工程采购管理制度
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采购管理制度
编制 李迪 日期 2012年7月14
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工程采购管理流程图
工程采购管理办法
1、目的
为规范开发项目的采购行为，降低采购成本，保证工程质量和工期，体现公司效益的最大化，特制定本办法。
2、范围
适用于公司自行开发、合作开发和管理输出项目的工程采购工作。
3、职责
、品质管理中心负责本管理制度的制定、修改、检查落实。
、采购部负责工程采购的招标、询价、定价、采购、供应商的管理和确认，采购合同的管理工作。
、工程部负责甲供材料（设备）的选型、技术指标的审核、现场收货验收、材料（设备）发放及与施工单位对接事宜。
、采购部负责采购定价和采购合同结算。
4、管理办法：
、设计过程中的材料、设备的选型、市场调研:
、采购人员应参与整个设计评审过程，在建筑方案设计时确定建筑材料清单、在扩初设计时确定主要设备材料清单。
、采购人员应利用设计期间展开材料、设备的市场调研工作，以确定材料、设备的价格、规格型号和品牌等范围。采购人员应详细记录编制《材料、设备市场调研表》。
、成本部应根据市场调研信息为选择适宜的供应方式和采购方式提出合理的建议，并准确测算项目材料、设备的目标成本。
、采购人员应利用设计阶段对有基准价的乙供材料进行市场询价及供应商的调查，并与当地的基准价比较。分析采购价与基准的利润空间，编制《乙供材料询价单》、《乙供材料价格对比分析表》，为施工合同中让利率的确定提供依据。采购人员还应根据当地半年内的基准价分析主要材料的价格走势，预测主要材料的涨幅空间,为施工进度计划的安排提供成本依据,以降低因主材价格浮动较大而引起的成本风险。
、在施工图设计完成后，成本部按供应方式分类编制《材料、设备汇总明细表》，经工程部经理认可报主管副总签字后由成本控制部存档。
、材料、设备供应方式的划分
、甲供材料、设备：金额较大，质量要求较高、对楼盘的质量影响较大、施工进度配合要求不高，可以相对独立施工的设备及成品材料。如：桩基、门窗、电梯、智能化设备、消防设备、高低压配电设备、样板间及售楼部家具及布景部品、环境美化部品等。
、甲定乙供材料、设备：设计阶段无法定板、且该材料品牌差异（质量、价格）较大，对楼盘的品质及效果影响很大、需要重点控制且与施工进度配合较密切，基准价差异较大的材料及设备。如：楼地面及墙面装饰材料、防水保温材料、室内外栏杆、总承包范围内安装工程中的主材及设备。
、乙供材料：市场上同类价格或与基准价比较接近、大量频繁使用、地域性较强的建筑材料。如：钢材、水泥、商品混凝土、砂石、砌块等。
、在总承包或分包合同中应明确工程材料的供应方式和各种供应方式下的材料范围，并约定各种供应方式的结算办法。
、编制材料、设备采购计划
、预算人员和工程部主管应每月15日前根据工程形象进度表并结合实际施工进度编制次月的《月度甲供材料、设备需用计划表》，经工程部经理审核后，移交采购人员并由成本控制部备案。材料、设备需用计划编制完成时间为大型设备提前60天、其他材料提前20天。
、采购人员应在现有材料、设备库存的基础上根据月度材料设备需用计划于每月20日前编制次月《月度材料、设备采购计划》、《月度采购资金平衡计划》，经公司领导审批后由成本控制部备案。
、甲供材料、设备的采购程序
、甲供材料可采用招标采购和自主询价采购的方式。原则上要求5万元以上（含5万元）的甲供材料、设备采购均应执行招标采购,5万元以下的甲供材料、设备的采购可采用市场询价定价的方式采购,政府垄断性类型的采购不执行招标采购程序。若需招标采购可参照招标管理办法中规定执行（支持文件：招标管理办法）
、采购人员在《甲供材料、设备明细表》确认后1周内开展市场询价、供应商考查、大额材料及设备供应招投标等工作,及时记录材料及供应商信息并存档,并编制《甲供材料、设备询价单》。
、采购人员在询价时应优先选择《合格供应商名录》中的厂家，每一产品应有不低于3家的询价，采购人员应将厂家的报价及厂商信息都应详细记录在案。询价信息应详细说明材料的材质、规格型号、质量标准、外观等。无法详细描述或采购人员无法现场定板时应向供应商索要样品,并进行编号注明以便查讯,无法索取样品的大型设备应由相应的影像资料。
、采购人员应根据市场询价编制《甲供材料、设备定价表》,连同市场调查资料一并报送成本控制部审核确认,经主管副总审批后并由成本控制部备案。
、甲供材料、设备的定价不但要遵守“相同价位、品质最优或相同品质、价格最低”的原则，还要考虑供应商的供货能力、技术能力、制造能力、后期维修及付款方式等,量少而对质量有较高要求的材料、设备应尽量选择品牌产品。
、采购人员应在材料价确定后1周内完成采购合同的审批签订，并将确认样品编号封存，还应在合同中明确样品的编号，或附相关的影像资料。
、在甲供材料（设备）采购合同签订之前，采购人员必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合要求。
、采购合同签订后采购人员应及时做好备案台账,并送报至工程部、财务部和成本部备案。
、甲供材料、设备进场验货、库存保管
、采购人员应根据《月度甲供材料、设备需用计划表》并结合工程部意见提前1周通知供应商材料（设备）的进场时间，交货地址，进场时间确定后应通知工程部现场验货。
、工程部应提前24小时通知施工单位和监理单位材料员（必要时应通知设计单位参加）。货物到工地现场后，施工单位应安排卸货地点并在2小时内组织验收,逾期未验收，视为验收合格。
、甲材料、设备进场验收应按以下规定执行:
1)、检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工及至保修期结束。
2)、检查进场材料、设备的品牌、色泽、材质（指材料）、外观、尺寸、规格、型号等是否符合合同要求。
3)、检查进场材料、设备是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。
4)、检查进场材料、设备合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。
5)、检查进场材料、设备的产品保护措施是否到位。
6)、检查进场材料、设备的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由主管工程师书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。
7)、检查进场材料、设备的数量是否符合合同要求及供货计划要求。
8)、检查进场材料、设备的存贮及堆放是否符合有关规定要求。
9)、进场材料（设备）的检查、验收工作必须做到100％。
、验收合格后应填写《甲供材料、设备验收单》,经工程部经理签字确认后由成本控制部备案。并及时交由施工单位保管，填写《甲供材料领用单》，经三方共同签字认可各自备案一份, 如施工单位要求延时交货，应提交书面申请。
、施工单位应妥善保管甲供材料,并应做好相应的防护措施,承担相应的保管责任。甲供材料与设备在结算时直接扣除其材料设备费用，不计其管理费和利润等其他费用。
、对关键材料、设备的生产加工过程，主管工程师须会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。
、甲供材料、设备的采购价款结算:
、已按合同约定供货结束、验收合格的供应商经工程部确认后方可进行采购价款的结算。对于具备结算条件的采购合同,应由供应商在1周内向工程部提交结算申请和相关资料,工程部应在2个工作日内对其核对完成连同《甲供材料、设备验收单》一并提交成本控制部。
、成本控制本有责任对工程部提交的结算资料进行审核,并依据合同约定核算采购价款,扣除维修质保金等扣款后填写《甲供材料、设备采购结算单》经财务部审核后报主管副总审批、董事长签批。
、成本部将批准后的《甲供材料、设备采购结算单》报送财务部备案。并据此填写《采购款支付申请单》, 经财务部、主管副总审批、董事长签批后报送财务部备案。财务部应依据签批后的《采购款支付申请单》按排付款时间,并办理付款手续。
、供应商管理
、采购人员应利用各种渠道和方式获得各类供应商信息，并将其整理备案建立供应商信息库，分类编制《供应商信息台账》。
、针对搜索到的各类供应商,采购人员应通过现场考察、资质评审的方式对供应商的技术能力、供应能力、产品品质、价格水平等方面进行审核,进一步完善供应商信息,填写《供应商基本资料表》。对入围的供应商建立详细的供应商档案及合作跟综台账,以备后期的评估和考核,为双方建立战略合作伙伴的关系打下基础。
、项目结束后，工程部汇总甲供材料、设备的供货质量、交货期、配合情况，填写《供应商考核情况评分表》，报主管副总审批。将评估合格的供应商资料单独存档，并填写《合格供应商名录》。
、采购合同管理:
、采购部应编写统一的甲供材料、设备供应合同的标准文本,经各职能部门共同确认后由主管副总签批后实施,并报送至综合办公室存档。
、采购部负责采购合同的签订、存档、监督履行和跟踪管理,要及时做好采购合同的各种台账。（支持文件:工程合同管理制度）
、采购部应将清算后的采购合同统一管理,项目整体清算结束后转交综合办公室归档。
、相关文件:
材料设备进场计划表
项目名称：
序号
材料名称
型号规格
单位
数量
进场计划时间
其他说明：
填表人
项目总经理
填表日期
PAGE
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<职能>
<进程名称>
材料采购管理流程
流程步骤
开始
编制材料采购计划
5万元以内报价会签
组织招投标
合同评审、签订管理
根据合同执行物资采购
参照封样组织材料验收
办理物资入库手续
检查、监督、整改、复查
资金申请、支付管理
结束
物资封样流程
1
2
3
4
5
6
7
8
9
N
Y
无战略供应商
有战略供应商
物资封样使用流程
5万元以上招投标
