XX公司内控文件
1
员工预支现金及费用报销流程
目的
规范员工预支现金及费用报销流程，确保预支及报销的正确性，有效性，并完整及及时记
录在相关的会计期间。
1． 适用范围
所有公司。
2． 流程责任人
财务部长
3． 相关文档
《现金预支单》
《现金报销申请单》
5．相关流程
XX公司内控文件
2
编号 步骤说明 部门 人员
控制
活动
5． 预支现金及费用报销
填写《现金预支单》借款
预支现金情况和标准：
①出差员工根据《员工出差报销制度》中的费用标准计算所需预支款金额；
①因零星采购等，需要预支取现金时，金额参考市场价格或事先协商价格进行申请。
①员工应在预支资金支出并取得相应发票后的一周内（取得发票当月），或在出差结束当月，
将发票整理完毕，准备报销的《现金报销申请单》及预支时《现金预支单》，完成报销手续。
员工按实际需要填写《现金预支单》并签名。《现金预支单》共三联，第一联为财务部会计作
为记账附件，第二联由借款人存查，第三联由现金出纳作为支付凭据及报销备查。
各个部门 借款员工
部门审批手续
由借款员工根据预支金额对应授权审批表，由部门经理、总经理、财务主管等依次对《现金预
支单》审批签字
各个部门
部门部长
总经理
财务主管
审批
．领取预支现金款
借款员工将审批手续完整的《现金预支单》交给现金出纳，现金出纳审核相关单据签字齐全并
符合公司相关审批授权后，给借款员工办理领款，并要求借款员工在《现金预支单》上签字确
认收到款项，现金出纳并加盖【XX 日期 现金付讫】。
出纳保存《现金预支单》备查并按日期进行编号（YYYY-MM-XXX）。
各个部门
财务部
财务部
借款人员
现金出纳
现金出纳
审核
加盖
印章
编号
．每月末《现金预支单》与明细账的核对
XX公司内控文件
3
编号 步骤说明 部门 人员
控制
活动
现金出纳每月统计未核销的《现金预支单》总金额，并与用友系统中“其他应收款-预支现金-XXX”
明细账总金额核对，确保一致。
若核对有误差，现金出纳要在完成当月结账前要查明原因，由总账会计进行相应账务处理。
财务部 现金出纳 核对
. 录入用友系统现金管理模块
现金出纳当日将《现金预支单》录入用友“现金管理模块”中的“现金收付流水账”。
总账会计每日根据出纳当日整理完毕的《现金预支单》在“现金收付流水账”中点击“凭证”选择
“其他应收款-预支现金-XXX（具体人名）”科目，系统生成记账凭证。
凭证审核参照本流程 步骤
财务部
财务部
现金出纳
总账会计
. 员工报送报部门审核完毕的销单
员工完成预支款项目后，准备报销的《现金报销申请单》及预支时《现金预支单》第二联交给
部门经理检查报销内容是否属于各个部门或项目承担范围，并在《现金报销申请单》上签字。
各个部门 经理 审批
总经理及财务部长审核报销单据
部门经理呈送总经理签字，转交出纳。
出纳对日常个人报销《现金报销申请单》的签字是否完整，签字权限是否符合《付款及相关事
项审批权限》的设定进行审核；对发票金额与《现金报销申请单》金额一致性进行审核；对发
票的合法性，金额的正确性及开支标准的合规性进行审核；确认合格签字确认后，转交财务部
财务部 总经理 审核
XX公司内控文件
4
编号 步骤说明 部门 人员
控制
活动
长审批。
财务部长对影响财务成本费用核算的，如：报销部门、项目等信息的填写是否完整正确进行检
查，之后，在合格的《现金报销申请单》上签字批准。对不合格单据退还给报销员工要求其更
正。所有合格单据由财务部长签字后传递给现金出纳。
财务部 财务部长 审批
. 员工报销结算并核销预支款
单据审核无误后，员工到财务部办理预支现金结算。现金出纳检查《现金报销申请单》上有财
务部长签字批准，且报销单签字符合授权审批表权限，即可办理报销手续，并查看报销结算金
额与用友系统“其他应收款-个人借款-XXX”中具体员工明细账余额间差额的正/负，确定是应补
付现金/退还余款的金额，并加盖【XX 日期 现金付讫】及【出纳人名】章。办理过程如下：
1）、收回余款：
现金出纳按照员工退还现金金额开出一式三联收据，收据联交还款人,现金出纳在《现金报销
申请单》上盖【核销借款____元】章，在留存的《现金预支单》上加盖【XX 日期 核销】章。
2）、补付差额：
对需要补付款额的情况，在支付后，由预支款人在《现金报销申请单》上签字确认实际收款额
及核销原预支款额，表明借款已经收款。
现金出纳在《现金报销申请单》上盖【核销借款____元】章，在留存的《现金预支单》上加盖
【XX 日期 核销】章。
一般性无预支款的费用报销仅省略本步骤中有关“核销预支款”内容，其他步骤与本流程一致。
财务部 现金出纳 检查
. 录入用友系统现金收付流水账
XX公司内控文件
5
编号 步骤说明 部门 人员
控制
活动
现金出纳当日将《现金报销申请单》在用友系统中的【现金管理模块】中的《现金收付流水账》
中记录。
总账会计根据出纳每日转交的《现金报销申请单》单据在用友【总账模块】中手工生成现金付
款对应记入费用或成本的会计记账凭证。
现金出纳
总账会计
. 审核过账
每周财务部长根据会计传递的《现金报销申请单》及相应的原始单据，审核入账科目，金额正
确后在【总账模块】中的【凭证查询】中【会计分录序时簿】点击【审核】。再进入【凭证过
账】界面中选择适用条件后点击【开始过账】自动将该分录过入总账。
每月财务部长要审核对“其他应收款-预支现金-XXX”：
用友系统【应收款模块】中“其他应收款-预支现金-XXX”明细项目金额与现金出纳备案《现
金预支单》未核销明细是否一致；若不一致，要求现金出纳与总账会计在结账前必须查明
原因，并依据差异性质进行相应调整。
用友系统【应收款模块】与【总账模块】核对，参见“SOP-FN-02 明细账核对”中【应收款
模块】核对部分
每月总账会计从【应收款模块】中引出“其他应收款-预支现金-XXX”账龄分析表，对账龄超过
2 个月的预支款进行催收。具体减值准备参见：“SOP-FN-03 各项准备”中应收/其他应收账款坏
账准备部分。
财务部长
财务部长 审核
. 文件装订
结账后，总账会计从系统中打印出记账凭证并与现金出纳一起负责收集附件，连附件一起按凭 现金出纳
XX公司内控文件
6
编号 步骤说明 部门 人员
控制
活动
证编号顺序装订保存。 总账会计
．结束
