内部管理制度系列 编号:FS-ZD-04015
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内部管理制度系列
X 地产公司档案管理实施
细则
(标准、完整、实用、可修改)
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X 地产公司档案管理实施细则
X Real Estate Company File Management Implementation Details
说明:为规范化、制度化和统一化作业行为,使人员管理工
作有章可循,提高工作效率和责任感、归属感,特此编写。
地产公司档案管理实施细则
第一条档案文件的日常管理
1.各部门文件资料的日常管理由资料员负责。在各项工
作中形成的具有保存价值的文件资料,经办人应及时将原件
交资料员登记收存(如提交复印件必须说明原因),并在《文
件资料发放、借用记录表》签字确认。如经办人没有签字确
认,视同该资料没有收存。
2.外单位来文由部门资料员(或接文人转交资料员)接收,
并在《文件资料发放、借用记录表》上做登记。
3.发文由部门资料员填写《文件资料移交记录表》,做好
文号、发送单位、文件标题及内容摘要、份数的登记,并及
时让接收人签字确认。
4.工程项目档案资料在项目开发过程中由各经办部门自
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行负责保管,以便于及时查找,待工程完工后移交总经理办
公室统一保管。
第二条档案文件借用及移交规定
1.借用文件必须严格履行借用手续。所借文件仅限于经
办业务有关,借用人在借用部门档案时,须经部门资料员在
《文件资料发放、借用记录表》上做好登记后,方可借阅。
跨部门借阅档案时,须经借用人部门经理同意。
2.所借文件资料须为原件时,出借文件资料的部门资料
员必须预留一份复印件或扫描件,以防不时之需。
3.文件资料借出后,出借部门的资料员应根据《文件资
料发放、借用记录表》的记录,做好文件借出后的追踪工作,
负责按规定时间及时收回,防止遗失。
4.跨部门借用文件资料并不再归还时,则作为移交处理。
此时须由出借部门填写《文件资料移交记录表》,双方部门
资料员签字确认后,在备注栏内注明移交,则该文件的保管
责任人由移交部门资料员转至接收部门资料员。
5.文件资料归还时,必须当面点清,并查看文件资料的
是否完整,如有缺损,应由借用人书面写明原因,并经出借
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部门经理和借阅部门经理双方签字确认。
6.部门资料员应在文件资料借出、移交及收回后,及时
填写《文件资料发放、借用记录表》《文件资料移交记录表》,
更新文件保存记录。
第三条文件资料目录定期上交
每月初第一个工作日,部门资料员须将《发文记录表》
和《文件资料收存、借用记录表》整理清晰后,填写《部门
文件档案目录》并校对,部门经理须确认是否交公司存档、
预计存档时间和是否进行电子存档栏,核对签字后由资料员
交总经理办公室。
第四条各部门文件资料归档范围和移交时间
1.各部门文件资料按照《各部门文件资料归档范围和移
交时间》进行管理,未涉及到的其它文件资料由部门经理和
主管副总确认存档部门及移交时间。
2.档案管理操作细则所指的部门自行保管的文件资料不
包括在项目开发中形成的各类合同。除人力资源部的劳动合
同外,其他各类合同均须按规定在双方签订后三个工作日内
连同《合同审批表》一并交总经理办公室统一保存。
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第五条对于工程各类图纸、文件资料等,按照《工程资
料管理指引》执行。
附表 1:《文件资料收存、借用记录表》
附表 2:《发文记录表》
附表 3:《部门文件资料目录》
附表 4:《案卷总目录》
附表 5:《卷内备考表》
附表 6:《卷内文件目录》
附表 7:《文件资料移交记录表》
附表 8:《文件资料销毁清单》
附录 9:《部门文件档案归档范围及移交时间》
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