会计电算化工作的建设与管理.ppt

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单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 第十一章第十一章 会计电算化的建设与管理会计电算化的建设与管理 1 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 通过对本章的学习，了解会计电算化工作准备、 实施、软硬件维护及电算化内控的内容，能根据要求 制订相应的规划，并组织实施，同时掌握会计软件使 用前会计业务规范化的操作内容。 〖教学目的与要求〗 2 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 会计电算化工作的准备 会计电算化工作的实施 会计电算化软件的维护 会计电算化内部控制 3 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 会计电算化工作的计划与组织 运行环境的确定与软件的选择 岗位分工与人员培训 会计业务的规范化   4 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 会计电算化工作的计划  一、会计电算化工作的计划       在会计信息系统具体实施过程中, 必须 制定一个详细的实施计划，对在一定时期 内要完成的工作有一个具体安排。这样才 能使整个工作有计划、按步骤地进行, 有利 于合理安排人力、财力和物力, 有利于会计 电算化工作的实施与检查。 5 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级（一）确定会计电算化工作的总体目标 （二）确定电算化信息系统的总体结构 （三）电算化会计信息系统的硬件配置要求 （四）会计电算化工作目标实现的阶段和步骤 （五）会计电算化工作管理体制及组织机构 （六）专业人员的培训与分工计划 （七）资金来源及预算 6 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 二、 会计电算化工作的组织 组织方式 集中管理 分散组织 分散管理 7 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 确定系统的运行环境     配备计算机硬件和系统软件      硬件工作方式的选择        硬件性能指标的要求               操作系统的配置 8 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 财务软件的选择         财务软件的来源主要有通用商品化财 务软件、定点开发(包括本单位自行开发、 委托其它单位开发、联合开发)、通用与 定点开发财务软件相结合三种渠道。 9 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 电算化会计主管 软件操作 审核记账 系统维护 电算审查 数据分析 会计档案管理 软件开发 一、 岗位分工 岗位分工与人员培训 10 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 负责财务软件运行环境 的建立，以及各项初始化工 作；负责财务软件的日常运 行管理工作，监督并保证系 统的有效、安全、正常运行。 可由会计主管兼任。 电算主管 11 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 严格按照专职会计人员提 供的数据进行录入，录入完毕 进行自检核对工作;负责打印输 出记账凭证、账簿、报表和进 行部分会计数据处理工作以及 数据备份工作；严格按照软件 操作说明进行操作。一般由基 本会计岗位人员兼任。 软件操作 12 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 负责对输入计算机的会计数据进 行审核, 以保证其合法、正确和 完整; 登记机内账簿; 对打印输 出的账簿、报表进行确认。可由 会计主管兼任 审核记账 13 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 负责保证计算机硬件、软件的正 常运行，管理机内会计数据。此 岗位在大中型企业中应由专职人 员担任。 ： 电算审查 14 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 系统维护 负责监督计算机及财务软件系统 的运行， 防止利用计算机进行舞弊。此岗 位可由会计稽核人员兼任。 15 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 数据分析 负责对计算机内的会计数据进行 分析。此岗位可由会计主管兼任。 16 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 二、 人员培训 企事业单位 会计电算化 人员的培训 初级 中级 高级 17 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 三、建立会计电算化管理制度 会计电算化 管理制度 操作管理制度 软硬件管理制度 操作管理制度 数据管理制度 18 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 . 会计业务的规范化 计算机应用于会计工作后, 会计业务的处理方式发生了很大 变化,对会计工作的要求也相应 地与手工不同.因而,在掌握了会 计软件的基本使用方法后,应根 据软件的要求在运行前进行会计 业务的规范化 19 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级   会计软件的试运行    替代手工记账   会计软件的日常运行   电算化会计档案的管理   20 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 试运行 会计软件的试运行是指会计软件使用的最初阶 段，人工与计算机同时进行会计处理的过程，因而 又称人机并行或试运行。试运行的主要目的如下： 检查核算结果的正确性 检查核算方法的正确性 检查人员分工的合理性 提高软件操作的熟练性 建立比较完善的电算化内部管理制度 目的 21 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 人机并行的方法 数据转换       计算机与手工并行 22 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备； 配备了相应的会计电算化工作人员； 建立了严格的内部管理制度； 计算机与手工并行三个月以上（一般不超过六个月）， 且计算机与手工核算的数据相一致。 替代手工记账的条件 注意 23 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 替代手工记账的审批 提出申请 检查 审批 24 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 会计软件的日常运行 一、系统设置 二、凭证录入 三、机内凭证审核 四、记账 五、输出账簿 六、编制会计报表 七、财务分析 25 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 电算化会计档案的管理 会计电算化后会计档案分为采用磁盘、光盘等 介质存储和纸介质存储两种形式。 对档案的管理要做好防磁、防火、防潮、防 尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作；重要 会计档案要备双份，存放在两个不同的地点，最好 放在两个不同建筑物内；会计档案不得随意堆放， 严防毁损、散失和泄密, 不得外借和拿出单位。 26 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 数据维护 软硬件的维护 意外事故的处理 27 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 数据维护 一、数据备份 数据备份是将机内会计数据从硬盘备份 到机外的软盘等其他存储介质的过程，以便 系统发生故障造成破坏时，将数据再恢复到 硬盘上。 28 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 二、数据恢复         数据恢复是在意外情况发生后，将 备份的数据恢复到系统的硬盘上。数据 恢复还可以将其它年度的数据恢复到计 算机中，以实现其它年度账簿的查询。 29 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 三、数据整理       数据整理的主要内容包括：清除数据 内的数据垃圾，对所有数据库重新进行索 引，以及检查数据库的完整性等。 30 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 一、系统软件的维护 不同的会计软件所要求的运行环境不同，系 统软件应满足会计软件的要求，同时，安装其它 软件时应注意软件之间不能相互冲突。 软硬件的维护 31 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 二、硬件的维护 硬件维护是指计算机系统中各种设备的维护， 会计软件运行中应注意以下问题： 1．会计软件所用的计算机必须专用，未经许可不得 接入Internet等其他网络，以保证会计数据的安全性、 可靠性。 2．未经许可，不得私自拆装设备，修改系统配置。 3．系统应配置不间断电源UPS，以防突然断电造成 损失。 4．出现硬件故障应及时修复，并确保硬盘数据的安 全。  32 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 三、会计软件的维护 软件安装完毕应妥善保存，以备特殊情况重新安装。 软件中文件不能以任何方式删除或修改，否则可能造成 系统不能正常运行。 软件升级时应保证数据的完整性、一致性。 正常运行后，一般不需要重新安装软件，否则，原有的 数据将被覆盖。 会计软件不能复制、外借。 33 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 意外事故的处理 一、突然停电 二、程序或数据误删除 三、软件中断执行 四、硬件故障 34 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 会计电算化对内部控制的影响 会计电算化的一般控制 会计电算化的应用控制 35 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 电算化对内部控制的影响        内部控制是保证会计信息的真实性、合法 性，提高管理水平的一项有效措施。会计电算 化后，由于会计信息处理方式的改变，使传统 的内部控制方法面临挑战。 36 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 电算化内部控制的必要性        由于电算化会计数据处理的特殊 性，其处理过程的封闭、数据载体的 不可视性，会计数据处理完全取决于 应用程序和硬件的可靠性，因而会计 电算化信息系统必须采取独特的内部 控制措施。 37 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 部门组织之间的组织控制        电算化会计信息系统的整个生命周期中，从组 织机构上，可以分为两个专职部门：系统开发部门 承担系统的研制和维护工作，系统应用部门负责软 件的日常应用，这两个不相容的职务之间应当分离。 1. 组织控制 一般控制 38 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 部门内部的岗位分工控制          部门内部控制的重点是系统操作组和系 统维护组内部的岗位分工控制，以及系统 开发维护人员的控制。系统管理员、操作 员、审核员及维护人员的职权是不相容的， 必须分工明确，不得兼任。 39 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 2. 系统开发过程的控制          系统开发控制是为了防止系统在 开发过程中可能出现错误和偏差，以 保证系统的内部控制和审核线索，使 系统设计合理、正确。         系统开发控制又分为系统开发阶 段的控制和系统设计阶段的控制。 40 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 一、输入控制         输入控制的主要目的是保证输入 数据的合法性、完整性和准确性，涉 及到系统数据采集的各个环节。 会计电算化的应用控制 41 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 二、处理控制 处理控制的主要目的是保证数据计算的 准确性和数据传递的合法性、完整性和一致 性。主要包括软件控制和硬件控制两个方面 ：          软件控制                 硬件控制   42 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级 处理控制 软件控制是审查软件 对数据的计算等 是否正确， 是应用控制的关键。 硬件控制是通过 计算机硬件系统 本身控制数据的 准确性、完整性 一般由计算机硬件 制造商进行设置 43 单击此处编辑母版文本样式 第二级 第三级 第四级第五级 第五级        三、输出控制          输出控制是对系统的输出结果进行控制，其主要目 标是保证输出数据的准确性，输出内容的及时性和适用 性。其主要方法有：          检查输出数据是否正确、合法、完整； 输出是否及时，能否及时反映最新的信息； 输出格式是否满足实际工作的需要。   44