项目文件可分为综合类文件夹、施工文件、监理文件
综合文件：
以指挥部为主形成，可以分为前期立项中报、勘察设计、土地征用、招投标文件、建设过程中的工程管理性文件，后期阶段的义工竣工验收文件等小类。
施工文件：
以施工单位为主形成，包括工程管理性文件（如开工竣工报告、总结、预决算、施工组织计划、工艺技术文件等）质保材料（原材料及构件出厂证明、质量鉴定及材料进场报验批文、材料试验报告）、施工技术文件（设计变更、技术联系单、定位测量勘探、、地基处理、质量评定等）、竣工图、声像材料。
监理文件：
以监理单位为主形成，可分为质量控制、资金控制、进度控制和业主与施工单位关系协调文件四类。
组卷的原则要求：
1|、卷内文件必须是具有一定的有机联系，而不是任意堆积。
2、尽可能合卷内文件表达一个相对独立的概念（阶段、专业、部件。。。。。。）
3、卷内文件数量应适度（卷夹为10mm或者20mm，卷盒为20mm—mm）。
4、区分保管价值和不同的载体形式。
5、保证卷内文件完整齐全（如报告与批复不能分割）。
6、所立案卷力求规范、整齐、美观。
组卷的基本方法：
项目文件内容复杂，不同类型文件可以采用不同的组卷方法。管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性材料组卷，施工文件中的质保材料按类型、批次组卷、技术文件按单位工程、结构、专业组卷。监理文件一般按文种组卷。
1、按项目组卷：即一个项目（或分项、子项目）的文件全部组成一个案卷。适用于项目小、文件数量少的情况。
2、按结构组卷：按工程进行的阶段（立项、设计、施工。。。。。。）
3、按专业组卷：（土建、水工、机、电、炉等）
4、按问题组卷：即将文件内容涉及的同一问题或同一性质的问题组成一个案卷。
5、按文件名称组卷：
6、按地域组卷
7、按作者组卷
8、按时间组卷
卷内文件的排列：
1、掌握三个原则：
⑴遵循文件的自然形成规律，尽可能按自然形成过程（前进路线、前后工序和环节）进行排序。
⑵考虑文件在结构上的隶属关系及工程程序上的衔接关系⑼
⑶区分主次，按文件的重要程度排列。
2、对卷内文件同时进行检查，查漏补缺，去掉金属物。
3、几种具体排列方法：
⑴图样型文件
a、按隶属关系；
b、按总体和局部关系；
c、按图幅比例；
d、按地区特征；
e、按时间顺序。
⑵文字型文件
a、按重要程度
b、按地区
c、按时间
d、按逻辑关系：复文工团在前，来文在后，正文在前，附件在后，正本在前，定稿（原稿）在后。
⑶图文混合型的
一般的文字在前，；图样在后，如果文字只起补充说明的，则图样在前，文字在后。
案卷编目
⑴编制页号：正面右下角，背面左下角，成册的文件不必另编页码。页号从“1”或“001”开始编流水号，不得重复，保持清晰无误，不得随意涂改。
⑵填写卷内目录
a、目录用激光打印，字段格式符合《科技档案案卷构成的一般要求》。
b、目录内字体大小要适当。卷内文件目录标题栏拟采用加粗的3号宋体，责任者等字段名称用加粗的小3号仿宋体，其他用4号仿宋体。
如果采用了标准图、通用图或借用图、组卷时不必专门晒制一份归入案卷，只要在目录中进行填写并在备注中说明即可。
填写备考表
卷内备考表
互见号
说明：
（卷内文件总件数、页数、图纸张数、不同载体文件的数量，说明组卷情况、案卷使用中需要说明的问题等）
立卷人（责任立卷人）
完成日期： 年 月 日
检查人：
审核日期： 年 月 日
填写案卷封面
1、案卷封面的档号是案卷的代号、，上三部分组成：即全宗号+分类号+案卷号。
2、案卷题名
3、立卷单位
4、起止日期
5、保管期限
6、密级
装订
1、卷装订——三孔一线装订。每卷厚度为2公分左右。
2、件装订——缝纫踩踏、带胶封套包件
3、件装订、件保管的，每份文件的第一页应盖档号章。
案卷排列：按原办法进行。
项目文件的保存：
（一）CAD制图应按照电子文件归档管理要求，打印出适宜保管的纸质文件，签章后归档保存，同时，应按照《CAD电子文件渔船存储、归档与档案管理要求》规定，加强电子文件脱机保管。
（二）底图宜平放或卷放，不得折放，并用底图袋妥善保管。
蓝图纸以A4大小手风琴式折叠存放。
注意安全保护：
——正确选择存放地点和装具
——做好日常维护。温湿度登记、管理。
——建立安全检查和保密制度。无短缺、霉变、虫蛀。
归档程序：
弥补缺陷：收集补充，凡是复写件、热敏纸应复印保存，竣工图与变更文件进行对照检查，确保竣工图规范化。
明确归档制度：
（一）确归档范围：
特别注意剔除不属于归档范围的文件夹，如普发性政务性。管理性文件、资料、重份文件、作参考的抄送文件和图样、已经补汇总了的原始零星记录等到不需要归档。
（二）归档时间
——项目结束时归档（交工验收后）
——项目告一段落时归档
——年度归档（时间性强的文件夹、管理性文件皆可彩年度归档）
——随时归档（机密性、随机的文件、文件处理部门与档案部门合一的：特种载体文件）
明确归档套数：
至少一套文字材料原件、二套竣工图。具体根据情况或主管部门来确定。需要移交档案的一般有建设单位、主管部门、地方综合档案室。
归档要求：
归档文件必须经过整理，符合系统性、完整性、规范性、耐久性要求
归档手续
——编写归档文件的简要说明
——填写移交清单，包括交接文据、案卷目录、输交接手续。
项目档案的概念
项目档案是指在项目建设活动中直接形成的有保存价值的各种载体形式的历史记录。
如何加强项目档案的管理
1、建立档案管理网络。明确分管领导，落实专职档案人员和各部门兼职档案员。
2、制定完善的档案管理制度。明确编制办法和项目文件管理要求。
3、依法实施“三纳入”“四同步”管理，实施超前管理，将应当归档的材料及时接受归档。
三纳入：将项目文件材料的形成 、积累、整理和归档纳入项目建设各项程序（立项申勘探设计、征地拆迁、招投标等）、纳入项目建设管理计划、纳入有关部门和有关人员的职责范围。
四同步：项目前期筹备时，同时提出文件材料归档要求；项目设计、
监理等招投标时，同时提出相关文件材料形成、积累、归档要求，并定入有关合同、协议；检查项目建设进度、质量时、同时检查文件材料形成情况；项目交工竣工验收时，同时验收项目档案。
照片档案管理规范：
常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。
固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料。
大照片：凡是不宜用芯页固定的照片，统称为大照片。
大底片：凡是不宜用插袋式芯页保存的底片，统称为大底片。
照片档案的收藏：
收藏范围：
1、反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
2、领导人和著名人物参加与基本单位，基本地区有关的重大公务活动的照片档案。
3、某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4、记录某单位、基本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。
5、反映某地区地理、古迹以及自然风光和发间风俗的照片档案。
6、与其他载体档案有密切联系的照片档案。
7、其他具有保存价值的照片档案。
收集时间：
1、照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。
2、接收时间：
依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。
3、在特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。
收集要求：
1、底片、照片、说明齐全；
2、底片与照片的影像相符。
照片档案的整理：
应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为整理原则。照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。
底片分类，将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种，并单独整理和存放。
符号说明的项目有：
照片号：案卷内照片的顺序号；
底片号：按卷内照片的顺序号；
参见号：与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。格式如下
（类别）档号 例：（文书档案）13-2-58
（科技档案）G-J-28
文字说明的内容和编写要求：
文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
a、事由：照片影像所反映事件，事物的情由；
b、时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
c、地点：被摄物所在的具体地点；
d、人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；
e、背景：对提示照片影像主题具有一定作用的背景；
f、摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
文字说明的编写要求：
a、综合运用六要素，概括地提示照片影像反映的全部信息。
B、文字简洁、语言通顺，一般不超过200字；
C、用阿拉伯数字表示时间。年、月、日用“”表示；
总说明和分说明：
1、一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明；
2、凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注“*”号。
《基本建设项目档案管理手册》：
对重点档案、各种载体形态档案，必须采取有效措施加以保护，对破损、霉变、散失、字迹褪变等到受损档案应当及时采取修复、复制等有效措施，确保档案安全。
档案机构应当定期对档案进行鉴定，对失去保存价值的档案列出销毁清册，按照相馆国家有关珍宝报经批准后予以销毁，销毁清册应当报同级档案行政管理部门备案。严禁擅自销毁档案。
个人和组织利用档案时，不得涂改、伪造、损毁、丢失档案，不得擅自传抄、复制档案，不得泄密。
国家重点建设项目档案管理登记办法：
登记表共分三种，表一、表二、表三分别于项目开工后6个月内，项目档案预验收后1个月内和项目正式竣工验收后1个月内填写，并逐级报至国家档案经济科技档案业务指导司。
表一 国家重点建设项目档案管理登记表
（项目及项目档案和资料情况动态表）
编号：
项目名称
建设单位或项目法人
地址
邮编
上级主管部门
批准概算总投资
万元
计划工期
年 月—年 月
主要单位工程名称
现已完成的单位工程或单项工程
主要设计单位
主要施工单位
主要设备安装单位
主要监理单位
项目档案和资料管理情况
档案资料管理部门名称
隶属单位
联系地址、电话
负责人
项目建档时间
专职档案人员数量
库房面积/档案工作其它用房面积
设施设备
现有档案和资料数量（正本）
卷（册）
图纸张数
对项目档案日常监督、指导的上级单位
填 表
单 位
（盖章）
年 月 日
注：此表于项目开工后6个月内报国家档案经济科技档案业务指导司。
对于未验收的国家重点建设项目，每年填写此表一次。
表二 国家生重点建设项目档案管理登记表
（项目档案预验收情况表）
编号：
项目名称
项目档案总数（正本）
卷（册）
图纸张数
档案移交单位
库房面积/档案工作其它用房面积
项目预验收日期
项目档案预验收
组织单位
预验收组
成员及单位
预验收结论
预验收负责人（盖章）
年 月 日
注：此表于项目档案预验收后1个月内报国家档案局经济科技档案业务指导司。
表三 国家生重点建设项目档案管理登记表
（项目档案正式验收情况表）
编号：
项目名称
项目档案总数（正本）
卷（册）
图纸张数
档案移交单位
项目竣工投产日期
项目正式验收日期
项目档案正式验收
组织单位
验收组
成员及单位
验收结论
预验收负责人（盖章）
年 月 日
注：此表于项目档案正式验收后1个月内报国家档案局经济科技档案业务指导司。
CAD电子文件归档流程图
SHAPE \* MERGEFORMAT
