贵州樽憬房地产开发有限公司
文件编号
ZJFK-CGGL-001
版 号
第1版
生效日期
2016年4月 15日
采购管理制度
编 写
审 核
批 准
采购管理制度
目的
为规范公司物品采购的提报、审批、执行，提高采购效率。使采购工作在规范、可控条件下运行，更好服务于公司各部门的工作推进。特制订本管理制度。
适用范围
本制度适用于公司各部门的采购工作，包含办公用品及工程设备、材料的采购。
责任
各部门负责及时统计本部门所缺物资，按要求填写《采购申请单》（附件1），根据采购流程审批后报采购部购买，并对所购物资进行验收，及时反映有关质量问题；
办公室负责对办公用品采购的审核，做到资源的合理利用，防止购买不必要的物资，并提供沟通帮助，协助采购流程的快速进行；
采购部负责对各部门所报物资的采购工作，保证及时、足量并符合质量要求；
财务部负责采购的价格审查、单据审核等工作，不定期向董事长汇报异常情况；
预算部负责采购合同的制定和初审，确保采购合同符合公司利益。
采购原则、方式
采购原则
采购工作必须坚持“秉公办事，维护公司利益”的原则，综合考虑“价格、质量”，择优选取；
采购经办人应尽职尽责，严守职业道德规范，不接受任何形式的回扣、馈赠等，如因此类情形造成公司财产损失的，予以处罚或辞退，情节严重者提交公安机关处理；
优先处理紧急采购，特别是影响工程进度的物资的采购。
采购询价、比价、议价
询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；
所有采购询价需向生产厂家或服务商直接询价，原则上不能通过代理或各种中介机构询价；
所有采购项目都应至少选择三家供应商参与比价，供应商应具备一定的资质和实力，有能力及时且保质保量提供所需求物资；
采购部需要确认供应商的供应能力、交货时间及产品或服务质量，综合比较质量、价格和交货时间等因素；
将比价、议价结果汇总，呈报公司相关领导审批；
如确属因货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，向公司领导汇报后不受条款所限。
采购合同的签订
需要签订采购合同的情况一般是大宗物资的采购，采购预算在10万元以上的情况，由预算部起草合同之后发董事长审定，董事长批示无误后再行签订。
采购流程
工程设备及材料采购流程
此一类物资采购由工程部人员根据所需材料，填写《采购申请单》，依次将品名、规格型号、单位、数量、到货日期及使用地点等信息填写完毕；
《采购申请单》检查无误后交由工程部总工审核；
总工审核确认后初估价格低于20000元的直接交由采购部询价购买，高于20000元或必须由董事长审核的特殊物资需呈报董事长审核签字后再购买。
采购部按工作流程进行询价、比价、购买，并及时将合格物资交付申请部门使用，采购部及申请部门将采购相关单据存档备查，以便进行工作追踪。
办公用品等零星物资的采购流程
此一类物资采购由申请部门根据所需物资，按月填写《采购申请单》（在每月25日之前提交下月采购计划），依次将品名、规格型号、单位、数量、到货日期及使用地点等信息填写完毕；
《采购申请单》检查无误后由部门负责人签字报办公室审核，检查所报物资是否有库存可用，以免造成资源浪费；
各部门提交的《采购申请单》办公室审核完毕后统一呈报董事长签字；
董事长签字批准后交由采购部进行询价、比价、议价、购买，并及时将合格物资交付申请部门使用，采购部及申请部门将采购相关单据存档备查，以便进行工作追踪。
紧急采购规定及流程
定义：紧急采购是指因特殊原因未能及时提请采购计划，又十分紧急需要在最短时间买到否则会严重影响工作进度的物资。
流程：此类特殊情况，需要物资的部门可以用邮件（加电话提醒）方式编写紧急采购请示并发送至工司邮箱（3065512388@）,由办公室向董事长报告，董事长批复后转发采购部办理，待采购完成后再由申请部门补写《采购申请单》连同董事长邮件批复存档备查。
紧急采购仅在特殊情况下使用，各部门按照自己的工作计划，合理安排提请采购计划，尽量减少紧急采购情形，提高工作效率。
附则
本制度于2016年4月18日起正式实施。
附件
附件1：采购申请单
