员工档案管理制度
1 目的
为规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特指定本规章。
2 范围
公司针对所有员工的管理工作均应遵照本办法执行。
解释
3．1 人事档案：指公司正式员工在人事代理机构托管的人事资料。
3．2 人事管理档案：指公司为加强对员工的管理，而建立起来的有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等项的资料。
4 权责
4．1 人力资源部负责与人事代理机构联系员工人事档案的托管事宜；
4．2 全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事专员负责；
4．3 员工的人事资料由员工所在部门负责收集，并填写《人事（管理）档案资料移交清单》移交人力资源部。
4．4 公司员工的人事管理档案，必须是部门经理及以上领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。
5 工作内容
人事档案
人事档案的调转
员工可在被公司正式聘用之日起三十天内将人事档案转入公司，由人力资源部送人事代理机构托管。
人力资源部有义务协助员工办理人事档案调转手续。
人事档案的管理
人力资源部负责按照国家有关法规和文件的规定,定期对员工的人事档案进行更新、整理。
人事管理档案
人事管理档案的建立
人事管理档案应在员工到职一周内，由所在部门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整，待员工经试用期考核通过，正式录用时将其人事资料移交人力资源部。
人力资源部人事专员对移交的人事资料要依据《人事管理档案分类目录》进行审核，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，以确保人事管理档案的真实与完整。
人事资料收集、归档后，人事专员应在档案袋（盒）上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。
人事专员应将档案资料分类存放、严格保管，永久性存档资料定期移交行政后勤部。
人事管理档案的健全、更新
公司员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务异动等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部整理相关资料。
员工调任、晋升、降职、免职等人异动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第三类外，同时应在《人员薪资/异动变化记录表》中登记。
员工薪资变动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第五类外，同时在《员工薪资/异动记录表》中登记，如因调任、晋升、降职等人事异动涉及薪资变动时，所归档资料仍放第三类。
人力资源部人事专员在对收集上来的各项人事资料审核无误后，应参照条款规定交档。
人力资源部本着对员工负责的态度，按照人事档案管理的有关规定，定期填写《人事（管理）档案资料移交清单》，将需纳入员工人事档案的有关人事资料补充到在人事代理机构托管的员工人事档案中去。
人事档案及人事管理档案查阅、借阅及复印管理
有下列情形之一时，方可查、借阅人事（管理）档案：
了解所属员工基本情况；
员工晋升、降职；
员工奖惩；
员工调动。
查、借阅及复印人事（管理）档案的手续
查阅人事（管理）档案的手续
须查阅人员（管理）档案时，查阅人持所属人力资源部经理签批的《人事(管理)档案查阅/借阅单》，方可到档案室查阅所需的资料。
查阅人事（管理）档案，必须在档案室内完成；不准将有关资料私自带出或复印。
借阅人事（管理）档案的手续
人事（管理）档案的借阅，原则上仅限于人力资源部及公司领导，上述部门/人员借阅档案只需人力资源部经理批准即可；其它部门由于特殊情况需借阅人事（管理）档案时，需行政总经理批准。
人事（管理）档案的借阅期限，一般为十五天，特殊情况可延长至一个月。借阅人必须保证人事资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。
借阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，档案管理人员有责任进行追索。
归还档案时，档案管理人员应依《人事(管理)档案查阅/借阅单》的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，确认无误后，在《人事(管理)档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。
因工作需要确需调阅员工人事档案的，由人力资源部负责与人事代理机构联系。
确因工作需要，要求复印人事资料者，在《人事(管理)档案查阅/借阅单》上标明，必须经行政总经理核准方可进行。
人事（管理）档案的借阅及复印者，应注意资料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者，而对当事人造成损失或不良影响者，责任由其个人承担。
离职人员档案的处理
调档手续的办理
离职人员持经核准的《离职(调动)交接表》到人力资源部办理。
人事专员需将离职人员离职资料归档，按分类目录排放装订，并在档案袋（盒）上注明离职日期和原因。
离职人员的人事管理档案按照条款规定保管和销毁。
人事管理档案保存期限：
已办理离职手续的员工，其人事管理档案保存期为两年，从《离职(调动)交接表》中核准的日期为依据计算。
未办理离职手续但实际已离开公司的人员，其人事管理档案保存期为三年，以当事人所在部门出具的书面报告中标称的离开公司时间为依据开始计算。
本办法自颁布之日起开始执行。
6. 相关表单
《人事（管理）档案资料移交清单》
《人事管理档案分类目录》
《人员薪资/异动变化记录表》
《人事(管理)档案查阅/借阅单》
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