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档案管理学
第一部份 档案
一、 档案的起源：
我国最早的档案是甲骨档案，产生于公元前３５００年前的殷商
时期，是我国考古工作者在河南安阳小屯村发掘的。
甲骨文是指刻在龟甲和兽骨上的文字，是迄今为止发现的我国历
史上最早的文字记录，内容多是商王室占卜的记录。
占卜虽然是一种迷信，但在当时的历史条件下，却是商王朝的一
种重要活动，凡祭祀、军事、农耕、狩猎或者关于风雨、年成、疾病
等，都要占卜，记载在龟甲或兽骨上，集中保存起来，通常说中国有
几千年文字可考的历史，主要是以这些甲骨档案为信证，因而它是我
们的国宝。
甲骨档案的发现是偶然的，发现者是王懿荣先生，傅斯年１９２
８年组织挖掘了安阳殷墟，此前有些散存在社会上。
商、周时期，还有铸在青铜器上的铭文，记载王族恩赐、征战经
过、划定疆界等。春秋战国时期，冶炼技术有很大大发展，郑国大夫
子产首先将刑书铸于鼎上，叫做刑鼎，历史上成文法的公布，大致上
始于这一时期。还有些是将文告之类的刻在石头上。金文档案和金石
档案统称为金石档案。
此外还有简牍档案，即书写在竹片和木牍上的文字，事情简单、
字数不多，写在狭长的单片竹简或较方的木牍上即可；事情重大，字
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数很多，则简片连起来，汇集成册，“造册上报”这个词，就是那时传
下来的。
“馨竹难书”这个成语，也是那时流传下来的。馨：用尽的意思，
即用尽所有的竹简也难书写完。
秦汉以后，一些重要文件用丝织品书写，称缣帛档案。缣帛档案
可以卷成一卷、一轴，所以量词用卷、卷轴。
西汉时期，蔡伦在公元１０５年发明纸张，导致了档案制成材料
的第一次革命。（造价低，体积小，便于交流）。
档案制成材料的第二次革命是现代照片的诞生（１８２８年）及
计算机的出现。
１９９６年９月２日――７日在北京召开了第十三届国际档案
大会，为庆祝这次大会的召开，邮电部发行了一套邮票，名为《中国
古代档案珍藏》，共四枚。
１、 甲骨档案――商代龟甲（商代出士的刻辞卜甲）
２、 简牍档案――汉代木牍（中国最早的郡级档案）
３、 金石档案――明代铁券
４、 纸质档案――清代图书（清帝向比利时国君递送的国书）
这套照片记载着档案的发展历程。
二、档案的定义：
各国对档案一词下的定义有所不同。
如：美国《大百科全书》（１９７５）“档案，是在执行法律和处
理事务中制成或收到的因具有永久价值而保存起来的文件的有机体，
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包括文稿、簿册、地图、录音带和其他文献材料在内。”
《法兰西共和国档案法》（１９７９）：“任何自然人和法人、任
何国家机关或组织、任何机构和部门，在自身活动中产生或收到的文
件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”
构成比较科学的档案定义，应该包括四个要素：１、来源，２、
属性，３、形态，４、特点。
档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保
存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件。
《档案法》第二条：档案是指过去和现在的国家机构，社会组织
以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直
接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形
式的历史记录。
含义：１、来源： 由文件转化来的。文件转化成档案应具备三
个条件，①办理完毕的文件。办理完毕是指文书处理程序上告一段落。
正在承办中的文件不是档案。文件是档案的前身，档案是文件的归宿，
但不是所有文件的归宿。①有查考利用价值的文件，文件是档案的基
础，档案是文件的精华。①按一定规律保存起来的文件。经过分类、
立卷集中保存起来的文件。
２、属性：是各种组织和个人在其特定的社会活动中形成的。
①形成者：官方性质的各种机关单位；半官方性质的或非官方性
质的社团组织，某些个人。
①特定的社会活动：机关，依法行政；社团，行使权利和承担义
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务；个人，手稿、信件、家谱等。
３、形式：一是指档案信息的记录方式：文字、图表、声音、图
像。二是指档案载体的形式，比如甲骨、简牍、纸张、照片、磁带
等。
４、 特征：是历史的原始记录，是特定的形成者在当时、当地
直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料，
具有原始性的特点。
三、档案的作用：
档案的作用是多方面的，概括起来有两个基本方面：即凭证作用
和参考作用。
凭证作用：落实政策，法律诉讼等
参考作用：制定计划，组织生产，编写史料、水利设施等。
四、档案的种类：
按内容分有文书、人事、会计、科技、户籍、婚姻、房地产等
第二部份 档案管理体制
我国档案管理的基本原则是，集中统一地管理国家全部档案，维
护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用。
如何体现和贯彻这一原则？成立机构
档案机构：①档案事业管理机构
①档案馆 国家综合档案馆、国家专业档案馆、部门
档案馆、厂矿、学校档案馆等。
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①档案室
关系：上级档案事业管理机构对下级档案事业管理机构具有业务
指导和监督的关系，档案事业管理机构对档案馆、档案室具有业务指
导和监督关系；机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系，各级
各类档案馆室之间均无隶属关系，但有协作关系。
第三部份 机关档案与机关档案工作
１、机关：泛指国家、政党和人民团体为实现其职能而组织的某些固
定的能独立行使职权的机构。根据职能性质的不同，我国现行机关大
致分为：①国家权力机关 ①行政机关 ①党务机关 ①司法机关 ①
军事机关
２、机关档案：是各种类型的机关在履行职能的活动中形成的、保存
备查的文字、图像、声音及其他各种原始记录。有文书档案和专门
档案（如诉讼、婚姻、审计档案等）之分。
３、 机关档案工作
机关档案工作有三项内容：①对本机关的档案进行管理 ①对本
系统及其下属单位的档案进行监督指导 ①对本单位文书处理部门
和业务部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导。
档案管理工作可归纳为：
①对本机关的档案进行管理。档案管理可归纳为两个方面，八个
环节，一是档案实体管理，即：收集、整理、鉴定、保管、统计，信
息管理，即：检索、编研、利用。
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①对本系统及直属单位档案进行监督、指导。以国家关于档案工
作的原则、方针、法规、制度、规范、标准等为依据，对本系统所属
单位的档案业务进行规划、指导、监督、检查。
①对本单位文书处理部门和业务部门的文件材料的形成、积累和
归档工作进行指导。对机关各部门的文件从形成、积累到立卷归档的
全过程进行指导，包括归档时间、归档范围、归档质量，即归档制度。
第四部分：各工作环节
一、 收集
１、 内容：档案馆、室保存的大量档案，不是自身形成的，而是向
各机关、机关各部门以及个人接收或征集来的，此环节称收集。
收集工作有以下三方面的内容：①本机关文书部门和业务部门移
交的档案。①收集与本机关业务工作有关的资料，如业务刊物、文件
汇编等。①接收撤销机关的档案。
２、 意义：
①收集收集工作是贯彻档案工作基本原则的重要内容和具体措施。
①收集工作为档案工作提供物质前提。①收集工作的好坏关系到档案
工作的其他环节，尤其影响档案的开发利用。
３、 要求：
①注意档案的形成特点：处理完毕、有查考价值、规律、避免“有
文必档”。①必须注意系统性、完整性，能反映本单位的历史面貌和
工作特色。①加强与各部门联系、掌握机关活动情况。
４、 措施：
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确保齐全完整。①注意归档外的收集：结合节日前的保密检查收
集。结合机构的调整与人员的调动收集。结合工作的阶段性收集（重
要会议的结束、案件处理完毕等）。①增加机关工作人员的归档意识：
宣传内容主要是档案法，方式有会议、展览、陈列等。①列入机关管
理制度和目标考核内容。
二、征集：
特色档案：突出反映本地自然地貌、疆域沿革、历史发展、风土
人情，名人轶事，典籍掌故、物产资源等。
做到以下几个方面：一是广泛深入地进行调查研究，明确本地区
地方特色，制定规划、明确内容、要求、方法、步骤等。二是加强业
务指导。三是注意收集与之相关的资料。本馆有：名优特产，四特酒、
丰城冻米糖，高安大观楼腐竹等的资料、获奖证书、照片。
名人：胡桔根，全省玉茗花戏剧节获一、二、三、四届编剧一等
奖，《木乡长》等的手高、评价文章等。清江中学的剪纸、体育获奖照
片。
二、整理
１、 意义
① 档案的整理工作是档案利用的前提。①档案整理促进档案的
收集。①档案的整理便于档案的鉴定、保管、统计和检索。
２、 内容
就是对档案进行分类、组合、排列、编目，使档案由无序变有序。
具体内容，区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录
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的的编制等等。
３、 原则：
① 保持文件之间的历史联系（来源、时间、内容、形式），如
请求和批复、底稿和正稿、正文与附表。特殊的如房地产档案 地
契房契及买卖情况、房籍档案、婚姻档案等。①整理档案必须利用
原有基础。①整理档案必须便于保管利用。
４、 全宗与全宗划分
（一）全宗：
① 全宗就是一个独立的机关或者人物在社会活动中形成的档
案的整体。是组成部分国家档案的基本单位。档案必须按全宗来整
理，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。这样才
能科学地保持文件之间的历史联系，全面地反映机关活动的历史面
貌，便于档案的保管利用。全宗不仅是个整理方法问题也是一条原
则，一条理论，称为全宗原则或全宗理论。全宗理论的形成和发展，
对整个档案工作产生的巨大影响，全宗理论的确定，对档案馆（室）
的档案管理，有阗重要的指导和组织作用。
① 全宗理论的形成和发展：十八世纪欧洲一些国家采用的是
事由原则，即按照事由（问题）来整理档案，而不管是由哪个机关
形成的档案。是图书的分类模式。缺点是混淆了档案的来龙去脉，
模糊了档案形成的具体的历史背景，给档案的查找利用造成了很大
的困难。十九世纪中叶，1841 年，法国人提出“尊重全宗”的原则。
1881 年，普鲁士人提出“登记室原则”，即不要打乱机关机关室整理
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的形态。1989 年，荷兰人提出来源原则，即维护档案在机关形成时
的本来面貌和有机联系。我国古代虽然没有全宗理论，但管理档案
是按各关、衙署来分别保管的，即近似于全宗思想，如宋代，全国
从中央到地方都建立了各级档案库存——架阁库，吏、户、礼、兵、
刑、工六部的档案，在部里存三年后送架阁库，在那里是各自分开
保存的。明清两代，后湖黄册库、皇史宬、内阁大库等，都是具有
国家规模的档案馆，保存的多为皇家御用档案文册，在管理上是分
开朝代，分开形成机关的，如明代的六部，清代的内阁，军机处，
内务府等，无具有按“全宗”管理档案的朴素思想。中华人民共和国
成立以后，我国实行档案集中统一管理，使全宗理论有了发展和完
善，如全宗构成的条件，如何区分全宗、人物全宗、全宗的补充形
式、判定档案所属全宗。
① 全宗构成的条件，立档单位，一个机关、社会团体必须在
行政上、财务上和组织人事上具有一定的独立，具体说：第一，可以
独立行使职权，并能以自己的名义对外行文。第二，是一个预算会计
单位或是独立的经济核算单位，第三，设有管理人事的机构和人员，
并有一定的人事任免权（第一条为主）
① 人物全宗，社会知名人士，如社会活动家、科学家、作家、
艺术家、教育家在其一生活动中形成的档案整体。包括：著作、手稿、
日记、信件、遗嘱经及记载个人家族或家庭社会活动的全部材料及社
会给予的有关材料（报道、评价等）
①立档单位的变化和全宗的划分
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由于社会实践活动的发展变化和工作的需要，经常会出现一些机
关单位的撤销、合并、增设以及名称的变化、职权范围和隶属关系的
调整等，有些会影响全宗的划分，有的不影响，主要应辨别哪些是根
本性变化，哪些是非根本性的。如：旧政权机关与解放后人民政府机
关，其政治性质根本不同，应该将档案分开，各自构成全宗。
机关工作地点、名称、领导关系的变更，职能的扩大、内部组
织机构的调整等，不属根本性变化，不产生新的立档单位，变化前后
同属于一个全宗。
5 分类
分类就是在区分全宗的基础上，对立档单位所形成的档案按其来
源、产生的时间、内容和形式上的异同，分成若干层次和类型，构成
有机体系。各种分类方法：①年度分类法：每一年分一个类。优点，
简便易行，能保持文件之间在时间方面的联系。注意跨年度文件的处
理，计划、总结应按落款日期归档，涉及到几个年度的，如五年规划、
十年规划，规划放在针对的第一年，总结放在针对的最后一年，会议
如跨年度，文件不能拆散，放入会议开幕的一年。①组织机构分类法，
按立档单位内部组织机构分类，优点，反映文件之间在来源方面的联
系，标准明确，简单易行。①问题分类法，又称事由分类法，优点，
保持文件在内容方面的联系，便于按专题查找，提供利用。
各种分类方法的联合使用：因为立档单位存在时间长，档案数量
多，在实际实际工作中很少单纯使用一种分类法，一般都是分层分类，
几种方法结合使用。比如：
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年度――组织机构分类法
优点：与文书部门和业务部门立卷归档结合起来，每年归档的案
卷依次排架，不必留空，不需倒架。
组织机构――年度分类法
适用于内部机构比较稳定的立档单位或撤销单位，但要预留空架，
否则第年要倒架。
年度――问题分类法
适用于内部机构变化比较多的全宗，便于按问题查找。
问题――年度分类法
适用于撤销单位和历史档案，《机关档案工作业务建设规范》
（１９８７年国家档案局颁布）一般应采用年度――组织机构（问题）
进行分类。
各机关应按照档案内容和载体的不同，制定统一的分类方案，又
称分类大纲。
６：立卷
一个全宗的文件经过分类以后，各类内还要进一步系统化，
将将文件组成案卷，称立卷（组卷）。
程序：组成案卷单位——拟写案卷标题——卷内文件的排列
与编号——填写卷内文件目录与备考表——案卷封面的编目与案
卷的装订。
①案卷的组合方法及拟写案卷标题：６个方法，即按六个特
征立卷：问题特征。如人事任免、机构调整等。作者特征。即文
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件制发机关，如中共某某县委、某某省委组织部等。文种特征。
如各项工作计划、各种会议记录、通知、报告等。时间特征。地
区特征。下发机关来文或向下的行文。收发文机关特征，６种特
征的联合使用，如某某市委组织部部务会议记录，包括作者、问
题文种。又如某某市委组织部关于某某县干部任免的通知，包括
了作者地区、问题、文种。。页号，统一在有文字的每页材料正面
的右上角、背面左上角填写页号。
①卷内文件的排列与编号：卷内文件一般按时间排列，也可
按文号、问题、地区、作者等顺序排列，但请示与批复、正文与
附件，同一份文件的正稿与底稿、草案等不得分离，排好之后再
编号，固定次序，批复在前、请示在后，正稿在前、底稿在后。。
页号，统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面左上角填写
页号。
①填写卷内文件目录和备考表。卷内目录：顺序号、文号、
责任者、题名、日期、页号、备注。备考表，需要说明的问题、
立卷进人、检查人、时间。
①案卷封面的填写与装订，封面内容：立档单位名称、类目
名称、案卷标题、卷内文件起止日期、总页数、保管期限、档号
等
