物资管理系统需求要点
物资管理系统需求要点
1、项目概述
、项目背景
目前，润恒集团物资管理由于账务处理系统缺乏，操作过程掺杂人为因素较多，各部门工作衔接制衡性不强，在实际工作中经常出现物资信息不全面，信息不流通，从而导致采购计划缺乏数据依据，出现仓促采购及重复采购等现象，同时，由于出入库操作流程不规范，效率低下，物资台账普遍建立不规范，手工帐操作相对繁琐，导致不及时入账情况较多，物资管理状况较为混乱。
针对润和物资管理的需求，目标物资管理系统主要包括基本信息管理、请购管理、采购管理、库存管理、期初建账、报表功能、费用报支管理及系统管理等主要模块，通过物资管理系统的建设可以达到简化操作流程，规范操作管理，增强信息的衔接性、传递性，提高工作效率，同时，实现物资信息的勾稽，加强物资监控，规避单个部门违规作弊风险。
、系统特点
简化并规范请购、入库、出库、费用报支流程，提升部门之间协作能力，提高工作效率；
全面记录物资信息，加强信息的衔接性、传递性，物资管理部门可实现对库存情况的实时了解；
为采购计划制定提供数据依据，杜绝仓促采购、重复采购现象发生；
供物资管理部门分析存货占用资金成本，判断采购工作的合理性；
加强物资信息的勾稽，规避单个部门违规作弊风险；
系统自动实现费用报支勾稽，杜绝一单多次报销情况的发生；
完善的报表功能，实现不同纬度物资信息的统计。
2、主要流程
、请购
请购流程
流程说明
请购审核包括二级审批，一为各职能部门上级领导审批、二为采购或物资管理部门审批；
请购流程结束产出单据：请购单。
入库
入库包括两种情形，一为采购物资到货入库，即有请购单的物资入库，二为废旧物资报损入库，即无请购单入库，目前系统预留废旧物资报损功能，暂不实现。
入库流程（有请购单）
流程说明
请购单物资可分批入库，即1张请购单可对应多张入库单，在对物资进行入库操作时，系统自动对请购单内容与入库单内容进行勾稽，入库单产品数量总和应小于或等于请购单产品数量，超出部分不能入库，或可补填请购单。
财务部门对入库单进行勾稽，主要依据供应商发票或收货清单，对仓库管理部门登记的入库信息进行勾稽，勾稽内容包括产品名称、产品类型、产品数量、采购金额等，对内容一致的入库单予以标记。有误差的情况财务部门列出明细，以便追踪。
出库
出库流程
流程说明
出库包括领用、借用两种情况，两者流程类似，区别为借用物资还存在退料归还操作，领用物资无需追踪。
出库流程结束产出领用单、借用单。
费用报支
费用报支流程
流程说明
采购部门提出费用报支申请，产出表单：付款单；
费用报支勾稽：采购部门申请费用报支时，财务部门对相应的请购单、入库单、发票、收货回执内容进行核对，内容一致方可通过审核，产出费用报销单，报销部门凭费用报销单至出纳处领款，系统对已报销过的请购单、入库单进行标记，杜绝多次报销情况的出现。
3、其他注意事项
系统提供附件上传功能，对相关发票、收货清单等凭证可扫描后上传。
预留废旧物资报损功能。
4、功能点说明
模块
功能点
功能描述
基本信息
管理
往来单位
供应商等往来单位管理，新增、修改、查看、删除供应商信息。
员工信息
管理员工信息，新增、修改、查看、删除员工信息。
商品信息
管理商品信息，新增、修改、查看、删除商品信息。
仓库信息
管理仓库信息，新增、修改、查看、删除仓库信息。
银行账户
管理银行账户信息，新增、修改、查看、删除银行账户信息。
费用科目
费用类目管理，新增、修改、查看、删除费用类目。
商品类别
商品类别管理，新增、修改、查看、删除商品类别，设置类别编号。
地区信息
管理地区信息，新增、修改、查看、删除地区信息。
部门信息
管理部门信息，新增、修改、查看、删除部门信息。
其他基础信息设置
收付款方式、计量单位等信息的管理。
请购管理
新增请购
请购申请，填写请购单。
请购单查询
查询请购单。
请购预警
对超过请购数额及期限的请购进行系统预警或提示。
请购审核
包括二级审批，一为部门上级，二为职能部门审批。
请购单打印
打印请购单。
采购管理
入库单
入库申请，填写入库单、系统自动入库勾稽、入库审核等功能。
退货单
采购物资的退货管理。
付款单
采购部门申请费用报支，填写付款单。
采购退货收款单
采购退货应向供应商收回相应货款，填写收款单。
采购入库单查询
查询采购入库单。
采购入库明细查询
查询采购入库明细表。
采购退货单查询
查询采购退货单。
采购退货明细查询
查询退货明细表。
采购付款单查询
查询采购付款单。
采购退货收款单查询
查询退货收款单。
库存管理
出库单
领用或借用申请时，填写出库单。
借进借出
对借进借出的物资进行跟踪及管理。
库存明细表
各仓库的库存明细表。
盘点准备
主要实现盘点仓库的选择。
盘点录入
录入盘点物资明细信息。
盘点报表
盘点结果报表，盘点周期为一个月。
退料管理
退料物资的登记及管理功能。
报损单
物资报损管理。
报溢单
物资报溢管理。
报损单查询
查询报损单。
报损单明细查询
查询报损单明细。
报溢单查询
查询报溢单。
报溢单明细查询
查询报溢单明细。
期初建账
期初库存物资
期初库存物资信息录入及报表。
期初应收应付
期初应收应付管理。
期初现金银行
期初现金银行管理。
期初固定资产
固定资产信息管理。
期初资产合计与负债合计
期初资产合计与负债合计管理。
报表功能
采购统计报表
采购物资信息统计报表。
物资领用报表
物资领用统计报表，可按部门、时间等不同要素进行查询。
应收应付款报表
应收应付款统计报表。
系统管理
系统配置
公司名称、系统公告等信息设置。
操作用户
用户管理、用户权限管理等功能。
修改密码
重置、修改用户密码功能。
数据备份
对数据库数据进行备份。
数据恢复
恢复数据库数据。
5、问题
是否与OA整合，其中，整合包括两个方面，一为用户名整合，建议实现；二为OA中涉及的审核流程是否与物资系统中的流程整合？
物资请购审核中，涉及二级审批，一为部门内部审核，即审核专员（上级领导）审批，二为职能部门审批，此处审批部门为采购部门还是物资管理部门？
