行政事务制度
目录
一、行政事务管理制度............................................................................................................................2
（一）印鉴管理 ...............................................................................................................................2
（二）打印、复印管理 ...................................................................................................................3
第十条 严禁复印与公务无关的私人资料，违者罚款 20 元。..........................................................3
（三）传真管理 ...............................................................................................................................3
第十一条 公司传真机由行政部负责管理。........................................................................................4
（四）报刊及邮件收发管理 ...........................................................................................................4
第十五条 行政部文员按照公司要求负责办理有关报刊订阅手续。................................................4
（五）办公物资管理 .......................................................................................................................4
第十九条 公司办公物资分为低值易耗品、管制品、实物资产。....................................................4
第二十四条 办公用品由行政部统一采购、保管发放。....................................................................4
第二十八条 借用物资超时未还的，行政部有责任督促归还。........................................................5
（六）电话及网络管理 ...................................................................................................................5
第一条 为加强出差费用的管理，特制定本规定。............................................................................6
第四条 员工出差的膳食、住宿、杂费均需开具发票........................................................................6
2、因公宴客的费用，经公司领导批准后应以统一发票为凭。 .................................................6
第十八条 新进人员报到后逐步办理下列事项：..............................................................................8
视情况安排职前培训。（行政部、部门经理） ...........................................................................8
第二十五条 调岗和任免........................................................................................................................9
第三节 员工福利 ...........................................................................................................................9
第二十八条 公司作息时间（特殊工作、特殊工种除外）................................................................9
2、员工应于上班时间前 5 分钟做好准备。 .................................................................................9
第三十条 加班管理..............................................................................................................................10
4、加班费的计算方法： ...............................................................................................................10
第三十一条 国家法定节假日..............................................................................................................10
1、事假： .......................................................................................................................................10
2、病假： .......................................................................................................................................11
3、工伤假： ...................................................................................................................................11
4、丧假： .......................................................................................................................................11
5、婚假、产假、公休假： ...........................................................................................................11
6、年假： .......................................................................................................................................12
请假 1 天内（含 1 天）部门负责人审核； ................................................................................13
请假 3 天以内主管副总经理审核； .............................................................................................13
请假 5 天（含 5 天）总经理审核； .............................................................................................13
请假 5 天以上董事长审核； .........................................................................................................13
第三十一条 社会保险..........................................................................................................................13
第三十二条 其它福利..........................................................................................................................13
第三十三条 员工活动..........................................................................................................................13
第三十三条 员工培训..........................................................................................................................13
第四节 奖惩条例 .........................................................................................................................14
第三十四条 奖励..................................................................................................................................14
第三十六条 惩罚..................................................................................................................................14
12、工作不负责，引起各类来访客人投诉，造成不良影响者。 .............................................15
15、未经主管领导同意擅自变更工作时间和班次者。 .............................................................15
18、与上述行为相类似的其他行为。 .........................................................................................15
5、以权谋私，行贿受贿者。 .......................................................................................................15
12、使用毒品、麻醉剂或兴奋剂者。 .........................................................................................16
第三十七条 行政处分的连带后果及其解除......................................................................................16
三、会议制度 .................................................................................................................................16
一、 公司部门例会： ...................................................................................................................18
四、项目部专用章管理办法 .........................................................................................................19
五、档案管理制度 .........................................................................................................................19
第二条 档案归集要求：......................................................................................................................19
第三条 借阅利用档案、资料必须填写《借阅档案登记表》。......................................................20
第十三条 上述档案资料归行政部统一收集、管理。......................................................................20
六、证件管理制度 .........................................................................................................................21
第三条 证件管理：..............................................................................................................................21
第四条 证件借用程序及注意事项：..................................................................................................21
七、介绍信管理办法 .....................................................................................................................22
第三条 建造师的使用必须与经营部衔接好，确保顺利投标。......................................................23
附：开具介绍信呈报文件样本 .....................................................................................................23
八、车辆管理制度 .........................................................................................................................24
第一条 日常管理：..............................................................................................................................24
第二条 车辆保养和汽配、油料管理：..............................................................................................25
第三条 专职司机职责：......................................................................................................................25
第三条 安全行车制度：......................................................................................................................25
第四条 违规处罚：..............................................................................................................................25
4、驾驶员如不遵守交通法规，所有违章罚款由本人负责。 ...................................................26
6、意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司酌情研究处理。 ...................................26
派 车 单..................................................................................................................................................26
一、行政事务管理制度
为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，促进内部管理制度化，规范
化，提高办事效率，特制定本制度。
（一）印鉴管理
第一条 公司公章、合同专用章由公司行政部负责保管(财务用的例外)，银行印
鉴由财务部保管。
第二条 公章、合同章、印鉴不得随意转交他人，特殊情况下需借用的，需经主
管领导书面同意方可移交，并登记好借用时间及归还时间。
第三条 严格公章、印鉴的使用手续，凡需要盖印章、印鉴的事项需经领导批准
方可盖章，并进行详细登记，以便备查。
第四条 公司公章、公司合同专用章的使用一律由公司总经理、主管副总经理签
字许可，经登记后，方可盖章。如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
第五条 公司所有需要盖公章的介绍信、文字材料、说明及对外发出的任何公文，
均应由董事长、总经理签字同意后方可发出。
第六条 盖章必须符合公文规范，公司一般不允许开具空白介绍信或在没有填写
内容的空白纸、表上盖章，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经公
司总经理、主管副总经理批准后方可开出。持空白介绍信外出工作回公司后必须
补办其介绍信的用途手续，未使用的必须交回。
第七条 确因公司需要往外部办理工作业务的事项，经公司法人批准后，由办公
室委派专人一同前往盖章，公章、印鉴一律不准外借，必须确保公司利益。
第八条 印章专管人员若离职或因公务离岗或休假等原因需要移交保管时，应
办理移交手续，交清后方可离开。
第九条 凡加盖印章的文件、资料等须交由资料管理部门存档备查。
第十条 凡不符合用印规定的，或内容、数量等与申请理由不符或有疑问的，
印章管理部门和专管员有权拒绝用印。
（二）打印、复印管理
第六条 所有需复印资料之人员必须熟练复印技术，倘若自己不懂复印技术必须向总台文
员咨询清楚方可。
第七条 复印时原件、纸张必须放置妥当，保证复印质量，印件清晰。
第八条 若复印资料数量较多时，应先选择复印 1 件，确认质量合格，再输入余数，以免
浪费纸张。
第九条 节约纸张，若内部使用则尽量使用再生纸张，纸张尽量双面复印使用。（行政部
可以领取再生纸）
第十条 严禁复印与公务无关的私人资料，违者罚款 20 元。
（三）传真管理
第十一条 公司传真机由行政部负责管理。
第十二条 行政部收到传真件后应及时送达收件人，并由收件人签名确认。发送
传真经行政部同意，登记后方可发送。
第十三条 传真机由专人负责管理、操作，严禁他人擅自收发传真件。
（四）报刊及邮件收发管理
第十四条 公司报刊及邮件收发工作由公司行政部管理，行政部文员负责。
第十五条 行政部文员按照公司要求负责办理有关报刊订阅手续。
第十六条 行政部文员应负责按时取回公司所订报刊，并负责分送或上报刊架。
第十七条 各类邮件由行政部文员统一签收，或及时通知收件人签收，经签收邮
件应及时送达收件人，重要邮件须进行登记并由收件人签收。
第十八条 所有公发信件、邮件一律经公司主管领导批准，行政部进行登记，方
可寄发并报销邮资。
（五）办公物资管理
第十九条 公司办公物资分为低值易耗品、管制品、实物资产。
1、低值易耗品：笔、纸、橡皮擦、订书钉、胶水等。
2、管制品：订书机、起订器、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等。
3、实物资产：物资价格达 300 元以上，如：空调、计算机、打印机、照相机等。
第二十条 各部门于每月 20 日前将部门下月所需《办公用品需求表》提交行政
部，所有办公用品由行政部统一负责编制计划，协助采购，行政部安排办公用品
管理员专人管理，领用人须在《办公用品领用登记表》上登记。
第二十一条 办公用品管理员根据办公用品库存量情况以及消耗水平，及时向行
政部部长报告，确定订购品种、数量。
第二十二条 调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经
行政部按公司 VI 视觉系统标准审核确定规格、纸张质地与数量，然后到专门地
点印刷、制作。
第二十三条 收到办公用品，由办公用品管理员签字验收后，作好登记入库工作。
第二十四条 办公用品由行政部统一采购、保管发放。
第二十五条 办公需要应本着节约、环保的原则，文件夹应尽量提高使用周转效
率，多余的部分可以退回行政部；纸张的背面可以用于打印文件初稿或用于作草
稿；签字笔可以多用笔芯替换等。
第二十六条 办公用品管理员每月汇总办公用品消耗量并记录汇总结果。
第二十七条 凡借用公司办公物资，需填写《办公设备使用登记表》，并由部门
主管负责人签字认可。
第二十八条 借用物资超时未还的，行政部有责任督促归还。
第二十九条 借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。
（六）电话及网络管理
第二十五条 公司电话仅为工作联系使用，员工接听与拨打电话应语气热情、语
言文明。
第二十六条 业务电话应尽量长话短说，控制通话时间，节约话费，严禁使用办
公电话闲聊或联系与工作无关事务，严禁拨打声讯服务台。
第二十七条 行政部开通长途电话，各部门的公务长途一律到行政部拨打，行政
部负责登记。后勤服务人员因公电话一律到行政部拨打。
第二十八条 严禁在上班时间使用网络浏览与工作无关内容，严禁在行政部上网
聊天、玩游戏或在网上发布违法、违规信息。
七、公司接待制度
第一条 接打电话时，要使用文明语言，如“您好”、“请问贵姓”、“您找哪位”、“请
稍候”、“谢谢”等之类的礼貌用语。
第二条 在打电话前要准备好记录用纸、笔或其他所需要的文件、资料，不能等
电话接通后，去找所需要的东西而让对方拿着听筒等候。
第三条 当客人来访时，应热情迎接，主动引客人到会议室交谈，忌让客人长久
等候无人过问。
第四条 业务客户和重要访客离开公司时，应由具体接待的员工为客户开门并送
至电梯口或大门口。
第五条 谢绝访客翻动、阅读、使用公司与员工个人用品，注意公司与客户的商
业机密。
第六条 着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持笑容。
八、员工出差管理制度
第一条 为加强出差费用的管理，特制定本规定。
第二条 本公司员工因公出差办理公务者，依本办法规定发给出差旅费。
第三条 本公司员工乘坐火车、轮船、飞机按相关标准发给交通费：
1、乘坐火车及长途汽车，原则上应出具铁路局、公路局或汽车公司的购票证明
单，如因故未能取得购票证明单者，由出差人出具凭单。
2、乘坐轮船应取具轮船公司或旅行社的购票证明单或船票存根。
3、因急要公务必需搭乘飞机者应事先报准并凭飞机票根报支旅费。
4、搭乘公司的交通工具者，不得再报支交通费。
第四条 员工出差的膳食、住宿、杂费均需开具发票
第五条 出差期间因公支出的下列费用，准予按实报销，并依下列规定办理：
1、乘坐计程车原则上应取得汽车公司开具的统一发票，无法取得者由出差人员
出具凭单为凭。
2、因公宴客的费用，经公司领导批准后应以统一发票为凭。
第六条 员工出差销差后三日内应填具“费用报销单”，并写明报销事由，送请单
位主管核实，总经理核准后，出纳人员方得凭以报支。
（九）附则
第二十九条 本制度如有未尽事宜或因公司发展有不适应工作需要的，各部门可
提出修改意见交行政部并提请经理会讨论修改。
第三十条 本制度解释权，修改权在公司行政部。
第三十一条 本制度自发布之日起生效。
二、员工日常管理制度
第一节 员工守则
第一条 热爱中华人民共和国，拥护中国共产党，严格遵守国家法律、法规
和公司的各项规章制度。
第二条 遵守办事纪律和保密制度，在对外交往中不谋私利，廉洁奉公，不
泄露党和国家及公司机密，未经批准，不向外界传播或提供有关公司内情、资料、
文件，不将公司资料、文件交给无关人员。
第三条 发扬主人翁精神， 关心公司建设和发展；树立良好的职业道德；
不从事本职工作以外的各种有偿服务活动；努力学习政治理论、科学文化知识，
刻苦钻研业务技能、技巧，不断提高自身素质。
第四条 忠于职守，热爱本职工作，按时完成工作任务，发扬团结协作之精
神，共图发展。
第五条 遵守劳动纪律，不迟到、 不早退、不旷工。有事提前请假，上下
班考勤各按分公司实际情况制订；所有员工需服从直接上级工作安排和工作调动；
工作时间不做事；不在电话中闲谈。
第六条 爱护公物，加强设备设施维护，不违反操作规程，不损坏公物，节
约用电、用水，不私自使用电炉，注意安全，不私拿公物。
第七条 讲究公共和个人卫生，不随地吐痰和乱扔果皮、纸屑、烟头等杂物。
第八条 上班时间，衣着整洁，修饰大方，精神饱满。男员工不穿背心、拖
鞋上班，头发遵循：前不遮额、侧不过耳、后不及领的标准；女员工不穿奇装异
服、露胸露背装和拖鞋上班。
第九条 遵守社会公德，拾到物品主动交还失主或交公，员工之间不乱搞男
女关系，不充当第三者破坏别人的家庭关系。
第十条 不借阅、传阅或私藏黄色、反动书刊、画报、光碟，不使用毒品、
麻醉剂或兴奋剂，不参加反动组织，自觉抵制“法轮功”等邪教组织，不参加黑社
会组织或利用黑社会组织搞帮派活动，不组织煽动罢工，不故意制造事端或带头
聚众闹事，不贪污、盗窃、索贿、受贿，不利用职权营私舞弊，不擅自涂改、伪
造单据或证明、证件。
第十一条 增强安全意识，注意交通安全，注意防火、防盗、防事故、防破
坏，发现安全隐患及时报告领导，杜绝一切事故发生。
第十二条 提倡晚婚、晚育，即女二十三周岁，男二十五周岁以上结婚者为
晚婚，女二十四周岁以上生育第一胎为晚育。一对夫妇按国家政策只生育一胎。
第二节 劳动条例
第十三条 本公司所需员工一律实行聘用制，招聘员工的原则和条件均按本
公司招聘程序和要求执行。
第十四条 新进员工的聘用，根据岗位需要，由各部门经理填《人员需求申
报表》，呈报总经理、董事长批准。
第十五条 招聘员工的标准，视其是否适合应聘的岗位要求而定，从应聘人
员的综合素质、专业经验、个人形象、灵活程度等方面进行考核。
第十六条 凡核定录用的员工需携带身份证、学历证原件及复印件、相关资
格证书原件及复印件在行政部办理入职手续。如发现提供的资料中含有弄虚作假
或隐瞒身份的情况，公司有权解除劳动合同，直至追究法律责任。
第十七条 公司员工每年进行身体检查一次，员工患病或非因工负伤，医疗
期满后，不能从事原工作也不能从事公司另行安排的工作的，公司有权视其病情，
劝其回家休养或暂时调离工作岗位，直至解除劳动合同，以保证员工的身体健康。
第十八条 新进人员报到后逐步办理下列事项：
学习公司各项规章制度。（行政部）
每日考勤。（部门经理）
视情况安排职前培训。（行政部、部门经理）
第十九条 新进人员均应先行试用 1～2 个月，如确认其适合方予正式任用，
如认为尚需延长试用期应酌予延长，如确属不能胜任或经调查有不法情况者即予
辞退。
第二十条 新进人员于试用期间应遵守本公司一切规定，如有严重违纪行为
者，应立即辞退。
第二十一条 试用期间的待遇依公司有关规定及岗位标准执行。
第二十二条 公司作息时间（特殊工作、特殊工种除外）
夏季 上午：08:00――12:00
下午：14:30――18:00
第二十三条 员工上、下班严格按考勤规定，每月按时交考勤表，以此确定
工资情况，病、事假等必须严格履行有关请假手续。
第二十四条 员工工资根据不同部门、不同岗位、不同责任、不同贡献确定
工资档次。每月 15 日发放上月工资，员工之间不得互相询问、打探他人工薪收
入。
第二十五条 调岗和任免
1、公司可根据工作需要，经与员工协商一致后，对员工工作岗位进行调整。
2、所有员工均有被提升的机会，通过考察员工的工作表现、业务技能熟练
程度、职业操守及品德等选出提升对象，提升对象之间须竞聘上岗，优胜劣汰。
3、员工升职后，因不胜任工作或因过失造成失职等情况，公司可就其情节
对其做出降职或免职决定。
第二十六条 员工因为个人原因欲提前与公司解除劳动合同的，需提前一个
月向公司递交《员工辞职申请表》，经批准方可办理离职手续，未经批准擅自脱
离公司者，按公司有关规定执行。
第二十七条 员工离开公司必须持“员工离职手续清单”到相关部门签字后
方可办理离职，若不履行离职手续，公司将视为自动离职。
第三节 员工福利
第二十八条 公司作息时间（特殊工作、特殊工种除外）
夏季 上午：08:00――12:00
下午：14:30――18:00
说明：
1、以上作息时间为公司正常作息时间， 公司可根据实际情况对个别岗位
的工作时间进行调整，须报行政部审核，公司授权领导领导审批执行。
2、员工应于上班时间前 5 分钟做好准备。
3、公司每周一至五上班，周六、日休息，原则上法定节假日正常休息，
如部门工作需要，应安排人员值班。
第二十九条 员工每周工作六天，每天工作不超过 8 小时（不含用餐时间），
如因工作需要，经与员工协商同意后，在保障员工身体健康的条件下可延长工作
时间 。
第三十条 加班管理
1、公司鼓励“今日事，今日毕”，一般不提倡加班。公司安排的会议、培
训、活动不视为加班。
2、员工应在上班时间积极完成本职工作。若上班时间未能按时完成本职
工作，员工应主动抽时间完成，此种情况不视为加班。
3、确因工作需要，须由公司安排员工加班的，需提前填写《临时加班申
请表》，由公司各分管经理审批， 由总经理审批确认后，交本单位行政部考
勤人员汇整，否则，视为无效加班。原则上每月每人加班不允许超过 36 小时。
4、加班费的计算方法：
加班不计算加班费，给予相应时间补休，补休假期三个月内有效，需补
休/调休填写《补休/调休申请单》，有部门领导审批签字方可补休/调休，月底
由部门将《补休/调休申请单》上交至行政部作为考勤依据。
5、加班人员于加班时不按规定工作，有偷懒或擅离工作岗位者，经查实，
取消其加班应享有的福利。
第三十一条 国家法定节假日
按国家规定职工每年享受十一天法定假期：元旦 1 天、春节 3 天、五一劳动
节 1 天、国庆节 3 天、清明节 1 天、端午节 1 天、中秋节 1 天，另三八妇女节及
五四青年节放假半天。
第三十二条 其它休假均须填写《请假申请表》，经相关领导批准，行政部
备案后方可离开工作岗位，未经批准擅自离岗者，按旷工处理。具体规定为：
1、事假：
①、员工因事必须亲自处理，可申请事假，事假按应发工资相应时数的
100%扣除。
①、原则上当月事假不能超过 10 天，全年累计事假不能超过 30 天。
①、凡请假事由不充分或严重妨碍业务工作者不获批准。
2、病假：
①、请病假一天以内（含）时，可免附证明，病假连续超过一天以上，
需提供医院诊断证明或急诊证明；若无证明则按事假处理。
①、病假一个月以内，其病假期间扣减工资标准：日工资×80%
①、连续病假一个月上内，需董事长审批同意，否则视为事假处理。（特
殊情况需董事长审批）
说明：日工资=基本工资/实际工作天数。如果员工处于医疗期，当月扣
除社会保险后的工资不低于当地最低工资标准的 80%。
①、凡未经批准，擅自休病假者一律按事假处理。
3、工伤假：
员工因工（公）负伤并经劳动部门及医院证明无法工作时，核给工伤假，
休假期间发放基本工资（参加工伤保险的，按照工伤保险规定办理）；员工工
伤医疗期满经指定医院诊断证明为丧失原有工作能力的员工，由公司申报工
伤，其工伤补偿办法依照国家工伤管理条例办理。
4、丧假：
直系亲属（父母、配偶父母、配偶、子女）去世可休假五天（含往返路途），
祖父母、外祖父母去世可休假三天（含往返路途），在休丧假和路程假期间,均照
常发放工资，但途中的车船费等由员工本人自理。
5、婚假、产假、公休假：
婚假：
①、属法定年龄（男 22 周岁，女 20 周岁）可享受婚假 3 天。
①、符合晚婚条件的（男≥25 周岁，女≥23 周岁，初婚）可享受 15 天婚
假。
①、婚假须在结婚证填发两年内使用，逾期无效；进入公司前领取结婚
证的员工不可申请婚假。
①、婚假包括公休假和法定假。
产假：
①、女职工生育享受 98 天产假，其中产前可以休假 15 天；晚育增加产
假 14 天，同时给予男方护理假 10 天；在产假期间领取《独生子女父母光荣
证》的，另增加产假 20 天；
①、难产，增加产假 15 天；
①、生育多胞胎，每多生育 1 个婴儿，增加产假 15 天；
①、怀孕未满 4 个月流产的，享受 15 天产假；
①、怀孕满 4 个月流产的，享受 42 天产假；
①、产假包括公休假和法定假。
①、上述假期时间如与当地地方法规不一致，则以当地法规为准。
公休假：
经公司批准从事社会活动或以下特殊情况而需占用工作时间的视为公假，
公假期间不扣除薪资。
①、已婚女员工怀孕定期检查，每次不超过 4 小时。
①、已婚员工节育手术，凭医院诊断证明，女员工实施上环手术核假 2
天，取环手术核假 1 天，员工绝育手术核假 3 天。
①、本公司女员工生育后，可享受一年哺乳假，每天 1 小时。
①、本公司员工作为孩子父母开家长会，凭学校、幼儿园开会通知，可
申请 4 小时公假。
①、凭法院证明文件而需出庭作证的可申请 4 小时公假。
①、凭房管所出具的拆迁证明，可申请 4 小时公假。
6、年假：
员工累计在公司工作已满 1 年不满 10 年的，年休假 5 天；
已满 10 年不满 20 年的，年休假 10 天；
已满 20 年的，年休假 15 天；
国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期；
企业也可通过组织旅游或延长节假日天数的方式作为年假，但先要取
得员工的认可。
员工有以下情况不得享受年假：
（1） 员工请事假累计 20 天以上 ；
（2） 累计工作满 1 年不满 10 年的，请病假累计超过 1 个月；
（3） 累计工作满 10 年不满 20 年的，请病假累计超过 2 个月；
（4） 累计工作满 20 年的，请病假累计超过 3 个月。
第三十三条 以上所有带薪休假需提前一周申请，并合理安排所属岗位的工作
衔接，休假期间工资按岗位基本工资的日工资发放。
第三十四条 员工请假需部门负责人及分管经理审批签字并到行政部备案。
请假 1 天内（含 1 天）部门负责人审核；
请假 3 天以内主管副总经理审核；
请假 5 天（含 5 天）总经理审核；
请假 5 天以上董事长审核；
第三十五条 凡未事先办理请假手续和未准假而私自休假者、请假逾期未归且未
续假者、不服从调配或辞职未经批准而不上班者，均按相应休假时间以旷工论处。
第三十一条 社会保险
在公司工作的员工，依照国家规定和长沙市有关政策法规规定的比例办理有
关保险，公司和员工按政府规定的比例缴纳保险金，个人缴纳部分由公司代扣代
缴。
第三十二条 其它福利
公司为员工提供餐费补助 10 元/人，项目部工地公司为员工提供工作餐，用
餐者应严格遵守公司用餐规定，不得浪费或将食物带出餐厅。
第三十三条 员工活动
公司定期或不定期举办各种文娱活动，以丰富员工的业余生活和培养健康向
上的企业文化，达到促进员工自我教育、自我完善，增强企业凝聚力之目的。
第三十三条 员工培训
公司所有员工均需接受集团公司和其所在分公司的培训，接受培训是员工的
权利和义务，公司送出培训的员工要与公司签订“培训协议”，受训者在协议期内
必须为公司服务，否则依照劳动合同赔偿公司经济损失。
第四节 奖惩条例
凡属公司员工，均应依照公司的有关规定执行奖惩制度。
第三十四条 奖励
公司对表现突出和为企业创造了显著效益的员工给予荣誉和物资奖励。奖励
的种类为通报（通令）表扬（表彰），授予先进工作者、最佳员工（最佳管理人
员）、特殊贡献奖等荣誉称号。受到最佳员工以上奖励的员工，将采取特殊办法
给予奖励，连续三年被评为分公司以上年度最佳员工的，可浮动一级工资，在此
期间如出现重大事故，工作表现明显下降的则取消升级。
第三十五条 凡有下列表现之一者，可由集团公司或分公司给予适当奖励和
通报表扬。
1、能严格履行职责，超额完成任务的单位和个人。
2、提出合理化建议被采纳后获得较好的经济效益和社会效益者。
3、修旧利废，节约材料，降低成本，做出显著成绩者。
4、发现事故苗头及时采取措施，防止了重大事故发生者。
5、检举坏人坏事，保护公司财产，保护他人安全，见义勇为或给公司挽回
经济损失者。
6、拒收他人贿赂，维护公司利益者。
7、在各类竞赛活动中取得名次，为公司争得荣誉者。
8、被省、市、区上级主管部委树立为标兵或受到通报表扬者。
9、其他方面做出显著成绩者。
第三十六条 惩罚
公司对有过失的员工视其情节轻重分别给予经济处罚和行政处罚。
一、 凡有下列情况之一者，初犯给予口头警告，重犯给予书面警告和通报
批评。
1、上班着装不整洁，发型脏乱，影响公司形象者。
2、在任意一个自然月迟到累计三次以上、未经批准早退者。
3、上班与人闲谈或在电话中聊天者。
4、在禁烟区抽烟或随地吐痰，乱丢烟头纸屑等杂物者。
5、未经请假，无故缺席、迟到、早退各种培训或会议者。
6、拒绝接受公司授权的有关人员检查者。
7、由于工作差错或服务态度不好，引起各种投拆者。
8、上班时间睡觉者。
9、上、下班不打卡，无故旷工者。
10、不服从领导的合理工作安排，影响工作者。
11、无故吵闹，使用粗言秽语，违反公共场所秩序，扰乱公司安宁者。
12、工作不负责，引起各类来访客人投诉，造成不良影响者。
13、违反操作规程或在工作区域抽烟引发火情者，造成经济损失的，价值 500
元以下照价赔偿，超过 500 元不足 1000 元的，超过部分按 50%赔偿，超过 1000
元的，超过部分酌情赔偿 10%～40%。
14、出车发生责任事故，造成损失者，视损失情况按一定比例赔偿损失。
15、未经主管领导同意擅自变更工作时间和班次者。
16、主管领导未能尽到自己应尽的责任，导致下属的工作疏失未被及时发现
和纠正，给公司造成损失的。
17、工作中以任何形式干扰他人工作，但尚未给公司造成不良影响或损失的。
18、与上述行为相类似的其他行为。
二、凡有下列情况之一者，予以辞退或开除。
1、无故旷工三天以上者。
2、违反国家计划生育法，计划外生育者。
3、打架、煽动或参与斗殴、班前饮酒（或酗酒）及聚众闹事者。
4、惹事生非，挑拨离间，影响公司和员工之间的团结或打架骂人，造成不
良后果者。
5、以权谋私，行贿受贿者。
6、泄露党和国家机密、公司商业机密或私拆他人信件、邮件或包裹者。
7、贪污、盗窃、赌博、营私舞弊，但不够刑事处分者。
8、偷开他人或公司机动车辆，造成事故或私自出车者。
9、蓄意破坏、损坏公物者。
10、参加反动组织、黑社会组织或其他邪教组织、结党营私拉帮结派者。
11、违反操作规程，损坏设备设施、工具，造成事故，影响正常工作者。
12、使用毒品、麻醉剂或兴奋剂者。
13、管理人员工作不负责任，给公司管理造成混乱或办事不公，包庇纵容违
纪员工，造成不良影响者。
14、不服从正常工作调动，无故拖延、中止或拒绝工作者。
15、道德败坏，参加或组织卖淫嫖娼者。
16、涂改、伪造资料或信息、单据或发票，提供虚假记录证明、资料者。
17、管理人员玩忽职守，给公司造成经济损失者。
18、侮辱、谩骂、袭击同事或上司者。
19、从事任何有损公司利益及声誉的行为。
20、一年内受到两次较重警告者。
21、私自刻印、盗用公章、合同章和公司重要印鉴者。
22、在外从事第二职业者。
23、与上述行为相类似的其他行为。
第三十七条 行政处分的连带后果及其解除
1、连带后果：凡受到行政处分的员工均没有资格参加公司的任何评优、外
派学习和晋升。
2、连带后果解除：接受公司行政处分的员工在处分后的半年内没有任何违
纪行为且表现优秀的，可以向公司提交解除连带后果的书面申请，经公司负责人
批准后方可正式解除连带后果。
三、会议制度
为提高工作效率，形成严谨、务实、高效的会风，制定本制度。
（一）会议类型
1、集团公司周例会
召集人：总经理
与会人员：董事长、总经理、副总经理、部门负责人
组织者：行政部
时间：每周五下午 15：00
地点：会议室
2、员工大会
召集人：董事长及总经理（或委托副总经理）
与会人员：公司全体员工
组织者：行政部
时间：不定期（原则上每半年一次）
地点：会议室
3、专题会议（含与甲方协调的会议）
召集人：董事长、总经理或副总经理
与会人员：相关人员
组织者：会议召集人指定
时间：不定期
地点：不定
4、部门员工会议
召集人：公司分管领导或部门负责人
与会人员：公司分管领导、本部门全体员工
组织者：部门负责人
时间：不定期
地点：自行安排
（二）会议组织
1、除工作例会外，每次会议均应明确议题，不开无准备会议；
2、会议组织者应提前一天将有关会议内容、会议时间、地点等相关事项通
知与会人员；
3、会议组织者需提前做好会议场所、有关资料文件的准备工作；
4、会议组织者应安排专人做好会议记录，并做好记录的整理、印发和归档
工作；
5、会议组织者应在会议结束后，做好会议场所清洁卫生工作；
6、各部门会议如需借用会议室，需提前一天向行政部申请。
（三）会议纪律
1、与会人员必须按规定时间参加会议，不得迟到、早退、无故缺席；
2、以认真严肃态度参加会议，认真听取他人发言，不得大声喧闹、交头接
耳、随意走动，不得出现不尊重会议主持人或其他与会人员的言行；
3、与会者发言应围绕会议主题，就事论事，条理清楚、言简意赅，不得随
意插话，不发表与会议主题无关的言论；
4、部署工作或讨论问题，与会人员应做好笔记；
5、会议讨论时，与会人员畅所欲言、充分发表自己的意见；
6、精简会议时间，对自己赞同而他人已经发表的意见无需复述，只发表不
同建议与意见；
7、与会人员在会议期间应将手机关闭或调至振动状态；
8、保持会议场所清洁，自觉维护会议场所卫生；
9、坚守保密原则，对未要求公开传达的会议内容严格保密。
（四）周例会制度：
为了认真落实集团公司安排的各项工作，强化公司内部管理，细化各项工作，
通过公司例会抓好每一周的工作，现经公司经理办研究，对公司例会制度进行调
整，每周例会分三批召开，具体要求如下：
一、公司部门例会：
1、参会人员：经理办（王永健、梁荣宝、陈营、陈贤坤、王永祥）
行政部、项目部、财务部、经营部、资料部
2、例会时间：每周五下午 15：00
3、各部门例会汇报内容：
1）本周工作完成落实情况，下周工作安排和计划。
2）本周工作已存在和下周工作计划将会存在的问题和需解决的困难。
项目部：汇报各在建项目工程进度、质安工作情况，各级主管部门检查
和文件上传下达的情况。
行政部：接待，资料收集、整理、申报，外部协调情况。
财务部：通报资金回收、应付款情况、帐务整理、税务协调等情况。
经营部：工程预、结算、招投标、证件使用情况。
资料部：各项目部资料收集、整理情况，配合项目验收、检查情况。
（注：要求各部门在召开例会前交每周周报，以作书面汇报材料。）
四、项目部专用章管理办法
为加强对建筑公司项目部专用章的管理，规范印章的使用程序，特制定本规
定。
1、凡公司所属项目部刻制项目部专用章经公司领导批准由行政部统一刻制，
由项目负责人办理领用手续。
2、项目部专用章项目部应严格管理，只能用于与建设单位、设计部门、监
理部门之间的函件往来，项目竣工验收、资料备案完后项目专用章停止使用并及
时上交公司行政部进行销号作废，如因项目部滥用或逾期不交项目专用章而导致
民事责任、经济责任概由项目负责人负责。公司将不予在项目竣工资料上盖章，
并暂扣部分工程款。
3、项目竣工备案资料盖章程序：
①财务部门是否有欠款事宜；
①质安部门是否有质量安全方面需整改事宜；
①资料科负责人审查把关；
①行政部将根据上述部门的意见酌情盖章；
①具体程序按专门表格操作。
五、档案管理制度
第一条 本管理制度所指的档案包括行政、人事及综合类档案，本公司档案
主要供本单位利用。档案密级由主管领导核定。
第二条 档案归集要求：
1、行政类档案包括公司及下属各部门有关行政管理类的公文、计划、总结、
请示、报告、会议材料等，按年度归纳收集。
2、人事及综合类档案包括与之相关的各类文字、报表、账册、凭证、胶卷、
荣誉实物、证件、音像、磁介质材料的档案资料，按年度归纳收集。
第三条 借阅利用档案、资料必须填写《借阅档案登记表》。
第四条 档案原件一般不借出档案室，不准复印或拍照，因特殊情况需要借
出或复印、拍照时，须经档案负责人和主管副总经理批准。借出时间不得超过三
天。（特殊情况需公司总经理、董事长审批）
第五条 爱护档案，不准在档案上打点、划线、折角或做其它记号，更不准
涂改和撕、拆、调换、摘抄、伪造或遗失档案，档案资料要防止丢失、损坏，收
回时要严格检查。
第六条 翻阅档案时严禁吸烟，阅档桌上不准摆放茶杯，墨水等可能污染档
案的物品，查阅人员应确保档案不受污损。
第七条 利用者有义务将利用档案产生的效果反馈到档案室。档案室详细填
写利用效果登记。
第八条 利用者必须遵守《中华人民共和国档案法》及本公司的档案管理制
度，未经分管档案工作的副总经理批准，不得擅自公布档案。
第九条 经过鉴定，无保存价值和保管期满不需继续保存的档案应清理后加
以销毁，在挑选这类档案时，应直接审查档案，不能只根据档案保管期限和案卷
封面标注的保管期限就将档案销毁。
第十条 销毁到期档案，须写出书面申请列出销毁档案具体内容，并由公司
总经理审核批准，未经批准任何部门和个人均无权销毁任何档案。
第十一条 销毁的档案，必须编制“档案销毁清册”（又称“清单”）作为日后
查考档案销毁情况的凭证，档案室只有根据批准的档案销毁清册，才能销毁档案。
第十二条 要销毁的档案可自行焚毁，销毁时应有两人以上负责监销，为了
保守机密，严禁将应销毁的档案作其它用途，当档案确实已被销毁后，监销人员
应在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并签上经办人、监销人姓名。
第十三条 上述档案资料归行政部统一收集、管理。
六、证件管理制度
为了强化公司无形资产的管理，特制定如下证件管理制度：
第一条 本制度所称证件是指企业营业执照、资质证书、安全生产许可证等
经营中所需的企业证件及企业员工的个人证件（包括执业资格证、职称证、各类
岗位证、毕业证等）。
第二条 证件申办及年审：由行政部根据需要和相关规定统一到有关部门办
理。
第三条 证件管理：
a) 企业办理的所有证件由行政部统一管理，税务登记证等由财务部管理。
b)行政部指定专人负责管理证件，新办回的证件应及时进行扫描、登记造
册、归类保管。
C）证件管理人员应加强对证件的管理，不得擅自将证借出，证件的出入必
须及时做好记录，借出的证件借用时间到期应及时催要收回。
d）证件快到有效期应及时在规定时间内办理年审或延期申报手续，确保各
类证件有效使用。
第四条 证件借用程序及注意事项：
1、因工作原因借用公司相关证件原件，须经公司副总经理、总经理批准，
并在借出资料登记表上注明证件的类别、借用人、借用时间、事由及相关事项。
（注：建造师、安全员等人员证件的借出，应与经营部衔接好，若经营部投
标要用，必须先优先经营部使用）。
2、使用证件的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失，及时归还。如证件
遗失，应及时向公司报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借
用当事人或部门承担和赔偿。
3、若因工作原因须押建造师证、安全员证或安全生产考核证等原件，借用
当事人必须请示公司副总经理、总经理，批准同意后将押证凭条交到公司行政部
备案。
第五条 各部门因工作需要复印公司相关证件，经公司副总经理、总经理批
准后，由行政部复印，并在复印件上注明用途，加盖“再次复印无效”和公司行政
印章。
第六条 各部门、各人员应严格按本规定执行，违反本规定产生后果的，将
视情节轻重，追究有关责任人员的责任。
七、介绍信管理办法
为进一步加强介绍信的管理力度，确保介绍信的安全使用，保障公司利益，
特制订本办法。
第一条 介绍信是公司对外联系业务的凭证，凡需要办理介绍信，应履行以
下呈批程序：
1、开具公司介绍信，应首先到公司行政部查询以往是否开具相同项目介绍
信，相同工程只能开具壹份。
2、如没有重复现象，由行政部以书面形式向分管副经理、总经理、董事长
呈报，取得批准。
3、招标公告未公示前一律不开介绍信，只在行政部进行登记。待招标公告
出来后，再根据公告要求开具。
4、开具介绍信前必须向开具人说明以下几点：
1）已登记或已开具的介绍信，若公司自己需要投标，开具人必须无条件让
出该工程。
2）项目中标后，实际承包人应支付建造师工资，具体数额及相关的责任权
利在内部合同书中明确。
3）所有标书、预算必须在公司制作并按规定标准收取费用，中标后及时与
公司签订内部承包合同，收取管理费。
5、经过审批同意后，到财务部交纳一定的资料费用。
6、行政部开具介绍信及提供相关配套资料。
第二条 行政部指定专管人员对所开具的介绍信进行编号登记。 承办人员
须按招标公告的要求写明开具的单位、工程名称、联系人、联系电话等，行政部
专管人员应严格审核。
第三条 建造师的使用必须与经营部衔接好，确保顺利投标。
第四条 与公司有长期往来且信誉度好的项目经理可优先开具介绍信。
第五条 介绍信最长有效期 30 天。
第六条 严禁擅自开具介绍信为本人及他人办私事。
第七条 违反本规定产生后果的，将视情节轻重，追究有关责任人员的责任。
附：开具介绍信呈报文件样本
湖南省西湖建筑集团有限公司广西分公司
介绍信呈报件
编号：
建设单位
工程名称
项目经理
介 绍 人
审批意见
联 系 人 联系电话
注：所有标书、预算均须在公司制作并按规定标准收取费用，中标后及时与
公司签订内部承包合同，收取 %管理费。
责任人： 日期： 年 月 日
八、车辆管理制度
为切实加强车辆管理，进一步做好各部门用车服务，确保车辆安全运行，做
到安全行车、文明行车，特制定本管理制度：
第一条 日常管理：
1、车辆由公司办公室管理，主要用于公司各项公务活动和各部门紧急情况
用车，除副总经理、总经理有特殊公务外，其他人员用车均需办公室统一调度。
2、车辆由办公室按照申请用车事宜的轻重缓急安排用车，以先重后轻、先
急后缓为原则安排出车，特殊情况特殊处理。
3、各部门用车需提前一天填好《车辆使用登记表》，由部门第一负责人签字
后，交副总经理、总经理批准后送办公室统一调度。
4、驾驶员应遵守作息时间，并做好出车前的各项准备工作，包括车辆卫生、
安全检查等。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则驾驶员要
对由此引发的后果负责。上班时间不得擅离职守，不出车时在办公室待命，如本
人有事需要离开，需请假，并告知所去地点和时间。上班时间做到服从分配、听
从调度、不得找借口推诿。休息时间或节假日，因公事必须用车的，应做到随叫
随到，驾驶员通讯必须保持 24 小时畅通。
5、车辆实行定人定车管理，一般不准交换车辆驾驶，更不得借予非公司人
员使用和无驾驶证人员驾驶，如果违反，一经发现，立即开除。特殊情况需要交
换车辆驾驶的，需经总经理或董事长同意，不准擅自把车辆交给他人驾驶。
6、车辆每完成一个出车任务回公司，下班后以及节假日时间都必须停放在
公司。
7、禁止公车私用，因特殊情况私人用车必须经副总经理、总经理批准。燃
油费、过路过桥费及其他费用均由用车人承付。
第二条 车辆保养和汽配、油料管理：
1、车辆维修保养：一般由驾驶员提出，经相关专业人员检验，将维修保养
需求等行成呈批件，报办公室、副总经理、总经理和董事长批准方可到定点修理
厂修理（除外地执行任务外），修理项目驾驶员应核对后签字。
2、汽配管理：如车辆需要换配件，需将具体情况报办公室、副总经理、总
经理和董事长批准后，方可购买，做到配件与清单相符。
3、油料管理：驾驶员每次出车回来后需在“派车单”上注明大概行程及油耗，
每次加油须开具油票（油票开具名称须为公司全称或本车真实车牌号），每月月
底需将当月出车情况及油耗汇总报到办公室。
第三条 专职司机职责：
1）负责定期检查、保养、清洗车辆，保持车况完好性；
2）及时发现车辆故障及隐患并及时检修；
3）负责车辆各种有效证件的保管、年审、更换、违章处理等工作，确保证
件齐全有效；
4）车检、车修费及车辆使用过程产生的费用报销，按《费用支出、报销管
理制度》执行。
第三条 安全行车制度：
1、驾驶员应遵纪守法，严守交通规则，严格执行各项安全用车制度，提倡
开安全车、行文明车，严禁酒后开车。
2、爱护车辆，做到车容整洁、车况良好，不带故障行车，以确保行车安全。
第四条 违规处罚：
1、私自出车一次，提出警告，扣罚 200 元；二次者，扣罚 500 元，三次者，
作开除处理。私自出车造成交通事故的，本人承担全部责任外，作开除处理。
2、擅自把车辆交给他人驾驶，一次扣罚 100 元；二次扣罚 300 元，三次扣
罚 500 元，第四次作开除处理。造成交通事故，由本人负全部责任。
3、车辆在外办事时应停放于指定位置、停车场或适当、合法位置，任意停
放车辆导致违反交规、损毁、失窃由驾驶员赔偿损失，并予以处分。
4、驾驶员如不遵守交通法规，所有违章罚款由本人负责。
5、发生交通事故，按责任(以交警队事故处理责任认定书为准)作如下处理：
(1)对事故认定在 2000 元以下负全责的或 2000 元以上、20000 元以下负次责
的，扣罚赔偿金的 10%。
(2)对事故认定在 2000 元以上，20000 元以下负主责的或 20000 元以上负次
责的，扣罚赔偿金的 15%。
(3) 发生交通事故，责任认定在 20000 元以上负全责者，扣罚赔偿金的
20%，作开除处理。
6、意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司酌情研究处理。
附：派车单
派 车 单
申请部门 出发地 目的地 日期
用车时间 年 月 日
用车事由：
返回时间 年 月 日
使用部门 负责人：
管理部门 办公室：
申请人：
主管副总
上次车辆
里程记录
本次车
辆
里程记
录
总 经 理
