采购部管理制度
一、 采购流程 （一） 目的 为使公司采购作业有所依循，货品有所控制，达到提供适质、适量货品采购职能，确保公司采购产品均能符合要求的条件，制定本程序。 （二） 适用范围 适用于货品周转量大、品种多之生产货品等有形物的采购管理 注：非订单采购可直接进入本流程的步骤3。 （三） 部门职能 1、 采购部门：生产货品的采购经办单位 2、 货品部门：货品需求计划、货品请购计划的制定及审核。 3、 仓库：所有有形货品的数量验收。 4、 质量部门：货品品质验收。 （四） 步骤 1． 请购 货品部门根据生产计划计算货品毛需求计划，再比对在库库存，拟定货品请购计划，经过部门主管理审核批准后，提交给采购部门。 2． 订购 采购部门在接到请购计划后，拟定采购订单，选择供应商（签订供货合同），下达订单，同时将货品采购订单输入系统并打印输出。 订单一式三联，第一联采购部门留存；第二联，加盖印章后发送给供应商；第三联，传递给货品部门，以备收货时核查。 3． 接货 货品达到达后，货品部门的收货人员必须依订单内容核对供应商送来的货品名称、规格、数量，确认无误后输入计算机。若非订单之采购，货品部门收货人员必须依据经过审批后的申请办理入库。 4． 检验 质量部门的检验人员对进入待检区的货品按相关规定进行质量检查，发果判定为全部不合格，拒收来料并作废已输入的收货单据。如果判定部分合格，修改或冲红相应拒收货品。经检验合格的货品，检验人员于物品包装上贴合格标签，以示区别。 5． 收货单处理 来料通过质量验收后，打印收货联单。 收货单一式三联，第一联货品部门留存；第二联，随货品一同到指定的仓库办理进仓手续；第三联加盖签章交给供应商以备结算时核帐。 6． 进仓 仓库管是员核对货品与收货单明细，确认无误后输入进仓单并打印输出进仓单。进仓单一式三联。第一联，仓库留存；第二联，交财务部门供核帐之用；第三联，交采购部门，跟踪订单完成情况。 7． 采购发票处理 采购发票是对采购收货的确认，此单只能由经过审核的采购收货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票明细进行修改。系统在此同样提供一张采购发票处理多张采购收货单，以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。 （1） 录入采购发票 （2） 审核采购发票 （3） 采购村款。 二、 流程图（见下面）
三、采购退货流程 （一） 目的 为使用在采购的货品出现质量问题等原因时与供货厂商之间办理退货有所依循，确保公司采购产品均能符合要求的条件，制定本程序。 （二） 适用范围 适用于采购的货品因出现质量等原因时的退货处理。 （三） 部门职能 货品部门：受理退货申请。 采购部门：督办退货业务，负责内外部门之间的联系与协调。 （四） 步骤 1、退货申请 在发现入仓的采购货品出现应由供货方负责的质量问题后，货品保管单位应及时向货品部门提出退货申请；货品部门受理申请，将有关货品数据输入系统，认真核实后，打印输入退货单。 退货单一式三联。第一联，货品部门留存；第二联，交付仓库以备办理退货出仓；第三联，交付采购部门，由其通知供应商办理退货相关事宜。 2、通知供应商 采购部门在接到货品部门提交的退货单后，及时整理汇总，通知供应商。 3、退货出仓 供应商接到通知后及时到指定仓库办理退货出库手续。 仓库人员根据退货单输入出仓单，同时打印输入。 出仓单一式五联。第一联，仓库留存；第二联，交财务部门供核算之用；第三联，由供应商留存以备核算之用；第四联，交付采购部门，告知退货处理完毕；第五联，出门联，由门管收回。 4、采购退货发票处理 采购退货发票是对采购退货的确认，发票内容不允许手工输入，只能由相关的采购退货单自动生成，对生成的发票内容允许修改。其中，退货数量不得超过此单的入库数量。系统在此同样提供一张发票处理多张退货单，呼一张退货单分开几张退货发票处理的业务。 （1） 采购退货发票录入 （2） 采购退货发票审核 （五）、流程图（见下图） 四、供应商管理办法 （一） 目的 1、 对供应商进行选择和评估考核，以期寻求最佳的供应商。 2、 保证供应商具有提供满足规定要求的能力，促使产品品质得到稳定和发展提高，同时采购成本能得到很好的控制。 （二） 适用范围 适用于公司采购货品的供应商管理。 （三） 部门职能 1、 供应商评估小组（同总经理、质量部门、采购部门，财务部门等人员组成） 对新供应商的调查与评估考核； 主要货品的价格估算 核准合格供应商名单； 2、 采购部门： 负责供应商资料的收集，协助总经理对供应商进行评估、复核； 3、 质量部门： 协同总经理对供应商进行评估及定期复核； 负责供应商所供应的货品有关数据的分析与审核； 负责对货品进行检验与试验并作记录； （四） 要点 1、 供应商资料收集及初评 采购部门主动开发且收集具有合作潜力的厂商相关资料，并记录。 根据记录在册的内容评估供应商的加工或接单能力，并参考以往业绩评定是否可列为开发或交易对象，不合格者给予淘汰。 2、 索样及方试用订单 经初评合格后，由采购部门通知供应商关样或开立试用采购订单，呈总经理核准后，通知送样或试用，以利确定其解单能力，同时通知质量部门。 3、 品质确认 样品送后，质量部门按检验标准进行品质鉴定，并作记录。 品质不合格有质量部门通知采购部门，再通知供应商送样，重新确认品质，若仍不合格则预以淘汰。 4、 品质保证能力及生产能力之调查 样品确认合格后，由采购评估小组到供应商生产工厂进行现场调查品质保证能力，同时对其生产能力进行调查，并记录以确定期接单能力。 5、 询、议、比价 采购部门征询供应商的报价，同时收集有关同类产品价格资料，进行比价，有条件者可对供应商产品进行估价。掌握了一定资料后，由采购评估小组召集供应商进行议价，使公司接受的是一个较合理的价格。 6、 签订采购协议 评估及价格合理者，由采购部门与供应商拟定协议书，再由总经理签字。 7、 登录系统，分类列管 经采购评估小组评估合格者，由总经理核准并列入合格供应商名册。 8、 供应商供货情况考核与定期复核 所有供应商定期复核，复核时应有采购部门会同评估小组进行价格、品质、交期交量及配合度的考核，且评定等级报总经理核定。 经复核评定不合格者应由采购部门决定暂停或减少采购数量，并通知供应商进行改善。采购部门追加跟踪评估供应商改善成效，成效不佳预以淘汰。 复核合格者，可继续登陆合格供应商名册。 9、 供应商选择原则 采购部门在选择供应商时，必须在登记在册的供应商中进行选择，财务部门在进行帐务处理时，也必须核对供应商的身份.
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