管理信息化信息化知识 word 使用
小技巧
■用参数控制 word启动
如果在 word遇到问题时可尝试着用以下的方式启动 word：单击“开始”→“运行”，然后输
入 word程序及参数确定“/n”（不含外侧双引号），这些常用的参数及功能如下：
/n：启动 word后不创建新的文件。
/a：禁止插件和通用模板自动启动。也能恢复到 word安装时的初始状态。
/m：禁止自动执行的宏。
/w：启动一个新 word进程，独立于正在运行的 word进程。
/c：启动 word，然后调用 Netmeeting。
/q：不显示启动画面。
除了可以在“运行”中输入运行外，对于常需用到的参数，也可以在系统桌面创建 word 的
快捷方式，在快捷图标上右击，然后在“目标”项的路径后加上该参数即可，另外按住 Ctrl
键，双击 word快捷图标，可以安全模式启动 word。
■word文档行距快速改
在 word 中，我们可以通过下列组合键来快速改变段落行距：“Ctrl+1”组合键将光标所在
段落设为单倍行距；“Ctrl+2”组合键将光标所在段落设为双倍行距；“Ctrl+5”组合键设
置为 倍行距；而“Ctrl+0”组合键则设置为段间距 12磅。
■word表格也能“缩小字体填充”
我们知道，在 Excel中有一个“缩小字体填充”功能非常实用，向单元格中输入文字时，可
以自动调整文字间距和大小以适应单元格。其实在 word2003 的表格单元格中也能实现类似
功能。首先选中该单元格，执行“表格→表格属性”，在“表格属性”对话框中的“表格”
选项卡中单击“选项”按钮，随后弹出“表格选项”对话框，取消“自动重调尺寸以适应内
容”复选框的钩。接着切换到“单元格”选项卡，单击“选项”按钮，在弹出的“单元格选
项”对话框中勾选“适应文字”复选框。为了让单元格容下尽量多的文字，还可以把单元格
边距全都设为“0”。设置完成后，单击“确定”按钮退出“表格属性”对话框即可。
■word中妙用 F4功能键
我们知道，在 word2003 中要重复性地使用上次操作可以有两种方法：一种是复制，但它只
能复制编辑过的文本，另一种就是格式刷，它也只能复制文本的属性。而键盘上的 F4 键，
则可以将以上两者的功能合二为一。按下 F4 键，最后一次的操作将重复一次。例如：你可
以重复添加边框或边框中的底纹样式及重复向所选文字添加加粗格式的操作、重复插入文件
或图片等等操作，只要一按 F4 功能键，上次所操作的内容就会“惊现”出来，提高了文本
编辑的速度，减少了工作的重复。
■word中快速插入公司 Logo
在编制公司合同、简介之类的办公文档时，我们会经常需要插入公司的 Logo 图片。而一般
情况下这都是使用“插入”菜单中的相关命令来实现的，这多少有些麻烦。那么，有没有更
快速的方法呢？有！具有设置如下：首先将公司的 Logo 图片插入到文档中并选中它，然后
单击“工具→自动更正选项”，在“自动更正”标签页中的“替换”文本框中键入“logo”
（不包括引号）并确定。这样，以后只要在文档中输入“logo”就能快速插入公司的 logo
图片。
■让 word自动保存文档版本
为了保存同一份文档的不同版本，很多用户都是在修改完文档后将它另存为一个新文档。这
不但麻烦，而且一旦保存的版本多了，还容易弄混淆。其实，可以让 word 为我们在同一文
档中自动保存各个版本。在 word中打开文档，单击“文件－版本”，在弹出的对话框中勾选
“关闭时自动保存版本”选项即可。这样以后每次编辑完文档并关闭时 word 会自动保存相
应的版本。当然，也可以单击“现在保存”按钮手动保存文档版本。
■在页眉快速插入章节标题
写论文或写书时，常常需要在页眉上插入章节的标题，这个问题在 word 中实现起来比较方
便：首先需要通过“样式”工具将标题文字设置好，然后在设置页眉时，点击“插入”→
“域”，在对话框的“域名”中找到“StyleRf”，在“域属性”中找到需要插入的标题种类
（例如，已经将章标题设置成了标题 1则选“标题 1”），确定即可。
■快速调整 word表格列宽
在 word中制作好一个表格并在其中填写好了内容后，有时会发现其宽度要么过宽要么过窄，
一般都是通过拖动表格线的方法来更改宽度。其实，有个简单的方法可以快速调整：将光标
移动到表格线上，当鼠标指针变成双箭头时双击即可。
■word文档编辑功能全部锁死的应急处理
有时我们使用 word会遇到只能查看而编辑功能全部锁死的 word文档，当需要更改时，用传
统的复制粘贴到新文件的方法，必然会引起文件格式的走样，其实这时我们新建一个文件，
使用文件菜单下的插入命令，将这一锁定的文件插入当前新文件中，就可以在样式不更改的
情况下进行修改了。
■公式编辑器 乱码问题的解决
笔者的电脑升级至 office2003 后，在写论文时发现使用公式编辑器 进行公式编写时积
分、累加等符号在输入后显示为乱码，在其他电脑上输入正常的公式，在自己的机器上刚打
开还正常显示，但点击进入编辑后就又变成乱码，重装公式编辑器和 office 均不能解决问
题，从网上得到的启示是字体文件损坏，但从正常的电脑上共享其 Fonts目录，安装字体，
故障依旧。自己用的这套 office2003 在别的电脑上安装使用又一切正常。经过 2 天思考，
认为问题仍应出在字符集的转换显示上，在进入公式编辑器中，点击“样式”，选择“定
义”。点击后出现对话框。在所有设置更改为表中的各种字体后，故障解决。
公式编辑器的自定义设置
样式 字体
文字 Timesnewroman
函数 Timesnewroman
变量 Timesnewroman
矩阵向量 Timesnewroman
数字 Timesnewroman
全角文字 宋体
小写希腊字符 Symbol
大写希腊字符 Symbol
符号 Symbol
语言
文字样式 任何
其他样式 任何
■隐藏累赘的文字
财务分析报告有固定的格式，不过有些内容平时不需要打印出来，每次打印都要手工删除，
很麻烦。利用隐藏文字功能可解决：在 word中选择要隐藏的文本，击“格式－字体”，进入
“字体”选项卡，勾选“隐藏文字”复选框。这时刚才选中的文字会消失或者出现点式下划
线（选中隐藏的文字部分，按工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮，即可在这两种显示
效果之间切换）。
默认情况下，隐藏文字不被打印。如果要打印隐藏文字的只须点击“工具－选项”，进入“打
印”选项卡，在“打印文档的附加信息”中取消“隐藏文字”复选框的钩即可。
■在 word中快速翻译
在 word2000 中打开“工具－语言－词典”，也可用快捷键“Alt+Shift+F7”，来打开英汉汉
英词典，在 wordXP里，选中需要翻译的词后右击鼠标，然后选择“翻译”即可。
需要注意的是，如果系统提示需要安装翻译语言这种功能，必须放入 office 安装光盘进行
安装。
■脚注和尾注的转换
在 word 文档编辑中，有时要将已设置的脚注修改转换成尾注，或者尾注修改转换成脚注，
没有必要删除重做，而只要进行转换操作就行了。
比如要将一个脚注转换成尾注，只要将鼠标移到该脚注处，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中
选“转换至尾注”命令即可；同样，若要将尾注转换成脚注，只要将鼠标移到该尾注处，右
击鼠标，在弹出的快捷菜单中选“转换至脚注”命令即可。
■在 word中使用快捷键左右对齐
左对齐，将光标放在想对齐段落的末尾，用“Ctrl＋L”。同理，右对齐，Ctrl+R。
■一次保存或关闭多个文档
按住 Shift键不放，用鼠标点击“文件”菜单，此时菜单里会多出“全部保存”和“全部关
闭”两个命令。
■word中巧用标尺
文章常常需要对齐，而英文字母大小不一，容易造成偏差，标尺的移动却只能按一个字符的
位置移动，如果按住 Alt键再移动标尺，就会发现标尺可以随心所欲地移动了。
■巧设 Word2000启动后的默认文件夹
Word2000 启动后，使用“打开”命令打开文件时，word 使用的默认文件夹通常是“我的文
档”文件夹。实际上很多时候需要打开的文件都存放在自己事先设定好的文件夹中，怎样才
能让 word识别自己的文件夹呢？方法如下：打开“工具－选项－文件位置－文档－更改”，
打开“更改位置”对话框，在“查找范围”处选中目标文件夹，“确定”即可。
■过宽文档显示一目了然
在打开一个页面设置过宽的 word 文档时，屏幕上许多行都会显示不全，阅读修改时，看一
行就要插动一次水平滚动条，令人感到有点烦。这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合
文档窗口的大小。如果使用的是页面视图，必须先切换到普通视图或大纲视图，然后执行
“工具－选项”，打开“选项”对话框，在“视图”选项卡中选“窗口内自动换行”，确定。
■禁止图片随段落移动
双击 word 中的图片，进入“版式”选项卡，点“高级”按钮，进入“图片位置”选项卡，
取消“选项”栏中的“对象随文字移动”和“锁定标记”两个复选框前的钩，即可禁止该图
片随段落移动。要注意的是：如果“环绕方式”选择为“嵌入式”或“嵌于文字所在层”，
则“图片位置”中的选项不可选，必须先改变环绕方式。
■公式编辑中插入空格
用 word 编写含有公式的试卷时，如果想在公式中留出空位让学生填写，你会发现在公式编
辑器中不能输入空格，这时只须切换到中文全角方式，然后再输入空格即可。
■英文音标输入一法
金山词霸等翻译软件中可以显示单词的音标，但是将金山词霸中显示的音标复制到 word 中
时，显示的却是普通的英文字母和数字，为什么呢？原来金山词霸安装目录 FONTS文件夹内
有专门的音标字体文件。在安装金山词霸的机器上都有这种字体。比如为单词 Computer 输
入音标，打开 word，输入英文 Computer，选中这个单词，然后在字体栏中选择
“KingsoftPhoneticPlain”，即可显示转换后的音标“Kǝm’pju:tǝ(r)”。
■多页打印巧选择
发现打印完的文档中有一页或几页打印效果不是很理想时，需要重新打印。这时可以按下
ctrl+P，在“页面范围”选项组中选择“页码范围”，并在后面的文本框中输入需要重新打
印的页码。如果只需打印某一页，则直接输入该页码；如果打印的是连续多页，则在首页与
尾页之间加“－”（要半角状态）号。
■word下如何使用着重号
在 word 中我们可以把着重号请到工具栏上。打开“工具－自定义”命令选项，打开“自定
义”对话框。在“命令”标签卡下的“类别”栏里选中“所有命令”选项。此时在右边“命
令”栏中会出现按字母升序排列的所有命令，我们找到 ABC 头上有三点的“DotAccent”命
令，选中后按下鼠标左键，将它拖到工具栏上，释放鼠标。当你在 word 中选中要着重标示
的文字后，再点击这个“着重号”命令就可以了。
■取消 word中的智能菜单功能
Word2000的菜单并不是直接显示所有的命令，而是会有一个下拉的箭头，点击箭头后才出现
全部命令选项。这种智能菜单让很多人不大习惯。其实可以让它一次就全部显示菜单命令。
方法是：打开“工具－自定义－选项”，将“菜单中首先显示最近使用过的命令”前面的钩
取消，然后点击关闭即可。
■让 word文档减肥
我们有时发现，十几 KB 的文档做过几次修改保存后，内容并无太多增加，体积却猛增到一
百多 KB。原因之一是和 word 的一个默认设置“快速保存”有关，它的功能是只保存文档里
改动过的部分，可提高保存速度，但却会使文档体积变大。我们可打开“工具－选项－保存
－保存选项”，将“快速保存”前面的钩取消就行啦。
■快速返回上次编辑点
在编辑文档时，要想将光标快速返回到上次的编辑点，按 shift+F5 组合键即可，再次按下
shift+F5 插入点会返回当前的编辑位置。如果在打开文档后立即按下 shift+F5，插入点被
移动到上次退出 word时的编辑位置。
■word字数动态统计
在 word 中，我们统计文章字数是利用“工具”中的“字数统计”命令。但是文章作了修改
后，多次重复使用该命令不免麻烦。文章字数的动态统计方法如下：
打开“插入－域”，选择“类别”中的“文档信息”和“域名”中的“NumChars”，确定退出，
则出现阿拉伯数字形式的统计字符数。
如果你变动了文章的内容，需要再次统计字数时，只要选中刚才得到的阿拉伯数字，点击鼠
标右键，单击“更新域”命令，系统自动将新的统计结果呈现给你。
■快速显示修订内容
有时，由于公司领导不熟悉 word 的审阅功能，会在下属发来的文档副本中直接进行修改，
而且不对修改做任何标记。那么如何快速找出领导对文档所做的修改呢？利用 word 比较和
合并文档功能就能实现。具体操作如下：打开源文档，点击“工具－比较并合并文档”，在
弹出的对话框中，选定领导修改好的目标文件，单击“合并”即可。这样，对文档所做的修
改便会以修订的形式显示出来。
■用“编号”制作“花样小标题”
选择一个要加入标题的段落，然后依次单击“格式－项目符号和编号”，点击“编号”菜单，
选择除了“无”以外的任意样式，点击右下方的“自定义”，接着会弹出“自定义编号列表”
对话框。在“编号格式”中写入已确定的标题，通过一系列的“位置”菜单来编辑要加入标
题的精确位置，再点击右侧的“字体”，在“字体”中可以进行字体常规设置，接着设置“文
字效果”。这样就会使标题更加显眼。
■巧妙合并多个文件
利用 word2003快速把多个文档合并成一篇完整的文章。
在“插入文件”窗口的“文件类型”中选择“所有文件”，可以让你选中多个不同类型的文
件进行合并。此时，最后选中的排在最前面，先选中的则排在后面。比如想按⒈doc、⒉
htm、⒊txt的顺序进行合并，可按⒊txt、⒉htm、⒈doc的顺序逐一选中它们，再单击“插
入”按钮即可。
■调整文字方向的另类技巧
当需要调整某些文字的方向时，通常使用 word 中的“格式－文字方向”命令来实现。有没
有更简单的方法呢？
我们可以通过设置字体来解决这个问题。需要改变字体方向时，只要将字体设置为“＠字
体”即可。例如，原有的字体为“宋体”，只要选中相应的文字，然后将字体设置为“＠宋
体”，这样文字就会逆时针旋转 90度，而且不会破坏原有文档的布局。如果在字体列表中找
不到“＠字体”，可以直接在字体列表框输入字体名称，然后在前面加上＠即可。
■快速调整英文字母的大小写
在 word 中，选中某一段英文字母（如 abcd），按下 shift+F3 后，会把这段英文字母的第一
个字母改成大写，即变为 Abcd；再一次按 shift+F3，则会把所有字母改成大写，即变为
ABCD。用这样的组合键可以在上述几种状态之间进行切换。
■单独打印图表
为了使用方便，我们经常会在 word中将图表嵌在相关数据的旁边，这样看起来会比较直观。
但在打印时，如果我们只想单独打印这张图表，又该怎么办呢？其实很简单，只要用鼠标选
中图表的任何一个部分，然后再依次点击“文件－打印”即可。
■让任务栏更清爽
默认情况下，每打开一个 word 文档，在任务栏上就会显示一个文档图标，用户通过点击任
务栏的文档图标来快速切换不同的文档窗口。如果打开的文档太多，任务栏就会显得非常拥
挤，其实我们可以让任务栏变得清爽一些。点击“工具－选项”，弹出“选项”对话框，在
对话框中选择“视图”标签，清除“任务栏的窗口”复选项，最后点击确定。
■查找同义词
当我们用英文进行写作时，很可能会碰到对某些单词的用法拿捏不准的情况。这时，肯定希
望能找几个同义词来进行比较，以确定哪个单词最恰当。此时，你不妨试试 word 的同义词
库功能。将光标定位于目标单词中，然后点击“工具－语言－同义词库”，窗口右侧的任务
栏中会立刻显示出目标单词的所有同义词以供参考。
■让标尺精确定位
你一定使用过水平标尺来定位段落的首行缩进吧。通常情况下，你可将它设置为 1字符或 2
字符，但很难精确设为 字符。其实要想设置更为精确的数值也不难，在按住 ALT键的同
时，点击并移动标尺，此时标尺将精确显示出缩进的字符数。当然，每次进行缩进设置，都
要按 Alt键，的确比较麻烦，这个问题也可解决。
进入“绘图网格”对话框，将“网络设置”中的“水平间距”与“垂直间距”都调整到
“”，点击“默认”按钮，在随后弹出的对话框中单击“是”，整个设置即可完成。以后
可利用标尺的缩进按钮来控制缩进，不用按 ALT键也可做到精确定位了。
■绘图画布请走开
在 word2003 中，当我们用绘图工具绘制图形或者用“插入”法插入“文本框”时，在编辑
区域总会自动弹出一个绘图画布，其中有“在此处创建图形”的提示，我们绘制的图形或插
入的文本框必须局限在其中。如何取消这个画布的限制呢？依次单击“工具－选项”，选中
“常规”选项卡，取消“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”前的钩即可。
■换页很轻松
在编辑文档时，我们常常会遇到某一页还可以写很多行，但是需要换页的情况。很多用户会
敲很多次回车键来达到换页的目的，这是一种非常不方便的方法。其实我们可以这样做，当
编辑到需要换页的位置时，按住 Ctrl键后再按一下回车键即可。
■文档同步操作
由于工作的需要，我们可能经常需要对两篇文档实现同步查看，例如对于从事翻译工作的用
户。那么，在 word 中如何实现这个功能呢？简单！打开需要同步的文档，单击“窗口－并
排比较”，选择目标文档即可。这样，当你对一篇文档进行滚动操作时，另外一篇也会同时
跟着滚动。
■让扫描图像更清晰
由于工作需要，笔者常用扫描仪扫描资料上的一些图形，然后插入到 word 中编辑并打印。
打扫得到的图形大多都灰黑的底色，这样打印得到的图形不够清楚。不过我们通过以下简单
的方法，就可以解决问题。
将图形插入到 word中，右键点击它，选择“设计图片格式”，弹出“设计图片格式”窗口，
单击“图片”选项卡，在“颜色”中选择“黑白”后按“确定”按钮，图片的底色即可消失，
这样打印出比以前清晰多了。
■用 word制作完整的“角”
在我们的数学简单几何中，往往会出现一个个完整的角---两条直线为角的边，要求标注直
线内的度数。然后，这种几何符号对大多数人将是一块绊脚石。但是，word可以帮助他们。
打开一个空白文档，在绘图工具栏中点击“自选图形”，在弹出的快捷菜单中执行“线条－
直线”操作。在文档里画出一个大概度数的角，将两条直线组合。
在绘画栏中找到“文本框”并点击，接着在文档界面框出任意大小的文本框，在内部输入角
的度数。然后，将文本框移动，使度数落在两条直线内部。选定文本框，点击右键选“设置
文本框格式”，在它相应对话框内的“颜色与线条”里将“透明度”设为 100%，这样就不会
覆盖角的两边，将“线条”的“颜色”设为“无线条颜色”，确定。
选定一个图形，按 shift键选定余下一个图形，击右键选“组合”即可。
■全半角转换也轻松
当用中文输入法进行文本录入时，如果输入法处于全角状态下，则录入的英文字母和数字也
都为全角字符。有时，为了美观或其他原因，我们必须将它转换为半角。那么，如何才能快
速将这些分散于文档各个位置的全角字符转换成半角的呢？全选文档所有内容，单击“格式
－更改大小写”，在弹出的对话框中选择“半角”并单击确定即可。
■拆分窗口，双击即成
将鼠标移到 word 窗口右边滚动条上一个三角形按钮上方的直条上，此时鼠标就会变成一个
类似十字架的上下箭头，在这种状态下双击左键，窗口就会上下一分为二，这样我们就可以
在不同窗口中对同一文档的不同位置的内容分别进行操作了。
■word也能 FTP
你如果要上传下载的是 word 格式的文件，用 word 就可轻松搞定。上传文档时用 word 打开
要上传文件，选择“文件－另存为”菜单，在另存为对话框内输入 FTP：//.(FTP服务器 IP
地址或域名)/（要上传的文件名），确定就可上传成功。下载文件时，选择“文件－打开”，
输入 FTP服务器地址，即可像操作本地硬盘一样来操作 FTP服务器的文件了。
■给词语添加注解
文言文中常要给一些词语加上注解，这在 word2003 中也是一件很容易办到的事。把光标定
位于需要注解的词语之后，依次点击“插入－引用－脚注和尾注”，弹出对话框，在这里可
以设计脚注或尾注的位置、编号格式等。设计完成后点“插入”按钮，就可以输入注解内容
了。
■“相中”垂直文本块
将插入点置于要选择文本的一角，按下 ctrl+shift+F8，然后按方向键左右上下进行选择，
也可以单击或拖动鼠标进行选择。
■word也用“收藏夹”
使用 IE时收藏夹非常方便。Word能不能也使用收藏夹，将平时常用的文件储存起来呢、。答
案是肯定的。工具－自定义－命令，在“类别”一栏里选“内置菜单”，在“命令”一栏选
“工作”，然后将它拖到菜单栏上成为一个工具按钮，它就是我们的收藏夹。如果想将某个
文档放到这个收藏夹，只须打开这个文档，单击这个按钮下的“添加到工作菜单”就可以把
当前文档收藏起来。
■word公式也玩刷新
用 word 制表时表格中数据发生变化，而公式里计算的结果却不能及时，此时需要按公式进
行重新计算。若重新输入一次公式未免过于麻烦，其实只须将当前单元格定位在需要更新计
算结果的“公式单元格”中，点击鼠标右键，在弹出菜单中选择“更新域”命令，或直接按
F5键，可立即刷新公式，得出最新计算结果。
■为图形快速加题注
在 word文档中选中图形，然后选择“插入－题注”，在对话框中输入对图形的说明，最后点
击“确定”，word将自动对图形进行编号并加上说明。
■更改页面的默认设置
在 word2003中，文档页面的默认设置 A4纵向纸，并且各页边距固定。但有些人每次要用的
是另一种纸，如横向 16K纸，所以每次文档都要进行页面设置，很不方便。其实你只要点击
“文件－页面设置”然后将页面设置成自己所需要纸型，然后再点击右下角的“默认”按钮。
关闭文档后再打开看看，是不是变成你刚才设置的页面了。
■word菜单位置快速调
先按住 alt键，对着需要移动位置的菜单单击鼠标左键，菜单外围出现矩形粗线框，矩形粗
线框内部有指向左上方箭头的光标，并带有信封状的小方块，这时松开 alt键，移动光标处
的小方块到其它菜单的左边或右边位置，松开鼠标左键就成功移动了菜单位置。
■用 Alt+Enter快速重输
Alt+Enter重输刚才前面输入的字符，还有另一种重输方式是 F4键。
■让 word表格快速一分为二
Ctrl+shift+Enter可以将表格拆分为两张表格。如果你需要将拆分后的表格同时分放在两页
纸上，请将 ctrl+shift+Enter键改为 Ctrl+Enter。
■用着重号突出重点
在编辑文档时，如果需要给文档中的重点、难点部分文字加上着重号，在 wpsoffice中，先
选择需要添加着重号的文本，选择“文字”－“修饰”－“着重号”。如果是在 word中，则
选择“格式”－字体，击“字体”选项卡，在“着重号”框中单击要的着重类型。
■word下的运算符号
Word 下的键盘输入“加”、“减”、“乘”、“除”，显示为“+”、“-”、“*”、“/”。其中“-”、
“+”、“/”并不为大家所熟知。这些符号在有些具体使用场合会让人费解。如笔者所教授的
小学算术。可用以下方法更改设置，得到大家都习惯的相应计算符号。
先在 word界面下点击“插入”选择“符号”，再在字体（标准字体）栏内选择大家习惯和熟
悉的运算符号，做以下变更：以减号为例，键盘“-”号比常用“--”略短。首先选取栏内
“--”号，然后点击左下角“自动更正”，进入选项设置后在左边替换栏填上键盘符号“-”，
替换为现在已经自动设置为你所选择常见运算符号，单击“添加”然后确认。你就完成了替
换符号“-”的设置。现在你在键盘上输入的减号就是“-”了。
符号×的设置和减号基本相同。而除号键盘键“/”是常用字符之一，可在替换栏内填入“。”
“/”两键，同时敲击所设置的两键就可以出现大家习惯的“÷”号。
■解决图形对象随段落移动的问题
一般在默认情况下，插入到 word 中的图片的位置不是相对固定的。它会随着段落的移动而
移动。若我们要让图片不动，那就要用图片格式来实现了。
在图片上双击，屏幕上出现格式设置窗口，打开其中的“版式”，选择“衬于文字下方”然
后再点击“高级”，打开“图片位置”，将其中的“对象随文字移动”的选择项取消掉并单击
“确定”。这样问题就解决了。
■word也玩文件预览
运行 word2002，点击工具栏上的“打开”按钮，在“打开”对话框中选中某个 word 文件，
再点击上方工具栏中“视图”按钮左边的向下三角形，选择“预览”就行了。这样，这个 word
文件的内容就在打开对话框的右半部分就会显示出来了。
■打造 word右键菜单
使用 word2000/2002编辑文档时，如果你经常要用到“首字下沉”命令，可以按下述方法将
该命令加到“文字”右键菜单中：
工具－自定义，击“工具栏”选项卡，单击“快捷菜单”，则“快捷菜单”工具栏出现在屏
幕上；单击“命令”选项卡，在“类别”框中单击“格式”，在“命令”框中找到并单击“首
字下沉”，然后用左键拖动“首字下沉”选项到“快捷菜单”工具栏的“文字”按钮上，此
时将打开其下拉列表，继续拖动鼠标至下拉列表的“文字”处，再拖动鼠标到“文字”子菜
单的最顶端，并松开鼠标左键，关闭。
现在，单击鼠标右键，则弹出快捷菜单的顶端将是“首字下沉”命令，方便多了。
■让文字随表格自动变化
用 word2000/2002制作出来的表格，能否让表格中的文字根据表格自身的大小自动调节字体
的大小，以适应表格的要求呢？方法很简单，单击菜单中的“表格”，选择“表格属性”，在
出现的窗口中选择“单元格”，单击“选项”按钮，在单元格选项中选取“适应文字”一项
即可。
■把标题自动提取到页眉
用 word编辑一本刊物，需要将稿件的标题放在页眉，可以用“域”来实现。
1、选中文档目录，打开“格式－样式和格式”，在随后出现的下拉菜单中选择一种标题栏式。
2、打开“视图－页眉和页脚”，进入“页眉和页脚”编辑状态，并将光标定在页眉。执行
“插入－域－类别－链接和引用”，在“域名”下面选中“StyleRef”选项，再选中“样式”
下面的“标题 2”选项，点击“确定”一路返回。此时相应的稿件名称被自动提取到页眉。
■带上下标分式的输入
用 word进行文字处理时，如果没有安装“公式编辑器”，要输入像根号、分式之类的数学表
达式，就需要使用“插入－域”命令，但要在分子、分母中实现上下标，就更难了一些。以
插入分式
x2
y3
为例，说明其操作方法：
1、插入域
方法：插入－域，在对话框选“类别”框中的“等式和公式”、“域名”中的“EQ”，按下“选
项”按钮，在其对话框中，“选项开关”选“\F(,)”，按“添加到域”，并在“域代码”框的
EQ\F（，）中的括号内，分别在分隔号“，”前后输入 x2和 y3，两次确定，得到分式
x2
y3
。
2、切换域代码
方法：选定，单击鼠标右键，选“切换域代码”，则变为｛EQ\F(x2,y3)｝。
3、编辑域代码
在｛EQ\F(x2,y3)｝中，选 2，执行格式－字体，勾选“上标”，同理将 3设为“下标”，这时
域代码｛EQ\F(x2,y3)｝。
将编辑好的域代码再切换回去，它就变成我们需要的含有上下标的分式了。
注：利用公式编辑器也可以做到。
■word中可爱的小型大写变换
Ctrl+shift+K是一个比较有趣的快捷键，因为该组合键的作用是“将小写字母改成小型大写
字母”。比如，你在文档中输入并选中了“iloveYou!”这句话，按下 ctrl+shift+K 后
“iloveYou!”立刻变成了“ILOVEYOU!”。再按一次复原。
■一次选中所有图片
如果要对一篇长文档中的所有图片设置相同的格式，全部复制或删除操作，同时将它们选中
的确是件费时费力的事儿，其实在文档中加一个命令按钮，在其 CLICK 事件中写入
“.SelectAll”，只须轻轻一点，图片全部选中。
■隐藏的符号键盘（软键盘）
按 ctrl+/组合键可调出一个方便实用的符号键盘，利用该键盘可插入常用的符号，并且常用
的成对符号单击时会自动成对出现，按空格键可查看对应的电脑键盘。利用这个软键盘我们
可以方便地输入一些特殊字符，这比用“插入－符号”命令进行操作要快捷多了。该软键盘
还有一个比较人性化的优点，只要你点击了左括号，右括号就会同时出现，类似的还有双引
号、书名号等。这样可以大大提高我们的输入速度。
■让 word记住最后编辑的文档
如果你希望 word在启动时自动打开用户最后一次编辑的文档，可以用简单的宏命令来完成，
按 alt+F11 ，在打开的 VBF 编辑器中输入代码“RecentFiles(1).Open ”，宏名为
“autoexec()”并保存在 word模板文件中。如果暂时想取消此功能，只须启动 word时按住
Shift就可以了。
■word文档快速变为 PPT
许多场合我们需要把在 word 中编辑好的文档制作成 PPT 演示文稿，用复制、粘贴的方法就
显得有些麻烦了，特别是对于很长的 word文档更是如此。这里有更为简便的办法可以做到：
依次单击文件－发送到－Microsoftofficepowerpoint 即可，最后再在 PPT 中对发送过来的
文档进行适当的排版，这种方法十分快捷。
■妙用“+”、“－”号绘制表格
在 word 中绘制表格我们一般都用插入表格来实现，其实也可利用键盘上的“+”“－”来快
速完成表格制作，首先要在插入表格的地方输入“+”号，用来制作表格顶端线条，然后输
入“－”，用来制作横线（也可以连续输入多个“－”号，“－”号越多表格越宽），接着再
输入一些“+”号（“+”号越多，列越多），完成后回车便马上得到一个只有一行的表格，
将光标移到表格内最后一个回车符号前，按 Tab或回车键，即可以在表格后插入行实现绘制
多行的表格。
小提示：该方法其实利用的是 word 的“自动套用格式”功能，“+”号表示下面将产生一列
线条，“－”号起到连线的作用。另外不光是“－”和“+”配合可以制表，用“空格”、
“＝”和“+”配合同样也可以制表。
■为文本加上划线
在用 word 进行日常的办公文档处理中，有时候需要在输入的文本的上面加上划线，可以用
域来手动实现给文字加上画线。首先按下 Ctrl+F9 组合键，在出现的域定义符｛｝中输入
EQ\x\to(Y)，（这里的 Y 代表你输入的文本，可以是文字和字母），最后按 F9 更新一下域代
码即可。（用公式编辑器也可以做到）
■神奇的 F8键
在 word 中要选中连续文本，可以用鼠标拖动或结合 ctrl、shift 再用鼠标左键进行选择，
你有没有试过 F8 键呢？光标定位到某一段的任意位置，按一次看看，怎么？没反应！再按
一次看看，选中了一个词组；再按一次，又选中了包含这个词组的一句话；再次一次，选中
了这一段，再按一次，选中了全文！在选中过程中，单击鼠标左键试试，有什么发现吗？是
不是实现了即点即选功能！要退出的话按 ESC键即可。
■让粘贴速度飞快
我们把网页上内容复制、粘贴到 word 中，往往由于所要复制的内容的多样性（字体大小、
颜色、超连接等等），粘贴过程中非常缓慢。如果所需内容无特殊要求，可以用下面的方法
来提高复制、粘贴的速度：选中复制内容，然后在 word中依次单击“编辑－选择性粘贴”，
选“无格式文本”确定。这样粘贴速度非常快，无需粘贴到记事本中再进行转换。
■玩“从右向左”打字
我们在用 word 进行文字录入时，通常情况下都是从左向右依次进行文字的录入，可是对某
些“左撇子”的人来说，或许更习惯从右向左进行文字的录入，其实在 word 中可以这样来
实现：工具－自定义，击“命令”选项卡，在“类别”中找到“格式”，然后在右侧列表框
中找到“从右向左”，用鼠标拖放到工具栏上，以后只要单击该按钮即可实现“从右往左”
打字录入了。
■快速交换段落位置
在 word 文档编辑中，经常遇到需要将文档的前后两段的位置进行交换，通常情况下可以用
“复制”和“粘贴”来达到目的，也可以先选中需要交换的文本后按住 shift拖动鼠标进行
移动。其实也可以这样来操作：先选中需要交换的文本，然后按住 shift+alt，配合键盘上
的上下方向键进行上下移动就可快速交换文本段落的位置。
■快速定位图片
在一个含有大量图片的文档中，如须对图片进行浏览或编辑，快速定位图片对象就显得非常
重要了。通常情况下，我们会采用拖动滚动条或滑动鼠标滚轮的方式来查找并定位图片。这
显然不是一种快捷的方法。其实，我们可以打开所需文档，在垂直滚动条上单击“选择浏览
对象”图标（位于两个双向箭头图标中间带圆点的图标），在弹出的窗口中单击“按图形浏
览”选项即可。这样，通过单击垂直滚动条上的两个双向箭头图标就可以快速定位图片对象。
■巧用字体获取运动会图标
学校开运动会，要制作各个运动项目的图标，笔者偶然发现用 Athletes字体可以轻松获取。
去.4708.下载得到 Athletes 字体的压缩文档，解压后得到文件；依次单击“开始－设置－
控制面板”，双击“字体”项，打开字体文件夹，然后依次单击菜单栏“文件－安装新字
体”，在弹出的“添加字体”窗口中，指定文件按“确定”即可。打开 word，输入 ABCD，把
字体设置为 Athletes，就可以看到不同的英文字母对应着不同的运动会图标。
■word也能当度量单位转换器
在日常的工作学习中，我们经常碰到使用英制度量单位的数据，例如 100 磅、2 英里等。为
了确切地明白这些数据所表示的量，我们通常需要将它们转换成以公制单位表示的数据。为
此，记性不好的人就经常要去查阅相关的单位转换表。万一一时找不到转换表，那怎么办？
不妨试试 word吧，打开 word，输入你需要转换的数据，例如“200磅”，然后用鼠标拖动选
中它，将光标移到上面。此时，在其上方会出现一个带圆圈的图标。再将光标移动此图标上，
单击其右侧的向下箭头，在弹出的菜单中选择“磅－公斤”或“磅－千克”即可。
■为 word强化计算功能
1、将“计算器”请进 word
工具－自定义，击“命令”选项卡，在“类别”栏中选“Web”，在命令栏中找到“超链接”
项，将它拖放到工具栏上。选中刚刚添加的按钮，点击“更改所选内容”按钮后选择执行
“编辑超链接－打开”将链接路径指向“C：\windows\system32\”。以后只要点击工具栏上
的超链接按钮就可以快速打开系统的计算器。
2、利用 word“工具计算”随便算
工具－自定义，击“命令”选项卡，在“类别”栏中选“工具”，在命令栏中找到“工具计
算”项，将它拖放到工具栏上。
选中表格中要求和的单元格（若是不相邻的单元格，可以用 ctrl 键间断性地选取），单击
“工具计算”按钮即可在状态栏得到计算结果，尤其适合临时求一些单元格中数据的值。利
用“工具计算”还能充当一个临时计算器，如要计算“123+456+789”，则选输入
“123+456+789”后选中它单击“工具计算”按钮同样在状态栏左下角得到结果“1368”。
■快速改变文档显示比例
在 word2003时，按住 Ctrl不放，滚动鼠标的滚轮，可以实现快速改变文档显示比例。这种
方法对 excel2003、powerpoint2003文档以及一些未使用样式固定文字大小的网页同样适用。
■在 word中实现一键粘贴
大家在使用 word 时，时常会进行复制、粘贴的工作，如果用快捷键或右键菜单中的命令来
实现粘贴都是比较麻烦的，其实我们还有一种简单的方法。
打开 word，选择“工具－选项”，击“编辑”选项卡，勾选“用 INS 键粘贴”即可。以后进
行粘贴时只需要按一下键盘上的“Insert”键就可以了。
■在预览状态下修改文档
经常用 word 的“打印预览”来查看要打印的文档是否符合要求，如果在预览时发现文档中
有文字错误，一般都是关闭预览窗口，回到编辑状态下进行修改之后再进行打印。
其实在预览状态下，一样可以对文档进行编辑，在预览模式下，默认选中的是“放大镜”功
能，我们只需要点击工具栏上的“放大镜”按钮来取消放大功能，再选择需要操作的区域，
就可以进行修改了。
■选定单词有妙招
不知道大家有没有遇到过这种情况，当你在 word2003 中想选中某个英文单词中的一部分字
母时，word老是会自动选定整个单词，这时该怎么办？
工具－选项，击“编辑”标签卡，然后将其中的“选定时自动选定整个单词”项取消，确定。
这样以来，以后要选择单词中的一部分字母就方便多了。如果想选定整个单词可直接双击该
单词。
■delete键可合并表格
在 word2003中，如果我们想将表格一分为二，可以使用组合键 ctrl+shift+Enter来轻松实
现。想将两个单独的表格合二为一，将光标移到文档中两个表格之间的空白处按 delete 键
即可。
■快速查找下一处
通常情况下，在 word 中执行完首次查找后，当要查找下一处时，需要单击“查找和替换”
对话框中的“查找下一处”按钮。但是，此时的“查找和替换”对话框会挡住文档的部分内
容，不便于对文档内容的查看。此时，我们可以打开“查找和替换”对话框，输入所要查找
的内容并执行一次查找。接着，按 ESC 键关闭对话框。当要查找下一处时，按 shift+F4 即
可。
■怎样输入平行四边形
通过“插入－符号”来插入“□”，然后选中“□”，再单击格式工具栏中的“倾斜”按钮，
即可得到所要的平行四边形了“□”。
■合并 word文档很简单
要想合并两篇 word文档时，不用复制，不用粘贴，只要打开其中的一篇 word文档，并将插
入点定位到需要的位置，然后在“插入”菜单中，单击“文件”命令，在弹出的对话框中，
找到并单击另一篇文档，接着单击“插入”按钮即可完成两篇文档的合并。
■为奇偶页创建不同的页眉或页脚
首先单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，再单击“页眉和页脚”工具栏上的“页面
设置”按钮，进入页面对话框中后点击“版式”选项卡，选中“奇偶页不同”，最后单击“确
定”按钮。现在，你就可以为奇偶页创建不同的页眉或页脚。
■word也能当字典
在日常工作中，当我们需要知道不认识的字的发音时，一般都是求助于他人或字典。不过，
如果你使用 word2003，则可以这样做：将不认识的字通过字形输入法（如五笔）或者拷贝的
方式输入到 word，接着选中它，执行格式－中文版式－拼音指南，这个字的拼音立刻就出现
了。
■清除文件使用记录
通常情况下，在 word中执行工具－选项，击“常规”选项卡，取消对“列出最近所用文件”
的选择即可删除文件使用记录。如果你使用的是他人的电脑，你想在不更改 word 设置的情
况下删除 word 显示的你曾使用的文件名吗？方法如下：按 ctrl+alt+-（减号）组合键，此
时光标会变成一个加粗的“减号”，接着点击“文件”，然后用粗“减号”点击需要删除的文
档名称即可。
■快速打开文件
大家使用 word时，经常需要打开文件，而 word每次打开的目录也在换，其实我们也可以指
定 word默认打开的目录。依次点击“工具－选项－文件位置”，把文件类型设置为指定的目
录，以后打开文件时就方便多了。
■图片环绕方式按需设置
你也许有过这样的经历，在文档中插入的图片的环绕方式不是自己所需要的。例如我们需要
四周围绕型的，得到的却是上下型的插入效果。难道每次都要对所插入的图片的环绕方式进
行修改？其实我们可以在插入之前就对图片的环绕方式进行设置。执行“工具－选项－编
辑”，在“图片插入/粘贴方式”中选择所需要的环绕类型就行了。
■快速挪动段落
在 word 文档中，要将某一个段落移动到文档中的其他位置，可以选中该段落，根据需要进
行无须鼠标帮助的移动。如果要将段落上移，可按“alt+shift+↑”组合键；如果要向下挪
动段落，可按 alt+shift+↓。这一方法在互换两个段落的位置时十分方便。
■控制字数和行数有妙招
在 word2003中，想控制每页的字数和行数，执“文件－页面设置”，在弹出的“页面设置”
窗口中，选择“文档网格”标签页，将其中的“指定行和字符网格”一项选中，然后对字符
和行分别进行设置，最后点击“确定”即可。
■表格宽度轻松调
在 word2003 中复制表格，有时会碰到一些大表格超过了页面的固有宽度的情况，此时部分
内容就无法完整地显示出来。这时该怎么办呢？其实只要我们启用“根据窗口调整表格”命
令，就能让系统根据窗口来自调整表格的宽度。具体方法如下：表格－自动调整－根据窗口
调整表格。
■丰富“自动更正”中的符号库
虽然 word 的符号库中有许多特殊符号可以用“插入”的方法进行输入，但从中寻找符号有
时也要费一番周折。我们可以把常用的特殊符号找一个“替身”放入“自动更正”中，以便
查找。
以输入“Ω”为例，先点击插入－符号，选中“Ω”并进行复制。执行工具－自动更改选项，
选择“自动更正”选项卡，把“Ω”粘贴到“替换为”栏中，在“替换”中输入特殊字符，
如“！！”。现在输入！！后，word 会把！！自动更正为“Ω”了（要勾选“键入时自动替
换”）。
■使用快捷键拷贝格式
在 word 中，大多数用户都使用格式刷工具来复制格式。不过对于习惯于键盘操作的用户而
言，使用格式刷工具就必须将手从键盘上移开去控制鼠标，这多少有些不便。其实，我们也
可以用快捷键来完成格式复制操作。按 ctrl+shift+c复制格式，按 ctrl+shift+V粘贴格式。
如果将光标定位于段落中，则复制整个段落格式，其中包括项目符号和编号、缩进、行距等
格式。另外，使用格式刷工具时在完成格式复制前无法执行其他操作，使用快捷键则无此限
制。
■利用普通视图查看样式
查看某个段落的样式，要将光标定位于该段落，样式信息就会显示在格式工具栏的样式窗口
中。使用这种方法查看一个段落众多的长文档是相当费时的。有没有更方便的方法呢？
选将文档视图切换成普通视图。执行“工具－选项”，将“视图”选项卡的“大纲视图和普
通视图选项”区中的“样式区宽度”设为 2cm。在文档正文区域左侧就会出现样式区窗口，
当前文档每个段落的样式就显示在其中。
■双击的妙用
大家都知道，在 word文档中双击鼠标左键会选定一个词组。不过，除了可在文档中进行“双
击”外，你有没有试过在 word其他位置进行“双击”？双击工具栏空白处可打开“自定义”
对话框；双击标尺可打开“页面设置”对话框；双击状态栏定位区打开“查找和替换”对话
框并显示“定位”选项卡；双击水平标尺的底部可打开“制表位”对话框。
■word里的资源占用之谜
每当我们用 word 打开一些容量较大、内容复杂的文档，电脑经常会出现 CPU 占用率几乎达
100%的现象，几分钟之后又恢复正常了，这一情况是否经常让你头疼。
原来在 word中，为了提高输入的效率及正确性，word里默认的拼写检查是处于开启状态的，
当然这一设置的好处就不用多说了吧，但对于容量较大、内容复杂的文档，系统就要耗费很
多的时间来进行检查。其实，我们只要在开启这类文稿前，先将拼写检查关闭就可以避免这
一情况发生了。
■快速翻译文字
工具－自定义，选“命令”标签卡，然后在“类别”列表中找到“工具”一项，再在右侧窗
口中找到“词典”项，并将它拖至菜单栏中，这样一来，往后在文档中再碰到需要翻译成中
文的英语单词，只要将鼠标定位在该单词上，点击菜单栏中的“词典”按钮，这样单词就被
自动翻译过来了。
■显示未安装的字体
当拿来别人制作的 word 文档在自己的电脑中打开时，却发现由于自己电脑中未安装某种相
应字体，文档显得非常难看。执行“工具－选项”，然后选中“保存”选项卡，将其中的“嵌
入 TrueType字体”和“只嵌入所用字体”勾中，最后确定。
■如何实现折页打印
所谓“折页”打印，是将两个连续页面打印到同一张纸上，然后对折起来，就像书本一样可
以两面翻开。使用这种打印，不仅可以节约用纸，而且还很美观。在 word 中，我们可以轻
松实现“折页”打印。方法是“文件－页面设置”，击“页边距”标签，在“多页”下拉列
表中选择“书籍折页”，确定。
需要注意的是，在打印的时候，如果你的打印机不支持双面打印，那么你还要在打印属性设
置窗口中将“手动双面打印”一栏勾上，这样打印机一旦打完一面，它就会自动提示你对另
一面进行打印。
■快速调整页眉横线长度
在 word 中插入页眉后，会自动在此位置添加一条长横线。如果需要调整此线的长度及其水
平位置，那么可以首先激活页眉，执行“格式－段落”，调整一下“左右缩进”的字符值，
然后确定可以看到最终效果了。或者激活页眉后，用鼠标拖动水平标尽上“左缩进”标志或
“右缩进”标志至所需的起始位置，所见即所得，简单方便。
■快速插入常用图片
右击工具栏中的任意位置，选择“自定义”命令，击“命令”选项卡，在“类别”列表中选
“控件工具箱”，在“命令”中找“命令按钮”并将其拖放到工具栏中。右击该按钮，在“命
令”中输入插入的图片名称并选择一个适合的按钮图像，再次右击该按钮，单击“编辑超链
接”命令中的“插入图片”命令，选择要插入的图片文件就可以了，最后关闭“自定义”对
话框。
回到文档中，单击该按钮，就可以看到指定的图片文件被插入到文档中了。
■个性化绘图画布
在 word2002 后，当你在文档中插入自选图形时，就会自动创建一个绘图画布。提示你将自
选图形添加到绘图画布中。如果不希望这个画布自动出现，你可以执行“工具－选项”，击
“常规”标签卡，清除选择“插入‘自选图形’时自动创建绘图画布”复选框就可以了。此
外，默认的画布是透明且没有边框的，如果希望它能更个性化一些，可以选中画布，然后右
击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“设置绘图画布格式…”，然后在对话框中点击“颜色与
线条”选项卡，然后你就可以为绘图画布指定填充颜色、边框线型、颜色等内容了。
■word快速浏览图片有妙招
在 word2003 中，如果插入的图片过多体积较大，势必会影响滚动和打开文档时的速度。其
实，我们可以通过改变图片的显示方式，来加快浏览文档的速度。依次点击“工具－选项”，
在对话框中击“视图”选项卡，然后将“显示”项目中的“图片框”选中，确定即可。这样
一来，文档中的图片就变成了一个个矩形框来显示，方便快速浏览。
■设置段落之间的间距
在 word 中由于默认的行距和字体都比较小，使用这样的设置编排的文档打印出来后会显得
密密麻麻，这对于一些视力不好的用户来说，阅读起来会比较费力。通常，很多人都采用增
大字号的办法来解决这个问题。我们还可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，
即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。具体设置如下：打开所有修改的文档，单击
“文件－页面设置”，击“文档网格”选项卡，选中“网格”区中的“指定行和字符网格”
选项，然后将每行的字符数和每页的行数适当地调小，并在“应用于”中根据需要设定范围，
最后确定即可。
■文本批量复制
通常情况下，完成一次复制任务，需要三步操作：复制－切换至目标位置－粘贴。但是，假
设你现在要完成几十个甚至上百个复制任务，那么你会怎么办？将上面的复制“三步曲”重
复几十遍乃至上百遍么？那效率太低了。
选中待复制文本，按 Ctrl+F3组合键。接着，对其他所有待复制文本也执行同样的操作。最
后，定位到目标位置，按 ctrl+shift+F3组合键即可。不过，这种方法有个缺点：由于它对
源文本执行的是剪切操作，所以，对源文档造成一定影响。为避免这种情况发生，须在复制
前对源文档进行保存，但复制后则不须保存。
■消除表格后的空白页
在编辑 word 文档时，假如有一表格在文档的末尾，且刚好占满最后一整页，此时，在文档
的末尾就会产生一空白页。这是由于表格后面跟的段落标记符造成的，而且由于软件设计上
的问题，此标记符无法删除。这给文档打印和浏览造成不便。那么，如何将多余的空白页去
除呢？选中段落标记符，单击“格式－字体”，在字体选项卡中的“字号”处输入 1，然后确
定。接着单击“格式－段落”，在“缩进与间距”选项卡中，将行距设为固定值并在其后的
设置中输入 1，单击“确定”即可。注意：以上数字的单位均为磅。
■快速定位光标位置
大家在使用 word 打通知或报告时经常遇到书写落款的问题，一般情况下都是通过输入大量
回车和空格将落款与正文的位置调整好，实际上在 word2002 及其以上版本有一个更加简单
的方法，我们可以直接通过双击鼠标左键来直接定位，也就是说在页面合理位置处直接双击
左键后 word光标就会马上定位到该处，省去了我们不少无谓的操作。
■自动生成摘要文档
在 word2000 中的自动编写摘要功能可以自动概括文档要点，生成文档摘要，这一功能对于
长文档编辑特别重要。使用该方法如下：单击“工具－自动编写摘要”，这时出现“自动编
写摘要”对话框；从“摘要类型”下面 4种摘要文档的显示方案中选择其中一种；在“相当
于原长的百分比”框中键入或选择摘要的详细程度；单击“确定”，则摘要内容将被按选择
的显示方案显示出来。
■文档也能先预览
许多软件都提供“预览”功能，比如使用 ACDSEE 可以预览图片，然后决定是否打开图片。
其实，word2003 同样提供打开文档前的“预览”功能，使用方法如下：启动 word2003，单
击工具栏中的“打开”按钮；在“打开”对话框的工具栏中，单击“视图”按钮旁的三角符
号，然后单击下拉菜单中的“预览”。这时对话框即被分为左右两部分，右边的框中就会显
示当前选中文档的内容。
■快速录入测试文本
在学习 word的过程中，我们经常会碰到这样的问题：为了练习 word命令的使用方法经常需
要快速录入一些测试文本。手工输入或从别处拷贝肯定是达不到快速的目的。怎么办？其实，
word早为我们提供了一种隐藏的快速录入方法。将光标定位于段首，键入“=rand()”（不包
括引号）并回车。Word马上就会插入三个段落，每段含有三个句子。另外，我们还可以自定
义段落和每段的句数，格式为“=rand(p,s)”，其中 p代表段落数，s代表句数。例如，我们
要插入九个段落，每段含有七个句子，则输入“=rand(9,7)”即可。
■把 wps表格搬到 word中
由于 wps的表格文件与 word文件不兼容，要将其表格转换到 word文件是比较难办的。遇到
此类问题，通常是找一台安装 wps2003的计算机，利用它打开 wps版本的文件，然后另存为
word 文件，这样 wps 版本文件中的表格就转换到 word 文件了。若你找不到安装 wps2003 的
计算机，该如何转换表格呢？现有一种方法：在 wps 中选中表格并“复制”，再到 excel 中
“粘贴”，接着在 excel“复制”刚粘贴过来的内容，再“粘贴”到 word 软件中，并对复制
内容加以编辑，显示边框线，这样就能成功地把 wps表格“搬”到 word了。
■轻松拆分表格
有时候为了记录上的方便，我们需要将 word2003 中已建好的表格一分为二，这里最简单的
方法就是先将光标定位到要分开的表格的那一行，然后按下 ctrl+shift+Enter 组合键，这
时表格中间会自动插入一个空行，表格自然就被分开了。
■文档页眉中多名作者的处理
当同一篇文章有多名作者时，常因页眉篇幅有限不可能全部排上，这时可采用如下方法来实
现。
插入书签。选中前一名作者的姓名和逗号“，”，点击“插入－书签”对话框，在“书签名”
框中输入书签名称（如 Name1），接着单击“添加”按钮并退出。
插入域。在页眉中先输入“等：”字符，然后将光标定位在“等：”字符前面，按下 Ctrl+F9
组合键，自动插入大括号“｛｝”，在大括号中输入“REFname1”。其中“name1”是上面第一
步插入的书签名，表示第一个作者姓名。
将光标定位在“等：”字符后面，按下 Ctrl+F9组合键，自动插入大括号“｛｝”，在大括号
中输入“STYLEREF标题”。其中“标题”是指定的样式，表示文章的标题。
■取消自动编号
当 word 进化到 2003，其功能强大是显而易见的，但它也有不少“自作多情”的地方，比如
自动编号，自动编号后的文档编辑起来不是很方便，所以我们很多时候都不用它。那如何去
掉自动编号呢？点击“工具－自动更正选项”，在“自动更正”对话框里选择“键入时自动
套用格式”选项卡，并取消勾选“键入时自动应用”下的“自动编号列表”即可。
■让表格里的内容真正做到垂直居中
大家都知道 word 的表格内容可以垂直居中，但不知道你有没有发现打印出来的表格内容并
没有真正对齐。其实在 word 的表格中，每一行文字的高度是由字的高度和字上面的行间距
两部分组成的。但是，设置表格垂直居中却并不包括行间距的部分，当行间距小的时候，感
觉不很显示，但是行间距设置过大的话就很容易发现文字明显偏下，因此如果要让表格的内
容做到真正的垂直居中，那就必须将行间距设置为“0磅”。
■单独保存文档中的图片
有时候，我们会发现 word 文档中的图片很有价值，需要将它们保存为单独的文件，但是在
word 中似乎没有发现保存图片的命令。其实，如果要将 word 中的图片全部保存为单独的图
片格式的话，可以执行“文件”菜单中的“另存为 web 页”命令，将 word 文档保存后，就
会在保存目录中出现一个以 word文档文件名为文件名的文件夹，里面就是 word中的全部图
片了。
■清除不常用的工具图标
也许 office 软件工具条中的大部分工具你都从未使用过，为了清除这些多余的功能，你可
以按住 Alt，然后将鼠标放在不需要的工具图标上，按住左键将它们拖出工具条，这时那些
工具图标不见了。
■文档空格巧删除
用常规的方法来删除空格，是在“替换”对话框的“查找内容”文本框中输入一个空格，“替
换为”文本框中不输入内容。然后单击“全部替换”按钮，但是不知什么原因，有一部分空
格被替换掉了，但有些空格却并没有被替换，重复进行替换，可是还不行。经过摸索，发现
了下面这个简单的方法：
选择“查找”功能，出现“查找”对话框，在“查找”内容中输入一个空格，把下方的“突
出显示所在该范围找到的项目”选项选上，单击“查找全部”按钮，即可将文中的全部空格
选中，然后按下键盘上的 delete键即可将全部空格删除了。
■快速绘制斜线表头
将光标置于需要绘制表头的单元格中，单击“表格－绘制斜线表头”命令，打开“插入斜线
表头”对话框；在“表头样式”下拉列表中选择表头样式（有 5 种样式），在“字体大小”
下拉列表中选择字号，在“行标题”、“列标题”等文本框中输入相应的文字；最后点击“确
定”按钮即可。
■word和 wps互相借用剪贴画
在 一 台 安 装 有 wps2003 的 电 脑 中 ， 打 开 X ：
\ProgramFiles\Kingsoft\WPSOffice2003\ImgLib(X为 WPS的安装盘符)，下面就是所有 WPS
的剪贴画。把所有的文件夹复制到 X：\ProgramFiles\MicrosoftOffice\MEDIA\CAGCAT10(X
为 Office2003 的安装盘符)。然后在 word 的“插入－图片－剪贴画－管理剪辑－收藏夹”
中把刚才复制过来的文件夹再复制一次，这时在 word2003中就可以调用更多的剪贴画了。
将 word剪贴画目录中的文件 Copy到 WPS剪贴画目录中，就可以在 wps中用“插入－图片”
来插入 word的剪贴画了。
■快速删除多余的菜单命令
大家知道，word菜单中的许多默认命令我们平时很少用到的，而且这些菜单命令有时还会干
扰我们使用其他的菜单命令，毕竟菜单命令多了查找起来也比较麻烦。如何快速删除这些多
余的菜单命令呢？同时按 Ctrl+Alt+－（不是小键盘上的减号）组合键，此时鼠标指针变成
粗黑减号状，然后单击打开相应的菜单，最后直接单击要删除的菜单命令即可。
■竖着选择文本
在 word 编辑时，选择文本都是横着的，有时需要进行竖排选择，此时可以采用 Alt+鼠标左
键进行竖着选择文本，不但可以竖着选择文本，而且复制后粘贴也是竖着粘的，在编排文章
时很实用。
■快速浏览文档中的图片
我们浏览 word 文件时如果文档里所含图片过多，那么在打开该文件后很可能出现图片不能
正常显示的问题，也就是在图片处是一片空白。如何才能快速地将 word 中所有图片信息显
示出来呢？其实我们只要在打开 word 文件后直接点“打印预览”按钮将全部内容预览，关
闭“打印预览”后就会发现所有图片都完完全全地显示出来了。
■让表格标题重复显示
当我们要在 word 中插入一个较大的表格时，经常会碰到表格跨页显示的情况。这样一来，
如再想查看该表格的标题栏，我们就只有翻到上面一页，操作十分不便。其实，有个方法可
以令表格标题重复地在多页中显示，操作很简单，先选中表格中的标题行，然后依次点击
“表格－标题行重复”即可。
■快速去掉页眉横线
插入页眉后，页眉信息下总会有一条横线，如果希望将它去掉，可以按照下面的方法。选中
页眉状态，打开“格式－边框和底纹”，在弹出的对话框中边框设置为“无”，并在“应用于”
下更改为“段落”，再单击“确定”按钮即可。
■让标题避免排在页末
在 word 中进行编辑时，有时出现某些标题正好排在页末的情况。此时可以把插入点移到标
题所在段落，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落－换行和分页”，选择“与下
段同页”复选框，确定即可。
■为奇偶页制作不同水印
在用 word 为文档制作水印时，通常所有页面的水印都是一个样式的。如果想对奇数页和偶
数页做出不同的水印，可以用下面介绍的办法来实现。
首先，执行“文件－页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，点击“版式”选项卡，选
中“奇偶页不同”前面的复选框，单击“确定”按钮关闭该对话框。然后再执行“视图－页
眉和页脚”命令。进入页眉页脚编辑状态，在某奇数页页面编辑区编辑设置奇数页的水印，
再到某偶数页页面编辑区进行编辑制作偶数页的水印，做好后关闭“页眉和页脚”工具栏，
这样文档的奇数页与偶数页就有不同的水印。
■快速选定格式相似的文本
在一个 word文档中，如果要选中多段分散的文本，我们一般用 Ctrl键配合鼠标来实现。但
是，如果这些文本格式相似，例如全是斜体，你不妨试试这个方法：将光标定位到任何一处
待选定的文本中，单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中选择“选择格式相似的文本”即可。
注意：此法只适用于 word2003。
■快速删除最近使用文件
Word“文件”菜单的列表中，经常会出现一些已使用过的文件，它们会占用你很多的系统空
间，应如何快速删除呢？打开“文件－选项”，单击“常规”选项卡，关闭“列出最近所用
文件”复选框或者在右边的输入框中键入数字“0”即可。
■在稿纸中添加页码与标题
文章中有了页数和作者显示，会使阅读更加方便。单击菜单栏中的“视图－页眉和页脚”，
在弹出一个横条状的对话框，在对话框中单击“插入图文集”的下拉菜单中，选择作者或页
码就可以了。
■用宏功能快速改变文档字号
在 word中打开一篇文档，选择菜单“工具－宏－录制新宏”，在“宏名”中指定为“快速变
号”（其它名字也可以），单击“键盘”按钮，指定快捷键为“ctrl+1”（也可以改为其它
键），关闭对话框后从菜单中选择“编辑－全选”，再从工具栏中单击“字号”下拉列表，选
择“一号”，然后单击“停止录制”。可以用这种方法录制多个宏，每次录制选择不同的字号。
使用时只要在编辑的文档中按相应的快捷键就可以快速改变字号了。
■在文档中插入 Office工具栏按钮
以 word 为例，右击工具栏任意位置，选择“自定义”命令，弹出“自定义”对话框。此时
指向要插入的工具按钮图标右击，以“加粗”按钮为例，从弹出的快捷菜单中选择“复制按
钮图像”命令，单击“关闭”按钮退出“自定义”对话框，此时“加粗”按钮图标被复制到
剪切板中了，在文档中需要粘贴的位置右击鼠标，选择“粘贴”命令即可。
■繁体化艺术字
在 word 里面怎样把艺术字变为繁体字，按照工具栏上的简繁转换是无法做到的。其实只要
先在文档上打上想要简繁转换的字，变成繁体，然后选定它，然后再用 Ctrl+V 粘贴到艺术
字输入框中（在这一步一定要用 Ctrl+V方式，否则无法输入）。
■快速调整表格序号
大家在用 word 制作表格时，如果表格中有一列，需要输入连续的序号时，我们可以选中需
要添加序号的列，再执行“格式－项目符号和编辑－编号”。再做插入、删除、调整表格行
的工作，序号则会自动调整，不需要手工任何的改动。
■自动校正为你省时省力
在 word 中经常使用某一个较长的词组时，可以用自动校正功能把该词组缩写。以
“Microsoftoffice”这一词组为例，打开 word 的“工具－自动更改”，单击“自动更正”
选项卡，选择“键入时自动替换”选项，然后在“替换”中输入“Mo”，在“替换为”中输
入“Microsoftoffice”，单击“添加”确定即可。
■用 Ctrl+F9快速计算数据
譬如在 word中计算“1+2-3*4/5+6^7”等于多少，使用域的快捷键可以快速得到其结果。只
要在算式前面加个“=”号，并将“=1+2-3*4/5+6^7”选定，然后按 Ctrl+F9 组合键，右击
它选“更新域”，即得到结果 。（或中 6＾7表示 6的 7次方）。
■绘图小窍门
在 word2003 中绘制各种图形可以使用一些小窍门，让图形即大方又美观：比如画一个
“点”。有时要画一个稍大的点，可以用一个实心圆代替，可是按住“shift”键画出的圆只
能缩小到一定程度便再也不能缩小了，这时，可以在旁边画一个大圆，然后与小圆组合，再
缩小，呵，小圆也缩小了，再取消组合删掉大圆就可以了。
■MSOffice安全模式的妙用
修复 word 有一个很简便的方法，那就是进入到 office 中的安全模式。启动 word 的同时按
住 Ctrl 键或者从命令行中启动程序时使用/safe 参数，便可以用“office 安全模式”打开
任何 Office程序。在 MicrosoftOffice“安全模式”下，如有问题，在下一次启动该程序时，
屏幕上将会显示一条消息，该消息将指明问题并询问是否要禁用有问题的程序部分。使用该
方法，可以最终判断是程序本身出现问题还是设置不当造成的假故障。
■快速删除隐藏分隔符
默认情况下，在 word 文档中插入的分隔符，例如分页符、分节符等，都是自动隐藏的。如
果要删除它们，通常是先设置相应的选项使它们显示出来，然后再手工一个一个地删除，甚
是麻烦。那有没有比较快捷的方式呢？有！单击“编辑－查找”，在打开的“查找和替换”
对话框中选择“替换”选项卡，单击“高级”按钮展开“搜索选项”，然后将光标定位到“查
找内容”输入框，单击“特殊字符”按钮，在弹出的菜单中选择要删除的符号，保持“替换
为”输入框为空，最后单击“全部替换”按钮即可。
■一次性删除所有批注
我们可以使用“插入－批注”的方法为 Excel 工作表或 word 文档添加批注。如果要删除表
格或文章中的所有批注，怎么办呢？可以依次点击“编辑－定位”，按“定位条件”按钮，
选中“批注”后点击“确定”，这样所有单元格的批注都被选中，然后再依次点击“编辑－
清除－批注”就可以了。
■Ctrl+Y组合键的妙用
在 word中按一次 Ctrl+Y组合键实际上是重复执行一次刚刚完成的操作，巧妙利用这一功能
可以大大提高我们的工作效率。
例如要用绘图工具绘制多个相同的矩形，我们一般会先画出一个矩形，然后选中画好的矩形，
利用 word的“复制”、“粘贴”功能进行多次粘贴，如果利用 Ctrl+Y组合键则会更快地完成
这一操作。在矩形画好后，每按一次 Ctrl+Y 组合键就复制出一个长方形，需要多少个就按
多少次。
■巧绘弧线
在 word 中，绘制弧线时，按住 shift 键可以画出 45°的圆弧；按住 Ctrl 键可以画出从起点
开始向两侧延伸的弧线；相应地同时按住 Ctrl 键和 Shift 键可以画出从起点向两侧扩展的
45°的弧线。
■巧用右键快速复制
大家都知道可以使用左键来拖动文字，将它们移到我们想要的位置，其实用右键也可以实现
这个功能。选中我们想要移动的文字，使用右键将文字拖动到我们想移动到的位置，放开右
键，这时会弹出“移动到此位置”和“复制到此位置”的选项，选择相应内容即可。
■移花接木 word文档模板
为更有效、方便快捷地进行 word操作，我们通常会定置 word的工具栏，在现有工具栏上添
加或删除常用、少用的按钮。那么，我们应该如何在其他计算机上也拥有这样“方便可爱的
word”呢？重新定置 word 的工具栏显然不是办法，尤其是当宏按钮很多的时候，工作量将
是很可观的。
其实，对 word工具栏的位置，是保存在一个名为“”的 word文档模板中。点击“工具－选
项”，点击文件位置选项卡，在文件类型下选择用户模板，点击“更改”，在弹出的更改位置
对话框中，将下方文件夹旁边的路径复制到运行对话框中，可以快速打开保存 word 文档模
板的文件夹。最后，只要用前者的“”替换后者的即可。
■快速绘制垂线
先画一直线，按住 Ctrl 键的同时，拖动该直线将其复制一份出来，再用“设置自选图形格
式”下的旋转功能将复制直线旋转 90度，最后将两直线摆好位置后组合起来。
■英文文档快速替换同义词
在 word 中编辑英文文档时，选中要替换的单词，按下 Shift 键以后按 F7。在弹出的“同义
词库：英语（美国）”对话框中，有所选中单词的含义和同义词列表，选择一个同义词，单
击“替换”按钮即可将原单词替换为与之同义的词。
■快速去除超链接的下划线
方法一：在刚刚键入的内容自动转换超链接后，立即按下 Ctrl+Z键。
方法二：要删除超链接下的下划线，通用的方法是：右键单击超链接，并单击快捷菜单中的
“取消超链接”。
■为图片妙添标注
在 word 文档中经常需要插入图片并标注文字，这个时候需要反复调整。下面笔者介绍一种
快捷的解决方法。
选中图片，点击“插入－文本框－横排”，这样图片就包含在插入的文本框之内。选择“无
填充颜色”和“无线条颜色”，确定退出。再次使用上述命令，在页面中插入一个文本框，
设置相同，并输入文字，然后将两个文本框合并，这样当你在进行文档编辑或移动图片就非
常方便了。
■更改插入图片的默认版式
在 word文档中插入图片时其默认版式是“嵌入型”。虽然可以直接用鼠标对其大小调整，但
是对图片位置进行调整时需要先修改图片版式，再来调整图片位置，十分繁琐。那如何让插
入图片立马就能用鼠标进行位置调整呢？单击“工具－选项”，击“编辑”选项卡，在“图
片插入/粘贴方式”下拉列表中选择除“嵌入型”外的任何一个选项，单击确定即可。
■快速输入省略号
有时候我们会将输入法切换到智能 ABC，那么按住“shift+6”组合键输入省略号。那么有没
有一种方法在任何输入法状态下都可以输入呢？
其实只需在要输入省略号时按下“Ctrl+Alt+．”键便可快速得到一个短省略号，如果希望得
到完整的六点省略号，就需要连续输入两次。
■输入的生僻字为何不见了？
一次我在 word中输入一个生僻字“崐”后，该字却看不见。这时字体设为“楷体”，将它改
为“宋体”后，“崐”字出现在屏幕上。原来，许多生僻字都属 GKB汉字，“宋体”是能够显
示所有 GBK汉字的少数几种字体之一。如果你也在屏幕上看不到输入的汉字，不妨将该处改
为“宋体”试试。
■word中合并文件
在编辑文件时，若要将另一篇文件内容全部合并到新文件中，除了采用打开原文件对内容进
行复制，然后再转入新文件进行粘贴外，还可以打开要合并的一篇文件，然后在菜单栏选择
“工具－比较合并文件”项。
■巧设每页表头打印
用 word 制作的跨页表格在打印时都要解决一个表头输出问题，即怎样实现在每一页表格输
出时让其自动带上表头部分，从而使输入的表格更加美观实用。
输入完表格后，首先选中要重复打印的表头部分，然后单击“表格”菜单，选中其中的“标
题行重复”就可以了。
■快速输入直引号
Word中输入像“3＇54”的数字时，中间的直引号输入时总会感觉有些麻烦，word会自动把
这两个直引号变为弯引号；真实要输入这两个直引号并不难，可以利用四种方法来实现。
方法一：打开“插入－符号”，然后在弹出的对话框中选择“符号”字符集，并在下面的字
符显示框中选择所要的直引号，最后单击“插入”按钮即可。
方法二：打开“工具－自动更正”选项，在弹出的对话框中单击“键入时自动套用格式”选
项卡，取消选择“直引号替换为弯引号”复选框即可。
方法三：在 word或 Excel中按住 Alt键从小键盘键入 8242即可直接输入直引号。
方法四：右击输入法窗口最右侧的软键盘按钮选择“单位符号”，从弹出的软键盘中找到单
击输入，或按大键盘的 2键输入。
■批量修改成统一格式
有时候需要在 word中对多处文本进行统一格式修改，如果一处处地进行修改实在是太麻烦。
在这里有一种简便的方法。
打开“编辑－查找或替换－高级－格式－字体”，输入被替换的统一格式信息，单击“确
定”。接着用鼠标单击“替换为”文本框，按相同的方法输入新的统一格式信息并单击确定
按钮。最后点击“全部替换”按钮就完成批量修改格式了。
■在 word文档末尾处加上个人资料
在写稿的过程中，每次在写完稿后要在稿件末尾处加上自己的资料，如果每次都要这样输入
个人资料十分麻烦。下面有这样两种方法比较简便。
方法一：打开“工具－选项－用户信息－通信地址”，输入个人资料，最后点击“确定”保
存，退出“选项”窗口。
以后在我们编辑完文档后，将光标移到文章最后，点击“插入－域”，在出现的窗口中选“用
户信息－UserAddress”，点“确定”就可以把个人资料加到文档后面了。
方法二：在文档中输入希望在末尾出现的签名文字，并设置好格式。选定该段文字。执行
“插入－自动图文集－新建”命令，在对话框里输入该新建词条的命名，例如“163.信息”，
单击“确定”。执行“工具－自定义”命令，单击“命令”选项卡，在左边的“类别”列表
中选定“自动图文集”，在右边的“命令”列表中选择刚才的“163.信息”，将其拖到工具栏
上。
试试看，直接点击该按钮，所需签名就立即跃然纸上了。
■公历日期巧转农历
在 word2003 中，要把文档中的公历日期改为公历，请指向文档中的公历日期，当出现智能
标记选项按钮时，单击该按钮，然后单击快捷菜单中的“改成农历显示”即可。
■章首换页巧解决
许多办公人员在用 word 编辑一些有章节划分的文档时，时常会碰到章首换页的情况，而大
部分人多是采用不停地按回车键的方法来实现换页的过程，其实我们可以采用如下方法来解
决，当编辑到需要换页的位置时，按住 Ctrl 键后再按下回车键，插入一个分页符，问题就
自然解决了。
■删除文档多余的空行
打开“编辑－替换”，在“查找和替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，单
击“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示“^p^p”，
然后在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”（一个“^p”），再按下“全
部替换”按钮就可以了，多余的空行就会被删除。
注：若全部替换后仍然没变化，先全选文档，击工具栏的“居中”按钮，再击“两端对齐”
按钮后进行全部替换即可。
■word2003中输入条形码
在 word2003 中 打 开 “ 视 图 － 工 具 栏 － 控 件 工 具 箱 － 其 他 控 件 ”， 选 择
“”即可输入条形码。
右击输入的条形码，选择“对象－属性”来选择条形码的样式，
这里提供了 11种条形码样式。
■让 word也播放 Flash
打开 word，执行“视图－工具栏－控件工具箱－其他控件”，在弹出的列表中选中
“ShockwaveFlashObject”项，此时 word 文档中会出现一个空白的播放窗口；用鼠标右击
播放窗口，在快捷菜单中选择“属性”命令，在“属性”对话框中的“Movie”后面的框中
输入 Flash动画文件的绝对路径及文件名，再将“EmbedMovie”项设置为“Trve”模式；最
后单击控件工具箱上的“退出设计模式”按钮，Flash 就会在文档中播放了，再次按下该按
钮则暂停播放。
■制作精美请柬多快好省
把请柬打印在纸张两面的设置想法麻烦。其实，只要先把请柬设置成两页，先删除第 2页，
单击“邮件合并”工具栏中“合并到打印机”进行打印。然后按“Ctrl+Z”键恢复，改删除
第 1页打印背面，最后按“Ctrl+Z”键恢复即可。当然要把一页分两面打印也可以用这方法，
只是打印时要采用横向进纸，放纸时再计算一下让它处于有打印内容的位置就行了。
■准确移动文本
鼠标指针移至要首行缩进的文本位置处，在按下 Alt键的同时，再拖动标尺上首行缩进或表
线标记直到满意时松手。
■让 word打印自动按序排列
在打印文件时，word默认是从第一页打印到最后一页。但我们在打印文件时，打印的文件一
般页数比较多，一篇文件打印完后总是最后一页在最上面，第一页在最下面，结果我们还要
自己动手把页逆序整理成文件，十分麻烦。对此，我们可以点击“文件－打印”，在弹出的
“打印”窗口左下方点击“选项”按钮，在上面选中“逆页序打印”，这样 word在打印文件
时就会先打印最后一页，直至第一页，所打印出来的页都是按顺序排列的，免去了我们动手
分页的麻烦。
■自动删除 word文档个人信息
如果不想让别人知道是谁创建或修改了 wordXP文档。打开“工具－安全性”，选择“保存时
从此文件中删除个人信息”选项。当这个 word文档退出时，就会删除其中的个人信息。
■简单快速处理多空格多空行文本
从网上复制的文字粘贴到字处理软件后，排版混乱，比如很多空格、空行，或者段首没有空
格，给阅读和继续编辑造成了不小的困难。利用 word可以很轻松地处理这些情况：
1、快速删除行首行尾的空格简单，选中所有文字，先按工具栏上的“居中”钮，再按“左
对齐”或“两端对齐”按钮即可。
2、快速增加段首空格
在文档中按 Ctrl+H，在弹出的“查找和替换”窗口中点击“查找内容处”，选择下面的“特
殊字符”按钮中的“段落标记”，并在“替换内容”中插入“段落标记”再加上两个空格，
即表示将段落标记替换成段落标记再加上两个空格，这样每段就会自动空出两格。
3、快速删除空行
有时拿到手的文件很多空行，删除起来相当麻烦。同样按下 Ctrl+H，在弹出的对话框中点击
“查找内容”处，选择下面的“特殊字符”按钮中的“段落标记”两次（即显示为^p^p），
然后在“替换内容”中插入“段落标记”（显示为一个^p），然后执行全部替换操作即可把空
行删除干净了。
■超方便文字变成图形法
如果你装了 word，先进行文字编辑，保存为.doc格式，再新建一个 word文件，把刚刚保存
的.doc文件拖到 word新建新闻公报中，你会发现所看见的虽然是文字，但 word已经把它转
换为图形了。
另外打开 woindows自带的画图程序，按 Ctrl+V粘贴。发现什么了，对，拷贝到剪贴板的文
字已经乖乖到编辑框中了，包括字体的大小、样式等。
■Word2003快速删除空白段落
从网页上复制内容到 word 文档时，在段与段之间有时候会出现多余空白段落，影响文档排
版。有两种办法可以解决这个问题：一是在复制网页内容到 word 文档时，选择“编辑－选
择性粘贴－无格式文本”的方式即可。二是在粘贴到 word 文档后再选中文本，点击“格式
－段落”，在弹出对话框的“缩进和间距”选项卡下，将“间距”选项中“段前”、“段后”
的值设为“0”即可。
■Word2003段落、选中的快速调整
当我们要对文章进行排版时，经常遇到移动整个段落或者设置行间距的操作，通常用菜单来
完成，其实可以用快捷键来完成，方法如下：移动段落可以按 Alt+shift+↑组合键或
Alt+shift+↓组合键来快速完成。
设置行间距时，选中要调整行距的整个段落，或者将光标定位在这段文字上，按下
“Ctrl+1”组合键设置单倍行距；按下“Ctrl+2”设置 2倍行距；按下“Ctrl+5”设置
倍行距；按下“Ctrl+0”则在段落前添加一行 12磅的间距。
■去掉 word页眉下面的横线
在 word 中，我们插入页眉页脚时，页眉总会有根烦人的横线，如何去掉这根横线呢，笔者
通过平时工作和学习总结了四种方法。
方法一：双击页眉，打开“页眉和页脚”界面，再点击“格式－边框和底纹”，选择“边框”
选项卡中的“无”并应用于“段落”。
方法二：打开“视图－任务窗格”，选择“样式与格式”，双击文档中的页眉部分，在任务窗
格中点“页眉”旁边的下拉三角，选“修改”。选择“格式－边框”，选择“无”可以去掉所
有的边框线。
方法三：打开“视图－任务窗格”，选择“样式与格式”，双击文档中的页眉部分，将“样式”
图标栏里面的“页眉”换成“正文”。
方法四：双击页眉，打开“页眉和页脚”界面，再点击“格式－边框和底纹”，选择“边框”
选项卡中的“方框”，颜色选“白色”，并应用于“段落”。
■自定义 Word文档的扩展名
在保存文件时，输入文件名如”电脑报.pc”（包括半角英文状态的双引号），单击“保存”
按钮后，word将不会在你的文档名后加上 DOC的扩展后缀，需要编辑时双击该文件会自动启
动 word程序并将该文件打开。
■Word中选择相同格式的文本
选中任一作为样本格式的文字，单击“格式”菜单中的“样式和格式”命令打开“样式和格
式”任务窗格，此时可看到所选文字的格式，将鼠标指向该格式的文字提示，其右侧会显示
一个下拉按钮。单击该按钮，选择其中的“选择所有 X 实例”，则文档中与此相同格式的文
本均会被选中。也可以右击选中的文本，选择“选择格式相似的文本”命令来实现这一操作。
■Word中选择内容相同的文本
按 Ctrl+F 打开查找对话框，在“查找内容”框中输入要查找的文本，选中“突出显示所有
在该范围找到的项目”复选框，单击“查找全部”按钮。完成后关闭查找对话框，此时就可
以看到文档中内容相同的文本已被全部选中了。
■着重号即点即输
在 word 中处理语文试卷时，经常要对一些语句添加着重号，一般的方法是先选中需要添加
着重号的语句，再单击“格式－字体”，在“着重号”下选取“.”即可。但频繁地在窗口间
切换显得很不方便，我们可以请出着重按钮来实现即点即输：依次单击“工具－自定义”，
弹出其窗口，单击“命令”选项卡，在“类别”中选中“所有命令”，然后再在右侧的“命
令”列表框中找到“DotAccent”，并将它拖放到“格式”工具栏，以后需要输入着重号时，
先单击该按钮即可，要取消的话，再次单击该按钮。
■Word神奇的表格嵌套功能
在 word 文档中如果有多个表格，选中其中的一个表格直接拖放到另一个表格中，就可以使
其成为另一个表格的嵌套表格，这样要制一个复杂的表格我们就可以将其分而“制”之了。
■Word编辑文档而图片位置不变
用 word 编排包含图片的文件时，如果想使插入的图片固定在页面中的某个位置，只要在插
入图片后，可以右击该图片，选择“设置图片格式”，在打开的对话框中单击“版式”标签
的“高级”按钮，在打开的对话框中去掉“对象随文字移动”复选框的选中状态（或选中
“锁定标记”复选框），以后随便怎么修改文档，图片都不会改变位置。
■Word轻松选择复制或移动
在 word2003 中，如果我们要移动一个自选图形，可以直接用鼠标左键选中拖动，如果要复
制此自选图形，就应该按住“Ctrl”键的同时进行拖动。如果我们直接按住鼠标右键拖动此
自选图形，那么拖动后会弹出一个小小的菜单，有“移动到此位置”或“复制到此位置”和
“取消”三个命令可供选择，非常方便。这一招对文本框、艺术字、剪贴画、文字等同样有
效。
■快速更新 word表格
如果在一个 word 表格中有某一列的合计数，如果下一次，我们还需要用到这张表格，只是
更改了其中的几个数字，那么我们是不是还要重新进行合计呢？其实，是不必要重新进行合
计的，我们只须选中合计数，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择其中的“更新域”
即可，我们马上就会看到合计数已经被更新了。
■用版本“加密”word
经常使用 word 文档来传递重要消息，偶尔要对传递的信息进行保密，如何保证让重要内容
不被无关人员查看呢？除了为文档添加密码外，你还可以用 word 的“版本”功能来隐藏重
要信息，方法是执行“文件－版本”命令，打开“版本”对话框，单击“现在保存”按钮，
并在“保存版本”对话框的“版本备注”中输入说明信息，单击“确定”按钮保存文件，再
返回文件编辑状态，将文件中的重要内容全部删除，保存并关闭文件。当你再次打开此文档
时则不会看到这些重要内容了，若要显示保存的隐藏内容，单击执行“文件－版本”命令，
在“版本”对话框里选中原先保存的版本，单击“打开”按钮便可。
■“查找和替换”也快捷
我们知道，word中的“查找和替换”功能在执行首次查找后，如果还要继续进行查找的话，
则必须再次单击“查找下一处”按钮才行，并且必须保证“查找和替换”对话框处于可见的
焦点状态。那如何来绕过这个对话框直接进行下一处查找呢？可以这样来解决：按下 Ctrl+F
打开“查找和替换”对话框，首先输入所要查找的内容并执行一次查找，按下 ESC键关闭对
话框。当我们需要继续查找下一处时，按下 Shift+F4即可；另外我们也可以用鼠标来操作，
和前面一样先执行一次查找并关闭对话框，会发现右侧垂直滚动条下方的两个带双箭头的按
钮由黑色变为蓝色，单击向下的双箭头按钮即可查找下一处，单击向上的双箭头向上进行反
序查找。
■Word中巧用不间断空格
我们在用 word 输入文章的时候，经常会遇到一个由多个单词组成的词组被分隔在两行文字
里，这样很容易让人看不明白。其实遇到这种情况，可以使用不间断空格来代替普通空格使
用该词组保持在同一行文字里。在 word2003中用“ctrl+shift+space”组合键即可。
■一次保存全部 word文档
如果要打开多个 word文档，修改完之后，须要对每个文档逐一进行保存。其实在 word中提
供了全部保存的功能，能够一次保存全部 word文档。按住 shift键，然后点击 word菜单中
的“文件”，会在弹出的菜单中多出“全部保存”和“全部关闭”两个选项，点击“全部保
存”按钮即可。
■不让微软输入法随 word启动
每次打开 word2003 时，系统中的输入法状态都会自动切换为微软拼音输入法，可笔者平常
并不习惯使用该输入法，怎样才能让它往后不再随 word2003 自动开启呢？操作步骤如下：
首先打开 word2003 主界面，然后在菜单中依次选择“工具－选项”命令，在弹出的选项对
话框中，单击“编辑”选项卡，将其中“输入法选项”栏下的“输入法控制处于活动状态”
一项复选框取消，最后点击“确定”退出即可。
■随心所欲控制 word页码位置
有时候你会发现某些书籍的页码并不是在页眉或页脚处（例如可能在页面的右边缘），如何
才能让页码显示在页面的任意位置呢？可以这样实现：
首先点击“插入－页码”菜单项在页眉或页脚处插入页码，然后用鼠标点击刚生成的页码，
直到其周围出现四向箭头，此时你就可以将页码内容拖动到页面的任意位置了。
注意：如果要修改页面的格式，必须先设置好之后才能将它拖到其他位置，如果将它拖到页
眉或页脚之外的地方，就不能修改页码文字格式了。
■Word2003：巧改厘米标尺
在 word中，窗口默认标尺为 2、4、6……38，它们是字符单位，在“宋体”、“五号字”的格
式下，每行可输入约 38 个中文字符。不过这样的标志，在制表、作图时没有太大的用处，
不能准确定位，所以我们可以将标尺修改成以厘米作为单位。
具体操作方法如下：工具－选项，选取“常规”标签，界面下方有一个“度量单位”选择框，
在它下面有一个已经勾选的“使用字符单位”选择项，现在把这个小方框中的钩去掉，点击
“确定”后，返回 word 界面，原来标尺上的 2、4、6……38，已经变成了以厘米为单位的
1、2、3……14这样的数字了。
■Word中精确调整首行缩进
大家知道利用水平标尺中的缩进按钮可以对段落进行各种缩进操作，但不少情况下很难精确
地调整到想要的效果，如果在拖动这些按钮时按住键盘上的 Alt不放，就可以精确地调整各
种缩进的数值了。
■Word中精确移动图形
按住 ctrl键和光标键或按下 Alt不松开，再用鼠标移动对象，可以使选中的图形对象以
字符或 行为单位精确移动。
■找回文档中的图片
很多朋友喜欢将网页复制到 word 中保存，但文档再次打开时，文档中的图片却不能立即显
示出来。其实只要按住 Ctrl键不放再双击文档中的图片位置，图片就会立即显示出来了。
■精确旋转图形对象
Word中选中要旋转的对象，用环型箭头指针套住图片上方可旋转的绿色控点，牵引对象绕其
重心旋转。而按下 Shift 键不松开，则会以 15°为单位来旋转对象。右击要旋转的对象，打
开“设置对象格式”对话框，在“大小”标签可直接输入需要旋转的角度。
■Word2003：草稿方式打印
我们在编辑完一些重要的文档后，有时候要打印一份用来校对，以保证它的准确性。这时最
好用草稿方式来打印，操作如下：打开“文件－打印”，在打印对话框中单击“选项”按钮，
在“打印选项”区中勾选“草稿输出”复选框即可。用草稿方式打印文档，文档中的图片将
不会被打印出来，这样既加快了打印的速度，又节省了打印成本。
■Word：快速改变文本字号
Word中字号是以磅来显示的，初学者为了能得到合适的字体必须经过多次选取。其实，在选
中要改变的文字后，直接按下 ctrl+]即可逐磅增大所选文字，按下 ctrl+[即可逐磅缩小所
选文字。
■Word：统计某字、词的出现频度
Word虽然有字数统计的功能，却不能统计某个字或词的个数。利用查找和替换就可以轻松地
实现对一个字或一个词的统计。例如在文档中统计“电脑”一词的个数，只要按 Ctrl+F 调
出“查找和替换”，在“查找内容”框中输入“电脑”，接着在“替换为”框中输入的内容仍
为“电脑”，又在“搜索范围”下拉框中选择“全部”，并单击“全部替换”按钮。现在就可
以在弹出的提示框中看到完成了 N处替换，这个数字 N就是“电脑”一词的个数。
■Word：字符数动态统计
在 word 中我们一般是在“工具－字数统计”中查看文章字数符，其实我们完全可以动态统
计。打开“插入－域”，选择“类别”中的“文档信息”和“域名”中的“NumChars”，点击
“确定”退出。在当前光标位置处会出现阿拉伯数字，它就是当前的字符数。如果你变动了
文章的内容，需要再次统计字符数时，只要选中刚才得到的阿拉伯数字，点击右键，在弹出
的快捷菜单中选择“更新域”命令即可。
■Word2003：巧删分节符
在 word 中我们经常会因为各种需要插入分节符。但是如果我们不再需要分节符了，又该如
何删除呢？其实只要点击菜单“视图－普通”选项，切换到普通视图下，分节符就一目了然
了。剩下的工作就是选中分节符，按 del键删除即可。
■Word2003：逆序打印的设置
首先调出将要打印的 word 文档，单击“工具－选项”命令，在弹出“选项”对话框中，单
击“打印”标签，勾选其中的“逆页序打印”复选框，确定即可。这样，我们再去点击打印
按钮时，打印机便会以从后向前的顺序打印文档，而出来的文件就可以直接用于装订了。这
种方法比较适用于长篇文档的打印。
■Word2003：识别多音字的正确发音
平日里我们会接触到大量的多音字，免不了搞错发音闹些笑话。其实利用 word 内置的拼音
功能完全可以避免上述的尴尬。
选中包含多音字的词语，单击“格式”菜单下的“中文版式－拼音指南”，在弹出的窗口中
看到当前语境下的正确读音。如果还想了解多音字的其他发音，则先将输入法切换到微软拼
音输入法，再单击“编辑”菜单下的“更新输入法词典”，将多音字粘贴到弹出窗口的文本
框，单击窗口上的下拉列表就会看到所有的读音了。
■Word2003：快速插入个人信息
如果我们每次用 word 写完一篇文件后，要在文章的末尾快速附上自己的个人信息，有两个
简便的方法。
方法一：单击“工具”菜单中的“选项”命令，切换到“用户信息”选项卡，在“姓名”和
“通讯地址”下面的文本框中分别输入自己的个人信息。使用时把光标定位到需要插入个人
信息的地方，打开“插入”菜单中的“域”命令，在“类别”的下拉框中选择“用户信息”，
“域名”处选择 UserAddress或 UserName，然后点击“确定”按钮即可。
方法二：先输入好个人的信息，接着选中它们，然后单击“插入”菜单中的“自动图文集”
下的“新建”命令，在弹出的创建自动图文集窗口中为自动图文集输入一个名字，如个人信
息，单击“确定”按钮。使用时把光标定位到需要插入个人信息的地方，打开“插入”菜单，
将鼠标依次指向“自动图文集”、“正文”和“个人信息”，然后在“个人信息”上单击左键
即可。
■以指定比例打开文档（word2007）
在 word2007 中，用户可以给不同的文档设置不一样的显示比例。只要打开文档，拖动状态
栏上“显示比例”滑块到所需的百分比位置，然后在文档的任意位置插入并删除一个字符，
保存所做的修改，以后打开该文档就会以指定的缩放级别显示内容了。
■更方便的公式编辑器（word2007）
在 word2003 中，编辑公式需要调出公式编辑器。如果你安装了 word2007，就可直接插入公
式，快速修改。点击“插入”面板，选择“符号”框中的“公式”旁边的下拉箭头，弹出常
用的九个公式，例如勾股定理、圆的面积等等。如果没有自己想要的公式，点击“公式”输
入“在此处输入新公式”框，同时工具栏出现“设计”面板。需要注意的是，在兼容模式下
“公式”处于不可用的状态。
■清除打开文档的历史记录（word2007）
左上角的“office按钮”里面保留了最近使用的文档，如果我们不希望别人看到怎么办？可
以用以下操作来关闭：点击左上角的“office按钮”，然后选择“word选项”打开选项设置
对话框，切换到“高级”选项卡，找到“显示”标签，将“显示此数目：最近使用的文档”
设置为“0”，然后确定即可。
■Word2007添加功能按钮
对于经常使用的功能按钮，可以放置到快捷工具栏中，这样使用起来就方便多了。例如我们
要把“保存”按钮放置到快捷工具栏中，先单击左上角的“文件”按钮，然后右击其中的
“保存”选项，选择“添加到快速访问工具栏”即可。
■Word2007：将数字变成大写汉字
很多情况下，我们可能要将输入的数字转换成大写的汉字，这一操作在 word2007 中可以非
常轻松地实现。首先输入数字，例如 89，然后拖黑选中这些数字，单击功能区切换到“插入”
选项卡，在“符号”功能组中选择“编号”命令。
此时会打对话框，刚才选定的数字已经出现在“编号”文本框中，拖曳右侧的滑块找到编号
类型中的“壹、贰、叁”汉字大写样式，确认后可将数字变成“壹亿贰仟叁佰肆拾伍万陆仟
柒佰捌拾玖”。
■Word2007：用好稿纸格式
以前如果要制作作文稿纸，还需要下载稿纸加载项，现在利用 word2007 就可以直接完成稿
纸设计。启动 word2007，选择“页面布局”选项，单击其中的“稿纸设置”，在弹出窗口的
“格式”下拉菜单中选择“方格式稿纸”（默认的行列数都是 20），确定即可。
如果对稿纸样式不满意，只要重新进入“稿纸设置”对话框，在“稿纸样式”列表中选择
“非稿纸文档”，即可去掉设置好的稿纸格式。
■Word2007：实用的快速部件
对于有的内容需要经常使用，比如一些我们经常要用到的特制图形，可以把它放到快速部件
中。方法如下：先绘制出这个图形并进行组合，再选中组合后的图形，按下“Alt+F3”，弹
出“新建生成块”窗口，在“名称”中输入图形的名称，然后在“类别”中选取“创建新类
别”，输入“新类别名称”后，单击“确定”。点击“插入－快速部位”，就可以找到图形。
■Word2007：准确统计某段字数
在 word2007 中键入文字的时候，底部的状态栏会即时显示文档的字数和页数。不过如果要
统计一个或多个区域的字数，就需要选中区域内的所有文字，状态栏的“字数”项目会即时
显示。其中 121/1025，分别表示所选定区域的字数和文档的总字数。
■Word2007：从第二页开始编页码
编辑文章时，如果要从第二页开始编页码，可利用 word2007 来实现。切换到“插入”选项
卡，单击“页眉和页脚”中“页码”按钮下的“设置页码格式”对话框，在出现的对话框中
设置“起始页码”为 0（默认为续前节），在文档任意位置点击“页码”按钮，在“页面底端”
（或页面顶端、当前位置等）中选择合适的样式插入即可。再切换到“页面布局”选项卡单
击“页面设置”对话框，然后单击“版式”选项卡，在“页眉和页脚”下，选中“首页不同”
复选框，然后单击“确定”按钮，即可从第二页开始编号。
■Word2007：添加打印预览按钮
在 word2003的快速访问工具栏有一个“打印预览”按钮，不过到了 word2007这个“打印预
览”按钮在快速访问工具栏上消失了。其实在工具栏点击右键，选择“自定义快速访问工具
栏”命令，在弹出的窗口中点击“打印预览”命令即可添加一个打印预览按钮。除此之外，
还可以根据需要添加其他 word2003的常用按钮。
■Word2007：锁定最近打开的特别文档
工作中打开的文档，会随着其他文档的打开而在“最近打开的文档”列表中逐渐下降直至消
失，而有时候我们希望一些特别的文档能停留在“最近打开的文档”列表中，以便能随叫随
到。Word2007提供此功能，方法如下：点击 word2007左上角的 Office徽标，在“最近使用
的文档”中找到需要固定的文档名，点击后面类似锁的符号就可以将该文档固定在“最近使
用的文档”列表中。
