提高，我
们只有不断的提升自己的个人生产力，才能够
提高自身价值。“业精于勤而荒于嬉” 原本
准备该课程与大家共享，考虑讲义本身已很详
细，请各位同仁利用业余时间学习本文，愿整
理出来的内容可以为各位同仁带来帮助。
该文章仅供内部交流
效率百分百,工作、人生两得意
n 最大的生产力，就是尽可能使用最少的力气就
能收到良好的效果。很多事情未必照计划进行，
提升生产力往往就代表必须更有弹性，以便在
问题出现时能有效处理。换言之，要注重效率，
随时准备处理突发事件。这样，你才能保持领
先地位，不怕一切干扰、阻挠和障碍，不断向
目标前进。
为了能不断完成更多工作，应致力于
改进生产力的四大要点：
n 有始有终：尝试任何新事物之前，应先结束手
头的工作，排除一切杂念。
n 把握重点：为提高效率，应抛开所有细枝末节，
专心思考你计划中真正重要的部分。
n 确立架构：建立有效的系统，帮助你追求想要
实现的增长率。
n 积极行动：别苦等所有条件都十全十美，要立
刻采取行动，即使有些许瑕疵可待日后改进。
戴维.凯奇克
n “有效、精确、深入、有纪律地整合思考一小
时，可以抵一个月的努力工作。思考是商业与
生活的精髓，也是这些活动中最难执行的事情。
商业帝国的缔造者在其他人娱乐时，花无数小
时殚精竭虑。如果不能自动自发地努力自我引
导，整合思考；如果行动不能超越情绪，总是
挑最没阻力的一条路走，就是对懒惰投降，自
此你将无法掌握自己的生活。”
１、开始新计划前，先结束手头的计划
想创造一项充满活力且条理分明的新计划，
可通过下列步骤作好准备：
n 完成所有进行到一半的计划。
n 尽速处理手头的“待办”事项。
n 清理信件与电子邮件，不回复的就删除。
n 整理办公桌与办公室。
n 把积累一堆的必读资料读完。
2、养成把每件事写下来的习惯
有太多人的思绪都是一团混乱。为避免这
种现象，要设计一个“观念临时仓库”。也就
是说，写下所有突如其来的念头，不论这念头
多重要或多不相干。这样你才能从数据库中把
这些想法取出来，理性评估，然后决定优先级。
如果你试图只靠记忆做这件事，结果只会造混
乱，所以想要抓住这些稍纵即逝的想法，就得
换种方法：写下这些想法，接着好好检讨，再
决定何者可以实践，何者不行。
3、追踪记录自己的承诺，以便做更好
的抉择
n 除非清楚了解自己已经承诺了哪些事，否则绝
无可能再承担新的计划。有计划而自觉地追踪
目前谈定的工作，也会帮助你在承诺他人时有
所选择且更审慎。
n 你的目标应该是在控制与限制之间达成正确的
平衡。换言之，你必须能专心投入重要的工作，
无须让自己陷入重重关卡，导致思维窒息。要
做到这点，必须建立若干简单的常规，你就会
以高度的自觉与专注，处理重要事项。
4、要达成目标，必须先看清当前的现
实条件
n 在为未来事项安排有意义的优先级之前，应该先列出
目前情况的清单。首先你要回答以下六项关键问题：
n 1、目前有哪些日常工作？
n 2、现在正在进行哪些计划？
n 3、详细说明，目前的责任范围是什么？
n 4、预期未来一辈子年会发生什么变化？
n 5、未来数年可能变化的大方向是什么？
n 6、你认为什么是自己的生活目标？
n 一旦完整列出目前应做的工作清单，就能够更正确地
评估自己可以投入多少时间与精力，好进行有助于达
成目标的新计划。
5、预期正面的结果，采取建设性的行
动
n 希望这辈子更有成就，就应该做到下列几件事：
n 把事情记在纸上。如果光想靠脑子记住每件事，
一定会让自己头昏脑胀，糊里胡涂。
n 一有问题，立刻作决定。这些事情拖延不了多久，
就会变成恼人的问题。
n 建立一套提醒机制。这样才能循序渐进，完成计
划，不至半途而废。
n 随时更新纪录。这套纸上系统才不会过时失真，
你也才能完全信任这套系统。如此便能培养敏锐的直
觉，敦促自己做该做的事。
6、不要招揽互相冲突的工作
n 你自己会不断追踪检讨所有工作。它不分事情
大小，只关乎工作或个人。手上同时有太多未
完成的计划，会造成挫折与焦虑，妨碍建设性
的行动。为避免这种状况，一定要抽出时间与
精力，在开始重要计划之前，清除所有“未了
细节”。只要没有这类事情拖累自己，你就能
更有效率地专注于追求成功。
7、千万不要尝试靠记忆追踪所有未完
成的计划，这只会引发混乱与压力。
应该运用下列方法
n 列出所有未完成计划的清单（约30至100件）。
n 写下每一项计划的下一步行动。
n 定期更新清单，维持时效与可行性。
n 如果你完全没有按某一计划行事，也不用担心，
因为那是你有意识的抉择，而非环境所致。一
旦弄明白推动各项计划应采取的行动，你就可
以加入工作效率的竞赛。
8、结束所有未了细节，以创造出更多
的精力
n 手上的计划完成得越多，就越会觉得精力充沛。
因此，尽量把工作的优先级排列出来，每天完
成一些计划。清除常压在心头的待办工作，那
感觉之好，你难以想像。
9、只是心里惦念不忘，事情不会自动
完成
n 一旦觉得有事在“烦”你，就代表你应该做下列事情：
n 做些有助于推动计划的事；或
n 决定下一步该采取什么行动；或
n 安排一个可以在未来某个时刻、提醒自己该采取
哪种行动的机制。
n 不要企图把所有对自己的承诺都装在脑子里，那只会
导致思路混乱或压力，两者都没有好处。你反而应该
养成把事情写下来的习惯，把心智的活力保留给更大、
更好的事情。如果养成习惯，把所有计划写到纸上，
而不是装在脑子里，你就可以把精力用在能创造最大
利益的事情上。要睿智地选择自己该思考哪些问题，
因为那会产生庞大的后续利益与优势。
10、不要对别人或自己说：“你知道，
要不是那么多事情缠身，我应该是很
有创意的。”你必须握有更多主控权。
以下是拥有更多主控权的关键做法
n 把每件事写下来。
n 思考每件事情，别等事到临头才伤脑筋。
n 决定所有计划应采取何种行动。
n 利用前后一致的外部系统，管理所有选择。
n 实际执行时，你会发现这是一种高度释放的经验。摆
脱记住每件事的压力，可以帮助你迅速提升自我评价，
冲破浓雾，获得更大的成就。一旦开始后，惟一的问
题就是如何持之以恒地操作这套系统。
11、规划向外开展而不是自我设限的
人生
n 凡有利于个人或工作上的表现，都值得你投注
时间努力为之。这也许是指你刻意把价值提高，
以便新客户出现时，你会自然流露真诚的欢迎。
如果不这么做的话，你会下意识地排斥新业务，
这对工作毫无助益。
n 简化你的操作系统，创造向外扩张的能力，整
理思绪，努力开发能为更多人提供比以前更佳
服务的新点子。如此一来，你会迎接新的契机，
而不是逃避。
12、定期检讨自己进行的方向
n 不要总是想着自己该做些什么事，就能创造更多时间追求实际成
就。定期运用下列重要事项检讨自己的人生：
n 每周检讨所有未完成的计划，为每项计划写下适当的下一步行
动。
n 每个月或每两个月回顾自己的生活与工作，检查是否忽略了哪
项计划。
n 每年的岁末年初，都为来年希望自己达成什么样的表现，拟定
相关计划。
n 每隔几年，与自己生命中最重要的几个人坐下来，一同思考人
生方向，以及各自在生活上有些什么需要。
n 不时停下脚步，和自己人生的大目标重新接轨。
13、做工作的主人，而不是工作的奴
隶
n 把所有待办事项精确分类，定期追踪，你就拥有足够
自信，多想想自己真正该做什么事。换言之，列出行
动清单是件非常有用的事，因为这张清单有助于提高
个人效率，但效率也要求你采取正确的行动。有时候，
该做的事不见得列入了清单，但既然你花了时间经过
思考才列出清单，至少能确保自己不会忽略重要之事。
n 基本上，这套系统很管用，但未必每件事都会完全按
照计划进行。一旦进入把完成计划的各项要求，百分
百交给一套优良系统处理的阶段，你就可以心无旁骛
地专注于真正重要的事。这么做真正的报酬是，你完
成了该做的事，却不一定得执行清单上的每一件事。
14、最好的整理方法，就是把焦点提
升到更高层次
n 一旦工作难以推动，或出现意外问题时，其实可视为
一个重新评估作业的大好良机。要做到这一点，你必
须先摆脱眼前的压力，方法如下：
n 接受眼前的现实。
n 为目标重新聚焦。
n 决定下一个步骤，并采取行动。
n 你越快恢复行动越好。哀叹过去时运不济不会带来任
何收获，快快重新采取行动。提醒自己，过去的较量
都不算数。
15、要看出事情进行的模式，先预想
结果
n 人脑真的非常擅长辨识模式。要发挥这项能力
的方法就是，预先想像自己渴望的结果，并尽
可能地描绘细节。这样能够触发你的大脑辨识
与观察实际达成目标所需培养的习惯、能力与
方法。
n 藉由想像最终成果，在脑海中规划蓝图，然后
让你的大脑自动填补达成目标所需条件的空白
处。事情不见得照计划发展，但你会为自己所
做的事获得最终成果，感到大吃一惊。
16、做最重要的事，而非最容易的事
n 永远以一套对自己有意义的良好系统，排定工作的优
先级。你应该把时间用来做对达成目标最有用的事，
而不是最新近、最烦人、最紧急的事。
n 要训练自己做到这一点，你必须建立自己的工作提醒
与评价系统。这套系统可能比在计算机屏幕上贴“便
利贴”或在办公桌上贴电话留言更复杂。不过步骤却
很简单：
n 把所有工作集中到某个固定位置。
n 由最重要到最不重要，列出一份工作优先级的清
单。
n 慎重决定接下来该做的工作。
17、精力总是跟着思想走
n 说到提醒系统，有很多人会把要带的东西放在门口，这样在出门
时就会想到这些东西。同样的原则也适用于自己思考的方式。不
达成目标，把提醒工具放在你经常注意的地方。
n 要做到这一点，找些能配合自己工作方式的东西。例如，你可以
把自己的长期目标与人生志向，写在小卡片上随身携带，或张贴
在家中醒目的位置。不断朝这个方向思考，你的行动也会朝同一
方向进行。
n 刚开始考虑长期目标时，可能觉得很困难，因为你无法想像所有
细节。但随着不断思考同样的目标，你就会觉得越来越容易，最
后你的大脑会自己拟出一个达成心愿的计划。有意识且认真地朝
这个方向思考，就能把心智能量导向你的目标。这可以让你的思
路更活跃，提高自己找到成功方法的机会。
19、思路越清晰，表现就能越好
n 若要提升有创造的直觉，必须先弄清楚你现在
所做的事情的目的。将自己的主要长处与常规
列成一份清单，你可能会发现其中很多是与过
去有关的需求，但已不符合现在需要，那就把
这些项目剔除。写下每一个项目的作用，凡是
失去效用的，一律予以删除。你对自己的长期
目标越详尽、明确，就越容易激发创造力。清
除堆积的废物，向前推进。
19、不论做什么,都要以做到最好为目
标
n 如果你不论做任何事，都尽力做到最好,而不
是只求过关而已，就会发现很多未开发的创意
与知识宝库对你敞开大门。这虽然能令人感到
精神大振，但也令人害怕,因为你必须把对自
我有怀疑抛诸脑后，全力追求卓越。但那些企
图在所有领域都出人头地的人，将会体验难以
置信的快乐与活力，同时也会获得很大的激励
与满足感。一切都从追求卓越开始。
20、希望人生有不同的结果，就得先
改变自己的重心
n 意外状况发生对，你能多快恢复到“准备妥当”
的状态？专业人士已养成习惯，能随时恢复专
心稳定的状态，所以他们可以全神贯注、保持
平衡、不断前进，而不因为已经发出的意外状
况陷入混乱。想要在一生完成更多的事，就必
须培养以最快速度不断回复到“准备妥当”状
态的能力。
21、训练自发性的思考
n 随身携带工具，记录不时涌上心头的积极念头。
当你试图看穿挑战时，问题的解决方案往往也
会突然涌现。趁这些点子还没被不同想法盖住
以前，抓住这些想法。把人生志向与生活目标
写在纸上，带在身边，右刺激思考。你会惊讶
地发现，平常一天里，不知有多少精彩的好点
子只要你肯花时间，用精神来诱导，并记录各
种点子。
22、想清楚自己必须达到什么成果
n 为提升个人生产力，你必须养成持之以恒做好下列三
件事的习惯：
n 1、为所有的计划，拟定下一步的行动。
n 2、写下这些行动，并将所有手头上的计划集中整
理记录。（把所有事项写下来，你就可以头脑清醒地
专注于手头上的工作，而不须担心忽略了任何事。）
n 3、把提醒工具放在你会在适当时机看见的位置，
策励自己针对每项计划采取实际行动。
n 这是提高生产力的三项重要技巧，但几乎所有人都承
认，自己在这些技巧上，应该要大幅改进。
23、信任自己的系统
n 一旦你对所有的工作都做好了记录、组织、追
踪和规划，就可以将全副精力，专注在眼前的
工作上，没有后顾之忧。换言之，系统就绪后，
就可以信赖系统会提醒自己做所有该做的事，
把全部心思放在手头上的工作，然后以相同的
热忱接着处理下一件工作。
24、追求效率必先有明确的方向
n 如果你为生活注入清晰的目标，就会发现，你
对更重大的议题也都能有更清楚的观点。把重
心放在行事的动机，而非工作的机械性操作上，
你就更容易启发各种灵感。能更明确地了解每
件事在自己人生大计中所占的位置，才不至于
被任何事的机械性操作模糊了视野。
n 基本上，惟有在你先决定如何能更有效地完成
正确的事以后，才有能追求（每个人都在追求
的）效率。
25、要进入状态，一次只做一件事
n 优异表现的特征就是全神贯注于手上的工作。
对于最高排序的工作，我们很容易做到，但人
生多半的情况都比较含糊。关键之处在于把其
他的事整理就绪，成为有用系统的一部分。
n 归纳起来，能够完成更多工作的关键是：在适
当的期间内，把适量的注意力集中于适当的工
作上，并辅以正确的前瞻性。持续好好这么做，
你的职业生涯就能“进入状态”，成就也会远
超过你以为可能达到的程度。
26、目标真正的价值在于其造成的改
变
n 未来目标的价值，不只在于未来达成目标时的报酬，
还包括目标会改变你现在的看法与行为。好的目标会
影响你对当下的感觉、作为与体验。
n 这就是目标具有双重性质的天性。一方面，目标指定
了目的地；但另一方面，目标也界定了旅程的品质。
替自己的未来设定刺激的目标，你就会发现自己目前
的活动变得同样活泼，因为你知道这些活动最终会导
向何方。平衡外在环境与内在自我的对话，是动态而
健康的，因为你知道自己的内在思维正在调整配合你
想去的方向，你自然可以从外在活动中获得很大的满
足。每天都能做到这一点，你的生活会成为一串迎向
伟大目标的小胜利。
核心思想
n “听起来或许简单，但能够持续清楚地意识到自己究竟在做什么，自己的
方向在哪儿，自己作过什么承诺，再设法配合未能如预期发生的结果，
如此便全神贯注于现实，这确实是非常可观的成就。”
——艾伦
n “做小事的时候也要想着大事，这样所有的小事才能朝正确方向发展。”
——托夫勒〈第三波〉作者
n “不要拟小计划：小计划缺乏让人热血沸腾的魔力，而且很可能本来就
不会实现。要拟大计划：胸怀大志，努力工作。记住，伟大且合理的图
像一旦留下记录，就永远不会消失。”
——著名的马戏团经纪人 巴纳姆
n “生活方式只有两种：一种是相信凡事没有奇迹；另一种则是把所有事
都当作奇迹。”
——爱因斯坦
n “任何行动的始祖就是一想法。”
——美国诗人及哲学家 爱默生
n “有效、精确、深入、有纪律地整合思考一小
时，可抵一个月的努力工作。思考是商业与生
活的精髓，也是这些活动中最难执行的事。商
业帝国的缔造者在其他人娱乐时，花无数小时
劳心思虑。如果不能自动自发地努力自我引导，
整合思考；如果行动不能超越情绪，总是挑最
没有有阻力的一条路，就是对懒惰投降，自此
不再能掌握自己的生活。”
——戴维·凯奇克
n “心智不是一个有待装满的容器，而是一把有待点燃的火。”
——希腊哲学家 布鲁达克
n “我们有可能拥有太多。只有一只手表的人知道现在几点钟，有
两只手表的人却永远无法确定现在的时间。”
——美国个人信用顾问 李·西格尔
n “很多人把管理不善跟命运混为一谈。”
——美国幽默作家及记者 金·哈巴德
n “准备妥当是成功的关键，比其他所有事都重要。”
——亨利·福特
n “一般人为了逃避真正费神的思考，什么权宜之计都愿意采纳。
“
——爱迪生
27、在一个领域站稳脚步，就能开启
另一领域的创意思考
n 很多人以为，组织与创造力不能并存，拥有其
一，就必须放弃另一个。这是不正确的。如果
所有事情毫无系统，一片混乱，就不可能从事
创造性思考，因为大脑深处会有东西不断提醒
你这个问题。因此，要提升自己的创造力，就
要把一切组织好，保持平衡。惟有如此，与生
俱来、源源不绝的创造能量才能为你所用。
28、生产力的形式与功能必须搭配
n 一流的工匠都知道，什么样的工作需要什么样
的工具。同样，有时候你需要戴上“高瞻远瞩”
的帽子，有时候则需要戴“实践家”的帽子。
智能就来自巧妙平衡这两种内在角色，使你有
足够的时间构想好点子，又能有足够的纪律贯
彻始终。
想保持良好平衡，你应该做到下列几
件事：
n 高瞻远瞩的时候，就往你待办事项的篮子里填
满新点子。
n 在做实践家的时候，考虑每个观念的下一
步行动是什么。
n 让你高瞻远瞩的能力决定将来可能施行的
计划清单。
n 制定下一步行动的清单，使你实践家的素
质得到很好地发挥。
n 每周检讨。
29、发展一套自己可以信赖的提醒系
统
n 如果你打算清空脑子里烦人的事情，交给垢醒系统去
处理，让自己能更清晰地思考，就一定得让自己对系
统的实际操作有信心才办得到。只要还有些许怀疑，
你的大脑就会不断尝试提醒你，尚有未完成的工作。
n 在实际操作上，建立这种的信心最好的方法就是每周
进行检讨。这是你记录、处理、组织所有待办事项的
场合。如果你能持续不断、纪律严明地做到这一点，
大脑思想就会开始认知，一切都在掌控之中，且在伺
机而动。那么，你就可以开始真正有创意的思考，脱
离纠缠不清的思绪。
30、自己的系统反应越灵敏越好
n 真正的竞争优势来自建立并维持一套能适应环
境变化的系统。说明更明确一点，如果你能够
在内心交战、在举棋为定的处境下仍能够头脑
清晰，保持平衡，你的反应时间就会缩短，原
先以为的难题也会迎人而解。
想做到这一点，你应该做到下列几件
事：
n 更强的适应力。当出现无可避免的变化时，你
对自己有信心可以做出适当的反应。
n 平衡所有内在系统。在面对各种情况时，
不至于过度反应，也不会反应不足。
n 对环境更有警觉心。能预期未来需要做些
什么改变，不会毫无概念
31、一套系统的最大效益受限于其最
弱的环节
n 个人管理系统背后的观念就是，释放出各项资
源，以便投入更高层次、更好的工作。因此要
找出自己系统中妨碍工作进度的工作，正是这
个关键问题所产生的问题，会在最不凑巧的时
刻攻击你。抢先正视并改善那个最弱的环节，
因为系统整体的表现永远无法超越那个关键区
域的表现。
32、创造一个运作灵活的沉默系统
n 你系统的整体目标就是，用更多时间从事创意
思考。当你必须停下来弥补系统漏洞时，变把
原本可用来从事加值型创意思考的心智能量转
为他用。为了避免这种现象，你从一开始就该
下功夫建立坚固系统，在做任何事之前，确定
系统能灵活地运作。这么一来，你的系统就会
由于在幕后工作不会造成突如其来的干扰。
33、永远维持每周一次的检讨会议
n 个人管理系统运作的关键就在于，每周确实
进行一场息我检讨会。利用这个机会清理脑袋
里所有的重要工作，弄清楚目标，整理与更新
清单。把每周例行检讨当作个人管理系统核心，
才能保持系统新鲜有效。
34、界定在商业竞赛中获胜的意义
n 商业成功的定义因人而异。某人或某家公司眼
中的大成就，换个人看来，或许平凡无奇。拟
一份计划清单，为每项计划拟定一个明确的目
标。然后将自己组织起来，尽可能达成最多的
目标。这就是成功的要素。
35、每个人负责一项结果
n 当一项工作交由两个以上的人负责时，往往就
意味着没有人会真正去完成这项工作。这个方
法也适用于自己的“内部委员会”，这是指你
的个人素质的不同方面。从内部开始组织自己，
事先就作好决定，要由哪部分的人格因素处理
哪一项工作，例如是自己实践家的一面，还是
高瞻远瞩的一面，诸如此类。
36、确立原则，而非策略
n 确立清晰而不含糊的原则后，你就无须严格监
督所定政策。相反，可以给大家自行作决定、
自订行动范畴的自由。不过，这只在其他人也
采用跟你一样的标准时才行得通。要把这项理
论应用到现实世界，你或许可以跟每个人坐下
来讨论，根据问题的答案草拟一份公约，即：
“我们作为一个组织，在何时表现最好？”问
题的答案说明了大家的共同价值观，以及这个
价值观如何实际呈现于现实世界的工作。弄清
楚这些条件，就没有必要再对个人进行管理。
37、思考工作内容，不要担心工作本
身
n 人类心智擅长搜集信息，并以更好的方式加以
组织，但大多数人却试图将心智用于记忆与提
醒自己未来该何做之事。这真是白白浪费了心
智的频度与追求成就的能力。
n 要克服这点，你就该建立一套滴水不漏的提醒
系统，这项提醒系统是个能记录、保留，并在
适当时机提供正确提醒工具的东西。一旦做到
这一点，你的心智就可以转向更有价值的工作。
否则大脑就只好一直充当内在警报器了。
38、自己的思想远比想像的更有价值
n 养成一想到什么就不加修饰、按照原貌记录下
来的习惯，鼓励自然原始的呈现。准许自己的
心智设想新奇大胆的观念，用纸笔或计算机记
下你想到的那些点子。这样就有可能在往后的
阶段，再回头来评估这些当初乍现的创意灵感。
往往就在粗略速写新点子的过程中，你发现了
某种有用的珍宝。刚开始成效可能不那么明显，
绝对需要再三琢磨，但捕捉到的点子是很有价
值的。
39、鸿沟越大，就越需要计划
n 很多时候，你最该做的事偏偏就是自己最不想做的事，
当你觉得没时间制定规划时，往往就是最需要规划的
时候。或是当自己最想停下脚步，好好整顿一番的时
候，却往往就是时间紧迫得无暇他顾的时候。
n 类似情况，企业往往只有在目标与资源之间出现巨大
鸿沟时，才会变得有创意。如果企业有足够的资金去
做所有想做的事，就没有必要运用创意巧思了。只有
在研拟如何分配稀少资源的艰苦决策时，才会提高追
求效率的意愿。
n 因此，若要提升个人效率，就要使自己拥有的资源与
想要达成的目标之间有很大的鸿沟。然后展开工作，
试图以有创意的方法跨越鸿沟。如此一再重复演练；
结果很可能令你喜出望外。
核心思想
n “平常人与战士的基本差异在于，战士把每件事都视
为挑战，平常人却把每件事当作福气或诅咒。”
—— 美国人类学家 卡斯干革塔尼达
n “人不是环境的产物，环境才是人为的产物。”
——19世纪的英国首相 狄斯雷利
n 现代文化中，人类生存的主要工具就是懂得如何去创
造，以及如何解决问题。这是创造力的两种形式，我
们称之为想像力与解决问题。”
——美国艺术家 斯耐德
40、 努力做好面对任何状况的准备
n 如果你能在企业与个人层次上，妥善处理意外
的情况，你的表现就已经超过那些只会一板一
眼遵守过去行得通的守则的人。当你的生产力
系统面临意外变化挑战时，才真正能够测试你
的生产力系统是否足够强韧，这也是臻于完善
的机会。
n 换句话说，管好你自己，别在意外界条件如何；
专注于效率，别在意你是否引人注目。因为你
在前进，而非后退。
41、过多控制与过少控制同样有害
n 就如同事无巨细的管理方式会扼杀生产力一样，
如果你试图把每件事都纳入操作系统，就会一
事无成。为了追求有价值的成就，你仍然需要
时间与精力去思考，凭直觉作出好决策。基于
这一点，你必须在组织与时间之间取得良好平
衡。每周一次，彻底检讨所有计划，并为每项
计划决定下一步行动，然后把大部分时间用于
落实计划，而不是一再检视规划的过程。千万
别让组织系统的形式偏离了获得成效这一功能。
42、信任自己对运用时间的直觉
n 有些人设定优先级是为了回答这个问题：“现在做哪
件事对自己最有利？”问题是，这种态度过分简化了
一个复杂而不断变化的问题。因此，更好的态度是信
任自己的判断与直觉。
n 你可用一份每日待办事项清单的方式进行，步骤如下：
n 为最坏的情况预做打算，即把所有与履行承诺及
义务有关的未了之事做一总结。
n 设想最好的情况，即专心想像理想的结局。
n 选择中庸之道，即宁可每天多行动，少分析。
43、练习多层次自我管理
n 在时间调度上作出好抉择是个复杂的问题，你必须同时考虑如何
平衡下列三种不同架构：
n
n 1、现实环境：目前自己实际做得到哪些事。
n 2、你的选择：开始新计划后，可以进行下一步，或按兵不动，
先处理琐事。
n 3、你的承诺：答应别人要做的事以及实现承诺的限期。
n 每个人的生活都可分为几个不同层次。仅有良好的组织，并不能
保证你每分钟都真正有生产力。相反，你需要保持良好的平衡，
决定如何利用可能额外多出的半小时，同时必须把上述架构一起
列入考虑范围，否则抉择极可能会有瑕疵。
44、想改善效率，就得减低压力，放
轻松
n 职业运动员在自己充分掌握基本动作，并能放
松时，表现最好。你的工作与私人生活上也是
如此。消除压力因素，让自己多放松一点，你
才能以最快速度精确运作。把时间花费在处理
这些令人分心的事情上，你就会由于更为专注
而提高工作效率，从而受益匪浅。
n “消除压力因素，让自己多放松一点你才能以
最快速度精确运作。”
45、整合意外情况是计划的一部分
n 好的规划者会不断自问：“这个计划哪里可能
出漏子，如果真的发生问题，我们该如何处
理？”你也要有同样的考虑。你从事的每一项
计划（个人或业务的），都要预期会遇到若干
或更多意外。这样，当问题出现时，就能接受
现实，继续向前，朝目标迈进。事前这么做，
可化解因环境不断改变而破坏计划的可能性。
46、拉远长期展望的时间距离
n 计划一路发展下去，你会看到更多的选择机会，
很容易会随着环境改变而改变路线。把时间跨
度拉长和展望未来，还有其他好处：你可以从
容采取行动，有条不紊地处事，而不必临时抱
佛脚，被迫立即做出反应。
n 明白了这一点，你就该尽可能向远看。基于长
期目标，抉择短期决策，抵达目标的速度快得
超乎想像。相反，你若是不断随着环境变迁修
订路线，就会把所有精力都在短程战斗中耗尽，
而输掉长期战役。
47、通过放慢速度来加快脚步
n 放轻松，反正永远不可能会有足够的时间与精力，完成想像中的
每件事。有时候，最具生产力的对策就是什么也不做。然后，当
你回到工作中时，就可以运用更好的策略，或以更睿智的方式重
新投入工作。
n 如果你对所有日常运作的实务都过度投入，很可能会错失大方向。
若出现这种状况，为了提高生产力，你应该尝试放慢脚步、放轻
松，不要再增加已经被误导的实务作业。匆忙的人有时会变得太
短视，把所有精力投注在只具边际效益的活动中，不能直达事务
的核心。
n 因此，请放松。和你的家人或你生活中的重要人物去享受美餐吧！
把你的团队搁到一边，让他们自行其事。你知道，只有踩下离合
器，才能挂上更高一档。你将发现，短暂的休息，头脑和体能将
很快复原，你将在项目上取得更大进展。放松一点儿，你将找到
更好的定位，与其被迫匆忙上阵，不如凯旋而归。
48、你不能只做计划，而是实施按部
就班的行动步骤
n 事实上你不能一阵风似地就完成一项计划，你完成的
是一步一步的行动步骤。一旦完成足够的步骤后，计
划出就达到了目标。因此，现实中你等着要开始的
“长期计划”，根本是不存在的。你指的是可以在最
短时间内完成真正计划的下一步骤，或应该列在“未
来有可能落实”的计划清单上说不定哪天有机会起步，
但也可能被删掉的计划。
n 不要欺骗自己，以为属于长期的计划，就不可能这其
设定短程可期的结果。要对自己更诚实一点。真正的
计划一定有明确的下一步行动，否则就不该列在待完
成的计划清单上。
49、小事一再重复，也能产生重大影
响
n 如果你主动把每周收入的一小部分用于投资，几年后，
复利可产生相当可观的收入。同样，如果你固定投入
少许时间，完成工作或私人的计划，经过一段时日，
也能成就很多事。真正有意义的，不在于投入的时间
或努力，而在于持之以恒。
例如，要是你能管理自己的时间，让自己总是比
计划超前10%，而非经常落后10%，你会发现自己的
生产力与自信都实现三级跳了。每天持续的小行动，
才是体会积极经验的真正关键。
50、真正了解一件事最好的方法就是
实际动手做
n 真正的知识来自内心的活动。持续行动是要改变方向，会远比才
从起点准备出发时来得容易。实际参与推动一项工作的人，会处
于较有力的地位，而且会比仅仅依赖理论做判断的人，更能领会
工作的价值。
n 在职场中，这往往表明最需要管理时间的人最不可能这么做；而
那些已经尝试以更具生产力方式运用时间的人，是最乐意接纳新
观念的。同样，对自己目前生产力比较满意的人，不太可能投入
时间与努力去学习如何改善。高水平表现者总是愿意做些研究，
强化工作流程，表现平平的人却对自己目前的表现水准相当满足。
开车的人几乎都不晕车。
船上的掌舵人也难得会觉得反胃或晕船。
同样的原则也适用于工作。
51、如果感到不知所措，就先取得控
制权
n 开车的人几乎都不晕车。同样，船上的掌舵人也难得
会觉得反胃或晕船。同样的原则也适用于工作。如果
你觉得工作失控，就该采取行动去搜集、处理、组织
与管理你的计划。宁可成为重大成就的促成者，也不
要在自己无法控制的事件中，成为心不甘情愿的受害
者。
n 试图逃避需要自己全神贯注的事，就跟企图让汪洋大
海里的船不要摇晃一般。错了，对于这些事你应该更
专注。对每件引起你注意的事，问自己两个关键问题，
并写下下列两个答案：
n 我希望在这里得到什么结果？
n 如果向那个方向前进，我下一步该怎样行动？
52、伟大的成就，来自多数的失败经
验
n 千万不要用任何一次特定的成败去衡量自己的进程。
每个人迎向伟大的成功路上，都遭遇过不计其数的不
挫败。在很多方面，这些小挫败就是自己在调整路线
时，必须输入的信息，这样才到达了预定目标。犯错
起码能证明自己还在比赛，而非在场外观战。
n 明白这点后，就无需为一次失误击球，就把自己痛打
一顿。罪恶感是没帮助的。另谋他策，下一次或再下
次挥棒时，必当专心力求最佳表现。别担心，你会有
无数次的击球机会。参赛求胜，但往往也要有面对失
败无数次才能达到想达成目标的心理准备。
核心思想
n “有才华的人成千上万，我也可以因为你头上长着眼
睛而恭喜你。惟一真正重要的是：你有没有持之以恒
的毅力？”
——美国诗人 科沃德
n “以成功为目标，而非十全十美。千万不要放弃犯错
的权利，因为那么一来，你就会失去学习新事物，在
生活中求进步的能力。记住，完美主义的背后总埋伏
着恐惧。听来或许矛盾，但面对恐惧、准许自己做个
平凡人，却能使你成为一个更加快乐、生产力旺盛的
人。”
——著名的认知行为治疗心理医生 戴
维·柏恩斯
提高效率，自己做主！
n 《效率百分百》里提到的四套原则，总结起
来就是制定计划、管理时间、行动的毅力和协
调能力这四点。这也是提高工作效率最关键之
处。我对此深有体会。我就是按照这四点不断
提高自己和公司的效率的。
n 记住：工作计划必不可少！
附记：
n 工作的条理性非常重要。职业人条理不清，是个不小的缺点。多
年的工作经验告诉我，人终将会为自己的缺点付出代价。条理清
楚最有效的方式就是制订计划，这也是提高工作效率最基础的因
素。其实这种计划并不是为了向某人汇报，也不是为了给自己增
加压力，而是为了让你记住有哪些事情需要去做。所以计划完全
可以按照你自己喜欢的形式拟订。
n 好的计划表不仅能够提醒你何时该做什么事情，而且也能够随时
提醒自己以“鸟瞰”的角度自我检查进度。计划表的功效有四：
1、了解工作完成周期并理顺要做的工作的周期。
2、随时查证是否达到预期效果以及工作进度。
3、可发现自己本身的进步，建立自信心。
4、万一路线偏差，计划表将提醒所在阶段与时间进程，可做
紧急应变。
n 首先，每周的最后一天（一般在周日）列出下周的工
作计划。计划的内容就是整周准备做哪些事情，无须
设定每项任务拟订的进行时间，也没有必要详细去说
明任务的内容。其次，每天早上列出当天的工作时间
表，从上面的周计划中选择出当天要做的事，并安排
具体时间去完成，记住优先选择的原则，按工作的重
要程度安排时间。最后，必须进行工作计划的总结。
方法很简单，就是用粗笔把你做完的事从周计划和日
时间表中重重地划去。或者，把当日或当周没有完成
的工作抄写到下一日或下一周的计划中。
n 制定计划能使你充分把握计划的弹性。同时，工作计
划还会给你带来自信和成就感：当一个人看到面前成
堆的任务被狠狠地划去，象征着这些敌人被征服和消
灭，那就像是军人看到自己肩膀上的金星在一颗颗增
加一样是何等地畅快淋漓！
n 向所有浪费时间的工作说“不”！拟订计划表前还有
一项工作就是检讨过去时间分配的大致情形。以一般
上班族每日上班八小时来说，一样的时间内，有人做
事效率高，有人做事效率低，其差别并不在于工作时
间的总量，而是出在对工作时间能否有效利用，总结
说来就是是否能管理好自己的时间。
n 做好时间管理其实牵涉到很多方面的因素，包括对时间的计划、
协调、控制和利用意识等。
n 拿协调意识来说。以一般上班族的工作类型来说，虽然业务性
质不同，但大致都可分为例行和偶发性工作。例行工作是指自己
日常必须做的长期工作，比如做一个开发新商机的企划案等；偶
发性工作则是指领导临时交办的工作，或其他必须立即处理的工
作。很多办事效率不高的人，往往因偶发性工作而耽误了正常工
作。其实这就体现了时间管理中的协调能力。
n 处理这样的问题时，我的原则是在不影响客户关系的前提下，以
上级的任务为先。如果客户的事情很重要，我会与上级沟通，如
果没有沟通的可能性，就争取获得周围资源的支持。用宏观的眼
光去处理包括上下家的协调、可用资源的协调等。还有一个协调
方法，就是将工作分类。按照轻重缓急、相关性和工作属地相同
等原则来处理。
n 轻重缓急包括时间与任务两方面的内容。很多时候上
级会忽略时间的要求，只看重任务的重要性，这样理
解是片面的。相关性主要指，不要孤立地看待某一项
任务。因为管理本身是一项连续性的工作，任务可能
是过去某项工作的延续，或者是未来某项工作的基础。
所以任务开始以前，先向后看一看，再往前想一想，
以避免前后矛盾造成的返工。工作属地相同原则指，
将工作地点相同和业务尽量归并到一起完成，这样可
减少因变换工作地点而导致的时间浪费。这一点对现
场工作员工尤为重要。如果这一点处理的好，可避免
与相关事件、人员、部门之间重复的接触。这样既节
约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率，何乐
而不为呢？
n 就协调来说还有一个重要工作，就是敦促各过程中的管理者。某
项工作往往涉及多个部门或岗位，假如让你来组织这项工作，你
怎么办？由于这项特定的工作有很多中间环节，所以增加了协调
的难度。员工在组织某项工作时，只偏重自身应当完成的职责，
在将工作传递到相关工作部门与岗位后便听之任之了。这样你会
发现，工作总是不能按时完成。在检查工作结果的时候，所在的
中间环节工作者又各自抱怨给他的时间太短了，或者是某个中间
环节耽误的时间久了等等。而工作结果只有一个，那就是你没有
按期按质量完成工作，你的业务绩打了折扣。作为一名管理者，
要把握工作的完整性，做好所有细节的协调。在事先给定各个中
间环节完成工作的截止期限的同时，要经常关注他完成的质量与
进度，以免其中的某个或某些环节影响整体工作进度。作为一名
组织者，你的职责不仅仅是将文件传递出去，更重要的是敦促你
的中间环节处理者按你的要求及时完成分管职责。
n 最后说说控制和利用时间的意识。由于客观原因，我们有得有等
待时，我想通常人们会这样对待，或者百无聊赖地等，或者随便
拿起一项工作来做。无所事事地等是自杀的最好方法，因为你的
生命会在你发懵时不停流逝；而随时进行一项工作.最可能的结果
是工作效率极其低下,在这段空白时间过完时,必须放弃手头的没有
完成的工作,下次再重新开始。
n 对待这样的空白时间最好的方法是：利用此类时间处理需要联
络或简单沟通的事情。每天我都有预先准备的任务，我利用这样
的时间去做。这样的备用任务要求具备的特点是：不需要耗费大
量的脑力去思考；随时可以开始，随时可以中断，并且下次可以
继续进行；没有时间的压力，不必在某个时间非完成不可；能给
自己带来一定的乐趣。这样的工作有：浏览报刊杂志，阅读有益
的但非专业的书籍，查看网络新闻，随意访问自己感兴趣的，网
站，对自己已完成的工作成果进行美化加工（例如整理文档，修
饰绘图设计），整理文件等等。
永远听不到“不知道”
n 在公司，应有一个所有人都必须遵守的规则，就是无论问谁与公司有
关的问题都不许回答“不知道”。公司员工必须知道所有其他人在做什
么，知道什么事情是由谁来负责等。这个规则是我们公司得以保证工作
效率的秘诀之一。
n 了解公司情况无论是对于公司整体还是对于员工个人都有很多好处。
一方面，它可使公司在客户群中树立了良好的口碑；另一方面也大大提
高了公司和个人的工作效率。我来说说后一方面。对于个人而言，了解
其他人的工作并不是指要事无巨细地掌握，而是要知道某项工作的负责
人，进展情况，针对的客户性质等。只有这样，在做自己的工作时才能
不费时间地调动资源，寻找支持，也可以帮助领导节省时间。从整体看
来，公司的每一个部门都是相互关联、互相推动的，没有割裂的部门，
也不可能有割裂的工作，而只有当你了解到别人的工作时，你才能相应
地了解他掌握着什么资源，需要哪些协助，这时你可以用协调意识去调
动对你工作有利的资源，并给予协助；对公司而言，由于个人的效率提
高，部门间的互动增强，整体绩效也大大提高了。
员工的效率，领导有责任
n 按照管理理念，提高员工的工作效率，领导应该有责任并需要发挥重要
作用。
n 领导要发挥示范的作用。比如周例会上强调做计划与总结的重要性；
让员工时刻看到你处理事情的顺序与过程；时常提醒员工，不要让员工
犯你曾经犯过的错误；通过一些可能的合理方式使员工靠近你期望的标
准等。
n 领导要发挥教育和鼓励的作用。教育和鼓励能够不断调动员工的主动
性。给员工分配那种要求能力比他目前能力要高一点的工作；经常帮助
员工分析他的工作结果，告诉他哪里提高了，让他看到自己的进步，使
其从进步中感受到工作的乐趣；教育和鼓励的作用就是使员工不至于因
为气馁或挫败感而影响工作效率。领导要充分调动自己的协调功能。计
划好员工整体工作，不要盲目给员工施压，在分配给员工工作时，也告
知该工作需要完成的截止时间；随时观察掌握员工工作量和进度，进行
合理的人力调配；了解员工工作中产生的问题，给予适当的帮助；对新
进的员工，要注意培养和引导；处理好与员工间的工作关系，尽量少派
给员工一些偶发性的工作等等。
n 总之，绝对不应该把员工工作效率低看成全部是员工个人的问题，他的
领导也要承担相当的责任。
