商务活动
会见与会谈
会 见
会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士
会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为接见。
凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，
一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国
不作上述区分，一律统称会见，接见和拜见后的回访称回
拜。
就会见的内容而言，有礼节性的、政治性的、私人事
物性的会见。礼节性会见时间较短，通常是半个小时左右，
话题较为广泛，形式也比较随便。政治性会见一般要谈论
双边关系、国际局势等重大问题，话题较为严肃，形式较
为正规。事物性会见则涉及一般外交交涉、业务商谈和经
贸、科技、文化交流等内容，有较强的专业性，时间较长，
也较严肃。商务组织主要参加的是事物性会见。
会 谈
商务会谈指洽谈业务，即就具体业务
进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，
专业性较强。
会见与会谈的关系
会见与会谈往往相辅相成。上司出面
会见客人，往往为正式会谈定下基调，或
创造条件。会见中双方达成的原则性共识，
往往要通过具体而细致的会谈加以系统化、
条文化；有时会谈也是为上司之间的高峰
会见做准备。
会见与会谈的准备
学习目标
能够完成会见与会谈活动的准备工作，了
解会见与会谈的相关知识。
会见会谈是企业常见的商务活动，
为上司做好会见会谈准备工作是秘书的必
备技能之一。
会见与会谈前的充分准备是保证会
见与会谈成功的关键。（案例）
对会见与会谈前的准备做好全面检
查，以防工作中出现疏漏。一旦发现问题，
要及时采取补救措施。（案例）
⒈收集对方的相关资料
⑴对方求见目的
⑵对方的求见对象。
⑶对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪特征
等。
⑷对方参加会见（会谈）的人数、姓名、职务等。
⑸主要求见人（对方主谈人）的详细资料等。
⒉ 通知主方参加会见与会谈的人员
⑴通知主方接见人
⑵通知主方陪同人员
⑶通知主谈人
⑷通知其他会谈人员
在主方参加会见与会谈的人员确定后，
秘书人员要及早通知有关人员，并协助做好
准备。
⒊了解会见与会谈的地点和时间
⑴会见的地点和时间
地点：主人的办公室、会客室或小型会议室、客
人的住所。
会见的时间应根据会见的性质来定。礼节性的
会见，一般安排在客人到达后的第二天或宴请之
前；其他会见，则根据需要确定时间。
⑵会谈的地点和时间
会谈地点：客人所住的宾馆会议室。
会谈时间：应先征求对方的意见。
⒋通知对方
A、会见与会谈的名单、地点、时间一旦确
定，应及时通知对方。
B、了解客人抵达方式，以便告知主方的接
送方式及接送人员。
C、重要的会见和会谈，事先应由秘书或其
他工作人员进行预备性磋商，确定会见、
会谈的具体日程。
⒌场所的布置及座位安排
⑴场所的布置
A、会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料
等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。
B、会谈桌上有时需放置双方标志旗帜（如果是涉外
谈判，应摆放两国国旗）。
C、现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对
号入座。
D、如果参加会见和会谈的人数较多，主谈人说话声
音较低，还应安装扩音设备，并提前调试完备。
E、场所周围还应具有完好的通讯、传真、复印设备
及必要的文具，以备工作需要。
⑵会见和会谈的座次安排
会见的座次安排：遵循“主左客右”的原
则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译
员。
如下图所示：
记录 {译员} {译员}
□ {□} {□}
主客 主人 主客 主人
客 □ □ 主 客 □ □ 主
方 □ □ 方 方 方
人 □ □ 人 人 □ □ 人
员 □ □ 员 员 员
㈠
㈡
座位通常排成扇形或半圆形。
会谈的座位安排：
双方会谈一般将谈判桌排成长方
形，双方各坐一边，主方位于背门一
侧如图（一），或进门后的左侧如图
（二），双方主谈人位于各方长排中
央，其他人员按右高左低排列。桌上
应放置中文座位卡，涉外会谈，要同
时放置对方语种的座位卡。
{译员} 主宾
6 4 2 1 3 5 7
7 5 3 1 2 4 6
{译员} 主人
（一）
———— 正门 ————
客 主
方 （二） 方
会见与会谈的基本程序
㈠学习目标
通过学习，秘书人员要了解会见与会谈
的基本程序和要求，以便做好服务工作。
⒈迎接
会见、会谈时，主人应提前到达。
⑴迎接地点：大楼正门口、接见厅、会见
室门口迎候。
⑵迎接人员：主任、接待人员。
接待人员在大楼门口迎候客人，并引入会
见厅。
重要来宾进门后，应由代表团团长向主人
一一介绍代表团成员；对一般来宾可以在
入座后分别介绍宾主双方。
⒉致辞、赠礼、合影
⑴致辞：主宾双方均可致辞。
⑵赠礼：双方简单的致辞后，互赠礼品，礼品不
一定很昂贵，能表达敬意与友谊即可。
⑶安排合影
如有合影仪式，应事先安排好合影图，准备好必
需的摄影器材。合影图一般是主人居中，主人的
右侧为上，主客双方按礼宾顺序排列合影。第一
排人员既要考虑身份，也应考虑能否都摄入镜头。
通常由主方人员分站两端。
⒊会见或会谈
合影完毕，参加会见、会谈的人员即可落座。主人可请客
人首先入座，或双方一起落座，但主人不能够自己抢先坐
下。
双方入座安排就绪开始会谈时，除陪同人员和必要的翻译、
记录员之外，其他工作人员即应退出。在会见、会谈的整
个过程中，不允许其他人员随意出入。
主谈人交谈时，其他人员不得交头接耳，也不能翻看与
次会谈无关的材料，不允许打断他人的发言，也不允许使
用过于粗鲁的语言。
正式会谈如允许新闻记者采访，通常也只是在正式谈话开
始前采访几分钟，新闻摄影通常是在主人和主宾站立握手、
面向新闻记者时拍摄，然后，新闻记者一同离开会场，会
谈正式开始。
秘书人员需在桌上备好茶水，夏天要加冷饮；会谈时间
过长，可适当准备些咖啡或红茶。
⒋记录
会见或会谈时，均要有人做专门记录。填写
情况汇报表。
⒌会见与会谈结束
会见或会谈结束后，主人应将客人送至门口
或车前，握手道别，目送客人离去后，才可退回
室内。
整个会见、会谈的程序工作暂告一段落。
秘书人员要在整个会见与会谈的过程中，做好会
见（会谈）人员的食、宿、交通、参观访问等一
切事宜的服务工作。
㈢相关知识
秘书人员在为会见与会谈
做准备时，要重点注意技术和
礼仪两个方面。这里主要介绍
技术准备方面的要求。
⒈了解相关政策和规定
⒉客观全面地准备资料
能够完成开放参观活动的准备与接待工作
学习目标
通过学习，能够掌握开放参观活动准备
与接待工作的基本方法。
开放参观活动的准备与接待工作的内容
⒈开放参观的项目
⑴组织的展览室；
⑵生产设备和工艺流程；
⑶厂区环境；
⑷员工的教育与培训设施；
⑸组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。
⒉开放参观活动的操作流程
准备宣传小册子
放映视听材料
观看模型
引导观摩实物
中途休息服务
赠送纪念品
征求意见
⒊秘书在开放参观活动中的职责
秘书主要职责就是做好准备与接待工作。
⑴准备内容：
准备与寄发请柬；
为来宾准备休息服务处；
准备介绍材料；
准备特殊的参观用品，如卫生服、安全帽等；
准备茶水饮料；
准备赠送的礼品和纪念品。
⑵接待服务与要求：
可组成接待班子，具体负责开放参观事宜。
工作中要做到：
来宾到达后热情引导接待；
放映视听资料时认真解说；
参观过程中为来宾做向导；
做好招待来宾的餐饮服务；
耐心解答来宾提出的各种问题；
做好欢送工作。
能够拟订开放参观活动的方案
学习目标
能够拟订开放参观活动方案。
近来，开放参观越来越受到企
业重视。一般来讲，开放参观可分为游
览参观和组织参观 两类。通过游览参
观，可以进一步了解合作对象；通过组
织参观，可以扩大组织的社会知名度。
⒈确定开放参观活动的主题
开放参观活动的主题，就是组织通过这一活
动所要达到的目的和希望取得的效果。
常见的开放参观活动主题有：
⑴扩大组织的知名度，提高美誉度；
⑵促进组织的业务拓展；
(3)和谐组织与社区的关系；
(4)增强员工或家属的自豪感。
2．安排开放参观的内容
要根据主题来安排开放参观的内容。参观的内
容包括：
⑴情况介绍，准备好宣传小册子。
⑵现场观摩，让参观者参观现场。
⑶实物展览，参观组织的成果展览室；可以
陈列资料、模型、样品等实物。
此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的
需要和兴趣。
⒊选择开放参观的时机
最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念
日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等。
⒋确定邀请对象
一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；
特殊性参观常邀请与本组织有特殊厉害关系的团
体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业
领导和专家、媒体记者等。
⒌选择参观路线
参观路线的选择要求做到：
⑴能引起参观者的兴趣；
⑵能保证参观者的安全；
⑶对组织正常工作干扰小。
⒍策划宣传工作
参观前，可准备一份简明的说明书，发给
参观者，或放映电影、录象片进行介绍。
参观时，有向导陪同参观者按事先安排好
的参观路线参观，对于有些看不到的特殊
事项，可以用图表、数字表示。
⒎做好解说及接待准备
⑴挑选并培训导游或解说人员；
⑵制作并寄发请柬；
⑶设立接待服务处；
⑷准备特殊的参观用品；
⑸准备礼品或纪念品。
注意事项
⒈目的明确
整个开放参观活动，都要围绕所确定的主题进行策划
和组织。
⒉时机选择要得当
开放参观活动应选择春末或秋初的时节，不宜选择雨
天、酷暑或寒冬季节。最好安排在有纪念意义的特殊日子。
⒊处理好公开与保密的关系
要规定好参观路线，选择好参观地点，尽量做到既给
公众留下坦诚的印象，又不使组织机密外泄。
⒋安排好细节问题
对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周
密考虑，包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪
念品发放的安排、接待和陪同的安排等等。
⒌精心做好展示工作
包括：场景的布置，物品的陈列，文字说明的准备，
人员的准备等。
能够安排宴请活动
学习目标
通过学习，掌握安排宴请活动的方法与
要求。
1·列出宾客名单，发出正式请柬
(1)根据宴请的目的，与上司确认被邀请
的宾客名单；
⑵根据宴请的目的和宾客的社会地位、
职务身份，确定宴会的规格；
⑶发出正式请柬：
正式宴会或正式宴请大都需要向宾
客发出正式请柬，事先口头约定的或电话
通知的也要补发，这是礼节上的要求。
⒉确定宴请时间，选好宴请场所
⑴确定宴请时间
①根据上司的提议；
②根据其他因素而确定。
③—般不选择在重大节日、假日，涉外宴请还
要注意避开对方的禁忌日。
⑵确定地点
①要考虑规格，规格高的要安排在高级酒店；
一般规格的，则根据情况安排在适当的饭店进行。
②要考虑宴请对象，对文化素质高、有一定身
份的宾客，宴请的卫生和环境尤其要讲究。
⒊确定菜单
(1)菜肴的精致可口、赏心悦目、特色突
出；
⑵客人的饮食习惯、禁忌；
⑶冷热、甜咸、色香味搭配。
⒋排定座次
宴会一般都要事先安排好桌次和座次，使
参加宴会的人都能各就其位。席位的安排
也能体现出对客人的尊重。
⑴排定桌次
桌次地位的高低，一距主桌位置的远近
而定。以主人的桌为基准，右高左低，近
高远低。
⑵排定座位
1.以主人的座位为中心。如有女主人参加时，则以主人和女人为基准，
以靠近者为上，依次排列；
2.要把主宾和夫人安排在最尊贵显得的位置上。通常做法，以右
为上，即主人的右手是最主要的位置；其余主客人员，按礼宾次序就
座；
3.在遵照礼宾次序的前提下，尽可能使想邻就座者便于交谈。例
如，在身份大体相同时，把使用同一语种的人排在邻近。
4.主人方面的陪客，应尽可能插在客人之间坐，以便同客人接触
交谈，避免自己人坐在一起；
5.夫妇一般不相邻而坐。西方习惯，女主人可坐在男主人对面，
男女依次相间而坐。女主人面向上菜的门。我国和其它一些国家，不
受此限。
6.译员可安排在主宾的右侧,以便于翻译。有些国家习惯，不给
译员安排席次，译员坐在主人和主宾背后工作，另行安排用餐。
7.在多边活动场合，对关系紧张、相互敌视国家的人员，应尽量
避免把座次排在一起。
在具体实行时，还应根据当地的习惯和主客双方的实际情况，妥
为安排。例如，主宾偕夫人出席宴会，而主人的夫人因故不能出席，
通常可安排其它身份相当的女主人在主宾夫人的邻近就座，以便招呼
攀谈。有时还要根据客人临时因故不能来等情况，在入席前将座次在
现场进行调整。
座位排妥后，应设法在入席前通知出席者，并现场对主要客人进
行引导。
主人
1 3
5 7
8 6
4 2 主人
副主人
图（一） 1 2
5 6
8 7
4 3
副主人
图（二）
主人
1 2
3 4
5 6
7 8
副主人
图（三）
5．宴请程序
⑴迎客
主人一般在大门口迎接客人。视宴会重要程度，还可有
其他主要人员陪同主人排列成行迎接客人。
(2)入席
主人陪主宾进入宴会厅，全体人员落座，宴会开始。
(3)敬酒
人席后，主人应招呼客人进餐，并率先给客人敬酒。敬
酒时可依序逐一敬遍全席，可以不分地位身份高低。
(4)交谈
间主人要引导客人愉快地参与交谈，巧妙地选择话题，
使席间充满和谐愉快的气氛。
⑸散席
吃完水果，主人与主宾起立，宴会即告结束。主宾告辞，
主人送至门口，主宾离去后原迎宾人员顺序排列与其他客人
握别。
相关知识
⒈宴请的形式
根据宴请的目的、出席人员的身份和人数
的多少，将宴请分为：正式宴会、便宴、酒会、
冷餐会、茶会、工作餐等。
2．宴请的目的 ，
宴请的目的多种多样，可以是为某一个人，
也为某一件事。常见的有：
为代表团来访；为庆祝某一节日、纪念日；
为展览会的开幕、闭幕；为某项工程动工、竣工
等等。
注意事项
1．秘书人员应提前到现场布置并检查组织工
作的落实情况，应事先将座位卡及菜单摆上．
⒉席位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会
厅陈列宴会简图，标出全场席位图及全体出席者位
置；还可用卡片写好姓名席次，发给本人。
⒊如有讲话，双方通常事先交换讲稿，由东道
主先提供。答谢宴会则由客方先提供。有何人翻译
也应事先谈好。
