1
第四代时间管理
第四代时间管理的要素与核心
第四代时间管理的要素与核心是：改变的是思想而不是行为，是一
种思维方式的变革。这种时间管理强调的是一种人生的远景，而这种人
生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来，所以它是一种改变，这
种改变是一种思想的改变，而不是行为的改变，是一种思维方式的变
革。
掌握时间是迈向成功的秘诀：
◆时间是珍贵的资源；
◆时间是珍贵的日用品；
◆时间是你生命的基础；
2
◆没有时间，你什么事都做不成。
怎样才能掌握时间呢?
●决定哪一件事情必须马上去做；
●暂时把其他的事情抛开；
●把你的全部精力投入到这项活动。
时间的定义
时间是什么？韦氏大辞典中的定义是这样的：
◆时间是由过去、现在及未来构成的。
◆时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。
图 1 时间的过去、现在和未来
3
时间的基本元素
时间的基本元素是事件，是过去的事，现在的事和未来的事。时间
是由每一个时间的事件构成的。
图 2 单个时间和时间的过去、现在和未来
时间管理的关键
时间管理的关键就是事件的控制，即把每一件事情都能够控制得很
好。时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧，例
如，如何安排你的生活，怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤，关
键是合理有效地利用可以支配的时间。
很多人都有一句口头禅，请他帮一个忙，或者有什么事情找他，一
般他总会讲：我没有时间。
4
那他到底什么时候有时间呢？成功与失败最大的差异性：失败者总
会说，我没有时间。而一个成功的人，他一定会说自己能腾出时间来。
这就是成功与失败最大的差异性。
赢得时间，就可以赢得一切。因为时间管理的关键就是事情的控
制，所以能够把事情控制得很好，就能够赢得时间。因为时间就是生命
的本身，连自己生命本身都管理不好，还能管理些什么呢?
【管理名言】
不能管理时间的人，就不能够管理一切。
时间管理的基本思路就是让自己活得更快乐，因为人生的过程中，
不是快乐就是痛苦，所以时间管理的基本目的就是更能够活出你自己，
有意识地掌控你自己的生命，这叫
5
做自己做决定。而不是为他人生活，不是为了某一项事情，或者成为被
别人利用的一种工具。
学习时间管理的理由
◆时间是不能储存的
◆时间不会停止
◆时间也不可能增加
◆时间无法转让
◆时间是租不到，买不到，也借不到。
时间是一种心态、心境的表现，你如何看待时间，如何运用时间，
就是心态和心境的表现。良好的时间管理，是一种习惯的养成。有的人
去锻炼，重视他的身体健康，他早晨起来去运动或者锻炼，他就是在善
用每一天的这个时段，这是一种好习惯。有的人有固定思考的时间，把
这个时间运用在规划未来上，这也是一种运用时间的好习惯。
走出时间管理的误区
6
在时间管理中，存在许多误区。那就是忙、盲、茫。要走出时间管
理的误区，就要抛开这三个字。
不要瞎忙，也不要去乱忙，甚至也不是那种茫茫然，走出时间管理
的误区就是马上行动，调整好心态，调整好自己的思想，改变你的心
境。
浪费时间的外在因素及解决方法㈠
导 言
使用相同的时间，不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因
素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些
干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。
浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交
闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复
杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因，然后提出
相应的解决方法。
7
浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬
亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是
人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解
决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此，浪费时间的
内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯
有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来
才会更有效率。
所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚
至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一
股对生命的热爱，对工作多一份执着。
你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个
是离你的目标很近，怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与
决定。
电话干扰的原因及解决方法
8
浪费时间的原因
电话干扰会浪费很多时间。许多经理人认为电话经常占据他们大量
的时间。与电话有关的许多问题都牵涉到人性，牵涉到人的心理。接电
话的强烈欲望不是来自电话，而是来自于人的心理，电话之所以会吸引
你有很多原因，例如你假设每次电话都来的名正言顺，需要你注意，而
如果你不中断自己的工作去接电话，就是不负责任的结论。你总有这种
错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重
要。
1.害怕冒犯别人
你之所以在不该接电话的时候接电话，而且讲电话的时间比应讲的
时间要久，是因为害怕，如果不接的话会让来电者觉得不愉快。
2.希望保持消息灵通
不想漏掉任何情形，例如助理接电话时，许多管理者会下意识地停
下工作旁听。
9
3.自我膨胀
别人打电话来向你索取资料或者信息，你会有一种好像身价不凡的
感觉，这就叫自我膨胀。
4.享受社交的乐趣
有些人无法抗拒社交的诱惑，把每次电话变成社交活动的工具，还
有当成现成的借口。如果你不愿意承担某项艰巨或乏味的工作，接重要
的电话便可以成为光明正大的拖延时间的借口。
解决的方法
电话干扰的确会给你的工作产生干挠，带来很多时间的浪费，会影
响你的时间管理，解决方法主要有阻绝干扰和集合电话。
1.阻绝干扰
很多人就是因为不了解过滤电话，不知道如何处理电话，以至于他
在一天的时间里往往都浪费在接电话上。学会过滤电话，阻绝干扰有几
个步骤。
10
⑴处理
如果有可能尽量由助理回答来电者的需求，并记下有关的信息。
⑵转接
如果助理无法处理电话，下一步就是把电话转给团队里其他能够协
助的人。
⑶暂缓
如果遇到只有你能处理的状况，助理要试着写下留言，避免使你受
到打扰，你可以下一步再去处理这个事情。
⑷速办
如果来电者合乎你们事先约定好的原则，紧急事或者重要人物的电
话可以直接接听，速办可以把时间压缩更短。
圆滑过滤电话的一些诀窍，例如可以说：
◆(处理)你稍微等一下，我翻一下我们的档
案。
11
◆(转接)我们的企划主任今天下午正在着手这
个计划，要不要我把您的电话转给他?
◆(暂缓)我想他 11点左右就可以回你的电
话，这样可以吗?
◆(速办)我看我可不可以去打断他一下。
如果你没有助理怎么办？
那么，你就必须与同事互相帮助接电话，安装留言系统。如果有开
关你可以暂时切断，或将电话移到视线以外，关键性的时间索性拔掉电
话的插头，甚至把你的工作带到没有电话的地方。
2.集合所有电话
在某时间段把电话一起回掉，同时去做别的事情。就是说在这个时
间你同时在回电话，就不会受到电话的干扰。
良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法：
◆暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。
◆提到您有时间限制时，就说待会儿得开一
个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要
12
任何帮助吗?
◆坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板
要我几分钟之内到达他办公室，明天见。
不速之客的原因及解决方法
突然有人来拜访你，只借用你一分钟时间可以吗？或者说你是一个
经理人，你把门大开着，就是欢迎来打扰。不速之客会造成你时间管理
不当。对于突然造访的不速之客，及由于敞开门户而来的不速之客，有
不同的解决方法。一个高效率的现代人，要学习如何去应对不速之客。
突然造访的不速之客
1.解决的方法
突然有人来造访你，“只借用你一分钟时间可以吗？”只占用你一分
钟时间，这绝不表示你会只花一分钟的时间解决问题。
应对这种情况可以有以下几个解决方法。
⑴延后处理
13
遇到不速之客干扰时，如果需要可以另外安排谈话的时间，即延后
处理。你可以说：“对不起，我们改天或者什么时候再来讨论这件事
情。”你可以当场把约定的谈话时间记在记事本上，表示你会守信用。
⑵把访客转交给别人
经常是访客来找到你，明明不是你的事情，那你可以转交给别人来
处理。如果可能，鼓励部属自己去寻找答案，或寻求找其他的同事帮
助。
⑶另外安排时间
可以另外安排时间，重新安排与不速之客见面的时间。要定一个时
间上限，这样你可先安排好多次谈话的时间，访客在你结束见面之前也
才不会感到意外，如果你对谈话的时间没有把握的话，绝对不要因为迟
疑而不敢发问。
2.回答问题
对于有很多人说我可以打扰你 一分钟吗？在你回答有或没有之
14
前，永远要问：什么事？对于不速之客的问题，回答时应注意：
⑴简明扼要
如果你可以回答而不至于打断正从事的工作，千万要扼要地回答，
然后双方都可以继续做自己的事情。有人到你的办公室来，你甚至可以
站起来跟他讲话。如果你坐着，就是给那些不速之客机会。
⑵长话短说
一个你以为可以很快问完的问题，有时常常会变成一个比较复杂的
问题，例如与访客谈了几分钟以后，你发现这个事要多花点时间，你就
可以说：
◆我原以为这是个简单的问题，但现在看起来问题有点复杂了，对
不起，我早该问你花多少时间。
◆我 12点以前要完成老板交给我的任务，把你的事情延期到明天好
吗？
◆坦率直言，你可以开门见山 地说，我真的不想让你扫兴，但是
15
我现在真没空，希望你能够见谅，或者希望你能够谅解。
门户开放的不速之客
1.浪费时间的原因
浪费时间的第二个原因就是敞开你的大门,门户开放等于是听命于别
人，这种方式可以让需要找你的人都能够找到你。但是在很多情况之
下，你却变成了公然欢迎别人的打扰对象，你把门打开了，不速之客当
然会进来。
2.解决的方法
⑴学会过滤
◆让部属安排见面的时间。如果没有助理的时候，一开始就设好时
间。
◆当这个不速之客要找你谈话时，你可以到别的办公室去谈，或者
站起来说话。
◆不速之客如果是你的上司或 你的老板，你要尽早谨慎地提到你
16
正在替他进行的工作及完成期限，询问自己是否可以晚一点去他的办公
室以便讨论别的事情。
⑵不要让别人找到你
不算是很好的方法但却很有效的做法就是不要让别人找到你。因为
你的工作特别是你的职位越高，你的工作任务越重，你的时间就越宝
贵。不让别人找到你，即不干扰别人也就不被别人干扰。
如果一个组织认为需要强化有形的门户开放政策的话，你和所有的
同事就必须发挥相互尊重的精神，留意他人的作息时间，不要让自己变
成干扰者。
用人不当的原因及解决方法
浪费时间的原因
在竞争激烈的社会环境里，公司改组，缩小规模，裁减人员的管理
方式已经司空见惯，管理人员必须 会利用较少的员工去完成较多的或
17
至少与过去等量的工作，因为越是竞争，人手越不足,工作量就会越大。
管理人员必须学会如何利用较少的人去完成更多的工作，或者说与过去
等量的工作。
员工能力不足或部属欠缺完成工作的能力是浪费时间的重要原因。
这意味着：
◆公司雇人程序出了错；
◆该职位提供了不正当的训练，因为不正当的训练造成员工不知道
他的工作中，每一天做的最有价值的事情是什么。
解决的方法
1.教导员工善用时间
教导员工善用时间，学习良好的时间管理，告诉他们排除干扰包括
来自你的干扰，并示范如何为一天设立目标，以及将这些目标排出优先
次序的技巧。
【案例】
18
海尔公司的企业文化中强调的逐日完成计划的一种习惯，即 OEC管
理的日清、日结、日高。海尔教导他们的员工提高效率，今天要把今天
的事情完成，而且要比昨天更进步。提高效率就是在节约时间。他们运
用每日计划完成他们的工作，如果员工没有做好，主管就会要求他站在
海尔公司里一种叫做 6S大脚印上面，检讨一下为什么今天的工作没有完
成，为什么进度没有完成，要怎么样做才能做得更好。
2.提升员工时间管理的成本意识
改善现有员工运用的情况，如果还是不足，就必须拟定一套职位管
理计划，根据工作日志做一次详尽的成本利用分析。现在很多员工比较
缺乏成本意识，有的人是为工作而工作，不知道得他今天的工作价值，
他仅是为了这个公司而上班。所以作为主管，你必须让你的员工，你的
团队里的每一个人了解时间的成本观念。你这个月做多少业绩是用多少
时间完成的，你每一次的时间成本是多少，透过这种时间成本的训练去
影响他们，让他们去接受训练。让 员工接受良好的训练，同时你也可
19
以带领他们完成每天的工作，对员工发挥极大的影响力。所谓开发潜能
就是训练并教导你的员工了解时间的成本意识。
社交闲谈的原因及解决方法
浪费时间的原因
纯粹的社交动机用一句话来讲叫做不甘寂寞。需要改变工作的步调
异常和好奇心理，渴望消息灵通，满足自我，害怕冒犯别人，无法抗
拒、喜欢社交的人，工作时间在办公室里闲谈，都是造成浪费时间的原
因。
解决的方法
⑴过滤访客与电话
来访的客人要让秘书首先接待，谢绝与工作无关的人员和电话。
⑵衡量办公地点是否恰当
很多大公司设置 OA办公区，每人一个空间，不要造成员工与员工之
间的对话，避免无谓的言谈。过去 的办公室是属于开放式的，你坐在
20
我前面，他坐在我后面，一个人讲话大家听得到，然后办公室里面你说
我说他说，造成了工作效率的降低。
⑶设置一些暗示社交时间的结束技巧
社交的闲谈，如果不是跟工作有关的，要尽量保持站姿，因为保持
站姿时，别人的谈话就会很快结束。如果你保持坐姿，话一讲起来就没
完，浪费时间。同时不要向那些聊个不停的人让步，说话要有重点。
【总结】
本讲主要针对浪费时间的电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲
谈四种外部因素进行分析。首先分析浪费时间的原因，然后对这四种干
扰因素提出了解决之道。
浪费时间的外在因素及解决方法㈡
导 言
21
使用相同的时间，不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因
素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些
干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。
浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交
闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复
杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因，然后提出
相应的解决方法。
浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬
亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是
人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解
决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此，浪费时间的
内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯
有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来
才会更有效率。
22
所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚
至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一
股对生命的热爱，对工作多一份执着。
你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个
是离你的目标很近，怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与
决定。
权责混淆的原因及解决方法
浪费时间的原因
权责，其中权是指职权，是完成你所负责工作的权利；责是责任，
是谁有义务做什么工作的问题。
权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素。主要表现
在：
◆权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导
致权责不清。
23
◆权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。有些管理者每
天都给很多员工做某件事的责任，却没有授予他们完成指示的权利。
【案例】
某公司的总经理聘用了一位秘书 A，这名秘书上班不到一个星期，出
差的董事长在外面打电话到总经理室，秘书 A接了电话。董事长交代了
很多事情叫他去办，A非常负责任，把事情都安排好了。其中有一件事
情，就是帮董事长定机票。后来由于行程更改，机票又只得重新订了。
你认为这个秘书的问题出现在哪里呢？
事实上问题出在这个秘书身上。她非常负责任，但是买机票的行程
她应该与董事长的秘书协商，或者把这个事情交给董事长的秘书或办公
室的成员去处理。她的职责是总经理的秘书，董事长交代她买机票，她
也应该买，但她应该去跟别人协调。她直接独揽完成了，这就出现了权
责混淆问题。
24
解决的方法
⑴定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚
的界定
⑵权责对等
◆交出职责时一定要授予同等的职权。
◆主动检讨并提供对等的职权。
【案例】
某公司销售部的一名副经理 A计划对销售人员做一次培训，他直接
跟外面的一些培训师资联络、讨论，甚至谈到报酬问题。可是公司的人
力资源部主管 B，在他的年度计划里已经安排在某一段时间对销售部的员
工进行类似的培训。这就造成了权责混淆，没有做好协调工作，造成公
司无谓的浪费。
公司的人力资源部要跟销售部协调。所有的培训工作应该是由人力
资源部的培训主管统筹办理的。销 售部要做培训，应该把培训的时
25
间、培训的地点、师资的要求等统一交给培训部门的主管来负责。
上例中销售部要办培训，他的上级主管销售部的总监或者销售部的
总经理，可能批示了，在批示之前可能以为 A已经协调好了，所以公司
便投入时间、投入精力。但是公司人力资源部已经安排了销售培训，而
销售部又在办，所以出现了重叠培训现象。这是因为权责不明，没有充
分的沟通与协调。销售部承办培训的人，没有主动地去跟人力资源部统
一和协调培训事宜，造成权责混淆。因此在发生权责混淆情况时，应该
主动检讨工作项目重叠的可能性。
沟通不良的原因及解决方法
浪费时间的原因
一个群体，一个团队的士气是否高昂，彼此之间的融洽度是不是良
好，一个重要的原因就是沟通，沟通不良是造成浪费时间的原因。
1.不明白事情的重要性
上例中那个秘书主动承揽了一 些事情，但她不明白事情的重要
26
性，没有去沟通，造成了一些不好的影响。
2.没有时间
没有安排时间，让大家通过会议或是通过工作以外的时间来沟通，
大家彼此表述一下对工作、对目标的一些看法。往往是你做你的，我做
我的，彼此之间没有互通信息，甚至也不知道如何去协调。一个团队沟
通不良，这个单位的主管要负完全责任。
3.没有倾听
没有学习倾听，每个人的工作都是绝对的重要，你说你的重要，我
说我比你的还重要，那到底谁最重要呢？所以不知道事情的重要性，因
为没有安排时间来沟通，大家对事情不了解，就是没有所谓的倾听。要
知道，上帝给你两只耳朵，就是要让你多去听听别人的意见。
4.沟通的目的不明确
有沟通但不知道沟通的目的是什么，为什么事情而去交流、交换信
息，或者说是去协调。沟通目的不 明确也会造成时间浪费。
27
5.时机不当
有时候地点不对，方式不对，人不对，时机不当也很难沟通。
6.沟通的机会不够
沟通的机会不够，彼此之间在有些事情上经过日积月累，往往会有
一些不良的因素存在，因此要制造便于沟通的机会。一个企业最大的责
任是在做到为社会尽责任的，同时，它也在追求利润最大化，而追求利
润最大化和尽到社会的责任都有一个目的，就是要让这个团队更具生产
力和凝聚力，因此把时间安排好，让员工了解沟通的重要性就很重要。
解决的方法
沟通的方式有很多，有电话沟通、口头沟通、文字沟通、信件沟通
等方式。训练或者培育一个人沟通的技巧，改善沟通的步骤，关键是如
何去沟通，怎样去运用沟通的工具。不管用电话也好，语言也好，文字
也好，应该选择什么方法和步骤，要仔细思考。
28
1.学习改善沟通的技巧
⑴学会倾听
在沟通不良造成浪费时间的时候，你要学习的是做一位好听众，这
对每一个人都很重要。团队成员中每一个人的工作都是非常重要的，各
有各的难度，但是彼此之间应该都有一个共同的目标，就是希望让这个
团队、让这个公司更好。每一个人首先要学习的是接纳别人和尊重别
人，做一个好听众。
⑵使用恰当的字眼
沟通时要使用恰当的字眼。
例如总务部的一个职员，马上要买一件东西，首先得到上级批示，
然后去取款。假设你是一个财务人员，在取款的过程中，可能是程序错
了，或者步骤错了，不能取款。如果你对他说：不行，没有签字就不能
取款。那样就造成了沟通不良。使用恰当字眼，你就应该学习这样说：
我非常理解你的难处，同时我也知 道这个事情对你的重要性，我只是
29
做个建议，您不妨再让你的经理签个字，如果没有问题我们马上就拨
款。
⑶运用非语言式的沟通
天下有三大利器，舌尖、笔尖、刀尖。人们常常都是靠语言，但是
除了语言以外还有很多可以沟通的方式，例如你可以用善意的微笑，这
也是最好的沟通方式。
2.改善沟通技巧的步骤
首先弄清目的。如果你不清楚自己为什么要传达这个信息，就会表
现出一种没有把握的态度而破坏了沟通的进行。
选择适当的渠道。可以用口语沟通，电话沟通，也可以发一个 E-
mail沟通，甚至可以私下喝杯咖啡来沟通。
尽可能以最少的干扰选择适合接收者接收的信息。传达信息特别重
要的是注意自己的用字措辞，要求对方给予反馈，做个好听众，排除偏
见，以开放的心态去跟别人谈话。
30
【自检】
在你的工作中曾发生过沟通不良的情况吗？请分析一下沟通
不良的原因，并提出应如何解决。
是否存在沟通不良的原因
是√ 否╳
改进计划
●不明白事情的重要性
●没有时间
●没有倾听
●沟通的目的不明确
●时机不当
●沟通的机会不够
补充:
进度失控的原因及解决方法
浪费时间的原因
31
进度失控造成的浪费时间就是不明白事情的重要性，不知道控制的
进度工具，认为完善的计划会自行达成目标，没有加强控制及提出适当
的进度报告。
解决的方法
解决的方法就是拟定计划。什么时候完成什么事情，由谁来执行，
完成以后向谁汇报等程序问题，要拟定详细的计划。要求自己所有重要
的工作都应该有进度报告，每一天都要控制的进度。如果你的进度没有
完善，或者没有去做进一步的检查，就会造成浪费时间。
资料不全的原因及解决方法
浪费时间的原因
◆不明白事情的重要性。
◆没有系统，不知道要何种资料以及这些资料的可靠性，这种情况
也会造成浪费时间。
32
解决的方法
◆认清事情的重要性，排出优先顺序。
◆系统强调的是有条理，有步骤，还要有组织性。所以在拟定计划
作决定时，给予成果的反馈，任何资料都要派上用场，还要对资料进行
归档和储存。
【总结】
本讲对权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全这四种外部因素
进行了分析并提出了解决之道。重点对权责混淆、沟通不良这两种因素
进行了分析。
培养时间管理的好习惯
引 言
时间不能存储，不能留下来，你只有安排、管理时间。时间管理就
是事件的选择与规划。是一连串的“习惯”组合。管理时间是一种心
态，也是一种习惯。
33
时间管理的好习惯
时间不能存储，不能留下来，你只有安排、管理时间。时间管理就
是事件的选择与规划。是一连串的“习惯”组合。管理时间是一种心
态，也是一种习惯。
时间管理就是要培养一种好习惯。
1.随手记
随时随地记笔记，一本好的时间管理手册是必要的。
2.一日之计在于昨天
在每天晚上睡觉之前，你永远要给自己一小段时间，为明天的行程
安排好计划。
一日之计在于昨天，今天则重在实施昨天计划以及为明天做准备。
你要立于不败之地，就必须做好万全的准备，而这种万全的准备，就是
要做好你的规划或者计划。成功总是把机会给那些已经准备好的人。
3.培养自己的敏锐度
34
养成随时记录的习惯，随时记录事件、心得和灵感，这样可以训练
你敏锐的观察力，以及思维能力，不要相信你的记忆，要相信你的记
录，这是一种要养成的好习惯。
时间管理的法则
法则是跟习惯息息相关的。时间就是金钱的观念已经深入人心，而
且面对职场的人来讲，做好时间管理，不仅意味着你有丰厚的经济利
益，更能够让自己的事业突飞猛进。
1.永远保持焦点
保持焦点的意思就是一次只做一件事情，一个时期只有一个重点。
聪明的人要学会抓重点，远离琐碎杂事。
2.善用 80/20法则
你应该把精力用在最见成效的 地方。
35
【案例】
美国一名叫威廉·努尔的企业家，最初他在公司销售油漆的时候，第
一个月他只赚了 160美金。他仔细分析了自己的销售原因，做了一个销
售图表。他发现 80%的收益来自 20%的顾客，但是他却对所有的客户花了
同样的时间。于是他把最不活跃的 36个客户重新分配给其他的销售员，
而自己把精力重点摆在那 20%的顾客。不久，他一个月就赚到了 1000美
金。威廉·努尔从未放弃这个原则，后来他成为了这一家公司的董事局主
席。他知道 80/20法则，20%的顾客掌握了 80%的业绩。
3.格式化
许多文件表格都要借助电脑提前予以格式化，到用的时候，你只需
要几分钟就可以输出。你的很多事情也需要格式化。
4.马上行动
许多人都习惯于呆会儿再说，这一呆会儿就不知呆到多少时候，花
费了很多的时间才能进入状态，却 不知道状态是干出来的，而不是等
36
出来的。
5.不得不走
要学会限制时间，不仅给自己，也给别人。一个人只有学会说不，
他才能够得到真正的自由。
6.避开高峰
避开在高峰期搭车，避开在高峰期购物，避开在高峰期进餐，你可
以省下很多的时间。
7.巧用电话
尽量通过电话来进行交流，沟通情况，交换信息。打电话前，要有
所准备，通话时要直奔主题，不要在电话里说些无关紧要的话，或传达
与主题无关的信息、感受。
8.成本观念
时间是一种成本，过了就过了，所以你要事先规划如何去用，要树
立成本观念。
37
9.慎选朋友
多而无益的朋友是有害的，他们不仅浪费了你的时间、精力和金
钱，也会浪费你的感情，甚至有的朋友还会危及到你的事业。
10.避免争论
无谓的争论不仅影响到情绪和人际关系，还会浪费大量的时间。
11.积极的休闲
不同的休闲会带给你不同的结果，积极的休闲，应该是有利于身心
的轻松、精神的陶冶和人际的交往。
12.集腋成裘
生活中有许多零碎的时间都不为人注意，其实这些时间虽然短，却
可以充分地利用起来。
13.提前休息
人需要休息，休息是为了走更长远的路，所以在疲劳之前，休息片
刻，也就避免了过渡的疲劳所导致 超时休息，又可以使自己始终保持
38
一种较好的巅峰状态，从而大大地提高工作效率。
14.搁置的哲学
不要固执于解决不了的问题，你可以把问题记下来，让你的潜意
识，或者时间稍稍等待一下，然后再去解决它们。
15.学会速读
绝大多数的书籍并不值得从第一页开始逐页细读，一般一部三、四
百页的图书，有 20页可取的内容就已经很不错了，你的任务就是把有价
值的这一部分检索出来。在今天这个信息时代，需要速读，速读还要抓
住重点。
16.机会成本
美国西屋电脑公司的总经理，他的办公室门上写有一句标语：“不
要带问题给我，带答案来。”这是值得你学习的一句话。
【自检】
你能否进行有效的时间管理？ 请结合自己的实际情况回答下列的
39
问题。
⑴你有随时记录的习惯吗？
□有 □没有
⑵你是否经常注意到避开交通高峰？
□是 □不是
⑶你是否在晚上睡觉之前为明天的行程安排好计划？
□是 □不是
⑷你是否充分利用电话，在工作中不打与工作无关的电话？
□是 □不是
⑸如果你有重要的工作要处理，而你的同事找你聊天，你能巧妙地
拒绝吗？
□能 □不能
⑹你每天下班之前，是否将未完成的工作列入第二天的计划？
□是 □不是
40
⑺你是否在工作中利用 80/20法则？
□是 □不是
⑻你读书时经常采用速读的方法吗？
□是 □不是
⑼你是否善用平时的零碎时间？
□是 □不是
【总结】
时间管理就是要发挥你的潜能，在 21世纪飞速发展的商业环境中，
最大的挑战来自于每天大量的信息，最佳管理的关键，就是你如何管理
你的时间。时间管理是一种习惯。当你有好的习惯，你的时间管理就会
越管越好，你的生命就会越来越丰富。
时间的价值
时间的价值基本上分两种，一种叫做无形的价值，另一种叫做有形
的价值。
41
无形价值
时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方
面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。你为此花掉时间，但它带
给你的收获可能是无法用金钱来衡量的，这叫做无形的价值。
有形价值
时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系，会
在以后带来有形的报酬。例如你是一名销售人员，拜访客户，跟客户建
立关系，最后与客户达成交易，你定会有报酬。
◆时间具有有形和无形的价值。
◆浪费自己的时间，等于是慢性自
杀。
◆浪费别人的时间，等于是谋财害
命。
其实：
●时间对每个人都是平等的；
42
●每个人都有相同的时间；
●但时间在每个人手里价值却不同。
【自检】
你的时间价值是多少，你计算过吗？请根据下表来计算一下你的时间价值：
你的时间价值几何
年收入
（万元）
年工作时
间
（天）
日工作时
间
（小时）
每天价值
（元）
每小时价
值
（元）
每分钟价
值
（元）
1 250 8 40 5
2 250 8 80 10
3 250 8 120 15
5 250 8 200 25
10 250 8 400 50
你的时间价值：
43
每天________________元
每小时________________元
每分钟________________元
那么，人们该如何管理时间，让自己的时间增值，让自己更有成
就？
可以支配的时间就是财富本身。
世界上最珍贵的东西就是时间。
人类都忽略了时间的可贵，失去它，才懊恼不已。
要充分利用时间，每一事务都要安排时间。
时间是最高贵而有限的资源。
时间管理理论的历史演进
学习时间管理，首先了解一下时间管理理论的历史演进。因为科技
44
发展的过程中，每一个人追求的就是更好的效率、效能、效果。在追求
的过程中，如何去节约更多的时间，如何把时间投入到最有效率的结果
上，历史上曾存在几种方式，这种方式间发生的变化就好像一个历史的
演进。
第一代时间管理理论
基本是备忘录型。一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安
排。备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就
把它拿出来翻一下。如果今天一天结束完成了大部分的事情，就可以在
备忘录上划掉，否则就要增列到明天的备忘录上。这就是第一代时间管
理，叫做备忘录的时间管理。
这种时间管理的优点是：重要的事情变化时的应变力很强，是顺应
事实的。另一个优点就是没有压力，或者压力比较小。备忘录型的管理
便于追踪那些待办事项。
45
但备忘录管理没有严整组织架构，比较随意，所以往往会漏掉一些事
情。忽略了整体性的组织规划，有时候会面临一种好像在应付状况或者
在应付一些工作上的事情，这是第一代时间管理的缺点。
第二代时间管理理论
强调的是“规划与准备”，特色是记事簿。特点是制定时间表，记录
应该做的事情，表明应该完成的期限，注明开会的日期等等。
这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情。通过制定的目标
和规划完成的事情达成率比较高。
缺点是容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。
第三代时间管理理论
主旨是“规划、制定优先顺序，操之在我”。这一代的管理强调的是
价值，制定中长短的目标以期实现一种价值观。因此它的特色就是将每
天活动，写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者
组织表。它主要是为了提高工作和 生活效率。
46
第三代时间管理的优点是比较强调价值观，以价值为依据，或者以
价值为导向的一种生活工作的方式。它能够发挥长期、中期或者短期目
标的效果，也能透过每天的规划，安排优先的顺序，可以提高生产力；
它的效率比较高，可以感到井然有序。
第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则，缺乏远见。因为它是以
价值为导向，你要得到这些东西，你认为这是你生命中最重要的，所以
在安排上往往会有些疏失，其实价值观未必是自然法则。
第四代时间管理
强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。这种管理法则超越传统
上追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是换一个时钟，而是提供
一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。怎么走，
不是求快，而是怎么向未来的目标接近。
这种管理理论强调的是每一天的行动，每一个时段的行动，都要与
未来的目标很接近，所以它强调的是一种方向，也叫做正北理论。
47
表 2-1 时间管理理论的历史演进
理论的演进 特点 优点 缺点
第一代时间管
理
备忘录型 应变力很强没
有压力
随意忽略
整体规划
第二代时间管
理
记事簿规划与
准备
追踪约会事件
达成率比较高
产生安排
的习惯
第三代时间管
理
强调价值规划、
制定优先顺序
以价值为导向
提高生产率
忽略了自
然法则缺
乏远见
第四代时间管
理
自然法则和罗
盘理论
效率方向对
在你的生活过程当中，每一个决定不是离开你人生的目标很远，就
是离你人生的目标很近。所以你每一个时刻都在做选择，每一个时刻都
在做决定。
因应高科技竞争的时间管理
【要点】
时间管理的策略
48
时间管理策略的运用
以前老板和公司的主管与外面联络都是通过坐在办公室里的秘书来
进行的，而外界与老板取得联系，首先打交道的也是秘书。然而在现代
的网络社会，在高科技的竞争时代，在传呼机、手机、掌上电脑这种立
体式的通信时代，如何应付、处理随时涌现在未来的时间表上的约会，
是每个主管头痛的事情。要保持每天工作不会被这种网络时代的先进通
讯挤压得失去控制，就得要有一套管理时间的策略。
因应高科技竞争的时间管理的策略可以用五个字来概括，就是快、
准、空、多、闲。
时间管理的策略——何谓快、准、空、多、闲
快
49
快是指加快工作速度，等工作干了一段以后，才回头斟酌，必须放
弃旧时代的那种慢工出细活的思想。
因为网络时代的信息更新得太快了，例如网络中的新闻是随时可以
更新的，不像过去，新闻是一天才换一次，报纸一天才出一次。任何事
情都可能影响到商业活动，因此，现在高科技行业中的管理人员，首先
你的任务就是把产品和信息推出，再通过网络不断地把改进的产品、信
息给顾客。对于公司内部的管理也是一样，首先是要有进展，然后再利
用快速的网络不断改进工作的质量。如果认为产品一经推出就完善无
缺，而将产品压在公司内，那么在信息发达的今天，等你这个产品产出
的时候，你就会发现，市场上已经有了跟你很接近或者同类的产品。他
们质量可能不如你，但市场却是他们的。
因此快是一种秘诀。工作要快，在时间安排上应有一个密集、超进
度、不拘小节的时段，再有一段缓和、释放产品和修改产品的时间。
准
50
准有两个意思。
1.对准目标
在许多事情同时开展时，不管事情的先后顺序和形态，而要对准你
心中的那个核心目标，这个目标不一定是长远的，也可以只是短时间
的。因此必须克服时间的顺序和事情的大小，只有一句话，对准目标。
2.准许每一周的一到两天，没有任何的计划
在这一天到两天你可以处理一些重要的事情。这是由于在集中精力
赶工作进度和计划的时候，一些重要的事情被搁置一边，但如果每一周
有一天到两天作为灵活性、机动性的时间，你就可以处理与当前工作进
度无关，但却是重要的事情。例如公司需要赶着做产品的市场推广，也
不能推卸投资人的约谈。
空
空就是每一周空出一天不做任何与工作有关的事情。因为在无关的
领域中去探索的时候，你的思维框 框就会被打破。这一天要上网去寻
51
找任何未知领域的信息，任何无关于公司现行日常业务领域的信息，可
能会产生思维的亮光。因为在无关领域探索时，有的思维框框完全被打
破，在未知领域中，企业强人特有的骄傲也消失了，当人怀有谦虚的心
态在未经的住处相遇时，发明的光芒就会出现。
多
多是指要多用电子邮件、传真、信件。
E-mail的好处：
◆可以随时查阅，而不需要你的秘书送到案头
◆可以使你更好地安排时间，不像电话要随时接听
◆可以随时收发信息
闲
闲就是留出时间，让自己闲下来，不做任何事情，只做休闲的事，
这点短时期内不重要，但长期却十分重要。你可以加以思考，怎样把你
的一天变成 48小时。
52
时间管理策略的运用——如何运用快、准、空、多、闲
【案例 1】
美国财富杂志曾经有一个报道高级主管是如何分身乏术的例子。高
级主管的一天经常是十分忙碌的，一个接一个的会议，电话不断，甚至
于舟车矛盾，很多的研讨会甚至于吃饭时都有人给你汇报，这叫早餐汇
报，或者叫做午餐汇报，这些高级的主管们，既要有宏观的眼光思考公
司的长远大计，又要聚精会神地盯着公司的那些营运的琐事。前任的惠
普总裁，还有东南航空的最高执行长官，天美时钟表的最高执行长官，
这些名人几乎都是常年在外。他们没有时间跟顾客沟通，要接受采访，
甚至还要跟总统开会，他们有什么秘诀来管理时间呢？
报告指出：时间管理其实就是做决策，是决定哪些事情重要，哪些
事情不重要。
前任惠普公司的总裁格拉特把 自己的时间划分得清清楚楚，他花
53
20%的时间和顾客沟通，35%的时间用在会议上，10%的时间在电话上，5%
的时间看公司的文件，剩下的时间用在和公司没有直接或间接关系，但
却有利于公司的活动上。例如接待记者采访，预备业界共同开发的技术
专案，或者总统召集他们参加有关贸易协商的咨询委员会。当然每天要
留下一些空档的时间来处理那些突发事件，例如接受新闻界的采访。
【案例 2】
美国第二大电脑公司的总裁库拉特，每年有 2/3的时间都不在公
司。他怎么会有时间和顾客沟通？关键在于授权。他聘用了一些退休的
主管来担任这项工作。他把与顾客的电脑沟通工作都授权出去了，所以
虽然他不与客户直接沟通，仍然可以掌握到顾客需求。库拉特还授权别
人来替代他到外界去演讲。因为他有授权，所以他才有更多的时间。
越来越多的高级主管，让别人来掌握自己的时间表。这并不代表主
管失去了自我控制，相反地，主管 可以自由地针对目标和策略做更广
54
阔的思考。当然，这必须有一位得力的助手才行。美国东南航空公司的
最高执行长官凯勒赫，他授权一位副总裁（是他的法律秘书）全权管理
他的时间表。每天副总裁都会给他一张待处理的单子，里面的事情分成
两类，一类必须立刻完成，一类是最迟可以延长到明天早上完成的。这
个效果非常的神奇。
所以高级主管管理时间的方式各有不同，但目的都是一样的，让自
己有时间去思考全局。
大部分的主管都同意，在日理万机之余让身心有适度的休息是必要
的，常年在外旅行的美国天美时装公司的最高执行长管杰克·彼有个原
则，旅行期间一天晚上安排和顾客共进晚餐，另一天晚上休息，像这样
把时间做适度调整的方法也可以供大家参考。
在高科技发展的今天，如何让自己过得更有意义，如何让自己的工
作更具有生产效益，如何让你自己有更多的时间来思考未来的事情，甚
至去做更正确的决策，如何去快，如何去准，如何要去空，如何去多，
甚至如何去闲，好像都是非常简单 的事情，但是关键就在于你怎么样
55
去用。
快
制定计划要快，行动要快。
准
准是永远在瞄准你的目标。每做一件事情，你就要去思考，这个决
定是不是离你的目标很近，这个决定会不会浪费你的时间或者说会不会
浪费你团队的时间。
你要永远对准目标。一个企业之所以生存是因为它有更多的顾客，
或者说他能够获取更多满意的顾客，准就是有更多的满意顾客。
空
对于一般人来讲，有时候要让自己暂时地把脑袋清空，去接受一些
新的事物。这样才能够引发更多想象以及创造的空间。同时你也可以获
得你的竞争对手更多的信息。
多
56
多休息，多进修，多与人沟通，多反省自己。如果你没有经常地反
省自己，如果你没有经常地去接受新的事物，如果你没有经常地去跟别
人沟通，你可能就是一个高科技时代的孤独人。
闲
休息是为了走更长远的路。工作也好，生活也好，永远要让你的心
境处在最佳的状态，所以应该在你的人生规划、目标规划里，安排一段
属于你自己的时间，让自己有更多的独立思考空间。
【案例】
某家公司在企业精神方面的三句话：
◆快。不管做任何事情，强调积极的行动。
◆认真。你永远是认真地对待自己，认真地对待顾客，认真地对待
你周边的每一个人，甚至要认真地对待你的工作。
◆全力以赴。不管在任何时 间、处理任何事情的时候，你永远
57
是强调专注，这种专注叫做全力以赴。
【自检】
时间管理其实就是做决策，是决定哪些事情重要，哪些事情不重要。
在你的时间管理中，是否做到了快、准、空、多、闲？如何把这些思想
应用到实践中去？请结合你的具体情况谈一下你的感想。
快：_____________________________________
准：_____________________________________
空：_____________________________________
多：______________________________________
闲：______________________________________
【总结】
因应高科技竞争的时间管理的策略：制定计划要快，行动要快；永
远在瞄准你的目标；把脑袋清空，去接受一些新的事物；多休息，多进
58
修，多与人沟通，多反省自己；安排一段属于自己的时间；要让你的心
境处在最佳的状态。
自然法则
著名心理学家马斯洛认为生理的需求、安全的需求、自尊的需求、
社会的需求一直到自我实现的需求，构成了人的需求体系。他把自我实
现视为最高层次的人生经验。但是在晚年的时候他做了一个修正，认为
人生最高层次的经验不是自我实现，而是自我的超越。也就是生活的目
标是超越自我。
第四代的时间管理，强调的是自然原则。原则不包括做事的原则，
工作的原则，或者说对什么采取信念的原则。同样原则不等于价值，原
则不等于惯例，原则也不等于宗教，原则仅是一种播种收割定律，叫做
农场法则。
原 则
1.原则不等于价值
以价值观为基础的观念是传统 时间管理最空幻的地方，它只是纯
59
有价值观，就是知道时间管理是实现它的价值，只知道描绘人生的蓝
图，而没有目标，缺乏的是一种真正的方向，所以原则不等于价值。
而第四代时间管理的一个非常重要的观念是客观的，不受个人价值
观影响。要有高品质的生活，需将客观上的最重要的事变成主观上最重
要的事。高品质的生活不是一个人能够独立完成的，唯有真诚地与他人
合作才能够丰富创造你的生活。
2.原则不等于惯例
现代生活瞬息万变，你更容易抱着那种旧有的惯例、制度，希望它
预测出万中不变的一面，但是新的挑战渐渐地会抹煞掉旧的方法和功
效，由此导致了旧有惯例、制度的失灵。掌握原则不仅要更有效地解决
问题，更重要的是，你所做的每一件事情，都要能够适应未来的生活情
景。
3.原则不等于宗教
原则不等于宗教，而是一种追 求生命高品质，导求真理的途径和
60
规则，通过这些原则你才能够成长。这些观念提升了，你才能够持续地
追求永恒的发展。
自然法则——农场法则
在农业上有一种播种收割定律，耕作的时序以及收割多寡，都受自
然法则影响。但在谈到社会以及企业文化时，你却自以为可以顽固延续
自己的传统法则，借此欺骗自己，并希望最后获得胜利。但这是行不通
的。你今天真正应该做的，是为未来做准备，而不是临时抱佛脚。况且
那是没有效的，所以平时就要付出努力。
无论是国家或者是个人，常常不知道自己的均衡点，这是因为很多
人，不知道人与社会之间、与群体之间那种相互依存、相互依赖的关
系，而正是这种相互依存、相互依赖的关系能从你自己的心灵深处，满
足你心理的需求，物质的需求，精神的需求，以及社会文化的需求。只
有把四个需求结合起来，把内心里那种热忱释放出来，才能够找到你真
正的自己。
