办公大楼管理办法（试行）
文明办公是企业形象和员工队伍素质的体现，创建文明的办公大楼是
公司每位员工的责任，为切实加强办公大楼规范化管理，提供一个安
全、有序、舒适的工作环境，营造良好的工作氛围，公司员工和进入
本大楼内的其他外协人员均应严格遵循本规定。
一
行政管理
第一章 办公室日常管理规定
第一条 服务规范
1.仪表：公司职员应仪表整洁、大方。
2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视
对方，微笑应答，切不可冒犯对方。
3.用语：在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，
严禁大声喧哗。
4.现场接待：遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。
5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不
能接听，离之最近的职员用主动代接听，重要电话作好接听记录，严
禁占用公司电话事件太长。
第二条 办公秩序
1.工作时间内不应无故离岗、串岗、不得闲聊、吃零食、大声喧哗，
工作时间不准关门，确保办公环境的安静有序，全体员工必须在规定
时间内进入工作状态。
2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、
总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈
话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。
3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作
区内的卫生保护工作，保持物品整齐、桌面整洁、整齐。
4.部门、个人专用的设备由部门制定专人和个人定期清洁，公司公共
设施则由公司保洁员负责定期的清洁保养工作。
5.发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，职
员应立即向办公室报修，以便及时解决问题。
6.吸烟应到规定的区域范围内（如接待室、会客室等），禁止在办公
室（办公坐位上吸烟）。
7.不准用公司电话打私人电话或信息电话，不准占用本部电话谈论与
工作无关的事，除业务有关人员需上网外，其余正常上班时间不得利
用本部电脑上网聊天、打游戏。
8.接听电话做到铃响三声内接听，以普通话应答，接听时说：
“您好，东北商品交易中心。”挂断电话前要说：“再见”，等
方 挂断后方可放下电话
9.需要做电话记录时，一定问明对方所要转达的事情，有什么
具体要求，如时间、地点、联系方式等，并及时报告相关人员。
10.接待工作要专人负责，到公司的来访客人须填写登记表后由前台
接待人员迅速带到接待室，奉上茶水，帮助寻找被访人。
11.公司副总级以上领导预约的来访客人，须提前通知前台接待人员，
明确约见地点及有关事项，前台接待人员直接将客人带到领 导指定
地点，并及时转告行政秘书，没有事先预约的客人和电话，必须先通
知行政秘书征得被访领导的同意后方可会见或转接电话。
12.全体员工要保证办公区域的安全，防止被盗，杜绝火灾的发生。
13.公司内部员工严禁谈恋爱，一经发现开除处理。
14.公司内严禁员工拉帮结派，一经发现全部开除处理。
15.每天下班后，将办公电脑主机及屏幕关闭、自己的桌面清理干净
并将椅子摆放整齐，如有违规者公司给予口头警告一次。
16.离开座位但为离开公司的座椅应半入书桌以示还在公司内并为离
开，离开座位并且离开公司的座椅应完全放进书桌以示已经离开公司。
17.办公时间办工桌上只能出现与工作有关的物品并摆放整齐，下班
之前整理桌面，只能有鼠标和显示器，其他物品请收入到储物空间，
保证桌面的干净。
第三条 办公礼仪规范
1.职员必须仪表端庄、整洁。具体要求如下：
.头发：职员头发要经常清洗，保持清洁；男性职员头发不宜过长。
.指甲：职员指甲不能太长，用经常主意修剪；女性职员涂抹指甲
油应尽量用淡色。
.胡须：男性职员胡须不宜留长，应主意经常修剪。
.女性职员化妆应尽量给人以清新健康的印象，不能浓妆艳抹，不
宜用香味浓烈的香水。
2．办公室职员上班服装应穿整洁、大方，不宜穿奇装异服，具体要
求如下：
.衬衫：无论什么颜色，衬衫的领子和袖口都不能污秽。
.女性职员保持服装淡雅得体，不得穿着过分华丽或低胸、暴露的
服装。
.男性职员不得穿背心、短裤、拖鞋，不得袒胸露背。
.办公室员工统一穿皮鞋。
3.． 公司内职员应保持优雅的姿势和动作，具体要求如下：
.站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约 45 度，腰背挺直，胸膛自然，
颈脖伸直，头微笑下，是人看清你的面孔。两臂自然，不耸肩，身体
重心在两脚中间。
会见客人或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉
抱在胸前。
.坐姿：坐下后，应尽量坐端正，并把双脚平行放好，不得傲慢地
把脚向前伸或向后伸，或俯视前方。要移动椅子的位置时，应先把椅
子放在应放的地方，然后再坐下去。
.公司内语同事相遇应点头表示致意。
.握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。握手时脊背挺直，不弯腰
低头，要大方热情，不卑不吭。伸手时同性间应先向低位低或者年纪
轻的，异性间应先向男方伸手。
.递交物件时：如递交文件等，要把正面，文字对着对方的方向递
上去，如是水笔，应把尖笔向着自己，是对方容易接着，至于刀子和
剪刀，应该把刀尖向着自己。
4．责任
本制度的检查、监督部门为行政主管、总经理共同执行，违反此
规定的人员，将给予相应的警告处分（30-100 元）。
行政部对本制度负有最终解释权和修改权。
第二章 办公室布置
1、公司经理级以上方设立单独办公室；
2、各部门座位应采用同一方向，后排为部门负责人，前排为一般职
员。℃
3、文件柜按公司指定统一方向摆放，柜顶上不得堆置文件、杂物。
4、员工应保持个人办公台面的整齐、统一.
5、办公台面严禁摆放与工作无关的用饰品，允许放置一株小型盆栽，
高度不可超过屏风，直径不得大于 20CM；
6、未经许可，严禁在办公室墙上装贴挂画、日历或其他饰品；
7、下班后，必须将工作椅面推进办公桌面下；
8、员工应保持个人办公台面的整齐、统一，具体摆放按以下图示进
行 ：
第三章 固定资产及低值易耗品管理规定
1、固定资产是指使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、
运输工具和其它与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产
经营用途的主要设备，单位价值在 2000 元以上，并且使用期限超过
两年的，也列为固定资产；
2、未作为固定资产管理的工具、器具等，作为低值易耗品管理和核
算；
3、固定资产管理：
固定资产由公司统一管理、核算，对固定资产的管理必须要做到
一物一卡,实物增加建帐建卡，实物减少销帐封卡，保证帐、物、卡
相符；
使用部门：根据业务需求提出固定资产购置、租入、调拨、报废、
毁损等申请，并根据谁使用谁负责的原则，归口到人管理，对本部门
所使用的固定资产的完好性、安全性负责；
行政部是实物管理部门，通过对本公司所有固定资产进行编号、
定期或不定期会同财务部门盘点等手段来管理，保证固定资产的完好
性、安全性负责；
财务部：负责建立和健全固定资产管理规章制度，受理各部门的
固定资产增加、调拨、报废、毁损等申请并办理批复文件，建立明细
帐簿，定期或不定期对固定资产进行盘点，检查固定资产的管理效果；
4、增置手续：
各部门购买固定资产必须先填写《固定资产增置申请表》，一次性
购买固定资产价值总额超过 10000 元，必须经总经理审批；
固定资产增置后，行政部应会同相关部门进行验收，合格后，行
政部填写一式三联的《固定资产变动表》，其内容应包括购置金额、
使用年限、月折旧额等数据（相关数据可以由财务部提供），第一联
公司办公室转记入《固定资产卡片》，第二联由财务部作为入帐依据
之一，第三联送使用部门或仓库留存；
行政部负责对固定资产的实物管理。购入后予以分类编号并粘贴
标签，每月与财务部门核对《固定资产卡片》的记载事项，如有缺漏
事项应即通知补正，配合财务部门进行定期或不定期的盘点，保证帐、
卡、物三者相符；
5、资产转移处理：
固定资产在部门间相互拨转，包括临时借用超过十五天以上或由
不需要的部门移交回行政部门时，应由移出部门填写一式三联《固定
资产变动表》，由行政部签章后，送移入部门签认，第一联送行政部，
第二联送财务部，第三联送移出部门；
不经批准，任何个人不得以任何理由占用公司固定资产。如因公
务需借用固定资产，须经主管领导同意后，办理借用手续。行政部对
配备给个人使用的固定资产或物品，要建立领用交还制度，并督促使
用人爱护所用资产。工作人员工作调动时，应在其办理所用资产交还
手续后，方可办理调动手续；
6、盘点：
行政部、财务部和使用部门应每半年对帐一次，使帐实、帐卡保持
一致。由财务部、行政部牵头，每年对各部门的固定资产进行一次全
面清查盘点，查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符，固定资
产的保管、使用、维修等情况是否正常。盘点后应填制“盘存单”一式
三份注明盈亏原因，呈报总经理核决后，一份自存、一份送财务部，
一份送行政部备案，复印一份送到财务部。对于盘盈或盘亏除应项目
叙明原因呈核外，并应依增置或减损的规定办理手续；
7、减损处理：
固定资产报废时，由各部门提出申请，经主管人员核实、领导批
准，各级管理人员同时销帐。因减损拟报废者，应由使用部门填具
《固定资产变动表》一式三联，注明减损原因，送本行政部门、财务
部、分管副总签注处理意见，经核准后按处理意见执行。第一联送行
政部变更《固定资产卡片》，第二联连同有关数据送财务部，第三联
使用部门自存；
对非正常损失减少的固定资产要查明原因，追究责任。若固定资
产发生人为严重损坏、遗失或盘亏，行政部应查明原因并视情况追究
相关责任人或责任部门的责任，如属盗窃或侵占公司财产的，追究法
律责任；
第四章 办公用品管理办法
1、办公用品的申领条件。凡属本公司正式人员，根据工作所需均可
按本办法规定申领办公用品；
2、办公用品类别。本公司办公用品分为消耗品和耐用品两类，由行
政部统一管理，行政部应根据公司新员工招聘规划，日常备一定数量
的四件套办公用品（包括：签字笔一支、笔记本一本、圆珠笔一支、
便笺一本），作为新员工入职时发放使用，由行政部经理签字审核，
其余物品须按第三条规定申领；
3、办公用品申领
由各部门根据实际需要填写《办公用品申购单》，于每月二十日之
前将所需增配办公用品的数量、用途填写入表，经本部门负责人签字
交行政部经理审核，行政部由专人对申领表内
容进行核查，申领表确定后，行政部根据各部门提交申请报告及库存
情况汇总统计后，填写《办公用品申购单》，经行政部经理审批，由
采购部统一购置，行政部统一发放；
每月三十日前，采购部统一购置完毕后，由行政部填写《办公用
品管理表》补充入库栏，并检验入库。行政部于申请月的次月三日至
五日内发放到各个申请部门，并填写《领料单》；
办公用品管理人员应对进仓物品及时进行登记，分类放置，并做
到物品进出仓账册登记手续完备，定期清查实物，核对账册，保持账
实一致，同时做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，确保安全。各部门
申领办公用品要注意节约，避免浪费。公司实行办公用品费用定额制，
每月费用将由财务中心核定；
对非第一次申领的耐用办公品必须要求以旧换新（圆珠笔、签字
笔、钉书机、机算器、笔筒、戒尺、戒刀、胶纸座、取钉器、文件架
等）
第五章 名片管理办法
1、公司名片的格式由行政部和营销中心依据企业形象设计格式，由
总经理批准后统一制作；
2、公司新入职的经理级以上员工、其他需要印制名片的员工以及需
要更改名片内容的员工填写《名片制作申请》表提出申请后，由部门
负责人及行政部经理签字确认，行政部负责在一周之内印制好名片；
3、名片印制者的职务须与实际工作相符，因工作需要经行政部经理
确认后可以使用比实际高的职务头衔，但不享受其待遇；
4、名片英文使用须符合国际惯例和规范要求；
5、名片制作费将列入部门管理费用中；
6、名片使用须恰到好处，不可像撒传单般滥用，掌握使用范围；
7、掌握名片递送礼仪和交换规则，公务、客户名片须在公司内共同
使用，不得占为己有；
第六章 办公设备使用规定
1 办公室设备管理
、为延长办公设备的使用寿命，行政部设专人管理、操作、维护
以下设备：电脑、复印机、传真机、打印机、投影仪、装订机、切纸
刀、碎纸机等，使用部门严禁对设备私自拆装；
、复印机、传真机、打印机等办公设备应严格按要求操作，切忌
擅自拆装，办公设备的定期保养和维护由行政部负责；
、公司电脑严禁擅自拆开封条，严禁安装与工作无关的软件，电
脑硬件更换、软件的安装必须通过网管员，并及时通知行政人员更改
电脑配置资料；
、员工个人使用的办公电脑应设置开启密码，以防止他人盗用或
资料丢失。信息部需定期或不定期进行检查；
、员工应爱护各种设备，降低消耗、费用，对各种设备应按规范
要求操作，否则，造成设备损坏的应照价赔偿；发现故障，应及时报
请维修，以免影响工作；
、未征得同意，不得随意开启他人电脑设备，不允许擅自查阅、
拷贝他人电脑资料，如有特殊情况，须征得部门负责人同意，方可使
用；
、严禁在上班时间上网聊天、玩游戏、看电子书等；
、不得用传真机拨打电话，不得传真复印个人资料；
、办公桌椅实行个人负责维护保管制，按谁使用、谁负责的原则，
如有人为损伤或划痕，须使用人承担相关维修费用；
、部分暂无人使用的办公桌椅日常维护及保管由所属区域部门负
责，如有损坏，将由该部门第一负责人承担相关责任；
、严禁擅自挪用或更换个人办公桌椅（含活动柜、电脑主机架
等）.
第七章 更衣室管理规定
1 更衣室的管理
、 公司更衣室的使用分为男、女更衣室,不得混用。
、 更衣室只允许公司员工上下班时更衣时使用，更衣室的开放时
间为：8:00-8:20 17:00~17:30
、 员工不得在更衣室中休息、抽烟、娱乐，应爱护更衣室设施，
不允许在 室内乱写乱画，张贴等。
、 员工更衣时不得随意吐痰，乱丢纸屑杂物及其他食品。
、 工服、鞋必须放在更衣橱内，不得挂在更衣橱门上或橱顶上，
否则发现一次罚相关人员 10 元。
、更衣室内除清扫用具及更衣用櫈外，一律不准摆放其他物品、
物件、工具等。
、 更衣室由清洁工每天清扫,保持更衣室内清洁卫生。
、 更衣室内要注意安全防火，管理部将其纳入防火责任区，指定
人员负责，配备消防器材。
2 更衣柜的管理
、 员工衣物，鞋子等所有物品需放入更衣柜内，不得摆放在外。
、 更衣柜内只准摆放更换的衣服、鞋及工作服及随身物品，不得
摆放其它物品。
、 更衣柜每人一格，一锁，注上姓名，由使用人负责使用保管，
损坏酌情赔偿，并负责格内外卫生的清扫。
、 衣柜破损需于当日上报行政部门，以便修理，修理费用如自然
损坏由公司负责；如是使用人自己损坏则自己承担。
、 部门因工作需要有权要求员工打开更衣柜接受检查，员工要积
极予以配合。
、 更衣柜内请勿摆放贵重物品及大额钱款和有价证券，遗失责任
自负。
3 钥匙的管理
、 更衣室钥匙统一由行政部保管，除本人外其他人员不得拥有和
私配，若有物品遗失追究私配人责任。
、 更衣柜内要保持清洁，用后应随时锁好。衣箱钥匙要妥善保管
好，丢失 自己负责配制。
、员工离职时，须将更衣柜及钥匙交于主管并由主管签字认可，
如有损坏 将进行赔偿。
4 罚则
、更衣柜的钥匙丢失，须按原价赔偿。
、更衣柜的人为损坏需承担相应维修费，并处以 50-100 元的经济
处罚。
、员工违反更衣室或更衣柜物品摆放的规定将视情节的严重给予
50－100 元的经济处罚。
第八章 复印室管理规定
1、复印机由行政部指派专人管理及维修，非专管人员不准乱开机维
修；
2、复印室原则上不接受外单位、个人的资料打印、复印，如确定需
要，经行政部经理批准后办理登记手续；
3、使用公司复印设备应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用，
对各种设备应按规范
要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作；
4、打印、复印公司内部文件资料时，提倡使用二稿纸（回收纸），对
公司外部的资料方可使用新纸；
5.打印、复印规定由各部门主管用公司指定移动 U 盘进行打印（如有
特殊情况须告知行政部）并填写打印、复印登记表。
第九章 计算机网络管理
1．日常管理
、计算机设备开机顺序：先开 UPS 电源、打印机、扫描仪、显示
器等外设，再开主机；关机顺序相反，不得强行开/关机；
、计算机连接有打印机、刻录机、扫描仪、光驱等外部设备时，
应首先在关机状态（关掉所有设备电源）下将计算机及外设连接好，
禁止带电连接或去掉计算机外部设备；
、计算机外部设备不使用时，应关掉外部设备的电源，禁止长期
打开不使用的外部设备电源，显示器应设置节能模式，要求做到人走
机关；
、不得私自拆卸、增加、减少或试用新配件，及时按正确方法清
洁和保养设备上的污垢，保证设备正常使用；
、打雷闪电时应暂时关闭电脑系统及周边设备，防止出现雷击现
象；
2．上网管理
、为了合理利用公司提供的 INTERNET 资源，提高工作效率，公
司决定以下人员有权获得 INTERNET 访问授权：
)因工作需要经常与外界有工作上的来往，并需要通过电子邮件
及其它上网方式保持联系；
)需经常上网搜索或浏览有利于本公司生产与管理方面的数据；
)需与本公司客户或供应商有业务来往，并通过 Internet 进行联系；
)因工作需要使用电子邮件与外界进行联系；
)其他特殊情况的员工，经行政部审批后也可获得上网权限；
、所有需要上网的公司员工必须填写《计算机上网申请表》，并注
明工作性质，由部门负责人确认其在工作范围之内后，才能提出申请
报行政部审批。只有授权用户才能使用公司提供的 INTERNET 服务
项目，授权用户必须遵守公司有关 INTERNET 服务的管理条例，接
受信息管理员的管理；
、对于因工作需要，公司部分员工必须登陆的固定网站，信息管
理员将会采用分时段开放 INTERNET 服务的办法。有需要的使用者，
可以在这一段时间登陆某些固定网站，具体的 INTERNET 策略另行
通知；
、为了保障公司 INTERNET 线路的通畅，公司禁止员工 BT 下载
电影或频繁的下载大量数据，相关管理部门和行政部信息管理员拥有
对此条例的解释权。
、公司员工在使用 INTERNET 服务时，将被视为接受公司对其在
INTERNET 上行为的监控，如对本条款有任何异议，可提出申请取
消 INTERNET 授权；
、为保证公司员工规范地利用 INTERNET 服务，信息管理员每周
对代理服务器日志进行分析，并定期将每位员工的访问纪录发送到部
门负责人处。各部门负责人有责任审核自己部门的员工是否将
INTERNET 服务用于工作当中；
、获得访问权限的员工必须将 INTERNET 服务用于工作范围之内，
禁止在上班时间内访问游戏、娱乐类网站，禁止上班炒股，禁止从事
与工作无关的事项；
3． 软件管理
、所有计算机用户在首次使用公司计算机设备和相关生产系统，
或者使用新的操作系统和软件前必须接受相关培训；
、公司计算机及其系统的使用者必须是经过上级主管和部门授权
认可的公司人员。严禁非公司员工使用公司的计算机及其系统；未经
上级领导或部门许可，任何人不得从其他人的计算机和相关的应用系
统内获取非公用的相关数据信息；
、公司内电脑软件统一由行政部信息管理员管理、安装，电脑使
用者不得私自改动、删除或安装任何软件。当出现电脑软件故障损坏，
应及时通知信息管理部更新并作记录；
、公司员工不得改动计算机系统的相关软件设置(尤其是计算机名、
IP 地址、浏览器的相关配置等)，如果工作需要对计算机的软件设置
需要进行改动必须向信息管理员备案；
、禁止在公司的计算机上安装非系统自带或与工作无关的程序软
件，对于公司的生产管理系统及其他网络应用系统用户，在用完系统
后应及时退出系统，以免占用系统资源；
、信息管理员将建立公司的软件档案库，对公司工作需要的各种
软件及时备份，经常检查更新，保持其可用性；
4． 硬件管理
、公司的所有计算机系统及相关的附属设备（如打印机、扫描仪、
网络设备等）的采购、使用、报废等必须经过行政部信息管理员审核
同意，不得使用未经审核的计算机设备；
、为了更有效地管理公司的计算机，行政部信息管理员对公司内
的所有计算机及其相关设备进行编号并登记注册，包括每台机的型号、
使用部门、使用人、用途等。任何人未经信息管理部充许，不得私自
更改计算机配置；
、公司员工有义务对自己所使用的计算机设备的资产负责，对硬
件设备的损坏、丢失、被盗等情况，必须及时通知相关负责人以及信
息管理员；
、公司计算机设备的故障由信息管理员负责确定及维修，经信息
管理员确定需外发维修的设备，由信息管理员负责开单外发，维修好
后由信息管理员确认，使用部门从信息管理员领取设备；
、非信息管理人员不得自行拆装、修理电脑硬件设备；
、公司的计算机机房和其他信息管理人员专门使用场所，未经允
许请勿擅自进入；
5． 网络管理
、对于公司内部的一些共享资源使用，由公司员工向行政部信息
管理员提出相应的申请，任何人不得随意访问未经授权的网络资源，
不得随意进入他人的主机及其共享文件夹；
、未经信息管理员许可不得改动公司计算机网络的物理设备的物
理位置（包括电源和连线），不得以任何形式中止和干扰物理网络的
正常运行（如切断电源供应、阻断电缆等行为）；
、为了保证公司内部的计算机安全和网络数据通讯的正常进行，
经公司行政部许可由专门的人员对所有的计算机设备、系统、网络传
输进行监控；
6．机房管理
、机房内各类设施摆放整齐、无灰、无尘；
、机房钥匙由网络管理员持有，并由行政部备份、登记；
、任何人不得擅自进入机房，如因工作原因必须经网络管
理员许可；
第十章 前台管理
1 访客接待管理
、前台文员要具备良好的行为礼仪修养，言谈举止得体，须着工作
装、化淡妆上岗；
、对所有来访人员，前台文员须做好访客登记；
、前台文员对待来访客人，要站立迎接，礼貌大方，热情周到，问
清访客姓名、工作单位，是否有约，并通知被访人员到前台迎侯；
、对要求访问公司高层领导的客人，要问清事先有无预约，并电话
核实后，将客人带入领导指定的会客室后，请客人稍坐，为客人倒茶；
如领导暂时不能接待的，需向客人说明情况，请客人稍侯；
、客人离去时起身送客，并及时整理会客室、会客桌等；
、各楼层的文员，应视本楼层的具体情况，参照前台的工作程序做
好工作，会议室开会时，应事先做好清洁工作，并主动给参加会议的
人员倒茶水，会议结束后，立即清理会议室；
2 报刊、邮件、快递收发管理
、全公司公私报刊、外来邮件、快递、外发公文由前台负责收发；
、外发函要求：
、各部门因公需外发函件、快递，经办人员应于每天下午 17：00
点以前将函件送到前台，填写《外发文件登记表》。
、每天下午 17：00 点以前，前台应将当日外发函件清点，累计次
日早晨送交邮差寄发；
、前台文员负责统计每一次寄件，严格把关，杜绝私人寄件；
、为节约快递费用，凡超过 3 公斤的物品，一律以物流货运形式
外寄，不得走快递；
、外来邮件管理：
、外来邮件一律经公司前台签收分发；
、一般公函由前台签收并分发到各部门；
、凡挂号、包裹单、汇款单、货运单等由前台文员通知收件人到
前台当面签收，领取邮单；
、不论公私邮件前台应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁
置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝
签收，并向邮局反映，查明原因；
、报刊收发
前台文员每天对送来的报刊应对照清单分类清点，发现有差错应
及时登记并要求补缺退余；
前台文员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误；
各部门应固定专人按时领取报刊和公启函电，领取时，要对照分
发清单点检实签名，发现差错，应当面提出增补退换要求，并进行差
错登记；
、节假日、休息日由保安人员负责收发函件；
、前台文员在月底对当月各项快递运输费用统计，交给财务部结算；
3 传真收发管理
、前台人员负责传真机的使用、管理及传真件的收发工作；
、前台文员要保障传真机线路畅通，不得用传真机拨打电话，不得
传真复印个人资料；
、收到传真件后要进行登记，并专门放置；
、收到传真件后，要在当天通知收件人领取，以免造成延误；
、收件人领取传真件，需要本人签字确认；
二 环境安全
第十一章 环境卫生、绿化管理
1 办公区域卫生管理
、日常清洁保洁实行分区责任制，办公室内部环境卫生，由各部门
按办公使用区域，以排班值日的形式进行保洁管理。部门区域的卫生
由部门负责，个人区域的卫生由个人负责；
、办公室工作场所内，各人负责搞好自己工作区域的卫生，严禁随
地吐痰，各项设施均须保持整洁，不得堆积垃圾、污垢或碎屑；
、个人办公区域（指员工的办公台面及周边区域范围内）由个人负
责每日打扫卫生，个人办公区域的卫生清洁应按以下标准：
、走道畅通、地面清洁无脏乱、积水；
、门、窗、墙面、玻璃无污渍，无乱贴、画痕迹；
、桌面、椅子、文件柜无尘垢；
、电脑、电话等设施及配套用品表面无尘垢；
、公共物品、私人物品摆放整齐；
、地面无垃圾；
、行政部负责为各部门配备甲种急救药品设备并存放于各部门柜内，
置于明显之处以防污染而便利取用。每月必须检查一次，其内容物有
缺时应随时补充；
2 公共区域保洁、清洁管理
、大堂、电梯间、休闲区、楼梯走廊等公共区域的日常清洁、保洁
工作，由行政部保洁工负责；
、公共区域每周进行一次清洁工作，每天分三个时段进行保洁工作，
第一次：每天早晨在公司上班前 20 分钟保洁完毕，第二次：每天午
饭后 13：00 前保洁完毕，第三次每天 16：30 前保洁完毕；
、办公区域及每层楼梯间设有垃圾桶，垃圾日产日清（每天晚上一
次收取），集中清运；室内墙壁每月清扫一次；公共屋面每天保洁，
视情况进行清洁；大厦的外立面每年清洗一至两次；
、公司员工应自觉维护大楼内的卫生，不准随地吐痰、不准乱丢烟
头、口香糖、纸屑、果皮等杂物；
、不准在公共通道、楼梯间、走廊、墙面、柱子等地方随意张贴通
知、海报、广告等标识物。不准在墙面、柱子等地方乱画、乱刻；
第 3 洗手间、茶水间等区域保洁、清洁管理
、洗手间、茶水间、淋浴间、更衣室的保洁、清洁工作由行政部保
洁工负责；
、以上区域设施，必须随时保持清洁，每周进行一次清洁工作，每
天分时段进行保洁工作，时段划分：第一次，每天早上在公司上班前
20 分钟完成保洁工作；全天每间隔两个小时进行一次保洁工作；最后
一次，每天 16：30 进行最后一次保洁工作；
、洗手间、茶水间、淋浴间等区域清洁标准：
地面清洁无脏乱、积水。
门、窗、墙面无污渍，无乱贴、画痕迹。
便池、洗手盆、盥洗台面、料理台面干净无尘垢。
消毒柜、食品柜、冰箱、更衣柜等随时保持清洁、无杂物；
电源、水龙头、咖啡机、饮水机、热水器及时关闭。
用品按指定位置摆放整齐。
地面、垃圾篓无留存垃圾，室内无异味。
、员工不准在卫生间、茶水间内乱扔乱倒杂物，严禁在盥洗台盆中
清洗拖把、倾倒茶叶及其它易造成下水道堵塞的废物残渣；茶叶渣请
倒在指定的杂物箱；
4、 绿化管理
、大楼内及周围区域绿化管理工作，由行政部保洁工负责；
、大楼周围区域的绿化景观部分，每天早晨上班前 20 分钟清扫一
次并全天不间断保洁，保洁时间至 16：30 时，
、由行政部负责定时对公司绿化景观进行巡查，发现问题及时维养；
并制定绿化养护计划，及时进行修剪、除草、施肥、施药等工作，通
过专业的养护，使公司达到环境优美、四季如春；
、员工须爱护大楼区域内的花、草、树木等，不得人为损坏盆栽绿
化；严禁损坏草地或在草地上堆放杂物；严禁攀折树木；严禁在花基
内倾倒杂物、污水及其它有害物质，违者视情节轻重给予批评教育或
赔款等处罚；
、逢重大节日，由行政部负责提供公司大楼内外场景的装饰设计，
使大楼内外充满节日的良好氛围；
第十二章 消防安全、保卫管理
1 保安执勤管理
、大楼内外各区域的安全保卫工作由保安人员负责；
、大楼上班时间开放，开放时间为：工作日 07:00--22:30；非工作
日办公楼关闭；
、因加班需要提前进入或延迟离开办公室以及非工作日进入办公楼
加班的人员，需在大楼门卫处办理登记手续，员工不得在办公楼内留
宿；
、值班保安人员应每日 24 小时对大楼内外各区域巡逻，其各班执
勤时间，由保安部制订实施；
、保安夜班执勤时间为每日 17：30—次日 06：30，保安每间隔 1
小时对大楼内外各区域进行定期或不定期巡查，检查中发现的问题应
及时采取合理措施，遇重大问题不能处理的要及
时汇报或报警，做好防止事态进一步恶化的预防准备工作（匪警电话
110）；
、保安人员的职责规定如下：℃
公司内各种事故、灾害之预防，警戒及办公大楼巡逻事项；
公司内突发事故之应急措施；
进出公司及办公大楼的外宾及员工之管理；℃
进出公司车辆的安排停放及管制事项；℃
进出公司物品的查验及放行；
防止盗窃，协助维持办公楼秩序；
、保安人员应恪守本公司一切规定，尤应严遵下列守则：℃
、应绝对服从上级命令，切实执行任务，不得偏袒徇私；
、平时应谨言慎行，执勤时态度和蔼端正，不卑不亢；℃
、执勤中应整肃仪容仪表，对于应急及防身器具等应经常佩带，
或储备齐全，以应不时之需；
、执勤中应时刻提高警觉，遇有重大灾害时，应临危不乱，果
断敏捷，作适当之处置，并立即报告上级；℃
、执勤中应严守岗位，不得擅离职守或酗酒、闲聊、阅读书报、
睡觉等失职事宜；℃
、应熟记办公室内各处之水、电开关、门锁及消防器材放置地
点，以免临急慌乱，对重要路口电灯、门窗、篱墙等有缺损时，应即
报告行政部处理；℃
、应管制进入公司内人、物、车辆，对未配挂工作证或未办妥
进入公司手续者，一概不准入内，并绝对禁止携(夹)带违禁品进入公
司；℃
、应遵照巡逻路线按时或不定时巡逻公司各区域；℃
、辅导员工遵守各项规定，并制止不法行为的发生，维持公司秩
序。管理员工上下班，迟到、早退、加班人员的考勤卡纪录；℃
、物品放行应凭核准的《出门证》核对无误始得放行。经保安签
认后之《出门证》由保安
室按顺序装订保管。 经保安查获有私带公物或他人物品之嫌者，暂扣
留物品，并应呈报处理；℃
、保安人员应熟练掌握安全装备、消防器材的使用方法，遇紧急
事故发生时应镇静，按下列程序处置：℃
．1、判断情况若尚可消除时，速采取行动，并报告公司领导；
．2、日间灾害急报有关主管，夜间灾害急报派出所、消防单位；
、外来人员进出大楼需在大楼前台办理登记手续，经被访人员同
意后方可进入办公大楼。大楼内禁止推销人员、捡垃圾人员及其他闲
杂人员进入；
、员工个人贵重物品及重要资料需妥善保管，确保财物安全；
、夜间或休假日，保安人员执勤时，应检查办公室内的电灯、电
脑及其他设备是否关闭电源；
2 防火安全管理
、大楼内外的消防安全工作，及消防器材由保安负责管理；
、发生火灾等灾害事故，现场人员应第一时间通知保安并报火警；
、发生火灾等灾害事故时，员工应在保安的组织下，按照应急预案
由就近疏散通道和安全出口有序撤离现场；
、保安部每季度将针对全体员工，举行一次安全消防演习及安全器
材使用培训；
、大楼每层均在指定位置设有消防栓、灭火器材，由保安负责统一
管理使用。任何人不得损坏或者擅自动挪用、拆除停用消防设施、器
材，严禁在消防通道或消防器材附近堆放物品。不得占用防火间距，
不得堵塞消防通道；
、禁止在大楼区内使用明火，动火的作业必须办理动火审批手续；
、员工应熟悉本部门就近疏散通道和安全出口的位置及数量（火警
紧急疏散图位于每个办公室的门背后及电梯口通道处），确保人身及
财物安全；
、严禁在大楼内存放易燃易爆等危险物品；严禁焚烧物品；严禁将
未熄灭的烟头扔进垃圾桶或随意丢弃；
、严禁携带易燃易爆等危险物品进行大楼，外来人员所带危险物品
必须交门卫处代管
第十三章电梯管理
1 电梯的使用管理
、电梯的使用管理、维护、保养，由行政部负责管理；
、大楼电梯开启时间为工作日早 7:30，关闭时间为晚 10:00，休息
日根据加班情况而定；
、乘坐电梯要遵守安全乘坐电梯的规定，当电梯超载时，后上的乘
客应自觉退出轿箱，分批搭乘，以免超载发生危险；
、切勿让幼儿单独搭乘或进入电梯，以免发生危险；
、搬运大型物件时请使用货梯，不得使用客梯；
、上下三层以内楼层提倡走楼梯；
、电梯间内应干净通风，温度不超过 40 摄氏度，不得堆放易燃物
品和腐蚀性物品，消防器材齐备完好，紧急救援工具齐全，其它标示
明确；
、电梯间内保持通风明亮，轿厢顶、底坑等干净无杂物；
、发生火灾时，管理员应立即停梯，疏导乘客迅速离开轿厢，切断
电源，用灭火器控制火势蔓延；
、楼层发生火灾时，切勿搭乘电梯，因电梯可能随时在半途停顿，
将人困于电梯内，被困者可能因浓烟而窒息。
2 电梯的维修保养管理
、电梯的操作和维修必须由具有上岗资格者完成，电梯必须有明确
维保责任人；
、电梯机房除电梯维修、管理人员外，其它人未经允许不得进入，
机房内的设备非电梯维修人员不得操作；
、电梯管理员或维修员每日对电梯的主要部位作例行检查，并做好
记录，如发现有震荡，不正常的声音或电梯有损坏，应立即停梯检修； 、
电梯管理、维修人员应每天检查电梯机房的通风、降温设备，机房必
须上锁；
、电梯专用钥匙、专用工具由电梯管理员专人保管，造册登记；
、发现有水渗入电梯或电梯槽底有积水时，应立即停梯，断开电梯
电源总开关，以免触电，并设法将电梯升高较安全地方，迅速阻断漏
水源，对湿水电梯进行除湿处理；
、电梯内求救警铃，电风扇必须保持工作状态；
、因维修保养等任何情况下的停梯时须设立防护措施，悬挂标示牌
和护栏。
3 电梯故障应急处理
、发生电梯故障或停电时保安人员首先应察看电梯是否关有人员，
如关有人员，应通过对讲机系统善言护慰，稳定其情绪；
、立即通知维修人员前来处理，并维护好秩序，防止意外事故发生；
、切忌用硬物强行撬开电梯轿厢门进行救人；
4 电梯困人救援作业规程
、释放被困于电梯内乘客；
、切断机房电梯总电源，并挂上“正在维修”示意牌；
、检查电梯机房内情况是否正常；
、机房须有足够的照明，查看钢丝绳或钢带上的楼层标记确定停放
位置；
、移动轿厢前，保证轿厢门处于安全关闭及厅门关闭；
、使用抱闸扳手时，先确保电梯电源开关已切断；
、使用抱闸扳手，必须一人控制松闸而另一人转动手轮；
、将放在制动器上的抱闸扳手向下拉，使制动器慢慢松开，另一人
转动手轮向左向右，以较易扳动方向为准。操作时应断续动作（一撬
一放）使轿厢内逐步移动；
、当所有乘客离开电梯后，必须把厅门关好并锁紧；℃
、如轿厢停于最上层或最下层，不可只撬开制动器令，轿厢自由
移动，而应在 撬开制动器的同时把紧手轮并用人力盘绞，使轿厢向
正方向移动；
三 大楼层面管理
第十四章 会议室、接待室的管理
1 会议室的分布及功能配置
、办公大楼每层均设有会议室，共设会议室 5 个，按楼层分布，
分别为：
一楼：
报告厅， 80 人座，面积 116㎡，功能：投影、音响、网络插口、电源；
二楼：
会议室（一）， 15 人座，面积 43㎡，功能：投影、网络插口、电源、；
会议室（二）， 28 人座，面积 61㎡，功能：投影、网络插口、电源；
三楼：
会议室（三）， 18 人座，面积 50㎡，功能：投影、网络插口、电、；
会议室（四）， 8 人座，面积 29㎡，功能：投影、网络插口、电源；
2.会议室的使用划分
会议室（1），用于外商工作会议；
会议室（2），用于外商接待会议；
会议室（3），用于日常公司领导会议；
会议室（4），用于小型会议；
报告厅，用于年度总结会，员工培训，员工大会；
3. 会议室的预定
、 会议室由行政部统一调配使用，由行政部负责日常管理和维护；
、为了提高会议室的使用率和规范管理，部门使用会议室需提前一
天向行政部申请。
、各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加人员、所需准
备物品等，如有需要行政部协办的事项请提前注明；
4 会议室的管理及维护
、会议室内的家具、设备摆放要整齐有序，布置要规范；
、会前十分钟要开门、开窗、通风、送电，遇到炎热天气要提前开
空调；
、会议室的音响、视频等设备由行政部信息管理员负责管理，信息
管理人员需在会前 10 分钟开启音响、视频设备，并进行调试，确保
会议的正常召开；
、会议室钥匙由行政部统一管理；
、爱护室内公共设施，会议室配置的设备、桌椅未经许可，不得随
意搬动挪作它用，如有损坏，视情况作出赔偿。 室内物品不得随意
拿出或挪用，若确因需要借用，必须征得行政部同意后方可动用，事
后归还原处，
、会议室借用采用责任人制度，会议结束后，使用部门应将桌椅摆
放整齐，清理卫生，切断电源。 设备齐、门上锁，做好安全防范工
作。并及时通知行政部，经双方检查设施设备，确认有无损坏后，方
可离开；
、借用的热水瓶、果盘等应及时归还；
、行政部负责每天做好会议室场地及消防安全及设备检查工作，保
障会议室资源不流失，完成好规定的日巡视工作；
、会议结束后，由行政部保洁工负责确保各会议室的保洁工作，要
做到即时清理；
5 接待室的管理及维护
、大楼每层均设有接待室，接待室由行政部负责管理及维护保养；
、三楼接待室用于接待重要客人，接待其他客人原则上应安排在二
楼，如有特殊情况，由行政部统一安排；
、接待室内的桌椅、沙发、空调、摆设装饰品等由行政部负责管理，
并定期检查；
、接待室的保洁工作，由行政部保洁工负责，要做到；客离即扫；
第十五章茶水间的管理
1 .茶水间的分布及功能
、办公楼内茶水间分布情况如下：
二楼：
配备设施：饮水机、茶桌、椅子、橱柜。
三楼：
配备设施：饮水机、茶桌、椅子、橱柜。
2 茶水间的管理规定
、茶水间的管理由行政部负责；
、茶水间的保洁、清洁工作由行政部保洁工负责，必须随时保持清
洁。每周进行一次清洁工作，每天分时段进行保洁工作，时段划分：
第一次，每天早上在公司上班前 20 分钟完成保洁工作；全天每间隔
两个小时进行一次保洁工作；最后一次，每天 16：30 进行最后一次
保洁工作；
3、茶水间清洁标准：
、地面清洁无脏乱、积水；
、料理台面、水池干净无尘垢；
、 消毒柜、食品柜、冰箱等随时保持清洁、无杂物；
、电源、水龙头、咖啡机、饮水机保证正常使用；
、用品按指定位置摆放整齐；
、地面、垃圾篓无留存垃圾，室内无异味；
4、行政部对饮用水每三个月进行一次水质查验工作，并联系厂商作清
洗饮水机及维修工作；
5、行政部保洁工负责对茶水间的饮料、食品定期检查，保障员工身体
健康；
6、使用饮水机的正确方法：
、饮水机只供饮用，不可作其它用途，如洗手、洗脸、洗球、洗毛
笔等；
、使用时轻按开关，不可猛力按压；
、饮水机损坏，应随时报告行政部；
7、饮水机损坏时，应立即停用并挂上“停止饮用”之标示，及时通知厂
商修护；
8、茶水间内随时要保持洁净，严禁摆放杂物，备用桶装水及空桶应整
齐摆放在橱柜内；
9、请员工自觉管理好饮水用具，无特殊情况，不为员工提供一次性水
杯；
10、饮水机及饮料机在显示加热时请勿饮用，避免生熟水混用，影响
自身肠胃健康及机器设备使用寿命；
11、午餐及下午茶时间，茶水间桌椅及各种设备应保持干净，及时清
洁；纸屑及废水倒入垃圾箱，茶叶等残渣等不可弃置于洗手盆上；保
持地面干爽、洁净；
12、请保持茶水间室内空气清新，吸烟请到吸烟区，请勿食用刺激性
气味较大食物；
13、公司有重要客人来访需使用茶水间时，请员工减少使用茶歇室，
此时将不为员工供应饮料及茶点（具体时间按行政部通知为准）；
14、如在使用过程中，饮用水用完，请员工主动换水或及时关闭电源，
以免发生火灾；
15、饮料及茶点向员工及客户供应，仅限公司内食用，请勿外带；
16、严禁在大楼内烹饪食物；
第十六章 停车场管理规定
1、大楼停车场由保安部负责管理；
2、停车场保安按规定着装，佩戴工作牌，对出入车辆按规定和程序指
挥放行，并填写《车辆出入登记表》；
3、停车场布局分为：内部车辆停放区、自行车、摩托车停放区、外来
车辆停放区；
4、公司员工自驾机动车辆需在停车场停放的，请向安保部申请车位，
经批准后按指示牌停放车辆，切忌随意停放；
5、人行道、车行道、消防通道上禁止停放车辆，机动车辆只能在停车
场或划线停车位内停放，员工非机动车、摩托车必须停放在指定停车
区域；
6、外来访客的机动车辆，进入停车场前须经安保部登记备案；
7、停车场保安负责指挥进入车辆慢行，按规定行驶方向行驶，停放车
辆位置适当，停车统一要求车头朝外，使车场车辆停放整齐；
8、指挥开出车辆按规定方向行驶，慢行开出停车场；
9、 随时巡检停放车辆情况，发现门、窗未关好,有漏油、漏水、刮蹭
现象应及时通知车主，并做好记录；
10、留意进入车场的车辆情况，对带有危险品车辆，禁止进入车场；
11、进场车辆严禁在场内加油、修车、试刹车，禁止任何人在场内学
习驾驶车辆；
12、进场车辆和司机要保持场内清洁，禁止在场内乱丢垃圾与弃置废
杂物，禁止在场内吸烟；
13、驾驶员停放好车辆后，必须锁好车门，调好防盗系统至警备状态，
车内贵重物品须随身带走；
14、机动车辆在停车场内行驶，时速不得超过 15km/h，严禁超车。
四 物业管理
第十七章 能源消耗管理
1、能源消耗控制的范围是：水、电、煤气等。大楼物业在所有使用区
域安装电表、水表、煤气表，使用须登记；
2、行政部派人每天到各楼层巡视检查，如发现漏电、漏水、等现象，
立刻采取措施解决问题；如属人为事故，要对有关人员进行教育并惩
罚；
3、能源费用消耗占正常总物业费用预算的 35%。其中：
、电费：占能源费用的 43%
、水费：占能源费用的 7%
、煤气费：占能源费用的 1%
、热力费：占能源费用的 25%
4、全体工作人员要坚持节约用电、用水的原则，外出时要养成随手关
灯、关空调、关闭电脑等设备的良好习惯。杜绝“长明灯、长流水”的
现象；
5、空调使用：夏季当地天气预报最高气温在 25℃以上（含 25℃），方
可开启空调，空调温度设定不得低于 22℃；冬季当地天气预报最高气
温在 10℃以下（含 10℃），方可开启空调，空调温度设定不得高于
26℃；
6、发热设备在不使用情况下应当关闭或处于备用状态(如复印机、电
脑)；
7、严禁使用电炉和自备大功率电器设备；
8、严禁私拉乱接电线和水管，室内电路、插座禁止随意改动；
9、不负重情况下，提倡不使用电梯(3 层以下)，减少电梯运行次数；
10、尽量使用自然光照明；
11、夏季保持门窗常闭，尽量采用遮光帘，减少热辐射；
12、会议室、接待室的空调等耗电设施，在客人离开后立即关闭；
13、冰箱每两周除霜一次；
14、热水设备每三个月进行一次除垢处理；
15、绿化应合理用水，尽量采用喷淋方式；
16、 每三个月检查一次空调，对给排水和蒸汽管道做好管道保温工作，
杜绝跑、冒、滴、漏情况，降低能源消耗；
17、行政部定期对重要耗能设备进行维修保养，使其运行状态达到最
佳；
第十七章 物业维修
办公大楼维护维修由物业负责，物业根据登记或定期检查中发现的问
题，及时安排维修人员进行维修。
以上规定请员工自觉遵守，让我们共同努力营造文明和谐的办公环境。
综合部
2014.
