青岛 XXXX 有限公司
关于合同、报件审批及盖章的流程管理规定
1.目的：为进一步规范我公司经济合同及对外报件的审批、盖章流程管理，加强监督约束，做
好风险防范，特制定本流程管理规定如下：
2.适用范围：青岛 XXXX 有限公司各部门
3.流程管理涵盖种类：
公司级经济合同
房屋租赁合同
工程施工合同
对外报件
4.合同、报件的审批、盖章流程及要求
公司级经济合同
公司级经济合同，由公司总经理负责前期谈判和确定。
正式合同的起草由总经理指定人员承办，合同内容须忠实体现前期谈判约定，包括业务
内容、双方要求、完成时间、收、付款时间、违约责任及其他约定事项等。
合同草拟完成后，由承办人员填写《合同（协议）审批表》（见附件 1）并签字，交由总
经理审阅。
总经理对合同内容审核确认，并在《合同（协议）审批表》签字后，即可形成正式合同
文本（如无特殊要求，合同文本一般一式三份），并报专职律师处审核。
律师对合同文本内容审核确认后，在《合同（协议）审批表》签字，并在每页合同的背
面加盖“法务部合同审批章”。
经律师审核后的合同文本必须先由对方单位加盖公章，再返回公司盖章。
对方将合同文本盖章返回后，承办人员持合同及《合同（协议）审批单》按顺序报请各
级领导签批、盖章。
公司分管领导盖章后，合同即行生效。合同文本由分管领导处存档一份，财务部存档一
份，对方单位一份。
房屋租赁合同
房屋租赁合同，由公司招商部经理负责前期谈判和确定。
正式合同的起草由招商部指定人员承办，合同应采用指定的制式印刷合同，关键部分内
容应认真，仔细填写，核实价格、付款时间、违约责任及其他约定事项。
合同填写完成后，由承办人员填写《合同（协议）审批表》并签字，交由专职律师处审
核。
律师对合同文本审核确认，在《合同（协议）审批表》签字后，交由财务部审核。
财务部对合同相关数据审核确认，并在《合同（协议）审批表》签字后，即可形成正式
合同文本（一式三份），并填写合同编号，交签约客户先盖章。
签约客户将合同文本盖章返回后，承办人员持合同及《合同（协议）审批单》按顺序报
请各级领导签批、盖章。
按合同约定的时间、金额填写交款单，经财务确认，办理交款手续。
合同于盖章时在分管领导处存档一份，财务部存档一份（置换金部分财务登记），客户一
份，招商部保留复印件或电子版。
合同签约完成后，由承办人员把客户信息转物业部建立档案。
签约合同到期后或客户退租后，所签合同作为客户下一期续约及新客户入驻的依据，仍
需妥善保管，不得擅自销毁。
工程施工合同
工程施工合同，由公司物业部经理负责前期谈判和确定。
正式合同的起草由物业部指定人员承办，合同应采用指定的制式印刷合同，关键部分内
容应认真，仔细填写，核实工程内容、质量要求、工程造价、付款方式、付款时间、违约责任
及其他约定事项。
合同填写完成后，由承办人员填写《合同（协议）审批表》并签字，交由专职律师处审
核。
律师对合同文本审核确认，在《合同（协议）审批表》签字后，交由财务部审核。
财务部对合同相关数据审核确认，并在《合同（协议）审批表》签字后，即可形成正式
合同文本（一式两份），并填写合同编号，交签约客户先盖章。
签约客户将合同文本盖章返回后，承办人员持合同及《合同（协议）审批单》按顺序报
请各级领导签批、盖章。
合同盖章后，财务部存档一份，签约客户一份，物业部保留复印件或电子版。
合同签定后，双方按合同约定进行施工、验收、付款。完成合同履行。
合同履行完成后，所签合同作为今后类似工程施工的参考依据，仍需妥善保管，不得擅
自销毁。
对外报件
报件材料编辑：公司所有对外报件（包括文字与图片），统一由公司行政部负责编辑。
报件材料要求：要按照上级指示要点做好报件组织工作，文字撰写要做到行文流畅，层
次清晰，有理有据，主题鲜明；图片选择要做到图像清晰，主题明确，图文并茂，具有鲜明的
时代感，能体现企业的良好形象。
报件审核：报件所需各项材料由总经理负责审核确认，由行政部按公司对外报件标准格
式统一打印制作。
报件数量：除按上级要求上报数量进行准备外，还需加印两份，一份由总经理存档，一
份由行政部存档，同时保留电子版。
报件需要盖章的，由承办人填写《印章申请表》，按顺序报各级领导签批、盖章。
报件盖章后，承办人要按上级要求的日期按时办理报送，并做好后期跟进，及时获取信
息反馈。
合同盖章流程的例外情况（即我公司先盖章流程）
如出现必须由我公司先盖章的情况，申请部门在履行报审合同的审批程序的同时，需另行履行
合同先盖章流程：
填写《合同先盖章审批表》（见附件二），说明先盖章的原因，报分管副总、总经理特批，
并注明先盖章合同的份数和先盖章合同的归档日期（自合同盖章之日起不得超过 7 日）后，方
可加盖公章。
有下列情况之一的，合同可以经分管副总、总经理特批后，履行合同先盖章流程：
合同的对方单位是政府机关的；
合同的对方单位是具有强势合同地位的大型企业，且对方要求我公司在合同上先盖章的；
因其他原因，需要我公司先行盖章的。
承办人员将先盖章合同交付给合同的对方单位时，应当填写《签收单》（见附件三）并要
求对方单位经办人在《签收单》上签字，作为将先盖章合同已交付给对方单位的证据。
承办人负责我公司先盖章合同的跟踪与收回工作，合同在盖章之日起最长 7 日内必须返
回公司。
5.未收回先盖章合同的经济处罚
先盖章合同如 7 日内未返回公司，则以合同盖章之日起第 8 日为起算日，每逾期一日按 50
元的标准对承办人员给予经济处罚；
承办人员因工作疏漏，无法收回先盖章合同，给公司造成经济损失（包括但不限于诉讼费、
律师费、合同对方单位持有先盖章合同追究我公司的违约责任等）的，应当承担公司损失的全
部赔偿责任。
6.对公司离职人员未收回合同的审查制度
公司员工离职时，各管理部门应根据现存的《合同审批表》、《合同先盖章审批表》、《签收
单》，向公司提供该人员承办的合同的跟踪和收回情况。
离职人员承办的合同存在尚未收回的情形时，公司应当在该职工收回所经手合同后，或公
司对该职工进行相应的经济处罚后，再为其办理离职手续。
年 月 日
附件一：
合同（协议）审批表
经办部门： 申请日期：
合同名称 合同编号
合同主要内容：
使用印章名称
单位名称
联系人 联系电话
对方单位
基本情况
通信地址
主办人员
意见：
主管经理意见：
财务部
意见：
行政总监
意见：
总经理
意见：
公司律师
意见：
盖章时间： 年 月 日 盖章份数： 份
骑缝： 是 （ ） 否 （ ）存档情况：原件 （ ） 复印件 （ ）签章人意见：
盖章人（签字）： 行政部门经理（复核）：
附件二：
合同先盖章审批表
承办部门： 年 月 日
合同名称 合同金额
合同编号 合同份数
对方单位名称 承办人
情况说明
年 月 日
预计归档日
（ 最 长 期 限 为 盖
章之日起 7 日）
本人承诺并保证：本合同自我公司盖章之日起 日内交
回我公司，如逾期未能交回本合同的，本人愿意承担法律
责任（包括但不限于接受我公司的经济处罚、赔偿由此给
我公司造成的经济损失等）。
承办人签字： 年 月 日
分管副总签署
年 月 日
总经理签署
年 月 日
附件三：
签 收 单
今收到 公司交来的已加盖该公司公章的合同一式
份，合同名称为 ，合同各方为（甲方） 、（乙
方） ，合同金额为人民币 元，合同签订日期为 年
月 日，签收单位（即该合同中的 方）未在该合同上加盖公章。
签收人系签收单位的职工，职务为 ，现签收人代表签收
单位签字确认收到上述合同。
签收单位：
签 收 人：
年 月 日
