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信 息 处 理
一、概述
二、信息收集
三、信息整理
四、信息传递
五、信息的利用和储存
六、信息的保密
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信 息 处 理
一、概 述
1、基本概念
数据：指未经加工过的，未经分析的事实。
信息：只有经过分析和处理的数据。
信息系统：采集数据并将其转换成可用的信息。
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2、信息系统的组成
信源、信道、信宿
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如生产车间的问题反馈单经秘书传给相关中试技术人员；找出解决方法后又经秘书反馈回生产车间。
如召集会议，主管定下会议主题，秘书整理后传达给相关与会人员。
各种信源、信道和信宿组合在一起构成信息网， 秘书做为信息网络的中心，处于信息网的枢纽地位，是信息管理的主角。
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信 息 处 理
3、秘书工作的基本要求
信息的特点：客观性、传递性、实效性、共享性、
开发性、保密性
秘书信息处理的原则：
快
准
密
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快：信息本身的时效性决定了信息处理必须迅速、及时，不能拖拉积压。大如今年七八月的与洪水搏斗过程中无线ETS的安装，小如每月的异常反馈单，不及时完成就会影响考勤数据处理，造成扣错款。
准：信息与信息处理程序必须准确，关键信息需要仔细核实，不能随意增减，带着感情色彩任意夸大或缩小。
简：简化信息处理的中间环节，缩短信息处理旅程，提
高工作效率。
密：在信息处理过程中要有保密意识，严格遵守保密制度。
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适用
信 息 特 征
来源
外部
范围
宽广
综合的水平
综合
时间范围
未来
内部
狭小
详细
历史信息
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信息工作的全部价值在于适用，秘书提供的信息
要围绕主管或部门工作的中心。如中试部的秘书就不用把工作重心放在收集竞争对手的信息上。
从来源来说，项目经理只须知道本项目的事情，主要从公司内部了解到，范围较小；而高级管理者除了知道公司内部发生的、正在进行的事情外，还要知道竞争对手的动态、国家的政策导向等，范围广。项目经理完成一项工作要具体考虑到物料、设备、人员等细节问题，而高层管理者只要知道一个结果，他们不可能也没时间过问每个产品、每个项目的工作过程中遇到的问题。做为高层人员，还要为公司做长远打算，要预知未来的事情。
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二、信息的收集
信息的收集是信息收集者为满足使用者的需要，根
据一定目的通过不同的方式收集获取信息的过程。
信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基础。
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1、秘书收集信息的特点
秘书收集的信息资料带有全局性、综合性
秘书要为突发性任务做好信息资料准备
秘书收集的信息有较长时间的使用价值
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上至公司的行政文件、下至一份工作联络单（尤其是发放给生产部门的），都要保存好。生产车间出现问题，发了份联络单请中试解决，过三四月后又出现类似问题，这时就可以找出这份联络单，从中得以借鉴，缩短解决问题的时间。
部门领导写年中总结或来年规划时，突然找你要某个月的一次办公例会纪要，若你平时都收集并整理得整整齐齐地放在易得利夹子或电子文件都好好地保存着，这时你就可以从容不迫地拿出来，及时为上司提供了信息。
如基建处的一些图纸等资料国家明文规定保存50年以上。
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2、信息收集的方式
传统式收集
开拓式收集(在传统式收集的基础上，组织健全的信息网络，从中获取信息，如Notes、MRPII等)
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文件、信件、会议、电话、资料、报刊等
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3、收集信息的主要方法
阅读法
调查法
交换法
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三、信息的整理
信息的整理是对收集到的原始信息在数量上加以浓
缩，在品质上加以提高，在形式上给予表现，使之便于
传递、利用和贮存。
信息整理是整个信息处理工作的核心。
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信息整理的方法
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(1) 筛选：汇总来自各个不同渠道的信息，剔除虚假信息、失效信息和无效信息，挑选有价值信息。如：定期看Notes。
(2) 加工：将筛选出来的信息进行提炼，使其具有较高品质。
信息加工分为两个层次：基础性信息和高层次信息
信息加工过程中要注意，信息无论如何加工，都不能浓缩整理得过度，使人无法认识事物的真相。
信息加工能力是秘书必备的能力。
如加工一份会议纪要，你不能简洁得只有一两个字，让别人都看不懂。
(3) 编写：用书面形式对信息进行有序化处理，是信息
整理的最高步骤，又是信息传递的前提。
信息表述的格式要符合公司的规定。
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信息表述的主要方法：
文字描述法
数据一览表
图表法
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图表1
1
1
17
4
96
3
24
部门人数比例
Sheet1
部门领导 总体组 秘书 管理办
1 1 17 4 96 3 24 146
学士 博士 硕士 其他
93 1 52 0 146
管理 技术 秘书 其他
1 141 4 0 146
部门领导 总体组 秘书 管理办
月初 1 1 15 3 83 2 21 126
月末 1 1 17 4 96 3 24 146
Sheet1
部门人数比例
Sheet2
学历结构
Sheet3
工作类别结构
Sheet4
月初
月末
10月份前后人数对比图
图表2
1 1
1 1
15 17
3 4
83 96
2 3
21 24
126 146
月初
月末
10月份前后人数对比图
Sheet1
部门领导 总体组 秘书 管理办
1 1 17 4 96 3 24 146
学士 博士 硕士 其他
93 1 52 0 146
管理 技术 秘书 其他
1 141 4 0 146
部门领导 总体组 秘书 管理办
月初 1 1 15 3 83 2 21 126
月末 1 1 17 4 96 3 24 146
Sheet1
部门人数比例
Sheet2
学历结构
Sheet3
工作类别结构
Sheet4
月初
月末
10月份前后人数对比图
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四、信息的传递
把整理好的信息通过各种传播途径提供给使用者，
它是信息工作的衔接手段。
单通道传递
多通道传递
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单通道传递：如一些机密文件；一些公司发文；
Y型：如研发体系改革后，工艺处人员到产品线上工作，一方面接受来自工艺经理的指示，另一方面接受产品经理的工作布置。
轮型：如秘书，处于信息交换的中心，汇集来自四面八方的消息，是位灵通人士。
环型：相当于一个闭环链形。
全通道型：如召集全体人员开会。优点：集思广益，充分沟通交流；缺点：保密性不强、，秘书人不易召集齐。公司内用得较为广泛也“深受其害”，常因某一重要人员不能到位而改时间，只好重新订会议室、发会议通知。
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信息传递的方式
口头传递
书面传递
电讯传递
网络传递
信息传递工作要根据信息的具体情况选择不同的途
径迅速准确地进行。在必要情况下考虑成本。
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五、信息的利用和储存
1、信息的利用
信息工作的全部意义在于充分利用信息。
充分利用信息对秘书来说是为上司决策提供适用的信息。
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2、信息的储存
信息的储存是把已利用过的和尚未利用的、有继续
使用价值的信息存放起来以供以后使用。
信息储存不是一个孤立的环节，它始终贯穿于信息处
理工作的全过程。
对反馈回来的信息，也应根据其价值的大小选择储存。
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信息储存的方法
分类； 记录； 建立检索系统
待处理
公司文件
部门内部事务
电话号码
常用表格
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分类：对各种信息按一定的规则进行类别划分。
研发部常用的分类方法有组织结构分类法、项
目分类法、日期分类法
记录：用精简的语言，对信息资料进行记录。
建立检索系统：使源源不断的信息根据这个系统归类 存放。
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信息的维护
（1）信息的保管要确保安全可靠
（2）定期检查信息的完整性
（3）剔除已失效的信息
（4）重要信息双重备份
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机密文件单独存放；
借阅文件资料时要登记，以便催还（每月月底整理一次），避免日久忘记而造成遗失；最好还能把借条夹放在夹子内，其他员工要查阅时也能知道该找谁。
及时清理无用的东西，如前段时间刚更新的考勤表格。不及时刷新表格会造成重复劳动，浪费时间。
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六、信息处理的保密工作
保密工作是信息处理过程的一项重要原则与任务
保密渗透在信息处理的各项活动范围内
保密的防范措施
(1) 加强对保密知识的学习与了解
(2) 不断提高自我保密意识
(3) 自觉遵守保密制度
(4) 不断提高保密工作技能
这是秘密！
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如保密文件不能随便摊放在桌面上，传送密级文件时要注意用信封包装起来；密级文档报废时要用碎纸机碎掉，无须也不能用反面进行打印或复印；电脑加开机口令；文件共享时加共享口令。
如生产车间的问题反馈单经秘书传给相关中试技术人员；找出解决方法后又经秘书反馈回生产车间。
如召集会议，主管定下会议主题，秘书整理后传达给相关与会人员。
各种信源、信道和信宿组合在一起构成信息网， 秘书做为信息网络的中心，处于信息网的枢纽地位，是信息管理的主角。
快：信息本身的时效性决定了信息处理必须迅速、及时，不能拖拉积压。大如今年七八月的与洪水搏斗过程中无线ETS的安装，小如每月的异常反馈单，不及时完成就会影响考勤数据处理，造成扣错款。
准：信息与信息处理程序必须准确，关键信息需要仔细核实，不能随意增减，带着感情色彩任意夸大或缩小。
简：简化信息处理的中间环节，缩短信息处理旅程，提
高工作效率。
密：在信息处理过程中要有保密意识，严格遵守保密制度。
信息工作的全部价值在于适用，秘书提供的信息
要围绕主管或部门工作的中心。如中试部的秘书就不用把工作重心放在收集竞争对手的信息上。
从来源来说，项目经理只须知道本项目的事情，主要从公司内部了解到，范围较小；而高级管理者除了知道公司内部发生的、正在进行的事情外，还要知道竞争对手的动态、国家的政策导向等，范围广。项目经理完成一项工作要具体考虑到物料、设备、人员等细节问题，而高层管理者只要知道一个结果，他们不可能也没时间过问每个产品、每个项目的工作过程中遇到的问题。做为高层人员，还要为公司做长远打算，要预知未来的事情。
上至公司的行政文件、下至一份工作联络单（尤其是发放给生产部门的），都要保存好。生产车间出现问题，发了份联络单请中试解决，过三四月后又出现类似问题，这时就可以找出这份联络单，从中得以借鉴，缩短解决问题的时间。
部门领导写年中总结或来年规划时，突然找你要某个月的一次办公例会纪要，若你平时都收集并整理得整整齐齐地放在易得利夹子或电子文件都好好地保存着，这时你就可以从容不迫地拿出来，及时为上司提供了信息。
如基建处的一些图纸等资料国家明文规定保存50年以上。
文件、信件、会议、电话、资料、报刊等
(1) 筛选：汇总来自各个不同渠道的信息，剔除虚假信息、失效信息和无效信息，挑选有价值信息。如：定期看Notes。
(2) 加工：将筛选出来的信息进行提炼，使其具有较高品质。
信息加工分为两个层次：基础性信息和高层次信息
信息加工过程中要注意，信息无论如何加工，都不能浓缩整理得过度，使人无法认识事物的真相。
信息加工能力是秘书必备的能力。
如加工一份会议纪要，你不能简洁得只有一两个字，让别人都看不懂。
(3) 编写：用书面形式对信息进行有序化处理，是信息
整理的最高步骤，又是信息传递的前提。
信息表述的格式要符合公司的规定。
单通道传递：如一些机密文件；一些公司发文；
Y型：如研发体系改革后，工艺处人员到产品线上工作，一方面接受来自工艺经理的指示，另一方面接受产品经理的工作布置。
轮型：如秘书，处于信息交换的中心，汇集来自四面八方的消息，是位灵通人士。
环型：相当于一个闭环链形。
全通道型：如召集全体人员开会。优点：集思广益，充分沟通交流；缺点：保密性不强、，秘书人不易召集齐。公司内用得较为广泛也“深受其害”，常因某一重要人员不能到位而改时间，只好重新订会议室、发会议通知。
分类：对各种信息按一定的规则进行类别划分。
研发部常用的分类方法有组织结构分类法、项
目分类法、日期分类法
记录：用精简的语言，对信息资料进行记录。
建立检索系统：使源源不断的信息根据这个系统归类 存放。
机密文件单独存放；
借阅文件资料时要登记，以便催还（每月月底整理一次），避免日久忘记而造成遗失；最好还能把借条夹放在夹子内，其他员工要查阅时也能知道该找谁。
及时清理无用的东西，如前段时间刚更新的考勤表格。不及时刷新表格会造成重复劳动，浪费时间。
如保密文件不能随便摊放在桌面上，传送密级文件时要注意用信封包装起来；密级文档报废时要用碎纸机碎掉，无须也不能用反面进行打印或复印；电脑加开机口令；文件共享时加共享口令。
