® 商业实践中心 第五章 PM SOLUTIONS 项目组合管理 成熟度模型 James S. Pennypacker 主编
第五章 一体化项目和组合管理实践 在当今的商业活动中，有效地执行项目变得越来越重要——正确实施——将在每个项目中为顾客带来预期的质量和所追求的利润。他们发现项目组合的优化同样重要——优化资源配置——从而实现组织的战略目标。“用正确的方法做正确的事情”，最佳实践的组织结合项目管理和项目组合管理的最佳实践，以对行政决策过程、资源分配和日常项目实施进行管理（见图）。 项目管理和项目组合管理 项目管理是为满足项目需求，在项目活动中对知识、技能、工具和技术的应用。项目组合管理乃是运用一系列知识、技能、工具和技术的科学，但却是为了达到或超越组织投资策略的需要和期望的项目集合（或组合）。 7 9
项目组合管理成熟度模型 图 组织的策略在项目中实施。项目组合管理是调整这些项目和策略的关键。 项目管理和项目组合管理都将注重帮助满足或超越相关利益人员需求，虽然这些相关利益人员各不相同。 这些个别项目的相关利益人员包括业务所有人、业务资助人和项目输出的终端用户。相关利益人员特别关心满足其自己业务需求和需要，以及成本和计划控制。当其项目不足或超过预算时，相关利益人员需要了解变化的原因。 项目组合管理过程中的相关利益人员包括：财务管理者、高级商务行政人员和组织的相关利益人员。 80
项目组合管理的重要性 相关利益人员关注最少企业资源下的最理想投资，他们对投资回报、战略调整以及组合的风险状况特别感兴趣。为了满足相关利益人员，组织必须制定一个以联合项目管理和组合管理实践的整合流程。 项目组合管理为何重要？ 使用有效的项目组合管理实践在商业组织中变得愈加重要。所有组织，或大或小，必须选择和管理其投资，有效执行其项目，以便从投资决策中收获最大的利益。项目组合管理能在商业中做到： 为选择正确的、排除错误的项目提供结构 为正确的项目分配资源，减少浪费 根据战略业务目标调整组合决策 组合决策要符合逻辑，合情合理，并具有客观性 按照正确等级下的参与情况，授予员工一定的所有权 为个人建立识别机会和取得支持的途径 帮助项目小组理解其所做贡献的价值。 8 1
项目组合管理成熟度模型 图 项目管理协会的《项目管理知识体系指南》第三版中定义的项目管理过程，包括启动、规划、执行、控制和终结。 尽管有重要的依据显示项目组合管理使用的重要性，今天仍然只有少数组织建立了成熟的项目组合管理过程（见附录A）。 整合项目组合管理和项目管理实践 整合项目管理和项目组合管理可以让组织选择符合经营策略的最佳项目组合，监督他们的业绩，并根据业务情况和预算的改变而反复重新决定优先级。项目管理过程从项目启动开始，然后是规划、执行和控制，最后是终结过程（见图）。这些过程包含很多以有效实行项目管理为目的的活动，也在整个项目中提供了定相的方法。 在项目启动之前，有必要创造一个过程来识别和构建有潜力的项目，审视这些实体，并从利润和成本关注的角度管理评估。通常指定为机会评估的项目预备阶段，由以下人员进行管理：业务资助人、业务联络人、程序管理人，或其他有能力和知识规定商业利润和评估相关成本的代表。在此，对项目进行遴 82
项目组合管理的重要性 选，以确保符合最低标准——这些项目能适合组织的策略，并且具有可行性。委托项目同样也在该阶段被确定（例如，为组织合理运行而执行的项目）。 图 项目组合管理的五个阶段，从组合清查开始，不断进行和反复。 8 3
项目组合管理成熟度模型 优化项目组合 项目组合管理包括五个阶段：组合清查、分析、规划、追踪、审查和再规划。这些阶段是动态、反复和不断进行的（见图），必须巧妙地按照项目的周期和组织意见（如预算周期）来进行管理。 初始项目要求进入组合清算阶段，项目数据被收集并组织起来用于组合分析。清算包括现行的项目、提议的项目、被保留或延迟的项目。清算将采用组合中所有项目的信息，包括：计划和成本评估、预算、从属性、战略动机、预期的利润、风险、相对优先权、价值和排列顺序。清算也与资源、职责、成本、技能和其它需要的组织信息相关。 组合经分析，定期审查项目以确定它们的合适度、效用和平衡：项目适合组织的策略吗？它们有价值吗？项目之间是如何联系的，以及项目混合能使其优化吗？组合分析对组合的优先级设定，对组织给定的资源限制的价值的最大化都很重要。组织基于一定的标准，包括：财务、技术、策略、风险，来给项目设定优先级。应考虑项目组合之间的项目作用，包括相互依靠、资源竞争和时间选择。一系列的决策技术和工具的使用能帮助阐述困难，并使备选解决方案的分析更便利。 84
项目组合管理的重要性 通过多样的相互交流和换位思考，最终的调解方案能得到最好的项目组合。 一旦项目被选中启动，将进入规划阶段，对资源进行分配，并规划项目。该项目管理过程与组合规划过程相结合，资源分配和计划决定也被纳入整个项目组合的考虑之中。 在追踪项目的组合时，衡量标准被用来捕捉和评估每个项目的业绩。这些项目必须经常通过决策大门的评估，以决定是否继续该项目，尽在掌握或完全放弃。 项目组合的审查与项目临界成功因素的再确定有关——包括业务的资源可用性和持续有效性——以及业务资助人。另外，改变商务、技术和市场条件情况能对优先级进行再排列。根据改变情况所做的决定经常导致项目组合的重新排列，这可能或不会影响组合中的其它项目。可能出现再规划，包括资源分配和计划的改变。 组合优化的反复性特点需要项目审查、程序审查和组合审查在常规的基础上进行。这些审查为研究可选方案和帮助建立组合的组织认可提供了一个论坛。对发展最优项目组合来说，整合项目管理和项目组合管理至关重要。图显示了项目管理和项8 5
项目组合管理成熟度模型 目组合管理的概念性模型。 图 项目组合管理与项目管理紧密相连。这些重复性的过程通过项目和组合审查发生在贯穿项目管理的周期中。 项目组合管理及程序管理 在长期的情况下，直接将经营策略与项目优先级设定和选择相连接往往不仅难以实现，而且不易管理。为了促进连接，许多组织都建立起了程序管理功能，在经营策略、组合管理和项目管理之间提供一级组织。程序部门经理负责建立并管理程序，其中包含支持某些共同目的或目标的项目。项目的优先级设定 86
项目组合管理的重要性 可能在一个程序内、多个程序间或者在整个企业的程序层面上进行。 项目组合管理软件 有多种软件工具可用于支持项目组合管理过程。每年，软件开发人员改善工具的功能，帮助组合管理者组织项目和程序，规划组合项目，分析可选方案。数据透视表、饼状图、资源分配算法以及风险/回报图表的使用为组合管理者提供了充分的选择和分析能力。 分析软件（如采用层次分析法（AHP）的软件）仍被成功用于按照适当的策略因素设定项目的优先级。另外，许多软件厂商还提供能够帮助财务分析和ROI计算的工具。当今的工具在追踪和分析组合方面具有越来越重要的价值，尤其是经过梳理的项目管理，此管理在规划和追踪组合时，为控制信息和数据提供了基础。 8 7
项目组合管理成熟度模型 项目组合管理和战略项目办公室 许多组织已经建立了战略项目办公室（SPOs，有时也被称为企业项目管理办公室或EPMOs），以改善组织内的项目管理实践。SPO，与战略相关的小组，连接着实施前景和组织的工作。其战略功能包括：评估和促进项目管理成熟度；创造项目文化；整合组织内流程和系统；确保整个组织内项目的质量；管理项目和组合的资源；以及项目组合管理。 在这些组织内，SPO 拥有项目组合管理的过程。SPO 确保一个组织的项目和战略规划相联接。它能简化优先级的划分和项目选择过程，其明显特点是与资源分配决策紧密相关。SPO 也协调当前组合的追踪，分析组合业绩，并且有助于所有项目决策门槛过程的管理。SPO 确保了组织内的项目组合持续地满足与业务需求，甚至这些需求随时间的过去而不断改变。它是经营策略和战术规划实施的重要连接。 我们推荐组织考虑在企业的等级上创建SPO，如果您还没有准备就绪，我们将会帮助您建立并管理企业项目以及程序的组合。 88
项目组合管理的重要性 总结 项目组合管理是一个很重要的流程，能够帮助组织设定优先级、选择并管理其项目组合。它连接经营策略和决定项目是否应该包含在组合里的战术决策。有效的项目组合管理为选择最优的项目组合提供结构性方案——能使项目目标（收入、利润、策略目标，等等）最大化，可管理作为不断进行的，可反复的过程的项目组合，该过程将资源实用性、业务改变、技术和市场情况的变化纳入考虑之中。 有效的项目实施是经营成功的一个必要因素，在今天的竞争环境中，仅靠成功的项目实施本身是不够的。可持续性竞争的优势不仅在于项目上的有效工作；组织还必须确定正确的项目。项目组合管理为选择适当的项目提供了一种可靠的方法——适当的项目共同为组织的战略利益提供了最高价值和贡献。 89
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