中油国际实施项目交付文档
最终用户操作手册
模组：HR
模块：PA
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中国电信MSS系统实施项目交付文档
最终用户培训手册
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中油国际用户操作手册
代理业务贸易额报表程序
中油国际系统实施项目
2006年4月
文档管理
文档信息
文档名称
代理业务贸易额报表程序操作手册
最初作者
王锋
当前修改作者
版本信息
版本
日期
作者
修改注释
王锋
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批准
姓名
职务
姓名: __________________ 日期: ___________
姓名: __________ _____ 日期: ___________
目录
1、 代理业务贸易额报表（以下简称“报表”）程序简介（功能和用途）
2、 报表程序的操作流程
3、 使用报表程序的后续操作
4、 报表功能使用过程中需要注意的一些问题
1、 代理业务贸易额报表（以下简称“报表”）程序简介
中油国际公司实施上线的Sap软件是一个集成的管理系统，这个系统对公司目前的一些业务流程和管理模式都做出了修正。业务人员在后勤模块的操作将会对财务账目产生影响，业务操作对“代理贸易额”的影响是其中一个比较重要的问题。
在友强财务软件中，对“代理贸易额”的核算是通过“代理销售收入”“代理销售成本”这两个科目来实现了。具体的时点和流程是：财务人员在制作“代理费”发票凭证的时候，将代理费计入收入科目，同时将代理贸易的货款等项目，等金额计入“代理销售收入”“代理销售成本”两个科目。这个核算方法的主要问题是：贸易额的核算滞后于业务的发生。因为开代理费发票的日期一般要在提单日后一个月，这就导致财务帐和业务统计数据核对不起来，滞后现象严重。
实施上线sap的过程中，为了避免“代理贸易额”入帐滞后的问题，做了以下调整：
1、对“代理贸易额”的核算是通过“代理贸易额借项”“代理贸易额贷项”这两个科目来实现，这两个科目是表外科目。
2、在实际业务发生的时候就开始对代理业务的核算。
3、业务人员录入的一些数据数据直接在财务模块及时生成凭证，而不是由财务人员手工录入凭证。
在做出以上调整后，系统可以有效的避免入账滞后的问题，但是出现了一个新的问题：由于业务人员的操作是分步的，所以凭证不可能同时产生，再加上新的科目是表外科目，就有可能造成代理贸易额借项和代理贸易额贷项的金额不相等，导致资产负债表借贷不平的严重后果。
举例来说，代理贸易额借项是在业务人员录入采购订单的环节产生的，简化凭证是：
借：代理贸易额借项
贷：供应商
形式上来看这是一笔正常的分录，但是此时供应商的余额（负债）已经发生了变化，而“代理贸易额借项”是表外科目，并没有更新财务帐数据。假设月末结账的时候业务人员没有录入销售订单的信息，那么由于借贷不平，资产负债表就不能出具。
类似的，业务人员录入了销售订单而没有录入采购订单也会导致同样的结果。
就算月末结账时，某一笔业务的“代理贸易额借项”“代理贸易额贷项”都已录入系统，它们的金额也很有可能是不相同的。这是因为借项和贷项在计算的时候受到价格、币种、汇率、批次的影响，而这些因素在不同的时点是不一样的。
为了改进核算办法，同时也为了解决新流程造成的上述问题，在中油国际sap上线实施过程中做了一些客户化的开发。
使用客户化程序解决借贷不平问题的思路是：运行程序，程序可以按照用户的需求，生成三类报表｛a已作采购订单无销售订单（有借无贷）b采购和销售都已入账但金额不相等c已作销售订单无采购订单（有贷无借）｝。财务人员根
据三种类型采取相应的操作。
二、报表程序的操作流程
1、事务代码：zfi27
（由于是后续开发程序，此功能不能在菜单中找到，只能输入事务代码才能进入界面）
回车（或点击）进入功能界面
2、在功能界面输入公司代码、采购组、采购发票过账日期等必填项。
功选择第一个“已作采购结算，未作销售结算”，这个选项表示对4月1日到4月30日“有借无贷”的情况进行处理。
点击生成报表。
*采购组的概念类似于业务类型，图中101到104表示的是选择所有化工业务类型。技装的采购组是201到204。这一点在实际使用这个界面的时候会很清楚。
3、报表中列出的就是有借无贷的两条记录。由于屏幕限制，右图并不是报表的全部界面。这两笔记录的合计金额是20,146,
4、记录上面金额后要进行预估操作，人为的估出来代理贸易额贷项的金额。具体操作见第三部分的1-3步。
具体操作见第三部分的1-3步作。
5、回到zfi27的界面，在功能界面输入公司代码、采购组、采购发票过账日期等必填项。
功选择第二个“已作采购结算和作销售结算”，这个选项表示对4月1日到4月30日“有借也有贷但借贷不平”的情况进行处理。
点击生成报表。
*与第二步不同，这里选择的采购组是201-204（技装）
6、报表中列出的就是有借有贷但借贷不等的一条记录。由于屏幕限制，右图并不是报表的全部界面。这笔记录的借方金额是
贷方金额是401,
差额是319,
7、记录上面金额以及内部订单和销售订单后要进行相应处理，根据不同的情况将差额计入不同的科目。具体操作见第三部分的4-6步。
借贷都已录入但是金额不等的原因有很多种，不能简单照搬第一种情况的做法。具体操作见第三部分的4-6步。
8、回到zfi27的界面，在功能界面输入公司代码、采购组、采购发票过账日期等必填项。
功选择第三个“未作采购结算，已作销售结算”，这个选项表示对4月1日到4月30日“有贷无借”的情况进行处理。
点击生成报表
*请注意，这种情况下输入过账时间的地方变了。
9、报表中列出的就是有贷无借的两条记录。由于屏幕限制，右图并不是报表的全部界面。这两笔记录的合计金额是4,075,
10、记录上面金额后要进行预估操作，人为的估出来代理贸易额借项的金额。具体操作见第三部分的7-9步。
第三种情况的处理和第一种很类似，请用户注意体会第一种和第三种情况在处理上和第二种的区别。具体操作见第三部分的7-9步。
3、 使用报表程序的后续操作
上面介绍了zfi27的一些基本操作，用户应该很快就能掌握。但是因为报表功能只起到查询的作用，只是将三种情况进行显示，并不针对它们进行处理，所以后续的记账操作（如预估）得由财务人员手工去录入。下面用到的操作都是前期培训过的，而且有现成的手册，所以这里只挑选一些需要重点关注的步骤加以示范。
1、接第二部分步骤4。
回到sap菜单选择应计递延凭证，事务代码FBS1。
凭证类型选择sa。冲销原因选择03。
冲销日期一般选择下月首日。
科目选择的是1131990000，这是一个应收暂估性质的科目，是总账科目。
选择FBS1是因为，这是一张暂估凭证，制作的目的仅仅是凭证，到了下月就要冲回。
*注意体会选择事务代码FBS1的原因。
2、回车进入后在相关字段填写即可。
3、贷方科目是“代理贸易额贷项”（5104000000）进入界面后录入金额等信息。
需要注意的是利润中心、内部订单、获利能力段中的客户、生产、销售订单都填入相应的虚拟对应单位。（右边：上图为凭证界面，下图为获利能力段界面）
*生产的凭证编号是100001033
4、接第二部分步骤7。上面已经提到产生第二种情况的原因很多，这里假设此处借贷不平的原因是汇兑收益。
回到sap菜单选择一般过账，事务代码F－02。
凭证类型选择sa。
科目选择的是5404000000。
5、右图为“代理贸易额借项”录入界面。注意：和贷项科目不同，借项科目的利润中心是系统默认的，且不需要填入订单和获利能力段。
6、汇兑收益的录入界面，按实际信息录入即可。
请思考：为什么制作这张凭证的时候没有选择fbs1？
产生的凭证编号是100001034
7、接第二部分步骤10。
回到sap菜单选择应计递延凭证，事务代码FBS1。
凭证类型选择sa。冲销原因选择03。
冲销日期一般选择下月首日。
科目选择的是5404000000，这是代理贸易额借项科目。
选择FBS1是因为，这是一张暂估凭证，制作的目的仅仅是凭证，到了下月就要冲回。
8、这是代理贸易额借项的录入界面，前面已经介绍。
9、贷方选择应收暂估科目，前面已经介绍。
第三种情况的处理和第一种情况是很相似的。
生成的凭证编号是100001036
4、 报表功能使用过程中需要注意的一些问题
第一，这个程序只提供查询和显示的功能，不能对这种借贷不平的情况进行处理，不会更改系统现有的数据和状态。
第二，由于代理业务目前只有国内有，所以报表只能显示人民币。
第三，第一种和第三种情况的处理和第二种情况的产生和处理是完全不同的，请用户格外注意。
第四，第一种和第三种情况的处理是一个结账的动作，在需要关帐的时候才会进行，而对第二种情况的处理是随时进行的。
第五，本手册中的例子做了简化处理，在实际处理第一种和第三种情况的时候可能要按照石化、技装、进口、出口等组合分别进行预估。
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